记 文体特点:公文写作

第一章 公文　　1 什么是公文？怎样理解公文的基本含义？　　答：公文，即公务文书，是国家机关及其他社会组织在行使职权和实施管理的过程中形成的具有法定效力与规范体式的文书。　　公文的这一含义，可以从以下几个方面来理解：　　⑴ 公文形成的主体是国家机关及其他社会组织。　　⑵ 公文形成的条件是行使职权和实施管理。　　⑶ 公文具有法定效力合规范体式的文书。　　⑷ 公文是进行公务活动的重要工具。　　2 公文产生的必要条件是什么？　　答：公文，是一种社会现象，是人类社会实践活动的产物。它随着阶级、国家、文字的产生而产生，随着生产与管理活动的发展而不断发展的。千百年来，人们在社会的政治生活与经济活动中都要凭借文书这一工具进行彼此间的联系。这种联系，是人类社会向前发展的必要条件。　　3 简述我国古代公文产生与发展的主要线索。　　答：我国是世界文明古国，有悠久的历史和古老的文化。在上古时期，我们的祖先就创造了“结绳记事”的方式，在共同劳动与共同生活中表达思想，相互联系。随着社会的不断进步和越来越复杂的生产与生活需要，又渐渐产生了表意与表声的原始刻写符号与文字。文字是语言的载体，文字的创造发明是人类文化演进的重要里程碑。有了文字、语言的书面形式才得以出现，临民治事的文书才能产生。　　4 在我国古代，文书的载体材料主要有哪些？　　答：汉代以前，我国文书的载体材料一般为金石、甲骨、青铜、竹木、       等。　　5 论述公文的主要特点是什么？　　答：⑴ 公文有法定的作者。公文是由法定的作者制成和发布的。法定的作者，就是指依据宪法和其他有关法律、章程、决定成立的并能以自己的名义行使法定职能权利和负担一定的任务、义务的机关、组织或代表机关组织的领导人。　　⑵ 公文有法定的权威。公文可以代表机关发言，代表志发机关的法定权威。因此，公文也就成为各级机关、组织开展工作的可靠依据。　　⑶ 公文有特定的效用。公文的特定效用是指公文的现实效用，是公文制发机关的法定地位所赋予的。从每一份具体的文件来说，都有它本身的特定的现实效用，代表它的制发机关所赋予的法定效力和作用。　　⑷ 公文有规范的体式。在党和国家有关部门发布的关于公文处理的一系列规范性文件中，对公文的体式作出了统一的规定，提出了统一得要求。　　⑸ 公文有规定的处理程序。公文的制发，一般应经过起草、核稿、签发的程序，任何人不能违法公文办理程序擅自处理。　　6 机关公文的作用表现在哪些方面？　　答：⑴ 领导与指导作用。党和国家的各级领导机关，可以经常通过制发公文来部署各项工作，传达自己的意见和决策，对下级机关或部门的工作进行具体的领导和指导。　　⑵ 行为规范作用。公文具有行为规范作用，这时公文本身所具有的强烈政治性与法定的权威性等特点赋予的，这些规范性公文一经发布，便成为全社会的行为规范，无论社会组织或个人都应当依照执行，不可违反。　　⑶ 传递信息作用。公文是传递信息的重要渠道。党和政府的决策、方针、设想和意图等，常常是通过公文的传递而取得的。　　⑷ 公务联系作用。各机关单位在处理日常事务工作中，经常要与上下左右有关的机关单位进行联系。　　⑸ 凭据记载作用。公文是机关公务活动的文字记录。既然每一份文件都反映了制发机关的意图，那么对受文机关来说，就可将文件作为安排工作、处理问题的依据。还有一些公文具有明显的记载作用，例如会议纪要等。　　7 为什么要给公文分类？常见的公文分类的方法有哪些？　　答：由于公文所反映的社会现象是极其纷繁复杂的，为了保证机关公文处理工作有秩序、高效率地进行，就必须从分析和研究机关公文的性质、特点和作用入手，对机关在日常工作中所使用的公文进行科学分类。这是人们认识公文这一事务并探求其科学规律的一种有效的方法。　　常见的公文的分类，主要是从公文的来源、使用范围、行文关系、性质与作用、内容与特点等方面来划分的。　　8 什么是公文文种？　　答：公文的文种也就是每一份公文的名称，在通常情况下，人们把公文名称成为文种。　　9 论述确定公文名称的依据和正确使用公文名称的重要性。（公文的文种是怎样确定的？）　　答：根据发文机关的权限、发文机关和收文机关之间的关系以及发文的具体目的和要求而确定的。各种不同的文种名称，可以概括地表明和反映各种公文的不同性能和不同作用，有利于机关工作的顺利进行和实现公文处理的规范化、制度化。　　现行机关的行文，必须从实际需要出发，根据本机关的职权范围，所处的地位与发文的目的，正确地使用公文文种，不能滥用。否则，就会妨碍收文机关对文件意图的准确理解，影响公文的及时处理。　　10 我国现行的国家行政机关文种有哪些？它是何时发布的？　　答：我国现行的国家行政机关文种有：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。它是2000年8月24日发布的。　　11中国共产党机关现行的公文文种有哪些？它是何时发布的？　　答：中国共产党机关现行的公文文种有：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。它是1996年5月3日发布的。

