音悦大来宾黄景瑜:谈会计凭证的“全程规范化”管理

谈会计凭证的“全程规范化”管理  

2008-04-07 09:23:45|  分类： 财会文稿|字号 订阅

                                       ____________发表在<现代审计与会计>杂志

会计凭证是记录经济业务、明确经济责任的书面证明，是登记账簿的依据。它不但在全部会计档案中占的数量多、比重大，且又具有不同于其他会计档案的特殊性。如取得的多渠道性、种类规格的多样性、粘贴的普遍性、传递的多环节性等，由此可见，规范会计凭证管理，在会计档案管理中的极其重要，对于开展会计基础工作规范化工作影响重大。

但在目前会计基础工作实务当中，此方面存在的问题比较多，影响了会计基础工作规范化的开展和推进。笔者根据多年在高校主抓财务工作的体会，提出对会计凭证应采取“全程规范化”管理的思路。那么，抓好全程必须唱好五步曲：

（一）、印制与设计：强调的是“先天”的协调规范。

主要对自制的会计记账凭证的设计、印制要同规格，自制的原始凭证应尽可能与记账凭证保持一致，免合订时不整齐。注意凭证长度和宽度一般不能太小，也不能过大。大了会造成内附页的人为缩进，显一头空；小了则易产生鼓胀形状，也不易于对内页大张凭证附件的折叠。一般尺寸以长25cm，宽4cm为宜。自制的各种凭证，尽量统一纸张的克重（避免色差）、统一印刷字体（仿宋体）。

（二）、粘贴与书写：强调的是单体的协调规范。

规范粘贴，专用粘贴单必不可少。每一张都起到是粘贴板的作用。粘贴一定要讲技巧，原始凭证要由右到左延、先下后上压，先大后小排，同类相聚，卡底边，齐右端，错落有致，除去金属针钉，一律左粘或平粘。要注意将银行结算票据单独粘贴，便于日后查询和对账。

凭证的书写也需要规范，由于凭证上的填写内容好多是经过多人才能完成的，事先要明确提出要求。不论是领导、会计、经手人、验收人等均应遵守。要统一用笔（一律用钢笔）、统一用墨（蓝黑、黑）、统一标准用字（不用繁体和别字），误写和涂抹不洁的作废重填。

国内的一位知名美学工作者曾经说过：“一切美学的最高使命在于从混乱中整理出秩序和规律”（赵鑫珊《科学艺术哲学断想》第40页）。具体到会计凭证规范工作当中 ，同样的会计凭证，由于经手人的审美意识不同，做出的效果大不一样，也反映出会计工作的美学。

（三）审核与传递：强调的是程序的协调规范。

这一环节主要做的是实施监督、明确责任，科学分工与合理传递的工作。

在审核方面，要对时间、看地点、审文字，核数字，观印章，同时要注意是否残损，有无更改，是否复写、是否串联次，事由是否清楚，手续是否完备等。

在伟递上，实践中较好的程序依次是：①财务主管（审查并签章）————→②审核会计（审查合法性，准确性，真实性，看粘贴是否规范，票据背面签字，张数填写，本人签章）————→③主办会计（审查预算指标、录入及合理编制分录、本人签章）————→④出纳员（分别盖收讫章、付讫章，审查收款人和支款人签名，粘贴银行结算的各类单据、加盖已核销专用章，本人签章、回收现金发放单据）————→⑤会计档案员（审查是否连号、缺号，对凭证折叠、平垫等整理，装订封皮，负责组织盖相关名章、骑缝章）—————→⑥主办会计（验收册数，装盒、自已保存一个年度）————→⑦会计档案员（期满以后负责向校档案部门移交，编写移交清册）。

传递过程中，有关人员的印章是逐步盖全的，如果不做统一要求，也会很乱，影响美观。在工作中，对会计人员的名章应要求盖同一平线，同一用色（红），同一大小（小铜章） , 同一位置（左紧靠文字，上紧靠边线）。对财务公章收、付、转要区分用色（红，蓝、黑），公章在凭证上加盖的位置保持一致，一律取右下方，已核销专用章只用一种颜色。

传递的过程要发挥下审上的功能 ，即下一环节发现上一环节有遗漏的，要及时提醒。

（四）装订与保管：强调的是整体协调规范。

会计凭证的装订看似简单，其实要真正把众多零散的单张凭证组合起来，装订成漂亮的册子也要有一番技巧。要预先确定每一册的厚度，并保持一致性。加封皮和汇总表后顺序排号，对凭证分别情况采取折、剪、墩、切的整修方法，打孔的孔距、数量要当（一般 三孔为宜），穿线打结要紧、左端装订处要垫，整体上要平。

这里所说的保管指的是按《会计档案管理办法》规定，由财务部门自身保管的当年和上一个年度的会计凭证，既便在向档案部门移交前属于短期临时的管理，且一般多在经办会计人员手中，也要加强管理，由财务部门统一登册，不得任意放置，可以制作凭证盒，以防止挤压、变形和松散。同时要解决好，防湿、防潮、防蛀、防火的问题。也要解决好借阅的日常管理。

（五）移交与销毁：强调的是时间上的协调规范。

在移交上，一是内部的。指各会计岗位向档案会计交，一般要求在各年度的第一个月内移交完毕；二是外部的，档案会计向档案部门交，时间应不超过每年的第一季度末。编制移交清册，分清责任。在销毁上，主要是由档案部门保管到期（15整年）后，履行相应手续，由财务部门参与销毁，时间宜选择在每年的档案会计向档案部门交凭证前，这样可以串出一定的存放空间，给后来者让位。并提醒档案部门将未了结的债权债务的会计凭证和涉及外事会计凭证单独抽出立卷。