做一个高级秘书应具备哪些素质．

秘书：记住老板说的每句话“秘书人才”论坛畅谈“秘书经”4月20日，本报《职场周刊》联合新浪女性频道、智联招聘网在新浪网上进行了一场精彩的“秘书人才”论坛。在论坛上，与会嘉宾纷纷发表了他们对秘书职业的看法。秘书不再是“花瓶” 角色转向执行人北京市职业技能培训指导中心秘书职业培训项目主管王秀娣认为，作为一个现代企业的秘书人才，不仅要具备基本的职业道德、社交礼仪、办公室日常事务处理技能、掌握一门外语、各类公文写作以及档案管理等技能，还要了解有关公司法、合同法的法律法规，熟悉经济管理、理解企业文化，有的甚至要具备驾车、跳舞、精通各种体育项目等各种特有素质。可见，一个合格的秘书人才对企业来说是很重要的角色。王秀娣说，与过去相比，秘书人才不再是人们想象中只会陪老板开会、吃饭、花瓶似的人物了，而可以说是公司中立汗马功劳的人。在公司中，秘书起着承上启下的作用，既能够正确理解老板的意图，处理老板交给的琐碎工作，又能够为员工服务，及时向老板反映员工的需求。在老板与员工间做好纽带工作，处理双方之间的问题时要非常灵活，替老板过滤最重要的事务。但是秘书不是决策型角色，而是辅助型角色，所以要适当把握好这个度，这样才是一个合格的秘书人才。可锐职业顾问事业集团总裁卞秉彬认为，原先，秘书完全是作为一种协助型工作，现在其素质要求的变化就是：要有职业操守和职业人格，能够急他人所急，能够克己为“公”，为经理着想，为他人着想。而目前，秘书的职责变化已经由协助型的角色，转为执行人的角色。同时，秘书的功能也发生了变化：已经从原先的执行岗位，向现在的执行的功能型转变，而现在秘书的能力可能是一个职能、一个部门，甚至是一个团队；从能力上来说，原先秘书就是秘书，现在变成了各种层级的秘书，比如说最高层级的有董事会秘书，相当于高级经理人的职位。做一个优秀秘书 应具备两项基本素质卞秉彬认为，做一个优秀秘书，首先要看他在哪个行业、为什么样的企业服务，不管做什么，最基本的素质有这么几个：一是执行力，一是判断力。因为，秘书是离公司管理层最近的人，但不等于管理者，他们怎样执行管理中一些具体的环节和步骤，要帮助管理者协助管理者做决策。在协助决策的过程当中，秘书个人主观的判断和决策是没有的，必须要不折不扣地支持管理者来做出决策，所以执行力是一个优秀秘书必备的一个基本素质。举个例子来讲，比如工作当中有一个管理沟通会议，这个沟通会议并没有确认这个信息可以向外发布，秘书听到了，这时他需要进行判断，对于那些不能向外公布的信息，这些信息对他来说，也只能当做完全不知道的信息。另外，做一个优秀秘书要有好的判断力。有些事情可能由于秘书的介入更好地支持了决策。譬如说，秘书最了解自己主管的个性了，如果主管带了情绪做了某些判断，和其平时的判断风格不符合，就需要秘书做出提醒。如果一个判断力强的秘书，就可能在这个过程中延缓某个文件的发送。也许就是这个故意延缓了信息发送的举措，使上司规避了可能发生的错误。另外，既符合自己职业操守，又能很好地协调与决策人之间的微妙关系，这样的秘书是受管理者青睐的秘书，这点来讲，秘书的素质是来自两个方面积累的，一个是自身人格素质不断修炼的过程，第二个是来自个人职业操守素质的不断完善，这个完全依赖于秘书个人的诚信。