档案后保管范式及其在紫光慧图软件中的应用

 2011-8-12 11:01|   《档案学通讯 》网络版  发布者: 淡如水|        摘要: 北京紫光慧图信息技术有限公司吴国声 总经理中国人民大学信息资源管理学院徐拥军 博士 自从1996年特里•库克在北京第十三届国际档案大会上，首次比较系统地阐述“档案后保管范式”（the Post-Custodia ...

                                              北京紫光慧图信息技术有限公司  吴国声 总经理
                                              中国人民大学信息资源管理学院  徐拥军 博  士

        自从1996年特里•库克在北京第十三届国际档案大会上，首次比较系统地阐述“档案后保管范式”（the Post-Custodial Paradigm for Archives）以来，档案后保管范式成为档案学新的理论范式。档案后保管范式本质上是“一种以来源为中心，以知识为中心的管理”， [1]它是档案学界针对档案工作面临环境急剧变化、传统的档案保管范式受到巨大挑战而做出的积极的理论回应，体现了新形势下档案管理发展的内在规律，反映了档案管理演进的必然趋势。北京紫光慧图信息技术有限公司自主研发的TH－AMS紫光档案管理系统、TH－SCAN紫光文档影像管理系统、TH－DOC紫光文档管理系统充分运用了档案后保管范式。
       
一、档案后保管范式的研究历程
        1991年，美国档案工作者协会主席F•杰拉尔德•汉姆在《美国档案工作者》第44期（1991年夏季刊）上发表了《后保管时代的档案战略》一文，首次提出了“后保管时代”（post-custodial era）概念。[2]
        1994年，库克发展了汉姆的“后保管时代”思想，提出：“档案工作者由实体保管员向知识提供者的过渡，正是档案界为应答电子时代的挑战，由保管时代向后保管时代过渡的要求”。[3]
        1996年，在第十三届国际档案大会上，库克比较系统地阐述了他的档案后保管范式思想：“这种新的‘后保管’范例将传统理论对实体保管对象——实态文件的关注，转变成对文件、文件形成者及其形成过程的有机联系、目的、意图、相互关系、职能和可靠性的关注。所有这些都远远超越了对文件进行传统的档案保管，这种保管模式可以因此被称作‘后保管’模式。”[4]
        1997年，冯惠玲教授在其博士学位论文《拥有新记忆——电子文件管理研究》中总结：“所谓‘后保管模式’指的是一种以来源为中心，以知识为中心的管理”。 [5]
        2008年，徐拥军博士在《档案后保管范式与知识管理》一文中提出：档案后保管范式的基本内容是新来源观、宏观鉴定论和知识服务；“新来源观和宏观鉴定论是知识服务的基础和保障，知识服务是档案后保管范式的核心和目的。档案后保管范式的思想内核体现和反映了档案管理向知识管理方向发展的内在要求和必然趋势”。 [6]
        2010年，中国档案学会档案学基础理论学术委员会以《后保管时代的中国档案学科及档案学基础理论研究》为题，回顾了“十一五”时期中国档案学科（尤其是档案学基础理论研究）的发展，展望了“十二五”时期的发展趋势。[7]
       
