:浅谈项目总监的组织协调工作

浅谈项目总监的组织协调工作

项目监理机构是监理单位的基层组织，其工作状况直接反映监理单位的管理的能力、科技实力、服务理念等水平。《建设工程监理规范》指出：“总监理工程师是由监理单位法定代表人书面授权，全面负责委托监理合同的履行，主持项目监理机构工作的监理工程师”。而监理机构的监理工作是“三控制、二管理、一协调”。协调就是联结、联合、调和所有的活动及力量，使各方配合得适当，其目的是促使各方协调一致，以实现预定目标。协调工作应贯穿于整个建设工程实施及其管理过程中。笔者结合工程实践，就总监理工程师如何做好协调工作发表一点浅见。

一、总监组织协调工作的重要性：

总监协调的作用是使监理系统内部人员工作积极性达到最高，使监理系统外部环境运转达到最佳，创造出良好的工作氛围，使工作建设系统作用规模远大于各单位独立作用规模之和。从而使质量、投资、进度控制和合同、信息管理得以有效地进行，保证预期的质量高，投资省、工期短的综合目标得以实现。凡是成功的总监，必是善于通过别人的工作把事情做好的管理者。在工程项目建设监理活动中，总监在各项工作中最为重要、最为困难的工作就是组织协调工作，其工作效果是监理机构的监理活动能否取得成功的关键。我国《工程建设监理规定》第九条建设监理的主要内容中“协调有关单位间的工作关系”；第二十六条要求“总监要公正地协调项目法人与被监理单位的争议”。这表明总监组织协调工作的必不可少，总监协调工作作用之大。

二、总监应做好监理机构内部关系的组织协调工作：

总监行使合同赋予监理单位的权限，全面负责被委托的监理工作，由于监理行业特点、总监应充分了解所在项目机构每个监理人员的经历、能力、工作特点，并量才使用，做到人尽其才，使其在充分信任的基础上发挥其技术特长。人员的搭配应注意能力互补和性格互补，人员配置应尽可能少而精，防止力不胜任和忙闲不均现象。对工作中的成绩予以可定；对工作中的差误，需实事求是的指示并帮助改正，对工作中监理人员之间的矛盾要及时调解消除。

总监应处理好项目监理机构人员的各层次之间、各专业之间的关系，实际上是组织关系的协调，处理好这种关系，可提高工作效率，避免监理工作处于无序的功能失调状态。在工作委任上要职责分明，对监理机构的每一个岗位，都应订立明确的目标和岗位责任制，应通过职能清理，使管理职能部重不漏，做到事情有人管，人人有专责，同时明确岗位职责。

总监应该有尺度地利用组织赋予的领导权力，更应该发挥自己以身作则的作用，在各方面严格要求自己，要求别人做到的首先自己做到，在生活上、工作环境上主动地关心他人，要为“监理组”这个小集体争取荣誉利益，做到以规治人，以情动人，加强集体主义和团结协作精神，更多地激励大家将监理工作做好。

三、与建设单位之间的协调工作：

我国长期的计划经济体制使得建设单位合同意识差、随意性大，沿袭计划经济时期的基建管理模式，对监理工作干涉多，并插手监理中员应做的具体工作。不把合同中规定的权力交给监理单位，致使监理工程师有职无权，发挥不了作用。在目标确定上压工期、压造价，实施过程中变更多或时效不按要求，给监理工作带来困难，因此，监理与建设单位的协调是监理工作的重点和难点。

监理实践证明，监理目标的顺利实现和与建设单位协调的好坏有很大的关系。总监首先要理解建设工程总目标、理解建设单位的意图，利用工作之便做好监理宣传工作，增进建设单位对监理工作的理解，特别是对建设工程管理各方职责及监理程序的理解，主动帮助建设单位处理建设工程中的事务性工作，以规范化的工作去影响和促进双方工作的协调一致。

监理单位是受建设单位的委托对工程项目进行监理，参与工程项目建设的质量、进度和投资等方面的控制，因此要维护建设单位的法定权益，尽一切努力促使工程按期、保质、尽可能低的造价建成，尽早使建设单位受益，总监应充分尊重建设单位，加强与建设单位及其驻地授权代表的联系与协商，听取他们对监理工作的意见，在召开工地例会、合同争议、处理索赔、工程暂停、工程变更等监理活动前，应征求建设单位意见，同时还要对监理自身负责，这种责任和使命就要求项目总监对不规范行为也要进行约束和纠正，当建设但我额不能听取正确意见或坚持不适当的要求，只要不属于原则问题。都可先执行，然后利用适当时机，采取适当时机，采取适当方式加以说明或解释;对于原则性问题，可采取书面报告等方式说明原委，尽量避免发生误解，以使建设工程顺利实施。总监平常要及时提出预见性的意见解决工程存在的问题，时时沟通信息，赢得建设单位的支持和信任，真正做到公正、科学、诚信的工作，这是总监做好协调工作的首要条件。

