关于数据透视表和数据透视图的源数据

透视图, 数据 在创建数据透视表 （数据透视表：一种交互的、交叉制表的 Excel 报表，用于对多种来源（包括 Excel 的外部数据）的数据（如数据库记录）进行汇总和分析。）或数据透视图 （数据透视图：提供交互式数据分析的图表，与数据透视表类似。可以更改数据的视图，查看不同级别的明细数据，或通过拖动字段和显示或隐藏字段中的项来重新组织图表的布局。）时，可使用多种源数据 （源数据：用于创建数据透视表或数据透视图的数据清单或表。源数据可以来自 Excel 数据清单或区域、外部数据库或多维数据集，或者另一张数据透视表。）类型。
[img=http://office.microsoft.com/global/images/default.aspx?AssetID=ZA790050011033]隐藏[/img]Microsoft Excel 列表或数据库
可以将 Excel 工作表中的数据作为报表的数据来源。数据应为列表 （列表：包含相关数据的一系列行，或使用“创建列表”命令作为数据表指定给函数的一系列行。）格式：第一行中的每一列具有列标志，相同列中具有类似的项，并且数据区域中没有空白的行或列。Excel 将列标志作为报表的字段 （字段：在数据透视表或数据透视图中，来源于源数据中字段的一类数据。数据透视表具有行字段、列字段、页字段和数据字段。数据透视图具有系列字段、分类字段、页字段和数据字段。）名称。
自动选择数据     在运行“数据透视表和数据透视图向导”之前，请单击列表中的单元格或列表下方行中的单元格。而向导将自动填入对整个列表的引用。
使用命名区域     若要使报表的更新更易于进行，请为源区域命名一个名称 （名称：代表单元格、单元格区域、公式或常量值的单词或字符串。名称更易于理解，例如，“产品”可以引用难于理解的区域“Sales!C20:C30”。），并在创建图表时使用该名称。如果命名区域在扩展后包含了更多数据，则可以刷新 （刷新：更新数据透视表或数据透视图中的内容以反映基本源数据的变化。如果报表基于外部数据，则刷新将运行基本查询以检索新的或更改过的数据。）报表来包含新的数据。
使用筛选数据     Excel 会忽略任何通过使用“数据”菜单中“筛选”子菜单上的命令所应用的筛选 （筛选：只显示数据清单中满足条件的行。可用“自动筛选”命令显示与一个或多个指定值、计算值或条件相匹配的行。）。若要创建只包含筛选数据的报表，请用“高级筛选”命令将所需数据提取到工作表的其他位置，然后根据提取区域的数据创建报表。
包含汇总     Excel 会在数据透视表中自动创建分类汇总和总计。如果源列表包含用“数据”菜单上的“分类汇总”命令创建的自动分类汇总和总计，则可在创建报表前用该命令将其删除。

[img=http://office.microsoft.com/global/images/default.aspx?AssetID=ZA790050011033]隐藏[/img]外部数据源
如果要汇总和分析 Microsoft Excel 的外部数据，如数据库中公司的销售记录，则可从包括数据库 （数据库：与特定主题或用途相关的数据的集合。在数据库内，关于特定实体的信息（如雇员或订单）分类归纳到表、记录和字段中。）、文本文件和 Internet 站点的外部数据源上检索数据。
检索数据的先决条件     如果要从网站检索数据，请先连接到 Intranet 或 Internet。
如果要检索其他类型的外部数据，则必须安装 Microsoft Query 和适当的开放式数据库连接 (ODBC) （开放式数据库连接 (ODBC)：在数据库和程序间共享数据的标准方法。ODBC 驱动程序使用标准结构化查询语言 (SQL) 获得外部数据的访问权限。） 驱动程序或数据源驱动程序 （数据源驱动程序：用于连接指定数据库的程序文件。每个数据库程序或管理系统需要不同的驱动程序。）。Query 可以为多种类型的外部数据（包括 Microsoft SQL Server、Microsoft Access 和文本文件数据库）提供驱动程序。
使用“数据透视表和数据透视图向导”     通常可从向导中检索所需数据。在向导中，可创建数据源 （数据源：用于连接数据库的一组存储的“源”信息。数据源包含数据库服务器的名称和位置、数据库驱动程序的名称以及在登录到数据库时所需的信息。）、运行已保存的查询 （查询：在 Query 或 Access 中，查询是一种查找记录的方法，而这些记录回答了用户对数据库中存储的数据提出的特定问题。）以及创建新的查询。
在向导的步骤 2 中，运行 Microsoft Query 可获取外部数据。Query 的功能包括：选择已有的数据源、查询、OLAP 多维数据源，或定义新的数据源。可以按照“查询向导”中的步骤选择所需数据，然后在“查询向导”的最后一步中返回“数据透视表和数据透视图向导”，或者直接在 Microsoft Query 中自定义查询。当直接在 Query 中完成查询并将数据返回 Excel 后，您将被带回“数据透视表和数据透视图向导”。
使用其他 Excel 方法     在以下情况中，应在创建数据透视表和数据透视图前先将检索到的数据返回 Excel：

