九乡新闻网黑龙江森工贴吧:办公室常用文字材料写作（二）
来源：百度文库 编辑：九乡新闻网 时间：2024/04/30 12:51:00
办公室常用文字材料写作（二）
内蒙古烟草 2010.03 期 作者: 孙宝义 （四）日常公文。
办公室日常公文有多种，公文处理规范中也都有明确规定和要求，这里只就几种常用公文在起草和写作中亦即公文形成前过程中需要尤其注意的问题提示以下几点：
通知——对常用的一般性会议或某个事项的通知，起草时尤其注意要把应该告知的事项说清楚、说完整，不要留有疑问或矛盾之处。这类文件看似比较简单，经常出现的问题就是通知发下去后，往往还会出现打电话来询问或核实其中某些事该怎么办的情况，追溯起来还是起草通知时没有把该说清楚的事情考虑周全。与此相类似的还有上行文“请示”更是如此，最主要的是要把请示的事项和希望上级答复解决的事情讲清楚即可，无关的话尽可能少说或不说，否则上级部门不仅无法研究，以至“批复”都很难作出。
通报——最需注意的是要把所要通报的情况核实准确，内容上必须完全是事实，如同新闻报道不允许出现任何失实一样，通报的情况则一般更应严肃和郑重。如是通报全局性工作还要兼顾到面上的情况，通报工作中的问题要注重分析原因和教训，以期引起大家重视，因为无论通报什么情况都涉及到对所属单位工作的或肯定、或评价、或褒奖、或惩戒，都是为了更有利于推动和促进工作，要通过通报情况切实能够起到通报的作用。
报告——一般为向上级单位报告情况使用。因此，要求报告内容所反映的情况必须真实、准确，内容详实而具体，层次分明，抓住重点，篇幅上也不应太长，文字上更要注意精练，反复修改推敲，言简意赅。这是由这类上行文文种的特定要求所决定的，不能给上级领导部门看了报告感觉不知所云，或通篇泛泛而论让人只知其然而不知其所以然，甚至由于文意不顺畅根本看不进去，这都是非常值得注意的。
意见——除一些类似呈报或函复性的上行或平行文件以外，更多为下发文件并同时抄报给上级领导部门。这类文件的起草对写作者来说可能主动性多一些、发挥空间相对大一些，但要求也比较高，无论在内容取舍、结构安排、文字表述等方面，都需认真思考、反复斟酌、精雕细刻。特别对属于党的工作方面一些重大问题、重要事项提出贯彻落实的意见，起草时对其中的一些理论、政策或认识方面的观点阐述肯定要有而且不可或缺，但一定要紧密联系单位和工作的实际、联系我们自身学习理解领会贯彻的实际来阐述，既要结合实际，更要切合实际，所谓不能讲套话、空话或“官话”，多是在这个时候尤其应当注意。因为这类文件（还包括如决定、指示等）更多反映的是对所属单位一个时期某些重要工作、重大事项进行部署和提出要求，包括如何开展和实施、包括一些政策性的规定要求等都要在文件中作出安排和加以明确。所以，突出指导性、针对性、可行性和可操作性，对于起草这种“意见”性文件来说是最为关键和最需注意把握的，切忌内容上的空洞无物和文字表达上的不确切、不准确。
会议纪要——由于各种会议内容、类型或者对其要求、需要的不同，会议纪要的写法也有多种多样，公文处理上一般也有相对规范的要求。这里只强调一点，就是我们各级办公室经常要用到的单位行政领导办公会的会议纪要，最重要的是要把会议议定、议决事项和领导最后研究决定的意见写清楚，而不必要去过多记述会议过程或讨论发言内容。因为这种办公会多是领导研究解决本级本单位的某项工作或某个问题，不同于一般的研讨会、座谈会而需要在会议纪要里反映各方面意见，更不同于会议记录。写这种办公会或局务、厂务例会性的会议纪要，关键要把会议议定的事项和最后决定的意见写清楚，这样既有利于抓好议定、议决事项的落实，也便于日后需要时查阅。
除以上四个方面内容外，机关或各级办公室文字材料中还有一项重要内容就是编写各种形式的简报，包括工作简报、会议简报、专题简报等。这种简报类公文现在已多归入信息类。目前各级办公室对信息工作都比较重视，一般均设有信息工作机构或岗位并安排有专职人员，有关的培训也作为一项重要内容专题来讲，这里不具体说。同时，无论从事机关什么工作特别是在综合性文秘岗位工作，对《国家行政机关公文处理办法》（2000-8）、《国家行政机关公文格式》（2000-11）和《国家烟草专卖局中国烟草总公司机关公文处理办法》、《烟草行业公文格式标准》（2009年9月）等规定性文件要在平时注意认真学习和熟悉，对一些基本常识问题要了解和掌握，这对做好公文处理工作和文字材料工作都是非常必要的。