而这都是秘书培养自己素质的核心动力源。不要与老板争论 不要讲你的看法卞秉彬表示，做大公司的高级秘书，首先是外语能力，同时还要有会议管理能力、时间管理能力、心理承压能力、沟通能力、协调能力、组织策划能力、谈判能力、演讲能力。诺和诺德(中国)制药有限公司人力资源与企业交流部总监洪朝阳表示，很多人认为，跨国企业的秘书、助理的职位太容易做了，只要会说几句英语，会打打字就完全可以胜任。其实不然，现代社会生活、工作的节奏都非常快，公司对职员的要求相应也都非常高。他们把每个职位的工作描述、个人发展计划和目标设定三个系统用能力给串到了一起，变成了一个系统进行了整合。英国驻华大使馆文化教育处文化参赞助理曹薇说，她一直在做涉外秘书，她的感受是做高级秘书英文要很好，包括所有的听、说、读、写。曹薇说：“有的时候，我需要陪老板去开会，两个小时的会上，其他参加会议的人累了，可以发一下呆，如果对某个话题不感兴趣，也不是你负责的，就不用专心地听。可我不行，不管什么，我都要记下来，回去还要分析，因为那个记录你是要形成文件下发给所有同事的，但有些信息是不能随便公布的，这就考验你的判断力了。”还有，她需要有能力知道、领会老板的意思，要有应变能力，有时可能老板自己都不知道他真的想做什么，需要秘书提醒该做什么。曹薇认为，再高级的秘书也应该很人性化。她刚做秘书时曾经认识了一个很资深的秘书，他告诉自己：“要记住你老板说的每一句话，不要与他争论，或者告诉他你的看法，你要做的是记住他的每一句话。你要能够让他省下很多精力，放在主要的工作上面。”场外发言做老板助手 不当长舌妇智联招聘的职业顾问认为，和高高在上的老板相比，秘书有更多的机会接近各个部门的基层员工，了解来自第一线的信息反馈。和一般的部门主管比较，和管理层天时地利的接近优势，使得秘书又具备对公司整体战略部署更全面的了解和体会，从这点上看，老板在决策过程中，多听取秘书出谋划策是很有参考价值的。值得注意的是，秘书在做好管理左右手的助理工作中，更多的是发挥顺风耳而不是长舌妇的作用。另外，经理主管们性格各异，有的喜欢独自思考问题，有的喜欢同别人一起商量，秘书在参与老板管理决策的过程中，一定要注意适可而止，因人而异，不可越位。求老板信任 别做马屁精作为老板身边的人，他们有更多的沟通和展示自我的机会，也和老板有更多的非工作性质的社交活动机会，因此他们比普通职员和老板的关系更融洽。但是，凡事说两边，秘书工作的点滴失误也发生在上司的眼皮底下。比如老板交待工作并没有时间顺序，而秘书要分清轻重缓急，庆典安排、展览会、记者见面会、座谈会、客户会见等，哪个在先哪个在后，如何为上司安排，全看秘书的眼力见儿了。一个成功的秘书必须与老板形成默契，学会有效的沟通，赢得老板的信任并与之愉快相处，这是秘书必须具备的基本职业素养。智联招聘的职业专家分析，不同上司的气质、性格、习惯、要求、喜好和能力等千差万别，秘书要搞定和上司的关系，是做出来的而不是拍出来的。如果你打文件拖拖拉拉，办事情丢三落四，留信息走弦跑调，写文章词不达意，出建议云里雾里，恐怕做秘书的日子就不多了。(文/郑江 王晓鸥) 

