云时代的教师时间管理

　　云计算已在全球范围内成为IT行业最为炙手可热的话题,对于大部分教师而言,关注的往往不是基础架构,更多的是把目光投向平台的使用。本期将分别从Google日历和EDU2.0的实际应用展开叙述,使信息时代的“云”折射出更多实践的光芒。

　　Google日历是谷歌公司的众多产品之一,是完全免费使用的,登录http://www.google.com.hk/intl/zh-CN/options/,选择分享与沟通中的日历选项,即可创建Google账户。操作简单、实用性强。

　　● 云时代的时间管理

　　国家新课改对教师职业技能提出了新要求:教师不但要出色地完成授课任务,还要承担相应的教学科研任务。如何高效地完成授课任务,如何在繁忙的教学之余进行研究,成了很多教师的困惑。其实,教学与科研并不冲突,二者在某种程度上还有一定的共通性,如果能合理地分配时间,教师完全有能力获得教学和科研的双丰收,因此教师也需要有效的时间管理。

　　在云计算时代,时间管理方式发生了重大改变:人们从备忘录走向了在云端实现长、中、短期目标的在线规划。其中Google日历作为Google公司的云服务组件之一,十分适合于教学时间管理及日常事务管理。相对于其它桌面时间管理工具而言,Google日历特点具有云服务工具的显著特点:在线、可移动、可共享、互动性、无限空间等。下面笔者以浦东双语教师培训项目为例来说明Google日历在教育教学中的应用。

　　● Google日历在教育教学中的应用

　　“浦东中小学双语教师培训”是由浦东教育发展研究院主持的教育内涵发展项目,整个项目涉及项目专家、培训教师、项目管理、项目支持服务、培训学员以及双语实验学校负责人等120多人,如何保证这个项目团队有序、高效开展工作,时间管理至关重要。Google日历的共享、事件提醒、多日历同时显示等功能有效地支持了该项目的有序运行。

　　1.项目活动安排通知

　　作为一个团队项目,有许多活动通知、培训课程安排等,由于项目团队牵涉的人数较多,且分布于不同的区域,给活动安排带来了诸多不便。以往大都采取层层通知的方式,由各部分的负责人向各自组的成员传达,传达起来十分的不便。应用Google日历就可以把活动安排发布在日历上,通过日历的共享,项目团队各成员只需登录自己的Google帐户,打开Google日历就可以看到活动日程安排。

　　具体操作步骤如下:项目管理者或教师在“我的日历”版块的右下方,点“创建”按钮,就可以创建一个新日历。根据显示活动的不同形式从日历中的“日”、“周”、“月份”、“4天”和“日程”五种显示方式选择其中一种。

　　创建好日历后添加活动事件,活动事件可以通过“创建活动”按钮添加,也可以在页面右侧的某个单元格内单击,编写有关活动的时间、地点、内容等方面的具体信息(如图1)。

　　如果教师某时间段安排的具体内容不想让他人知道,只想让对方能够看到在该时间段有重要事情,可以将共享日历的活动编辑页面中“选项”部分的“状态显示为”设为“忙碌”,隐私设置为“私人”,共享设置里将对方的权限设成低于“更改活动”,这样别人就只能看到教师安排活动的时间段里以“忙碌”显示,而无权查看具体的活动内容。

　　一般来说,对个别活动的隐私设置遵循这样的规则:当选“默认”选项时,活动的隐私设置与日历的隐私设置相同;当选“私人”选项时,只有自己和具有“更改活动”或以上权限的日历所有者可以查看活动详情;当选“公共”选项时,有权访问日历“空闲/忙碌”信息的任何人都能查看活动详情。

　　教师如果想对添加的活动进行修改,只需单击该活动,在弹出的对话框里选择“修改活动详细信息”,进行相应修改。活动日程单元格支持拖曳功能,如果仅仅想更改活动的起始或结束时间,活动的时长不变,可以直接把活动拖到对应的时间段上。

　　教师在这样一个平台上通过创建和分享一个个的活动来规划自己的行动和工作清单,规划的同时思考是否可以将相关的活动合并,能否用更简单有效的方式来代替原来的活动,考虑日程安排的合理性,选取合适的工作方法,主动地进行个人时间管理,安排自己的教学活动和日常事务。近期的活动在Google日历上会形成一个平面时间导图,教师可以依据80/20原则,有重点地进行活动的日程安排,按照事情的轻重缓急安排自己的时间,有利于教师有条不紊地开展各项工作,合理分配自己的时间,依照Google日历上活动的安排有计划地完成各项教育教学任务。

　　2.共享日历

　　项目活动中充满了合作与交流,教师的日程安排常常需要与其他教师共享。这样,其他教师可以根据该教师的时间安排来调整自己的时间,配合该教师进行相关教研活动等,有效地避免了不同教师参加活动时间上的冲突。

