GTD时间管理原理与实践分享——原理篇（二）

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     通过学习戴维.艾伦的《尽管去做：无压工作的艺术》和《GTD and Outlook 2007》两本书，自己总结了GTD的核心思想，并从2009年11月开始实践GTD。经过4个月的磨合，不断的体会，感觉GTD给了我很大的帮助。昨天又跟同事们做了分享，大家都觉得很实用。接下来，我将用一系列的短文来总结我的GTD实践，希望对大家会有帮助。下面是文章的第二部分:

1. 第二步：工作的组织
   

   在将所有的事情都收集到一起后，我们要将他们进行加工。加工的目的是彻底清空”工作篮”，将这些事情最终组织成为可以执行的”下一步”工作清单。组织的步骤可以用下面的流程图来表示。
   

   
   

   图片2 GTD工作加工流程图
   

   Step I ：弄清工作到底是什么？
   

   不是已经写出来是什么工作了么？现在要回答的是”这件工作到底是什么”的问题。要问自己几个问题：
   

   1. 这件工作对我有什么意义？
      
   2. 我对这件工作的预期是什么？
      

   这样才能真正明确这件事到底是什么，然后进入下一步；
   

    

   Step II：判断是否要采取行动：
   

   对于不需要采取行动的工作，有三种可能。
   

   （1）这个工作（包括信息、资料、杂事等）对自己没有任何意义，直接扔掉，不要留恋；
   

       （2）这个工作是我的一个梦想、或一直想做的事情，但现在又不能马上采取行动，那么把它列为Someday/Maybe的事情。如学习英语、去趟铁岭度度蜜月等等。这些事情有待你日后规划来实现的。
   

       （3）这是一份资料，自己觉得很有用处，但现在用不上，那么就存档，留待日后查找。存档的时候注意要分门别类，避免日后知道自己有这样一份资料，但不知道放到哪里去了，那就尴尬了。
   

   如果需要采取行动，则进入下一步。
   

    

   Step III：判断下一步行动是什么
   

   “下一步”是指那些耗时不超过1小时，可以立即动手做的事情。如我要规划一个公司的网站，我的下一步工作可以是”查找同行的网站，找出共性和差别”。”下一步”的关键是可执行性，可以慢慢体会。
   

   按照工作的大小有两种情况。
   

   一种是比较大的工程。如要执行一个咨询项目（我自己是咨询顾问，职业病），这就需要事先对这个项目进行规划，列出要做的任务，给出时间点，甚至是画出甘特图。但一般自己的事情做到用思维导图列出要做的事情就可以了。这样就能知道自己可以马上要做的”下一步”工作是什么了。
   

   另一种是小事，没有多少步骤，在心里盘算一下就行。如给老妈打个电话，这本身就是个行动。
   

   小事和大的工程的区别就在于，工程不是一次工作能做完的，它需要很多的步骤，需要你多次的工作才能完成。
   

   这样无论是小事还是大工程都有了下一步，下面要进行初步的处理。
   

   Step IV：初步处理”下一步”并制作工作列表和排程
   

   处理的时候，可采用2分钟原则：
   

   （1）对于用时不超过2分钟的事情，马上动手做。这样做能够节省很多时间，避免你日后再找出这些小事，反而会花更多的时间去做。举个例子，我们公司笔记本可以分月报销费用，当我已收到IT发送提交报销发票的通知时，我会马上把发票交过去，不到2分钟解决。否则，如果你觉得这是小事，放着不管，很可能很快就忘了，等超期了，重新审批，说不定半小时也搞不定。
   

   
   

   图片3 下一步处理流程
   

   1. 对于大于2分钟的事情。
      
      1. 能够指派给其他人做的，尽量分派下去。华人成功学讲师陈安之针对时间管理讲到：”时间管理的精髓就在于，自己制作最有生产力的事情。”所以，把除了只有自己做才能保证品质、只有自己才能做、自有自己做才能保证最高产能之外的能够放权的事情，全部委派出去，要善于Use Others People’s Time（UOPT）。
         
      2. 自己做的事情。对于这些事情，我们要分场合来编制行动清单，一有时间，就从列表中挑选出要做的事情执行。对于其中要发生在某个特定时间的行动，我们要在日历中安排。下面我会分别描述制作任务清单和日历的排程。
         

    

   下面我们详细探讨一下行动清单：
   

       行动清单时记录所有的工作和工作的”下一步”行动的大列表，之后你要执行事情都是参考这个清单，相当于秘书给你做的工作安排。
   

       每个人大约在执行的工作（广义的工作）都有十几甚至是几十件，再加上他们的下一步，在你的任务清单上可能会产生几十甚至上百个要执行的”下一步”工作，这样我们就要分类管理。在GTD管理思想中，采用的是按照场合来分类，场合是决定你在某个时刻能够采取的”下一步”工作的内容。
   

