GTD系列教程1：GTD精义和待办事宜服务Toodledo实践

[目录]
　第一章 GTD简介
1.1 GTD是什么
1.2 实践GTD的意义
　第二章 搜集（Collect）
2.1 何谓杂事和收件匣
2.2 为什么要搜集杂事
2.3 心境如水(mind like water)的喻义
2.4 收件匣的种类
2.5 搜集杂事到Toodledo服务
2.5.1 Toodledo服务自带快捷键支持N键快速输入杂事
2.5.2 Toodledo支持浏览器插件收集杂事
2.5.3 最为方便的ALTRun或者Launchy工具量身定制的收件匣
2.5.4 Toodledo可以应用的其他工具
2.6 搜集的瓶颈
　第三章 加工（Process）
3.1 加工的方法
3.2 加工的要诀
3.3 加工的成果和相应处理
　第四章 组织（Organize）
4.1 容器(清单)分类和界限
4.1.1 日程表
4.1.2 “下一步行动”清单：根据情境分类
4.1.3 一个“等待”清单
4.1.4 “项目”清单(标杆旗帜)
4.1.4.1 项目清单的划分创建
4.1.4.2 项目的相关想法
4.1.4.3 项目任务的细化处理
4.1.4.4 复杂项目的规划工具
4.1.5 项目支持资料
4.1.6 参考资料
4.1.7 一个“将来/也许”清单
4.2 核查清单(Checklists)：创造性的提示
　第五章 检视回顾（Review）
5.1 时常适时、适当的检视，首先看一看你的日程表，然后看一看你的行动清单
5.2 每周回顾(Weekly Review)的重要性和时机
　第六章 执行行动（Do）
6.1 确定某一时刻具体行动的“四标准法Four-Criteria Model”
6.2 评估每日工作的“三分类法Threefold Model”
6.3 总体检讨审查工作和生活的“六个高度检视法Six-Level Model”
　第七章 GTD总结
　第八章 GTD和习惯养成

序言：
琐事缠身，不胜其烦，案牍劳形，困心横虑，时间似乎永远不够用，焦头烂额，筋疲力尽，压力重重，寝不安席，甚至每个黎明都是噩梦的肇始？
日程表上排的满满当当，突发事件总是不期而至，接踵而来，害得你手忙脚乱，顾此失彼，忙忙碌碌了一整天，却颓然发现劳而无功一无所成，仿佛陷入深不见底的泥潭，越是挣扎越是无法自拔？
想要寻求超脱困境拔出泥潭的办法么，试试GTD！

第一章 GTD？

1.1 GTD是什么

GTD是戴维•艾伦在风靡全球的经典畅销书 《Getting Things Done——无压工作的艺术》中推演出来的一套事务和时间管理方法及体系。

简而言之GTD就是把藏匿在大脑内的所有未尽事宜统统迁出移入到一个可靠的外在体系(由行动提醒系统和资料归档系统构成)中加以精确省心简单易行的直接管理。

GTD的流程：搜集(Collect)生活中所有悬而未决的杂事(即未尽事宜)；然后对这些杂事(即未尽事宜)进行预判并加工处理(Process)出行动；对这些行动进行组织整理(Organize)；以便检视回顾(Review)；最后付诸实施(Do)。究其根本五大流程形成了一个自激循环的正反馈闭环管理系统。

GTD所需技能的辨析：搜集(记录能力)、加工(预期判断能力)、组织(分类归纳能力)、检视回顾(反馈自省能力)、执行(直觉选择能力)。显而易见，GTD所需的底蕴能力是你早已掌握的粗浅简单的技能，实践GTD只需改变行为模式而不必学习新的技能。

1.2 实践GTD的意义

通过自下而上的方法轻松自如的提升到一切就绪、心境如水（mind like water）的巅峰境界，应对资讯和时间越来越碎片化的时代趋势和挑战，全面掌控生活，搞定工作，实现梦想，获取幸福。

实践GTD并非弃绝一切，而是让你在混沌无序中保有灵识清明、心境通透。中国的戒持禅定，印度的瑜伽冥想也能获得类似的状态，GTD则讲求工具和方法。

Toodledo是最佳的待办事宜服务之一，下面将介绍如何使用Toodledo实践GTD。

（搜集配图意象：塞积杂事的容器不是大脑而是合适的收件匣）

第二章 搜集（Collect） ^{[返回目录]}

搜集就是巨细靡遗点滴不漏的收集杂事（即未尽事宜）投入收件匣。

2.1 何谓杂事和收件匣

杂事：所有进入我们精神和现实世界引发关注、悬而未决、搅扰思虑、牵扯精力的事，包括实物(资料、物品)及意念(自我的心念、上司的指令、对人的承诺等)之事，统称为“杂事”(佛法上称之为缠缚铭印)。