第二章 公文写作

　　1 什么是公文写作？公文写作的组织可分为哪几种形式？　　答：公文写作，是指公文的起草与修改，是撰写者代机关立言，体现机关领导意图和愿望的写作活动。　　公文写作的组织可分为：　　⑴ 由一人准备、选取材料并构思布局直至拟写成文。　　⑵ 由多人共同讨论、构思和准备材料，最后由一人执笔起草。　　⑶ 由起草小组共同酝酿，多人分工执笔，一人统稿贯穿成文。　　2 公文的质量主要体现在哪些方面？　　答：公文质量主要体现在公文的思想内容与文字表达两个方面。　　⑴ 在思想内容方面，应该政策性强、针对性强、科学性强。　　⑵ 在文字表达方面，应该结构严谨、语言精当、行文规范。　　3 简述为什么必须在公文写作上严格把好质量关？　　答：公文作为国家管理的工具，可以起到领导和指导作用、法规和准绳作用、沟通和联系作用以及依据和凭证作用。公文质量的好坏，直接关系到公文效用的发挥。一篇公文，如果在内容上脱离实际，言之无物，政治性不强，甚至违背客观规律，那就不便于贯穿执行，难以发挥公文应有的效用。　　决策机关的公文更应注重质量。决策机关的公文，无论是对于方针政策的制定、宣传和贯彻，还是对于具体工作的组织、计划和安排，都是对下级机关实施领导、指导责任的重要工具和手段。否则会给决策机关工作带来许多麻烦和困难，使决策机关的威信受到严重损害。因此，公文写作确实是一项思想性、政策性、业务性都很强的工作，是一项非常严肃的工作，必须把好质量关。　　4 为什么说机关领导要亲自动手撰写重要公文？　　答：我们党和国家历来十分重视公文的撰写工作。公文是为机关立言的，它代表了机关的政策水平、业务水平乃至整个领导水平。对于这样一项重要工作，必须加强领导，必要时领导人要亲自动手。　　领导干部亲自动手起草重要公文是领导工作中的原则性问题。在准备自己领导范围内的重要文件时，不动手，一切由秘书或别的人代劳，这样做，实际上是放弃了自己的领导责任，严重地损害了党的领导作用和领导威信。　　5 公文写作有哪些特点？　　答：⑴ 被动写作，遵命性强。    ⑵ 对象明确，针对性强。　　⑶ 集思广益，群体性强。    ⑷ 决策之作，政策性强。　　⑸ 急迫之作，时限性强。    ⑹ 讲究格式，规范性强。　　6 简述公文写作的基本要求。　　答：⑴ 要保证公文内容在政治上的正确性。　　⑵ 要实事求是，在业务上符合客观规律。　　⑶ 在文字表述上准确、鲜明、生动，符合语法与逻辑。　　⑷ 公文汽曹要符合统一规定的体式与程序。　　⑸ 要注意选用书写的载体材料与字迹材料。　　7 公文写作的步骤是什么？　　答：⑴ 明确发文主旨 ⑵ 收集有关材料 ⑶ 拟出写作提纲 ⑷ 认真起草正文 ⑸ 反复检查修改　　8 简述正文的起草应注意的问题。　　答：⑴ 把握公文主题，选好用好材料                  ⑵ 观点正确，情况属实。　　⑶ 内容涉及的有关部门要经过会商，取得一致意见  ⑷ 文字表达要简练，交待问题要清楚　　9 公文的修改要抓住哪些主要问题？　　答：⑴ 关于主题的修改。对公文主题要进行全面审视，看主题思想是否鲜明，是否符合党和国家的方针政策和法律法规等。　　⑵ 关于观点的修改。修改公文要考虑观点是否正确，表达有无问题。　　⑶ 关于材料的修改。材料是公文的基础，有了正确的观点，还要通过恰当的材料表现出来。　　⑷ 关于结构的修改。修改公文的结构，包括公文总体结构的修正，起承转合的调整，层次位置的改变，以及详略的更动等等。　　⑸ 关于语言的修改。从语言的整体风格上看是否符合文种的表达需要，以达到语言准确、鲜明、精炼、生动的要求。　　10 论述公文写作人员加强修养的重要性及修养的途径。　　答：公文写作是各级机关工作的重要组成部分，是一项政治性和政策性很强的工作。公文写的好不好，不仅直接关系到公文效用的发挥，也是领导机关领导思想和领导艺术的直接反映。公文写作的这种独特的地位和作用，决定了公文写作人员加强修养的重要性。公文是国家党政机关实施领导与管理的重要工具和手段。因此，公文写作人员必须充分认识公文在国家管理活动中的重要作用，注重公文写作的质量，公文质量是公文效用的基础，公文效用是公文质量的反映，二者密不可分，具有一致性。　　修养的途径：⑴ 与时俱进，勇于创新 ⑵ 博览群书，增长知识 ⑶ 深入实践，勤学苦练　　11 论述公文写作人员的素质修养的内容。　　答：⑴ 政治素质好。就是要求公文写作人员必须具备较好的政治品质。　　⑵ 有一定的政策理论水平。公文写作是一项政策性、理论性都很强的工作，这就要求公文写作人员必须具备一定的政策理论水平。　　⑶ 熟悉业务和机关工作情况。好的公文写作人员，应该熟悉本职业务，熟悉机关工作情况。　　⑷ 有较宽的知识面。公文写作人员应当具有广博的知识，不仅要具有一定的社会科学知识和自然科学知识，还要紧紧围绕自己服务的单位部门和工作内容，熟悉业务和机关工作情况，努力拓宽知识面。　　⑸ 有较好的文字功底。在公文中，宜事说理，表情达意都需借助于文字才能发挥效用。好的公文，应该主题鲜明、观点正确、论证合理，论据充分，使人一读就懂，一听就明，便于理解执行。