三、常用文字材料写作中应注意把握的几个问题
搞文字工作特别是撰写文字材料，是机关工作人员普遍感到不太好干、也都不太愿意干的事，工作任务很重、责任很大、压力也很大。往往一项任务布置下来，多数人都有重负在身之感，“加班加点”寻常事，耗神耗力又累心。怎么写好材料，这里既有对写作知识的掌握，即写作方法、写作能力、写作训练、写作技巧等方面的“基础”问题，更有对实际工作和实际情况的把握，包括理论和政策的理解与应用、个人的工作经历和工作经验以及综合性知识、写作实践的积累等方面的“水平”问题，这两方面能力加起来才能反映出撰写文字材料所需要的所谓“功底”。大作家不一定能写得好材料，这不是其“功底”不够而是需要和要求不同。怎么就算写出好材料了，也可以说无一定式，正所谓“文无定法，文成法定”。这也是由其材料的不同需要和不同要求所决定的。而且从写材料的实践看，并非像经常有人说材料写得多了自然就熟了、就好写了，其实真的要“写”好材料而不是简单地从网上去“荡”材料，往往都是越写要求越高、标准也越高，责任更大、压力也更大。所以，究竟怎么写好材料，也是“捉刀者所见略同又各有不同”。下面，只能就个人从事这项工作、特别是结合撰写有关报告材料的一些体会和感受谈几点看法，也可以叫做几个“注意把握”：
（一）意在笔先”。
用这个词好像也不是很明确，总的说就是一般文章写作知识都要讲到的调研、酝酿、准备阶段即下笔之前要做的事，或者叫“构思”或“立意”的阶段。这一阶段所要解决的是为什么写、写什么、怎么写，也就是材料的主题思想（或说中心思想）、主要内容、表现形式等的确定和形成即“立意”问题。需要做的工作就是素材准备、听取有关领导或部门对材料起草的意见、更多地占有材料和完成“构思”。主要做好三件事：（1）收集材料素材。包括收集前面已讲过起草材料所需要的上级的有关精神和要求，本单位这方面工作的情况和文件资料，包括“纵向”下属单位和“横向”机关内各部门工作的有关情况，必要时需专门下发通知收集或约请有关部门就某些方面提供情况。（2）听取领导意见。要听取和征询领导对所起草材料的一些基本想法、思路和意见，凡有大的材料一般应由领导召集有关人员作一次专门研究，也就是平时讲的要“碰材料”，这在重要报告起草前是非常必要的，是酝酿和形成材料主题实际也是会议主题的重要一步。对属于一般性的领导讲话或有关材料，不一定专门安排时间研究，那也要根据拟起草的讲话或材料所需要的内容去收集和了解有关的情况，从掌握的情况中尽可能地去领会领导的意图、思路以及工作的总体状况。这也是履行办公室工作或秘书性工作“参谋”职能在写作材料时的重要体现。这种“谋”事的职能作用要发挥好，往往不在于只等领导怎么说了才去怎么做，而更多在于对单位领导工作和全局工作要有总体了解和把握，这对写材料来说是更为重要的。这就要求我们办公室特别是秘书性工作人员平时必须注意加强这方面的积累，到关键时刻起草材料肯定都会用得上。（3）充分酝酿思考。根据所掌握的情况，执笔人或写作人员就要认真“构思”，要把领导对这份材料起草的总的要求与自己掌握的材料素材结合起来进行思考、分析、归纳和整理，从中去概括、提炼材料的中心思想、大体要写的内容和写作思路，也就是经过一番反复“构思”，要把“为什么写、写什么、怎么写”逐步明确和清晰下来。正所谓通过“打腹稿”，要初步达到材料主题思想的确立和表现形式的形成。这一阶段的构思，最费脑筋的在于怎么“立意”上。也有人说这种应用文体的材料更多是“写实”谈不上什么“立意”，其实不然。材料写得好不好，有没有所谓深度、力度和高度，关键在于“立意”是否准确、出新和精当。当然这里也无须用什么“文以载道”之类说法来硬套，但从实际写材料看这种对文章立意的过程确实是存在的。如果“立意”不当，或说没“想”好就写，写出来的文章要么像“白开水”索然无味，要么通篇高谈阔论、不着边际，都是不足取的。所以，必须注意把握这个“意在笔先”，话说白了就是“想好再写”。
（二）谋篇布局。