收件匣：用于放置杂事的工具或容器。

2.2 为什么要搜集杂事

人是能思想的芦苇，可是芦苇过于纤弱，大脑一旦承载了太多的杂事，就会排挤掉真正有意义的思考，徒然损耗精力。神经科学“双任务干扰”理论表明即便只是同时考虑两项非常简单的事务，大脑处理信息的效率就会严重下降。将杂事搜集起来存放到收件匣里以清空大脑，能使人气定神闲、从容高效的提升决策的品质和做事的效率。

2.3 心境如水(mind like water)的喻义

应无所住而生其心 ——《金刚经》

如果人心是一汪池水，杂事则是丢入其间的一块块石头。不要让小石头掀起滔天巨浪，也不要让大石头不生一丝涟漪悄无声息的下沉。

心境如水，适度回应，切莫过激，也不可置之不理。

如果你的大脑中空空如也，总是处于一切就绪的状态，它就会向一切事情敞开大门。

2.4 收件匣的种类

有很多工具，无论其科技含量的高低，均可用于收集杂事。下面列出的几种工具可以用于捕捉想法和从外部获取的资料，不妨善加择取选用：

- 实体(塑料、木制、金属等)工作篮
- 纸制记事簿
- 电子记事簿
- 录音设备
- 电子邮件

2.5 搜集杂事到Toodledo服务

首先需要到Toodledo网站获取一个账号，便可使用: http://www.toodledo.com/

2.5.1 Toodledo服务自带快捷键支持N键快速输入杂事

开启快捷键功能（到Toodledo服务左侧导航列中点击【Account settings】进入，选择【Keyboard Shortcutst】点击编辑后勾选Enable Keyboard Shortcuts 即可启用快捷键功能）之后，可以按N键快速增添任务，随后按击Tab或Shift+Tab迅速切换各字段输入属性。
遇到带下拉框的属性，可用方向键进行快速输入。

2.5.2 Toodledo支持浏览器插件收集杂事

例如Firefox插件支持快捷键Ctrl+Alt+A直接添加任务。
谷歌chrome浏览器可以选择以下扩展套件： https://chrome.google.com/extensions/detail/ballhmoamkbbfadiealjmgmhbbnellbc?hl=zh-cn
其余浏览器也有类似插件，请自行搜寻，恕不赘述。

2.5.3 最为方便的ALTRun或者Launchy工具量身定制的收件匣

Toodledo支持开放API，应用极多，非常灵活，介绍一种利用邮箱中转方式定制的行云流水一般的收件匣。
GTD难以贯彻执行的瓶颈之一在于方便高效的收集，ALTRun可以帮助GTD服务打造一个快速收件匣，迅速收集稍纵即逝、吉光片羽般的奇思妙想和碎碎念(也就是GTD中的Stuff)，清空大脑。
——念起即觉，觉已成空，空明本心，心境如水。
以ALTRun(Launchy也能用)为例，需新建一个ss.vbs实现，语句如下：

Set iMsg = CreateObject("CDO.Message")
Set iConf = CreateObject("CDO.Configuration")
Set Flds = iConf.Fields
schema = "http://schemas.microsoft.com/cdo/configuration/"
Flds.Item(schema & "sendusing") = 2
Flds.Item(schema & "smtpserver") = "smtp.gmail.com"
Flds.Item(schema & "smtpserverport") = 465
Flds.Item(schema & "smtpauthenticate") = 1
Flds.Item(schema & "sendusername") = "EMAILADDRESS"
Flds.Item(schema & "sendpassword") = "PASSWORD"
Flds.Item(schema & "smtpusessl") = 1
Flds.Update
With iMsg
.To = "Toodledo-EMAIL"
.From = "EMAILADDRESS"
.Subject = wscript.arguments.item(0)
.HTMLBody = message
.Sender = " "
.Organization = " "
.ReplyTo = " "
Set .Configuration = iConf
SendEmailGmail = .Send
End With
set iMsg = nothing
set iConf = nothing
set Flds = nothing

