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浅谈办公室主任的地位、作用及工作原则

作者：张纪成  发布时间：2004-03-30 21:01:06

    一、办公室主任的地位

   （一）“辅助者”地位

    办公室主任的地位，从不同角度看有所不同。首先从其作为同级领导层的一员看，办公室主任在同级领导层中发挥着独特的作用，既是领导层的普通一员，又是管理者、指挥者。

    其次从领导的决策职能看，他处在“辅助者”的地位。决策，是各级领导者的基本职能，而决策的全过程一般都与办公室主任密切相关。在决策实施中，办公室主任要及时向领导反映进展情况，以利领导者进行指导、控制；从决策的执行看，他处于“承办者”的地位。当然主要领导者要经常地、直接地处理一些问题，自己动手办一些事情，但是他们在处理公务时，不可能事必躬亲，更多的是“转办”、“交办”。办公室主任是领导者日常工作中最便利、最主要的“交办者”、“承办者”。无论是领导层的集体决议，还是主要领导者的个人意见，一般由办公室主任传达或直接组织落实。

   （二）“主持者”地位

    办公室主任在本办公室处于领导位置，他是办公室日常工作的主持者和指挥者,其领导位置表现在以下三个方面：日常工作中，他处于“主持者”的地位。办公室是综合办事机构，其日常工作的开展，须办公室主任同意；办公室各项工作进行的怎样，所取得的效果如何，均由办公室主任负责。在办公室中，主任处于责大权重的地位，有些事情需集体研究决定，有些事情则可由他本人拍板、决断。在办公室要完成各项工作任务时，他处于“组织者”和“指挥者”的位置。办公室工作具有点多、面广、线长的特点，除做好日常工作外，还要承办领导交办的其他任务。如何保质保量地按时完成各项工作任务，需要办公室主任精心组织、统筹全局、把握方向。从人事管理的角度看，办公室主任居于主要管理者的位置。办公室能否实现人尽其才、物尽其用，工作人员精神状态、工作效率如何，办公室主任负有不可推卸的责任。他必须选好人、用好人、管好人、做好各项工作。

   （三）“中转者”地位

    办公室作为综合办事机构和枢纽机构，与各职能部门有经常性的联系。在职能部门与上级领导的联系上，办公室主任处于承上启下的“中转”地位，上级领导要了解各业务部门的工作情况，向职能部门发指示、提要求；职能部门向上级领导请示问题、汇报工作，往往都需要办公室及主任予以“中转”。办公室主任既要组织力量把领导的决策、指令下达到各职能部门和基层，又要把大量的情报、信息上报给领导，确保上下左右之间的联系畅通无阻。在承上启下的过程中，办公室主任起着“总调度”和“中转者”的作用。在部门相互之间的联系上，办公室主任处于协调各方的重要地位。在某些具体问题上，职能部门之间经常发生摩擦和碰撞。在矛盾比较突出、问题较为严重的情况下，办公室主任要及时向领导汇报，要在认真听取各方意见的基础上提出建议，供领导协调、决策时参考。

    二、办公室主任的作用

   （一）沟通协调作用

    所谓协调，就是使领导者的活动不发生或少发生矛盾现象，如发生矛盾和问题，能及时协调解决，使组织系统和有关人员能密切配合，同心协力完成组织目标。沟通协调在领导工作中占有不可忽视的地位。现代管理的协调内容主要体现在三个方面：

    1、对领导者间的沟通协调。在决策方案制定出来之前，领导班子中的每个成员意见不可能完全一致，有时相差甚远。办公室主任在决策前应及时沟通情况，避免领导成员之间由于互不通气而带来的各种问题。如果在决策作出前了解到领导成员意见分歧较大时，就应很好地发挥其特殊作用，沟通信息，或将情况向主要领导汇报，建议推迟决策时间，待领导成员意见基本一致时再定案。随着决策民主化的推进，各级领导愈加注重通过群众思维作出决策，办公室主任的沟通协调作用也就愈加显得重要。

    2、与秘书机构和人员的沟通协调。领导与秘书机构和人员之间，并不总是直接接触。在很多情况下，办公室主任是沟通协调领导与秘书机构和人员的桥梁。领导的决定、指示以及布置的任务正是通过办公室主任下达给秘书机构和人员的，而秘书和人员的落实情况或意见也多是通过办公室主任反馈、报告给领导的。

    3、与上下左右的沟通。办公室处于承上启下、联系内外、沟通左右的位置，具有十分有利的条件，为其承担协调工作提供了方便，决定了它必须从全局出发处理问题，协调各方面的关系。在同级部门之间，办公室主任与各职能部门的首长虽是平级关系，但办公室主任应当主动承担起沟通协调上下左右之间关系的重任。这既是领导决策工作的需要，也是办公室主任沟通协调作用的具体体现。