• Web 查询     如果使用 Web 查询 （Web 查询：用于检索 Intranet 或 Internet 中存储的数据的查询。）从 Internet 获取数据，请创建或运行 Web 查询，然后根据查询检索到的工作表区域创建报表。
• 参数查询     如果使用参数查询 （参数查询：一种查询类型，当运行参数查询时，将提示输入用于为结果集选择记录的值（条件），这样同一个查询就可用于检索不同的结果集。）获取数据，请创建或运行参数查询，然后根据查询检索到的工作表区域创建报表。
• 报表模板和查询文件     如果打开查询文件 (.dqy) 或使用不包括数据透视表的报表模板 （报表模板：包含一个或多个查询或基于外部数据的数据透视表的 Excel 模板（.xlt 文件）。保存报表模板时，Excel 将保存查询定义，但不保存在模板中查询的数据。） (.xlt)，首先应在 Excel 中打开查询文件或模板。然后根据查询或模板检索到的工作表区域创建报表。
• Office 数据连接文件     如果使用 .odc 文件从外部数据库表中获取数据，请打开 Excel 中的 .odc 文件。这样将面临两个选择：将数据直接输入到数据透视表，或先将数据输入到工作表，然后根据工作表区域创建报表。

OLAP 源数据     如果要检索 OLAP （OLAP：为查询和报表（而不是处理事务）而进行了优化的数据库技术。OLAP 数据是按分级结构组织的，它存储在多维数据集而不是表中。） 数据库或多维数据集 （多维数据集：一种 OLAP 数据结构。多维数据集包含维度，如“国家/地区）/省（或市/自治区）/市（或县）”，还包括数据字段，如“销售额”。维度将各种类型的数据组织到带有明细数据级别的分层结构中，而数据字段度量数量。）文件中的源数据，则数据只能作为数据透视表返回到 Excel。然后就可以通过该数据透视表创建数据透视图。使用 Microsoft Query 可设置数据源 （数据源：用于连接数据库的一组存储的“源”信息。数据源包含数据库服务器的名称和位置、数据库驱动程序的名称以及在登录到数据库时所需的信息。）以访问数据库。

[img=http://office.microsoft.com/global/images/default.aspx?AssetID=ZA790050011033]隐藏[/img]多个合并区域
如果存在多个具有相似数据分类的 Microsoft Excel 列表 （列表：包含相关数据的一系列行，或使用“创建列表”命令作为数据表指定给函数的一系列行。），并希望在一张工作表上汇总列表中的数据，则其中一种方法就是使用数据透视表或数据透视图。Excel 还提供了其他合并数据的方法来处理各种格式和布局的列表。其中包括：三维引用 （三维引用：对跨越工作簿中两个或多个工作表的区域的引用。）的公式和“数据”菜单上的“合并计算”命令`。
设置源数据     每个数据区域均应为列表格式：第一行的每一列具有列标志，第一列的每一行具有行标志，相同的列中具有类似项，并且数据区域中没有空白的行或列。需要汇总的列表或报表的项必须有匹配的行列名称。在指定报表数据时，一定不要包括源数据中的任何汇总行或汇总列。
使用命名区域     若要使报表的更新更易于进行，请为每个源区域命名一个名称 （名称：代表单元格、单元格区域、公式或常量值的单词或字符串。名称更易于理解，例如，“产品”可以引用难于理解的区域“Sales!C20:C30”。），并在创建数据透视表或数据透视图时使用该名称。如果命名区域经扩展后包含了更多的数据，则可刷新 （刷新：更新数据透视表或数据透视图中的内容以反映基本源数据的变化。如果报表基于外部数据，则刷新将运行基本查询以检索新的或更改过的数据。）报表以包含这些新的数据。
合并计算中的页字段     合并计算使用自定义的页字段 （页字段：在数据透视表或数据透视图中指定为页方向的字段。在页字段中，既可以显示所有项的汇总，也可以一次显示一个项，而筛选掉所有其他项的数据。），页字段中的项 （项：数据透视表和数据透视图中字段的子分类。例如，“月份”字段可能有“一月”、“二月”等项。）都代表一个或多个源数据区域。例如，在合并市场、销售和制造部门的预算数据时，页字段可包含每个部门显示数据的项以及另外一个显示合并数据的项。
在“数据透视表和数据透视图向导”的步骤 1 中单击“多重合并计算数据区域”选项后，就可选择所需的页字段类型。