其中需要注意的是：
Flds.Item(schema & "sendusername") = "EMAILADDRESS"
Flds.Item(schema & "sendpassword") = "PASSWORD"
需要将EMAILADDRESS改成自己的常用邮箱（比如Gmail），PASSWORD改成邮箱密码。

而下面的两行语句：
.To = "Toodledo-EMAIL"
.From = "EMAILADDRESS"
EMAILADDRESS和上面一样改为同一个常用邮箱（比如Gmail）。而Toodledo-EMAIL需要到Toodledo服务左侧导航列中点击【Tools & Services】进入，选择【Email import / Export】开启Email Service服务，复制里头的私密邮箱地址填入。
将此ss.vbs右键发送到ALTRun中制成一个快捷项目，参数类型选择第二项参数无编码便可告成功。
使用时热键呼出主界面，敲入ss，即可打开一个轻巧的输入框直接向Toodledo服务中添加任务，Remember The Milk服务也能照此设定实现任务的快速收集。

此外，利用ALTRun软件的记忆功能，可以设定多个输入模版。

2.5.4 Toodledo可以应用的其他工具

3C产品上的Toodledo客户端软件。
例如手机上的Got to do软件或者iphone上的客户端软件也能随时搜集和查看。

2.6 搜集的瓶颈

(1) 每一个悬而未决的杂事都必须存储于你的收集体系之中，而不是在你的大脑里。
(2) 你应该尽可能地控制收件匣的数量，越少越好、够用即可。
(3) 你必须定期清空这些收件匣(即下一章的加工)。

（加工配图意象：辨知下一步行动方向的指南针）

第三章 加工（Process） ^{[返回目录]}

加工就是把杂事提炼出提示(让你在下一步行动时找得着北)。
具体来说是事先研判前一阶段搜集到的“杂事”的实质，处理出可供执行的行动提示。

3.1 加工的方法

凡事预则立，不预则废。
加工的方法就是判明界定“杂事”的实质后自问自答达成愿景或成果的下一步行动是什么。
一般的杂事只要花几秒钟思考就能得出下一步行动。
再深入一步提升视点到纵向控制的项目规划方法：通过判定目标(Why)、展望结果(What)、网罗构想(How)、整理规划、明确方案5个不同的阶段步骤找出下一步行动的自然式计划法(一种前衔后接、倒转灵活、综合完备的思维模式)。
比照两者，我们会发现加工方法和自然式计划法一样都是以结果愿景为导向解决问题的方法，只是作为项目规划方法的自然式计划法更加深入。
大体上80%以上的直线型任务只要略作思考就可得知下一步行动，15%的项目只要简单的借助辅助手段，比如心智图、文字处理软件稍加记录即可，只有5%重大复杂的项目任务需要通盘筹算。

3.2 加工的要诀

? 从头到尾：清空收件匣按照从一端到另一端(电子邮件建议后信先办)顺序处理杂事， 逐一处理，不避不拖。
? 一次一事：心无旁骛的判断手上的这一件杂事的实质，不要同时考虑收件匣中的下一件。
? 预留时间：清空收件匣时会遇到两分钟内可以解决的事情，需要预留宽裕的时间。
从头到尾原则指要平等对待所有杂事，一次一事则指要专注于每一件杂事。

3.3 加工的成果和相应处理

加工完毕后你会发现有两种情形。
第一种是无需付诸行动的杂事，一般可以分为三类：
☆ 没用的垃圾trash
★ 待孵化的项目(即备忘提示) items to incubate
★ 参考资料reference material
无法付诸行动的杂事的处理方法是：丢弃没用的垃圾(能舍方能得)，归档参考资料，将待孵化的项目列入 “将来/也许”清单，也可以写入日程表或者备忘录。
第二种需要付诸行动的“下一步行动Next Action”提示(即行动提示)
需要付诸行动的杂事需要加工处理成明确具体的可供执行的行动提示，一旦你厘清了下一步行动的叙述决定了行动，你就会面临着3种选择：
※ 立即执行（2分钟内可以搞定的事情）
※ 委派他人（转交任务给更适合的执行者）
※ 推迟执行，把任务放在你的组织系统中以后再完成(行动提示按情境归类加入下一步行动清单中以便批次处理)
当你扔掉一大堆垃圾，归档一大摞资料，落实大量的两分钟行动，并把相当数量的事务移交他人处理。最后，你手头留下的就是一堆需要你尽快付诸行动(ASAP)的行动提示，将来或者指定时日的备忘提示，还有那些委派别人后需要你跟踪的任务。“杂事”中的剩下的事务是由“委派他人”和“推迟执行”的行动组成的。这些任务还需要进一步组织分类，以更好地纳入管理系统，下一章将对这一过程进行解说。