第三章 公文的体式与稿本

　　1 什么是公文体式？为什么公文要有一定的体式？　　答：⑴ 公文的体式是指公文的文体、构成要素及其在格式上的安排。　　⑵ 公文之所以要有一定的体式，主要是为了保证公文的完整性、正确性与有效性，提高办事效率并为公文处理工作提供方便。　　2 什么是公文文体？公文文体在表达方式和语言运用上有哪些特点？　　答：公文的文体，是指在公文写作中运用语言陈述事情、说明问题所采取的具体方法和特点，即公文的表达方式和语体特征。　　公文文体与一般的应用问题不同，在表达方式和语言运用上有它自身的特点。　　⑴ 公文的表达方式。表达方式是指在写作中运用语言的方法和手段，它是辨别文章体裁的重要标志。在公文写作中，兼用叙述、说明和议论三种表达方式，并以说明为主，而一般不宜使用描写和抒情。　　⑵ 公文的语言特点。语体文具有通俗易懂、语义确切等优点。由于公文具有很强的政治性、政策性和现实效用性，所以，公文运用语言应当做到准确、简明、庄重、得体。　　3 简述公文写作中怎样才能做到语言简明。　　答：在公文写作中，做到语言简明，绝非易事。要写得简短明白，既需要一定的思想理论水平，又要思路清晰，有一定的分析概括能力，还要有较高的文字修养。在此基础上，方能做到叙述平直，说明扼要，逻辑严密，议论精当。要力戒空话、套话，不要使用一些生僻的词语。　　4 什么是公文的书面格式？它在公文的文面上分成哪几个部分？　　答：公文的文面格式即公文的规格样式，是指公文的各个要素在公文文面上标识的位置和书写的样式。公文讲求文面格式，这是公文在形式上区别于一般文章的重要标志。　　《国家行政机关公文格式》将公文各个要素划分为眉首、主体、版记三个部分。　　5 什么是公文的构成要素？眉首、主体、版记三个部分各有哪些构成要素。　　答：一份完整的公文是由一些规定的项目构成的，如发文机关标识、发文字号、公文标题、主送机关、正文、印章、成文时间、主题词等。这些项目就是公文的构成要素，或称公文的组成部分。　　眉首的构成要素：⑴ 公文份数序号 ⑵ 秘密等级和保密期限 ⑶ 紧急程度　　⑷ 发文机关标识 ⑸ 发文字号           ⑹ 签发人　　主体的构成要素：⑴ 公文标题 ⑵ 主送机关 ⑶ 正文 ⑷ 附件 ⑸ 成文时间　　⑹ 公文生效标识         ⑺ 附注　　版记的构成要素：⑴ 主题词 ⑵ 抄送机关 ⑶ 印发机关和印发说明　　6 发文字号的作用是什么？编排发文字号应当注意哪些问题？　　答：发文字号的作用：一是统计发文的数量，便于公文的管理；二是在查找和引用公文时可作为该份公文的代号使用。　　编排发文字号要力求准确、稳固、系统。机关代字应是该机关名称中最具特征、最精炼、最集中的概括。发文机关和机关内各组织单位的代字应由机关的办公厅（室）统一编排，从机关和单位名称中选取最具有代表性的字，并注意名称相近的单位机关代字不能重复或雷同。主要是讲究实用，尽量减少公文文字数。　　7 公文标题是怎样构成的？怎样编写好公文标题？　　答：⑴ 公文标题由发文机关名称、公文主题和文种组成，是对公文主要内容准确、简要的概括和提示。　　⑵ 公文标题的书写位置应位于红色横线之下，分1行或多行居中排列。一般说来，公文标题要尽量简短，不要占的行数太多，对那些较长的标题则要动些脑筋，先要把标题的意思搞懂，回行时要注意做到词意完整，排列对称，间距恰当；做到既有美感，又要避免产生异议，然后再决定如何断行，不要草率从事。　　8 为什么要正确选定公文的主送机关？公文的主送机关一般有哪几种情况？　　答：公文的主送机关一定要选准，这是公文发出去以后能否得到及时处理的一个关键问题。因为任何一个机关的发文，都是为了公务活动的需要，公文中的事项或问题都要靠对方机关来处理或答复，这是公文的现实效用性所决定的。如果将主送机关的名称定错了，该送的没送，或者将不该送的也送了，就会造成责任不明，意见不一，或相互推诿，无人过问，以致贻误工作。　　公文的主送机关一般有以下三种情况：　　⑴ 上级领导机关对下级发出的公文，其所属的下级机关单位都负有贯彻执行的责任。　　⑵ 下级机关向上级领导机关发出的请示或报告等上行文，在一般情况下都只有一个具体的主送机关，不要多头主送。　　⑶ 直接向社会公众发布的公文。　　9 简述公文正文的结构及写作要求。　　答：正文的机构一般可分为导语、正文主体、结束语三个部分。　　⑴ 导语。导语部分的写作一般有依据式、目的式、原因式三种写法，以表明制发这份公文的依据、目的或原因。　　⑵ 正文主体。正文的主体是公文的最主要部分，也是写好公文的关键和难点所在。由于公文的文种不同，行文目的不同，其写作的具体要求也不同。　　⑶ 结束语。结束语就是正文的结尾。结束语部分要意尽言止，自然终结。　　10 公文标注主题词的作用是什么？主题词的标注应当注意哪些问题？　　答：公文标注主题词的作用是：　　⑴ 公文标注主题词，可以准确简要地概括文件的主要内容。　　⑵ 公文标注主题词，可以帮助我们大大提高文件检索、查询的速度，有利于提高整个机关的办事效率。　　⑶ 公文标注主题词，有利于文书档案管理的规范化、系统化、科学化。　　公文标注主题词应当注意以下问题：　　⑴ 必须在公文主题词表中选用主题词。　　⑵ 公文主题词表中的类别标题不作主题词用。　　⑶ 主题词标引的顺序是先标类别词，再标类属词。　　⑷ 一份文件如有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引，再对第二个主题内容进行标引。　　⑸ 在公文上标注主题词，要直接反映出该份公文所说明的问题或论述的事物。　　⑹ “主题词”三字居左顶格用3号黑体字标注在抄送机关上1行，“主题词”后标冒号，一般不超过五个主题词为宜。　　11 什么是“版记”？怎样正确理解“版记”的特定含义与保持公文书面格式完整性之间的关系？　　答：置于主题词之下的各要素统称版记。　　版记的特点是位置要依公文主题的构成而定。《格式》规定，版记应置于公文最后一页（封四），版记的最后一个要素置于最后以行。这样，眉首与版记之间的所有部分都是公文不可缺少的部分。由此可以准确认定公文是否完整。一份完整的公文，眉首、主体、版记三部分缺一不可。　　12 简述公文的排版形式与装订要求。　　答：⑴ 公文的排版形式，是指公文各构成要素在文件版面上的标印格式，是指公文的外观形式。公文的排版形式主要包括：公文版头设计、版面安排、字体字号、字行字距、天地页边、用纸规格等。　　⑵ 对公文提出装订要求，是保证公文在装订过程中的质量控制。公文印在左侧装订、不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整，不空。无坏钉、漏钉、重钉、钉脚平伏牢固，后背不可散页明钉。裁切成品尺寸齐整，四角成90度，无毛茬或缺损。　　13 比较公文的草稿与定稿，正本、副本与存本的异同。　　答：草稿。草稿是指内容和文字表述都还未成熟的原始稿件。文件在定稿之前的历次文稿都称之为草稿。草稿主要供发文机关内部在撰拟公文过程中的讨论、修改和送审使用。草稿是未定型的非正式文稿。　　定稿。定稿是指草稿经过修改、审阅，并由领导人签发或者会议讨论正式通过的最后完成的定型文稿。定稿是机关执法文件的唯一可靠的标准稿本。　　正本。根据已经签发的定稿制发的正式文件，称为“正本”。正本最突出的特点是盖有发文机关的印章或领导人的亲笔签署，以证实文件的效力。　　副本。凡是根据公文正本复制、誉抄的其他稿本成为副本，副本又称抄本。副本的作用，主要代替正本供穿越、参考和备查使用。　　存本。公文的存本，是指发文机关印制一份文件的正本留在本机关的除草稿、定稿以外的印制本。它的特点是根据正本印制甚至同时印制出来，除印章或签署外，具有正本同样的文件格式和附加标记。