主要领导秘书应具备的素质

文章摘要：

假如你是一个人力资源经理，如何面试总经理秘书呢？尤其是当你要面试的是一位女秘书？围绕这个话题，各位嘉宾对此各抒己见，提出了一些操作性和借鉴性较强的观点。

 

 

 

1号嘉宾：pyg_jake1975

 

作为总经理秘书，不论是男还是女，都应具备以下一些基本素质或应表现流露出的基本特点：

 

1.要有一定的文字功底，计算机操作能力和外语能力；

 

2.作为总经理秘书，有时候沉默比能言善道更适合这项工作，所以，面试时应表现出言语精干，说话恰到好处；

 

3.作为总经理秘书，必须能很快理解老总说话或发布命令的意思，并能顺畅传递相关信息，这就需要理解与沟通能力；

 

4.面试时，还应表现出现代商务交往过程中的各项礼仪。如果她是画很浓的妆，佩戴很夸张的首饰等等，说明她没接受过类似的素质训练，不合适这工作。

 

2号嘉宾：迷途不知返

 

总经理秘书应具备以下一些素质：理解沟通能力；公文写作能力；协调能力；保守机密；形象也很重要。

 

3号嘉宾：黄杨

 

最重要的是对领导动作、语言的领悟能力以及对领导的适应能力。

 