二、档案后保管范式的提出背景
        档案后保管范式的提出主要源于两个直接因素：一是文件的“质变”，即虚拟的电子文件取代实体的纸质文件；二是文件“量变”，即文件数量急剧增长。
        1.文件的“质变”
        由于计算机技术的迅速普及与推广，电子文件大量涌现，逐渐取代纸质文件的地位。相对于实体的纸质文件的 “stable（稳定）、permanent（永久）、static（静态）、inactive（不积极）、fixed或rigid（固定、严格）”等特性，虚拟的电子文件具有“unstable（不稳定）、impermanent（非永久性）、dynamic（动态）、active或interactive（积极、交互式）、fluid或transformable（流动的、能改变）”等特性。[8]因而，“根本不存在档案工作者或信息管理者传统意义上理解的文件实体，而只是一系列反映不同职能活动的动态信息集合。”[9]
        电子文件的这些特性带来了两大难题：一是，电子文件极易流逝，难以捕获，结果造成有用信息流失，组织记忆缺失；二是，基于实体文件形成者的来源信息和有机联系在虚拟状态下难以追溯和考察，以至于电子文件背景方面的深层信息和深度知识无从挖掘。而传统的、基于纸质文件，以实体来源原则为核心的档案学理论与档案管理技术无法从根本上解决这两个难题。
        2.文件的“量变”
        随着人类社会活动的拓展与深入、信息技术的发展和普及，作为人类社会活动的原始记录——文件——的数量也在不断增长。过去，文件的数量以算术级的速度增长。例如，古代罗马教皇在1243年至1254年的11年间，平均每年产生文件730份。到1294年至1303年的9年间，平均每年产生文件50,000件，前后相较增长了60多倍。[10]今天，文件数量正以几何级的速度加速增长。据推算，在20世纪50年代，信息数量10年内就实现了倍增，在20世纪60年代和70年代，倍增周期缩短为7年和5年，而现在人类社会信息数量倍增时间仅仅为18个月至5年。这是一个惊人的速度，即使以5年为周期来计算，也意味着，在今后不到70年的时间里，人类积累的信息量将达到我们今天信息量的100万倍。[11]美国《纽约时报》2008年11月27日报道：布什政府电子文件存储量大约为1亿GB（约为10万TB），这一数值约为前总统克林顿两届政府档案总量的50倍。[12]
        对于这种文件数量的急剧增长，档案工作者称之为“文件雪崩”，社会公众称之为“信息超载”、“信息爆炸”。“文件雪崩”造成有用的信息被大量杂乱无章的垃圾信息所埋沉，大大降低了人们吸收信息的效率，增加了人们获取知识的难度。如约翰•奈斯比特所说：“我们淹没在信息之中，但仍处于知识的饥渴中。”“大量但无序的信息，不是资源，而是灾难。”[13]如何防止、控制这个灾难呢？对于我们档案管理者来说，就是要强化文件鉴定，剔除无用文件，实现以最小的文件数量保存最大价值的信息、知识。即是强调要加强文件鉴定。但是，传统的“直接鉴定法”——逐份审查文件的内容，如何能高效地解决海量文件的鉴定问题呢？
        电子文件取代纸质文件，大量信息流失，深层背景知识无法挖掘；“文件雪崩”，有用文件被大量无用文件埋沉。结果，人们感到了“信息恐惧”、“知识饥饿”，传统的档案保管范式受到巨大的挑战。为应对这种挑战，档案学者提出了“档案后保管范式”。
       
