镍氢动力电池丰田本田:法定公文写作

 法定公文的写作知识和写作

（一）公文的构成要素

一份公文通常划分为三大块，即眉首部分、主体（行文）部分、版记部分。每个部分又由若干要素组成。

1．眉首部分

公文的眉首部分由公文版头、发文字号、印制编号、密级标识、紧急程度标识、签发人等六个要素构成。

      （1）公文版头   一般是用红色大字印上发文机关和“文件”二字，例如“四川省人民政府文件”。如果是两个以上机关联合发文，那末将领衔的机关名称写在最前面。人们常把法定公文称为“红头文件”，就是由此而来的。

      （2）发文字号   简称“文号”。它写在公文版头的下面。包括发文机关代字、发文年份、文件顺序号三项内容。例如“川府发[2000]6号”。几个机关联合发文只注明领衔机关的文号即可。需要注意的是，发文年号必须是四位数字，并且用方括号括住。

      （3）印制编号   也称“份号”。它标注在文头部分的左上角。主要用于有保密要求的文件，要按印制份数一一编上顺序号，以便于公文的管理。

      （4）密级标识   它标注在眉首部分的右上角。对于有保密要求的文件，则按照“绝密”、“机密”、“秘密”的不同等级予以标注。

      （5）紧急程度标识    它标注在眉首部分的右上角，如果同时又是保密文件，则标注在密级标识的下面。对于有紧急程度要求的文件，则按照“特急”、“急件”的不同程度予以标注。

      （6）签发人   这一项标注在公文版头下面一行的发文字号的右侧，标上“签发人”字样，空一格后写明核准并签发本公文的领导人姓名。签发人一项，按照规定，在上报公文中应注明签发人，表明公文的具体负责者，以强化公文质量。

2．主体（行文）部分

这一部分由公文标题、主送机关、正文、附件标题、发文机关、印章、成文时间、附注若干项目构成。

（1）       公文标题    公文标题由三个基本要素构成，即发文机关名称、发文事由和文种名称构成。例如“四川

省人民政府关于农村工作的通知”，其中发文事由需用“关于”引出。公文的标题要求准确而概括地揭示公文

的内容，并能够透视文种，从标题上一下子就能领会到它的用途和用意。在文面上，由于公文标题的字数通常

较多，居中写作时需要移行，则应注意版面的设计，上下行要摆得端正、匀称、美观、稳重。移行时凡合成词

的词切忌语素分离各在一行。

      （2）主送机关   这是负有公文处理责任的受文机关。它相当于书信中的“称呼”， 写在标题之下，正文之上，顶格写，以示尊重。然后用冒号引导阅读正文内容。主送机关的写作，直接反映公文的行文关系，上下级的隶属关系，特别是上行文，一般只写一个主送机关。有时，一份公文主送机关有多个，为使行文简洁，可使用泛称泛指，甚至可以不写，公开发布的公文通常不写主送机关。

（3）正文   这是一份公文的核心部分。一般包括前言、主体、结尾三个部分。

前言常见的有以下三式：根据式、缘由式、目的式，要求简单明了。

正文的主体，依文种不同而内容各异，但总的写作要求是中心突出，表意明确，条理清楚。常常使用条文式、项目式写法，写作时必须理清思路，讲求逻辑顺序，其结构层次的序数的数码，应按规定以“一、（一）、1、（1）”的字样标示。

正文结尾部分的写法多种多样，常见的有：归结式、申明式、祈请式、期望式或者显示文种式（例如“特此通知”“特此通告”等）。有的公文，象报告、请示的结尾用语，还具有例行性，既比较固定，又不可缺少，在写作它们时要多加注意。

   （4）附件说明   顾名思义，“附件”是相对于“主件”而言的。凡是随文转发、报送的文件，随文颁发的规章制度，或者文件中的报表、统计数字、人员名单、图表等资料，一般作为附件附于主件公文之后。这时，需在正文完了之后列出“附件”一项，以作为提示，提醒读者关注附件。公文中的附件不“附”，恰是重要的有机组成部分，这时主件只起发布或转发附件的作用。例如《成都市人民代表大会常务委员会公告》这份公文，正文只有两句话：“《成都市禁止燃放烟花爆竹的规定》已报经四川省第八届人民代表大会常务委员会第五次会议于一九九三年十月二十八日批准。现予公布，自一九九四年一月一日起施行。”正文之后附有该规定，其中第二条到第十一条均做出约束性、奖惩性的规定，这些正是成都市民必须遵守执行的事项。 

