金柜角的死活:第十章 新型载体文件的处理

　　第十章  新型载体文件的处理
　　
　　教  案
　　
　　目的要求：通过本章的学习 , 了解各类新型载体文件一一音像文件、电信 文件和电子文件的种类及其相应的载体材料、记录原理和记录方式 ; 认识各类新型载体文件的形成原理、特点和类型 ; 掌握新型载体文 件特殊的处理和管理方法。
　　
　　主要内容：第一节音像文件
　　
　　第二节电信文件
　　
　　第三节电子文件
　　
　　教学重点：考核知识点
　　
　　( 一 ) 照片文件的种类及其组成部分
　　
　　( 二 ) 录音录像文件的保管
　　
　　( 三 ) 光盘文件及其使用与保管
　　
　　( 四 ) 电话传输文件
　　
　　( 五 ) 电报的类型及其处理
　　
　　( 六 ) 传真文件及其特点
　　
　　( 七 ) 电子文件的特点与种类
　　
　　( 八 ) 电子文件的制作方式与传输要求 ( 九 ) 电子文件处理与保管的 " 双轨制 "
　　
　　教学时间：1.5课时
　　
　　第十章  新型载体文件的处理
　　
　　本章介绍了新型载体文件一一音像文件、电信文件、电子文件 的处理方法。新型载体文件是对那些载体采用非传统纸质材料的文 件的统称 , 它们有的是记录在新型载体上的文件信息 , 有的是运用 现代技术手段传输的文件信息。如音像文件中的照片、录音录像磁 带、光盘文件 ; 电信文件中的电话、电报、传真文件 ; 还有电子计 算机处理的电子文件等。本章简介了不同的新型载体文件的载体材 料、记录方式和记录原理 , 概述了它们的形成、种类和特点 , 重点 介绍了它们特殊的处理、管理要求与方法。
　　
　　第一节  音像文件
　　
　　音像文件 , 指运用摄影、录音、摄像等技术手段记录某一公务 活动中形成的、或为完成某项特定公务而制作的音像制品及其所附 的文字材料。通常指照片、录音录像带以及光盘文件等。
　　
　　音像文件脱离了传统的纸质载体和文字记录形式 , 拓宽了原纸 质文书静止无声的文字、图像和符号的记录对象范围 , 以生动形象 的图像记录和音响效果存储信息 , 利用者借助必要的设备 , 通过视 觉和昕觉感受 , 既闻其声 , 又观其形 , 直接感受并获得所记录的信 息 , 产生书面文书难以达到的效果。其作用是可以作为各级各类社 会组织工作的凭证 , 为其工作活动提供必要的依据和丰富的经验成 果 , 还可作为宣传教育的生动教材。
　　
　　一、照片文件
　　
　　照片 , 是运用摄影技术形成的人、物、景的图片。照片文件记 录和再现了公务活动的特定场景及有关人物、实物等 , 在实际工作 中使用得非常普遍。按其形成原理 , 可分为传统的照片文件和新型照片文件两种。
　　
　　传统的照片文件 , 指以感光材料为载体 , 以影像为信息记录形式的文件材料。
　　
　　新型照片文件 , 指运用计算机与数码影像处理技术形成的照片 文件。属于电子文件 , 其形成、传输、存储和利用都离不开计算机 等现代化技术和设备。
　　
　　( 一 ) 照片文件的形成原理与特点
　　
　　传统的照片文件的形成原理和过程。感光材料见光发生光化学反应 , 再经过显影、定影、水洗等加工过程 , 能形成影像。照片文 件正是利用这一特性来记录文字和图像信息。感光材料是见光后能 发生各种光化学反应的材料 , 在实际工作中 , 人们常笼统地将涂有 感光材料的胶卷、相纸、底片、照片称为感光材料。
　　
　　传统的照片文件的特点。一是具有特殊载体 , 分为记载文件信 息内容的直接载体和间接载体 , 并且随着科学技术的发展而不断更 新。如传统的照片文件 , 其影像信息的直接载体是感光乳剂层 , 间 接载体是胶卷 ( 相纸 ) 的片基 , 因此 , 照片文件的载体材料就是由 片基和涂布在上面的感光乳剂层共同组成 ; 而随着数码照相技术的 应用 , 照片文件的载体材料又发生了新的变化。二是对信息内容采 用模拟记录的方式。所谓模拟记录 , 是对信息内容的直接记录方式 , 即利用某些物理量 , 如机械振动、光的强弱、电流和电压的大小变 化去模拟信息的变化 , 不需要对信息采取转换等技术手段 , 因此也 不存在对信息进行更改和出现错误的技术处理等情况 , 如缩微胶片、 照片、底片文件等 , 此种记录方式可信度高 , 是真实的原始记录。
　　
　　20 世纪 80 年代后期 , 随着高新科技的迅猛发展 , 摄影术依托计 算机为后盾 , 数码照相机开始成为传统照相器材的更新换代产品 , 为 计算机技术与摄影技术相结合开拓了一条新路。在计算机的支持下 , 数码影像技术完全是一种全新的高科技影像处理技术 , 使摄影界传 统的摄影器材和技术发生了革命性的巨大变化。数码照相与传统照 相相比较 , 在以下方面使照片文件发生了巨大的变化。
　　
　　载体材料方面 : 数码照相机不再采用胶卷等感光材料 , 它记录 和存储影像的载体是小巧便捷的半导体存储器和磁盘、光盘等。形成和复制过程方面 : 数码照相机的影像依靠与计算机技术的 结合来显现。记录在数码相机上的影像 , 其数据一经输入计算机 , 就 可运用图像处理软件 , 把影像显现在屏幕上 , 同时还可以进行随意 的加工和再创作 ; 可以加入声音、改变色彩 ; 还可以通过影像输出 设备 , 从计算机中快速、准确地输出照片或胶片 , 省却了暗房冲洗 加工一系列工序 , 复制照片快捷、保质。
　　
　　远距离传输方面 : 数码照相可以把影像通过配备了调制解调器 的计算机 , 借用电话线实现快速远距离高保真传输。这些照片可以 利用计算机出版系统分色、印刷或打印 ; 可利用计算机网络 , 进行 国际国内图片交流 , 解决了传统照片远距离传输利用的困难。
　　
　　存储与利用方面 : 数码影像通过计算机可以简捷地存储在储存 卡、光盘中 , 得益于高密度的存储量 .可建立 " 电脑照片文件数据 库 " 或称 " 电脑影集 " 。同时还可把传统胶片上的影像以数码形式扫 描记录在专门存储数码影像的激光光盘上。用户可在终端或计算机 上通过网络调出所需图像。以上这些技术解决了传统照片文件的感 光胶片不能长久保存、所占空间大以及查找困难等问题。
　　
　　文件质量方面 : 数码照相可提高照片文件的质量。因为记录数 码的存储卡可以重复使用 , 摄影的同时可在数码相机的液晶显示屏 上观看检查所拍画面 , 不满意即可重拍 , 补拍 , 既节约又不会错过 拍摄机会 ; 数码照相的同时还可利用照相机后背上的麦克风记录下 影像的声音或加上讲解等声音信息 , 比传统照片文件事后另写说明 词更确切、真实。通过计算机与数码照相技术的结合 , 还解决了传 统照相底片、照片损毁、褪变而不易恢复的等问题。
　　
　　当然 , 数码照相技术也给文件、档案的管理带来了一系列新难 题。如数码照相冲破了照相的瞬间纪实特性 , 需要解决照片文件和 档案的真假问题 , 以维护其权威性 ; 对于进入区域、全国乃至国际 信息网络的照片文件 , 需要保护其所有权与使用权限等等。此外 , 在 计算机与数码影像技术真正引入照片文件的存储、传输与利用过程 中 , 也还有不少难题需要解决 , 有不少新知识需要学习和掌握。
　　
　　( 二 ) 照片文件的构成与主要种类 一份照片文件应由底片、照片和说明词三部分构成。底片。是照片文件最原始的材料和重点部分。分为原始底片 ( 母片 ) 和复制底片。原始底片是照片在形成过程中最初产生的底片 ,为防止磨损一般不外借 ; 复制底片 , 也称翻版底片 , 是为了满足各 方对底片的利用要求而复制的。在一般情况下 , 复制底片应与原始 底片分别保管。
　　
　　照片。是照片文件的主体部分。为了辨认底片所拍摄的内容 , 必 须洗印或放大成黑白或彩色照片。
