如何有效管理專案？

   專案管理是將工作分散，分配給各個部門以減輕不同任務協調帶來的麻煩。項目管理最早可以追溯到軍事與建築行業，美國國家航空和宇宙航行局偉大的登月行動也採用了專案管理。從那以後，政府與企業都接受了項目管理。即使管理最簡單任務的人現在也能夠找到便宜的專案管理軟體。

　　大部分人對專案管理這一名詞感到熟悉，但少數人完全覺得專案管理存在很大的複雜性。事實上，專案管理是一種工作和記錄事件的組織方式，它能夠給任何存在目標的任務帶來條理與協調性。

　　你需要瞭解的

　　何謂項目？一個項目是一個任務，或者一系列任務，它們需要在特定的時間段內完成，而且有一定的成本制約，專案的目標是為了取得一定的成果。

　　任何一個專案管理分為三部分。首先，專案有一個目標；其次，為了達成目標，每個專案需要判斷人力與材料資源的多少；第三，每個項目只有將資源用於原來預想的結果才算完成。安排一個假期，裝修一個房間，建造一個花棚，搬到一個新房子，組織一個聚會，這些全都是基本項目例子。為了完成目標，需要注意專案管理的三個共同點。這三點存在於所有的專案，無論其規模，是否產出實體產品（比如大橋或電腦系統），是否是一個活動（比如產品發佈或體育比賽），是否是環境的改變（比如搬到一個新地方）。

　　此外，所有項目有三個必須考慮的要素：時間，成本和品質。

　　三者的關係經常是三角關係，密不可分。三個要素在一個項目進行中也經常發生衝突。一般來講，人們總希望在非常短的時間內，以盡可能低的成本獲得最好的品質結果。然而，這三種要素中的任何一個都可能成為重中之重，一旦確定其中一點，那麼另外兩點就需要相應進行調整。大部分專案都被迫要服從至少一個要素，所以你必須知道你的重點。

　　例如，假如你要在2000年前給你所有的IT系統打上千年蟲補丁，你的考慮重點可能是：時間。要在1999年12月31日前完成；品質。要在新年來到時做到零錯誤；成本。不計成本的讓全部電腦系統在2000年1月1日運行正常。

　　當你設計一個新專案，要考慮這三種關係，明白重點所在。還要記住，在所有的專案案例中，你需要有效的完成專案。三個組成部分與三個要素的結合表明，一個項目具有一定的生命週期，需要產生一個專門，可以衡量的結果，它還包含了一套相應的實現目標的行動，並且將有限的資源最大化運用。為了完成專案，你也需要一個適當的組織-一種讓所有人參與進來，具有各自角色與職責的結構。每個人都需要知道做什麼，為什麼做，如何做，以及他們的任務何時完成。專案是有限制的，他們都有一個明確的開始和結束。如果時間段不明確，或者你的目標不明確，這不是一個項目。

　　如何有效管理專案？

如何做

　　瞭解項目管理的三個主要領域

　　專案是組織目標的推進器。所有專案，無論大小，都會創造新東西。因此，項目會產生一種不確定性的環境，它們具有風險性。它們會佔用人員與組織資源。因此，專案管理是一種能夠幫助企業用一種有效，最低成本完成目標的概念。沒有變化，我們就會停滯不前。專案幫助我們發展，但更重要的是掌控專案，以便實現目標。項目經理主要專注三個領域：

　　企業。專案必須給企業戰略提供支援，專案還必須由適當的管理層進行分配。參與項目的每個人必須明確這個專案究竟是什麼，目標是什麼，它對企業的好處是什麼。專案經理的工作就是確保專案從一開始被正確定義，規劃。

　　人員。項目經理要判別出項目主持人（總攬項目的人）以及向重要任務指派人員，項目經理還要判別出項目“擁護者”，這些人主要對項目的成功提供支援。

　　控制。從一開始起，專案經理必須規劃專案，評估涉及到的風險，判斷所需技能與資源，然後不斷對項目進展進行監督，不斷調整直到成功完成目標。

　　發展關鍵技能

　　專案經理必須非常具有組織能力，並且樂於從事規劃，預算，人員，交流等複雜的工作，他還要保持時間，成本和品質三要素的平衡。專案經理因此不但需要在自己的領域表現出色，而且還要有影響高層決策者的能力。

　　除了專業技能，他們還需要兩種技能：商業與人際交流能力。商業技能方面，項目經理應該能夠：規劃整個專案；監督成本，效率和品質；運用技術和管理技能控制專案；確保所有相關人員都參與決策；在合適的時間，為合適的任務分配合適的人員；當複雜問題出現時解決它們；要一直關注結果。人際交往能力方面，項目經理還應該能夠：以身作則，給其他人樹立領導者的榜樣示範；與高層決策者協調專案需求，比如日程，預算等；用正直，敏感和想像去激勵；在成員之間培養良好關係氛圍；與每個人明確進行溝通。

　　重視專案週期

　　所有項目都有一個從始至終的自然週期。在一個理性決策當中，專案週期遵循一系列的步驟。項目複雜性將決定時間，所費周章以及每個步驟的重要性，但一般來說，每個項目設計應包含以下幾點：

　　評估想法。這個步驟主要是對眾多可能性進行選擇；為專案確立業務上的理由；評估風險，成本與好處；判斷項目何時結束；

　　定義和設計。該步驟主要是判斷如何實施專案，需要的人員，監控進展所需的標準。你的專案主辦人至少要決定其中一個要素；

　　編寫計畫和測試。編寫計畫與設計；判斷所有的流程，安排必要的資源，準備相關人員。計畫完成，要進行測試，以確保每個步驟都順利執行；

　　實施與評估。當項目開始實施，要進行測試和評估每個部分，相應做出調整。然後開始大規模的進行專案實施，啟動每個系統；

　　評價與監督。實施過後，要確保取得預期好處。這時，要進行評價分析，吸取經驗教訓，為未來的專案做出相應的調整。

需要避免的地方

　　沒有充分規劃

　　一旦獲得一個專案的批准，最好立即開始執行你的規劃。不過，是否達到你的目標經常取決於你開始的功課，也就是評估與設計。應該將專案週期的30%到50%時間放在規劃上，這看似浪費時間，不過，研究已經證明這些時間對於項目的成功非常重要，理由如下：可以使專案實施的時間大大縮短；可以讓成本極大節省；可以使參與專案的每個人都有明確目標與計畫；可以讓目標更容易達成；早期決策具有深遠影響，因此，失誤往往是由於缺乏周密的計畫造成的，草率決定難以完成目標，並且成本很高。

　　和大部分業務任務一樣，充分規劃將提高你成功的機會。

　　沒有預計到項目中人的影響

　　所有專案都會產生變化。所有項目將同時碰到歡迎與抵觸的聲音，尤其是在項目直接影響的人群中。專案經理需要闡明好處，幫助成員認可專案，認可執行專案的結果。存在競爭的項目將引發內部的政治鬥爭，以及引發對有限資源的利益分配鬥爭。當專案獲批，你要準備開始戰鬥。

　　太糾纏於項目細節

　　由於項目的繁瑣，很容易就會陷入細節當中。項目經理應該關注宏觀，確保所有行動都按部就班，按時，在預算範圍內進行。不要糾纏微觀性的東西。