目　录

摘　要... - 1 -

一　引言... - 2 -

二　秘书知识素质的形成原则... - 3 -

（一）　秘书知识素质的整体性与宽阔性... - 3 -

（二）　秘书知识素质的中心性... - 3 -

（三）　秘书知识素质的层次性... - 3 -

（四）　秘书知识素质的动态性... - 4 -

三　秘书应具备哪些知识素质... - 4 -

（一）　基础知识... - 4 -

（二）　专业知识... - 5 -

（三）　相关的辅助知识素质... - 6 -

四  秘书人员素质的培养... - 7 -

（一）　自我培养... - 7 -

（二）  勤奋学习... - 7 -

（三）　实践锻炼... - 8 -

（四）　管理监督。... - 8 -

五　秘书知识素质培养的做法... - 9 -

六　秘书从业人员的基本知识素质... - 10 -

（一）　优良的思想政治素质... - 10 -

（二）　良好的职业道德... - 10 -

（三）　扎实的业务素质... - 11 -

（四）　健康的心理素质... - 13 -

七　结论... - 15 -

参考文献... - 15 -

 摘　要

知识素质是客观知识世界经过求知者有选择的输入,储存加工,在头脑中形成的由人的智力活动统合起来的多元素,多层次的动态综合体,是知识素质体系在求知者头脑中的内化,是工作能力的潜在基础,知识素质是人的素养的重要组成部分。但是秘书人员应该具备什么样的知识素质？这是一个包含着许多深层次内容的问题。秘书是专门从事办公室程序工作、协助处理政务及日常事务，并为决策及其实施提供服务的人员。其活动的主要对象是者，根本职能是辅助管理，基本工作方式是处理信息和事务，由于这一工作的重要性，对从业人员也提出了较高的素质要求。尤其在深化改革、扩大开放、推进社会主义现代化事业的新时期，更需要一支知识强、业务精、作风好、纪律严明的秘书队伍。可以说，秘书素质的好坏是造就高素质秘书队伍，推动秘书事业健康发展，保证各项工作正常运转的关键。因此，研究秘书知识素质问题有着重要的现实意义。

    知识素质，是指一个人在政治、思想、作风、道德品质和知识、技能等方面，经过长期锻炼、学习所达到的一定水平。它是人的一种较为稳定的属性，能对人的各种行为起到长期的、持续的影响甚至决定作用。秘书作为领导身边的参谋、助手，工作的特殊性决定了必须具有较高的素质。首先，高素质是秘书辅助贯彻执行好党的路线、方针、政策的可靠保证；其次，高素质是提高秘书部门工作质量和工作效率的重要依托；第三，高素质是建立一支符合时代要求的优秀秘书队伍的需要。秘书人员必须有较高的思想水平和政策水平，过硬的专业能力，高速的办公效率，既能深刻领会党的路线、方针、政策，又能熟悉和掌握本地、本部门的情况，把“上情”与“下情”有机地结合起来，运用现代化办公手段，创造性地开展工作，做好综合服务，才能适应时代要求，充分发挥秘书职能，做好秘书工作。

本文着重从三方面论述秘书的知识素质，第一，秘书知识素质的形成原则，第二，秘书应具备一些什么知识素质，第三，从哪些方面培养秘书的知识结构。

 关键词：形成原则；知识素质；培养方法

 一　引言

经济体制的改革、市场的扩大。秘书这一行业在行政部门及各大企业公司的领导机构中都有着相当重要的地位。秘书这种行业对于自身的知识素质结构具有很特殊的要求，它不像打字员、抄录员，主要有全面的知识素质体系。即要有各类基础知识素质，又需要扎实的专业知识素质，还要有相当的辅助知识素质。现在的市场竞争如此的激烈，一个公司，一个企业有一名合格的、全面的复合型秘书那是它成功的必要条件。怎样的秘书才能算是合格的全面的秘书呢？本文将从有关方面详尽的论述。例如秘书知识素质的形成原则，秘书知识素质的组合，秘书知识素质的培养，要论述秘书的知识素质，首先必然需要了解秘书这个行业。秘书是指一种职业，是一门社会职业。它是指直接协助领导机构和领导人或私人处理日常工作的人员。