这一步也可以说是与构思、立意阶段同时进行的，之所以分开来讲，是由于一般写作中都有个重要步骤叫“结构”文章。即在明确了为什么写、写什么、怎么写的基础上，要把这些想法、这些材料和情况用文字搭建起来和表现出来，形成一个材料构架，这也是正式起草材料前首要或说重要的一步。执笔人也就如同建造这个“文章”房子的设计师，什么材料、怎么用、用在哪都要在这个时候进行定位。这一阶段主要应该做的，就是要提炼和确定文章的大小标题，具体谋划安排分为几个部分来写、每一部分的主要内容是什么以及大体的段落层次，包括怎么开头，怎么过渡、转折、照应，怎么结尾等都应有所考虑。简要一点说这一步可以叫做“提炼大小标题、搭建材料主干、形成总体框架”。对重要的报告材料，都应该形成材料写作提纲并经过必要形式的讨论。对不需要讨论提纲的，也应把大体的构架和思路给要讲话的领导或主管上级领导汇报说明一下，得到一个基本认可后再动笔写，这样可以减少许多不必要的无用功。因为个人的思维、思考所形成的东西毕竟是有局限性的。好的文章经常讲叫“结构严谨、思路清晰、层次清楚、段落分明”等，往往都是在结构文章的时候就决定了的，在这方面宁可费点工夫也是值得的和必要的。有的人写文章似乎也没见有什么提纲，写起来仍是一挥而就、落笔成文，实际肯定也是有腹稿的，而且思路非常清晰，只是没落到纸上而已，但大的材料特别是需要领导审定决定的稿子还是要有写作提纲为好。这个写作提纲，不仅是为自己起草材料方便所用，而是对整个报告材料的定调，是写好报告材料的重要前提和基础，因而也就不简单是个文章的结构问题，而是对单位全局、整体或某一方面工作的总体筹划和安排问题。一般写作知识都讲“主题是灵魂、结构是骨架，材料是血肉”，确实哪个方面都不能忽视。至于怎么提炼、拟定材料的大、小标题，怎么做到所谓题目的准确、鲜明、醒目、简洁等等，也同样就不仅仅是对文字语句的锤炼推敲，而是涉及到对这项工作或这个问题的认识和把握，认识上不清楚或不到位，无论如何表达是不会准确的。因此，要更多从对工作的总体要求上来注意把握材料的“谋篇布局”。“搭好框架”，这对于写好材料也是非常关键的。
内蒙古烟草 2010.03 期 作者: 孙宝义 （四）日常公文。
办公室日常公文有多种，公文处理规范中也都有明确规定和要求，这里只就几种常用公文在起草和写作中亦即公文形成前过程中需要尤其注意的问题提示以下几点：
通知——对常用的一般性会议或某个事项的通知，起草时尤其注意要把应该告知的事项说清楚、说完整，不要留有疑问或矛盾之处。这类文件看似比较简单，经常出现的问题就是通知发下去后，往往还会出现打电话来询问或核实其中某些事该怎么办的情况，追溯起来还是起草通知时没有把该说清楚的事情考虑周全。与此相类似的还有上行文“请示”更是如此，最主要的是要把请示的事项和希望上级答复解决的事情讲清楚即可，无关的话尽可能少说或不说，否则上级部门不仅无法研究，以至“批复”都很难作出。
通报——最需注意的是要把所要通报的情况核实准确，内容上必须完全是事实，如同新闻报道不允许出现任何失实一样，通报的情况则一般更应严肃和郑重。如是通报全局性工作还要兼顾到面上的情况，通报工作中的问题要注重分析原因和教训，以期引起大家重视，因为无论通报什么情况都涉及到对所属单位工作的或肯定、或评价、或褒奖、或惩戒，都是为了更有利于推动和促进工作，要通过通报情况切实能够起到通报的作用。
报告——一般为向上级单位报告情况使用。因此，要求报告内容所反映的情况必须真实、准确，内容详实而具体，层次分明，抓住重点，篇幅上也不应太长，文字上更要注意精练，反复修改推敲，言简意赅。这是由这类上行文文种的特定要求所决定的，不能给上级领导部门看了报告感觉不知所云，或通篇泛泛而论让人只知其然而不知其所以然，甚至由于文意不顺畅根本看不进去，这都是非常值得注意的。