　　
　　说明词。是整个照片文件的有机组成部分。包括照片的拍摄情 况和内容说明 , 一般由事由、时间、地点、人物、背景、摄影者六 要素组成。说明词与照片互相印证 , 互不可分 , 一张照片文件如缺     少说明词 , 其利用价值会大为降低。
　　
　　实际王作中 , 照片文件的主要种类一般是按其内容来划分的 : 1. 公务活动照片主要包括 : 反映社会组织日常管理活动、生产、科研活动及其 成果的照片 ; 社会组织的重大活动或事件 , 如重要人士视察、获得 重大奖励、发生重大事故、召开重要会议等的照片。社会组织的娱 乐性活动 , 如职工体育运动会、文娱会演、讲演比赛等的照片。公务活动照片与有关的书面公文具有密切联系。
　　
　　2. 产品、成果照片
　　
　　社会组织 ( 特别是企业事业科研单位 ) 可将产品或成果拍摄成照片 , 供宣传、推广及存档备查之用。某些产品及成果的照片 , 需 要从各个视角反映拍摄对象 , 说明词中要标明照片与实物的比例关 系。
　　
　　( 三 ) 照片文件的制作与处理
　　
　　目前 , 大多数社会组织形成使用的主要还是传统的照片文件 , 所以 , 以下主要介绍传统的照片文件的形成与处理中的有关问题。
　　
　　1. 照片文件的范围
　　
　　照片文件的来源是广泛的 , 只要是产生于或反映出社会组织活动的照片 , 都是照片文件的来源。具体来说 , 一个社会组织的照片 文件 , 应包括自身拍摄制作的照片 , 也应包括其他社会组织拍摄制 作的照片 , 如电台、杂志社、报社、上级机关 , 以及某些个人拍摄的照片。按照中华人民共和国国家标准《照片档案管理规范》 (GB/ T11821-89) 的规定 , 社会组织应重点形成和收集以下范围的照片作为自身的照片文件 :
　　
　　(1) 反映本组织主要职能活动和工作成果的照片 ;
　　
　　(2) 上级领导人或著名人物参加与本组织、本地区有关的重大公务活动的照片 ;
　　
　　(3) 本组织自身的或参加的重要外事活动的照片 ;
　　
　　(4) 记录本组织、本地区重大事件、重大事故、自然灾害及异常现象的照片 ;
　　
　　(5) 与其他载体文件如纸质文书有密切联系的照片 ; 其他有保存价值的照片。
　　
　　2. 照片文件的制作过程
　　
　　(1) 拟订摄影计划。社会组织的一些重大活动、重要会议、重要事件过程是形成照片文件的最佳时机。秘书部门与业务部门应事 先与摄影人员联系 , 事先拟订摄影计划 , 对需拍摄的镜头、张数、拍 摄对象等方面逐一安排 , 切忌临场忙乱误事。
　　
　　(2) 确定照片文件。形成照片以后 , 应按照规定的照片文件范 围 , 挑选有典型意义或有代表性的照片作为照片文件保存。由摄影 人员或承办单位负责整理 , 挑出底片 , 按要求写好说明词 , 三者合 在一起 , 组成一份完整的照片文件。
　　
　　(3) 剔除废片。在摄制的照片中 , 凡有画面模糊不清 , 人物、场 景变形 , 拍摄对象部分或全部被遮挡或超出画面等情况的照片不能 如实反映有关事实 , 应作为废片剔除。
　　
　　(4) 剔除其他不能作为文件保留的照片。一是不具典型意义的照片。有的照片从技术角度来看不属于废片 , 但画面不具典型意义 , 即不能反映事物的本质 , 不具备保存、利用价值或价值不高 , 不值 得作为照片文件保存。二是不具代表性的照片。画面内容基本相同 的若干照片 , 应选择其中具有代表性的或质优者 ( 画面与底片情 况 ) 予以保留。
　　
　　3. 照片文件的处理
　　
　　(1) 分类。组织内一年里形成的照片文件的数量较多时 , 可依其内容、性质 , 按主题或专题分类保存 ; 如数量较少时不必专门分 类 , 只需进行合理排列。一次会议、一次活动、一项工作中形成的 若干照片文件应保持其成套性 , 不应拆开分散保管。
　　
　　(2) 编号。每套照片文件编一总号 ; 一套中各张分别编号 ; 每 张照片文件的底片、照片、说明词应同编一号。例如 , 一套照片文 件的总号为 8, 该套中各张照片的编号可依次为 8-1 、 8-2 、 8-3 ...…编号后登入照片文件登记簿。
　　
　　(3) 存放。一是将底片与说明词分开存放 , 按放入底片夹的顺 序编底片号 , 然后登入底片目录。底片目录是照片文件的检索工具 , 所登项目包括底片号、原照片文件编号、照片内容、拍摄时间、地 点和备注等。二是将照片与说明词一起存放 , 一份照片文件至少应 各存两张 , 一张作存档用 , 另一张备查。三是照片及说明词可与内 容相关的文书材料放在一起保存 ; 如照片数量多也可单独形成影集 存放。
　　
　　4. 说明词的编写方法
　　
　　编写要求为 : 以照片的自然张为单位编写 , 文字简洁、语言通 !l 顷 , 一般不超过 200 字。
　　
　　具体内容为 :1) 事由 : 即照片影像所反映的事件、事物的情由 ; 2) 时间 : 即事件发生和事物变化、产生的时间和拍摄时间 ; 写法如 1997 年 5 月 1 日应写成 1997.5.U3) 地点 : 指被摄物所在的具 体地点 ;4) 人物 : 即照片上主要人物的姓名、身份 ;5) 背景 : 指 对揭示照片主题具有一定作用的背景 ;6) 摄影者 : 照片的拍摄单位 及拍摄人。
　　
　　格式要求。分段横写 , 宽度可据实际情况灵活掌握 , 最窄不得
　　
　　小于 50mm 。项目如下 :
　　
　　照片号 / 底片号
　　
　　文字说明
　　
　　参见号摄影者
　　
　　单张照片的说明词写在照片正下方或左右侧 ; 总说明词写在本套照 片文件第一张的上方 , 本套其余各张照片上的分说明词则可简要一 些 ; 大照片的说明词可另纸书写 , 一同保存。
　　
　　拍摄时间
　　
　　( 四 ) 照片文件的保管 1. 控制适宜的温湿度
　　
　　保管照片文件除了要注意防火、防尘、防火、防污染之外 , 对 温温度要特别加以控制 , 这是保管照片文件的首要条件。保存底片 的适宜温湿度为 : 温度 :13C ~15C , 相对湿度 :35%~45%; 保 存照片的适宜温度为 : 温度 :14 ℃ ~24C, 相对湿度 :40%~60% 。 照片文件的存放地点应干燥而通风 , 防止其霉变。
　　
　　2. 底片照片的日常管理 底片经编号后按顺序放入底片夹便于保管和携带。照片一般可 放大至常见规格 , 放入影集保管。对特殊规格的底片和照片可自制纸袋 ( 盒 ) 保存。
　　
　　3. 照片文件的归档 照片文件到一定时候经过收集、整理、确定归档范围 , 使之归档成为照片档案。对不需归档的可作为资料 , 保存在拍摄制作部门 ,以供日常宣传活动之用 , 不一定销毁。
　　
　　二、录音录像文件
　　
　　录音录像文件 , 是指在磁性音像记录材料上记录与传递公务活动信息的文件材料。多用于记录与再现社会组织的重要活动、重大 事件的场景 , 记录与传达领导人的重要讲话、会议的重要精神 , 以 及用于宣传教育、业务培训等方面 , 还可在日后工作查考过程中起 凭证依据作用。
　　
　　( 一 ) 录音录像文件的形成原理与特点 录音录像文件的形成原理。录音录像文件的形成采用了磁记录
　　
　　技术。磁记录是利用电磁感应原理 , 把声音、图像转换成电信号 , 以 电信号形成的磁场去磁化磁性介质 , 使信息存储于介质上并能重放 的技术。随着现代科学技术的发展 , 磁记录技术得到普遍应用 , 产 生了大量的磁带、磁盘等磁性记录材料 , 为当今信息社会提供了又    -种理想的信息存储与管理的手段。
　　