第四章 公文的行文规范

　　1 什么是公文的行文规范？它包括哪几方面？　　答：按照一定的规定或准则来维护机关之间的行文秩序称为行文规范。公文行文规范的内容包括行文关系、行文方向与方式以及行文规则三个方面。　　2 什么是公文的行文关系？确定行文关系的基本原则是什么？　　答：公文的行文关系是指发文机关与收文机关之间的公文往来关系。　　确定行文关系的基本原则是：　　⑴ 国家行政机关的隶属关系和职权范围。⑵ 党的各级机关的隶属关系和职权范围。　　3 怎样划分机关之间的行文关系？　　答：⑴ 同一系统的机关，既有上级领导机关，又有下级被领导机关，上下级机关之间，构成领导与被领导的关系。　　⑵ 上级业务主管部门和下级业务部门之间具有业务上的指导关系。　　⑶ 非同一系统的机关之间，无论级别高低，既无领导与被领导关系，又无上下级业务部门的指导关系，它们仅仅是一般性关系，或称不相隶属关系。　　⑷ 同一系统的同级机关之间的关系，属于平行关系。　　4 简述公文的行文方向与方式。　　答：根据机关之间的不同的行文关系，可以将机关的行文分为上行、下行和平行三个方向，并根据机关工作的需要分为以下几种不同的行文方式：　　一 下行文：⑴ 逐级下行文 ⑵ 多级下行文 ⑶ 直达基层组织和群众的下行文　　二 上行文：⑴ 逐级上行文 ⑵ 多级上行文 ⑶ 越级上行文　　三 平行文：平行文是指同级机关，或者不相隶属的，没有领导与指导关系的机关、部门、单位之间的一种行文。　　5 为什么说逐级上行文是上行文中最基本、最常用的一种方式？　　答：逐级上行文就是指下级机关直接向所属上级领导机关的一种行文方式。这是上行文中最基本、最常用的一种方式。在正常情况下，下级机关一般都应当采取这种逐级行文的方式向所属上级领导机关请示和报告工作，以保证正常的领导关系和业务工作关系。　　6 行文规则的主要内容有哪些？　　答：⑴ 注意隶属关系，尊重机关职权。　　⑵ 大力精简文件，严格控制发文数量和范围。　　⑶ 在一般情况下，党政机关不得越级行文。　　⑷ 牵涉到几个部门的问题，部门之间要先协商一致或经上级裁决，然后向下行文。　　⑸ 行文必须正确确定主送机关和抄送机关。　　⑹ 主送机关与公文文种要相互呼应。　　⑺ 关于联合行文的问题。　　⑻ 关于“请示”的行文问题。　　⑼ 关于各级党政机关办公厅（室）的行文问题。　　⑽ 经批准公开发布的公文，应视为正式公文依照执行。　　7 简述行文关系与发文范围之间的关系。　　答：各级机关的行文都必须本着精减的原则，严格控制发文的数量和范围。上级机关对其所隶属的下级机关有权行文，而不是对其所属的机关都一定要每文必发，按级别确定发文范围，行文关系和发文范围，可以发文和每文必发是有区别的。　　8 为什么说在一般情况下党政机关不得越级行文？　　答：党政机关要严格控制越级行文，除非确有特殊情况，一般以不越级为宜，以免打乱正常的领导隶属关系和工作业务联系。下级机关如果抛开直接的上级机关越级向上行文，就可能使直接的上级机关的工作陷入被动，或者造成公文往返传递延误时间。同样，上级机关的业务主管部门向下级行文，一般也要按照直接的隶属关系而不应当越级，这样，上下级机关或业务部门之间就可以及时沟通情况，以免造成工作上的脱节。　　9 为什么说牵涉到几个部门的问题要先协商一致或经上级裁决后才能向下行文？　　答：在机关工作中，有些问题往往牵涉到几个部门，尤其在当前改革经济体制和转变政府职能的新形势下，对某些问题的决定可能影响到某些部门的利益或增加某些部门的工作难度。这就要从全局或整体利益出发，经过有关方面充分协商。如果意见未协商一致，就匆匆忙忙各自向下发文件，把不同的意见捅下去，会使下级单位无所适从。如部门擅自行文，上级机关有权责令纠正或下令撤销。　　10 简述公文的主送机关与公文名称之间的关系。　　答：一份公文的文种要与该份公文的主送机关相互呼应。主送机关是直属上级领导机关的，其行文可使用“请示”、“报告”等上行文种；主送机关是直属下级机关的，其行文可使用通知、通报、命令、指示、决定、批复等下行文公文文种；主送机关是同级机关或不相隶属、不同级别的机关，一般只用平行文“函”的公文文种。如果公文文种与主送机关搭配不当，也会出现行文关系上的混乱。　　11 什么是联合行文？联合行文要注意哪些问题？　　答：一般来说，同级机关、部门或单位可以联合行文。　　联合行文要注意的问题：　　⑴ 联合行文的各机关或部门必须是同级的，不同级别的机关或部门不能联合行文。　　⑵ 联合行文对于共同贯彻执行有关方针、政策或兴办某些事业是非常有利的。　　⑶ 几个平行机关或部门联合行文，应将相对应的各机关都列为主送机关，以便于公ton处理或贯彻执行。　　⑷ 联合行文应当确有必要，且单位不宜过多。　　12 各级党政机关办公厅（室）的行文如何把握好职权范围和授权范围？　　答：各级党政机关的办公厅（室）向下行文，必须把握好职权范围和授权范围。　　⑴ 各级党政机关的办公厅（室）是各级党政机关的办事机构，党政机关的一些文件，常常以办公厅（室）的名义发文，要求下一级党政机关或有关部门贯彻执行，这是办公厅（室）的工作职责。　　⑵ 办公厅（室）虽然有代表它所隶属的党政机关直接向下发文的权力，但它毕竟不是党政机关本身，而是党政机关的办事机构，只限于它的职权范围内的文件和经它所隶属的党政领导机关授权的文件。　　⑶ 在自己的职权范围内行文和按照授权的范围内行文有着不同的要求，因而在文字表达上也就有所区别。　　⑷ 凡是授权办公厅（室）名义下发的文件，对授权机关或领导人要在文件开头加以说明。

