诛仙鬼王连续技:时间管理有多少陷阱

英国有个历史学家，叫斯科特·帕金森，他分析了为何大型组织大而无当，毫无生气后，得出一个定律：“事情增加是为了填满完成工作的多余时间。”这个定律告诉我们，工作效率低，是因为我们给了这个工作太多的时间。

帕金森描述了一位老太太花一整天时间，寄一张明信片给她侄女的过程：

花一个小时找那张明信片，花一个小时找眼镜，花半个小时查地址，花一个半小时写明信片，用20分钟考虑寄信时要不要带伞……

就这样，一个只需要3分钟就能干完的事情，却让另一个人花了一整天才干完，并且犹豫不决，疲惫不堪。

帕金森得出结论：“做一份工作所需要的资源，与工作本身并没有太大关系；一件事情膨胀出来的重要性和复杂性，与完成这件事情花的时间成正比。”换句话说，给自己很多时间做一件事，不一定能改善工作品质。时间越多反而越容易使人懒散，缺乏动力，效率低。

一个学生平均成绩一直较低，家长只好让他修学分最少的功课，儿童心理学家却建议这个学生多修一些课。结果出乎大家意料，这个学生多修课程后，所有功课的成绩不降反升。事实上这个学生要做的就是如何打起精神，提高学习效率。

传统的时间管理不会真正帮助我们解决问题，只是头痛医头，脚痛医脚。

从本质上来说，不是时间在流逝，而是我们自己在流逝，管理好自己的时间就是管理好自己的生命，站到这个角度上来看，我们就会对时间管理有新的理解和认识，就不会再有偏差！

时间四象限理论是目前比较流行的时间管理技巧。我们的时间大致用在四个方面，你不妨把一天的时间好好的列举下来，然后分类填在四象限里，你就会明白你的时间究竟在哪个象限里用得最多。

第Ⅰ象限：紧急又重要的事项：

“紧急”是必须马上就要做的事项，“重要”是对公司、部门或者个人有重大影响的事项。在工作和生活中，有不少是既紧急又重要的事项，如：处理客户抱怨或投诉；老总要你在明天早上10点钟以前提交一份报告；你的父亲病重住院；你的购房贷款马上到期，你还没有准备好……这类事情紧急而重要，你必须放下手头的事情尽快把它们处理好，否则将影响你的正常工作或生活。如果是因为你的拖延而使事情变得紧急，就得不偿失，或使你更加被动。

紧急又重要的事是最重要的事情，而且是当务之急，有的是实现事业和目标的关键环节，有的则和生活息息相关，它们比其它任何一件事情都值得优先去做。只有这些事情都得到合理、有效地解决，你才有可能顺利地进行别的工作。

第Ⅱ象限：重要但不紧急的事项

工作中有许多重要但不紧急的事项，这类事情不是最紧急的，但是关系到一个公司或一个人的长远发展。有的与你的理想有关，有的与你的工作或学习的长期规划有关。比如：专业技能培训，你一直想写的文章，你一直想执行的锻炼身体的计划，你想做的年度健康检查，你想读的几本书，制订奖金提成及发放措施，学习提升自我，公司整顿，市场调研等，都是非常重要的，但是可以拖延一定时间。

重要的事项一般有较充足的时间安排，都是可以在一定的时间内完成的，但是如果每天忙于琐碎的、次要的事，而将重要的事项搁置、推迟，则这一象限的事项就变得既重要又紧急，成了第Ⅰ象限的工作了。对这些事情的处理好坏，从一定角度反映了一个人对人生、工作目标及进程的判断能力。因为，这些事情是生活中经常会遇到的重要而又不是必须立即完成的事情。

第Ⅲ象限：紧急但不重要的事项

每个人都会遇到很紧急而且需要立刻采取行动的事，如：正在忙于处理很重要或在计划之内的事情，一位朋友打来电话，不聊又找不到适当的借口，于是你就与他聊了起来，因此花掉了你宝贵的半个小时，因此耽误了你应该做或想做的事情。类似的工作还有：为下属解决问题，上司找你了解工作，下属不停地请示工作让你做决定，会议讨论，客人来访，面子工程，应付无聊的人或事等。

这些事情，较紧急但不重要，应列入次优先的事项中。如果没有安排优先次序，可能会把一些紧急的事项也当成了重要的事项来处理，颠倒了主次。一般人的习惯是按照事情的“紧急程度”决定行事的优先次序，而不是首先衡量事情的“重要程度”。如果每天把80%的时间和精力都花在了“紧迫的事”上，无疑会导致效能的降低。

如何解决这个问题，他们可以兼顾紧急与重要程度，把每日待处理的事项区分为以下三个层次：

（1）今天“必须”做的事（即最为紧迫的事）；

（2）今天“应该”做的事（即有点紧迫的事）；

（3）今天“可以”做的事（即不紧迫的事）。

在多数情况下，愈是重要的事愈不紧迫。比如长远目标的规划等，但是，如果让看似“紧急”的事把这些不紧迫但重要的事无限期地延迟了，这不是高效能人士的做法。高效能人士做要事，而不是做急事。

第Ⅳ象限：不紧急也不重要的事项

既不紧急也不重要的事项，可做、可不做。在生活中，我们会遇到很多这样的事情——不需要即时处理，甚至不需要处理的事情。比如，逛街、聊天、QQ、看电视、上网、打游戏、放纵娱乐等等。如果把精力放在这些事情上面，无疑是浪费时间。

亲爱的朋友，你自己对照一下，你的时间花在哪个象限最多？我们有很多朋友花在第四象限的时间最多，有时一坐下来看电视就是两三个小时，一上网玩游戏就是几个钟——这是在慢性自杀！

区分好自己的时间之后，要学会调整自己的处事方法！

如果你的时间大部分集中在第一象限，或是工作内容总是和第一象限有关，那是一个字可以表示：忙！心亡则忙！如果你每天总是忙来忙去，你将会逐步失去自我，变成了现代社会高强度压力下的机器人！

如果你的时间大部分集中在第三象限，或是工作内容总是和第三象限有关，那也是一个字：茫！整天茫无头绪，看似做了很多事情，其实都是毫无价值的琐碎的事情。茫茫然，而不知目标在哪里？迷失方向，人生无定位。

如果你的时间大部分花在了第四象限，那我也要送一个字给你：盲！你是看不清人生，没有方向没有目标，大量地虚耗生命，过一天算一天，甚至沦落为“行尸走肉”。这是生命的悲哀！

为什么会产生大量的第一象限的事情呢？——因为你第二象限的事情没有做好。没有计划好，结果要去重新修整；没有服务好，结果要去处理投诉；没有管理好，结果产生质量事故要处理；平时没有坚持锻炼身体，结果要去医院；平时没有用功学习，结果临时抱佛脚！

为什么会产生大量的第三象限的事情呢？——因为你不懂得拒绝和不会用人！对第三象限的事，第一要学会说“不”——要学会杜绝无聊的浪费时间的人和事！第二，要有善于用人，让别人去做，让别人去应付！

为什么会产生第四象限的事情呢？——因为人生没有目标，没有激情，没有方向，没有动力。你应该立即去寻找人生的价值和目标！行动起来！

最重要的是，我们要把大量的时间、80%的时间花费在第二象限里！

只要把第二象限的事做好了，第一象限的事就会越来越少，第三、四象限的事也就远离我们了！

只要把最二象限的事情做好，我们的人生才会既从容，又充满能量！

做好第二象限的事，你才是时间自由的人！你才是时间的主人！