　　录音录像文件的特点。录音录像文件具有很强的原始记录性 ; 技 术操作简便 ; 立即重放再现的效果好 ; 多次使用效果不变 ( 在适宜 的环境和设备条件下 ); 信息记录密度大 ; 价格相对便宜 ; 形体小型轻便 , 便于携带保管等。它也存在一些不足之处 , 如可以利用消磁 方法很容易地将记录的原始内容抹掉 ; 磁带上特定内容的位置不能 直观地反映 ; 对使用的环境条件与保管条件的要求比较高 , 一但保 管不善就会发生磁带机械变形、复印效应和磁性消退现象 , 使记录 信息失真或消失。这一切都给录音录像文件的保管与管理带来一定 难度。
　　
　　( 二 ) 录音录像文件的种类
　　
　　1. 按来源分 , 可以分为自制的和外单位制作的两种
　　
　　(l) 本组织自制的录音录像文件 , 一般都是本组织各种活动的 直接记录 , 反映组织的面貌和成果 , 有的具有长远利用价值。
　　
　　(2) 由外单位制作的录音录像文件 , 又分为直接发给本组织的 和本组织从外单位购买的两种。发给本组织的录音录像文件通常是 上级为了贯彻有关方针政策 , 开展某项活动 , 传达某次会议或活动的有关精神而提供的学习宣传材料 ; 从外单位购买的录音录像文件 , 通常是与本组织的业务活动有关的学习、参考材料。
　　
　　2. 按制作手法 , 可以分为纪实性和制作性两种
　　
　　(1) 纪实性录音录像文件。指伴随本组织活动过程录制的原始 记录 , 如重要会议、开工典礼、校庆活动中现场录制的纪实、报道 性录音、录像等。
　　
　　(2) 制作型录音录像文件。指借助于各种加工处理手段 ( 如剪 贴、合成等 ), 有目的、有计划、有组织制作的录音录像文件。主要用于宣传教育、业务培训、介绍与推广成果和经验等。
　　
　　( 三 ) 录音录像文件的制作与处理 制作纪实性录音录像文件时 , 在录制前应作好充分准备 , 由办
　　
　　公室与录制人员根据录制对象活动的日程及所需录制的内容 , 先制 订录制计划 , 准备好器材 , 安排录制人员。录制人员要了解掌握活 动的进程 , 对于重要人物、主要场面等要心中有数 , 以免临场出错。
　　
　　制作型录音录象文件的生成程序一般是 : 确定制作任务 ( 或根 据工作需要 , 或领导机关布置 , 或有关部门建议制作 ) 一一撰写好 脚本一一脚本报送有关部门或领导审查批准一一进入实际制作阶段 一一制作结束 , 录制负责人对其检查、修改一一正式报请组织的领导人审查通过。
　　
　　录音录像文件制作完毕后 , 还需做好以下各项工作 : 1. 编目
　　
　　即写明文件的题名、录制时间、地点、内容、盘数等 , 将其粘 贴在录音 ( 像 ) 带盒的外套上 , 然后依照有关内容分类 , 按顺序编目、登记 , 以备查考。此类文件一般以一盘 ( 盒 ) 为一个保管单位 : 如某一题名的文件由几盘 ( 盒 ) 组成 , 就应先编总号 , 然后分盘( 盒 ) 再编保管单位号 ; 女日某一保管单位录制了两个以上不同的内容 , 应按录制时间顺序标注题名及其他相关内容。
　　
　　2. 登记
　　
　　录音文件登记表格包括如下项目 : 类别、总编号、保管单位号录音文件题名、报告人、录制单位、录制日期、保管单位长度、音 响时间、相关纸质文书案卷号、备注等。录像文件登记表格包括如 下项目 : 类别、总编号、保管单位号、录像文件题名、录制单位、录 制日期、保管单位长度、播映时间、使用权限、相关纸质文书案卷 号、备注等。
　　
　　3. 鉴定价值
　　
　　纪实性录音录像文件的形成、使用完毕后可通过试听试看 , 鉴定其价值 , 确定其是否需暂存或归档。对于不归档的或不再使用的 录音录像磁带 , 可抹去信息重新录制其他文件。
　　
　　4. 收集有关材料
　　
　　为了方便查考与保存 , 制作型录音录像文件形成时还应同时收集整理出必要的文字材料 , 如批准制作的有关文件、脚本、解说词、 乐谱、责任者及制作人员名单等。这些材料同录音录像文件统一整       理 , 但因载体形式与保管要求不同 , 可分别保管 , 并注明参见号。
　　
　　5. 利用
　　
　　有些录音录像文件制成后需要向系统内或外单位传递 , 或允许 外单位借昕 ( 看 ), 应办好有关于续 , 以免丢失。向社会发行的录音录像文件 , 需向有关主管部门申请批准后方可发行
　　
　　( 四 ) 录音录像文件的保管 影响磁性载体所载信息安全和可靠的环境因素主要有 : 温湿度、
　　
　　环境和空气的洁净度。目前 , 国内尚没有制定这些方面的规范和标 准 , 所以对录音录像文件的保管可参照以下要求办理 :
　　
　　1. 归档时间
　　
　　录音录像文件在社会组织公务文书中所占比例较小 , 且保管要求相对较高 , 形成或使用完毕后可由有关部门随时归档 , 不一定和 组织内其他文件一起集中归档。
　　
　　2. 装具要求
　　
　　磁带需要用标准的盒 ( 套 ) 包装 , 并竖置于专门的框 ( 架 ) 之上 , 以保护其不受压变形。
　　
　　3. 保存要求
　　
　　应在温湿度适宜的地方保存 , 一般温度是 15C~25C , 相对湿度是 40%~60% 左右。要求环境清洁 , 远离强磁场 , 防止光线直射。 保存时间较长 ( 六个月以上 ) 又遇雨季或高温季节时 , 可将磁带作 一次倒带以免产生复印效应并利于去湿 , 应尽量避免快速倒 ( 进 ) 带 , 以免磁带发生断裂。有重要内容的录音带的原声带和录像带的原母   带不外借。
　　
　　三、光盘文件
　　
　　光盘 , 是一种在综合利用材料科学、工程光学、激光技术、计算机技术、自动控制技术及信息科学等多种科学技术的基础上发展 起来的新型记录材料。光盘文件 , 指利用激光扫描将文件原件上的 信息以数字的形式存储在光盘上的一种文件材料。将光盘文件归入 音像文件 , 是因为激光光盘系统专门用于存储数码影像。光盘文件 的出现 , 为当今信息社会提供了理想的存储和管理信息的手段 , 使 传统的信息存储、传输、管理和使用方式发生了根本的变化。
　　
　　( 一 ) 光盘文件的形成原理及其特点
　　
　　光盘采用了光存储技术 , 其原理是 : 通过电信号控制激光发生
　　
　　器发出的高能量激光束 , 使光存储介质 ( 薄膜材料 ) 中的局部被照 射点的光学参数发生物理、化学变化 , 从而完成信息的读写处理。
　　
　　光盘盘体的一般结构主要由三部分组成 :1) 光盘基片。即光盘 的衬底 , 是最关键的光学部件 , 存储介质就附着在它的表面。一般 的基片材料有光学玻璃、模压聚合物、新型有机玻璃等。衬底材料的厚度为 lmm~1.5mm, 要求有一定的机械强度以支撑存储介质 , 热膨胀系数与存储介质相同或相近 , 有一定的热稳定性和化学稳定 性 , 热导率低 , 便于加工处理并适合大量生产。 2) 光存储介质 ( 材 料 ) 。是记录信息的地方。现在多将金属、合金薄膜作为写入和存取 信息的介质。这些材料具有低熔点、低热导、高光吸收等特性。 3) 密封层 ( 即保护层 ) 。一般用硅树脂作为保护层 , 用以保护存储介质 使之免受周围大气层中的腐蚀性物质如水蒸气的有害影响 , 并可减 少灰尘微粒、指印、划痕等对信息读出质量的影响。
　　
　　光盘文件具有以下特点 :
　　
　　第一 , 海量存储 , 信息存储密度高。
　　
　　第二 , 采用无接触式的信息存取方法。即以激光进行信息的记录和读出 , 在使用过程中不损坏介质 , 有利于延长光盘的使用寿命。
　　
　　第三 , 检索存取操作简单、高速。同磁盘一样 , 光盘也是一种可以随机存储的存储器 , 采用随机存取方式 , 存取速度快。
　　