第五章 机关法定公文的写作 （上）

　　1 哪些领导机关有权发布命令？　　答：国家最高领导人、国务院及其所属各部委、乡级以上地方各级人民政府，有权发布命令。　　2 命令的主要特点是什么？　　答：⑴ 权威性 ⑵ 指挥性  ⑶ 强制性　　3 嘉奖令应当怎样写？　　答：嘉奖令的正文一般由先进事迹、嘉奖内容、号召三部分组成。　　⑴ 先进事迹应放在正文的最前面，扼要清晰地说明受嘉奖人最主要的功绩，以证明此人确实值得嘉奖。　　⑵ 嘉奖内容说明给予受嘉奖人怎样的鼓励，如授予荣誉称号，晋职、晋级，给予物质奖励等。　　⑶ 号召部分表达发布命令者对于有关人员的期望，一般应具体指出要向受嘉奖人学习什么，不可泛泛地叫几句口号。　　4 哪些机构和人员可以提出议案？　　答：可以提出议案的，是国家权力机关的有关机构及人员以及人民代表。　　5 议案的主要特点是什么？　　答：⑴ 行文关系及办理程序的法定性。议案的提出者和受理者，法律或法规已作了明确规定，任何其他机构或个人，都无权提出或受理议案。　　⑵ 行文内容的单一性和可行性。议案的内容必须单一，即一个议案提请审议一个事项，不能在一个议案中提出两个或两个以上的事项，否则就会给会议审议带来困难。　　6 议案写作应注意什么问题？　　答：⑴ 提出的问题重要且已具备解决的条件。　　⑵ 要注意提出的权限和时限。　　⑶ 要注意行文格式和办理程序。　　7 决定的主要特点是什么？　　答：⑴ 内容重要。决定一般都不是由个人作出的，而是由领导集团或权力机构，针对重要事项或者重大行动，集体研究讨论后作出的安排和部署，因而其内容重要。　　⑵ 政策性强。决定涉及的问题重大，它公布后，对下级机关和人民群众的活动有指导 、导向作用，因而政策性极强。　　⑶ 有约束力。决定对有关人员具有约束力，它的执行是带强制性的。　　8 决定有几种类型？　　答：⑴ 指挥型   ⑵ 个案型   ⑶ 知照型　　9 指挥型决定应当怎样写？　　答：指挥型的决定，一般由决定理由、决定事项、执行要求三部分组成。写作时要注意做到决定理由充分，决定事项清楚，执行要求明确。指挥型决定因为涉及下级和有关群众的实践活动，波及面大，所以作决定时一定要慎之又慎，不能违背党和国家的方针政策、法律、法规，写作时要注意体现这一要求。至于具体行文，理由部分要写明简单扼要，决定事项和执行要求这两部分，可以分开写，也可以合在一起写，视具体情况决定。　　10 个案型决定应当怎样写？　　答：个案型的决定，一般由个案事实分析（决定理由）、决定事项，期望要求三部分组成。针对个案做决定，主要目的是扩大影响，让群众学习榜样，警惕错误，所以事实分析要清楚，期望要求要具体。　　11 决议有什么特点？可分几种类型？　　答：决议的特点：⑴ 表达群体意志  ⑵ 有权威性和约束力　　决议的类型：⑴ 决策部署型    ⑵ 结果公布型　　12 决定和决议有什么共同点和不同点？　　答：决定和决议都是下行的指挥性公文，在内容方面接近，侧重于对重要事项的决策，在文字表述方面，风格也一致，都要求准确、简洁。　　决定和决议的不同在于：　　⑴ 形成的程序不完全一样。⑵ 内容的范围不尽相同。⑶ 发布形式略有不同。　　13 指示有什么特点？　　答：⑴ 针对性 ⑵ 原则性。　　14 指示的正文应当怎样写？　　答：指示的正文一般由指示根据、指示事项、执行要求三部分组成。指示根据包括理论根据、政策根据、现实根据等等，这部分文字要精炼扼要，要突出主要根据。指示事项和执行要求是指示的主要部分，这两个部分要写得具体明白，使下级能正确领会、方便执行。　　15 意见有几种类型？　　答：⑴ 直接指导型 ⑵ 批转执行型　　16 意见写作要注意什么？　　答：意见的写作，总的说来和“指示”差不多，既要注意内容的政策性、原则性，对下级的要求要明确具体，表述条例清晰，等等。下面再强调两点：　　⑴ 意见的标题，一般也是发文单位加事由加文种，但如经上级机构批转或转发，则上级多半用“通知”的形式下达，而将“意见”全文附在后面。　　⑵ 意见的正文，一般根据意见的多少，分部分或分条分点阐述，其第一部分或第一点，多半是提出意见的现实根据。第六章 机关法定公文的写作 （中）　　1 公告与通告有什么共同点和不同点？　　答：公告、通告是性质相近而有一定差别的文种，它们在三个方面有大同小异的特点：　　⑴ 公布的公开性：公告和通告的内容都是公开的，公布的目的是要让大家知道或遵守。差别在于发布的范围不尽相同，一般而言，公告涉及的范围广，通告涉及的范围小。　　⑵ 事项的重要性：公告和通告是代表政府或一定的机构发布的，其内容涉及较多群众，因而必须是重要的事情才可以使用公告、通告的形式发布。