GTD时间管理原理与实践分享——原理篇（一）

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    通过学习戴维.艾伦的《尽管去做：无压工作的艺术》和《GTD and Outlook 2007》两本书，自己总结了GTD的核心思想，并从2009年11月开始实践GTD。经过4个月的磨合，不断的体会，感觉GTD给了我很大的帮助。昨天又跟同事们做了分享，大家都觉得很实用。接下来，我将用一系列的短文来总结我的GTD实践，希望对大家会有帮助。

1. 什么是GTD？
   

    

   先分享一句哲言，知名华人讲师林伟贤老师：”做事是靠系统，而不是靠感觉”
   

   GTD（Get Things Done）这是关于时间管理的一套体系和方法，它让我们抓住所有一切需要处理的“工作”，并把它们统统置入一个脱离大脑的逻辑系统中进行组织和管理。
   

   这里的”工作“是指广义上的工作，我的理解是所有你需要处理的事情，包扩资料、信息、杂事、邮件等等，大到拯救地球，小到替老婆打酱油。
   

   GTD的核心思想是将你的所有的”工作”都从大脑中请出来，放在一个外部的系统中统一的组织和管理，让你的大脑专心的做思考工作，而不是记忆杂事。打个比方，GTD系统就是你的私人秘书，她帮你安排好你的工作；而你相当于企业的CEO，专心思考公司的战略。
   

   为什么要这么做呢？
   

   “焦虑是由于缺乏控制力，组织管理、准备和行动不足所造成的。”（戴维·凯克奇David·Kekich）。
   

   GTD的方法，试图通过以下三个途径，帮助我们解决掉事情老是萦绕心头的感觉，减少/消除焦虑，真正的做到”无压工作”：
   

   1. 确切地认定它们的预期结果是什么；
      
   2. 决定你下一步的具体行动到底是什么；
      
   3. 把后果和即将采取行动的提示信息存入你所依赖的体系中去。
      

    

2. GTD时间管理的五个步骤
   

       GTD针对工作的管理共有五步，分别是收集、组织、执行、检视和更新。下面对这五个步骤先做个简介，然后再详细说明。
   

   
   

   图表 1 GTD时间管理的五个步骤
   

   1. 收集，顾名思义，就是要把你要做的工作全放到一起，或者是全部都列出来，不需要经过任何处理，只需要将他们都从大脑里请出来。
      
   2. 组织，对于上面收集到的工作，一件一件的进行判断、整理、计部划、安排，并制作任务清单和日历。这个过程之后我们会介绍处理的详细过程。
      
   3. 执行，就是按照上一步做的任务清单和日历按部就班的做事。
      
   4. 检视，就是每隔一段时间就做个回顾，自我总结。
      
   5. 更新，不断添加要做的工作、计划等，更新GTD系统，让能够跟你的生活一致。
      

   这五个步骤最终构成了一个闭环，在执行的过程中，你需要不断地更新自己的GTD系统，使它尽可能的与你的生活同步，这样你才能完全的依赖他，为自己创造价值。
   

       真正的落实GTD的方法，会让你将你的梦想（To Be），通过一个一个的”下一步”执行的步骤（To Do），最终实现（To Have）。
   

3. 第一步：完整收集工作
   

       收集工作是GTD的第一步，要做的是先把脑子里面装的各种事情清空。这个过程还不涉及对工作的处理，只需要把事情全部列出来，会在下一步进行处理。
   

       需要收集的工作内容有：
   

   1. 承诺他人的事情，如明天我要给XX发个XX材料；
      
   2. 工作中要做的事情，如XXX集团XX项目、XXX大会准备等；
      
   3. 生命中应当承担的责任，如我要帮助XXx干XXXX，我要拯救全地球等等，呵呵；
      
   4. 生活中的各种杂事，如帮媳妇打酱油，给孩子买生日礼物等；
      
   5. 突然冒出的灵感想法，如突然想SNS是不是可以跟家教结合在一起，需要去论证一下；
      
   6. 接受到得各种材料，需要处理；
      
   7. ……
      

   等等吧，只要是跟自己有关，需要去过问或做的事情，都统统的收集到一起，放到一个容器里，我们称之为”工作篮”。
   

    

   下面介绍一下”工作篮”，就是存放你还没有处理的工作的地方。可以是一个真正的篮子，放各种待处理的工作（材料、文件、记录等）。不过现在是信息社会了，可以更加先进一点：).”工作篮”通常可以使用便签纸、即时贴、记事本、智能手机或者是电脑软件来记录。我自己就使用Palm的Diddlebug软件来记录，可以手写，随时写随时删。
   

   
   
   
   

   收集的过程中有几个注意事项：
   

   1. 完整的收集。做到一件都不漏，这样系统才能完全帮你管理起你的生活和工作。
      
   2. 一定尽量减少你用于收集杂事的工具的数量。这样便于统一管理，不容易漏掉，而且简便。
      
   3. 你的工具随时随地都能收集。不能随时收集，很难做到第一条完整性。
      
   4. 按照你的爱好选择工具，你最喜欢的工具才会用它。