4号嘉宾：思思19

 

嗯，即能领会领导意图。悟性很重要！

 

5号嘉宾：怕痒树

 

昨天看了版内一篇文章说，HR需要情商很高，的确如此。总经理秘书更需要这个吧！

 

4号嘉宾：思思19

 

似乎有些跑题了。咱们没有回答如何去面试总秘。总秘岗位因公司而异，可能是综合型，也可能是偏向于专业型（如法务、公关、文书，有的甚至类似于销售助理等）的。面试时注意侧重点，面试前事先把一些相关问题设计好很关键。

 

面试中除了注意其个人形象是否端庄大方、举止是否有礼有节，谈吐是否文雅、有风度外，还要注意其语言组织表达能力如何（可通过让其作自我介绍或工作经历介绍）。最重要的是，给她一些如果（在秘书工作中确实有可能会遇到的问题），看她如何处理，问题如果设计得好，有助于考察她分析问题的能力、应变能力、协调沟通能力甚至心理素质和性格特质等。（具体就不详谈了，这方面的资料很多，可参考秘书实务类、秘书资格考试类书籍。）

 

个人认为笔试与面试同等重要，某些情况下甚至更重要于面试。笔试的作用，可以考察其文字功底（含字体清楚、无错别字、文体通畅、观点鲜明、实用文体的写作是否熟练、是否具备一定的法律知识和企管甚至营销知识，秘书应该是全才），最佳方法是要求其在一定期限内上交一份有关本公司某方面的调查分析报告的方式。

 

对了，还有一点忘了提，如果你发现她在知识结构、能力素质上都能令你们满意，别忘了考察她对秘书岗位的定位又是如何，即使是一个再有想法、再聪明能干的秘书，也不见得就能够很好地定位自己，认识到秘书岗位的服从性和辅助性。

 

6号嘉宾：谁是谁的谁2003

 

首先，我们是在谈企业中的操作，对于素质的分类不切题。比如领会领导意图，如何去测量呢？希望大家能谈点实际可用的东西。我严重同意思思发言的开始的话，下面简单谈一下操作的问题（通用的部分略去）：

 

首先，得弄清楚在该企业中秘书的定位与主要职责。

 

其次，找出关键素质（或能力）要求，可按对工作的重要性以及可复制性（是否可以通过培训培养）将其排序。然后，依据上述结果设计评价方案（可参见思思高见），评价流程以及建立评估团队，在面试和笔试的问题设计上要尽量偏向基于行为导向的问题，包括情景、行为、结果。

 

比如：请举出一个您通过沟通解决问题的事例，具体说明当时的情况，您的任务，您所采取的方案，取得的结果，以及事后自己和领导同事的评价；或者可以设计一定的情景案例，要求她分析解决；最后汇总评分，得出录取名单和储备名单。

 

4号嘉宾：思思19

 

严重同意谁是谁的谁2003的高见！！的确是有效的、可操作的建议！！

 

做秘书难，做女秘书更难。怎样才能左右逢源，做个人见人爱的女秘书呢？

 

1.要有平常心。2.强化工作能力。3.端庄大方，举止得体。4.口风要严。5.有亲和力。6.善于人际沟通。7.有外交家的平衡术。8.无情。天下最愚蠢最可悲的女人就是爱上自己上司的女秘书。这种爱情的未来必然不被看好。如果你是幸运的，你的上司还是单身贵族，结果意味着你必须结束在这家公司的职业生涯，何况这种几率少之又少；如果你是不幸的，你的上司早有家室，你将不得不准备打一场旷日持久的、异常艰巨的、让你身心俱疲心灰意冷的战役，并且，这场战役注定要以你的惨败收场，并且，你的痛苦是不被同情的。