　　第四 , 带有保护层的结构使盘片不易损坏。这种结构可以避免灰尘、污物落入 , 避免和减少环境温温度的直接影响。
　　
　　第五 , 总体价格便宜。因容量大 , 存储成本总体核算相对较低。
　　
　　第六 , 可与计算机联机使用。光盘系统与计算机联机之后 , 方便远距离传输和易于随机检索的特点 , 更使其应用功能锦上添花。长 期以来 , 落后的办公方式已使文件资料的存储、检索和利用成为各 类社会组织的一大难题。近年来 , 计算机的普及及其价格低廉、操 作简单、中文处理方便、软件开发利用周期短等优势 , 为光盘技术 的利用创造了条件。由于光盘技术的诸多优点 , 已有一些社会组织 的文件档案管理部门率先引进了光盘设备 , 建立了计算机光盘文档 管理系统 , 并进入了实际应用阶段。
　　
　　但是在另一方面 , 光盘文件目前尚存在一些不足 , 影响其使用和推广。
　　
　　1. 光盘文件的法律效力尚未得到承认
　　
　　光盘是将文件上的信息转换成数字形式来记录的 , 读取时也同 样存在着数字转换问题 , 很容易在输出和输入时被改动或出现错误 转换 , 其法律效力仍在探讨之中
　　
　　2. 没有统一的技术标准与技术监督
　　
　　光盘系统起步不久 , 尚未形成统一的标准 , 不同型号的光盘设 备、光盘记录介质、软件和编码方式各不相同而且不断更新 , 各厂家生产的产品兼容性差 , 不便利用。
　　
　　3. 存放寿命不长
　　
　　光盘的寿命一般为 10 年 ~20 年 , 这对于需要长期保存的文件来说远远不够。如反复复制虽可延长其保存寿命 , 但累积复制费时 耗资。尤其是光盘技术发展极快 , 设备和编码方法的更新 , 会使原 来光盘上的信息无法读出 , 所以暂不宜用作永久保存文件的介 质。
　　
　　光盘技术 ( 欧美国家通常称之为数字图像技术 ), 作为一种新型 信息存储技术 , 应用于文件与档案的存储管理仅有十几年历史。随 着光盘技术的不断成熟与发展 , 光盘文件的应用前景将会越来越好。
　　
　　( 二 ) 光盘的种类按照光盘的功能来划分其种类 , 可以将光盘分为只读型 (CD-
　　
　　ROM) 、一次写入型 (WORM ) 和可擦重写型 (Rewritable or Erasable) 三种。
　　
　　1. 只读型光盘
　　
　　只能读出 , 不能作信息追加记录的光盘。其图像和声音信息由光盘制造厂家刻录 , 用户只能读出信息而不能在光盘上随心所欲地 擦去、追加或重写信息。但 CD-ROM 技术目前已趋于成熟 , 应用 领域十分宽广 , 其物理尺寸、编码方式、数据记录方式以及数据文 件的组织方式等都有了国际标准。
　　
　　2. 一次写入型光盘 ( 亦称一次写入多次读出型光盘、一次写多 次读光盘等 )
　　
　　指非由厂家录制 , 用户自行一次性记录 , 但记录内容不可消去 的光盘。在一些需永久保留信息的单位 , 可将此作为文件管理系统的 存储器 , 其所存信息量比磁盘高数百倍乃至更高 ; 检索功能与计算机 磁盘相同。 WORM 光盘的驱动器成本价格高 , 而且目前缺乏统一标 准。目前其盘面有 3.5 英寸、 5.25 英寸、 8 英寸、 12 英寸、 14 英寸 ( 每 英寸约为 2.54cm) 等规格 , 其存储容量随盘面而异。
　　
　　3. 可擦重写型光盘 ( 亦称可写光盘 ) 是一种不仅能用激光记录信息 , 而且还可擦去所有记录信息重
　　
　　新写入新信息的光盘。分为磁光型和相变型两种。磁光型光盘只能 擦写不能盖写 , 相变型光盘可以盖写。目前可擦重写型光盘越来越       受到人们重视 , 有可能发展成为光盘领域中的主流产品。
　　
　　( 四 ) 光盘文件的使用与保管要求 在借助光盘技术存储、检索和利用文件与档案时应充分考虑 : 1. 注重扫描质量激光扫描是将纸质文件转化为光盘文件的技术手段 , 扫描质量 直接关系到光盘文件文字、图像的清晰度和还原效果 , 必须予以高 度重视。因此 , 每台扫描仪都应确定自己的质量标准 ; 为确保所有 文件原件用数字图像替代时的质量标准统一 , 有必要建立一个对所       有图像进行全面检查的程序。
　　
　　2. 建立检索系统 利用光盘技术管理文件的目的是为了便于存取、检索和利用。因 此建立、健全完善的光盘检索系统是至关重要的。光盘的检索系统在数字图像程序中应有完善的规定和恰当的安排。
　　
　　3. 完善保护措施
　　
　　尽管光盘文件的保护条件和要求相对不高 , 但在使用和保管时也应考虑、 : 保存的时间性 ; 防止存储的数据遭到自然或人为的破坏 ; 防止在利用中的意外损坏 ; 以及经济因素等方面的问题。应注意 : 1) 对于重要文件 , 除保存一份原始的可擦型光盘外 , 还应刻录一份 只读型光盘作备份 , 并定期检查光盘质量 , 发现问题及时重新刻录。 2) 保护光盘自身具有保护层的有利其耐久性的结构设计 , 以及利用 其无接触式的信息存取方法。 3) 改进引起光存储介质失败的不良环 境条件 , 避免外来能量的辐照 ( 如核能、 X 射线及高电场 ) 引起介质 失效 ; 避免不良的机械作用 ( 如压力、扭力、冲击、擦伤等 ) 引起
　　
　　介质结构变化失效 ; 采用具有防磁、防潮、防静电等功能的储存柜 ,以利长期保存。
　　
　　4. 慎重处置原件
　　
　　在将文件信息转化为光盘文件管理之后 , 应根据文件特点采取慎重态度处置文件原件。凡具有内在价值的文件 , 无论处于何种状 态 , 是否制作了视读替代品 , 都要保留其原件 , 不能销毁。因为文 件原件的原始凭证性是其特殊属性 , 有的还具有不可替代的唯一 性。
　　
　　
　　第二节  电信文件
　　
　　电信文件 , 指通过电信方式传输的文件。所谓电信方式 , 即利 用电信号发出和接受信息的通信方式 , 分为有线电通信和无线电通 信两大类。公务文书是一种信息 , 所以凡是可以用来传输信息的各 种技术手段也常常被用来传输公务文书。电信文件通常是指电话、电 报、电传传输的文件和传真文件、电子邮件等。
　　
　　19 世纪 30 年代、 70 年代电报与电话相继发明问世 , 均立即用 于通信。随着有关设备和技术的不断改进和提高 , 电报、电话已成 为两种极为普通的通信手段 , 被国际国内广泛用来传输文件信息。随 着科技的不断进步 , 电传逐渐被传真和电子邮件所取代。利用数码 技术的电子邮件将在下一节电子文件中予以介绍。虽然 , 目前我国 各类社会组织公务文书的传递仍是传统的人工传递方式和电信传输 并用 , 但由于现代社会对信息传递有着越来越高的要求 , 随着办公 自动化的发展进程 , 现代通信技术与计算机技术日趋紧密地结合 , 可 以肯定 , 电信传输文件必将拥有广阔的前景。通信设备、通信技术 的普遍使用和 " 升级换代 ", 已经和正在继续促进整个办公自动化的 进程。
　　
　　一、电信传输概述
　　
　　( 一 ) 电信传输的利弊
　　
　　电信传输方式的出现 , 为人类远距离传递信息开辟了新的途径。 与传统的邮寄等方式相比较 , 电信传输方式具有以下一些优越性 :
　　
　　第一 , 具有惊人的传输速度 , 既节省时间又提高工作效率。这 是电信传输文件最突出的特点。公务文书的人工传递方式 , 无论借 助于任何先进的交通工具 , 都无法与电信传播速度相比 , 电的传播 速度是每秒钟 30 万 km, 在正常情况下可以达到发文者一发出文件信息 , 收文者即刻收到的效果。
　　
