向教練學習專案管理

體育教練有七個特質，值得項目經理好好學習。

關於項目，唯一可以確定的就是它的不確定性，這是千真萬確的，因為每個項目都是獨一無二的。儘管有周密的計畫，每個專案都一定會由於各種原因不能按部就班地按計劃實施。

　　接受了這樣的事實以後，你必須小心的是學習如何管理這種不確定性—這種不確定性，是你必須接受它，才能夠將它處理得最好。你不妨從重新定義專案管理入手。

　　“專案管理是一門領導人們在不確定的條件下實現目標的藝術。”

　　注意，專案管理是“藝術”，而不是“科學”。處理不確定性沒有教條，也沒有捷徑。但是，和其他藝術一樣，你可以運用原則於專案管理上，也可以從專家身上學習專案管理。

　　體育教練在每一場比賽中處理不確定性的經驗，都是項目經理學習有效管理專案的絕佳榜樣。鑒於這一點，作為項目經理的你，可以看看體育教練的七個值得你學習的特質。

　　特質一：直面變化

　　首先，在一個教練的觀念中，不確定性是無法選擇的。對手、天氣、隊員的傷病、其他隊伍如何應對每場比賽以及其他種種因素，都存在不確定性。每個教練都清楚，雖然事先都有精心的計畫，這些不確定因素還是都存在。一個優秀的教練會預料到，由於比賽中，或某段時期中發生的事情，每個計畫都將有改變。

　　作為專案經理，對待專案你也要有這種思想準備。當然你必須分析風險，但也要保留在必要時改變計畫的權力，你甚至需要設定階段性的停頓，決定計劃是否應如期執行。實際上，如果你在專案初始就認識到不確定性的存在，並做好應對計畫，一旦不確定的事情發生，你會更加有備而戰。

　　特質二：充分研究

　　雖然不確定性是無法選擇的，但這並不意味著教練們在比賽來臨時不加準備。相反，他們在比賽前做大量的研究工件，與他們的隊員看比賽錄影—自己的隊伍和對手以前的比賽。他們研究哪里打得好，哪里打得不好，並且需要改進。他們分析其他隊伍在不同比賽中如何應對，自己的隊員又是如何做的，利用這些資訊決定應該練習什麼，哪些方面需要整理、提高，應該如何迎戰對手等等。

　　你也應該從以往項目的教訓中，分析哪些做法是有效的，哪些是無效的。同樣，雖然你的對手可能不存在（儘管從組織政治的角度看你是存在對手的），你還是需要清楚瞭解你的利益相關者。這包括你要清楚哪些人會受到最大的衝擊，什麼人的影響力最大，如何和每個利益相關群體溝通。

　　特質三：制定計劃

　　做了充分的研究之後，教練可以整合利用資訊形成比賽的戰略方針，設計打法，為隊員設定具體的目標。如果目標沒有達到，或者隊伍沒有有效地執行—不管過程中有沒有調整計畫—他們會在下一場比賽之前分析原因。

　　確定目標和戰略對於你的項目同樣重要。你不僅要考慮功能性目標，還要考慮表現目標，（用測試的術語來說，比如產品表現，團隊表現等等）。你應該從功能水準的角度、進度安排方法、團隊結構及其他角度，制定如何開展專案的戰略。每個項目都不盡相同，“通用”的方法是不可取的。

特質四：逐步實施

　　雖然體育教練制定戰略和目標，甚至為具體的某場比賽做了準備，他們並不把整個比賽計畫一一列出。這樣做會顯得很可笑，因為每場比賽都取決於賽場裏的發展勢態以及比賽中發生的具體情況。種種打法變成了提供多種選擇的工具箱。即使計畫水準非常高的教練也會根據需要調整戰略和目標，保證比賽的勝利。他們會分階段計畫比賽，往往採取定時設計的方式。

　　你的專案也必須逐步實施，並不斷地修正，利用滾動計畫或者重複進程的方法處理無法事先準確預測的問題。通過定時回顧問題出現在哪里，你可以牢牢控制問題發生的範圍（前提條件是重複的次數事先已設定，或者你有辦法知道什麼時候“遊戲結束”）。