浅谈新时期下对秘书素质的要求  裴鑫（西安航空技术高等专科学校基础课部，陕西 西安 710077）
摘要：在新形势下研究和探讨秘书工作的基本特征，从而寻求秘书工作的规律，具有很强的现实意义。现阶段秘书人员不仅应该具备以往对于秘书素质的基本要求，还应该不断加强学习沟通和管理能力，具备更高的素质来适应时代的需求和社会的发展要求。
关键词：工新时期；秘书；素质
中图分类号：C931.46         文献标识码：A        文章编号：1673-0992（2010）07A-0017-01
        新世纪的来临开始了一个新的时代，社会经济生活发生了很大的变化，秘书的工作只能也在不断的发生着变化。二十一世纪的人类社会，是一个经济和社会高速发展，人类文明高度发达的社会。这个时代是知识经济的时代。国内和国外的有关于秘书的工作环境和工作要求有了很大的变化。传统秘书角色的消失，取而代之的是从事专门行政管理工作的文职人员。这些变化也带来了对于秘书素质的新要求。传统的秘书素质的要求已经不合时宜，社会对于秘书的职业素养有了新的要求。职业化的现代秘书要跟上时代的步伐，就必然面临着一个对已有的知识结构进行调整、优化、重新整合的要求，以适应秘书工作的新形势。
        一、秘书素质概况
　　（一）秘书素质的界定
　　众所周知，秘书队伍建设的核心问题是秘书素质问题。秘书素质是什么呢?有学者曾提出没有必要先界定秘书素质再去抓秘书队伍建设。作者立论的依据是马克思主义中存在决定意识的认识论原理。初看起来，这种观点似乎很有道理。但是，马克思主义也认为，存在和意识从来就不是截然分开的，正是在这个意义上，毛泽东同志指出，“认识的能动作用，不但表现于从感性的认识到理性的认识之能动的飞跃，更重要的是还须表现于从理性的认识到革命实践这一飞跃。
　　所谓秘书的素质就是指秘书这一特殊群体，在先天察赋的生理素质的基础上，经过后天的工作和学习养成的一种相对稳定的、内在的，在日常工作中经常起作用的、秘书必备的总和。
　　（二）秘书工作的特点
　　新时期下，秘书工作的性质和任务决定了秘书工作与以往的秘书工作相比较而言，具有如下特点：
　　1.形象代表功能
　　在新的时代背景下，秘书不仅仅是从事其本职工作，更重要的是，随着秘书管理功能的加强，很多时候，秘书要取代公司的主管进行公司对外的活动。秘书在对外的一言一行均代表着公司的形象。这就凸显了秘书作为公司的形象代表特点。
　　2.综合性和琐碎性
　　新时期文秘工作的综合性，是由秘书机构的综合性决定的。现代秘书机构属于综合机构，它不但要对各部门工作有所了解，协调它们之间的关系，还要把它们联系成一个有机整体。有时需要秘书机构站在全局性的立场上，运用综合的眼光观察和思考问题。
　　3.辅助性和被动性
　　秘书的工作既然是各级领导在管理过程中的辅助工作，那么它的全部工作内容都只能对领导起到辅助作用。秘书在处理任何问题时，都只能按照领导的决定、决议和指示精神办，不能代替领导做出决定。
　　二、建立新时代的秘书素质要求
　　除了原有的一些关于秘书素质的要求，比如道德素质的要求之外，为了与新时代背景下秘书工作的特点相适应，秘书素质也应该有一些新的要求。
　　（一）形象素质的要求
　　1.进行形象素质的培养的原因
　　秘书是公司和主管的门面，所以秘书的外在形象应该具有专业但保守的穿着，以及优雅的举止和端庄的态度。形象的树立有助于提高个人竞争能力，良好的形象也能为个人创造独一无二的品牌，一位受人欢迎的秘书除了要具备各种各样的专业技能，还需要拥有职业化的形象。这也是新时代对于秘书素质要求的其中一个方面。
　　当秘书在公司的对外交往方面越来越多的走向前台后，秘书的形象往往会直接影响到该公司在外人眼中的形象。如果秘书的整体形象给外界以邋遢、不专业的感觉，那么企业在外界的严重的形象也会受到影响。以往的关于秘书素质的要求多着重于秘书身体和心理方面的健康问题，对于秘书的形象素质问题只字未提。
　　（二）情绪管理的能力
　　1.进行情绪管理的原因
　　情绪是无所不在的，即使是一个身心健康的人，情绪问题也会时不时困扰到他。情绪可以从一个人的脸部表情、行为举止和处世态度上看的出来。个人的情绪很容易受到外界的刺激或个人身心变化的影响而改变。一个秘书是否能够控制好自己的情绪做好本职工作，是秘书素质要求的重要部分。
　　秘书在日常工作中，面对大量的工作压力和主管的压力常常会出现出情绪上的不稳定。情绪需要调节，而不是被压抑、否定或任意放纵，因为任何情绪通过适当的表达和管理，才能够达到宣泄，避免负面作用。秘书在工作中必须具备情绪管理的能力，否则就会因为不良的情绪影响到工作，也会限制个人能力的发挥。
　　2.如何进行情绪管理
　　首先，作为秘书，应该允许情绪的存在，不仅包括正面的，也包括负面的，要去认识、接纳它。一旦认识并体验到了负面情绪，实际上有一部分情绪就已经得到了释放。当自身接纳好了自身的情绪时，别人也就容易接纳。彼此建立了支持和信赖关系后，这样就可以降低负面情绪对与工作的影响。
　　其次，秘书应该认识到，秘书的工作内容虽然多变，但是也并非完全不可掌握，遇到问题不需要压抑，应该找到一个合适的宣泄途径，但是要注意的是宣泄的场合，不能在工作场合放纵自己，恣意的放纵自己的情绪。在这里最重要的是秘书自身控制情绪的能力，一旦秘书可以控制这方面的问题，情绪也就不再成为困扰秘书工作的“杀手”了。
　　小结
　　21世纪，经济全球化的趋势不可逆转，秘书人才作为是商层次的组织管理型专业人才这一观点已经得到了国际上的认可。现代社会的多样化和复杂性，社会主义市场经济的竞争性和骤变性，都促使秘书的角色职能由传统型向外向型、全能型转变。原先的对于秘书素质的要求、标准已经不再符合时代的发展，新的形势要求秘书既能文又能武，既会管理，又懂专业，既是信息员，又是公关人.既是谋士，又是参事，即是领导的工作助手，又是领导的生活助理，能扮演智囊和多重角色，全方位、全功能的为领导服务。
参考文献：
[1]向国敏.《现代秘书事务》，首都经济贸易大学出版社.2008
[2]杨素华.《秘书实务》，北京大学出版社.2008

