九乡新闻网魔力宝贝怀旧改武装:利用电子表格制作文书档案归档章
来源：百度文库 编辑：九乡新闻网 时间：2024/04/29 06:46:54
中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）颁布实施以后，文书档案整理程序大部分化繁为简了。但是加盖归档章这一流程繁琐累赘，工作量之大是显而易见的。有没有办法能够解决这一问题呢？本人结合国家档案局八号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》和业务指导工作的实践，摸索出了用电子表格制作归档章的方法。掌握了这种方法的档案员，都认为这一方法减轻了工作量，提高了工作效率，有事半功倍的效果。现将此方法与大家共享。
一、归档章格式设置
1、选择工作表的区域
打开EXCEL文档，将工作表“Sheet1” 改名为“归档章”，在“归档章”工作表内，拖动鼠标选择B1到D2单元格，如下图。
2、对齐文本和应用边框
单击鼠标右键，选择 “设置单元格格式”，在“对齐”选项卡中，水平对齐和垂直对齐均为“居中”；在“边框”选项卡中，单击“外边框”和“内部”按钮，如下图。
3、设置页边距、行高和列宽
上边距和右边距均为0.5，页眉为0；第1行和第2行的高度均为22；A的宽度为65，B、C、D列的宽度均为6.5，如下图。
二、归档章项目设定
1、直接输入全宗号和年度，如下图。
2、用数据有效性的方法设定机构（问题）和保管期限。
（1） 机构（问题）的设定
单击单元格B2，选择“数据”菜单的“有效性”，在“允许”下拉列表中选择“序列”，在“来源”框中输入“三合一”制度中“文书文件材料”的类别，每个类别之间用英文逗号隔开，如下图。
（2） 保管期限的设定
单击单元格C2，选择“数据”菜单的“有效性”，在“允许”下拉列表中选择“序列”，在“来源”框中输入“永久”、“30年”和“10年”，每个期限之间用英文逗号隔开，如下图。
3、选择下拉列表
机构（问题）和保管期限设定后，只要单击单元格，就在右下角显示一个下拉箭头，单击下拉箭头，即可在下拉列表中选择机构（问题）或保管期限，无需每次输入文本，如下图。
三、归档章打印
《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）规定，“在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容”。据此规定，本单位的发文在印发之后就可及时归档并打印归档章。
用电子表格制作归档章，无需用刻制的归档章逐一加盖，只需给档案人员的电脑配置一台打印机即可，这样应归档的文件材料就可以在平时进行装订、分类、打印归档章，做到随办随归，到年终进行排列、编件号和编目，将集中整理归档文件的工作量分散在平时，并且大大减轻了档案人员加盖归档章的劳动强度，提高了工作实效。