意见——除一些类似呈报或函复性的上行或平行文件以外，更多为下发文件并同时抄报给上级领导部门。这类文件的起草对写作者来说可能主动性多一些、发挥空间相对大一些，但要求也比较高，无论在内容取舍、结构安排、文字表述等方面，都需认真思考、反复斟酌、精雕细刻。特别对属于党的工作方面一些重大问题、重要事项提出贯彻落实的意见，起草时对其中的一些理论、政策或认识方面的观点阐述肯定要有而且不可或缺，但一定要紧密联系单位和工作的实际、联系我们自身学习理解领会贯彻的实际来阐述，既要结合实际，更要切合实际，所谓不能讲套话、空话或“官话”，多是在这个时候尤其应当注意。因为这类文件（还包括如决定、指示等）更多反映的是对所属单位一个时期某些重要工作、重大事项进行部署和提出要求，包括如何开展和实施、包括一些政策性的规定要求等都要在文件中作出安排和加以明确。所以，突出指导性、针对性、可行性和可操作性，对于起草这种“意见”性文件来说是最为关键和最需注意把握的，切忌内容上的空洞无物和文字表达上的不确切、不准确。
会议纪要——由于各种会议内容、类型或者对其要求、需要的不同，会议纪要的写法也有多种多样，公文处理上一般也有相对规范的要求。这里只强调一点，就是我们各级办公室经常要用到的单位行政领导办公会的会议纪要，最重要的是要把会议议定、议决事项和领导最后研究决定的意见写清楚，而不必要去过多记述会议过程或讨论发言内容。因为这种办公会多是领导研究解决本级本单位的某项工作或某个问题，不同于一般的研讨会、座谈会而需要在会议纪要里反映各方面意见，更不同于会议记录。写这种办公会或局务、厂务例会性的会议纪要，关键要把会议议定的事项和最后决定的意见写清楚，这样既有利于抓好议定、议决事项的落实，也便于日后需要时查阅。
除以上四个方面内容外，机关或各级办公室文字材料中还有一项重要内容就是编写各种形式的简报，包括工作简报、会议简报、专题简报等。这种简报类公文现在已多归入信息类。目前各级办公室对信息工作都比较重视，一般均设有信息工作机构或岗位并安排有专职人员，有关的培训也作为一项重要内容专题来讲，这里不具体说。同时，无论从事机关什么工作特别是在综合性文秘岗位工作，对《国家行政机关公文处理办法》（2000-8）、《国家行政机关公文格式》（2000-11）和《国家烟草专卖局中国烟草总公司机关公文处理办法》、《烟草行业公文格式标准》（2009年9月）等规定性文件要在平时注意认真学习和熟悉，对一些基本常识问题要了解和掌握，这对做好公文处理工作和文字材料工作都是非常必要的。
三、常用文字材料写作中应注意把握的几个问题
搞文字工作特别是撰写文字材料，是机关工作人员普遍感到不太好干、也都不太愿意干的事，工作任务很重、责任很大、压力也很大。往往一项任务布置下来，多数人都有重负在身之感，“加班加点”寻常事，耗神耗力又累心。怎么写好材料，这里既有对写作知识的掌握，即写作方法、写作能力、写作训练、写作技巧等方面的“基础”问题，更有对实际工作和实际情况的把握，包括理论和政策的理解与应用、个人的工作经历和工作经验以及综合性知识、写作实践的积累等方面的“水平”问题，这两方面能力加起来才能反映出撰写文字材料所需要的所谓“功底”。大作家不一定能写得好材料，这不是其“功底”不够而是需要和要求不同。怎么就算写出好材料了，也可以说无一定式，正所谓“文无定法，文成法定”。这也是由其材料的不同需要和不同要求所决定的。而且从写材料的实践看，并非像经常有人说材料写得多了自然就熟了、就好写了，其实真的要“写”好材料而不是简单地从网上去“荡”材料，往往都是越写要求越高、标准也越高，责任更大、压力也更大。所以，究竟怎么写好材料，也是“捉刀者所见略同又各有不同”。下面，只能就个人从事这项工作、特别是结合撰写有关报告材料的一些体会和感受谈几点看法，也可以叫做几个“注意把握”：
（一）意在笔先”。
用这个词好像也不是很明确，总的说就是一般文章写作知识都要讲到的调研、酝酿、准备阶段即下笔之前要做的事，或者叫“构思”或“立意”的阶段。这一阶段所要解决的是为什么写、写什么、怎么写，也就是材料的主题思想（或说中心思想）、主要内容、表现形式等的确定和形成即“立意”问题。需要做的工作就是素材准备、听取有关领导或部门对材料起草的意见、更多地占有材料和完成“构思”。主要做好三件事：（1）收集材料素材。包括收集前面已讲过起草材料所需要的上级的有关精神和要求，本单位这方面工作的情况和文件资料，包括“纵向”下属单位和“横向”机关内各部门工作的有关情况，必要时需专门下发通知收集或约请有关部门就某些方面提供情况。