蝶舞天涯牛顶天原型:机关工作

机关工作方法

　　方法，是处理问题的方式、手段、程序，它直接影响着问题处理的效率、水平，甚至成败。机关工作是公共管理部门管理社会事务的活动，有着较强的政策性、规范性，具有符合机关工作的性质、特点和规律的方法显得尤为必要。下面，从以下十七个方面谈一谈怎样做好机关工作。

　　一、正确接受任务

　　我们的工作或者是行动，往往都是以接受任务为起点的。而上级交待任务，交办事项许多时候是采取口头方式的。在这种情况下，应当用笔记本详细记录下任务的名称、目标约束、可利用的资源及其他细节。如果是领导单独口授，要复述，请领导确认。遇有不清楚的地方，要请领导明示。如果你在领受任务过程中，已有了行动的大概思路，可当即领导说明，请示可否。这样可以使你有行动具有可行性。

　　二、先谋后事

　　谋就是思考、确定思路，事就是做。先谋后事就要求我们在做任何事情时都要先进行一番通盘考虑，想好了再去做，即有备而做，不打无把握之仗。古人讲“预则立，不预废”，就是这个意思。概括起来，谋，大致分三个步骤。

　　1、围绕着要做的工作，特别是比较重要、情况比较复杂、或者是比较新的工作，收集相关背景资料，包括与之有关的政策、法规、情况、精神、数据、文献等等。如果允许的话，应该进行必要的调查研究，做到心中有数。

　　2、明确目标，分析有利条件和不利因素，预测可能出现的情况，制定应对措施。

　　3、制定方案，对工作的方法、步骤、时间进度进行具体安排。制定方案时不能刻意追求十分完备和最理想状态。但却要按照全面性的要求去努力，避免以偏概全、以次充好，向理想状态努力，争取最满意的结果；另外，要避免只做一种方案，没有备选。应该多考虑几种方案，进行对比择优，做到尽可能全安。如果只选择了一条路，那么这条路有可能走不通。

　　三、按计划行动

　　计划就是确定工作的具体内容、步骤，目的是保证工作的有序性，科学的分配时间、精力和人力，防止工作上的随意性、打乱仗和顾此失彼。

　　按计划行动的关节点是制定计划。要做好每天或每个阶段的工作计划，详细列出要做的重要而又紧急的事、重要但不紧急的事和一般性的事情。对比较大、内容比较多的事情，尽可能分成若干个可以量度的小事情，并安排出个次序，逐一去做。及时跟进计划，根据计划实施情况进行调整、改进缺陷。要适时向领导报告工作进度、完成情况、取得的成效，请求指示，按照要求调整工作计划、方法。

　　四、全力以赴

　　有个故事。某人注意到，离他大约 100米的地方有一个沙坑，一个小男孩正在用沙修筑公路。在沙坑旁边，放着一些玩具汽车。

　　小男孩挥动着塑料铲子，非常热情地工作着。那些沙子在他的创作下变成了漂亮的道路、桥梁和隧道。可是，在施工过程中，很意外地出现了一块大石头。

　　小家伙开始挖掘石头周围的沙子，然后抱住它，想把它搬走。当他使尽力气把石头搬到沙坑的边缘，再也无能为力了。他咬着牙，呐喊着，一次又一次地向石头发起冲击。可是，每当他刚刚有了一点点进展，石头就滑落了，重新掉进了沙坑。最后，小男孩不仅没有把石头搬到坑外，还被滑落的石头砸伤了脚。他一屁股坐在沙里，伤心地哭了起来。

　　这个人把这些情景看得清清楚楚，走到沙坑前蹲下来问：“小弟弟，你想把这块石头搬出去吗？”小男孩沮丧地抽泣着回答：“是的，但我已经用尽了我所有的力量，可还是搬不动它”，那个人亲切地纠正他说：“小弟弟，你说的不对。你并没有用上你所有的力量，你没有请求我的帮助。”说着，那个人跳下沙坑，抱起石头，把它搬了出去。

　　这个故事告诉我们，在工作遇到困难时，找出可以用得上的所有资源和力量，并全力以赴去做，是有效解决困难的好办法。无论遭遇怎样的挫折和困境，无论感到怎样绝望时，都应该问一问自己：“你真的用上了所有力量吗？”

　　五、细心周密

　　就是善于注意细小的环节或情节，想问题、办事情、定方案、列计划没有遗漏。做到这一点，最要紧的是必须紧紧抓住和处理好每一个细节。因为细节是不同事物的差异之处，愈是在细节处，愈容易捅破“窗户纸”，探得奥秘。很多时候，细节很可能决定事情的成败。所以，才有“差之豪厘，谬之千里”之说。