二　秘书知识素质的形成原则

（一）　秘书知识素质的整体性与宽阔性

整体性是秘书知识素质的一种必然趋势，客观世界是相互联系的一个必然整体，作为客观世界在人脑中反映的知识，也应具有一定的整体性。只有在相互联系互相作用的整体性，它才具有活力。秘书工作者首先必须坚持从整体的需要出发，选择合理的知识素质，也就是围绕秘书工作的要求和目标，来决定吸取哪些知识素质，其次使这些知识整合成一个整体，努力使知识素质能在整体互动中产生效用。

宽阔性是秘书知识素质的形成原则之一，秘书需要具有广博的知识素质，这是秘书的通才特征所决定的。从某种程度上讲，秘书的知识面应涵盖领导的知识面，这样才能真正发挥补偿和辅助作用。宽阔性随知识素质的发展而发展，秘书要紧紧盯住时代对自己的知识素质需求。宽阔性不仅是书本知识素质，还包括实践知识和高素质。

（二）　秘书知识素质的中心性

知识素质的营建不是盲目的，它应该从自身实际出发，具有明确的中心性，围绕中心内容，适当的选择和组织知识，使知识素质体系的各组成部分发挥出最佳功能。秘书工作具有辅助性综合性，不是单纯从事一项专门业务或技术，涉及面很广，因此知识面要宽，但广博的知识必须与专业知识素质结合起来，才会产生实际效果。因此离不开一个中心，只有围绕着中心才能使知识素质连接起来，让所具备的各项知识素质得以串通，相互作用。各方面的知识素质也只有这样才能发挥出本身最大的效益，使所学的知识不失去作用。

（三）　秘书知识素质的层次性

一个合理的知识素质总要呈现出一定的层次性，从低到高，由几个不同层次的知识素质所构成，它们互相促进，反映了知识素质内部的纵向关系。秘书的知识素质也明显地分为基础层次，中间层次、最高层次，三个方面组成一个宝塔型结构，一层比一层范围更宽，一层比一层要求更高，三个层次中的任何一个层次都不能忽视，否则其他层次也会受到影响。

（四）　秘书知识素质的动态性

客观事物是不断运动、变化和发展的秘书的知识素质必须适应这种变化，应该是一种动态的开放的结构，能够随时吸收新的知识，不断进行自我调节、丰富和发展自己，僵化的封闭的知识素质是没有发展前途的。社会主义市场经济对秘书工作提出了新的要求，为经济建设服务，已成为当代秘书工作的内在要求。秘书工作者的知识素质也要作相应的调整，特别是要加强经济理论的学习，学习马克思主义政治学原理和邓小平的建设有中国特色的社会主义理论，还要掌握市场学、经济法规和国际惯例等各种知识素质。

现代企业秘书面临的是一个全新的知识素质环境，如果不能紧随社会进步的轨迹，适时调节知识素质结构，就会使自己的知识素质处于陈旧、僵死的状态。

三　秘书应具备哪些知识素质

一个合格秘书，应具备良好的知识素质。因为秘书工作是上连领导，下接基层的一个中转站。对上要有交待，对下要有说服力，只有具备了全面的知识素质，完美的知识结构才不会在这岗位上出现漏洞，一个完美的秘书应具备渊博的基础知识，精深的专业知识素质，实用的相关辅助知识素质。

（一）　基础知识

基础知识是秘书知识结构中的根基部分。广博、扎实的基础知识，是一个人从事学习、工作的主要资本。基础知识与人的工作能力、发展潜力有着密切的关系，它在人的学习、工作中起着“润畅细无声”的作用。基础知识越充足，融会贯通的能力就越强，也越容易学会新知识，掌握新理论。因此，渊博的基础知识这根“万年桩”，对今后从事秘书工作十分重要。秘书的基础知识包括以下几类：

１　政治哲学类

主要指哲学、政治经常学、逻辑学等知识。学习这些知识，目的在于使秘书人员树立正确的世界观和方法论。这是培养德才兼备的秘书人员的需要，是秘书业务才能的灵魂。

２　语言文学类

主要指现代汉语、文学、艺术、文章写作等知识，重点是语言知识和基本写作知识。另外，还应学习一些美学知识，树立健康的审美观点。同时还要学习一些心理学知识，了解人的心理活动特点，掌握人的心理活动规律，提高人际交往与公关能力。

