:会计电算化管理办法

  会计电算化管理办法

第一章  总则

第一条 为了推动公司及所属企业会计电算化工作的开展 , 规范 会计电算化工作 , 积极替代手工记账 , 提高企业管理水平。根据《会计法》和财政部制定的《会计电算化管理办法》、《会计电算化工作规范》的有关规定 , 制定本办法。

第二条 本办法适用于公司本部及所属公司、控股公司及其所属单位。

第二章  会计电算化初始化工作

第一节 会计科目及分析代码编码原则

第三条 会计科目的编码应科学、规范。一级科目按照财政部统一要求编制 , 二级科目除按财政部要求外可根据企业自身核算需求进行设置。人员、部门、往来单位等在分析科目或核算项目中反映, 建立立体科目结构体系。科学的科目结构体系应在满足会计核算需要的同时, 满足企业管理和编制报表的需要。

第四条 应建立统一会计编码制度, 会计科目及编码应保持相对的稳定性, 编码要有分类标志, 便于查询和管理。

第五条 科目及编码一旦建立, 不得随意修改和删除, 以保证信息的完整性。

第六条 根据企业财务管理需求, 进行账务初始化设置, 建立企业财务分析体系, 账务的初始化设计应由企业主管会计工作的负责人和会计机构负责人共同参与制定。

第二节 人员配备和岗位职责

第七条 在正式使用会计核算软件前必须进行系统管理员和会计操作人员的培训 , 并明确各岗位职责。

会计电算化岗位和工作职责 :

(一) 电算主管: 负责协调计算机及会计软件系统的运行工作, 电算化主管可由会计主管兼任。

(二) 凭证录入: 负责对原始凭证进行审核, 并将数据录入计算机, 打印出记账凭证。

(三) 凭证审核: 负责对输入计算机的会计数据进行审核, 操作会计软件登记机内账簿, 对打印输出的凭证、账簿、报表进行确认。

(四) 系统维护: 负责保证计算机硬件、软件的正常运行, 管理机内会计数据并负责会计科目、分析科目或核算项目的管理 , 负责对计 算机内的会计数据进行分析。此岗要求具备计算机和会计知识, 经过 会计电算化中级知识培训。采用大型、中型计算机和计算机网络的单位, 应设立此岗位, 此岗在大中型企业中应由专职人员担任。

(五) 电算审查: 负责监督计算机及会计软件系统的运行, 防止利用计算机进行舞弊; 要求具备会计和计算机知识, 此岗可由会计总稽核人员兼任, 大中型企业财务部门应设立专职岗位。

第三章  系统使用管理

第八条 在会计电算化系统投入运行前, 先确定电算化系统的合法有权使用人员及其操作权限, 并报单位主管审核批准后在系统内授予其使用权。运行中须要增减使用人员, 按同样手续办理。

第九条 对各使用人员明确划分使用操作权限, 形成适当的分工牵制,健全内部控制制度。

第十条 会计电算化系统原则上专机专用, 谢绝无关人员使用机器做其他工作。

第十一条 设立 “ 计算机使用登记簿 ”, 任何人均须登记方可用机。

第十二条 任何人员不得直接打开数据库文件进行操作 , 不允许随意增删改数据、原程序和数据库文件结构。

第十三条 出纳人员不允许进行系统性的操作。

第十四条 操作人员应严格在规定范围内对系统进行操作, 负责数据的输入、运算、记账和打印有关账表。

第十五条 存档数据、软盘、账表和文档资料等由系统管理员按规定指派专人统一复制、核对和保管。

第十六条 做好日常检查监督工作, 发现不规范使用应及时制止,并采取措施避免同样情况再次发生。

第四章  日常运行与维护

第一节  财务计算机房管理制度

第十七条 机房的建立: 因会计电算化工作安全性要求高, 各个企业用于会计电算化工作的计算机设备应与其他部门设备分开放置和使用。计算机硬件设备较多的单位, 财务部门可单独设立计算机房。 用于会计电算化工作的财务局域网, 不能直接并入企业内部网, 也不能直接上公共网。

第十八条 机房安全规定:

(一) 机房( 工作台 ) 不得携入易燃、易爆及腐蚀性化学物品;

(二) 机房内严禁吸烟;

(三) 机房内不准吃饭、吃零食或进行其他有害及污损电脑的行为;

(四) 机房严禁乱拉接电源, 以防造成短路或失火;

(五) 机房内应安装坚固门锁系统, 以防设备丢失;

(六) 机房内不得有卫生死角、可见灰尘;

(七) 机房内应调节适合电脑的温度、湿度、负离子浓度, 定时换风;

(八) 门窗密封, 防止外来粉尘污染;

(九) 机房内不准带入元关物品, 不准睡觉休息;

(十) 机房用品定期清洁。

除系统管理员和电算主管外, 未经企业领导批准, 其他人员不得随意进入计算机房参观和操作。外来人员参观机房, 须有企业指定的人员陪同。

第二节 放机使用与维护

第十九条 严格按规定程序开启和关闭计算机系统。

(一) 开机流程: 接通电源——打开显示器、打印机等外设——开通电脑主机 ( 或服务器 ) ——按显示菜单提示键入规定口令或密码——在权限内对工作任务进行操作。

(二) 关机流程 :

退出应用程序及各个子目录——关闭主机 ( 或服务器 ) ——关闭显示器、打印机等外设——关掉电源开关。

第二十条 禁止使用与财务工作元关的软件。严禁在装有财务软件的计算机上玩电脑游戏。

第二十一条 计算机维护 :

(一) 确定专职或兼职系统维护人员负责电脑系统的维护。

(二) 电脑发生故障时, 使用者作简易处理仍不能排除的, 应立即报告系统管理人员或电算主管。

(三) 电脑维修维护过程中, 首先应对会计信息进行拷贝, 确保资料不遗失。

(四) 电脑软件更换须经会计机构负责人或主管财务工作负责人同意, 较大程度的更换报集团公司批准。

(五) UPS只做停电保护之用, 在突然断电的情况下, 应迅速作存盘紧急操作; 严禁在停电时将回 S 做正常电源使用。

(六) 外请人员对电脑进行维修时, 公司应有人自始至终地陪同。

第二节 上机操作规程

第二十二条 操作人员必须是合法有权使用人员, 经过培训合格并经系统管理员正式认可后, 才能上机操作。

第二十三条 操作人员上机操作前后, 应进行上机操作登记, 必须填写真实姓名、上机时间、操作内容供系统管理员检查核实。

第二十四条 操作人员上机前应做好各项准备工作, 尽量减少占用机器时间 , 提高工作效率。

第二十五条 操作人员的操作密码应注意保密, 不能随意泄露,密码要不定期变更。

第二十六条 操作人员必须严格按操作权限操作, 不得越权或擅自上机操作。

第二十七条 操作人员应严格按照凭证输入数据 , 不得擅自修改凭证数据 (专职会计员, 则应保证输入的数据与凭证数据的一致性 ) 。 如发现差错, 应在输入前及时反映给凭证编制人员或系统管理员。已输入计算机的数据, 在记账前发现差错, 可按凭证进行修改; 如在记账后发现差错, 必须另作凭证, 以红字冲销纠正, 输入机内, 任何人 不能随意修改账目。