• 单个页字段     若在页字段中包括每个源数据区域的项以及所有数据区域合并计算的项，那么请单击向导的步骤 2a 中的“创建单页字段”。
• 多个页字段     最多可创建四个页字段并为每个源数据区域都指定项名称，这样就可以创建部分或全部合并计算。例如，某个页字段可以排除制造部门而对市场和销售部门进行合并计算，而另外一个页字段可以对以上三个部门进行合并计算。或者将所有区域的数据简单合并，创建一个没有页字段的合并计算。单击向导步骤 2a 中的“自定义页字段”，然后通过步骤 2b 创建页字段并将数据区域作为项分配给页字段。

[img=http://office.microsoft.com/global/images/default.aspx?AssetID=ZA790050011033]隐藏[/img]其他数据透视表
每次在新建数据透视表或数据透视图时，Microsoft Excel 均将报表数据的副本存储在内存中，并将其保存为工作簿文件的一部分。这样每张新的报表均需要额外的内存和磁盘空间。但是，如果将现有数据透视表作为同一个工作簿中的新报表的源数据，则两张报表就可以共享同一个数据副本。因为可以重新使用存储区，所以就会缩小工作簿文件，减少内存中的数据。
位置要求     如果要将某个数据透视表用作其他报表的源数据，则两个报表必须位于同一工作簿中。如果源数据透视表位于另一工作簿中，则需要将源报表复制到要在其中新建报表的工作簿中。不同工作簿中的数据透视表和数据透视图是独立的，它们在内存和工作簿文件中都有各自的数据副本。
页字段设置     源数据透视表中不能包含任何被设置成在选择每一项时将查询外部数据的页字段。具有该设置的报表不会出现在向导的步骤 2 中。如果要检查该设置，请双击每个页字段 （页字段：在数据透视表或数据透视图中指定为页方向的字段。在页字段中，既可以显示所有项的汇总，也可以一次显示一个项，而筛选掉所有其他项的数据。），然后单击“高级”，并确保已选中了“同时检索所有页字段涉及的外部数据”。
更改会同时影响两个报表     在刷新 （刷新：更新数据透视表或数据透视图中的内容以反映基本源数据的变化。如果报表基于外部数据，则刷新将运行基本查询以检索新的或更改过的数据。）新报表中的数据时，Excel 也会更新源报表中的数据，反之亦然。如果对某个报表中的项进行分组或取消分组，那么也将同时影响两个报表。如果在某个报表中创建了计算字段 （计算字段：数据透视表或数据透视图中的字段，该字段使用用户创建的公式。计算字段可使用数据透视表或数据透视图中其他字段中的内容执行计算。）或计算项 （计算项：数据透视表字段或数据透视图字段中的项，该项使用用户创建的公式。计算项使用数据透视表或数据透视图中相同字段的其他项的内容进行计算。），则也将同时影响两个报表。
数据透视图     可根据其他的数据透视表创建新的数据透视表或数据透视图，但是不能直接依据数据透视图创建报表。但是，在创建数据透视图时，Excel 会根据同样的数据创建一个相关联的数据透视表 （相关联的数据透视表：为数据透视图提供源数据的数据透视表。在新建数据透视图时，将自动创建数据透视表。如果更改其中一个报表的布局，另外一个报表也随之更改。），因此可根据相关联的数据透视表创建一个新的报表。
对数据透视图的更改将影响相关联的数据透视表，反之亦然。如果要更改版式或显示不同的数据，同时希望这些更改不会影响两个报表，那么可根据数据透视图而不是相关联的数据透视表中的相同源数据，创建一个新的数据透视表。
来源于网页的数据透视表     可以将数据透视表列表 （数据透视表列表：允许创建类似于 Excel 数据透视表的结构的一个 Microsoft Office Web Component。用户可以在 Web 浏览器中查看数据透视表列表，还可以使用类似于 Excel 数据透视表的方式更改其布局。）从 Web 浏览器中导出到 Excel 中，并将其作为数据透视表进行查看和保存。这个新的数据透视表和数据透视表列表使用相同的源数据，但是在列表和报表之间没有链接。

