衣服褪色:——为工作更便捷，效率更高，为组织提供的服务更全面、完善而不懈努力的一族！（一）

Scott Bright 是总部设在西雅图的产品开发公司— Synapse Product Development, LLC 的一位负责人。像这家小公司的其他员工一样，Scott 有很多头衔，如程序经理、客户经理、信息技术经理和设计工程师等等。

在 Microsoft Office OneNote 2003 面市之前，Scott 和同事依赖 Microsoft Outlook® 来安排时间、彼此交流信息和跟踪任务— 那时他们做的是书面笔记。将这些笔记键入到文档或电子邮件中以及将交办事项复制到 Outlook 中都需要大量的时间，但他们谁也没有这么多时间。

当时，客户会议上有关项目的重要细节和计划也是以书面形式捕获的。如果时间允许，还会将笔记键入到员工计算机的活页夹或文件夹中进行存储。转录并组织这些笔记的工作非常费时— 而公司里没有谁会有富余的时间。但是，如果没有人做这些管理性的工作，就无法保证这些重要信息已经记录并使用一种便于共享的格式保存。

Scott 当时就认为公司需要一种更有效的方法来组织和跟踪客户开发项目并在整个工作组内共享想法。他们需要一种能够提供灵活的工作环境的软件程序，而且这种程序要像 Microsoft Office Outlook® 2003 和 Microsoft Office Word 2003 那样能够提供组织和协作功能— 同时还不会限制创造力。

后来 Scott 发现了 OneNote。从他使用该程序的第一天起，他做笔记的习惯就变得更加有条理、更加高效。OneNote 很快就成为他所有项目计划活动的一个方便的存储中心。现在，Scott 将 OneNote 用作存储重要信息的仓库，他利用这些信息来组织项目和人员并经营一个小型企业— 而且他的一些同事也开始使用 OneNote 了。

注释  本主题中介绍的某些功能仅在您已经安装了 Microsoft Office OneNote 2003 Service Pack 1 的情况下才可用。要了解有关 Service Pack 及其下载方法的详细信息，请参阅 OneNote 2003 中的 Service Pack 功能。

使用 OneNote 组织项目和经营企业

作为一名工程师兼顾问，Scott 的企业重点考虑的是为客户开发具有创造性的解决方案。为实现这一目的，他必须及时而有条理地将会议细节和交办事项传达给公司内部的相应人员。现在 Scott 通过使用 OneNote 解决了这一问题，他可以在与客户、开发工作组或 Synapse 管理层会面时，一边做笔记，一边规划项目并解决企业的发展与运营问题。由于所有这些信息都非常便于获得，他可以很方便地将交办事项传达给工作组成员，并通过电子邮件共享笔记。下面让我们看一下 Scott 是怎样组织笔记本、捕获信息以及与他人共享信息的。

组织信息：从知识库到购物列表

Scott 的笔记本由具有特定主题的文件夹和分区组成，其中存有他与客户、工作组成员分别或同时会面时对每个项目所做的笔记。这样，他可以拥有所有业务往来的自动历史记录。任何时候出现的问题都可以通过 OneNote 的搜索功能轻松找到。利用纵向边缘上的页选项卡和顶端的文件夹与分区选项卡，可以很容易地导航到项目、客户、会议和特定问题。

Scott 笔记本中的分区和文件夹囊括了从常用知识库到日常管理的所有项目— 包括用于日用品列表的区域！做为一名工程师，Scott 在很大程度上依赖于他在其职业生涯中积累的各种技术与设计信息。相应地，Scott 创建了一个名为“知识库”的文件夹。他使用该文件夹来存储那些可能不属于某个特定项目但却在许多不同项目开发过程中可能要经常使用的信息。下图显示 Scott 的“知识库”文件夹的组织方式。

与书面笔记本或文件系统不同的是，Scott 的“知识库”文件夹很容易进行搜索。他所要做的就是记住他要查找的概念中的一个单词，然后利用 OneNote 的关键字搜索功能进行搜索。所有包含该单词的页将立即显示出来。