第二十八条 每次上机工作完毕后都要作好备份, 以防发生意外事故。备份的数据, 应由财务处保管, 下次上机备份要与机内数据复核无误后方可开始运行。

第二十九条 在系统运行过程中, 操作人员如要离开工作现场,必须在离开前退出系统, 以防止其他人员越权操作。

第三十条 任何人如有伪造, 非法涂改变更, 故意毁坏命令程序、 数据文件、账册、备份等行为, 依照《会计法》, 将受到行政处分, 情节严重的要追究法律责任。

第四节  关于编制记帐凭证、记帐等

会计日常核算的规定

第三十一条 会计人员根据原始凭证编制记账凭证, 要求记账凭证要打印输出为机制凭证。“制单人 ”也一并打印输出。

记账凭证编制必须严格按规定进行, 不得省略有关项目、内容。科目与核算项目必须准确并明细到规定的最低级数。摘要必须简明、 扼要、准确、规范 , 金额要正确。

第三十二条 为了保证记账凭证的正确性与合法性, 必须对填制好的机制凭证进行认真审核。

(一) 审核记账凭证所记录经济业务内容是否合法、与原始凭证所反映的内容是否一致 , 科目、分析科目和核算项目及金额是否准确无误。

(二) 审核记账凭证中确认的会计记录是否正确。

(三) 审核记账凭证的手续是否完备 , 内容是否齐全。

(四) 记账凭证审核元误后, 审核人员应在机制凭证上签章, 并对机内凭证进行审核标识。

(五) 只有通过审核的凭证, 系统才能允许登账。

第三十三条 记账、对账、结账。

(一) 会计人员可按指定的汇总条件对满足条件的所有凭证进行汇总, 产生科目汇总表、日记账、明细账、总账、会计报表等。

未经审核的凭证不允许记账。各岗位应做到: 当天发生的业务当天登记入账。现金账和银行账要做到日清日结。

(二) 为了保证会计核算资料准确、可靠, 必须经常对账, 尤其是在结账之前, 一定要做到所有经济业务全部输入计算机。

对账的基本内容包括:

1. 企业应当定期对账簿记录的有关数字与库存实物、货币资金、有价证券、往来单位或个人等进行相互核对, 保证账实相实相符。

2. 对账人员应对自己所管账目的核对额进行确认并签章。

3. 对机内会计账簿的更正, 应当符合国家统一的会计制度的规定。

(三) 结账是在将本期内所发生的经济业务全部登记入账的基础上, 按照规定的方法对该期内的账簿记录进行小结, 结算出本期发生额和余额, 并将其余额结转下期或者转入新账。

1. 结账前 , 必须将本期内所发生的各项经济业务全部登记入账。

2. 企业应当按照规定在会计期末结账。结账由审核人员或主管会计使用会计软件来完成。

总账应按月打印, 明细账应按需要定期打印。现金日记账和银行存款日记账当天打印, 并与库存现金核对无误。

用计算机打印的会计账簿, 必须连续编号, 经审核无误后装订成册, 并由记账人员和会计机构负责人签字或盖章, 以防止账页的散失或被抽换, 保证会计资料的完整。

第五节 会计数据的安全性防范措施

第三十四条 会计电算化管理应建立相应的保密制度。保密方法有 :

(一) 密级文件存于不同电脑中 ;

(二) 设置进入电脑的密码 ;

(三) 设置进入财务软件的密码或口令 ;

(四) 按人员设置对财务软件进行操作的权限及口令 ;

(五) 对电脑文件、数据进行加密处理 ;

(六) 为保密需要, 定期或不定期地更换不同保密方法或密码口令;

(七) 经特殊申报批准，才能查询、打印有关电脑保密资料。

(八) 电脑操作员对保密信息严加看管 , 不得遗失或私自传播。

第三十五条 企业要购买使用公安部颁布批准的电脑杀毒软件产品。未经许可, 任何人不得携入外来软盘、软件使用, 防止病毒传播。 凡需引人使用的软件, 均须首先进行杀毒。

电脑出现病毒, 操作人员不能清除的, 须及时报系统管理员或电脑主管处理。在各种杀毒办法元效后, 须重新对电脑格式化, 装入正规渠道获得的无毒系统软件及时关注电脑病毒防治情况和提示, 及时进行杀毒软件的升级,定期对电脑进行杀毒。

第三十六条 建立双备份、异地保管制度, 对重要资料除在电脑储存外, 还应拷贝到其他介质上, 建立保管目录, 由专人统一保管, 个人不得随便带离企业, 以防数据文件遭病毒破坏或遗失。

第五章  使用计算机替代手工账验收

第一节  会计电算化工作验收评审规则

第三十七条 会计电算化工作验收分会计核算软件的验收和计算机替代手工记账验收两部分。

第三十八条 会计核算软件的验收, 主要审查软件的功能符合会计基本原理和我国法律、法规、规章的情况, 检测软件的主要技术性能 , 其中要对财务会计分析功能和相关信息处理的功能使用予以评价, 同时对软件开发经销单位售后服务能力也适当予以评价。

