风景园林考研院校排名:让会议有效——管理实务之一—中外企业文化

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让会议有效——管理实务之一
何文堂
《中外企业文化》 2007年第2期本文字数：1131小中大
编者按日常工作中，有诸多方面需要主管们认真地关注与反省，如会议管理、时间管理、人际沟通等。为帮助主管提升管理能力，本栏目将陆续推出北京市管理科学院的系列文章，就相关问题进行探讨。欢迎读者来稿，发表自己的见解，介绍自己的经验。
会议是管理者从事管理工作必经的媒介，管理者应该重视。要让会议有效，就必须让成员将专注力放在会议上，关心会议质量。要从会议的进行方式及内容着手，仔细探讨在组织中为什么会造成会议无效。从人、事、时，地等因素去做思考，征询相关人员意见，找出造成会议无效的原因。笔者在协助企业进行教育训练时，常问学员造成会议无效的因素是什么?得到的答案可分为下列几项。
①会议目的不清楚。会议的目的有多种，如政策宣示、讯息告知、研讨、听取报告、信息交流、项目执行追踪等，要召开会议一定要搞清楚真正的目的。有人说如果你不知道你想得到什么，那你就什么也得不到，会议亦是如此，会议目的不清楚，那你什么也得不到。
②没有议程。议程的设计直接影响会议目的的达成，很多会议忘了制订议程，会议过程中各说各话无法聚焦。不管会议形态和时间长短，将议程排定能让会议快速进入主题，而且让参与者明白所需扮演的角色。
③不知参与的角色功能。许多人被通知参与会议，却不知为何自己被列为出席者、要谈什么事、要做什么贡献。没有预先被告知，所以在会议上只能当木头人，无法响应会议的内容。另外，有些出席者因故请别人代理出席时，却又不明确告知代理的权贵。若会议负责人不事前做提醒让与会者知道该扮演的角色，会使会议无效。
④真主意、假商量。主事者已有定见，却又假意要求参与者提供意见，结果大家都把时间花在无意义的讨论上，因为任何意见都是无效的。虽然主事者的目的达成了，但从过程来看它仍是无效会议。
⑤意见不被尊重。主事者偏袒某些人意见，偏听而无法兼听，对其他人所提意见故意忽略或敷衍而不予理睬。这样的运作方式是在浪费他人时间。
⑥议而不决。对不同的意见不做整理，不统合异见，结果将议题悬挂不处理，只是讨论却不做决议。
⑦没有记录及追踪系统。对于所讨论的事项及决议没有做记录，没有纳入追踪系统，前次决议的事项到底执行状况如何没有数据可查，无从就执行的过程做回馈和修正。
对这些常见的问题，只有管理者事先侦测与了解并虚心自我检讨，正视造成会议质量不佳的问题，才能找到解决方案，让会议产生真正的效力。不要轻视会议对团队成员的影响力，长期处在无效会议的情境中，团队成员就不能表达真正的意见，对管理者和组织丧失信心，处事采取被动应付的心态，这样就很难发挥最佳的执行力。

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