九乡新闻网艾老泄油喝过的给评论:效率达人的必备技能之：管好文档模板 - 提高效率,赢得时间
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效率达人的必备技能之：管好文档模板
作者：来来 来源：本站
发表于：2011-01-26 17:54 浏览：300
在上一期的“效率达人的必备技能”中效率天阶介绍了“书面速记”，受到了一些学生朋友的喜爱，因为TA们有更多书面记录的机会，也有要更快记录的需求。效率天阶在此建议大家亲身实践这些技巧，只要熟练了就能得到很大益处。
这一期“必备技能”的主题是“管好你的文书模板”——对于一个现代工作者来说，有些事情是你总也无法避免的：例如收发邮件、编写报告、制定各种计划、写总结......所以无论职场菜鸟还是老练主管，无论富有创造力的新人还是深谙技巧的熟练工，要想先人一步，就一定要建立并且管好自己的“文书模板库”。它给你的好处如下：
一、缩短时间。突然接到客户的邮件要立刻回复、短时间被要求给出报告、事情有变化要通知所有人......你却还在想如何开头、结尾？举个例子：只发一封邮件，你或许不介意自己在键盘上一个个打出来，但若是3、4封，或者20封不同的邮件呢。报告、计划、总结......也是如此，如果你只用写出主要内容，是不是会快些？
二、节约脑力，保护专注力。对不太需要思考（或重复思考）的事情，绝不多花力气——这是提高效率的基本准则之一。人脑的思维能力，会在长时间的工作下慢慢变得不“给力”——无论这工作是不是需要你动脑都是一样——所以，停止思考这些重复性的纯体力活吧，集中精力做该做的部分，别分神在没有意义的事情上。这只会导致你做事拖拉，没有效率。好“钢”用在刀刃上，这道理你懂的。
三、更少的投入，更多的产出。前两个优势已经为你赢得了比其他人有更多的时间和精力，这时你就可以搞点名堂出来了：更出彩的内容？更流畅的表达或是新颖的创意？你有更加充足的时间去思考！
四、减少压力。有一个比较全面的“文书库”，可以让很多任务从“紧急且重要”变成“重要不紧急”——这会让你觉得时间变多了、压力变少了，工作也更容易出彩了。
或许你会觉得这些理由都是自己早已知道的东西，但“知”与“行”之间，恐怕还是有些距离的，比如：
- 你每次编写word文档都要重新设置页眉页脚和字体字号？
- 每次发电子邮件都会逐字敲上邮件的问候语及自己的联系方式？
- 当然也包括那些特定工作环境下的各种“重复劳动”...
相信每个人或多或少都在重复着这些“重复劳动”，赶快检查一下自己的工作吧，看看这些情况出现得有多少。
如果你希望能缩短这些“体力活”所占的比例，把时间和精力更多地用在“正事”上的话，下面的一些技巧你就不应该错过（转下页）：
- E-mail的分类：按收类型，把你的Email分成家人、朋友、供应商、外联单位、老板、财务、或者其他各个部门的文件夹。不要怕分类多，不需要思考的“体力活儿”应该直去直来，动得比想得快。
- 模板分类存放：每个文件夹保留一个具备本类邮件特色的固定格式文档，给哪个文件夹的目标发，就用这个固定格式改。
- 几个样子换着来：有些时候你的文档可能也需要换换样子？那么，选几个逻辑性好的结构，做成模板换着用就好了。但要时刻记住，“包装”只是辅助的，内容丰富、表达流畅才是关键。
- 与时俱进、随时更新：比如分管你工作的副总从李某换成吴某了，那就赶紧把给他的文件模板改了吧，别等着要发文的时候再改，那样慢不说，还容易忙中出错。
- 给文档模板"多保险"：这些模板不应该只有一份——要有备份，才足以应对各种情况、突发事件和不同的环境需求。但是，效率天阶也不建议你把他们存得哪哪都是——因为版本的同步问题会是个麻烦：如果每个模板在用之前都得仔细检查一遍的话，那比没有也强不了多少。
因此我们的建议是：线上一份（存贮在网盘或者自己的个人空间里）、电脑里一份（这个不用解释）、电脑外一份（U盘或其他移动存储设备）。这样一来，即使临时需要在陌生环境下编写文档，你也不会比平时慢太多或者成文质量差太多。
以上就是效率达人的必备技能之：固定文书格式，如果你还从没有尝过它的甜头，不妨就从现在开始吧！
＠延伸阅读：
《想一次，做很多：节约你的思维》：指导你开发“例行事项”，固定某些行为模式，为你省心省力。
《效率法则--专注》这里强调了专注的重要性，固定格式对保护专注力有很好的效果。
《警惕：效率黑洞》固定文书格式可以帮你免疫效率黑洞的侵蚀哦。
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