四、与承包单位之间的协调工作：

总监对质量、进度、投资的控制都是通过承包商的工作来实现的，所以做好与承包单位的协调工作是总监组织协调工作的重要内容。监理单位与承包单位之间是监理与被监理关系，总监按照有关法律、法规及监理合同中规定的权利，监督承包单位认真履行建设工程承包合同中规定的责任和义务，促使承包合同中规定的目标实现最佳状态，由于监理与被监理方是一个矛盾对立统一体，在争取实现工程最终目标上是一致的。面对当然激烈竞争的建设市场，以“质量求生存”应该是每一个承包单位的发展宗旨，在工程实施的质量、进度、投资等诸方面的协调和控制中，大家都希望将事情办好，最终以质量取胜，有了这样一个共同的目标，就是总监进行关系协调的基础。

在建立过程中，总监应鼓励承包商将工程实施情况和遇到的困难和意见向他汇报，以寻找对目标控制可能的干扰;双方了解越多越深刻，监理工作中的对抗和争执就越少。协调不仅是方法、技术问题，更多的是语言艺术、感情交流和用权适度问题，有时尽管协调意见是正确的，但由于方式或表达不妥反而会激化矛盾；而高超的协调能力则往往能起以事半功借故倍的效果，令各方面都满意。在涉及承包单位的权益时，应该站在公正的立场上，不损害承包单位的正当权益，在实际过程中总监了解和协调工程进度、质量、造价的有关情况，理解承包单位的困难，使承包单位能顺利地完成任务。总监与项目经理之间应加强联系，加强理解保持正常的工作关系。

五、协调好建设单位与承包单位的关系：

在监理过程中，总监处于一种十分特殊的位置。建设单位希望得到独立、专业的高质量服务，而承包商则希望监理单位能对合同条件有一个公正的解释。因此，总监必须善于处理各种人际关系，要严格遵守职业道德，以保证行为的公正性，也要利用各种机会增进与各方面人员的合作，以利于工程的进展。不然有可能引起建设或承包单位对其可信度的怀疑。总监要做好“三控、两管、一协调”工作，就必须协调好建设单位与承包单位发生各种工作关系，特别是合同关系，总监要尽最大努力做好这一部分的协调工作，只有这样，才能使各方互相配合，顺利履行合同义务。当建设单位之间发生合同纠纷时，总监应认真听取双方的意见，查清合同纠纷的发生原因和发展过程，澄清事实、独立、公正地作出判断，并在与双方分别进行协商基础上进行协调，力求双方意见达成一致。

建设单位与承包单位共同负有合同履行的责任，工作往来频繁，由于其各自利益不同，对一些具体问题产生意见和分歧是正常的，且二者均是工程建设项目的主体、协调好二者关系显得十分重要。在这个层次协调中，总监应处于公正的第三方，本着充分协商的原则，耐心细致地协商处理各种矛盾。在不同的建设阶段，需要协调建设单位与承包单位的工作内容也不尽相同，对协调工作内容和方法也应随阶段的变化而变化。无论那一阶段，总监在协调和处理相关事宜时，既要最大限度地维护建设单位的利益，又要适时站在公正的立场上，不损害施工单位的合法权益，只要公正、公平地协商处理建设单位与施工单位的矛盾，才能调动施工单位的积极性，总监在施工现场的地位和权威性也能得到维护和保证，这就要求总监对现场要充分的了解和掌握，对有一定预见性的事情，经常用书面形式的“专题报告、备忘录、监理工作联系单、会议纪要”等方式和手段提醒双方，实施事前控制，尽最大努力为他们出谋献策，解决一些实际问题从而有利于工程建设监理目标如期实现。

总之，总监作为项目监理机构的核心和代表，必须具有正直的品德，积极的上进心，强烈的工作欲望和果断处理的能力。对外搞好协调，对内搞好管理，不断学习和总结经验，提高自己的管理水平，也只有这样能够才能搞好总监最基本的任务一一组织协调工作。