　　第 1, 可克服时空障碍 , 完成远距离、超远距离的文件传输。在 电信传输方式发明之前 , 远距离传递文件十分困难。有可能由于交 通情况恶劣无法送达 ; 或即使送达也因耗费时日过多致使文件错过 或失去发挥效用的最佳时机。而利用电信传输 , 只要拥有相应设备 , 距离不再是障碍 , 因为人类甚至可以利用卫星传输文件信息。与此同时 , 电信传输文件亦有不足与缺憾 :
　　
　　目前在公务文书的传递中 , 电信传输方式尚不能完全替代直接送达、邮寄、机要交通等人工传递方式。究其主要原因 , 一是费用 较高 , 购置设备和保障系统的正常运行需投入相当资金 , 且传输方 式的性能要求越高 , 功能越复杂 , 这种投入就越多。二是信息失真 不可避免 , 由 f 电信传输过程中 , 存在信息形式的几种转换 ( 从文 字、图像、声音到电信号 , 从电信号再复原为文字、图像、声音 ), 其间都有人与机器设备的参与 , 根据信息量在加工转换过程中呈递 减趋向的一般规律 , 转换加工次数越多 , 人与设备参与的机会越多 , 信息量的损失就越大 , 即电信文件在传输过程中 , 将不可避免地存 在程度不同的信息失真与变形的可能性。三是保密性、可靠性相对 较低 , 一方面现有电信设备的信道 ( 即连接通信双方的媒介 ) 如导 线、空气等都是程度不同的开放性信道 , 携带信息的电信号在线路 上产生电磁辐射 , 有可能被第三方设置的接收装置窃听窃用 ; 另一 方面信息形式转换过程中有相当部分工作人员参与并了解文件内 容。虽然为了提高保密可靠性 , 许多单位已作出了努力 , 采用了多 种保密技术 , 但这种技术要求复杂 , 而且需要付出较高代价。实际 上能做到万无一失地保密的电信设备几乎不存在 , 所以现有的电信 传输方式的保密可靠性是有限的。
　　
　　此外 , 还有在目前的电信传输中 , 数字化通信局域网并未普及 ,使用、维修设备的人员要求较高的专业技术水平等等原因。
　　
　　( 二 ) 使用电信方式传输文件的注意事项
　　
　　第一 , 要根据文件情况和实际需要判断是否应选择电信传输。当 传递不需立即办理、数量又多的例行性、事务性、告知性函件、通 知时 , 使用电信传输代价相对偏高 , 并不经济。对于尚未采用加密
　　
　　装置的传真机、电话等 , 按规定不能用来传输、传达涉密文件。
　　
　　第二 , 要注意电信传输设备的维修、管理 , 保证信道畅通 , 防 止信息失真变形。要配备专业技术人员 , 负责并指导设备的使用维 修与保养 ; 传输时各方应共同遵守传输与接收信号的技术规范和准 则 ; 要制定设备的使用与管理措施。
　　
　　第三 , 要特别注意文件传输过程中的安全与保密。 1) 安全即指避免信息遭受有意和无意的破坏。有意破坏 , 指人为地、有意识有 目的地破坏 , 例如 : 涂改、伪造、删除、干扰文件信息或破坏设备、 信道 ,{ 吏信息传输人为地中断、出现错误 , 无法辨识与使用。无意 破坏 , 是指由于设备性能、技术水平、自然条件等原因造成的信息 失真失效。在电信传输系统中 , 电源、传输介质、设备、技术管理 等任何一方面出现问题 , 例如 : 电压不稳、磁场干扰、断电、设备 噪声等均会影响信息传输。 2) 保密即指避免信息的泄密和丢失。出 现信息的泄密和丢失现象 , 一是由于技术与管理上的原因 , 例如 : 设 备无加密装置或制度、操作上管理不严 ; 二是由于敌对份子利用技 术手段窃昕、窃取信号、破译密码与口令 , 盗窃机密、偷取文件等。 为了保障电信文件的安全与保密 , 除加强保密观念和保密制度 , 严 防人为地窃密、失密破坏外 , 在设备技术上应有保障和应急措施。如 : 应尽可能地建立重要的社会组织如党政机关专用的电信文件传输 网 ; 在设计通信系统和选用设备时 , 应同步建立保密措施 , 保障其 可靠性和封闭性 ; 不断加强保密技术的研究与应用 , 从技术上提高电信传输的保密与抗干扰水平。
　　
　　二、电话
　　
　　电话是一种利用电信号传声 , 使异地人得以互相交谈的通信装 置 , 在现代社会中应用极为广泛。作为文件的传输方式之一 , 电话 适用于传输知照性文件或内容简短、要求迅速传递的文件。
　　
　　( 一 ) 电话通信与文件传输
　　
　　虽然电话发明不久就被用于文件的传输 , 但由于很长一段时间它本身没有记录功能 , 电信号在接收端转换成声音后转瞬即逝 , 文 件无法留存与再现 , 曾被国外档案工作者称为 " 掠夺历史的大盗 " 。 在现行公务活动中 , 为了弥补这一缺陷 , 要求使用具有固定格式的《电话记录单》 , 授话和收话方都作电话记录并作为文件使用和保存。 由于电话记录毕竟是单方面完成 , 且不具备真迹性 , 没有生效标志 和其他能确定其真实性的依据 , 加之过去电话普及率低 , 因此 , 长 期以来电话并没有成为我国各类社会组织重要文件的传递方式。近 年来 , 我国电信基础设施得到了飞速发展 , 电话类型不断扩展 , 功 能不断增加 , 在社会组织中成为一种不可缺少的办公设备 , 在文件 传输中也得到普遍的应用。社会组织与电话有关的文书工作事务主 要包括 :
　　
　　第一 , 电话会议的管理和记录工作 ;
　　
　　第二 , 通过电话接收的文件的传抄与处理 ;
　　
　　第三 , 完成领导人交办的用电话传达的任务 ;
　　
　　第四 , 承接上级组织的电话指示与通知 , 下级单位的电话请示和报告 , 以及同级、不相隶属的单位协商事务或联系业务的电话 , 并 分别情况 , 如实转达或处理。由此可见 , 电话在众多文书工作事务中 , 使用频率极高。
　　
　　电话传输文件具有独特优点 : 一是灵活方便 , 不受文字、符号、距离、时间的限制 , 只要有电话机双方就可以进行即时的、相向的 语言交流 ; 二是快速简单 , 不需要特殊设备和专人操作 ; 三是普及 面广 , 由于价格不高 , 一般单位均能购置。
　　
　　电话传输文件也有一定的局限性 : 如不便于像面谈那样从容、细 致地磋商 ; 不便于占用太多的通话时间 ; 有时要受线路畅通与否的 限制 , 紧急情况下拨不通电话有可能误事等。
　　
　　( 二 ) 电话的类型及其特点 电话通常分为有线电话和无线电话两种。
　　
　　1. 有线电话
　　
　　按使用功能分 , 有线电话目前主要有以下种类 :
　　
　　普通电话。是最常见和使用得最为普遍的电话。按通信范围可分为长途电话和市内电话 ; 还有由国家电信部门设置的、专为某 些特定机构服务的专台电话和专门架设线路、自成系统的专线电 话。
　　
　　录音电话。是带有录音功能的电话。可在通话同时记录双方的通话内容 ; 如受话人不在 , 电话可自动应答 , 记录授话内容 , 直接 形成录音文件。
　　
　　可视电话。亦称电视电话。集电话机、摄像机和电视接收机于 一体 , 在通话的同时 , 可视电话可以传递授话人形象或其他文字图 像。扬声器电话。是把昕筒和扬声器合二为一的电话。它既可使用 听筒限于两人通话 ; 也可按下有扬声器功能的按键 , 使多人同时听 到对方谈话。这种电话适用于电话会议。
　　
　　书写电话。是一种能在同一条通话线路中同时传输电报和电话 的通信方式。授话方在通话同时用书写笔在纸上书写 , 受话方的书 写机就会同步在记录纸上自动再现其书写内容。这种电话机适用于 传输内容简单的文件 , 它可实现元人留守自动记录。
　　
　　按保密程度分 , 有线电话又可分为普通电话、保密电话和加密电话。
　　
　　普通电话线路是明线 , 只适宜传输非秘密文件信息。保密电话 ( 俗称 " 红机子 ", 又称党政专用电话 ) 采取了防止线路中电磁辐射的屏蔽技术 , 与普通电话分设 , 解决了串音问题 , 可 以用来传输秘密文件或秘密事工页。目前 , 除少数城市之外 , 大部分 省会城市、计划单列市之间已经开通全国性的党政专用电话网。但 此电话一接入长途明线 , 就不再有保密功能 , 就需要使用加密电话 或加装性能可靠的电话保密机。