３　数学统计类

主要指高等数学、管理数学、统计学等知识，这定知识现代化管理培养新型秘书人员的需要。

４　历史地理类

主要指中国近历史、世界近代史、中国经济地理、本地的近代历史与地理知识。

５　法律知识类

主要指法学概论以及1985年以来的人大、国务院颁布的一系列法律规定，如经济法基础经济合同法、专利法、中外合资经营企业法实施条例等。

（二）　专业知识

精深的专业知识是秘书知识结构中具有职业特点的主要部分，是形成秘书专业特长的主要知识。没有精深的专业知识，就不是专业秘书人员，也不可能做好秘书工作，秘书的专业知识主要包括以下内容：

１ 书学知识

秘书人员对秘书学要有较深的研究。秘书学不仅对秘书、秘书部门、秘书工作等一系列理论构建有较全面科学的论述，而且对秘书专业的实践具有重要的指导作用。因此，秘书学知识就成为秘书专业知识中的核心部分。

２　秘书写作知识

秘书必须精通公文写作和各类应用文体写作，其写作知识同秘书学一样，是秘书专业特长的标志，是从事秘书工作的重要技能。

３　文书档案知识

文书档案工作是秘书工作的重要组成部分，秘书人员必须熟练准确地掌握运用这项工作的有关知识。要在文书档案管理的综合分析、开发利用上下功夫，以便更好地为领导者和群众提供各类有价值的信息资料。

４　调研、会务、信访、人际关系等知识

秘书人员经常调查研究，组织会务，处理来信来访，向上下左右各方人士打交道，不掌握有关知识是开展不好工作的。

（三）　相关的辅助知识素质

相关的辅助知识素质不像基础知识那样起“根基”作用，也不像专业知识那样起“标志”作用，但也是秘书知识素质中不可缺少的组成部分。秘书人员有了这些知识素质，就可以弥补基础

知识或专业知识素质的缺漏，较好的发挥作用。相关的辅助知识包括以下几个方面。

１　管理知识素质

秘书不是直接管理者，却是管理者的助手参谋，秘书工作是管理工作的一部分。因此，秘书人员应当学点行政管理，经营管理的知识，学点信息论、系统论、控制论知识。这些知识在管理工作中的作用日益被人们所重视。秘书人员掌握了这些知识，无疑对辅助领导科学管理，提高管理水平是大有帮助的。

２　外语知识

秘书应当掌握一门外语。随着改革开放的深入发展，秘书参与外事活动的机会越来越多；同时，秘书如果能从外文书刊报纸中直接获取最新的信息资料，就容易使我们的管理工作近于世界先进水平，这些都对秘书人员的外语知识提出了较高的要求。发达国家对秘书人员的外语水平要求都很高，我们也应战略的看待这个问题搞好秘书人员的外语知识的学习。

３　地方知识

社会主义市场经济，需要秘书人员从当地具体情况出发，协助领导考虑如何利用本地自然、地理条件，开发本地资源，发展地方经济，利用当地文物古迹，风土人情、民俗习惯，开发旅游资源，提高本地的知名度、美誉度。

４　导游与礼宾接待知识

现代秘书人员陪同宾客参观浏览的机会较多，没有此类知识，可能会在陪同中出洋相，闹笑话，甚至会延误工作，影响交往。

总之，基础知识、专业知识、辅助知识，构成了秘书较理想和知识结构体系。一个合格的秘书，具备以上知识，是必不可少的条件。但是，一个人的知识不是一次性教育所能解决的，而是在长期的实践活动中逐步积聚起来的。在校学习的知识，仅仅是参加工作的最基本的基础知识，其他各种知识都是在后来工作中取得的，据有关专家统计，一个人一生中所需要的知识，只有百分之十是在校读书时获得的，而百分之九十来自工作以后的再学习和积累。每个人都应当树立“活到老，学到老”的观念，珍惜时光，抓紧学习机会。博采中外，并不断提高优化自身知识结构的能力，永远保持自身知识结构的合理性、适应性，这样，才能在竞争中定于不败之地。