三、档案后保管范式的基本内容
        档案后保管范式由三个基本内容组成：新来源观、宏观鉴定论、知识服务。
        1.新来源观
        传统来源原则中的“来源”是指文件形成者，往往是一种实实在在、看得见摸得着的机构、组织或个人。而新来源观中的“这个‘来源’是指文件的形成过程及背景，即文件是由谁，在什么条件下，运用哪些数据，为了什么目的，采用了何种结构形成的等方面的情况。”[14]
        新来源观强调“从以等级结构中原始文件产生部门为中心的实体来源转变为变动、临时、甚至‘虚拟’的机构中文件形成者的职能和业务活动为重点的概念来源”。 [15]它促使人们将对文件管理的重心从文件产生之后转移到其产生之初或之前，提前控制和全过程控制文件的运转，确保文件被有效捕获与控制，而不会流逝；促使人们将关注点从文件表层的、内容方面的信息、知识转移到其深层的、背景方面的信息、知识。
        2. 宏观鉴定论
        传统的档案鉴定都是采用比较具体的、微观的鉴定标准，要求直接地、逐份逐份地审查文件的内容，然后决定文件的存毁。如今，由于文件形态剧变、文件数量剧增，“文件的传统概念和物质形态不复存在，需要鉴定的文件数量过大，而这种鉴定往往必须在一份文件产生之前在计算机系统设计阶段完成。鉴定将因此侧重于职能、业务和风险分析，而非文件及其潜在价值”。 [16]这样，宏观鉴定论就应运而生。
        宏观鉴定论“不再采用时间、来源、职能、内容或用户之类的具体标准，而是改用更加宏观且相对抽象的‘文件形成机关的社会职能’标准。确实地说，它们使鉴定标准脱离了文件的具体内容，上升为文件形成者的宏观职能，从而使鉴定方式和方法从分散变为集中、由个别变为系统。”[17]这种宏观的、系统的、超前的鉴定标准与方法可以对数量庞大的文件进行“批处理”式的鉴定，从而极大地提高鉴定工作的效率与质量，大量地剔除了没有价值或价值很低的文件，减少了信息污染的程度。
        3. 知识服务
        在传统档案管理中，档案管理人员忠实地保管着档案，被动地为用户提供档案，而把如何从数量庞大的档案卷宗中搜寻、获取所需的信息、知识的难题留给用户自己去解决。在利用信息、知识，创造价值的这个过程中，档案管理者只做出了极少的贡献，因而也就只能“坐在凄凉冷清的文件办公室或是静寂的档案架前” [18]。
        而知识服务要求档案人员“停止扮演保管员的角色，而成为概念、知识的提供者”，“把着眼点从信息转移到知识上（探寻、传播、理解），从建立数据库到建立知识库上”，“引导利用者从泛滥的具体信息过渡到知识甚至智慧”。[19]这样，档案人员真正满足了用户的信息、知识需求，为信息、知识价值的实现做出了巨大的贡献，因而也就可以“重新坐回上帝的身边”。通过知识服务，档案人员“有机会通过向世界展示如何避免淹沉在无意义的数据‘海洋’里和如何探求相互关联的意义或知识，来重新肯定我们专业的适用性”。[20]

四、档案后保管范式在紫光慧图软件中的应用
        北京紫光慧图信息技术有限公司研发的TH－AMS紫光档案管理系统、TH－SCAN紫光文档影像管理系统、TH－DOC紫光文档管理系统充分运用了档案后保管范式。
    1.对新来源观的运用
        新来源观要求档案人员了解文件的形成过程及背景，即文件是由谁，在什么条件下，运用哪些数据，为了什么目的，采用了何种结构形成的等方面的情况。要掌握文件的这些情况，必须详细地著录、完整地捕获文件形成过程及背景的各种元数据。为此，紫光慧图的TH－AMS/TH－SCAN/TH－DOC系列软件按照《ISO23081－1：2006  信息与文献——文件管理过程——文件元数据——第一部分：原则》和《DA/T46-2009  文书类电子文件元数据方案》等国际标准、我国档案行业标准设计了科学的元数据方案，通过捕获和管理元数据，掌握文件的形成过程和背景（即“新来源”），全程监控文件形成、办理、交换、传输、归档、移交、保管、利用和处置等整个生命过程；而且大大增强了系统自动捕获元数据的功能，减少了人工劳动。
        2. 对宏观鉴定论的运用
        宏观鉴定论要求按照产生文件的职能活动的重要程度，对文件进行宏观的、系统的、超前的“批处理”式的鉴定。紫光慧图的TH－AMS/TH－SCAN/TH－DOC系列软件可以辅助档案人员对文件进行预先或自动设定保管期限，根据机构的级别、职能活动的重要性对文件进行批处理式的鉴定，将高层机构在重要职能活动中形成的文件定为长久保存，将低级别机构在不重要的职能活动中形成的文件定为无需保存或短期保存。当一些文件保管期限已满，TH－AMS/TH－SCAN/TH－DOC系统会自动提醒档案人员对该部分文件保管期限进行处置，提供处置建议。此外，TH－AMS/TH－SCAN/TH－DOC系统还可能对文件的利用率进行统计分析，为将来调整文件的保管期限提供参考。例如，广东移动公司档案室使用紫光慧图的TH－AMS/之后，发现某些种类的业务档案数量庞大但查阅比例仅十万之一，100%的查阅又集中于最近5年归档的业务档案，档案室正在研究是否将永久或长期（17年）保存的业务档案调整为短期（10年）保存，而且预付费品牌密码重置业务单保管期限也由永久调整为短期。
        3. 对知识服务的运用
        知识服务要求档案人员从档案的保管者转变为知识的提供者。紫光慧图的TH－AMS/TH－SCAN/TH－DOC系列软件一方面通过科学地设计、完整地捕获和有效的管理元数据，为对档案信息、知识的挖掘提供了基础。如荷兰档案学者埃里克•凯特拉所说：我们只有掌握文件产生过程的元数据，才能理解文件的内容，“因为来源、上下文关系、进化、指令都暗示着一种理解力、暗示着知识。”[21]另一方面，紫光慧图主要通过自动标引、自动聚类、文本挖掘、智能搜索等技术，提高了TH－AMS/TH－SCAN/TH－DOC系列软件系列软件的知识服务能力。例如，广东移动公司从2002年开始利用TH－SCAN处理客户档案，从最初13个市公司扩充到现在21个市公司，共计800个营业网点3500个用户使用TH－SCAN扫描处理了将近2亿张的营业单据。通过系统自动的数据统计分析，公司可以及时掌握全省各个营业网点的详细营业情况（包括每月甚至每日的新开户数、各种套餐的销售量、销售收入等等），以便为公司的市场营销、经营决策提供知识参考。2010年广东移动公司又采用紫光慧图的技术进一步升级、改造数字档案馆系统，新的数字档案馆强化了系统的搜索功能，优化了检索界面，使普通用户可以迅速快捷、准确地查到所需要的文档知识。新系统将采用全B/S结构，新增档案信息网站，运用二维码管理。结合移动通信运营公司的特色，实现档案借阅、赋权的短信审批，打造7/24（每周7天，每天24小时）的档案馆，实现档案管理由“纸质化→无纸化→无址化”的转变。
       