办公室秘书的基本素质

一、敏于行，慎于言。“敏于行”即要手勤、腿勤、设想周到，起到拾遗补缺的作基层办公室秘书，由于其工作职责比较集中，从日常的文字工作、宣传报道、印鉴管理、档案管理、文件处理、会议安排、电话咨询、对外接待到上下级、各部门的沟通联系等等，涉及面极广、范围较大，需要秘书具备头脑灵活、办事利落，行动迅速的基本素质。秘书要做到“眼勤”、“耳勤”、“手勤”、“腿勤”，把日常工作中点点滴滴的小事及时准确地处理到位，确保单位各项工作正常有序地开展。同时秘书要做到办事得体，在领导与群众之间、各部门之间、对外事务之中发挥良好的沟通协调能力，起到“桥梁”的作用。
用。“慎于言”即一定要以高度的责任感管好自己的言语，工作中切忌夸夸其谈、言过其实。同时由于秘书工作接触面广，获得资料信息较多，在言语上一定要高度谨慎负责，管好自己的“嘴”。这既包括要保守单位、行业秘密，同时也包括避免说不恰当的话而引起的不必要的矛盾和是非。“慎言”也是作为秘书职业道德的要求。当然这与善于进谏，做领导诤友是两回事。
二、先做人，后做事。要想成为一名优秀的办公室秘书，必须首先具备“做人”的优秀品质。在做好人的基础上才能谈到认真“做事”。
　刚才提到办公室秘书工作接触面较广，对外代表着单位和行业的形象。因此要想成为一名称职的秘书，必须首先学会“做人”。做人涉及到工作生活的方方面面，不仅要吃苦耐苦、勤奋敬业，待人接物大方诚恳、与人为善，同时在一些细节小事上，也要注重自身的品格言行。比如衣着得体，举止文明、言辞礼貌等等。
俗话说：“做人像水，做事像山”。“水往地处流”——意味着在为人上一定要谦虚谨慎，虚心地向他人学习，切不可骄傲自满。“做事像山”则意味着在工作中要不畏困难、勇往直前，具备登山的精神和毅力。三、博学不穷，笃行不倦。是否勤于学习，善于学习，学以致用是决定秘书工作质量的关键因素。人的一生就是一个不间断的学习与实践过程，也就是中国传统说法“博学之，审问之，慎思之，明辨之，笃行之。”如今，随着烟草行业不断的改革发展，唯有不断的充电学习，提高自身能力和素质才能适应形势发展的需要。尤其作为办公室秘书，更要不断加强学习，了解掌握单位和行业全方面的工作。不仅要熟悉办公室管理工作，同时对专卖管理、卷烟营销、财务管理等方面的知识也要通晓。做个“多面手”“复合型人才”才能适应新形势对秘书工作越来越高的要求。一、专业发展历史 
秘书专业是我系设置最早的专业，创办于1985年。在专业发展过程中，承担了全省自学考试秘书专业的主要工作，被设为省直秘书职业资格鉴定培训点，并较深程度地介入我省公务员录用相关专业的工作。由于专业目录的制约，秘书专业长期停滞于专科层次。其间曾开办过函授本科，自2005年，开始以汉语言文学专业（秘书学本科方向）名义招生。
二、专业培养目标与基本要求 
培养在党政机关、企事业单位和其他社会组织中全面辅助领导工作的高层次秘书人才。要求系统掌握秘书专业的基础理论和基本知识；具有相当的政策与理论素养；具有较强的辅助领导决策的调研、信息处理以及协调、公关的能力；初步具备本专业教学与科研的能力；能熟练操作现代化办公机具，掌握一门外语。
三、专业主干课程 
秘书学概论、秘书实务、行政管理学、政治学概论、秘书职能、中国秘书史、公文写作与处理、档案管理学、汉语基础、历代公文选读、社会学、传播学、行政法学、组织行为学、管理伦理学、管理信息系统、办公自动化、计算机语言、英语、摄影技术等。
四、专业发展前景 
从世界发达国家的情况来看，秘书职业是一个分布极其广泛，队伍相当庞大的职业；就我国而言，国家劳动与社会保障部于1998年公布的全国秘书职业从业人数的2800万。从职业发展趋势看，我国秘书职业化工作已经启动，社会对秘书、特别是高层次秘书人才的需求趋势持续看好，秘书工作的自动化程度将不断加深。综合而言，秘书本科教育的启动，将对我国社会秘书队伍结构产生重大影响，并将对社会综合管理水平的提高发挥重要的推动作用