四  秘书人员素质的培养

自我培养是秘书成才的内在因素，外界培养则是秘书能力发展的外部条件，它们互相依存，彼此影响，缺一不可。

（一）　自我培养

秘书自我培养最关键的是职业能力培养。素质（有机体生来具有的某些解剖生理特点，特别是神经系统，脑、感觉器官和运动器官的解剖生理特点）是能力形成和发展的自然前提，但素质本身不是能力，它仅提供能力发展的某种可能性，只有经过后天努力，才能使这种发展的可能性变为现实性。这种后天努力首先是自身的努力。人的能力必须通过主体的积极活动才能得到发展，一个人的能力水平与他从事活动的积极性成正比。因此，秘书人员应充分发挥个人的方面能动性，坚持不懈，刻苦学习，熟悉和把握秘书工作规律，努力掌握各种技能为出色完成任务创造充分的个人条件。

能力的发展与兴趣和爱好有着密切的联系。一般来说对某种活动具有强烈而稳定的兴趣和爱好，常常标志着与该种活动有关的能力的发展水平。由于秘书活动是一种平凡、琐碎、不被一些人所理解而又付出甚多的活动，要对它产生浓厚的兴趣是不容易的。因此，将要从事秘书工作的人，必须树立强烈的职业意识，不断加强对秘书工作的责任感和光荣感。

（二）  勤奋学习

学习是提高秘书人员素质的基础环节，也是在当前政治、、文化各方面深刻变革过程中，应对新形势、新课题的当务之急。结合秘书工作，要突出抓好三个方面的学习：

努力学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论、江泽民总书记“三个代表”重要论述，以及党的方针、路线、政策，不断提高理论和政策水平。首选要掌握党的基本理论和各方政策。其次要深刻理解理论政策的精神实质，不但要知其然，还要知其所以然。只有这样经过长期的努力，既做到深知熟记，又能在处理问题时融会贯通，才算是真正地做到了理解和掌握，整体素质才能有望提高。

针对办公室工作的需要，学习好、科技、管理、等专业知识，还要学习与自己工作相关的秘书业务知识。尤其要注意理论与实践的联系，从工作实践中找学问。秘书工作人员每天要和社会各界打交道，只有书本知识而没有实际经验，写文章就必然空发议论，纸上谈兵，处理问题就可能脱离实际，束手无策。因此，学习要全面，要结合自身工作情况。

学习使用现代化办公设备。现在，我们已进入了办公自动化的时代，各种先进办公设备的运用，互联网技术的成熟与发展，大大提高了办公效率，把秘书人员从过去琐碎繁杂的工作方式中解脱出来，也给秘书人员提出了新的课题，作为秘书，必须努力掌握使用现代办公设备的能力，以适应新要求，协助强顺利决策，灵活指挥。

（三）　实践锻炼

纸上得来终觉浅，绝知此事要躬行。素质的提高仅靠学习书本是难以完成的，一个称职的高素质秘书人员必须经受实践的锻炼，才能牢固地打好基础，充分发挥参谋、助手作用。

首选，要在实际工作中给秘书人员交任务、压担子，尤其对一些新进秘书部门工作的人员，要在严格要求的前提下，放手把一些重要任务交给他们去办，使他们在艰苦磨炼中缩短“适应期”，迅速成长，早日成熟。这样也有利于秘书部门工作人员的新老交替，以免形成老秘书忙得团团转，新秘书在一旁看的现象，促进新老秘书的共同提高。

其次，要注意组织秘书人员深入基层，深入实际，了解情况。秘书人员由于长期在机关工作，在身边，纸面上的东西掌握较多，而实践经验知道的少，容易出现脱离实际的偏向，因此，要有计划地安排秘书人员到基层，深入到工作一线，了解情况，增长见识。这对于秘书人员增长感性认识，不断提高分析、处理问题的能力，是大有益处的。

（四）　管理监督。

秘书人员要具有较高的素质，除了自身努力之外，离不开工作环境、环境和管理三方面的影响。在良好的环境中，其爱锻炼的程度就高，学到的东西　就多，素质也随之提高。因此，要建立一个较好外部环境：