　　
　　加密电话是指装有密码的电话机 , 可装在普通电话网中 , 使用 时通话双方都按 " 保密 " 键后即可传输涉密文件或事项。最好的解 决办法是实现全国长途通信光缆化 , 使用光缆通信 , 能够达到保密 目的。
　　
　　2. 无线电话
　　
　　亦称移动通信 , 是一种电台与电台之间的无线电通信。其种类和名称很多 , 如无绳电话、移动电话、车载移动电话、数字移动电 话、卫星移动通信电话、模拟移动通信电话 , 俗称 " 大哥大 " 、 " 二 哥大 "" 全球通 " 等。常见的移动电话实际上就是一个小型的移动电 台 , 上有送话器、拨号盘 ( 键 ) 和开关等。移动电话具有不分时间、地点 , 可以在运动状态下进行即时通信的优点 , 备受青睐 , 发展很 快。无线电话存在保密难、易干扰的弱点 , 主要用于呼叫或通知非 秘密的紧急事项或文件信息 , 不宜用于传达与讨论含有秘密性质的 重要公务 ; 如果用于传输秘密信息 , 必须使用事先约定的密语、代 号。
　　
　　( 三 ) 电话传输文件的处理
　　
　　利用电话传输文件时 , 应注意以下事项 :
　　
　　1. 了解周围通信设备与相关信息 熟悉本单位电话机的分布情况和主要电话号码 , 熟悉通话知识 ,
　　
　　平时注意收集、积累有用的电话号码资料以备查用。
　　
　　2. 使用普通电话传输文件信息的步骤
　　
　　(1) 确定对方电话号码、地址及受话人姓名。
　　
　　(2) 依据传输文件的内容 ( 五 W-H) 和通话顺序依次向传输信息或记录对方传来的信息。所谓 " 五 W A H" 是指 :
　　
　　Who ………………谁 ( 人 )
　　
　　When …· H · H · -……·什么时候 ( 日、时 )
　　
　　Where-- ……………·在哪里 ( 场所 )
　　
　　What ………………什么事 ( 内容 )
　　
　　Why …· H · H · -……·为什么 ( 理由 )
　　
　　How ………………如何处理 ( 方法 )
　　
　　(3) 如传输较重要的文件 , 授话人 ( 发文机关 ) 应事先准备好 正式的电话稿。电话稿是传输文件的定稿 , 应在通话前履行审批签 发手续 , 授话时按稿发话 , 话毕电话稿应按办毕文书处置。
　　
　　(4) 无论授受电话都应养成摘记的习惯。应备有格式固定的电 话记录本 , 摘记内容可依据 " 五 W-H" 的要求。必要时受话人应将所记内容复述一遍 , 确信无疑后方可结束通话。
　　
　　3. 电话记录的处理
　　
　　通话后应及时整理记录内容 ( 包括录音电话记录 ), 并根据涉及的内容和缓急程度 , 送有关领导阅处。领导批示和答复后 , 秘书人 员应立即告知有关部门或人员办理。对于一般的例行事务 , 秘书人 员可直接答复或办理。 ( 见下页表 10-1 及表 10-2) 。
　　
　　表 10-1
　　
　　电话记录年月日发话人单位
　　
　　表 10 一 2
　　
　　4. 保密管理
　　
　　由于我国电话通信业务由邮电部门负责 , 电话通信保密工作也 由邮电部门负责。机关单位使用的电话保密机和加密电话所需的核心密码 , 应由机要部门研制并管理。
　　
　　三、电报 电报是用电信号传输文字的一种通信方式。即将文字转换成电码 , 通过电信号传给远方 , 收报方将接收到的电码信号还原成文字 , 从而达到通信的目的。电报是最早用于文件传输的电信方式 , 由此 形成了电报文件 , 即 : 通过数码借助于电讯传递系统形成的一种电 信文件。使用电报发文不受路线限制 , 具有快速高效的特点。对于 距离较远、地形条件较复杂或交通不便的地区的发文 , 电报是一种 最佳选择 , 特别是遇到突发事件或抢险救灾时更是如此。
　　
　　( 一 ) 电报的类型及其特点
　　
　　按使用的电码分 , 可分为明码电报和密码电报。明码电报适用于传输各种需对方迅速知晓的通知、情况报告和某些礼仪类文件 ; 密 码电报则适合于传输紧急而又机密的文件。按传输的线路分 , 又分为有线电报和无线电报 , 两者相比较 , 有线电报保密性更强一些。在实际工作中 , 各类社会组织经常用于传输文件的电报是 :
　　
　　1. 普通电报 指通过国家邮政部门拍发送达的电报。整个传输过程 , 交付电文、拍发、收录、装封、投递等均由邮电部门进行。这类电报利用 公众信道并用明码发报 , 费用较低廉但保密性稍差 , 只适于传输保       密要求不高、又需尽快送达的一般文件。
　　
　　2. 专线电报 分为有关组织租用邮电部门专用线路拍发的电报和由机关自设线路拍发的电报两种。专线电报可满足报务量大的用户的需要 , 同 时由于使用的是非公共信道 , 收发报设备又设在用户单位内 , 常用   密码拍发 , 在保密、可靠、传输速度方面均优于普通电报。
　　
　　3. 用户电报
　　
　　通过电信部门批准提供的电话或电报线路 , 用电传打字机传送文字和数字的电报。其设备主要是电传打字机 , 一般安装在用户办 公室内。它使用方便、差错率低 , 中转手续少 , 传输速度快 , 而且 它还具有书面文字的权威性 , 收发报双方都可得到一份打印的电文副本。
　　
　　( 二 ) 电报文件的处理 1. 草拟电文的要求
　　
　　发报单位在草拟一般电报的电文时 , 应与普通文件的拟写相同 , 文字表达更加注重简明、扼要、准确 , 不使收报人费解 , 不致产生 歧义。草拟电传电报文稿要符合有关要求 , 保证在意思明确、完整 的前提下力求简练 , 一般不重要的词语能省即省 , 同时也可使用缩 写字以及在国际贸易中通用的缩略语来代替较长的文字。
　　
　　2. 电报处理时限
　　
　　按规定分为 " 平急 " 、 " 加急 " 、 " 特急 " 三种。各单位应据此定出具体办理时限并进行催办。
　　
　　3. 密码电报的使用
　　
　　我国的密码工作实行统一领导 , 归口管理 , 分级负责的领导体制 , 坚持分类编用、确保核心和有利保密、方便工作的原则。密码 电报一般只限党、政、军各级机关机要部门拍发。密码电报不得翻 印、复制 , 不得密电明复或者明电、密电混用。
　　
　　4. 电报文件的处理程序
　　
　　不急不会发电报 , 因此电报文件的处理应力求简化程序 , 酌情 一步到位。即一般电报、电传电报均应在收到后径送主要领导或主管负责人阅批 , 然后交有关部门承办。
　　
　　5. 电报文件的立卷
　　
　　凡属于立卷范围内的电报 , 根据有关规定应实行 " 文电合一 " 的立卷归档制度 , 即将有关同一问题 ( 同一工作、会议、工程、案件、 人物等 ) 的普通文件和电报放在一起立卷 , 以保持文件之间的有机   联系 , 便于查找利用。
　　
　　四、传真
　　
　　传真 (Facsimile , 国际上常用 "Fax" 表示 ) 是利用光电效应 ,通过无线或有线装置传送静止的图文信息的通信方式。传真文件即 通过传真机传递的载有图文信息的文件材料。利用传真方式传输文 件 , 有助于扩大社会组织的通信渠道 , 加快文电传输速度 , 提高工 作效率 , 加快办公自动化的步伐。
　　
　　( 一 ) 传真文件的形成原理及其特点
　　
　　传真机用途广泛 , 快捷、安全 , 作为通信终端设备的一种 , 正在逐渐走向普及 , 各种传真机机型层出不穷 , 它是目前最优越适用 的图文传送设备之一。不少企业利用传真机传输经济合同、产品简 介、图样、介绍信等 ; 我国党政机关从 1980 年开始使用传真机传递 公务文书 , 目前在中央各部委和省级各办公厅值班室均开通了利用 电话线路设置的传真通信 , 形成了大批的传真文件。