   （5）公文生效标识    它是公文发生法定效力的凭证，漏盖或盖得模糊不清，都不符合制文要求。 

   （6）成文日期  它是指公文形成的时间，也是生效日期。写于发文机关之下，稍偏右排一行，必须用小写汉字数码标明年、月、日。如“二000年六月三十日”。

   （7）附注   “附注”的字样位于成文时间之后另起一行前空两格标示。主要用于说明文件的发送、阅读、传达范围，或用于解释有关的名词术语、有关事项等。  

    3．版记部分

由主题词、抄送机关名称、印制部门、印制时间等要素构成。

（1）主题词    主题词是标示公文内容特征和归属类别的关键性词语。位于“附注”之下，抄送栏之上，顶格标注“主题词”字样，空一格写上主题词语，各词语间空一格。主题词标注的顺序，前面的词语表示公文的主要内容，涵义由大到小，最后一个总是文种词。在办文时，尽量在固定的主题词表的范围内标引主题词；特殊情况下，也可根据公文内容，同时参考标题，确定主题词。凡有存档价值的公文应当标注主题词。   

（2）抄送机关名称    “抄送”同“主送”相对而言，抄送单位只需了解公文内容或者协助办理。它位于主题词之下，用两条平行线为界，形成“抄送栏”。

   （3）印制部门    即发文机关的具体办公部门。

   （4）印制时间    即公文开印的时间。印制部门和时间共同位于抄送栏之下一行，再划一条平行线为界，左顶端写“部门”，右顶端写“时间”。

   小结：公文构成要素其中有的项目是必备要素，有的则是不一定出现的要素。以上指出了各要素的名称、内容、写法、位置。  请参看《经济应用写作学习参考书》后面的图示。

     二、公告与通告的区别   通告的写作

    （一）公告与通告的区别

公告、通告都是告示类公文，它们的共性都有一个“告”字，宣告或者告知某事项于社会公众，因而在具体使用中，如何准确地选用文种，不错用、误用、混同使用，就成为了一个非常实际的摆在人们面前的问题。我们注意到，报纸上的“公告”、“通告”就有不少在选用文种及写作上出现的错误和存在的问题。于是在这里特别提出“公告与通告的区别”问题而加以学习和掌握。

其实，从它们的用途就不难区别开来：公告适用于向国内外宣布重要事项或法定事项；通告适用于在一定范围内公布应当周知或遵守的事项，因而通告有事务性通告和法规性通告两种。下面举例，请体会：

·《最高人民法院  最高人民检察院关于不再追诉去台人员在中华人民共和国成立前的犯罪行为的公告》

·《四川省第九届人民代表大会常务委员会公告》（注：此公告是为宣布通过并施行《四川省〈中华人民共和国人民防空法〉实施办法》而公布的。）

·《成都市人民代表大会常务委员会公告》（注：此公告是为宣布通过并施行《成都市著名商标认定和保护规定》而发布的。）

·《成都市托普科技股份有限公司1999年度股东大会决议公告》（注：此公告公布出席会议股东代表股权数，会议以投票表决方式审议通过的决议事项，以及利润分配的有关事项。）

·《成都市电信局沙湾市话局割接通告》（注：此通告告知沙湾市话局割接开通，以及该局服务区域范围内电话的使用办法。）

·《成都市公安局交通管理局  成都市干道建设指挥部通告》（注：此通告为了保障红星路南延线道路扩建工程顺利施工，告知公众49路公交车改变线路，并且对机动车辆行驶和办理临时通行证事宜作出了新的规定，要求必须遵守。）

·《成都市公安局  成都市第五次全国人口普查办公室关于在第五次全国人口普查前进行户口整顿的通告》（注：本通告告知并要求执行于2000年8月至10月间进行第五次全国人口普查登记前的户口整顿工作的有关事项。）

可见，在办文中，只要明析公告与通告在用途和内容上的明显不同，就不难准确地选用。此外，它们的特点也有明显不同，可供参照：公告具有新闻性和权威性强的特点，通告具有周知性、法规性、约束力强的特点。这些在以上举例中可以体会到。

   （二）通告的写作

本课程要求掌握通告的写作。在此，以教材第52页《中华人民共和国信息信息产业部关于进一步加强移动电话手持机进网管理的通告》为例，说明通告的写法。

1．标题（三要素标题）

2．正文

     前言：说明发此通告的目的，也常使用根据式、缘由式。

     主体：通告的事项   

3．发文机关印章、成文日期

    三、各类通知的写作

公文中的通知，用途十分广泛，上至用来布置指导工作，下至告知事项，使用频率也很高。因此，通知的写作是学习掌握的重点。主要掌握以下几种：

（一）发布性通知的写作

发布性通知是发布行政法规和各种规定时所使用的通知。例如中国人民银行制定了《现金管理暂行条例实施细则》，在印发各地时，制发“通知”通知各地遵照执行。其正文开头应为常规句式：“……制定……下发（印发、颁发）……执行……”。