   （二）参谋助手作用

    办公室主任的参谋助手作用体现在领导工作的各个方面和决策的各个环节。其作用主要表现在以下几个方面：

    1、协助领导制定好工作计划。单位的工作计划和工作布局，是整个管理工作的总体部署，具有全局性和指导性。各业务部门的计划和布局，必须与总体计划、布局相一致。因此，在制定部门工作计划时，必须经办公部门统筹协调，使之相互衔接、相互配套。而这一任务通常是在有关领导主持和办公室主任的具体领导下完成的。

    2、协调领导做好决策。领导决策是领导工作的核心内容。为使领导决策科学化，办公室主任应根据领导决策的需要组织有关人员调查了解各种实际情况，收集有关信息资料，汇总各种数据，为领导决策做好各项准备。在决策执行过程中，办公室主任要通过调查研究、收集和整理各方面的意见，协助领导搞好跟踪反馈，保证领导决策顺利地贯彻落实。

    3、为领导提供决策信息。在信息时代的今天，办公室主任必须根据领导工作需要，对信息进行筛选，既让领导得到需要了解的信息，又不致因为信息量过大而造成负担，影响领导考虑、决断大事。作中，对需呈送领导指示的文件，办公室主任应认真研究，提出参考性的处理意见，最好提出两种以上的意见供领导抉择。

   （三）信息咨询作用

    现代化管理是一项十分复杂的系统工程。组织内部分工细密，联系密切。对现代化大生产的领导和管理，仅靠领导者个人的聪明才智和经验来调节、控制、处理问题，是远远不能适应的，必须借助准确、及时、全面地反映客观事物变化的信息资料，才能使领导和管理工作同社会化大生产的需要相适应，才能达到既定目标。办公室主任的信息咨询作用主要体现在：

    1、帮助领导及时发现问题，并提供参考方案。通过信息咨询，及时发现问题，并为这些问题的解决提供可资借鉴的参考方案。特别是在领导决策之后，办公室主任要督促有关部门和人员做好信息跟踪反馈工作，要将决策实施过程中出现的各种新情况、新问题及时向领导汇报，根据变化了的客观形势及时向领导提出调整建议和备选方案。

    2、及时了解掌握信息，协助领导布暑工作。通过信息沟通，情况交流，可以及时了解“左邻右舍”的情况，对领导部署工作起到参考借鉴作用。加强信息工作，及时向领导传递各种信息，使领导能够“眼观六路、耳听八方”，从这些信息中得到启发，从而推动本单位、部门工作的开展。

    3、下情上达、上情下达，密切上下级关系。通过信息传递，使下情上达、上情下达，为密切上下级关系起桥梁作用。办公室主任可以通过信息咨询工作传达社情民意，使各级领导及时了解群众的思想、工作和生活情况，帮助群众排忧解难，这是密切上下级关系最好的措施之一。

    三、办公室主任工作原则

    在实际工作中，根据办公室主任工作的基本要求，一个称职的办公室主任必须遵循一定的工作原则。

   （一）实事求是原则

    具体到办公室主任的工作来说，就是无论参与政务，还是辅助服务，都必须立足于一切从实际出发，理论联系实际，从中找出事物所固有的规律性，从而解决各种矛盾和问题。为此，办公室主任必须做到如下几点：

    1、注重调查研究，尊重客观规律。办公室主任应深入实际，认真搞好调查研究，从中发现和掌握客观事物的规律。与此同时，还要尊重客观规律，按客观规律办事。

    2、理论联系实际，加强理论修养。办公室主任工作牵扯面广，头绪多，情况十分复杂。从实际出发，就不满足于个别的事实和表面现象，简单地就事论事，而应当对事物的全面和本质作出客观、科学、准确的分析，不断提高自己分析、解决问题的能力。

    3、不断加强自身修养。坚持事实求是的原则，难免会得罪个别人，有时甚至可能是顶头上司，因而遭到到误解、非议情况也往往不可避免。在这种情况下，办公室主任如果没有良好的素质修养，是很难坚持事求是的思想和作风的。为此，不断加强自身修养，进行自我教育，这成为办公室主任进行富有效率工作的重要保证。

    4、客观、全面地看待和反映问题。办公室主任无论是管理具体事务，还是参与决策、提供情况，都不应脱离实际，从自身主观愿望出发，生搬硬套，而应当从实际出发，从事实存在的问题出发，如实、客观、全面反映事实的全貌。

   （二）效率原则

    办公室主任的工作不仅要注重实际，同时也就讲求效率。办公室主任办事效率的高低、优劣，对整个工作有着重大的影响。办公室主任工作的效率原则要求办公室主任的工作，要紧密围绕工作目标以及领导的具体要求，力求准确、迅速、高效地完成他们交办的各项工作任务获得最佳经济和社会效益。为此，办公室主任在工作中要着力把握好如下几点：