　　
　　传真的原理 , 简单地说就是一个对图像信息进行分解和合成的 过程。发送时 , 它必须把信息分解成很多微小的亮度单元 ( 像素 ), 再按一定的顺序转换成相应的电信号 , 传送给远距离的接受端 ; 接 受端按发送过程作还原处理 , 可得到与发送端完全相同的图像 , 完     成远距离复印过程。
　　
　　传真文件具有以下特点 :
　　
　　1. 真迹传输 传真机远距离复印的功能使其非常适合于文件的传输。它不仅 可传输文件内容 , 还可传输文件的形式 , 显示出文件的规范格式、法定生效标志 , 记录文件的传输时间、过程等。对于其他电信方式无 法处理或不能完全处理的信息 , 如照片、图纸、表格、特殊的符号、 复杂的图样等 , 采用传真方式都可完整、方便地传输出去。
　　
　　2. 可靠性大 传真通信中的图像信号的每个字和符号都是许多像素组成的 ,失落个别电信号 , 不会影响对整个字或符号的识别。
　　
　　3. 耐久性差
　　
　　我国大多数机关单位使用的主要是价位较低的感热记录传真机 , 传真用纸和传真文件字迹大多不具备耐久性 , 传真文件虽然可 以用来传输真迹 , 但在文书处理以及立卷归档中不能长期保存。也 有少数普通纸记录传真机 , 主要有激光、喷墨、热感应色带传真机 等投入使用 , 不但集传真、打印、扫描输入、复印、电话等多功能 为一体 , 其最大特点是这类传真文件可以保存 , 且无需特殊纸张。
　　
　　另外 , 传真文件实现高速传输时占用的电话线路较多 , 费用相对较高。
　　
　　( 二 ) 传真文件的处理与保管
　　
　　传真文件是社会组织公务文书的重要组成部分 , 不仅为现实工 作服务 , 有些传真文件的内容在今后一段时期内同样具有参考凭证作用。
　　
　　1. 传输
　　
　　传真机的操作比较简单。传真主要是利用普通电话线来传输和接收信息 , 凡有电话机的场所 , 都能实现传真机的连接。具体操作 时 , 发文单位既可在打电话与对方联系的同时发传真 , 也可不打电 话直接发传真 ( 要求对方的传真机能自动地接收文件 ) 。
　　
　　2. 发文
　　
　　发文机关对于那些需要快速传递 , 保密要求不高 , 又要求保持
　　
　　真迹的文件可选择传真方式发文。发文原本按规范格式制作 , 或直 接使用有固定格式的《传真电报》纸 ( 明传电报 ) 。应做到 : 书写规 范 ; 书写材料符合归档要求 ; 文字或图形不得超出有效的传输幅面 ; 发送前需要填写发送单并报经领导批准 ; 发送后按办毕文件处置 , 暂 留存传真机管理部门 ( 一般为综合办公部门 ) 统一管理。
　　
　　3. 收文
　　
　　收文机关收到传真文件后 , 即按正式收文处理。首先办理签收登记手续 , 详细登记内容提要。由于传真文件不适合长期保存 ( 不 耐热、不耐挤压 ), 凡具有参考凭证作用、凡需要批示办理的文件 ,      必须先复印然后再进行收文处理 , 或送领导人阅批 , 或归档保存。
　　
　　4. 归档 传真机管理部门应建立传真文件的平时收集、分类、清退、归档制度 , 定期将发文原本和收文 ( 传真文件和复印件 ) 向有关部门 ( 立卷点 ) 移交 , 以将传真文件统一纳入本单位文书立卷和档案管理的范畴。
　　
　　5. 保密
　　
　　传真机本身并没有保密功能 , 过去没有加密装置 , 传真文件保密性较差 , 涉密事项不能使用传真机传输。随着加密机的研制成功 , 在传真机上接加密机 , 再配以话路专线和严格的管理制度 , 传真保 密问题已基本解决 , 机要电报、部分涉密文件和有关保密事项可经 加密传输 , 但目前绝密文件不允许采用传真方式。
　　
　　第三节  电子文件
　　
　　电子文件 ( 又称数字式文件 ), 指借助于电子计算机生成、传输 和处理的文件。随着计算机技术、现代通讯技术、网络技术等高新 技术的迅猛发展 , 电子文件在现代办公环境中异军突起 , 其高效、快 捷等诸多优势日益显现出来 , 成为文件家族中生机勃勃的新成员 , 引起世界范围的普遍关注。
　　
　　一、电子文件的形成原理与特点 电子文件生成于计算机环境当中。电子计算机系统由硬件和软
　　
　　件构成。硬件的基本结构包括输入设备、存储器、控制器、运算器 和输出设备。生成电子文件时 , 可通过键盘录入、扫描录入等方法 输入信息内容 , 输入设备将程序、数据、图形、图像、声音等信息 转化为二进制代码 , 通过控制器自动执行相关程序 , 由运算器完成 数字运算、逻辑运算和逻辑判断 , 存储器负责存储程序和数据 , 再通过输出设备 ( 显示器、打印机、绘图仪等 ) 将制成的电子文件通 过输出接口显示或打印出来 , 使人们得以识别、接收。而这一切仅 靠硬件是不能完成的 , 必须借助于计算机软件。所谓软件是指计算 机运行所必需的各种程序、数据及相关资料组成的文档 , 如 : 操作 系统、数据管理系统、硬件维护、使用于册等。软件是在硬件的基 础上对硬件的完善和扩充 , 硬件只有依靠软件才能正确运行并解决 各种问题。硬件和软件共同构成计算机系统。高度智能化的电子计 算机可取代传统的手工方式 , 快速、高效地生成文件 , 并辅助完成 一系列其他文书处理工作。
　　
　　电子文件特殊的生成环境和特定的功用 , 使得电子文件显示出如下特点 :
　　
　　( 一 ) 与其他电子信息相比 , 电子文件具备文件的基本特征一方面电子文件也是一种电子信息 , 具备电子信息的一般特性。
　　
　　诸如 : 通过计算机生成、读取、传输、处理、存储、利用 ; 以数字 代码的形式记录信息 , 具有数字化信息的属性 ; 在网络环境中生存、 发展 , 以发挥最大的功效等等。另一方面 , 电子文件又是具备文件 特性的电子信息 , 这也是与其他电子信息的根本区别所在。同其他 载体的文件一样 , 电子文件也要求由法定作者制发 , 具有法定的权 威性和现行效用 , 具有规范的体式和特定的处理程序。电子信息中 , 只有具有凭证效用和上述特点者 , 才能视为电子文件。
　　
　　( 二 ) 与传统的纸质文件相比 , 电子文件具有自身的技术特性电子文件 " 寄生 " 于计算机环境中 , 因而在具备所有文件共同
　　
　　特征的基础上 , 又有其不同于以纸质文件为主体的其他载体文件的 技术特性 , 这种技术特性主要反映在电子文件特殊的信息编码形式 及其载体两个方面。
　　
　　1. 编码形式
　　
　　从信息的编码形式来看 , 在计算机系统中 , 电子文件的信息内容皆以二进制代码的形式存在 , 是一种纯粹的数字化信息 , 因而导 致下述特点 :
　　
　　(1) 非人工识读性。人类无法凭借自身的器官识别这种数字式 文件 , 只有通过特定的程序解码 , 使之转化为文字、声音、图形、图像等能为人类眼、耳等器官识别的信息编码形式 , 人才能够予以识 读。
　　
　　(2) 对系统的依赖性。电子文件的生成、处理直至归档保存都 是在计算机软硬件平台的支持下实现的 , 电子文件信息内容的存、取 需借助于计算机的编码、解码技术。离开了计算机系统 , 电子文件 既无法生成 , 也无法为人所识读 , 更谈不上将其信息内容进行传输 和处理。
　　
　　(3) 信息的易更改性。与传统的纸质文件不同 , 对电子文件的 信息内容进行增删更改不仅十分容易 , 而且可以不留痕迹 ; 尤其是 在动态文档中 , 其数据处于不断地被自动更新、补充的状态之中 , 导 致信息内容的不断更改 , 甚至转瞬即逝 ; 此外 , 当信息内容转换至 其他载体上时 , 或感染病毒时 , 都存在着发生变动的可能性 , 使其 不同于 " 原件 " 。