现代商务秘书素质要求及培养


[摘要] 商务秘书具有一般秘书的共性，但也具有本身的特点。商务秘书的素质能力包括学习能力、创新能力、应变能力、数据处理能力、经济管理能力、团队合作等。可以从四个方面对商务秘书的素质能力进行培养。
　　[关键词] 商务秘书 素质 培养
　　
　　随着社会发展，秘书职业分工的细化，出现了不同行业的专门秘书。不同的秘书有其共性，但也有其特性。本文将从商务秘书的涵义入手，分析商务秘书的能力素质要求及培养模式。
　　一、商务秘书涵义
　　1.国内外秘书学界关于“秘书”的定义
　　(1)秘书，在我国主要是指党和政府机关、企事业单位、社会团体、军队、院校内的一种行政职位。
　　(2)秘书或秘书工作者是各级领导机关及领导人员的参谋和助手，主要职责是协助决策，承办业务，摘好行政工作。
　　(3)秘书是专门从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施服务的人员。
　　(4)秘书应是主管人员的一位特殊的助手，她(他)掌握办公室工作的技巧，能在没有上司过问的情况下表现出自己的贵任感，以实际行动显示出主动性和正确的判断力，并在给予的权力范围内做出决定。
　　(5)秘书是指具有熟练的办公室工作能力，不需上级教促即能主动负贵，积极进取、干练果断，能在授权范围内做出正确决定的经理助手。
　　2.尽管定义不尽相同，但一般都包括以下涵义：
　　(1)秘书是组织中为领导者协助管理的助手，即秘书的辅助功能。
　　(2)秘书是组织中具有有限权限的管理者，即秘书的执行功能。
　　(3)秘书必须具有一定文书处理、办公技巧，即秘书的专业性。
　　商务秘书是指在工商企业中从事秘书工作的专业秘书。由于工商企业是以利润最大化为目标的，性质上与国家机关单位、行政、党团不同。商务秘书面临的环境有其自身特点，因此对商务秘书的素质要求也有自身的特点，例如商务秘书更强调平等合作，商务秘书面临更多的商业数据处理等。
　　二、商务秘书的素质要求
　　与其他行业秘书比较，商务秘书处于商业环境之中，商业环境具有多样性、营利性、易变性和时代性等特点，这对其能力素质提出了更高的要求。 要想成为一名合格的商务秘书必需具备良好的心理素质和创新能力、较高的学习应变能力、良好的知识结构、快速处理信息能力、较强的合作能力和人际交往能力。
　　1.良好的心理素质和创新能力。商业创新是企业生存和发展的关键。人是否具有创新意识、创新能力，是决定企业能否实现经营理念创新、科技创新、管理创新的前提。商务秘书必须时刻保持求新创新的精神状态，在固有模式中努力出新招、创新意，如将繁琐的办文程序简化，以多媒体手段管理文档等，就会使秘书工作的效率不断提高、方法不断出新。经济创新的丰富内涵和企业工作的快节奏，以及秘书工作服务性协调性强的特点，要求企业秘书必须具备良好的心理素质。
　　2.较强的学习应变能力。商业环境是易变的，新情况时有出现、新知识层出不穷，商务秘书应具有超强的学习能力以适应新的情况。这种学习能力具有以下特点：一是强调自主学习；二是强调持久的、终身的学习；三是强调“工作学习化，学习工作化”；四是强调“双环学习”；五是强调学会学习；六是强调学后有新行为；七是强调组织学习。商务秘书要对各种巨大变革的突发事件具有应变能力，以适应商业环境的多变性。　3.良好的知识结构。商务秘书面临处理行政、经济、法律、商务谈判、市场营销、商业调查等中信息和情况的要求，从而对其知识结构提出了更高要求。从商务秘书的各种结构来看，必须要具有文、工、商、农和行政、技术、管理、公关等方面的专业人才；从秘书知识要求来看，必须要具有法律学、市场学、价格学、预测学、消费心理学、公关学、经济法学、行政管理学、运筹学控制论、现代企业管理及计算机和网络技术应用等知识。我国加人世贸组织后，对我国各行各业人员的英语水平要求大大提高。商务秘书都要掌握英语，这是全球多边贸易的基本要求。
　　4.较高的信息处理能力。商务秘书要加工处理各种商务信息，要对商务数据进行迅速处理为领导提供帮助。这要求商务秘书能熟练应用各种工具、方法提高处理信息能力。例如，随着电子商务的飞速发展及外国跨国公司的大量涌人，企业间的合作与竞争将更多地通过电子商务手段解决，无纸办公、无纸贸易将成为现实。同时，每一个办公室中的秘书面临的都是与领导等同的网络信息资源。
　　5.合作精神和人际交往能力。商业活动本质是平等的自愿基础上的交易，需要参与方的合作才能实现。商务秘书应具有合作精神，结成创新团队进行工作。社会分工越来越细，经济、社会交往的范围越来越大。信息获取、经济运作、科学研究以至生活质量的提高都离不开与他人的交往。学会合作也是商务秘书的一项重要能力素质。商务秘书的职业特点，使商务秘书处于各种矛盾、各种关系的中心，特别要求秘书注意建立良好的人际关系，是自己融入组织环境之中。
　　三、商务秘书的素质培养
　　为了培养商务秘书必需的基本素质能力，应着重从以下几方面入手：
　　1.实施信息培训制度。必须制定并实施严格的信息素质培训制度，强调针对性、实用性和先进性，加大对商务秘书进行职业素质培训的力度，增强各种应用、处理信息的能力。
　　2.进行自我教育，更新知识。没有知识的更新，很难实现工作的创新，一方面组织单位要为秘书的自学和脱产深造创造条件，努力扩大秘书的知识面，使他们不仅熟悉本专业的基本知识，将现代管理理念运用到实践中，运用现代管理方法和现代化管理技术开展管理和辅助管理。
　　3.培育创新思维。秘书工作同其他工作一样，也有创新问题，无创新就无发展，无创新思维就无创新工作。秘书人员要在做好服务性、辅助性、协调性工作的基础上，充分发挥自己的主观能动性，积极开动脑筋，对工作任务、工作目标、工作方法有自己独立的思想和语言。
　　4.加强业务培训，提高工作水平。业务培训有岗前培训、参加管理研讨班、经验交流等多种形式，目的都是通过理论学习、经验交流，提高秘书的工作能力。
　　
　　参考文献：
　　[1]杨蓓蕾:现代秘书工作引导[M].上海：同济大学出版社.2007年
　　[2]陆瑜芳:秘书学概论[M].上海：复旦大学出版社.2005年
者         提高秘书素质的意义