１　工作环境

秘书部门是一个办事机构。作为领导的助手，其工作本身就具有其他部门和人员无法比拟的优越性的有利条件。秘书人员要充分利用、倍加珍惜这一难得的机会，努力工作，实实在在地学好本领。在秘书的工作环境中，领导对秘书的态度如何，怎样使用秘书，对秘书的成长起着举足轻重的作用。因为，秘书为领导服务与领导使用秘书，处于矛盾的对立统一体中，这里既存在秘书如何为领导服务的问题，也存在领导如何使用秘书的问题。在态度上，领导要尊重秘书的独立人格，关心他们的疾苦；在使用上，要既合理又大胆。秘书遇到的领导，大致有三种类型。一是开明型，他们把主要精力放在本单位重要的，急待解决的问题上。需要秘书办的事情，先交待政策要求，不划定框框，放手让他们去独立解决。严格要求但不求全责备，大胆使用但不放任自流。与这类领导共事，秘书担子重但无怨言。由于得到较多锻炼机会，一大批富于主动性创造性的秘书脱颖而出。二是依赖型。他们无远大目标，缺近期安排，疏于管理，怠慢懒惰，事无巨细都依靠秘书去做，事先不交待目标和要求，还动辄批评指责。结果秘书疲于奔命去吃力不讨好，更谈不上抽出时间学习新东西，进步缓慢。三是包办型。他们与依赖型相反，大事小事都揽在身上，把秘书撇在一边，在这种事务主义者领导下的秘书，因为被冷落而自尊心受损，因为有劲无处使而压抑才能。他们大多不满于“学学告、跑跑腿、扫扫地、打打水”的工作，一心“跳槽”，更谈不上提高效率。在这三种类型中，开明型领导对秘书成长起积极的促进作用，最为秘书所欢迎。

２　外部环境

在影响秘书人员自我提高的诸多外部条件中，最重要的是自身的作用。首先，应高度重视秘书工作和对秘书人员素质的培养。一是既要重视对秘书人员的使用，又要重视对他们的培养；二是要注意启动秘书人员的内在动力，激发他们自我提高的意识。其次，要关心支持秘书人员自我素质的提高，多帮助，多鼓励，为他们创造条件。

３　管理环境

由于秘书工作环境的特殊，使他们自身不免会产生优越感，因此，对他们必须严格管理，严格监督，实践表明，良好的管理环境与秘书人员的素质培养和提高有直接关系。放松管理和缺乏有力监督，会使一些意志不坚定、思想不健康、作风不端正的秘书人员走上歧途。

五　秘书知识素质培养的做法

对在职秘书来说，继续教育是主要培养途径。进行培养有几条做法可以参考。

从实际出发，根据本单位秘书人员的工作需要，文化程度等情况，按照不同专业，不同层次的要求，有针对性地举办不同类型的培训班。

所学课程要具体实用，基本原则是干什么，学什么，缺什么，不求全面高深，但求学得进，用得上，回单位后能促进工作。

培训形式灵活多样，不拘形式，既可集中一段时间实行岗位培训，又可安排若干单位时间请有关行家作专题报告，在条件许可时，可派中青年秘书到大专院校进修。

学习重要法规和操作技能，可采用生动活泼的形式，如进行关于某种法规的知识竞赛，打字比赛等

六　秘书从业人员的基本知识素质

（一）　优良的思想政治素质

１　坚定的政治立场知识和政治态度

能否坚持正确的政治立场，对于秘书人员来说是十分重要的。尤其是在国际形势纷繁复杂，国内改革逐步深化的今天，秘书人员必须站在党和人民的立场来想问题、办事情。不管在任何情况下，都要在政治上、思想上、行动上与党中央保持高度一致，自觉地贯彻落实党的路线、方针、政策。

２　较强的政治识别能力

秘书工作有较强的政治性，具备较强的政治鉴别力有利于秘书人员毫不动摇地坚持党的路线、方针、政策，按党的要求做好各项工作；有利于在工作中分清是非，奉公守法；有利于正确对待改革开放中的新情况、新问题，并正确地研究和解决。

