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使用简化的GTD

每当我与那些对Lifehacker有些了解的人谈话的时候，无论对方是一位读者，还是记者，有一个问题总是免不了的，那就是：“你是否按照Getting Things Done去做呢？”我的回答总是非常诚实的一句：“部分吧。”

我读过好几遍David Allen的书，显然David对他自己的方法理论有着充分的理解。但是，就我个人而言，完全的遵守GTD，对我这个头脑简单的普通人来说，实在是太复杂且难以掌握了。因此，我把我的GTD瘦身到了只有最精简的骨架。在剔除一些术语、缩写以及附加的东西后，养成了一个能够完全改变我的工作生涯的习惯。简言之，我可以用短短的一句话描述我的GTD系统。

做出三个列表，每天和每周对它们调整和修正

这句话是我三年来阅读和写作关于Getting Things Done的文章的总结。除了我常用的电子邮件收件箱和日历，我又往我的工作日程中加入了三个列表，我每天和每周都会对它们进行查看、修改和再修改。

• 三个列表

下面是我的这三个列表：

1. 任务列表。我的任务列表是关于我最近（比如，下个月）要做的20件小事的列表，它们都是非常容易做到的事情。这个列表相当于David Allen的“下一步行动列表”。我的任务列表上列出的都是我给自己制定的任务，所以我对于在上面记录的东西以及记录的方式都非常仔细。此处是更多关于做出可行的任务列表的方法。
2. 项目列表。Allen把“项目”定义为一项有着若干与之相关的子活动的工作。（比如，“打扫干净厅里的橱柜”是一个项目，因为它包括很多子活动：“把书分类整理到图书馆的传动箱”、“清空没有贴标签的箱子”，等等。）Allen说大多数人会有100个项目，而我发现我同时进行的项目不超过10个，也许这是因为我比较缺少雄心壮志，或者我有责任恐惧症。但是就我而言，短期的项目会让我感到轻松灵活；另一方面，长期的项目会转变成一串非常令人头疼的讨厌事，一直等着我到死还做不完，看到它，我就失去了生活的兴趣，而想立刻钻到洞里咬指头，因为我想着“我永远也不会把这个做完”。显然，这不是做列表的用意。
3. Someday/Maybe列表。这个列表的名字本身就很好的说明了它的用途。这个列表列出了我还没有做、也许将来也不会去做的事情。像“学意大利语”、“建个BSG迷的网站”和“跑一次马拉松”就被记在这里。这是一个让我的想象力任意驰骋的列表，我会在上面添上任何我将来有可能实现的目标和任务。Someday/maybe列表用于让我大胆的做梦，而不用去想如何去实现。

注意：把这些列表存放在何处完全由你来决定。我喜欢文本文件（.txt文件）和一款我最爱的文本编辑器，所以我只把它们放在三个.txt文件里。你也可以用Remember the Milk、Outlook或Tada-List，这些完全取决于你，只要保证你所使用的工具不会太干扰你，而且你用的很满意。

一旦你做出了列表，你要确实常查阅它们，才算是真的有用。

• 每天和每周进行修改

每天我都要修改我的任务列表，添加新的项目，划除与之差不多量的已完成的任务——如果它们进展顺利的话，这也是我最常查阅和修改的列表。我把我的任务列表放在了我的电脑桌面上，这样每天当我坐到电脑面前时，它就会直直的盯着我，告诉我下面该做什么。若我需要做的事情不在列表上，我会在行动开始之前，把它添加上去。像这样，把一天做过的事情划除掉，会带来一种满足感。

每周五的下午，我会打开我的三个列表，仔细的浏览。一般来说，这是我唯一打开和修改项目列表和someday/maybe列表的时间，大约要用二十分钟的时间，更新、删改、重新整理和添加列表内容。这个每周一次跟自己开的会，被Allen叫做“每周回顾”。你可以在此处看到更多我做每周回顾的详细方法。

• 用电子邮件做“收集箱”（以及清空收集箱的重要性）

在《Getting Things Done》这本书中，Allen建议设置一个现实中的收集箱——一个纸质的文件盒，用来装你需要处理的“任务”。就我来说，我的“任务”几乎90%都跟电子邮件有关，而不是纸张。所以，我的电子邮件收件箱就成了我实质上的文件盒。Allen说到处理你的收集箱里的项目，对于我来说，指的就是我的电邮收件箱。使用我的“三个文件夹”系统，我即便不是每个下午都清理收件箱，也会每周清理三次，只有在我清空电邮收件箱以后，我才会开始做每周回顾。

并不是我的所有的事务都来自电子邮件，但是由于我知道我会按期清空收件箱，所以我尽可能把更多的东西安排在那里面。比如，我的GrandCentral语音信箱就会通过电邮传给我。我即将做的事情，都会通过Google日历以电邮的形式提醒我，而不需要我去操心。该做某件事的时候，我会收到一封邮件，写着：“嘿，把这个添到任务列表里去。”如果我在外面时突然想起来，我会通过手机给自己发一封邮件，这样我下次处理收件箱的时候，就会看到这件要做的事情了。

每当我没能按进度处理我的电子邮件收件箱时，由于有些“任务”我还没有定下来怎么去做，整个系统看起来就不再完整了。

虽然Allen在他的书中很少提到电子邮件，但事实上大家常常是通过电子邮件接到任务、项目或者提醒。因而，坚持去处理接收到的信息就成了使用GTD系统时一个非常必要的部分。

• 处理纸类记录

我平时遇到的的很少的纸质类事务单通常都来自邮局的信件，我会尽可能快的把它们纳入我的系统里。还记得牙医寄给你的明信片么？像“打电话给M医生，预约清洁时间”这样的记录就会出现在我的任务列表上。那么银行结算单呢？“快速平衡帐户”作为日历上的一项，每月的十五号都发来提醒邮件给我。

我的大部分工作都是数字化的，但是我还尚未转为完全的无纸化状态。我仍然使用一个文件档案柜，还会把收据等存放在黄色的小信封里。

• 这种方法——或者说，任何方法——对你来说不会永远有效

不存在完美的生产力系统，这是你在开始培养一个新的习惯之前，必须要接受的一个事实。尽管我像胶水一样依附于这样的方法，它也只是在95％的情况下管用，我会尽我所能做一些小的调整，去修补仍然存在的漏洞。你也应当这样去做。

David Allen的完整GTD理论，正如他写的那样，对我而言，仍然是一个难以完全掌握的理想化的事物。我对它的感觉跟我对佛教的感觉差不多——一种庞大、神秘而新奇的生活和思考的方式。你确实非常希望得到它，因为拥有它的人看起来都非常智慧，而且过着充实的生活。但是，无论设多少个收集箱，或做多少mind dump，你却常常失败。正如格言说的，“完美”是“好”的敌人。所以，与其完全放弃使用GTD，不如把对你有作用的部分拿来用。