（二）转发性通知的写作

对其他机关发来的反映带有普遍指导意义的公文（文件），当用通知的形式，转发有关机关。这里又有“批转”和“转发”之分。批转是对上级转发下级的公文而言，转发是对下级转发上级、同级转发同级、不相隶属机关之间转发的公文而言。转发性通知正文的开头为常规句式：“……同意……转发……执行”。

转发性通知写作的难点在标题。写作之前必须理顺思路，想清楚它的发文机关，它是为转发哪个机关的什么文件而制发的通知，然后本着公文标题的三要素式，拟出标题。下面举例体会：

·《海南省人民政府办公厅转发〈国务院办公厅关于严格控制新闻发布会和周年纪念活动的通知〉的通知》

·《四川省人民政府批转省爱委会关于认真开展灭鼠防病工作意见的通知》

（三）指示性通知的写作

在向下级布置工作或安排规模较大的活动却不宜使用“指示”时，要用通知。例如，《国务院关于开展质量、品种、效益年活动的通知》、《四川省人民政府关于深入开展农田水利基本建设的通知》。一般写法是：

1．标题（要素式）  例如教材例文《国务院办公厅关于加强认证认可工作的通知》（三要素标题）

2．主送机关名称 

3．正文

          前言：概述发文的缘由、根据和发文目的。然后用“……通知如下”为 过渡句。

          主体：通知事项。（三大方面）

          4．发文机关印章、成文日期 

（四）告知性通知的写作

 这是为告知某一事项而制发的通知，如会议通知、设置或取消机构的通知等。

     告知性通知的写作与指示性通知的写作格式相似，不再重复。

     四、报告与请示的区别   请示的写作

（一）报告与请示的区别

 报告与请示都是上行文，在选用文种时需严加注意。这里，先提出一个问题，请思考：

         某某学校请求县政府拨给6万元修建学校食堂。某副县长告诉学校领导：“打个请示报告给我，我来批给你们。”这种说法对不对？为什么？

     依照报告和请示的各自用途，以及写作请示应注意的事项等相关知识，分析以上的问题，那末我们说，那位副县长的说法和做法都是不对的。其原因：一、“打个请示报告给我”，文种不对，“请示”与“报告”分明是两类不同的文种。从某某学校的请求看，文种自然应是“请示”。二、“打个请示报告给我，我来批给你们。”这句话中还另有两处错误：一是主送机关不对。该“请示”应主送某某学校的直接上级，即某某县教委；二是“请示”应向上级机关提出，而非向某副县长个人提出。

如果从理论上我们进一步分别报告与请示的界限，那末将不会犯错用文种的毛病。报告与请示的主要区别在于：

第一、内容不同。报告具有陈述性，请示具有陈请性，即请示不仅陈述请示理由，更要请求上级机关对所请示的事项给以指示或者批准。

    第二、行文时机不同。报告用于汇报工作，反映情况，提出建议，因此可于事后、事中、事前行文；请示用于请求指示和批准，必须事前行文，而绝不能先斩后奏。

    第三、结果不同。报告一般不需要答复；请示则要求必须答复，“请示”便成为上级机关制定“批复”的前提要件。

掌握好以上的分别，“关于……的请示报告”这样的标题屡见不鲜的现象，就会减少以至杜绝，就不再会因混用文种而影响公文的质量和问题的解决。

   （二）请示的写作

请求指示的请示和请求批准的请示写法上基本相同，只是主体内容有些不同。下面是请示的写作格式及其内容：

1．标题（三要素公文式标题）

2．主送机关

3．正文

   （1）主体内容

请求指示的请示：这一部分直书请求事项。

请求批准的请示：这一部分有两层意思，一是充分说明请示理由，二是明确提出请求事项。

   （2）结尾语

一般写作“以上意见妥否，请审核批示”，“请核示”等。

4．发文机关印章、成文日期。

五、各类函的写作

公文函，从内容上分类，有商洽性函、询问性函、请求性函、答复性函；从制发缘由上分类，有去函和复函两种。去函和复函的写作：

（一）去函的写作

1．标题（三要素公文式标题）

2．主送机关

3．正文

前言：说明发函的缘由、目的。

主体：写出商洽、询问、或者请求事项。

结尾：常用“特此函达”收尾，如需对方复函的，则写作“特此函达，务希研究见复”等。

4．发文机关印章、成文日期。

（二）复函的写作

1．  标题   与去函相同的是仍为三要素标题，不同的是文种。去函标题的文种是“函”；复函标题的文种是“复函”。

    2．主送机关

3．正文

前言：首先交代“收悉”，即本复函是针对哪一件来函作答复的。注意：写作时按照法定要求引述来函，应当先引用标题，后引用文号。例如：“你厅《关于……的函》（×字[2003]第×号）收悉。”

主体：答复事项。

结尾：以“特此函复”或者“此复”为结语。

4． 发文机关印章、成文日期。