九乡新闻网陕西省继续教育报名:个人知识管理实践之“分类”篇(ZT)
来源：百度文库 编辑：九乡新闻网 时间：2024/04/26 08:02:09
个人知识管理实践之“分类”篇(ZT)
技术资料 2009-06-30 10:22:41 阅读115 评论0 字号：大中小 订阅
紧密围绕自己的目标体系，借鉴《仓鼠革命》中的“强力底稿”概念，为个人知识管理的几个范围设定相同的分类模板以保证分类体系的完整与统一。
我的目标体系借鉴了《高绩效人士的五项管理》办法，作者建议设定六大目标领域。我参照着这六大目标结合自己的实际情况进行了设定。我感觉这六大目标涵盖了事业、财富、生活等方面，内外兼修，符合人生平衡的原则，很有代表性。
“强力底稿”是《仓鼠革命》中提出的概念，作者有一种“COTA”文件夹划分办法，它的理念是用数字分出优先顺序、使用“强力底稿”以保证文件夹分类连续一致、把文件柜也分成COTA体系。详情请看：《仓鼠革命》四大工具简介
我就根据以上理念设定了六个主要文件夹：
01事业
02家庭生活
03学习成长
04人脉联络
05理财规划
06健康休闲
说明：
1、如果大项的内容还能进行细分，则采取在大项后加细项的方法进行细分，如“01事业-律师事业、01事业-保险经营管理、06健康休闲-美剧电影”等；
2、对六大目标之间用鲜艳的颜色加以区分；
3、对邮件管理、文件管理、RSS阅读管理、博客分类、时间管理等个人知识管理的各个范围领域都采取统一一致的分类体系。
具体实例：
一、邮件管理：
邮件是现代商业社会重要的信息来源途径，我是采用outlook2007进行邮件的收发与管理，我利用outlook2007中方便的颜色标签功能，对邮件进行详细地区分。具体如下图：也可参考我之前的博客文章：为Outlook分类设置颜色的实践
我为outlook的收件箱按基本文件夹体系设定了六大类子收件箱，根据需要还可以再细分，比如在“01事业-保险公司经营管理”文件夹中就下设了“厦门分公司管理”和“总公司邮件”两个更细的区分。
我的outlook共设置了三个邮箱账号，分别是公司配备的邮件地址、私人的两个邮件地址，每天收到邮件后都会集中在主收件箱中，我采取GTD的管理方法，对邮件进行相应的处理，需要执行的就转换成outlook的“任务”，需要进行收藏的则于阅读之后立刻将邮件移动到相应的子收件箱中进行保存，没用的邮件则立刻删除，以此来保证我的主收件箱随时都是清空的状态。
二、时间管理：
时间是最稀缺的资源，也最值得珍惜与善用。
时间管理归根结底是如何管理好在具体的“时间段”内完成的“事项”。其中的关键点是具体的“时间段”及“事项”，在outlook中则分别表示为“约会”和“任务”。
它们两者是有区别与联系的：
“约会”是时间已经确定的，而“任务”只是确定了大概时间，但具体时间还没定，但当“任务”完成时，它就变成了一项“日历”里记录的“约会”。
或者说：
约会是以时间为基础的，就是某一段时间划分来作什么事情，
任务是以事情为基础的，指定某一事情必须在哪一个时间段中间完成。(详细内容可以看我之前的博客文章：使用outlook来培养习惯)
在具体的时间管理实践中，我还是根据目标体系设立的“强力底稿”进行“约会”和“任务”的类别设置；
每新建一个约会，我就会为其标注上相应的分类。
详细地记录时间日志后，就可以通过将数据导出到excel表格进行深入地分析与评估了，详细内容请见之前的博客文章：运用outlook和Excel有效地把握和分析自己的时间
“任务”的设定也是一样的道理，每新建一个任务，我就会根据该项任务的性质设定相应的分类，分类体系与“约会”的分类体系保持一致。
下图是新建“任务”的视图：
还可以汇总的视图来统一检视任务列表：
该任务列表还可以同步到智能手机上，通过智能手机这种随身工具来随时督促、提醒自己需要完成的任务事项，这就是我在实践GTD的时间管理办法。(详细文章可以参考之前的博客文章：我的时间管理实践（软件应用篇），但分类方式已经做了改进，原先的分类是按“角色”进行，现在已经统一改成六大目标体系)
以上即是个人知识管理实践篇之“分类”在时间管理方面的运用，期待朋友们的交流与探讨。
转自http://125.35.5.152/spb/u/lujwa/Default.aspx