    1、准确。这是办公室主任为领导决策服务的生命。办公室主任应当明确：每提供一个数据、一个信息、一个情况都必须准确无误，否则，将会给领导决策造成重大损失。

    2、迅速。没有速度，就没有效率，就会贻误领导工作。凡是应当输的工作事项，都应按照领导要求，迅速办理，不拖拉、不怠慢。特别是在协助领导决策时，办公室主任对决策实施中的新情况、新问题，要注意及时做跟踪性分析和预测性论证，及时为领导提供政策性调整建议和解决制约全局的关键性问题的措施。这样，就可以防止或减少领导在决策中的偏差，使领导决策更加完备。

    3、讲求实效。作为办公室主任，办事不仅要迅速而且还应讲求实效。办公室的工作涉及面广，要做好些工作必须处理好速度和效率的关系，力求以最短的时间消耗来获得最好的效果。

   （三）保密原则

    办公室主任的工作性质，决定了办公室主任有更多的机会接触到单位机密。坚持保密原则，既是领导决策活动的需要，也是办公室主任工作所必须遵守的一条重要原则。办公室主任无论是参与政务，还是辅助事务，都必须恪守保密原则。

    1、办公室主任在为领导决策服务过程中，必须恪守保密原则。就办公室主任参与政务而言，由于在领导决策活动中有许多情况、信息在一定时间必须限定在一定人员范围内知晓，否则将产生一系列影响领导决策活动顺利进行的后果：或者影响决策方案的形成，或者干扰决策的执行，或者打乱正常的工作部署，或者引起领导人之间、领导人与职工之间的种种误解、隔阂、矛盾，使领导决策出现被动局面。因此，在为领导决策服务过程中，办公室主任必须恪守保密原则。

    2、办公室主任在办理具体事务时，必须恪守保密原则。就办公室主任办理具体事务而言，也必须恪守保密原则。大到人事任免调配、机构调整，小到车辆调度、住房分配等。一般来说，凡属有关领导尚未决定且与职工个人利益息息相关的事项，办公室主任不得随意扩散。否则，就会给工作造成被动。要恪守保密原则，办公室主任还必须做到如下几点：

    （1）不该本人看到的文件，不能去看；不该本人知道的事情，不得询问。（2）不该说的话坚决不说。（3）不该记录的机密事项，不能在非保密本上记录。（4）不得在通信中泄密。（5）不得私自携带机密材料外出。

    （四）分工协作原则

     分工协作原则是提高工作效率的重要方法。办公室主任要善于集思广益，发挥每一个领导班子成员的智慧和力量，协调好下属各业务职能部门负责同志的工作关系，共同做好办公室工作。

    随着科学技术的发展和社会的进步，办公室工作将逐步走向专业化，只有搞好分工协作，才能最大限度地利用有限的人力、物力、财力，提高办公室的工作效率。为此，办公室主任就应当做到：

    1、要充分相信和依靠每一个同志。要充分相信和依靠每一个同志，尊重他们的意见，并按不同的专业特长和性格特点，合理分配他们主管某一方面的工作，放心大胆地让他们独立工作，使之最大限度地发挥他们的聪明才智。

    2、要注意发挥办公室内部各部门负责同志的作用。办公室内部各部门负责人，是领导班子的得力助手，是办公室工作的骨干力量，很多政务、事务工作都需要依靠他们具休组织落实。因此，办公室主任要善于使用这部分力量，放手让他们独立自主地承担各项工作任务，充分调动他们的积极性。对日常工作中出现的各种扯皮、摩擦现象，要及时加以协调，以充分发挥办公室工作的整体效能；要克服本位主义，树立全局“一盘棋”思想，使大家既有分工，又有合作，形成密切配合、团结协作的良好风气。

    3、要建立和健全办公室的各项工作制度。要建立和健全各项工作制度，为工作的顺利开展提供组织和制度上的保证。办公室工作头绪多，情况复杂。不同程度地存在不同部门、不同岗位的工作人员之间相互扯皮、推诿及至刁难的思想和行为，办公室内部各工作部门之间也存在互不了解、互不理解的情况和问题。甚至于在领导班子内部和领导同志之间，由于各种原因发生“撞车”事件。解决这些问题，就需要建立和健全办公室的各项工作制度特别是领导班子的民主生活制度。对工作中遇到的问题，切忌互相猜疑和背后议论，要开诚布公地交换意见。办公室主任要带头发扬民主精神，虚心听取大家的批评意见，不断改进自己的工作方法和领导作风，以自己的模范带头作用影响和带动“一班人”。对于有缺点或犯了错误的同志，要满腔热忱地帮助他们总结经验，吸取教训，该承担的责任，要积极主动地为他们分担，做到诿功揽过，豁达大度。

    总之，办公室主任充分认识自己的地位、作用，把握好工作原则，对提高工作效率，出色完成各项工作任务有高屋建瓴之功效。

                                                           （作者系垦利县人民法院办公室副主任）