秘书写作过程中两次“角色转换”的把握

 
    在社会生活中，每个人都扮演着不同的角色。角色不同，与他人交流沟通的方式方法、言谈举止也各有不同。而要想达到良好的传播、沟通效果，一是需要明确自己所扮演的角色，看看该说什么；二是需要站在对方的角度思考，想想该如何说。秘书人员在起草文稿时，要把握好两次“角色转换”：一是由秘书人员到组织（领导）的“角色转换”，二是由组织（领导）到读者或受众的“角色转换”。下面，结合自己的工作实践谈谈对这方面的认识。

    一、把握好由秘书人员到组织（领导）的“角色转换”，是秘书谋篇布局、动笔写作的重要前提。
    在影视表演中经常使用一个词叫“入戏”，就是要求演员尽快进入角色，将自己的身心同剧中人物的身心融为一体。演员入戏了，表演就真实、自然，作品就会有吸引力和可看性。秘书人员撰拟文稿是“奉命写作”，是“代人立言”，这种写作活动表面看来与一般的写作活动一样都是个体性劳动，但秘书人员接受撰写任务进入写作过程之后，他就是代表组织（领导）行文，用语言文字来表达组织的意图，而绝不是单纯的代表自己，不是单纯地站在自己的立场上来抒写自己的情感、意志。因而，秘书撰拟文稿从一开始就要转换“角色”，尽快“入戏”，站在组织或领导的立场和角度调查了解、思考问题、谋篇布局、组织语言。这一点，在讲话稿的撰拟中显得尤为突出。
    讲话稿是贯穿领导意图、融合组织意志、为领导量身打造的。因此，秘书要把握好由秘书人员到组织（领导）的角色转换，首先要充分地了解领导的“角色”。动笔前，秘书要与领导进行沟通，了解组织（领导）的意图，把握观点思路，领会精神实质，努力把领导的撰文意图化为自己的思想。接下来要对讲话人的身份做准确定位。领导是正职还是副职，是行政领导还是党的领导，在会议中处于主导地位还是从属地位，这些不同决定着领导讲话的角度、内容也不相同。这一点把握不好轻则喧宾夺主，重则影响领导之间的团结。这些工作完成之后，下一步则是要尽快“入戏”。讲话的目的是要统一大家的思想，贯彻组织意志，因而讲话稿必须语言生动，富有个性，能够调动会场气氛，使讲话者与听众形成一种交流，使听众受到启发、教育和鼓舞。要达到这一效果，秘书人员在写作时就要“移情入境”，把自己“带入”讲话人的心境，如同自己置身于会场之中发表讲话。这要求秘书人员对领导本人的言谈举止、性格受好有所了解。在写作前，执笔者可以参看领导本人以往的谈话记录和其他文字材料，特别要注意领导对以往文字材料的修改之处。在写作时，执笔者要充分调动自我感情，达到身临其境的创作状态，在句式、语气、语调、修辞和具体事例的选用上尽量贴近领导本人的性格特征。
    秘书人员在撰拟文稿中，把握好由秘书人员到组织（领导）的“角色转换”仅仅是完成了撰写讲话稿的第一步，要想让自己起草的文稿符合客观实际、收到实效，还要把握好第二次“角色转换”，即由组织（领导）到读者或受众的“角色转换”。

