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企业如何定位和划归各部门的职能

　　摘要：企业为了适应市场的快速变化，几乎每年都需要调整自己的组织结构。组织结构一旦调整，则就需要对新组织结构的“职能”进行重新定位和划归（即使组织结构没有调整，企业也可能需要根据实际情况进一步调整和优化各部门的职能）。

　　由于部门职能划归不清，部门与部门之间“扯皮”的现象在企业中屡见不鲜。如何合理、高效地定位和划归企业各部门职能？如何快速明确各相关部门对“灰色地带”事务的应付职责？

　　本文作者结合自己的一些经验和体会，谈谈这一问题的解决思路。

　　关键词：企业 组织结构 职能划归

　　企业为了适应市场的快速变化，几乎每年都需要调整自己的组织结构。组织结构一旦调整，则就需要对新组织结构的“职能”进行重新定位和划归（即使组织结构没有调整，企业也可能需要根据实际情况进一步调整和优化各部门的职能）。

　　一项权威机构的调查表明，能通过“部门职能说明书”规定的部门职能，只占部门真正职能的50%左右。如何采用合理、高效的办法定位和划归企业各部门的“职能”，从而使“部门职能说明书”能尽量多地“囊括”部门的应有职能？另外，对于没有或无法涵盖在“部门职能说明书”中的 “灰色地带”的事务，如何快速明确各相关部门的应付职责，从而提高事务的处理效率和处理质量？

　　以下结合本人的一些经验和体会，谈谈这两方面问题的解决思路。

　　◆　首先，我们描述一下问题的处理模型

　　总结本人的从业经历和经验，我将该问题的处理模型设计如下：

　　如上图所示，对于某一待“划归”或待“处理”的事务，按照“部门对事务的了解程度”和“事务对部门的重要程度”两维度来分析，将企业组织结构中的部门对号入座并填写到矩形框中，然后根据部门所在的区域进行分析，则以上提到的两个问题可以得到快速、合理地解决。

　　◆　接着，我们分析如何合理、高效地定位和划归企业各部门的“职能”

　　如何合理、高效地定位和划归企业各部门的“职能”？我们可以按如下步骤进行：

　　1、根据以往的经验和当前实际变化和新增的需求，将企业日常工作所涉及的事务采用表格的方式“罗列”出来；
　　2、对于很容易就能判断出该属于那一部门职能的事务，直接划归之；
　　3、将剩余的事务逐个采用如上的“模型”进行分析。各部门“对号入座”后，则可以判断出该事务可以不属于“黑色线条”所“框住”的部门的职能，而很可能应该属于“蓝色线条”所“框住”的部门。这样范围缩小后，就比较容易判断该事务应该划归给哪个部门了，将该事务写入“部门职能说明书”即可，流程到此结束。否则，进入步骤（4）；
　　4、如果“蓝色线条”所“框住”的地方没有“部门”，则该事务一定属于一个需要多部门联合处理的事务，这样的事务我们可以将其看作“灰色地带”的事务，处理策略见后续章节中的介绍。

　　◆　最后，我们分析如何快速明确各部门对“灰色地带”事务的应付职责

　　如何快速明确各相关部门对“灰色地带”事务的应付职责？我们可以按如下步骤进行：

　　1、将该事务采用如上的“模型”进行分析，让各部门“对号入座”；
　　2、“黑色线条”所“框住”的部门可以不用参与该事务，相关的讨论会也可以不邀请他们参加；
　　3、如果“蓝色线条”所“框住”的区域有“部门”，则这样的事务一般比较“独立”，属于“部门职能说明书”中没有“囊括”的本应该属于该部门的事务，这时公司可以直接将该事务的处理责任划归给“蓝色线条”所“框住”的“部门”并增补进“部门职能说明书”中（如果有多个部门则需要稍加分析后再确定），此时流程到此结束。否则，进入步骤（4）；
　　4、如果“蓝色线条”所“框住”的区域没有“部门”，则说明该事务是一个“综合性”事务，需要多部门协同处理，此时“粉红色线条”所“框住”的部门就是需要参与该事务的部门；根据部门对事务的了解程度和事务对部门的重要程度，可以确定“对事务最了解的部门”为“事务”的起源部门（主要负责提供信息），“事务对某部门最重要的部门”为“事务”的结束部门（负责执行和把关），其他部门参与“中间环节”。

　　这种事务处理策略对处理“流程性”事务（指需要多个部门参与审核和审批的事务）非常有效。

　　◆　结束语

　　我们知道，由于部门职能划归不清而导致的部门与部门之间的“扯皮”现象屡见不鲜，也在一定程度上影响了企业的运作效率。

　　因此，如何合理、高效地定位和划归企业各部门的“职能”，如何快速明确各部门对“灰色地带”事务的应付职责，对企业的高效运作相当重要。

　　但愿以上总结的方法，能给我们企业管理者带来实用的价值。

主要参考文献
[1] 《高级经理人的八项修炼》 北京时代光华教育发展有限公司
[2] 《管理的诀窍》 何建忠 编