蔷花红莲解析后妈:办公室工作岗位责任精细化管理

    （武青章 张海鹰）

    办公室是一个机关、团体的中枢神经，肩负着单位承上启下、联系内外、沟通左右、综合协调的重要职责。办公室工作的好坏直接关系到全局工作效能的高低、管理水平的优劣和全年目标任务的完成与否，直接影响到单位的对外形象。如何做好新形势下的基层办公室工作，是办公室长期以来应该思考和探索的一个问题。根据新形势治黄需要、精细化管理效益年的要求及思路，办公室结合实际，首先从完善岗位责任管理体系入手，从细节抓起，以各项工作细化、量化、标准化、协同化、实证化、精益化为逐一突破口，研究探索精细化管理的可行之路，促进单位各项工作全面高效地开展。笔者认为，要达到精细化管理的目标，必须切实完成以下几个方面的转变。

    一、岗位责任管理方式的转变

    实行办公室工作的精细化管理，首先要实现岗位责任粗放式向精细化的转变。规范化管理是办公室的基础性工作，而精细化管理是规范化管理工作的具体化和可操作形式，按照“定岗、定责、定标准”的要求，办公室首先健全和完善了各项工作的岗责体系。以惠金河务局为例，现行办公室岗位职责为：（1）协助局领导对各部门工作进行综合协调；（2）负责各类会议的安排和决议事项的督办，组织重要会议及重大活动；（3）承办公文运转、信息、保密、机要、印签等工作；（4）负责治黄宣传的管理工作；（5）负责文书、工程档案的整理、保管、利用以及综合性资料的管理；（6）负责全局目标管理，进行运行监测，组织考核考评；（7）负责辅助类岗位人员的管理工作；（8）做好电子政务系统的管理和应用；（9）负责本级行政后勤事务和办公用品管理；（10）负责接待工作；（11）负责完成上级行政职能部门和本级领导交办的工作事项。上述职责内容几乎涵盖了办公室工作的方方面面，但也只是大体划定了办公室的主要工作职责范围。这些工作谁去做、何时完成、质量标准是什么、谁负责检查考核等均不明确。针对此种状况，办公室首先从岗位管理制度上变粗放式为精细化。根据工作职能和流程，明确界定岗位职责，形成具体的岗位工作规

    范，并在全局范围内印发携带方便、内容详细的“岗位责任手册”，使每位工作人员都能够全面了解岗位职责，熟悉本职业务，同时在工作中也便于对照执行，确保优质高效地完成本职工作。细化后的办公室工作包含 115 项具体工作内容，其中：办公室主任岗位职责12项、办公室业务副主任12项、办公室行政副主任8项、办公室行政事务管理及宣传人员7项、办公室秘书10 项、办公室档案员15项、文印人员7项、通讯员8项、炊事员6项、水电工6 项、医务人员9项、机关门卫8项、司机7项。

    二、工作要求的转变

    实行办公室工作的精细化管理，要实现工作要求由一般性强调到量化、限时完成的转变。办公室随机性、突发性工作较多，对质量、时效性要求很强。以前办公室在工作上对各岗位人员提出的只是一般笼统性要求，只作泛泛的强调，安排和管理缺乏科学性。经常出现有能力、能干好工作的同志日夜加班，能力差、什么工作都干不好的同志靠上网、聊天打发时间的现象。这种情况不但会极大的挫伤上进心强职工的工作积极性，还会助长某些职工的懒惰、不求上进等不良风气。实行量化到人、限时完成就能很好地解决这一问题。

    （一）变工作安排临时抓为按岗位明确规定到人

    工作事前无计划临时抓的弊端很多，临时安排的任务不一定在承办人岗位职责范围内，领导安排的任务又不好当面推脱，虽然表面上接受了任务，但因为手头还有其他任务或是其他原因心里上很不情愿，这样必然缺乏责任感，能拖则拖，逼到时限了马虎应付了事，质量自然可想而知了。现在将办公室每个岗位职责精细化分解为一项项具体工作，任务安排到人头，明确这就是其岗位工作，令其无法借口推诿，从而提高工作质量、效率。同时这样也方便绩效考核，促进职工增强工作责任感，

    （二）变岗位工作模糊为精细量化到人

    以前办公室在工作中，因岗位工作范围、内容模糊不明确，经常会出现工作交叉的“三角地带”，致使工作推诿扯皮，得不到真正的落实。通过制定并完善精细化岗位职责，分别向办公室主任、副主任、秘书、司机、档案管理等岗位人员下达了具体工作任务，明确了各自工作标准规定、时间要求，办公室的每个人都明确自己的工作任务是什么，何时该做什么，达到什么标准等。每个人通过日清日结工作日志，制定出本周的工作计划，记录好每天工作的实施、完成情况及存在的问题，对自己及科室里的工作心中有数，提前做好准备，保证了各项工作高效率高质量的完成。