　　要做到细心周密，首先，要有对工作认真负责的态度，有强烈的责任感，始终以如履行薄冰、如临深渊的心态对待每一项工作，尽心竭力，唯恐有半点差池和闪失。

　　其次，要有严谨细致的工作作风。天下大事必作于细，尽可能思维缜密、谋事周全，行事严谨，工作不当“马大哈”，不搞“想当然”、“大概”、“也许”、“凑合”。

　　第三，习惯从细处着手，深入调查研究，掌握基本情况。要重视具体的小事、环节、过程，按照事情内部的逻辑关系，对每个环节进行认真设计，一步一步进行安排和处理。可以采取列表的方式，把要做的事情的每个环节、程序、步骤、内容、标准、时间、组织方式、力量布局一一列出，反复推敲，形成一个封闭的工作路线。

　　第四，要检查审核确认。已做完的事情，自己要进行细致的检查审核，确认无误再上报，不要等领导发现破绽或漏洞再补救、改正。如果有错误，要敢于说这是我的错，绝对不要辩解或者推给别人。否则，会给人以一种不负责任的印象。

　　六、及时总结

　　我们的知识、才干有两个来源，一是书本，二是实践。及时总结，就是总结工作实践的经验教训，功过得失，经过积淀，成为能力。如果不善于总结，就会象黑熊掰苞米一样，掰一穗丢一穗，得之甚微。所以，古人强调学而思的关系，指出学而不思则罔。

　　及时总结，就是要求当工作结束后，依据工作效果对所确定的目标、方法、步骤进行重新的审视，检查预想与实际、主观与客观的符合程度，找出影响最终结果的重要因素和次要因素及其产生的原因，汲取经验和教训，将其文档化。

　　七、善于服从

　　我们工作时总是处在一个组织中，中间的每一个人都与他人有着法定关系。处于被领导地位的下级，工作自由度相对于上级要小。因此，服从是基本要求，善于服从是基本素质。作为下级，对于上级的指示、意见、安排、要求，不能以自己的好恶作为取舍的标准，也不能受情感因素和个人对问题的认识水平的主导。正确的作法是严格依照法定关系接受领导，服从指挥。对上级下达的指示，提出的意见、要求，作出的安排，如果认为有不妥之处，应当以请示或建议的方式提出。上级仍坚持原来的意见时，除重大紧急且会造成较大损失的，应当认真执行。如必要，可在执行过程中或事后，采取适当的方式与领导沟通、交流。不可拒不接受命令，或说一些“不是我的事”、“我不管”、“愿意找谁找谁去”“我没功夫”、“我干不了”之类的话。因为这样做，会破坏系统运行的整体性、有效性，违反了下级服从上级的组织原则，也是不懂规矩，自身修养差的表现。不仅影响工作，也影响个人形象。

　　八、放眼全局

　　古人云：不谋全局者，不足以谋一域。意思是胸无全局的将领，即使争得一域一地，最终也难免全军覆灭；胸无全局的棋手，纵然一时得势，最终也难免满盘皆输。同样，胸无全局的人，由于目光短浅、“盲人摸象”，不得要领，最终难免贻误工作大局。原因在于：实施决策所涉及的复杂因素是个有机的系统，是由若干相互作用和相互联系的要素所构成的，具有一定结构和功能的整体。由于系统的非加和性，使得整体大于孤立部分之和。因而我们在工作时要从整体出发，进行系统分析、了解部分，研究联系、准确定位，注意全局和局部的有机联系，系统内部和外部相互关联、相互影响和相互制约关系，统筹兼顾，合理安排，使局部工作与全局工作相协调，为系统的全面效益服务。而作为领导者则要根据领导系统的整体特性，遵循领导行为规律，搞好各个部分的协调、组合，发挥组织系统效能，这是领导者思考和处理一切组织结构问题始终要坚持的基本出发点、基本原则和方法。只有以宽广的眼界观察事物，防止一叶障目，才能见微知著，抓住问题的核心与本质，做到到乱云飞疫仍从容，左右逢源，游刃有余。

　　九、集思广益

　　集思广益是古人长期实践中总结出来的至理名言，指集中群众智慧，可使效果更大更好。其中蕴含着深刻的方法论原则，是每个领导者作好工作的致胜法宝，对非领导人员也是有指导意义的。

　　集思广益的方法论原则要求我们：一是由于个人的认识是有限的，要通采众之长，补已之短；二是就某一问题的处理上也要广开言路，要围绕这一问题让大家充分发表意见，提出各种可能的解决措施，在可供选择的方案中进行利弊比较，选择或组合成最优方案加以实施。

　　十、沟通协调

　　人与人之间，人与组织之间的冲突、矛盾是不可避免的，如果积累下去轻则会影响整体功能，干扰决策目标的实现，重则会使组织瓦解。而协调的必要正于减少、排除矛盾冲突，确保组织目标的实现。协调的基本途径是沟通。