３　较高的遵守纪律的自觉性

纪律具有十分重要的意义，正是依靠铁的纪律，我们的党才能和人民群众万众一心，取得改革、发展、稳定的大好局面，取得政治、和社会的全面发展。纪律是我们事业成功的重要保证。就秘书人员而言，纪律是推动一切工作正常运转的根本。所以秘书人员必须高度自觉的严格要求和约束自己，把自己置于组织和群众的监督之下。

（二）　良好的职业道德

职业道德是人们从事具体职业活动所应遵守的行为规范，是道德在各行各业的具体表现，充分反映了社会对各行各业的根本要求。各行各业都有自己特定的道德规范，秘书工作也是如此：

１　热爱祖国，为人忠诚

这既是每个中华人民共和国公民最基本的人生准则和道德规范，也是秘书人员最基本的行为准则。忠于职守，即使忠于党，忠于国家和人民利益的具体表现，也是要为本单位、本机关努力做好工作的要求，这两个方面从根本上是统一的，秘书人员要把他们结合起来。

２　工作积极，求真务实

服务是秘书工作的基本职能。市场瞬息万变，令人难以把握，秘书人员要强化主动服务，及时把握运行和社会发展变化情况。一要认真为决策服好务，做到知情早、晓事快、见事深、谋事准，坚持换位思考，多角度、全方位看问题；二要认真为基层群众服务，转变作风，走出办公室，深入基层，听取呼声，做到下情上达，上情下传，互相沟通；三要讲求效率，求真务实。工作要雷厉风行、讲求时效，这种工作作风是我们党一直都在提倡的优良传统。

３　与人为善，团结友善

秘书工作头绪极多，同上下左右发生联系，涉及面广，往往需要多方面合作共同完成。因此，秘书人员要有团结合作的精神，与各个方面人员搞好团结，到相互配合，步调一致。

４　谦虚谨慎，平等待人

秘书人员在人们心目中是机关和公司的代言人。他们的言行、道德修养、工作作风往往对人们影响很大。因此，秘书的一言一行、一举一动都要从维护机关和公司的威信出发，摆正自己的位置，为当好参谋。

（三）　扎实的业务素质

业务素质是能力的标志，也是其他素质的一种反映，又是各类素质综合发挥作用的重要条件。对于秘书人员来讲，业务素质主要包括以下几方面：

１　认识事物的能力。

这种能力是指人们在时间经验基础上，对客观事物的本质和规律能够正确地了解和把握。秘书人员工作综合性强，接触面宽，经常会遇到各种事物和问题，如何去认识和解决需要较强的认识和识别能力。具体讲，需要培养以下几种能力：

观察感知能力。观察的客观性和观察的敏锐性，准确地掌握住观察的目的、对象与重点、并及时将观察加以升华，形成合乎实际的理性认识，对秘书人员十分重要。秘书只有具备较强的观察感知能力，时时、事事、处处做有心人，善于观察，善于发现容易忽略的“死角”，扑捉政治生活中一切有价值的信息，才能变被动服务为主动服务。

辨别是非能力。秘书人员工作于身边，又介于和群众之间，在提供信息、综合协调、接待来访、洽谈工作、解决问题等方面，必须明辨是非，处理得当。所谓辨别是非能力就是用辨证唯物主义认识论来观察分析事物，把握事物的本质，从而作出正确的判断。这种能力由秘书本身的政策水平、思维能力以及综合知识、社会阅历等因素决定。

分析综合能力。分析综合，就是要善于透过现象看本质，从个别的事物中找出他们的内在联系和规律性。秘书人员能否较好地发挥参谋助手的作用，很大程度上取决与分析综合能力的强弱。因此，秘书要自觉以科学的理论来指导自己的工作，提高思维能力，善于从多种思路、多种方法来探求同一种事物，尽量做到举一反三，触类旁通。

随机应变能力。秘书承担大量事物性工作，常会出现一些意想不到的情况，这就要求秘书人员要有遇事不慌、处事冷静的应变能力，处理问题既要符合原则，又要机动灵活。

２　语言文字运用能力

语言文字运用能力包括口头表达能力和文字表达能力。秘书部门是上下左右工作联系的枢纽，信息交汇的中心，使秘书与语言文字结下了不解之缘，秘书必须具备全面而熟练的语言文字运用能力。主要包括以下方面：