　　通过设置不同的共享权限,教师及日历共享者可以对日历进行不同的操作。点击“我的日历”版块左下方的“设置”按钮,进入日历设置页面,通过对应日历的“共享”链接,进入“共享此日历”的页面,在“与特定的人共享”部分,在“用户”文本框内输入欲共享的对象的电子邮件地址,单击“添加用户”按钮就可以发现在页面下方出现了你添加对象的电子邮件地址及权限显示,在“权限设置”的下拉菜单中选择一种权限,对方就可以在权限范围内对共享的日历进行相应操作。共享权限由低到高依次为:“只能看到空闲/忙碌信息(隐藏详细信息)”,“查看所有详细活动”,“更改活动”,“进行更改并管理共享”。根据项目分工,双语教师培训日历分项目组创建了面向全体成员的日历和各职能小组日历。职能小组创建的日历一般只共享给本小组成员。教师根据不同的情况,给共享对象设置不同的权限。

　　以图2项目助学服务组时间管理为例,这是一个项目组创建的面向助学服务团队的共享日历。各个职能小组被安排在不同的时间段进行听课活动。如果将所有成员的共享权限设置为“查看所有详细活动”或者以上的权限,那么项目组的所有成员都可以在自己的Google日历中看到听课活动的安排事项。无论个体属于项目组中的哪个组别,都可以在完成自己本职任务的基础上,根据自己的兴趣选择自己想听的课,灵活地安排自己的时间。

　　3.统筹个人日历与共享日历

　　在项目活动的进行中,除了教师人手一个Google日历外,每个教师还可能会收到来自项目管理者和其他教师共享给自己的日历。如何有效管理不同类型的日历呢?教师可以借助Google日历自带的“多日历同时显示”功能。

　　在Google日历中,不同日历采用不同颜色来区分。教师可以将自己创建的日历和他人共享给自己的日历同时显示在一个日历表格内。想要在当前显示的日历基础上把其它日历也显示出来,只需要点击页面左侧对应的日历名称即可。多个日历同时显示在一个日历表中,教师可以对近段时间已做的和要做的事有一个清晰、全面的了解,便于时间的统筹安排。如果不想受其他日历的干扰,只看其中一个日历,可以右键单击对应的日历名称,从中选择“只显示此日历”即可。

　　Google日历的灵活显示使得教师对不同日历的显示属性的查看方便快捷,可以根据需要简易地调整日历的显示情况。

　　4.发表评论

　　为了使活动安排得更加人性化、合理化,Google日历支持教师对已有的活动事件发表相关意见,这有利于相关负责人根据教师的意见重新安排或调整活动时间,保证活动的高效性。教师可以通过点击Google日历的活动编辑页面中的“添加注释”为活动添加评论。假设学校教务处安排的一项活动与教师的教学时间有冲突,教师就可以在这里对该活动添加评论,建议学校更改时间或作出更为合理的安排。这里提供了一个交流的平台,允许教师发表评论,对学校或教师的活动安排发表自己的看法,使学校安排的活动更加合理有序。

　　5.事件提醒

　　教师每天除了上课,还要处理大量与教学相关的各项事务,难免会有忘事的情况出现。利用Google日历的活动事件提醒功能就能很好得解决这些问题。教师可以在活动添加页面右侧的“选项”版块下进行相应设置。提醒的方式可以设置为“提前××时间发送邮件的方式提醒”或“提前××时间弹出对话框的方式提醒”以及SMS提醒等。

　　6.导入导出日程

　　Google日历除了支持在线编辑外,还人性化地增加了导入导出的功能。教师的其它工作日程安排也可以被导入进来,同样地,已经编辑好的活动日程安排也可以导出到个人的计算机或移动设备上,便于随时查阅,进行时间管理。导入导出方式:点击日历设置,在“创建新日历”按钮旁即可导入或导出日历。日历的导入格式限制为iCal或CSV(MS Outlook)。

　　● 应用小结

　　Google日历在“浦东中小学双语教师培训”项目中的应用有效促进了项目参与人员间的协作和协调。教师对现在和之后将要发生的事件了然于胸,可以有步骤地对各项活动进行安排和规划,合理调整自己的时间安排,集中自己的时间和精力有重点地做好工作,使得各项教学事务有条不紊地开展。尤其是在遇到时间冲突时,有关教师或者工作人员通过Google日历的评论等功能及时反馈给培训组织者,组织者可以调整该冲突,以避免阻碍项目的顺利进行。

　　在使用Google日历时,不是为用而用,而应该是巧用,如:项目已确定事件阶段性安排,尤其是人员和时间的交叉安排、各事务通知等可以使用Google日历公布。如果是紧急事件,适宜于个人通知,以防耽误各参与人员获得信息。另外,Google日历不仅仅是呈现事件,还具备互动功能。使用者可以充分利用其互动的功能及时地收集有用信息,对项目事项安排做出适当调整。总而言之,工具是事情顺利开展的辅助手段,不过分依赖且巧妙的应用才能发挥其功效。