小贴士：ALTRun联合Timer打造桌面两分钟倒计时循环闹钟，可以利用以下语句添加快捷项：
"C:\Program Files\Timer\Timer.exe" rep2 两分钟倒计时循环闹钟
除此之外还可以设定各种事件倒计时提醒，具体方法请参详拙文《神逸之作：国产快速启动软件神品ALTRun》
两分钟法则只是个指导性原则，可以根据时间的松紧放宽到每5分钟，或者缩减到每1分钟甚至更少。

（组织配图意象：玩转几个收纳盒）

第四章 组织（Organize） ^{[返回目录]}

组织即分门别类的安放提示。
展开来说组织就是甄别加工所得的提示合理的收纳整理到由几个界限分明的容器（清单）组成的逻辑体系里面，架构出一个合乎自己需求的行动提醒系统。
需要注意的是加工（Process）和组织（Organize）可以并行不悖的同步进行，而非相互割裂、各自独立。

4.1 容器(清单)分类和界限

从组织整理的角度来看，需要跟踪和管理的事情可以分为7大类。
? 一个“项目”清单
? 项目的辅助资料
? 记录在日程表中的行动和信息
? “下一步行动”清单（一个或按情境分多个）
? 一个“等待”清单
? 参考资料
? 一个“将来/也许”清单
关键是要做到泾渭分明（保持界限）：如果你把应该列在日程表中的工作（因为这些事情必须在指定时间或日期完成）写在“下一步行动”清单中，你就会丧失对日程表的信任，转而频繁反复浏览行动清单，以免漏掉这个工作。如果有一件工作你暂时还不想考虑实施，那么它就必须归入“将来/也许”清单，这样你才能在浏览“项目”清单的时候，全神贯注地考虑具体的行动计划。如果你把委派他人办理的事情放在你的某个“下一步行动”清单中，你在执行这个清单的时候，会因这件委派之事引起无意义的思考而造成不应该的停顿。如果你将需要阅读这个“下一步行动”的阅读资料和庞杂巨量的参考资料(备查效用)混淆不清，你就会无所适从拒绝阅读。

4.1.1 日程表

日程表是不可侵犯的圣域，只能记录对时间有刚性要求(特定时日)的行动，宽松安排弹性最佳(机动灵活地安排其它事务)。
例如定时的会议、某日必须完成的事务或者要用到的提醒信息。
Toodledo有自带的日程表，也可以和谷歌行事历（Google Calendar）结合使用。

4.1.2 “下一步行动”清单：根据情境分类

下一步行动少于25个可以不分类，否则请依据情境归类，情境归类的原则是宁少勿多、符合实情、够用就好。
◆ 固定地点(特定地点才能进行的活动)：家(比如整理衣柜)、办公室、健身会所等
◆ 移动跑腿(外出或购物活动)：超市、商店等
◆ 依赖工具的活动：电话(最好同时注明事项和电话号码)、计算机等
◆ 人际沟通和议程活动：老板、同事、下属、配偶、孩子、经常出席的会议等
◆ 阅读活动：阅读资料、财务报表等
◆ 限于时间和精力的活动：五分钟、一刻钟、30分钟、两小时、很累时等
◆ 思考规划活动：任何地方
按情境分类的好处在于便于查看和批次处理，通常转换情境会耗费额外的精力。

Toodledo服务里用英文标注情境操作更便捷，比如Home(家)、Errand(跑腿)、Call(电话)、PC(计算机)、Boss(老板)、Mate(伴侣)、Wife(妻子)、Read(阅读资料)、Anywhere(任何地方)等等，只需输入一两个字母就能搞定。

4.1.3 一个“等待”清单

等待别人完成的任务也需要组织成清单以提醒自己(最好标明委派日期)，以便追踪和跟进交办事项的进度。等候期间可审时度势选择是否采取行动推动事态的发展。
可以将之视为一种特殊的情境，在Toodledo的情境Context视图下创建一个等待清单Wait，相比需要时常查看的“下一步行动”清单，等待清单只要根据需求隔段时间查看一下。