        北京紫光慧图信息技术有限公司的TH－AMS紫光档案管理系统、TH－SCAN紫光文档影像管理系统、TH－DOC紫光文档管理系统充分运用了档案后保管范式的新来源观、宏观鉴定论、对知识服务的运用，体现了档案管理的新思维，顺应了档案管理发展的新趋势，引领了档案管理软件发展的新潮流。

注释：
        [1][5][14]冯惠玲．拥有新记忆——电子文件时代新思维[J]．档案学通讯，1998（6）：48
        [2]［美］F•杰拉尔德•汉姆著，刘越男译．后保管时代的档案战略[J]．档案，2000(6)：26～29
        [3][9] [][18][19]［加］特里•库克著，刘越男译．电子文件与纸质文件观念：后保管及后现代主义社会里信息与档案管理中面临的一场革命[J]．山西档案，1997(2)：7～13
        [4][15][16][20]第十三届国际档案大会文件报告集[C]．北京：中国档案出版社，1997
        [6]徐拥军．档案后保管范式与知识管理[J]．档案学通讯，2008(2)
        [7]中国档案学会档案学基础理论学术委员会．后保管时代的中国档案学科及档案学基础理论研究[R]．2010
        [8] 冯惠玲．认识电子文件[J]．档案学通讯，1998(1)：47
        [10]韩玉梅，黄霄羽．外国档案管理[M]．北京：中国人民大学出版社，1998：76～77
        [11]郭庆光．传播学教程[M]．北京：中国人民大学出版社，1999：36
        [12]http://news.ifeng.com/world/200812/1228_16_943543.shtml
        [13]［美］约翰．奈斯比特著，梅艳译．大趋势——改变我们生活的十个新方向[M]．北京：中国社会科学出版社，1984
        ［17］冯惠玲，张辑哲．档案学概论（第二版））[M]．北京：中国人民大学出版社，2006：282
        [21][第十一届国际档案大会报告集[C]．北京：档案出版社，1990