　　沟通，可以通过两条渠道来进行。

　　1、正式沟通，即依据组织明文规定的原则，采取会议、传达文件、公函往来、情报交换等方式，进行信息传递与交流。

　　2、非正式沟通，即通过正式组织途径以外的信息流通程序进行信息传递与交流。

有效的沟通协调要遵循四项基本原则。

　　1、准确性原则，即信息沟通所用的语言和传递方式，必须能被接收方所理解。

　　2、完整性原则，即传递的信息是全部而不是部分，并且不要跨越层级，除非必需，但事后要与越过的层级的管理人员说明情况。

　　3、及时性原则，即事先沟通，不能出现事后信息，或从其他渠道了解信息。

　　4、非正式组织策略性运用原则，即由于一些信息不适合由正式组织传递，而由主管人员使用非正式的组织来补充正式组织的信息传递，保证产生最佳的沟通效果。

沟通要力戒十个方面的问题。

　　1、对谈话对方所谈的主题没有兴趣

　　2、被对方的态度所吸引，而忽略了对方所讲的内容；

　　3、当听到与自己意见不同的地方就过分激动，以致于不愿再听下去。

　　4、仅注意事实，而不注意原则和推论；

　　5、过分重视条理，而对欠条理的人讲话不够重视；

　　6、过多注意造作掩饰，而不重视真情实质；

　　7、心不在焉；

　　8、对较难的言辞不求甚解；

　　9、当对方的言词带有感情时，则听力分散；

　　10、一心二用，顾此失彼；

　　善于沟通者都有促进沟通的倾听术，可以归纳为以下九条：

　　1、从容而耐心的倾听；

　　2、留意对方表现的情绪，加以捕捉；

　　3、必要时，将对方所讲的予以提要重述，以表示你在注意听；

　　4、安排有较充分而完善的交谈时间，不要因其他事而打断，或仓促结束；

　　5、避免直接的置疑或反驳，让对方畅所欲言；

　　6、遇到某一你确实想多知道一些的事情时，重复对方所说的要点，鼓励他做进一步的解释或澄清；

　　7、注意对方尽量避而不谈的那些方面；

　　8、如果对方确实相要知道你的观点，不妨以实相告；

　　9、不管赞成不赞成对方意见，事后再加评论。

　　十一、要让下层参与决策

　　就是领导进行决策时，尽可能多地征求下层的意见，领导者从做决策的人变成辅导做决策的人，让群众自己找答案。

　　十二、消除内耗

　　就是采取调和、折衷、求同存异、妥协的手段，综合裂缝，建立结合点。但前提必须是坚持原则，力求团结，以大局为重，不是一团和气的好人主义。

　　十三、揽过自责

　　就是领导者对下层不仅要严格要求，而且要勇于替部下揽过，承担领导责任，令其改过反省思过，更好地发挥主观能动性和工作积极性。

　　十四、集结众力

　　俗语有“三个臭皮匠顶一个诸葛亮”，是说不要小看看似无能的人。领导者应该虚心冷静地对待部下，不一定凡事都全凭自己或其他某一个人竭尽心力，要相信大多数人，依靠大多数人，使所有的同志都能自觉自行，共同努力。只有抛开自我，才能集结众力，形成合力，取得更大的成功。

　　十五、以理服人

　　1938年春，全国各地大中城市的许多知识分子和青年学生来到了延安抗日军政大学学习。当时条件很艰苦，一些人开始受不了苦了，便发牢骚，讲怪话，说“什么军政大学，干脆叫劳动大学吧。”毛泽东了解到这些情况后，决定到抗大讲课，做思想政治工作。在课堂上，毛泽东从劳动创造人，创造物质文明和精神文明这个唯物辩证法最基本的道理讲起，重点讲述了作为革命者参加劳动锻炼的伟大意义。接下来，话锋转向了陕甘宁边区的现实情况，指出办抗大是为了抗战，抗大不断壮大，人员数量成倍增加，如果服务性的劳动由前线调回部队来承担，就会减少战斗力，这种事情我们能不能办？如果不能办应该怎么办？靠的法宝只有一个，这就叫做艰苦奋斗。毛泽东用讲道理的方法，使党员们最后统一了思想认识，从此以后，艰苦奋斗逐渐成为抗大的优良传统和作风。我们同志之间，尤其是领导干部要学会运用毛泽东这一行之有效的方法解决问题，统一认识，统一步调，凝聚人心。

　　十六、因形造势

　　“因”是按照利用，“形”是状态、趋势，“造”是确定、安排、“势”是方法、步骤。因形造势有两层含义，一层是利用已经取得的优势，采取进一步措施，巩固和扩大成果；另一层是按照已显现出了效果、趋势，安排下一步工作，实现新的目标。总的要求就是在处理问题，完成任务过程中，要走一步看一步，采取一个措施，考虑这个措施的连锁反应。正确估计到它的正、负效应，选择能达到效果最优、负效应最小的步骤加以实施，以达到以小力成大举的目的。

　　十七、控制局势

　　密切注视事物发展的进程、动态和趋向，利用法定权力和自身影响力，采取组织、管理、运筹等手段，控制事物发展的方向，保证朝着既定目标前进。这中间的关键是信息渠道畅通，信息全面完整。领导者要对得到的信息进行去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里的加工，看清事物的本来面目，然后相关要素进行科学的配置。领导者还应该有处变不惊的心理素质和分清并正确处理个别和一般之间的关系的艺术。

　　此外，还应该注意掌握和运用好遵守法则、抓而且紧、胸中有数、十个指头弹钢琴等等。