学校资金管理措施与校长财务管理流程

[日期：2011-06-21] 来源：  作者：刘庚 [字体：大 中 小] 　编者话：校长要掌握学校资金保护措施、管理制度及管理流程。借鉴国内外学校财务管理经验，掌握财务管理任务流程及其内容，校长要了解财务，掌握财务规律、运用财务规律。本文值得细读。
　　摘要：教育经费的保护措施是所有学校都需要的一种通用的“内部控制”程序，用这个程序方式来保护财务管理的各个方面；这个流程清单提供了年度、季度、每月及每周的关键性财务活动一览表。运用财务管理的规律管理好学校。
　　关键词：中小学校校长　资金管理措施　财务管理流程　资金管理制度
　　
　　一、中小学校教育经费的保护措施
　　
　　教育经费的保护措施是所有学校都需要的一种通用的“内部控制”程序，以此来保护财产免遭遗失、挪用或盗窃。其作用是为了实现下列三项重要的学校财务目标而设计的通用会计程序：防止学校教职员工出现盗窃或渎职的行为；保护学校资产；履行公众所期待的对公共资金财务管理的责任。
　　换句话说，内部控制程序应用于学校会计和账簿记录工作中，它可以保证财务报告是可信的，保证财产得到保护而免遭越权的使用。内部控制程序应用于财务管理的各个方面，同时还有以下功能：从学生和家长手中接受的资金，支付资金以还账，保护好收据簿和支票等重要的财务单据。
　　
　　1.学校教育经费的使用规则
　　在讨论教育经费的保护措施之前，最好先理解教育经费的使用规则。除非按照省、市(区)中小学财务管理办法已经明文规定外，通常都要遵守这些规则。最重要的是教育自己学校教职员工谨记，学校活动资金的使用是受限制的，这些资金不属于个人所有，所以不能随便借出、借入，或者以校长看来合适的方式使用。例如：学校活动资金要用于筹集或分配这些资金时的预期目的，即专款专用。通过全体学生筹集到的学校活动资金，要让全体学生从中受益；鼓励学生干部在教师的监督下，管理由学生团体筹集到的资金；将活动资金用于当时筹集资金的在校学生身上；禁止有悖于教学大纲或危害学生安全的资金筹集计划；遵守合理的预算和会计程序、管理学校的活动资金。
　　
　　2.内部控制体系的特征
　　健全的内部控制体系需要在管理和实际运行中取得恰当的平衡。这里有一些关于健全内部控制体系的一般原则。一个健全的内部控制体系有以下特征：
　　合理性。管理成本不应当超过管理所带来的利益。谨记：要依据资金、时间，对全体教职员工的限制性规定(如过于复杂的购买手续)和教职员工意见等因素来考虑成本。
　　适时性。必须在适当的时间运用管理才会有效。例如：无法平衡每月的会计报表就没有达到管理的目的，管理就是迅速发现并纠正错误。
　　现实性。这个程序真的能提供一套保护措施吗?锁上储物柜，但是允许所有教职员工随便拿到钥匙，这并没有实现预想的管理目的。
　　实用性。保护学校的资产，需要将学校管理领导层和上级管理领导层的意图统一起来。在学校最有效的内部控制办法是有一套自上而下的管理严密的体系，从校长开始，一直延伸到全体教职员工。当你质疑这个程序的实用时，可以在管理过程中使用有效的评价制度，也可以从上级财务部门或学校内部审计师那里获取建议。
　　
　　3.内部控制的三种类型
　　预防式控制是在错误或不遵守规则的行为出现之前而设计的避免其发生的措施。比如：一个有关预防式控制的方法，就是校长在购买物资或设备之前，审批订购单，预防式管理具有成本效益。
　　发现式控制是错误发生之后用来鉴别错误的措施。比如：为了发现不遵守规则的事情，校长每月要审核学校的会计月报表，这就是一种发现式控制，这种控制具有滞后性，与预防式控制相比，成本效益偏低。
　　纠正式控制是确保通过发现式控制查找出错误，以纠正的措施。比如：当校长发现银行对账单上的错误，及时地彻底查处此事，以确信这个错误得到解释和纠正。
　　
　　4.通用的控制程序
　　作为校长，应把这些保护措施合理地使用，以保护学校的财产，免遭遗失和盗窃。通常做法如：在校长的办公系统里设立财务管理的规定，以限制教职员工获取进入财务体系的路径。
　　(1)创造环境
　　作为校长，应坚持贯彻以下指导思想，在学校管理中宣传这些思想的重要性，确定全体教职工评价和处理财务事件的基调：①保持高标准的道德观与价值观。比如就资金运作来说，不要妥协于不合理的标准，程序或政策。②遵守全体教职员工所期望的会计程序。如在应用中保持一致性，这是非常关键的，因为只有少数会计才接受过正规的财会业务培训。③坚决聘用非常称职的会计和行政管理人员，避免过度信赖会计。如果会计能够全部控制或者拥有教职员工的完全信任，要有所警惕。基于过分信任的制度不算一个安全的制度。④确信全体教职员工对学校资金运作有高度的责任感。没有设置与保持合理的控制措施，会导致学校或不诚实成员的结合体，并且引诱诚实的成员变得不诚实。
　　(2)行政管理控制
　　如果校长不付出努力以确保这些保护措施的贯彻执行，那么，内部保护措施在学校就没有价值。①如经常检查一下每月的会计财务月报表；如有可能，分担会计责任，以使任何一个人不能单独负责全部过程。(如填写支票，签署支票，分别由不同的人进行)。增加行政性的检查程序，增加事先不通知的内部审计或会计检查的次数。②校长应为财务单据建立一个专用的收件箱，以免夹杂在其他邮件中丢失。
　　
　　5.限制性接近财务系统
　　通过频繁更换密码来限制电脑访问财务报告的路径。至少每隔90天更改一次财务管理系统的账户密码，并且绝对不要在桌子上、电脑磁盘里或者其他任务明显的位置上，保留你记下来的密码。将所有重要的电子数据、档案进行存档备份，并且放置在校外一个安全的地方来保存。
　　限制全体教职员工靠近会计室、保险箱、档案柜的钥匙和安全防护装置，当会计室的任一职员不在学校工作后，更换安全防护装置和锁头。把小型的保险箱锁在墙壁上。
　　
　　6.现金收入的控制
　　现金收入——进入到学校的现金是最容易被滥用和偷盗的资产。对这部分资金控制措施的设计，目的是提供保障，使之能正确接收和记录资金，并及时存入银行(参照现行学校财务管理规定执行)。
　　
　　7.现金支出的控制
　　现金支出，即资金流出学校，是通过支票(实际支付)和非受理的零用现金的形式完成的(参照现行学校财务管理规定执行)。
　　
　　8.确定学校的真实余额
　　(1)检查每月会计财务报表。(2)每月不忘检查银行对账单。(3)把同一个月的银行余额结算和学校的财务报告进行对比。(4)了解学校真实的资金结算情况。学校的资金账户很典型地分为三类：
　　①上级拨入预算经费。拨入经费的总余额仅仅是用来经营学校的一般性资金，是资金来源的主渠道，是惟一能确保学校拥有足够资金的方式，就是校长例行公事地执行这个检查程序。②学校预算外收入。纳入教育经费管理。③其他资金(代收代

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