第三十九条 计算机替代手工记账的验收, 主要审查会计电算化信息系统的合法性、可靠性、正确性。计算机替代手工记账必须具备良好的系统运行环境、合规的软件系统、合格的操作人员、健全的内部控制制度、有效地进行内部控制制度、正确的会计数据以及规范的会计档案等几大因素。

第四十条  组织评审工作由公司组织的会计电算化工作评审组负责。

第二节    财务软件验收所应具备的条件

第四十一条 根据《会计法》和《会计电算化管理办法》的规定，会计核

算软件设计应当符合我国法律、法规、规章的规定，保证会计数据合法、真实、准确，有利于提高会计核算工作效率。

第四十二条 会计核算软件应当按照国家统一会计制度的规定划分会计期

间，分期结算帐目和编制会计报表。

第四十三条 会计核算中的文字输入、屏幕提示和打印输出必须采用中文。

第四十四条 会计核算软件在设计性能允许使用范围内，不得出现由于自身原因造成死机或者非正常退出等情况。

第四十五条 会计软件应具备输入会计核算所必须的期初数据及有关资料的初始化功能，并提供必要的方法对初始数据进行正确性校验。

第四十六条 会计核算软件中采用的总分类会计科目名称、编码方法，必须符合国家统一会计制度的规定。

第四十七条 记帐凭证包含的项目：填制凭证日期、凭证编号、经济业务内容摘要、会计科目或编号、金额以及制单人员等。输入的记帐凭证格式和种类应当符合国家统一会计制度的规定。

第四十八条 记帐凭证的编号可以由手工输入，也可以由会计核算软件自动产生。会计核算软件应当对记帐凭证编号的连续性进行控制。

第四十九条 在输入记账凭证过程中, 会计核算软件必须提供以下提示功能:

(一) 正在输入的记账凭证编号是否与己输入的机内记账凭证编号重复;

(二) 以编号形式输入会计科目的, 应当提示该科目所对应的会计科目名称;

(三) 正在输入的记账凭证的有借方会计科目而无贷方会计科目或者有贷方会计科目而元借方会计科目的, 应予提示并拒绝执行;

（四） 正在输入的收款凭证借方科目不是“现金” 或 “银行存款” 科目的应提示并拒绝执行; 反之, 付款凭证贷方科目不是“ 现金 ”或 “银行存款” 的也应提示并拒绝执行。

第五十条 会计核算软件应提供对已经输入但未复核的机内记账凭证进行修改的功能。

第五十一条 会计核算软件应提供对已经输入但未登账的记账凭证的审核功能, 审核通过后即不能再提供对机内凭证的修改。会计核 算软件应当分别提供对审核功能与输入、修改功能的使用权限控制。 会计核算软件提供的账簿登记、更正功能, 应当符合国家统一会计制度的规定。

第五十二条 会计核算软件应当提供根据审核通过的机内记账凭证及所附原始凭证登记账簿 ( 明细分类账、总分类账 ) 的功能; 会计 凭证审核通过后直接登账或成批登账的功能; 提供机内总分类账和明 细账登记时, 应当计算出各会计科目的发生额和余额的功能。

第五十三条 会计核算软件应当提供自动进行银行对账的功能, 根据机内银行存款日记账与输入的银行对账单及适当的手工辅助, 自动生成银行存款余额调节表。

第五十四条 会计核算软件应当同时提供国家统一会计制度允许使用的多种会计核算方法, 以供用户选择。会计核算软件对会计核算方法的更改过程, 在计算机内应有相应的记录。

第五十五条 会计核算软件应当提供符合国家统一会计制度规定的自动生成会计报表的功能。应当提供会计报表的自定义功能, 包括 定义会计报表的格式、项目、各项目的数据来源、表内和表间的数据运算和核对关系等。

第五十六条 应当提供机内会计数据按照规定的会计期间进行结账的功能。结账前, 软件应当自动检查本期输入的会计凭证是否全部登记入账, 全部登记入账后才能结账。结账后这一会计期间的会计凭证不能再输入。