4.1.4 “项目”清单(标杆旗帜)

一个下一步行动(单步行动)无法完成的任务都是项目(多步行动才能达成)，需要列入项目清单。
项目清单只是一个备忘的愿景目标列表(形式简单如同目录)，起到旗帜的标杆引领作用，凭借它来把握方向，宏观控制各个项目的进度。

4.1.4.1 项目清单的划分创建

一般来说不必细分，保持一个目录列表样式即可。当然也可以按工作事务和私人事务划分，或者按健康、财务、学习、生活、事业、人脉、技能等分门别类划分，这里介绍一种按项目生命周期的划分方法：
首先在Toodledo里建立Someday、Pool、Project、Oishi、Action五个文件夹（Folder）。
Someday：“将来/也许”项目清单(当前不会做的状态)
Pool：任务缓冲蓄水池(从Someday中接引来尚未泄导到Project和Action的项目，即将开始规划状态)
Project：当前正在推进的项目(分解规划状态)
Oishi：当前阶段推进中的重要项目(Oishi日文是大石头的意思，主线任务)
Action：马上可以付诸行动的任务(下一步行动状态)
三千弱水，只取一瓢(Action)饮，这样的划分法面临许多项目时有助于高效专注的迅速分解，减轻压力。

4.1.4.2 项目的相关想法

可以用Toodledo的Note(备注)纪录和组织关于项目的想法，一旦发现某些想法已然陈旧过时毫无用处即可删除。

4.1.4.3 项目任务的细化处理

Toodledo里的Note、Folder、Context、Goal、Tag、Subtask都可以用来分解规划项目任务，可以灵活选用进行具体的细化处理。
(1) 利用Note分解处理
例如任务是选购一台苹果电脑笔记本。可以在Note里写下两条，第一条上网查询型号性能价格(单步行动)，第二条到卖场购买笔记本(单步行动)。当然，除此之外Note中也可纪录一些相关想法。
完成第一条之后可以在前面加上一个标注符号或者用分割符和第二条区隔开来。

(2) 利用标签Tag分解处理
可以把任务选购一台苹果电脑笔记本以及分解出来的两步上网查询型号性能价格、到卖场购买笔记本的标签Tag都设为apple。点选apple标签就可以看到任务和完整的步骤，完成的打钩即可。

(3) 利用子任务Subtask（Pro版功能）

4.1.4.4 复杂项目的规划工具

工具一、利用Toodledo服务提供的的打印小手册功能
可以把任务清单打印出来直接用笔规划修订，再把内容反馈回Toodledo服务。

工具二、奇妙的八页小书（纸笔随身GTD系统）
八页小书是个令人叫绝的GTD系统（集收件匣、行事历、情境清单、等待清单、项目规划等诸多功能于一张A4纸），灵活方便的随身工具，可以利用里头的空白页绘制思维导图进行项目的规划，还可以将八页小书上的纪录和心智图直接用手机拍下传到Evernote里。

工具三、极端繁琐复杂项目的规划可以借助Evernote辅助实现
实际上除了规划极端繁琐复杂项目之外，Evernote也完全可以打造成一个集GTD系统和资料归档系统(两大系统)于一体的强大系统。如下图所示：

Evernote可以创建保存搜索便于项目的每周回顾检视
名称@周回顾检视：查询语句notebook:"5 @ Project Plans" Created:day-7
另外今日的回顾检视创建保存搜索
名称@今日回顾：查询语句Created:day

4.1.5 项目支持资料

　　项目支持资料不是项目的行动，也不是项目提示。它只是支持项目行动和决策的辅助信息，可以和下面提到的参考资料一起存储到同一个资料归档系统中(比如Evernote)，可按主题或题目加以分类组织整理。较之参考资料，用于保障项目正确顺畅进展的项目支持资料需要更为频繁的适时查阅。

4.1.6 参考资料

不需要执行任何行动的具有潜在价值的纯粹资料(备查效用)，可以归档到各种资料存储系统：
(1) 快速高效有趣的一般性参考资料归档系统——纸质和电子数字类
(2) 特殊资料的归档系统
(3) 名片册和通讯簿
(4) 图书馆/档案馆式的归档系统
例如通过主动阅读、评估价值、收集重点的方式将一些有用的资料归置Google Reader、Evernote、Wiz之类的数字系统，以便日后含英咀华。
Evernote里头可以设置两个保存搜寻条件：
尚无标签的笔记名称No Tags：查询语句-tag:*
妙文摘要笔记名称Reference(名句摘录)：查询语句tag:"reference"