       下面参考的台湾时间管理讲师张永锡先生的分类方法，这个分类方法非常适合入门级的选手。当然，按照场合分类，完全可以根据自己的工作环境自己组织。
   

   
   

       下面介绍一下我的分类方式，参考戴维.艾伦在《GTD and Outlook 2007》上的分类方式做的个性化分类。
   

   
   

• L-Projects是指超过3个月的工作
  
• S-Projects是指3个月内可以完成的工作
  

这两个分类是从纵向上把握自己同时在执行的项目的列表，可以让你长期对同一件事情保持跟踪执行。下面带@符号的都是细分出来的”下一步”行动。我分成了8中场合：

• @Agendas，主要是约定、打电话等事情
  
• @Christine，这是我的直接领导，由于沟通比较密切，这个分类用来存我要向她汇报的工作
  
• @Commuting，是指我在路上的场合，这个场合我可以听讲座、看电子书等
  
• @Errands，是我要做的一些杂事，如超市购物什么的，主要跟采购相关。
  
• @Home，是指我在家里能做的事情。如洗衣服、看电影等等，只能在家里才能做的事情。看电影也要记录么？是的，你做的所有的事情最好都能详细的列出来，这是效率的根本。可以防止你看完一个再看一个，然后再上会网逛逛，然后一个周末就没了。
  
• @Office，在办公室需要做的工作。这里面大多数都是我要做的公司的事情。每天我到公司基本上看的最多的就是Office这项，从中挑选出当天要做的事情，就是一天的行动清单。每天在公司目标明确，效率很高，现在已经基本上不把工作带回家了，感谢戴维.艾伦。
  
• @Planning，这个分类是专门放计划和构思的。这个需要有安静的场合，有充足的时间去做，所以我早上的时候多数查看里面的列表，挑选要做的计划执行。
  
• @Waiting For，这个是我分派出去的工作环节，放在里面，我可以随时查看，然后到时侯，如果对方还没把我要的东西给我，我会像”黄世仁”似的要帐，绝对不漏，没有烂帐。
  
• @Iteration，这个是我刚刚添加的，发现生活中有很多周期执行的事情，如每天读一篇英文，收集大家的文章，阅读朋友博客的文章等等，都是每天要做的事情，所以，为了防止忘记，也要记录，单独放在一个分类
  

以上是”下一步”行动的分类列表的描述，这些列表中的项目都是每个大的”Project”的在现在这个时间点上要做的事情，是横向的事件管理。

下面的三项是定制的：

• Someday/Maybe，是前面流程中讲到的自己想做但现在没法马上行动的事情，很多是自己想要学习的东西或要实现的梦想。这个类别很重要，一定记得时常浏览，挑出可以行动的项目出来，并制定出下一步逐渐实现他们。这些才是我们要的真正的人生。
  
• 读书，我比较喜欢读书，所以，我通常把我正在读的书放到这个分类里面，并记录读的进度和心得
  
• 习惯养成，列出我要改掉的坏习惯，人无完人，找出自己的一些坏习惯，列上去，经常查看，不断改正，养成新的习惯，很有用。
  

下面介绍一下日历的使用

    在初步处理中，需要对自己在某个时间点上要做的事情进行排程。

    先说一下，可以放在日历中的事情。

• 在某个确切的时间里采取的行动。如XX月XX日X时，我要参加一个XXX会议。
  
• 在某个确切的日期里采取的行动。如XX月XX日，我要给X同学打个电话，祝他生日快乐，只要我在这一天里把这个事情做了就行。
  
• 在某个确切的日期所需要的资讯。我在某天需要得到XX部门给我的XX资料，我通常会设置日历，到时看是否收到，没收到就主动上门索要。这与@Waiting For 里面的条目是关联的。
  

    在使用日历的时候，我非常赞同台湾张永锡老师的观点，”日历是个神圣的地方，尽量要减少放在日历中的事件的数量，如果放到日历中，就代表着到这个时间点的时候，你一定会完成这件事。”

    截止目前为止，我们完成了工作的完整收集，又通过分析、计划、处理2分钟内执行的工作、制定行动清单、日历排程完成了工作的组织，彻底清空了”工作篮”。如果你认真做到了这些，现在我们心中总会有如释重负的感觉，如同刚刚彻底打扫了房间一样，这就是时间管理的目的”处于没有压力的状态”。