谭正岩京剧视频:浅谈文书工作中的平时立卷

浅谈文书平时立卷与年终立卷的关系

文书立卷是整理与保存文件材料的一种方法。所谓文书立卷即将已经办理完毕的文件材料按其自然形成的规律和文件之间的有机联系组成一个个完整的案卷，以利日后查考利用。文书立卷可分为平时立卷与年终立卷。平时立卷工作是一项化整为零、化难为易的有效方法，是在日常管理工作中做到及时归卷，使文书处理工作有条不紊、循序浙进，为进一步方便机关工作，以利及时准确查找所需文件，提高机关工作效率创造条件，同时也为文件材料的立卷归档奠定基础。笔者作为一名档案工作者，仅就平时归卷与年终立卷及其关系，结合实际工作谈点粗浅的认识。  

一、平时归卷与年终立卷的区别与联系  

机关现实文书归卷工作可分为两步，一是平时归卷，二是年终立卷。平时归卷与年终立卷既有区别又有联系，二者是文书处理工作最后一个密不可分的环节。笔者认为平时归卷与年终立卷的主要表现在以下几方面：  

1、任务不同。平时归卷是按立卷类目及时将已办理完毕的文件材料及时归入指定的类目中去，为年终立卷打下基础。年终立卷是将已在平时归卷的文件材料进行系统整理、组合、编目、装订等系列工作，为文件材料的归档移交做好准备。  

2、目的不同。平时归卷主要目的是便于文件材料的日常管理和随时的查考利用，充分发挥文件的现行效用并为年终立卷奠定基础。年终立卷是将有价值的文件材料，按其自然形成的规律和有机联系组合成不同的案卷，为日后查找利用，发挥文件材料的历史作用。可见两者的目的不同。  

3、时间不同。平时归卷是在平时工作中随时地将文件材料归入指定的类目，年终立卷是在年末或第二年年初集中进行。  

    4、内容不同。平时归卷的主要是某一会议或某一事件所形成的文件，能够组成一卷或数卷的文件材料，及时归入指定的类目，待年终立卷时再进行处理。  

    可见平时归卷与年终立卷是有着明显区别的，二者不能混为一谈。但是，平时归卷与年终立卷又有着密不可分的联系。  

    首先，平时归卷和年终立卷的目的是切实加强文件材料的安全、科学管理，以利文件材料价值的发挥，使其更好地为现实和历史服务。  

    其次，二者是相辅相成的。文件材料的平时归卷工作为文件材料的年终立卷打下基础，后者是前者的继续和发展。同时年终立卷又可以检验平时归卷工作，以便根据工作的变化及调整类目，为新的一年编制类目提供根据，二者互相联系，互相促进。没有科学的平时归卷打基础，就不能搞好年终立卷。所以，平时归卷与年终立卷是互相区别、互相联系、互相促进的。  

二、  平时归卷的地位和作用  

机关或机关内部的各个业务部门的文书归卷工作，从年初编制案卷类目、平时归卷到年终立卷和归档，是文书部门的重要任务，是文书处理的必然过程，即是文件材料管理的措施，又是文件材料立卷归档的基础，这就决定了平时归卷的重要地位和重要作用。实践反复证明：做好平时归卷工作，是巩固与健全文书部门立卷制度的关键，是加强文件的日常管理，便于查找利用，发挥文件的现实作用和历史作用的有效措施。因此，笔者认为，平时归卷有以下几方面的作用：  

1、确保文件材料的归档率，完整率和准确率。  

2、便于及时查找，提高工作效率。  

3、减轻年终立卷的压力，掌握立卷归档的主动权。  

4、保证年终立卷质量。  

三、做好平时归卷工作，为年终立卷打好基础  

平时归卷相对正式立卷而言，平时归卷是年终立卷工作的基础。那么，怎样才能做好平时归卷工作呢？笔者从实际工作中体会到：  

首先，要编制案卷类目，案卷类目就是根据机关活动和文件形成规律，在总结上年立卷归档基础上，根据本年度工作计划、新的任务，然后编制出新的案卷类目。有了切实可行的案卷类目，这是搞好平时归卷的前提条件。  

其次，应在“勤、细、恒”三字上下功夫：  

“勤”就是要求文书人员必须做到“四勤”即脑勤、嘴勤、脚勤、手勤。  

“细”主要就从以下几方面努力：  

1、编好案卷类目，充分发挥其作用。  

2、文书立卷工作要紧密地和文书的登记、催办等工作相结合。  

3、搞好文件材料的收集。  

4、搞好平时检查。  

“恒”这是搞好平时立卷的关键。搞好平时文件材料的收集，是提高案卷质量的有效措施，也是巩固和健全立卷质量的关键。另外，平时归卷是一个环环相扣的过程，疏忽一次就会脱节，就不能对现行的文件随时提高供利用。到头来势必造成年终突击，文件积压不全。因此搞好平时归卷是“贵有恒”，切勿闹“伤寒”，丧失时机。  

实践证明，搞好平时归卷工作是大有益处的，它不仅能提高工作效率，而且能保证案卷质量，为年终立卷打下良好基础，使文件材料发挥应有的现实作用和历史作用。