[img=http://office.microsoft.com/global/images/default.aspx?AssetID=ZA790050011033]隐藏[/img]更改现有报表的源数据
更改源数据 （源数据：用于创建数据透视表或数据透视图的数据清单或表。源数据可以来自 Excel 数据清单或区域、外部数据库或多维数据集，或者另一张数据透视表。）将导致用于分析的数据也发生变化。通过刷新 （刷新：更新数据透视表或数据透视图中的内容以反映基本源数据的变化。如果报表基于外部数据，则刷新将运行基本查询以检索新的或更改过的数据。）报表，就可以用满足源数据中指定条件的新数据来更新报表。
如果要包含附加数据或其他数据，请重新定义报表的源数据。如果这些数据与多数新字段或附加字段有很大差异，那么最好创建一个新的报表。
通过刷新显示新数据     刷新报表也会更改可显示的数据。对于基于工作表列表的报表，Microsoft Excel 可在源数据区域或指定的名称 （名称：代表单元格、单元格区域、公式或常量值的单词或字符串。名称更易于理解，例如，“产品”可以引用难于理解的区域“Sales!C20:C30”。）数据区域中检索新字段。对于基于外部数据的报表，Excel 可检索符合基本查询 （查询：在 Query 或 Access 中，查询是一种查找记录的方法，而这些记录回答了用户对数据库中存储的数据提出的特定问题。）条件或可在 OLAP 多维数据集 （多维数据集：一种 OLAP 数据结构。多维数据集包含维度，如“国家/地区）/省（或市/自治区）/市（或县）”，还包括数据字段，如“销售额”。维度将各种类型的数据组织到带有明细数据级别的分层结构中，而数据字段度量数量。）中使用的新数据。可在字段列表中查看任意新字段并将其添加到报表中。
包括其他的 Excel 源数据     对于基于 Excel 数据的报表，请运行“数据透视表和数据透视图向导”，返回向导的步骤 2，然后重新定义源数据区域以包括其他数据。
查询其他外部数据     如果新字段在外部数据库中可用或要为报表选择其他记录，请运行“数据透视表和数据透视图向导”，返回向导的步骤 2，然后使用“获取数据”按钮来启动 Microsoft Query。在 Query 中，可更改查询以选择其他数据。
更改创建的 OLAP 多维数据集     基于 OLAP 多维数据集创建的报表可以访问多维数据集中的所有数据。如果在服务器多维数据集中创建了一个包含数据子集的脱机多维数据集文件 （脱机多维数据集文件：创建于硬盘或网络共享位置上的文件，用于存储数据透视表或数据透视图的 OLAP 源数据。脱机多维数据集文件允许用户在断开与 OLAP 服务器的连接后继续进行操作。），则可用“数据透视表”菜单上的“脱机 OLAP”命令来编辑多维数据集文件，这样它就会包含服务器的其他数据。如果用 Microsoft Query 中的“OLAP 多维数据集向导”来定义另一个数据库的多维数据集，则无法从原来的数据库中添加更多字段，但是可用向导删除字段或重组多维数据集。通过刷新基于多维数据集的报表，可使用服务器多维数据集或原始数据库中的最新数据来更新这两类多维数据集。