一般公告公布的都是比较重大的事情，而通告公布的，虽次于公告，但在其适用范围内，也是重要的事情。　　⑶ 操作的严肃性：公告一般由国家各级政权机构发布，涉及地方法规的，必须由省级以上人民代表大会批准，一般机关团体，不能随意发布公告。发布通告的机构也要注意自己的权限范围，不能超越权限办事。不代表法定机构的团体或个人，不能随意发布通告。　　2 公告与通告有几种类型？　　答：⑴ 涉及法定事项的公告、通告：在宪法、法律、法规赋予的权力范围内，有关机构可以发布公告、通知，规定一些事项，有关人员必须遵守。　　⑵ 知照性公告、通告：这类公告、通告发布的目的，只是让群众或者有关人员知道，并不需要大家去遵守或者执行。　　3 写作公告与通告要注意什么？　　答：⑴ 符合权限，一事一告。公告、通告写作前一定要明确是否有必要使用这一文种，发布该文种是否在自己的权力范围之内。　　⑵ 内容明确，语气庄重。公告、通告是公开宣布较重要的事情，要有关人员知道或遵守，所以内容一定要十分明确，以免执法时出现差错。　　⑶ 注意格式。公告、通告的标题有四种形式：发文单位加事由加文种，发文单位加文种，事由加文种，只有文种名称。　　4 公报有什么特点？它与公告有何区别？　　答：公报是公开发布重要决定或重大事件的告知性文件。公报的特点和公告接近，都具有内容的公开性和重要性，发布机关的权威性。两者的区别，从发布机关来说，党的领导机关多用公报，政府机关多用公告。从内容来说，宣布单独事件多用公告，发布会议情况、谈判情况、统计情况等多用公报。宣布要有关人员遵守的法定事项，用公告而不用公报。　　5 公报有几种类型？　　答：常用的公报有会议公报、统计公报、外交公报三种类型。　　会议公报：一般用以公布党的重要会议召开的情况及会议所作的决定。　　统计公报：发布国民经济和社会发展各方面情况的统计数字。　　外交公报：涉及两个或两个以上国家的政府、政党、团体等在会谈或交往后发表的文件，主要公布会谈各方的观点及取得的共识。　　6 发布统计公报要注意什么问题？　　答：统计公报必须由国家各级统计部门或国家制定的机构发布，任何机构不得随意发布全国性、地区性的统计数字。统计公报已发布各种数据为主，其内容一定要科学、准确。涉及国家机密的统计数字，不得在公报中公布。统计公报一般分项分点或结合表格形式发布。　　7 通知有几种类型？　　答：⑴ 发布性通知 ⑵ 批转性通知 ⑶ 转发性通知 ⑷ 指示性通知 ⑸ 任免性通知 ⑹ 事务性通知　　8 批转和转发性通知应怎样写？　　答：批转性、转发性通知，简单的只要写明批转、转发什么文件，请贯彻执行就行了。多数情况下发文单位还要对原文件发表点意见，最好是另起一段写，内容一般是对原文件的评价、对贯彻执行提出的要求和希望。　　9 指示性通知应怎样写？　　答：指示性通知写法相对比较复杂。大凡指示下级做一件工作，应把工作来由、工作内容、工作要求三个方面讲清楚。指示性通知正文的构架大体如此：先用一段或几段说明为什么要做这件工作，相当于引言；工作内容和工作要求一般结合起来写，内容多的要分条列出；最后一段或一条相当于小结，对受文单位提出总的要求和希望。　　10 通报有何特点？可分几种类型？　　答：通报的特点：⑴ 周知性：即在发文范围内让所有人都知道所通报的情况。　　⑵ 指导性：同胞的目的不仅仅是要让群众知道发生了什么事情，更重要的是要群众认清事情的性质，提高思想认识。　　通报的类型：表彰先进型  批评错误型  传达事项型　　11 表彰先进的通报应当怎样写？　　答：表彰先进的通报，一般按介绍先进事迹、宣布表彰决定、分析先进思想、指明如何向先进学习这样四个步骤写。介绍先进事迹要简明扼要，突出最主要、最感人的部分。宣布表彰决定，只要说明给予怎样的奖励就行了。分析先进思想是写作的难点，要避免一般化，要结合当时的形势，着重分析先进人物的先进思想。如何向先进学习，要结合形式、切合实际，不可太空泛。　　12 批评错误的通报应当怎样写？　　答：批评错误的通报，应把批评根据、错误事实、处分决定、错误性质、善后办法五个方面写清楚。　　⑴ 批评根据是说明，为什么要对这种错误作出处分并公开批评，要把有关政策、规定交待清楚，使被批评者和群众都认识到批评是严肃的、有理由的。　　⑵ 错误事实要说得准确、扼要，不要纠缠具体细节。　　⑶ 对错误性质的分析，要着重分析错误带来或可能带来的恶劣后果。　　⑷ 善后办法是指明被批评者和其他部门及群众，应如何吸取教训，改进工作，避免类似错误的发生。　　这五个部分，除善后办法应放在最后外，其余四个部分孰先孰后、孰详孰略，可根据实际需要决定。

