高达观星者剧情:Excel在学籍信息管理中的妙用
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Excel在学籍信息管理中的妙用(2009-03-15 16:06:17) 标签:电脑 单元格 数据透视 excel 教育 分类:美文采撷 (五)自动生成“生源所在地” 建立“代码库”工作表,输入代码及代码名称。并按“代码”排序。在K3单元格中输入函数:=LOOKUP(J3,代码库!$A$1:$A$192,代码库!$B$1:$B$192)。“代码库!$A$1:$A$192”表示绝对引用工作表“代码库”中单元格区域A1:A192 LOOKUP(J3,代码库!$A$1:$A$192,代码库!$B$1:$B$192),表示在“代码库”工作表中单元格区域A1:A192的数据中查找“J3”单元格指定的数值,然后返回工作表“代码库”中单元格区域B1:B192中相同位置的数值。 四、自动生成“班号” 在G3单元格中输入公式:=MID(A3,1,2)&“级”&MID(A3,3,2)&“班”。 五、妙用“条件函数”输出带有公式的空白表 当“身份证号”为空时,用身份证号码提取个人信息,返回“#VALUE”或“#N/A”,不美观。I5为空时,E5、K5显示效果。可用条件检测函数IF将公式进行修改,在E6单元格中输入公式:=IF(I6=“”,“”,DATEDIF(D6,TODAY(),“Y”)),表示I6单元格为空时,结果是显示效果为空。在I6单元格中输入身份证号时,输出结果为函数DATEDIF(D6,TODAY(),“Y”)的值。 六、快速录入信息 单元格格式及函数设置完成后,可进行信息的录入。为提高录入速度,可利用以下技巧: (一)用“自动填充柄”,录入相同数据或具有增减可能的数据序列,复制公式 鼠标对准E6单元格右下角的填充柄,向下拖动到E100单元格,即将公式=IF(I6=“”,“”,DATEDIF(D6,TODAY(),“Y”))复制到E7-E100单元格。 (二)“自定义数据格式”让系统自动添加数据共同的部分 Excel支持自动填充功能。如果数据是不连续、无规则但具有共同部分的,自动填充功能就不能完成任务了。这时,可用“自定义数据格式”。例如:字段“证书编号”为十位数“2007063***”,共同部分“2007063”可以选定要输入“证书编号”的单元格区域。选择“格式”→“单元格”,打开“单元格格式”对话框,单击“数字”标签,选中“分类”下面的“自定义”选项,再在“类型”下面的方框中输入“200706300#”,按下“确定”按钮,“00#”是数字的预留位置。 以后,在上述单元格中,输入数值“1”则显示“2007063001”,输入“147”显示“2007063147”。 (三)自动更正法输入特殊文字 选择“工具”→“自动更正”,打开“自动更正”对话框,在“替换”下面填入“SJ”,在“替换为”下面填入“××省××市”(不含引号),然后按“确定”按钮。以后,只要在单元格中输入SJ及后续文本(或按“Enter”键)后,系统会自动将其更正为“××省××市”。 (四)查找替换法快速输入符号 有时要多次输入一些字或特殊符号(如山东省济南市),非常麻烦,这时可先在需要输入这些字符的位置上输入一个代替的字母(如S),等表格制作完成后,执行“编辑”→“替换”,打开“替换”对话框,在“查找内容”下面的方框中输入代替的字母“S”,在“替换值”下面的方框中输入“山东省济南市”,然后按“全部替换”按钮。 七、用“自动筛选”进行信息查询 我们经常在信息库中查询满足一定条件的记录,如查询“张鹏雨”的信息。可执行“数据——筛选——自动筛选”,单击“姓名”字段右下角的下拉箭头,单击“自定义”,筛选条件为“姓名=张鹏雨”,单击“确定”,则显示张鹏雨的信息。 八、用“数据透视表”汇总数据 我们经常进行大量的信息统计,如各班年龄分布情况、男女生情况、各民族情况、各类数据构成比例等。这项工作是一项非常繁重的工作。我们可以利用Excel自带的“数据透视表”功能为我们排忧解难。例如:我们对各班各年龄段人数进行汇总。执行“数据”——“数据透视表和数据透视图”——“数据透视表”——“下一步”。当出现“数据透视表和数据透视图向导3”时,我们可以点击“布局”按钮,接下来会出现“数据透视表和数据透视图向导-布局”,分别将“班号”、“年龄”、“姓名”字段按钮拖到“行”、“列”、“数据”区域上,按一下“确定”就完成了。 以上以学籍管理为例讲述的是一些常用功能的设置,您还可以举一反三,运用到其他信息管理中。