秘书是专门从事办公室程序工作、协助领导处理政务及日常事务，并为领导决策及其实施提供服务的人员。其活动的主要对象是领导者，根本职能是辅助管理，基本功做方式是处理信息和事务，由于这一工作的重要性，对从业人员也提出了较高的素质要求。尤其在深化改革、扩大开放、推进社会主义现代化事业的新时期，更需要一支政治强、业务精、作风好、纪律严明的秘书队伍。可以说，秘书素质的好坏是造就高素质秘书队伍，推动秘书事业健康发展，保证各项工作正常运转的关键。因此，研究秘书素质问题有着重要的现实意义。一、 素质及其对秘书工作的作用素质，是指一个人在政治、思想、作风、道德品质和知识、技能等方面，经过长期锻炼、学习所达到的一定水平。它是人的一种较为稳定的属性，能对人的各种行为起到长期的、持续的影响甚至决定作用。秘书作为领导身边的参谋、助手，工作的特殊性决定了必须具有较高的素质。首先，高素质是秘书辅助领导贯彻执行好党的路线、方针、政策的可靠保证；其次，高素质是提高秘书部门工作质量和工作效率的重要依托；第三，高素质是建立一支符合时代要求的优秀秘书队伍的需要。秘书人员贴近领导，直接为领导的工作服务，必须有较高的思想水平和政策水平，过硬的专业能力，高速的办公效率，既能深刻领会党的路线、方针、政策，又能熟悉和掌握本地、本部门的情况，把“上情”与“下情”有机地结合起来，运用现代化办公手段，创造性地开展工作，做好综合服务，才能适应时代要求，充分发挥秘书职能，做好秘书工作。二、秘书从业人员的基本素质（一）优良的思想政治素质1、坚定的政治立场和政治态度。能否坚持正确的政治立场，对于秘书人员来说是十分重要的。尤其是在国际形势纷繁复杂，国内改革逐步深化的今天，秘书人员必须站在党和人民的立场来想问题、办事情。不管在任何情况下，都要在政治上、思想上、行动上与党中央保持高度一致，自觉地贯彻落实党的路线、方针、政策。2、较强的政治识别能力。秘书工作有较强的政治性，具备较强的政治鉴别力有利于秘书人员毫不动摇地坚持党的路线、方针、政策，按党的要求做好各项工作；有利于在工作中分清是非，奉公守法；有利于正确对待改革开放中的新情况、新问题，并正确地研究和解决。3、较高的遵守纪律的自觉性。纪律具有十分重要的意义，正是依靠铁的纪律，我们的党才能和人民群众万众一心，取得改革、发展、稳定的大好局面，取得政治、经济和社会的全面发展。纪律是我们事业成功的重要保证。就秘书人员而言，纪律是推动一切工作正常运转的根本。由于秘书人员贴近领导，辅助领导工作，所以必须高度自觉的严格要求和约束自己，把自己置于组织合群中的监督之下。（二）良好的职业道德职业道德是人们从事具体职业活动所应遵守的行为规范，是道德在各行各业的具体表现，充分反映了社会对各行各业的根本要求。各行各业都有自己特定的道德规范，秘书工作也是如此：1、热爱祖国，为人忠诚。这既是每个中华人民共和国公民最基本的人生准则和道德规范，也是秘书人员最基本的行为准则。忠于职守，即使忠于党，忠于国家和人民利益的具体表现，也是要为本单位、本机关努力做好工作的要求，这两个方面从根本上是统一的，秘书人员要把他们结合起来。2、工作积极，求真务实。服务领导是秘书工作的基本职能。市场经济瞬息万变，令人难以把握，秘书人员要强化主动服务，及时把握经济运行和社会发展变化情况。一要认真为领导决策服好务，做到知情早、晓事快、见事深、谋事准，坚持换位思考，多角度、全方位看问题；二要认真为基层群众服务，转变作风，走出机关，深入基层，听取呼声，做到下情上达，上情下传，互相沟通；三要讲求效率，求真务实。工作要雷厉风行、讲求时效，这种工作作风是我们党一直都在提倡的优良传统。