第五十七条 提供在本会计年度结束, 但仍有一部分转账凭证需要延续至下一会计年度第一个月或第一个季度进行处理而没有结账时, 输入下一会计年度第一个月或者第一个季度会计凭证的功能。

第五十八条 应当提供对机内会计数据的查询功能, 包括: 查科目期初余额、年初余额、本期发生额、累计发生额、期末余额等; 查询记账凭证; 查询本期和以前各期的总分类账和明细分类账; 查询往 来账款结算情况; 查询到期票据的结算情况; 查询出来的机内数据如 果已经结账, 屏幕显示应给予提示。应当提供对查询结果提供打印输出功能。

第五十九条 应当提供机内记账凭证打印输出的功能, 打印格式和内容应当符合国家统一会计制度的规定。

第六十条 软件必须提供会计账簿、会计报表的打印输出功能, 打印输出的会计账簿、会计报表的格式和内容应当符合国家统一的会计制度的规定。

第六十一条 应提供三栏账、多栏账、数量金额账等各种会计账簿的打印输出功能; 要提供机内会计账簿的满页打印输出功能。

第六十二条 对根据机内会计凭证和据以登记的相应账簿生成的各种机内会计报表数据, 会计核算软件不能提供直接修改功能。

第六十三条 软件应具有按照初始化功能中的设定, 防止非指定人员擅自使用的功能和对指定操作人员实行使用权限控制的功能。

第六十四条 会计软件操作过程中, 输入了与软件当前要求输入项目不相关的数字或字符时, 应予提示, 并保证正常运行。

第六十五条 对存储的程序文件和相应的数据文件, 软件应当有必要地加密或者采取其他保护措施, 以防止被非法篡改。一旦发现程 序文件和相应的数据文件被非法篡改, 应当能够利用标准程序和备份数据, 恢复会计核算软件的运行。

第六十六条 会计核算软件应当具有在计算机发生故障或者由于强行关机及其他原因引起内存和硬盘等会计数据破坏的情况下, 利用现有数据恢复到最近状态的功能。

第六十七条 软件验收需准备的资料:

(一) 科目编码原则;

(二) 初始化建账要求;

(三) 由软件中打印出的各种凭证账簿、报表式样 ;

(四) 软件使用说明书;

(五) 软件技术手册;

(六) 软件培训教材;

(七) 软件著作权证书;

(八) 软件售后服务、产品升级保障制度;

(九) 软件产品主要功能介绍;

(十) 软件对硬件环境的要求。

第六章  电算化会计档案的管理

第六十八条 电算化会计档案, 包括存储在计算机硬盘中的会计数据以及其他介质存储的会计数据和计算机打印出来的书面形式的会计信息, 包括记账凭证、会计账簿、会计报表等。

第六十九条 应当同时保存打印出的纸质会计档案和其他介质计档案。

第七十条 电算化会计档案管理是重要的会计基础工作, 要严格按照财政部有关规定的要求对会计档案进行管理, 有专人负责; 档案管理人员要按规定和要求, 对凭证、会计账簿、会计报表、存储介质等定期收集, 编制目录, 装订成册, 妥善保管, 防止丢失损坏。

第七十一条 对电算化会计档案管理要做好防磁、防火、防热、防霉、防潮和防尘工作 , 重要会计档案应准备多份, 分异地保管。

第七十二条 对其他介质保存会计档案, 要定期进行检查, 定期进行复制, 防止由于介质损坏, 而使会计档案丢失。

第七十三条 通用会计软件、定点开发会计软件、通用与定点开发相结合会计软件的全套文档资料以及会计软件程序, 视同会计档案保管, 保管期限为截至该软件停止使用或有重大更改之后 5 年。

第七章  附则

第七十四条 本管理制度自 x x 年×月×日起执行。以前制度与本制度相抵触的, 以本制度为准。

第七十五条 企业可以根据本管理制度及本企业管理需要拟订相应的实施细则, 并组织实施。

第七十六条 本管理制度未尽事宜, 按公司有关制度执行。

第七十七条 本管理制度由公司财务部负责解释和修改。