4.1.7 一个“将来/也许”清单

这是你的梦想清单，即当前不能采取行动但日后可能会有所行动的资料和提示信息，其内容来源于收件匣、创造性的想象力、提升高度重估当前进行中的项目清单(项目停滞不前或限于精力暂时割舍)。

可以保存在Toodledo或者资料归档系统(比如Evernote)里，也可以借助日程表或者“备忘录文件夹系统”(名为43Folders即用31个从1至31标注天数和12个从一月到十二月标注月份的文件夹构成的可以保存实物资料的循环式立体版日程表般的提醒系统)在未来的某个指定日期提示你。

4.2 核查清单(Checklists)：创造性的提示

根据你的需要大胆地创建各种类别的核查清单(查漏补缺的列表)，主要用于核查缺漏以及保持控制。
并无绝对必要创建某些核查清单，可视情况而定。

（检视回顾配图意象：睁开洞察生活之眼）

第五章 检视回顾（Review） ^{[返回目录]}

定期检视任务清单让其吻合现实状况，依据回馈讯息藉以规划未来，保障系统的有效运行。

5.1 时常适时、适当的检视，首先看一看你的日程表，然后看一看你的行动清单

? 时常适时检视。
? 当你检查了所有对时间有严格要求的活动(日程表)，并对它们加以妥善安排后，接下来浏览最多的是对应当前情境的行动清单。剩余的“项目”清单、“等待”清单、“将来/也许”清单可依需定时游览查阅。
? 在适当的条件下，进行合理的检视。

Toodledo服务检视方法：

检视方法一：Toodledo服务之快捷键
可以用快捷键F迅速筛选，R键刷新页面，Z键显示或隐藏Note详细信息，M键切换到主Main视图，C键切换到情境Context视图，O键切换到文件夹Folder视图，D键切换到截止日期Due-Date视图，G键切换到目标Goal视图， P键切换到重要性Priority视图，Y键切换到标签Tag视图，E键切换到搜索Search视图， B键切换到日历Calendar视图等等， 另外还可按数字键1～9，可以方便地在每个视图下面的前9个子页面间快速切换。（想要查看Toodledo全部的快捷键可以按？键）

检视方法二：此外还可使用ALTRun制作Toodledo小巧玲珑的桌面版(内存约5M)，可以复制修改以下快捷项目语句实现(语句中的用户名请自行修改)：
C:\Users\用户名\AppData\Local\Google\Chrome\Application\chrome.exe --disable-extensions -app=http://www.toodledo.com/slim

此法适用谷歌chrome浏览器内存占用较小，可以利用ALTRun的置顶语句将之钉在桌面最上层随时查看(F5键刷新)，具体方法请参见拙文《神逸之作：国产快速启动软件神品ALTRun》 。

检视方法三： 邮箱转接法
如果你使用上文提到的最为方便的ALTRun或者Launchy工具量身定制的收件匣的话，可以直接在里头输入以下语句（其实直接通过发送邮件也能实现）：
? 邮箱接收到全部任务
?@pc 邮箱接收到PC计算机情境任务
?@home 邮箱接收到home情境任务
?#today 邮箱接收到今天的任务
?#tomorrow 邮箱接收到明天的任务
?#this week 邮箱接收到这一周的任务
?#this month 邮箱接收到这个月的任务
?!!! 邮箱接收到最重要的3Top任务
?>start 邮箱接收到所有已经开始的任务
?>next week 邮箱接收到所有下周才开始的任务
?$Planning 邮箱接收到所有设置为计划状态的任务
还有?*Folder名，?+Goal名，?%Tag名等，也能将不同语句组合起来使用。
另外如果你设置邮件提醒，任务截止之前几小时Toodledo会发邮件通知，前提是任务设置了截止时间Due Time。

检视方法四：电脑上的其他软件。

检视方法五：手机和其他的3C产品上的软件随时随地查看。

5.2 每周回顾(Weekly Review)的重要性和时机

(1) 你有机会夺回生活的主动权、对事情重新评估、重新安排，让自己重新找到平衡。而这些恰恰是在每天疲于奔命的忙碌中，无论如何也做不到的。
(2) 至少让自己能在1万英尺高度即“项目Projects”层次总览全局，考虑最要紧的工作、最重要的目标，超脱繁冗芜杂混乱不堪的境况，把握住方向。
作为要将搜集、加工、组织、检视回顾前4流程都过一遍再次清空大脑更新系统的每周回顾最佳的进行时机是在周五下午留出两个小时的时间，如果因为工作限制做不到这一点那么就选择一段不被打搅的时间。