阅读能力。秘书人员要经常处理大量的文字材料，因此必须善于阅读。一是要回精读，如对重要文件或经典著作逐句逐字研究，从字里行间领会其微言大义；二是要能够快读和泛读，如善于大致浏览，领会精神实质，提炼浓缩，摘要主旨。

视听能力。就是要听话并理解别人的话。秘书人员要善于耐心倾听和正确理解别人的发言，并用清晰简明精练的语言加以复述。

言谈能力。语言能力是秘书的基本功之一。秘书人员语言能力的基本要求是：鲜明准确，简练明晰，口齿清楚，语速适中，措辞得体，切合身份。

文字表达能力是文秘人员非常重要的基本功。秘书从事各种应用文的，要求熟练掌握各种应用文体的要领和技巧，迅速准确地撰写出观点正确、内容充实、结构严禁、表达流畅、格式规范、文笔精练的各类应用文。

技能操作能力。科技的发展和办公自动化的普及对秘书提出更高的要求。它要求秘书人员必须掌握运用现代化先进办公设备的能力。主要包括熟悉计算机操作技术、复印技术、打字技术、录音技术、摄影摄像技术、多媒体技术等现代办公手段能够熟练掌握现代办公设备的使用方法。

３　组织协调社交能力。

主要包括管理能力、协调能力、社交能力和办事能力。

管理能力。秘书要为出主意、当参谋、搞好工作服务，就要具有较强的管理能力。秘书要充分利用自己接触全面工作机会较多的有利条件，自觉锻炼自己立足全局、综合分析的能力。判断秘书人员管理能力的强弱，在于看他是否能够满足工作的客观需要，在对交办的事情的处理上，是否能够灵活、果断、雷厉风行、协调得力。

协调能力。搞好协调是秘书部门的一项经常性工作。秘书人员的协调能力是指在的交办下，积极主动地沟通信息，调节关系，统一步调，促进机关工作灵活运行，提高工作效率。一是对上协调，树立全局意识。要站得高，看得远，想得深。二是横向协调，树立商量意识。凡是由秘书部门主办的事情，在酝酿、处理、决策之前，都要注意及时与有关部门协商沟通。三是对下协调，要树立服务意识。在协调中要谦虚谨慎，摆正位置，搞好服务，出好主意。

社交能力。现代秘书人员经常跟随参加一些社会活动或外出联系工作。因而应具有较强的社会活动能力，善于待人接物，真正成为承上启下、协调左右、联系内外的行家。提高这种素质，需要秘书人员不断锻炼自己的社交能力，掌握公关的技能，谙熟人际交往的知识。

办事能力。秘书人员要埋头苦干、忠诚老实，但绝不是要机械被动。秘书人员所从事的管理事务，都要有秘书人员独立思考，独立完成。秘书虽不必是“专才”，但一定是能文能武、遇事不慌，繁简巨细都能应付的“通才”，具有独立办事能力和组织管理能力。

（四）　健康的心理素质

秘书的心理素质是决定秘书活动和行为好坏的一个重要因素。秘书工作的职业特点决定了秘书人员必须具备多方面的心理素质。秘书心理素质的好坏，集中表现在秘书的角色意识上，角色意识对于秘书的工作具有指导意义。秘书的角色意识是指秘书个体在社会实践中发展起来的，通过思维、语言为核心的心理活动，对所从事的职业的认识和评价。秘书必须具备如下五个角色意识：

１　辅弼意识

辅弼意识主要是指秘书人员应该认识到对的辅弼功能，自觉地、心甘情愿地当好的参谋助手，演好的配角。秘书活动无论从工作方法还是工作内容看，都表现出辅弼管理的特性。秘书人员只有具备了辅弼意识，才能在的管理决策过程中，沿着工作的方向和目标，根据的决策意图，随时选择有效的方法和途径，为管理决策提供智力和体力服务，充分发挥秘书人员的参谋助手作用。