　　
　　2. 载体特性
　　
　　(1) 载体与信息的可分离性。电子文件不像纸质文件那样 , 信息与载体合而为一 , 永不分离。电子文件的信息内容有时 " 寄存 " 在 计算机硬盘之上 , 有时转存于磁盘、光盘之中 ; 且时而在网络上 " 穿梭 " 于发送者和接收者之间 ; 同一份电子文件的正文、图形、附 件等甚至可以存放在不同的载体上而不影响其正常的输出显示。信 息与载体的可分离性由此可见一斑。
　　
　　(2) 信息存储的高密度性。为便于电子文件的处理和保管 , 需 将电子文件存储于一定的载体之上 , 无论存于计算机硬盘 , 还是脱 机存储在磁盘、光盘等磁性、光学载体上 , 这些载体的信息存储密 度均大大高于纸质文件 , 可节省大量空间 , 实现海量存储。
　　
　　(3) 载体的不稳定性。与纸质文件相比 , 电子文件的载体寿命 较短 , 且对环境的温湿度、防磁性等要求较高 , 因而载体本身较为 脆弱。同时 , 由于载体本身及电子文件的读取设备不断更新换代 , 其 兼容性亦不稳定。这些都有可能导致信息内容的丢失、损坏、不能 读取 , 甚至造成信息的全部损毁。
　　
　　此外 , 电子文件还具有传统的纸质文件所不具备的信息的多媒 体集成性、交互性等特点 , 这些都是高科技的结晶。电子文件的上述所有技术特性利弊参半 , 如何扬长避短 , 这正是电子文件管理过 程中不容回避的问题。
　　
　　二、电子文件的种类
　　
　　电子文件种类繁多 , 从电子文件信息类型的角度 , 可对电子文件作如下划分 :
　　
　　文本文件 : 指利用文字处理技术生成的文字文件、表格文件等 ,通常以 ".TXT" 的形式予以标识。
　　
　　图形文件 : 指运用计算机辅助设计 (CAD) 或绘图等手段生成的静态图形文件。
　　
　　图像文件 : 指通过扫描仪等设备获得的静态图像文件。 影像文件 : 指借助于视频设备获得的动态图像文件。声音文件 : 指采用音频设备获得的音响文件。
　　
　　多媒体文件 : 指借助于计算机多媒体技术制作的由文本、图像、影像、声音等上述若干种文件合成的多种媒介的文件。
　　
　　三、电子文件的制作与传输
　　
　　( 一 ) 电子文件的制作
　　
　　电子文件既包括纸质文件的电子拷贝 , 也包括在计算机上直接生成的文件。前者通常利用扫描仪将文件上的所有信息内容 " 原封 不动 " 地复制到计算机里 , 生成图像文件 ; 后者则可借助于计算机 系统生成各种类型的电子文件。以制作文本文件为例 , 在计算机模 板中储存有各种常用文种的格式 , 只需输入文件各数据项目 ( 包括 数字签署 ) 的具体内容 , 计算机便可自动生成一份具有规范格式的 文件。为防止信息丢失 , 存盘时应另作备份。目前 , 大多数单位采
　　
　　用纸质文件与电子文件并存并用的 " 双轨制 ", 电子文件生成之后 , 据此打印出纸质文件 , 履行缮印或签署手续之后 , 通常与电子文件
　　
　　一道传递给受文者 , 存档备查。
　　
　　( 二 ) 电子文件的传输
　　
　　随着科学技术的不断发展 , 电子文件的传输方法也日趋先进 , 且 多种多样。不仅可以发送某一份文件 , 也可以进行 " 批处理 "- → 同时传输若干份电子文件 ; 不仅可以在发文者与特定的收文者之间
　　
　　‘一对一 " 地传输 , 也可将电子文件同时发送给若干受文者 , 还可在电子公告板上发布需普遍周知的公布性文件。从传输电子文件时所 使用的技术、设备的角度来看 , 传输公文主要采用以下两种方式 :
　　
　　其一是利用计算机和传真机传输电子文件。即 : 发文者与受文 者采用计算机发送文件、传真机接收或传真机发送文件 , 计算机接 收的方式传递电子文件。除前者传真机处于自动接收状态之外 , 传 输文件时需发送方与接收方同时操作 , 如接收方无人应答 , 电子文 件无法传输。所用计算机内必须配置传真 (Fax) 卡或调制解调器 (Modem) 。这种方法可用于传输定向传递的文本文件、图像文件、图 形文件。
　　
　　其二是在计算机与计算机之间传输电子文件。即 : 发文者与收文者通过计算机发送、接收各类电子文件。具体传输途径包括 :
　　
　　第一 , 计算机之间以发送传真的方式或通过超级终端传递文件。 这种方法要求计算机内须配置传真卡或调制解调器 , 且收、发双方 需定点收发 , 同时操作 , 方能完成电子文件的传输。
　　
　　第二 , 计算机之间用电子邮件传递文件。电子邮件 (E-mail) 是 一种通过计算机网络与其他用户进行联系的现代化通信手段 , 具有 快捷、高效、可靠、价廉等诸多优点 , 特别是具有电话、传真等其 他电信方式所不具备的信息处理功能 , 因而得以迅速盛行。国外一 些发达国家在办公领域已开始大量使用电子邮件传输公文。电子邮 件既可以通过局域网在机关内或系统内传输 , 也可借助于因特网 (Internet) 扩大传输范围 , 甚至将普发性、公开性文件 " 贴 " 在电子 公告板上发至全球。收文者无需同时开机操作 , 可随时随地打开信 箱读取自动接收的信息。采用这种传输方式时 , 收发电子邮件的双 方均需申请自己的电子信箱号码 , 且所用计算机必须配置调制解调 器。为保证传输效果 , 电子文件以文本文件作为电子邮件的信体。此 外 , 由于电子邮件是经多次存储转发传送的 , 故一般不用于传递涉 密的文件 , 以防失密泄密。
　　
　　无论采用上述何种方式传递电子文件 , 都必须注意以下两点 : 第一 , 绝密的电子文件不得在网络上传送 , 机密级以下 ( 含机密级 ) 的 电子文件只能在有关管理部门许可的保密网络上传输 , 做好电子文 件传输过程中的安全保密工作。第二 , 遵守有关的文件传输协议
　　
　　(TCP/IP) 。只有发文者与收文者所使用的计算机共同遵循相同的协 议 , 才能相互之间进行通讯 , 保证传输质量 , 完成电子文件的传输 工作。
　　
　　( 三 ) 电子文件的处理与保管
　　
　　在处理过程中 , 电子文件的撰拟、办理诸环节与要求等同于纸
　　
　　质文件 , 对出于加快文件传递速度的目的而制发的电子文件 , 应予 先行办理。办理完毕后 , 可参照纸质文件的有关规定 , 做好保管与 归档工作。
　　
　　电子文件的处理与存储 , 需要使用专用的计算机和存储设备 , 并 由专门人员负责管理。
　　
　　目前 , 电子文件的处理与保管通常采用 " 双轨制 " 的做法 , 即 电子文件与纸质文件并用 , 除将电子文件以电子的方式存于电子文 件保管系统之外 , 也可打印出纸质文件 , 以满足提高文件运转和处 理的效率 , 确保文件的凭证依据价值 , 便于检索、查考、利用等多 方需求。需归档保存的电子文件通常脱机存储于磁盘、磁带、光盘 等载体之上 , 其保管要求参见本章第一、第二节有关内容。需要特 别指出的是 , 无论将电子文件存储于何种载体之上 , 皆应将文件的 内容、结构、背景信息 ( 如 : 文件的形成日期、地点 , 建立数据的 方式 , 传输通道等信息 ) 一并保存 , 用以证实和查考电子文件的凭 证价值与法律效力。同时 , 还应采取各种技术手段 , 确保电子文件 的原始性、真实性、可靠性、可读性 , 防止电子文件的信息及其载 体由于人为、自然或技术等因素遭受损毁。对电子文件处理过程的 控制 , 对办理完毕的电子文件哪些需要保存哪些应予销毁的规定 , 应 在电子文件生成之前就实施前端控制 , 并在计算机系统中预先予以 设定 ( 有关内容参见第四章第二节 ) 。