　　你也可以使用 “劇本”預演的方法。正如教練準備各種打法以備不時之需一樣，你可以將能夠形成備選方案的事情列成一個清單，放到你的工具箱裏備用。這個清單一般情況下不是專案計畫的一部分，但可以作為工作內容的一部分（比如，工作分解結構圖中不能再分解的最低層次或最低可交付層次的工作），與這些工作相關的人員可以在適當的時候使用這張清單，做好每個細節。

　　特質五：人盡其才

　　你不能消除不確定性，但如果你在合適的崗位上有合適的人，你就可以降低不確定性所帶來的影響。這似乎是不言而喻的，但教練們特別重視這一點，將合適的人放在合適的崗位上，而且將他們留在這些崗位上。如果一個隊員在一個位置上非常出色，他們會留在這個位置上，隨著不斷進步，他們可以享受這個崗位中更高的薪水和榮譽。當然教練會嘗試去發現潛能，但隊員的潛能不可以發揮得使他們離開這些崗位，比如，他們不可能優秀到可以升到教練的水準。

　　作為一個專案經理，你肩負著專案成敗的責任，所以你必須保證你能將合適的人放在合適的崗位上，包括負責項目管理的崗位。

　　隨著專案的日益複雜，越來越多的組織將專案行政和協調人員列作“專案專家”或“專案總指揮”，從而使專案經理可以有更寬裕的時間管理和領導專案，專心從事溝通這項極為重要的工作。這種將項目經理轉為項目組織者的做法迅速得到廣泛的效仿。教練們現在也擁有很多支持人員，包括助理教練、訓練師、專項教練等等。

　　特質六：善用媒體

　　當你瞭解了教練最需要集中精力做好的事情是計畫和溝通時，你就會明白為什麼一個教練需要各種各樣的管理支援人員。溝通不僅意味著和隊員之間以及管理層的溝通，還包括與公眾的溝通。因此一個教練不但要懂得如何塑造和領導一支隊伍，還要懂得如何與媒體溝通。

　　同樣，專案經理也需要集中精力做好計畫和溝通。雖然不是每個專案都需要和媒體進行溝通，但大多數需要在公開的會議上和一群利益相關者進行溝通。

　　清楚這一點，聰明的項目經理就應該學習公關、溝通和演講技巧。研究表明，對一個項目成功與否的評價往往只是基於溝通的頻率與有效性，不管專案是否如期或者在預算內完成。借助有效的溝通與公關關係，你可以減少不確定性帶來的影響。

　　特質七：重視執行

　　在《真相，危險的半真相和胡言亂語：從實證管理經驗中獲益》（Hard Facts, Dangerous Half-Truths, and Total Nonsense: Profiting From Evidence-Based Management）一書中，作者佩弗（Jeffrey Pfeffer ）和薩頓（Robert Sutton）指出了執行的重要性。他們舉出一個例子，如果比賽的關鍵全在於作戰指引，那麼誰擁有最佳打法，誰就可以贏得比賽，比賽也不用打了。而事實上，每種戰術只是為了隊伍離得分更近一步。如果做不到這一點，唯一原因就是對手隊伍的應對，自身隊伍對於戰術的執行很差，或者其他的因素。這也是為什麼球隊總是經常練習打法的原因。沒有良好的執行，再好的作戰計畫也不能發揮作用。

　　很多專案經理一般都會將注意力集中在計畫上，包括風險管理、進度管理和預算準備。但失敗率依然很高，雖然部分原因在於如何衡量成功存在不同的標準，但大部分是因為項目計畫執行得不好。諸如彼此之間忘記溝通，工作分解結構沒有把所有相關的人員都考慮進去，預測人員不懂得如何有效預測，以及其他種種操作上類似的錯誤。

　　如果你花費在培訓人員如何操作的時間能和準備專案進度的時間一樣多，你的專案會有更多的成功機會。畢竟，這是你所能計畫並實施控制的。而對於不可控的因素你是無暇顧及的。

　　通過充分的研究與周全的計畫，逐步實施，不斷改進，面對不確定性時你會準備得更加充分。同樣，在合適的崗位上安排合適的人，並且將精力集中在溝通與執行上，我們可以降低意外情況的發生和影響。

　　最後，既然你的目標是“帶領團隊在不確定的條件下實現目標”，那麼你可以從在這方面出類拔萃的人們身上學到很多，包括軍隊首領、CEO和體育教練。