雾雨之森在哪个软件:档案整理规范1

来源：百度文库 编辑：九乡新闻网 时间：2024/04/27 21:56:22
为便于网上指导兼职档案员进行文件归档和档案立卷工作，特制定本规范。从突出重点、减少重复、便于操作出发，将高校档案实体分类法中的有关类别进行了合并说明，此方法仅适用于对各职能部门的业务指导，不影响学校档案工作管理规范的正常实施。     一、总则     1.凡是学校在教学、科研、管理等各项活动中形成的、办理完毕、具有保存价值的各种纸质材料及其它载体的声像制品、实物等均属学校档案。    2.学校档案必须集中统一管理，确保完整、系统、准确和安全，便于开发利用。    3.严格实行部门立卷归档制度，各二级部门应配备兼职档案员，统一管理本部门的文件材料，并按期向学校档案馆移交。    4.学校档案的归档工作应实行“三纳入”，即纳入各二级管理部门的计划、规划，纳入管理制度，纳入管理人员的职责范围；做到“四同步”管理，即布置、检查、总结、验收各项工作的同时要布置、检查、总结、验收部门档案工作。        二、归档范围     1.确定归档范围的原则：归档的材料必须对学校工作具有长远的参考作用、凭证作用和研究价值；必须反映各职能活动的重要过程，保证完整、准确、系统；必须遵循自然形成规律，保持彼此间的有机联系。    2.归档的主要内容：具体范围见“各职能部门归档范围及保管期限”。    3.归档的重点：上级针对本校的指令性、指导性文件；本校形成的全局性、综合性文件材料；学校党政文件；校际合同、协议（包括外事）；教学各层次、环节中产生的不同载体的材料；科研项目研究原始数据、鉴定及获奖；经济实体业务往来合同、产品全套设计、工艺图纸、关键性的材料；学校总平面图、基建项目审批及勘查，特别是建筑用料数据及全套竣工图、变更图；仪器设备项目（特别是价值10万元以上的）的全套随机使用说明、图样；出版物本身；重大涉外和国际合作项目，留学生工作活动中形成的不同载体的文件材料；会计活动中各个阶段形成的不同类型的具有长期保存价值的文件材料；学校重大活动中形成的声像制品、实物档案等。        三、整理程序及方法     1.检查。    检查案卷的文件成份，文件是否收集齐全完整，同时检查有无不需归档的文件材料；检查案卷文件的联系，纠正案卷之间文件归类不统一、相互混淆、重复或拆散文件联系的现象；检查案卷文件的保存价值，各案卷中文件保存价值是否有差异，各部分之间是否大体一致。    检查文件材料有无字迹模糊及圆珠笔、铅笔、纯兰墨水书写等情况，发现问题应当及时进行返工、复制；破损的文件应予修整；不同尺寸的文件材料要折叠为统一幅面（A4），以便于档案的利用和保管。    2.整理。    ⑴按件整理    随着档案管理信息和程度的提高，高校档案一般以每份文件为整理单位，文件正本与定稿为1件，正文与附件为1件，原件与复制件为1件，转发文与被转发文为1件，报表、名册、图册等一册（本）为1件，来文与复文可为1件。每件排列顺序为批复、批示在前，请示、报告在后；正件在前，附件在后；正本在前，发文单在后；转发件在前，被转发件在后。    一般文件归入其形成年度。跨年度的规划和计划归入文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报告归入文件内容针对的最后一个年度；跨年度的请示与批复，一般归入批复年度；法规性文件归入公布或批准执行年度；按学年处理的文件归入专门年度。    ⑵按卷整理各类档案中全校性会议、项目（审计、非诉讼案件、基建、产品、科研、设备）、毕业生学籍档案、学报等材料仍然采取按卷整理的方式。    一般案卷归入其最终形成年度。会议材料按会议的届次组合，一会一卷或一会数卷；跨年度的会议文件，一般归入会议开幕的年度；项目材料不论过程长短，均归入审结、购置、竣工年度；毕业生学籍档案归入毕业年度。    3.排列。    归档文件中同年度的学校党委（或行政）制发的文件自成一类，先按照保管期限分成永久和定期两类，再分别按形成时间排序；各职能部门形成的文件，则根据内容的重要程度确定保管期限后，先永久后定期参考形成时间流水排序。    案卷则根据文件的数量，一般每卷不超过200页。对同一问题文件数量多的，宜酌情分卷；非诉讼材料案件结论性材料在前，依据性材料在后，按立案问题或人头组合，可以一案（人）一卷或一案（人）数卷；其它材料按文件重要程度或形成时间顺序排列；学籍档案中登记表、成绩表以班为整理单位，成绩单以专业为单位按学期排列组卷。        四、数据录入     将文件的有关信息录入档案管理系统,是档案整理阶段的重要组成部分，其质量直接影响档案的检索和利用，档案信息管理系统的使用详见《档案管理系统使用指南》。声像和实物档案由交接双方共同观察有无缺损、质量问题，符合条件的则随时登陆录入相关数据，输出移交目录双方审核签章，档案进馆。        五、装订     凡归档的文件材料，均应去掉文件材料原装订金属物（铁）。按件整理的归档文件，原则上30页以下的用浆糊裱糊成册，超过30页的需用钢钉装订；按卷整理的档案，将卷内目录放在首页，卷内文件要求尽量齐左齐下，采用“三孔一线”装订方式，打结置于文件材料最后一页背面。裱糊或装订后不压字，不漏页，做到美观、大方。
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