第七章 机关法定公文的写作 （下）

　　1 报告有什么特点？　　答：⑴ 重陈述。报告的主要任务是如实向上级陈述工作情况，事实和意见的陈述应当是报告的主要内容。　　⑵ 有主见。汇报工作不能只摆事实而没有汇报者的观点，汇报者在报告中，应当对所报告的事实，提出自己的看法。　　2 报告写作要注意什么问题？　　答：⑴ 陈述事实要清楚扼要。以汇报工作情况为主的报告，应突出重点，把主要事实讲清楚。　　⑵ 表达观点要精炼清晰。报告中需要表达报告者观点的地方也不少，汇报工作需要有自我评价，对今后工作提意见或建议，更是以阐述观点为主。　　⑶ 语言要简洁朴实。报告是向上级汇报工作，因而一定要实事求是，不可夸大或缩小事实，不可报喜不报忧，不可过分强调困难。　　3 请示有什么特点？　　答：⑴ 超前性：请示必须在办事之前。　　⑵ 说明性：请示的目的在向上级说明情况，请求帮助。　　⑶ 单一性：请示必须坚持“一文一事”，不能在一份公文中同时请示两件以上的事情。　　4 请示可分几种类型？　　答：⑴ 请求批准型 ⑵ 请求帮助型 ⑶ 请求批转型　　5 请示写作要注意什么问题？　　答：⑴ 要遵守行文规则。 ⑵ 理由要充分，要求要合理。 ⑶ 格式要正确，语言要得体。　　6 请示和报告有何区别？　　答：报告是下级机关向上级机关汇报工作情况的陈述性公文。请示是下级机关向上级机关请示或批准的报请性公文。报告重陈述并要有主见，请示则具有超前性、说明性和单一性的特点。　　7 批复有什么特点？　　答：⑴ 针对性：针对“请示”这一文种，针对请示的机关，针对请示的问题。　　⑵ 指导性：批复针对请示表态或发表意见，对下级的工作有指导、规范作用，下级不能违背上级的批复。　　8 批复可分几种类型？　　答：⑴ 表态性批复：主要是答复请求批准类的请示，或同意，或不同意。　　⑵ 指示性批复：针对下级请示的事项或提出的问题，提出处理意见，带有指导下级工作的性质。　　9 请示写作要注意什么问题？　　答：⑴ 要先回应后批复。 ⑵ 态度要鲜明，措辞要明确。 ⑶ 要及时批复。　　10 函有什么特点？　　答：⑴ 形式灵活，适应性强。 ⑵ 务实性强。　　11 函可分几类？　　答：⑴ 商洽函 ⑵ 问复函 ⑶ 请准函 ⑷ 知照函　　12 函的写作要注意什么问题？　　答：⑴ 一事一函，直陈其事。  ⑵ 语言要平时、亲切、自然。　　13 会议纪要有什么特点？　　答：⑴ 纪要性 ⑵ 约束性 ⑶ 知照性　　14 会议纪要有几种类型？　　答：⑴ 决议性会议纪要 ⑵ 协议性会议纪要 ⑶ 研讨性会议纪要　　15 会议纪要的正文应当怎样写？　　答：会议纪要的正文一般分为会议概况、会议内容、结束语三个部分。　　⑴ 会议概况介绍开会时间、会议名称、会议议题、出席者、主持者、会议过程等。　　⑵ 会议内容是正文的主要部分，介绍会议讨论和决定的主要事项。　　⑶ 结束语是真个正文部分的小结，往往对与会者、下级机关、有关群众提出一些希望和要求。　　16 条例可分几种类型？　　答：⑴ 党的中央机关制定的条例 ⑵ 国家行政机关制定的条例 ⑶ 地方权力机关制定的条例　　17 规定可分几几种类型？　　答：⑴ 党内规定 ⑵ 法规性规定 ⑶ 一般性规定　　18 条例和规定的写作要注意什么？　　答：条例和规定都是规范性文种，关于规范性文件的写作，可综合以下四点：　　⑴ 草拟条例和规定要遵循下列原则：坚持四项基本原则，为改革、开放、搞活和社会主义现代化建设服务；符合宪法和法律，符合党和国家的路线、方针、政策；从实际出发，实事求是；贯彻民主集中制，充分发扬民主。　　⑵ 起草条例和规定，应当对现行内容相同的法规进行清理。　　⑶ 条例和规定的内容用条文表达，常见的有“章条式”和“条款式”两种写法。　　⑷ 语言要准确、严密。