    二、把握好由组织（领导）到读者或受众的第二次“角色转换”，是确保文稿符合实际、收到实效的客观需要。
    公文写作与文学写作截然不同，公文写作的目的是为了解决现实生活中的某些具体问题，它要求现实的效用和显而易见的社会效果，而且这种目的达到与否能够以明确的指标予以证实。因此，秘书人员在写作过程中必须关注和设想自己的写作成果发出后的预期效果，并以此来组织语言、修改调整，努力使自己的写作成果符合实际、收到实效。笔者以为，把握好由组织（领导）到读者或受众的“角色转换”是达到这一效果的重要前得。
    首先，秘书人员要对读者或受众进行“角色”分析，然后根据读者或受众的实际情况来选择材料、组织语言，也就是要做到“看清对象，有的放矢”。毛泽东同志在《反对党八股》一文中对宣传工作中“无的放矢，不看对象”的现象作了深刻的批判。他说：“射箭要看靶子，弹琴要看听众，写文章做演说倒可以不看读者不看听众么？我们无论和什么人做朋友，如果不懂得彼此的心，不知道彼此心里面想些什么东西，能够做成知心朋友吗？做宣传工作的人，对于自己的宣传对象没有调查，没有研究，没有分析，乱讲一顿，是万万不行的。”毛泽东同志这段论述正是秘书人员在写作活动中需要谨记的。比如，在讲话稿撰拟中就要考虑听众是干部还是群众、是上级还是下级，以及他们的文化程度、知识背景和需要从讲话中了解和学习什么等。同一专题的讲稿，听众不同，所要阐述的侧重点也应该不同。比如，企业领导就同一问题的讲话，对管理层和操作层的要求就显然不同。
    当初稿草拟完成后，秘书还应当站在受文者的角度对全文进行审视修改，努力使自己起草的文稿易于被读者或受众接受，从而收到较好的效果。比如，起草有关制度、办法，执笔人就应当认真思考制度、办法中的要求是否都能够顺利实行，在模拟执行和操作的过程中还存在哪些问题，不同职级、岗位的执行者对文稿的内容会有什么样的反应和看法……任何文稿经过这样的推演之后，其中的问题、矛盾、漏洞就会显露出来，执笔者就可以对证下药进行修改完善。如果不经历这样的角色转换和换位思考，文稿就会留下隐患，一旦发布或许就会造成工作被动或留下遗憾。再比如，撰写请示、报告的事项会有什么反应？可能会做出什么样的决定？文中请示、报告的事项是否会得到批准和认可？……站在上级机关和受文领导的角度多问几个为什么、怎么办，有助于秘书人员完善文稿，文件发出后才能达到较好的实际效果。在这方面，我国古代上行公文的写作手法和技巧就值得我们借鉴。如秦代李斯的《谏客书》、唐代陈子昂的《谏用刑书》等著名“上书”，都是封建时代臣下对君王进谏之言，内容涉及国家大政和复杂而敏感的政局，作者都承担着关乎身家性命的巨大风险。这些文章之所以收到了很好的效果，其中一个很重要的原因就是作者在行文中很好地把握了受文者的心理脉络，站在受文者的角度分析阐述、遣词造句，使受文者体会到了“其言谆谆，其情切切，其心耿耿”。
    综上所述，我们可以得出这样的结论：秘书活动的中介地位决定了秘书人员在起草文稿时必须把握好上述两次“角色转换”。秘书活动的主体处于管理者与被管理者这两方的中间地带，是决策层和执行层的转换中介，是各个部门的联系中介，是内外交换中介。秘书人员既不是决策者也不是实施者，秘书人员所起到的是沟通上下的中介作用。所以，秘书人员撰拟文稿不仅要站在组织和领导的立场来立意、行文，还要站在读者或受众的角度来审视、推敲，这样才能最终拿出符合组织意志的文稿。的要求是否都能够顺利实行，在模拟执行和操作的过程中还存在哪些问题，不同职级、岗位的执行者对文稿的内容会有什么样的反应和看法……任何文稿经过这样的推演之后，其中的问题、矛盾、漏洞就会显露出来，执笔者就可以对证下药进行修改完善。如果不经历这样的角色转换和换位思考，文稿就会留下隐患，一旦发布或许就会造成工作被动或留下遗憾。再比如，撰写请示、报告的事项会有什么反应？可能会做出什么样的决定？文中请示、报告的事项是否会得到批准和认可？……站在上级机关和受文领导的角度多问几个为什么、怎么办，有助于秘书人员完善文稿，文件发出后才能达到较好的实际效果。在这方面，我国古代上行公文的写作手法和技巧就值得我们借鉴。如秦代李斯的《谏客书》、唐代陈子昂的《谏用刑书》等著名“上书”，都是封建时代臣下对君王进谏之言，内容涉及国家大政和复杂而敏感的政局，作者都承担着关乎身家性命的巨大风险。这些文章之所以收到了很好的效果，其中一个很重要的原因就是作者在行文中很好地把握了受文者的心理脉络，站在受文者的角度分析阐述、遣词造句，使受文者体会到了“其言谆谆，其情切切，其心耿耿”。
    综上所述，我们可以得出这样的结论：秘书活动的中介地位决定了秘书人员在起草文稿时必须把握好上述两次“角色转换”。秘书活动的主体处于管理者与被管理者这两方的中间地带，是决策层和执行层的转换中介，是各个部门的联系中介，是内外交换中介。秘书人员既不是决策者也不是实施者，秘书人员所起到的是沟通上下的中介作用。所以，秘书人员撰拟文稿不仅要站在组织和领导的立场来立意、行文，还要站在读者或受众的角度来审视、推敲，这样才能最终拿出符合组织意志的文稿。