（行动配图意象：象征啮合愿景和执行的机械钟）

第六章 执行行动（Do） ^{[返回目录]}

使用你的直觉力量执行最合适的行动，因为已经周密严谨的系统考量过一遍了。

6.1 确定某一时刻具体行动的“四标准法Four-Criteria Model”

情境：合否？
时间：够吗？
精力：多少？
重要与否：直觉择定。
首先检查是否合乎当前情境、随后考虑时间是否充足、继而判断自身的精力状况能否应付这样的依序层级漏斗式方法筛选过滤某一时刻能够执行的具体行动。至于三级漏斗筛选过虑后剩下事务的重要程度可以通过“三分类法Threefold Model”和“六个高度检视法Six-Level Model”判决。

Toodledo服务提供了极其好用的筛选、摺叠、搜索、排序等功能。这四大功能里头个人感觉对确定某一时刻具体行动最有用的是排序Sort，按钮位置在右上角。可以依据需求选择下面的几种排序方式：
1、按重要程度Importance排序。
2、先按情境Context排序，再按重要程度Importance排序。
3、先按文件夹Folder排序，再按重要程度Importance排序。
4、依据事务安排先后次序的开始时间Start date（Start time）排序。
5、按任务状态Status排序。
6、按标签Tag排序。
7、按耗时长短的Length排序。
8、按重复属性Repeat排序，可以查看每日、每隔几日、每周、每隔几月等的例行事务。
9、按目标Goal排序。
值得一提的是Toodledo里头的状态Status是GTD原书没有提到过的概念。

6.2 评估每日工作的“三分类法Threefold Model”

A 照单执行事务
B 处理突发事件
C 安排事务管理清单
一言以蔽之：不要为了忙碌而忙碌，需要明确工作界限，排除不急之务的牵绊，管控悬而未决的事务，你就不会对此感到迷惘。

6.3 总体检讨审查工作和生活的“六个高度检视法Six-Level Model”

? 5万英尺+：人生终极目的和原则（面临重大变化和转折时）
? 4万英尺：3~5年的展望（建议每年检视）
? 3万英尺：1~2年的目标（建议每季检视）
? 2万英尺：责任范围（建议每月检视）
? 1万英尺：当前的项目（建议每周检视）
? 跑道：下一步行动（建议每日检视）
正如杂事也是有六个等级一样，每一层次皆具化和服从于上一层次，自下而上入手可发现前3个较低层次的检视内容大多是针对事物当前状态(行动、项目、职责)，再向上的层次则主要涉及指导方向、目标取向等方面，需要在恰当的时机去关注需要关注的方面，长远规划，掌控愿景，保持全方位的平衡。

第七章 GTD总结 ^{[返回目录]}

时间不停流逝无法管理，所能管理的只有行动，必须持之以恒的关注积极的结果并不断采取后续行动。
GTD的纵向控制是以项目为重点，横向管理以下一步行动清单为核心，当日行动管理的关键是日程表和下一步行动清单。GTD流程中，搜集、加工、组织可以分时处理，当日生产力的高低取决于行动和检视。
五个流程的水平控制，六个高度的愿景规划，纵横叠合，阡陌交通，形成你的道路地图，而下一步行动就是引领你前进的指南针！

第八章 GTD和习惯养成 ^{[返回目录]}

做事要靠系统，习惯养成也是如此。

《异类》一书揭示：出类拔萃之辈，大多是积累一万个小时的练习之后借助运气登顶的普通人（比尔盖兹和乔布斯都是），所谓天才只是不停努力的小人物。

如何练习一万小时，科学家得出结论需要在学习区进行“刻意练习”，其精髓是要持续重复地做自己做不好的事，把行动培养成习惯，不断提升。

运用GTD系统养成“刻意练习”的习惯，有一天你也能成为世界级的顶尖高手，成就辉煌人生。

运气不可或缺，可遇而不可求，你要做到在机遇眷顾之前准备就绪！（正文完）

[鸣谢] 戴维•艾伦、张永锡、GTDLife、葡挞生活、古道视野、褪墨等博客上的朋友们。