２　信息意识

对于现代的来说，即使掌握准确的信息，是进行科学决策和管理的前提和基础。所谓秘书的信息意识，就是指秘书对信息作用的认识和高潮获取信息的努力程度。秘书具有了信息意识，应能随时根据的意图、需求和愿望，通过理发的、合乎逻辑的方式去搜寻各种有鲜度、有价值的信息，及时准确供给者在管理决策活动中使用。

３　效率意识。

“效率”原是一个术语，即用最少的劳动消费获取最大的效益。现在一切工作目的的通用语，效率意识逐渐引入人们的行为规范中，成了衡量新型者和现代人才的标准。对秘书来说，效率意识就是他们在为提供有效服务时，对其成果大小的超前估价和认识，衡量秘书效率意识的强弱的标准就是看秘书活动成效的优劣。秘书效率意识的强弱程度如何，直接关系到秘书部门甚至部门工作效率，因此秘书如果不培养和树立效率意识，要想提高对的服务质量，那只能是一句空话。

４　自我意识。

自我意识是人类特有的一种心理现象，是一个人自己对自己的评估和看法。秘书的自我意识，即是秘书个体借助内部语言和思维，对自身状态和心理变化进行感知和控制的一种心理活动，包括三方面内容：一是自我察觉，主要解决“我是一个什么样的人”、“我是怎样做的”问题；二是自称分析，主要解决“我这个人怎么样”、“我是否胜任工作”的问题；三是自称控制，主要解决“我应当一个怎样的人”、“目前我尚须作何努力”的问题。自称意识对秘书角色的扮演是十分重要的，一些工作出色的秘书总是具有很强的自我意识。

５　创造意识。

当代新思想、新总是、新事物层出不穷，秘书人员一个重要的心理素质就是必须具备勇于进取和大胆创新的精神。对秘书来说，创造意识就是要求他们打破旧观念，克服“咋说就咋办”的片面认识，充分发挥工作的积极性和创造性，不因循守旧，不墨守陈规，冲破旧框框，提出新见解，订立新章法，采取新行动，更好地发挥他们的主观能动性，实现自我价值。秘书人员素质直接关系到秘书能否完成好本职工作，做好的参谋助手，将各项工作落实到实处，促进社会各项事业不断向前发展。造就一支政治强、作风实、业务精、素质高的秘书队伍，是建设社会主义现代化事业的客观要求，也是新时代对我们秘书从业人员提出的一项新课题，是一项长期的任务，秘书工作者要在实践中积极探索，积累经验，逐步提高

社会经济的飞速发展，带来产业结构和职业结构的调整和变化，各类职业和岗位对人的素质要求也愈来愈高，秘书作为一种辅助性的特殊岗位，其整体素质物不断提高已成必然。一名优秀的复合型秘书已对企业起着举足轻重的作用。

七　结论.据统计，目前我国秘书行业的从业人员已超过2000万。在亮个庞大的秘书群众中，真正接过正规系统的具有扎实的专业技能的复合型秘书是少这又少。大多数从业者是一些打字、收发、接待等简单重复的低水平工作，而复合型秘书则短缺和供应不求。复合型秘书又称“多功能秘书”它所具有的知识结构是基础专业知识外加法律、财会、管理、营销、心理、公共关系学等学科的辅助知识，同是規人是质与魅力等方面也有令人折服之处。复合型秘书是通才是专才既是左右逢源八面玲珑的多面手，又是尽忠职守能够库领导独当一面的得力助手。复合型秘书人才的发展趋势将是复合秘书人才培养的方向

    参考文献

[1]　《秘书学》, 陈合宜, 暨南大学出版社.
[2]　《秘书学》, 袁维国等, 高等教育出版社.

[3]  《秘书礼仪》，周鹏，合肥工业大学出版社

[4]  《文书与档案管理基础(文秘专业)》，马永飞，高等教育出版社
[5]  《企业秘书大全》，廖金泽，广东经济出版社

[6]  《公共关系基础（文秘专业）》，孙宝水，高等教育出版社.

[7]  《秘书文案工作实务》，建勤编，南京大学出版社

[8]  《浅论秘书人员的素养》，孙浩然，和田师范专科学校学报

[9]  《秘书实务》，王育，高等教育出版社

[10] 《应用文写作基础》，成都出版社，伍进一