本文来源《现代教育导报》综合版
近年来,随着各级各类学校办学规模的不断扩大,学生数量急剧增加,有关学生的各种信息量也成倍增长。为了做到学生信息管理规范化,实行学生学籍信息的计算机管理是可行而且必要的。但在现实生活中,很多学校并未配备专门的学籍管理软件。购进一套专门的管理软件,费用较昂贵。虽然现在能够较容易地找到许多免费版的学籍管理软件,但是,由于每个学校都有自己的管理特点和要求,因此这些软件在使用中总会存在一些不便之处。自己动手,用Excel建立一套适于学校具体需求的学籍信息管理系统是一个不错的选择。Excel功能强大,操作又很方便。它比用数据库系统开发的软件,在使用上更习惯,修改起来也更方便。 一、建立学籍信息库框架 首先,我们打开一个新的Excel表,建立一个学籍信息库框架。信息项目的设置,您可根据本校实际需要而定。利用单元格格式设置字体、图案。 二、妙用“有效数据” 在默认情况下,Excel对单元格的输入是不加任何限制的。但为了保证输入数据的正确性,可以为单元格组或单元格区域指定输入的有效范围。例如:为了保证身份证号是18位,可以为身份证号所在一列的单元格区域指定有效范围。为了用下拉列表快速输入“民族”、“政治面貌”,可以为“民族”、“政治面貌”所在列的单元格区域设置有效数据。 (一)设置身份证号的有效条件 1.设置有效条件 选定单元格区域。选取“数据”菜单的“有效数据”命令,打开“有效数据”对话框,单击“有效数据”对话框中的“设置”标签。在“允许”下拉列框中,选择允许输入的内容类型为“文本长度”;在“数据”下拉列框中,选择“等于”,“长度”为18。 2.显示警告信息 当身份证号输入不是18位时,显示“错误警告”。在“有效数据”对话框的“错误警告”标签里选中“输入无效数据时,显示警告信息”复选框,并输入要显示的错误提示信息。 (二)利用下拉列表快速输入“民族”、“政治面貌” 方法同上。区别是:在“允许”下拉列框中,选择允许输入的内容类型为“序列”;在“来源”文本框中输入“汉族,蒙古族,回族,藏族,维吾尔族等”。注意:在对话框中选择“提供下拉箭头”复选框,最后单击“确定”。 三、妙用身份证号码提取个人信息 (一)提取“性别” 例如,在I3单元格内输入身份证号码,在C3单元格输入函数:=IF(MOD(MID(I3,17,1),2)=1,“男”,“女”)。MID(I3,17,1),表示在I3中从第17位开始提取1位字符。MOD(MID(I3,17,1),2)=1,表示提取的字符除以2余数为1。IF(MOD(MID(I3,17,1),2)=1,“男”,“女”),表示所取字符除以2,如果余数为1,显示男,否则显示女。 (二)提取“出生日期” 在D3单元格输入函数=MID(I3,7,4)&“-”&MID(I3,11,2)&“-”&MID(I3,13,2),MID(I3,7,4)表示,在I3中从第七位开始提取4位字符&为文本连接符。 (三)自动生成“年龄” 在E3单元格中输入函数:=DATEDIF(D3,TODAY(),“Y”)。TODAY(),表示当前日期。DATEDIF(D3,TODAY(),“Y”),表示计算当前日期与出生日期的年差。 (四)提取“生源地代码” 在J3单元格输入函数:=LEFT(I3,6)。LEFT(I3,6),表示在I3中从左边开始提取6位字符。
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