（2）听取领导意见。要听取和征询领导对所起草材料的一些基本想法、思路和意见，凡有大的材料一般应由领导召集有关人员作一次专门研究，也就是平时讲的要“碰材料”，这在重要报告起草前是非常必要的，是酝酿和形成材料主题实际也是会议主题的重要一步。对属于一般性的领导讲话或有关材料，不一定专门安排时间研究，那也要根据拟起草的讲话或材料所需要的内容去收集和了解有关的情况，从掌握的情况中尽可能地去领会领导的意图、思路以及工作的总体状况。这也是履行办公室工作或秘书性工作“参谋”职能在写作材料时的重要体现。这种“谋”事的职能作用要发挥好，往往不在于只等领导怎么说了才去怎么做，而更多在于对单位领导工作和全局工作要有总体了解和把握，这对写材料来说是更为重要的。这就要求我们办公室特别是秘书性工作人员平时必须注意加强这方面的积累，到关键时刻起草材料肯定都会用得上。（3）充分酝酿思考。根据所掌握的情况，执笔人或写作人员就要认真“构思”，要把领导对这份材料起草的总的要求与自己掌握的材料素材结合起来进行思考、分析、归纳和整理，从中去概括、提炼材料的中心思想、大体要写的内容和写作思路，也就是经过一番反复“构思”，要把“为什么写、写什么、怎么写”逐步明确和清晰下来。正所谓通过“打腹稿”，要初步达到材料主题思想的确立和表现形式的形成。这一阶段的构思，最费脑筋的在于怎么“立意”上。也有人说这种应用文体的材料更多是“写实”谈不上什么“立意”，其实不然。材料写得好不好，有没有所谓深度、力度和高度，关键在于“立意”是否准确、出新和精当。当然这里也无须用什么“文以载道”之类说法来硬套，但从实际写材料看这种对文章立意的过程确实是存在的。如果“立意”不当，或说没“想”好就写，写出来的文章要么像“白开水”索然无味，要么通篇高谈阔论、不着边际，都是不足取的。所以，必须注意把握这个“意在笔先”，话说白了就是“想好再写”。
（二）谋篇布局。
这一步也可以说是与构思、立意阶段同时进行的，之所以分开来讲，是由于一般写作中都有个重要步骤叫“结构”文章。即在明确了为什么写、写什么、怎么写的基础上，要把这些想法、这些材料和情况用文字搭建起来和表现出来，形成一个材料构架，这也是正式起草材料前首要或说重要的一步。执笔人也就如同建造这个“文章”房子的设计师，什么材料、怎么用、用在哪都要在这个时候进行定位。这一阶段主要应该做的，就是要提炼和确定文章的大小标题，具体谋划安排分为几个部分来写、每一部分的主要内容是什么以及大体的段落层次，包括怎么开头，怎么过渡、转折、照应，怎么结尾等都应有所考虑。简要一点说这一步可以叫做“提炼大小标题、搭建材料主干、形成总体框架”。对重要的报告材料，都应该形成材料写作提纲并经过必要形式的讨论。对不需要讨论提纲的，也应把大体的构架和思路给要讲话的领导或主管上级领导汇报说明一下，得到一个基本认可后再动笔写，这样可以减少许多不必要的无用功。因为个人的思维、思考所形成的东西毕竟是有局限性的。好的文章经常讲叫“结构严谨、思路清晰、层次清楚、段落分明”等，往往都是在结构文章的时候就决定了的，在这方面宁可费点工夫也是值得的和必要的。有的人写文章似乎也没见有什么提纲，写起来仍是一挥而就、落笔成文，实际肯定也是有腹稿的，而且思路非常清晰，只是没落到纸上而已，但大的材料特别是需要领导审定决定的稿子还是要有写作提纲为好。这个写作提纲，不仅是为自己起草材料方便所用，而是对整个报告材料的定调，是写好报告材料的重要前提和基础，因而也就不简单是个文章的结构问题，而是对单位全局、整体或某一方面工作的总体筹划和安排问题。一般写作知识都讲“主题是灵魂、结构是骨架，材料是血肉”，确实哪个方面都不能忽视。至于怎么提炼、拟定材料的大、小标题，怎么做到所谓题目的准确、鲜明、醒目、简洁等等，也同样就不仅仅是对文字语句的锤炼推敲，而是涉及到对这项工作或这个问题的认识和把握，认识上不清楚或不到位，无论如何表达是不会准确的。因此，要更多从对工作的总体要求上来注意把握材料的“谋篇布局”。“搭好框架”，这对于写好材料也是非常关键的。
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