Scott 的 OneNote 笔记本中的其他文件夹和分区还包括：

• 会议笔记：  该文件夹根据不同类型的内部会议（包括业务发展与策略）分成多个分区。
• 项目管理：  在该文件夹中，为每个客户创建一个分区。在他与这些客户或与开发工作组会面时所做的笔记均存储在这些分区中。
• 个人项目：  该文件夹中包括的分区用于住房项目和购物列表。
• 便笺：  这是 OneNote 中默认的便笺分区，Scott 使用该分区来存储在网站上进行信息检索时所做的笔记，或者存储在他要快速记录信息但并不需要立即在笔记本中对其进行组织的其他场合中所做的笔记。
• Pocket PC 笔记：  Scott 在基于 Windows Mobile 的 Pocket PC 上记录的笔记以及在 Smartphone 上记录的音频笔记都复制到这一分区。在 Tablet PC 上记录笔记不方便时，Scott 可以在他的 Pocket PC 上快速记录笔记或在 Smartphone 上录音。下次他将这些设备连接到计算机上时，笔记和录音将自动传输到 OneNote 中。

以多种形式捕获笔记

在 Scott 与其他工程师进行集体讨论时，OneNote 为他们提供了所需的灵活性。在 OneNote 中，他们能够以任意形式的草图、框图、手写笔记以及思维导图技术等形式来捕获想法。下图所示为 Scott 笔记本中的一个框图。

要将螺旋形活页簿、小纸片、白板甚至是粘滞便笺上的草图或笔记集中在一起并提供给他人不但非常困难，而且它们还很容易丢失。OneNote 的绘图功能和手写功能使得那些使用笔式输入设备或 Tablet PC 做笔记的工程师可以按他们所设想的方式来做笔记，并且还可以将这些笔记集中存储在一个位置。这样，共享和搜索各种集体讨论笔记以及项目计划笔记将更加方便。

包含录音和录像使工程师笔记本的内容更加丰富。OneNote 中记录的产品演示、测试案例或使用方案的录像非常适合于后期参考。 此外，录音用于补充会议或演示的手写或键入笔记，它可以使与他人共享信息的活动变成更丰富的体验。

在 OneNote 和 Outlook 之间共享信息

由于 OneNote 与 Microsoft Office Outlook® 2003 之间紧密集成，这两个程序已经成为 Scott 的主要工作工具。他将 OneNote 用作日记簿，在其中保存与工程相关的所有笔记— 包括概念草图、简略图、机械操作及软件的流程图— 以及与管理问题（如项目计划细节和资源分配）有关的笔记。

Scott 使用笔记标记来标记他或其他工作组成员需要注意或在以后执行后续操作的项目。利用笔记标记摘要功能可以很快为自己和同事获取待办事项的列表。从 OneNote 中，Scott 可以基于这些项目创建 Outlook 任务，并将其发送给相应人员或为自己保存起来。在下图中，您可以看到 Scott 的任务在 OneNote 中做了标记时所显示的情形，以及在传输到 Outlook“任务”文件夹中之后所显示的情形。

倡导在全公司范围内协同工作

Scott 已经注意到 OneNote 如何改进公司内的信息共享方式。以前，他一直认为在纸上记录的重要信息及创新信息对于开发项目可能就没有什么帮助。但现在不同了，他的工作组中的每个人都开始将 OneNote 用作记录想法的日记簿、日志、速写簿和知识库。他们通过电子邮件或共享网络位置以 OneNote 文件的形式来交换信息。

一些人还已经开始着手共享的笔记记录的例会，在会议中他们可以同时并实时地在共享笔记页上绘图或键入— 无论他们身处何方。在工程设计概念上的协作通常是一种视频体验，并且除非整个工作组可以看到构思、参与其中并发表看法，否则项目很难有重大突破。共享的笔记记录例会消除了 在工作组成员无法会面时可能发生的交流障碍。无论在会堂里的另一个会议室还是在路上，他们都可以继续协作并不断推进公司项目的发展。