    （三）变工作任务时限模糊为责任到人限时完成

    随着科学的进步和时代发展的步伐，当代治黄工作也步入了高速发展的快车道。只有快捷、高效地做好办公室全面工作，才能不辱使命为局领导和各项治黄工作提供保证。办公室在制定本科室每月的目标任务时均有明确的时限要求，从事每项工作的人也都清楚自己的工作时限，完成时间只能提前，不得拖延。

    （四）变推诿扯皮为高效优质完成

    通过岗位职责和工作时限的精细化，办公室人员都非常清楚各自岗位职责、任务，知道自己应做的工作不能无故把“皮球”踢给别人，干不好就得自己承担责任。通过严格的精细化考核办法，使职工的岗位意识和责任意识进一步得到增强，工作和自己相比有了较大的提高，和同行相比有了明显的进步。

    三、任务落实的转变

    实行办公室工作的精细化管理，要完成任务落实由不定时督查到定时绩效考核的转变。在以往的办公室工作中，办公室领导布置的任务做没做完、进展情况和存在的问题、个人执行任务的质量如何等没有一个量的标准，缺乏制度上的约束。有时因为执行人没有及时进行反馈和汇报，致使一些工作因衔接不力而出现工作上的疏漏等问题。办公室采用“四变四为”法促进办公室全员积极履行岗位职责，保证各项工作的高效、及时完成。

    （一）变主任工作督催制为个人主动回报制

    主任督催虽然能促使职工及时完成领导交办的工作任务，但同时也会伤及某些同志的自尊心，会起到一定的负面作用。但办公室工作千头万绪，办公室主任不可能面面俱到，没有时间对自己安排布置的任务严盯死守，如果经办人不将办理结果及时反馈给办公室领导，待出现问题或结果提交时间超过了工作时限时就可能会给领导造成工作上的被动或者出现工作疏漏。个人主动回报制度是变被动工作为主动，经办人事情办理后，及时向领导汇报工作情况、反馈办理意见，使每件事情有始有终，有因有果，避免工作差错。

    （二）变职工被动接受检查为个人自查在先组织检查在后

    办公室以前在工作检查上都是职工被动接受检查。对检查出的问题，有的职工整改不认真、不彻底，有的问题下次检查时仍然出现或根本未改。现改为个人自查后科室再检查，每个职工要逐日认真填写日清日结工作日志，对照本人精细化岗位工作职责要求，逐条逐项查漏补缺，抓紧时间整改完善；对工作中已经发现或预计可能出现的情况提出对策，供领导决策。检查只是促进工作的一个手段，最终目的是把工作做好。实践证明：个人自查在先、组织检查在后比职工单独被动接受检查效果明显好得多。

    （三）变粗放式考核为精细化考核

    所谓精细化考核，就是废除无分制粗放型考核，改为参照上级和本级规范化管理工作考核办法和标准，采用百分制对每个专业的精细化岗位职责任务逐条逐项分解赋分，按周、按月公开考核到岗到人。严格执行制定出的奖惩标准，以实际考核得分衡量每个人岗位日常工作的好差，激励先进，鞭策落后。通过考核，真正做到奖勤罚懒，奖优罚劣，调动每位职工的工作积极性，促使每个精细化管理点都能达到规定的工作标准和质量要求，真正发挥精细化管理的作用，达到精细化管理的目标。

    （四）变口头泛泛批评为管理手段的经济化

    口头批评，对因特殊原因或一时疏忽没有做好工作的自觉性较高者有效，而对缺乏工作责任感、事业心的不求上进者，根本起不到作用。实行岗位工作任务完成业绩、个人日常量化任务及年终考核挂钩制度。比如宣传工作，科室与每个人年初均要签订宣传目标任务，并将总任务分配到每月完成。实行管理手段的经济化，就是对月末完不成分配指标的个人从经济上对个人进行扣罚，从而提升职工自觉履行职责的自觉性，达到实施精细化管理的初衷和目的，全面优质高效完成岗位职责任务。

    精细化管理是一项关系到全局目标任务能否快捷、高效完成的大事，每位职工均要形成精细做事、精细管理的意识。推行精细化管理是一个长期的坚持的过程，要有目标、有组织、有步骤，踏踏实实，一步一个脚印向前推进。办公室要建立适合自身业务需要的精细化管理长效机制，把推行精细化管理与各阶段工作任务、目标、发展计划结合起来，切实提高办公室工作管理水平，全面促进单位治黄工作又好又快的发展！