第八章 机关其他常用文书的写作 （上）

　　1 什么是规章类文书？它主要包括哪些文种？　　答：规章类文书是规范工作、活动、行为等的规章制度类文书，适用于党政系统、社会团体、企业事业单位及各类组织机构。　　规章类文书包括条例、规定、办法、实施细则、章程、规则、守则、制度、公约等等文种。　　2 规章类文书有什么特点？　　答：规章类文书都具有内容的规范性、执行的强制性和制定的程序性三大特点。　　3 实施细则的写作要注意什么？　　答：实施细则就是实施法律、法规的细小规则。　　⑴ 实施细则的写法一般也是“章条式”或“条款式”，但其第一条必须说明是哪个法律或法规的实施细则。　　⑵ 法律法规必须概括，实施细则必须具体，便于操作。实施细则的内容，必须和法律、法规的有关条款相对应。　　4 守则的写作要注意什么？　　答：守则是特定范围的全体成员必须遵守的行为准则。　　守则因为需要有关人员都遵守，涉及的人比较多，因此必须简短、精炼、易记。其写法多半是把内容概括为几条，甚至是朗朗上口的若干短句或词组，以便群众容易掌握。　　守则的写法和条例、办法、章程等规章文书有明显的不同，简洁易记是它的最大特点。　　5 什么是计划类文书？它主要包括那些文种？　　答：计划类文书是机关团体为达到某一目标或完成某一任务，对目标达到、任务完成前特定时段工作的设计和安排。　　计划类文书包括规划、纲要、计划、安排等文种。　　6 计划类文书有什么作用？　　答：计划类文书之所以被普遍使用，因为它在下情上达、上情下达、统一自身步调三个方面都有作用。　　7 计划类文书有什么特点？　　答：⑴ 目标的前瞻性：任何工作计划都有一个需要完成的预期目标，这目标不是任意确定的，它必须服从更长远的奋斗目标。　　⑵ 操作的预想性：工作计划必须有实现目标的步骤和措施。　　8 计划类文书的写作要注意什么问题？　　答：⑴ 分析情况要认真细致     ⑵ 确定目标要实事求是　　⑶ 措施步骤要切实可行     ⑷ 条目要分明，语言要简洁　　9 总结有什么作用和特点？　　答：总结的主要作用是下情上达和提高自身。　　总结的主要特点有二：　　⑴ 回顾性：总结的内容是回顾已经做过的工作。　　⑵ 经验性：总结的目的不仅仅在回顾已经做过的工作，还在于把感性的认识上升到理性高度，从具体工作中引出经验教训，以便为以后的工作提供借鉴。　　10 总结的写作要注意什么问题？　　答：⑴ 回顾工作情况要实事求是。   ⑵ 总结经验教训要着眼未来。　　⑶ 纲目要清晰，文风要平实。　　11 调查报告有什么作用、特点和类型？　　答：调查报告的作用，主要是提供真实的社会情况，为制订政策、贯彻政策、宣扬先进、揭露阴暗、解决工作中的疑难问题服务。　　调查报告的特点：⑴ 针对性强    ⑵ 纪实性强　　调查报告的类型：⑴ 新闻性调查报告   ⑵ 政务性调查报告   ⑶ 个案性调查报告　　12 调查报告的写作要注意什么问题？　　答：⑴ 深入细致、客观公正的调查是写好调查报告的前提。　　⑵ 围绕问题展示重要的、典型的材料是调查报告的主要任务。　　⑶ 调查报告的格式：调查报告的标题有公式标题和新闻标题两种形式；调查报告的正文一般分为前言、主体、结尾三个部分。

第九章 机关其他常用文书的写作（下）

　　1 什么是讲话类文书？它有哪些主要种类？　　答：讲话类文书就是人们在各种特定的场合发言时所依据的各类文稿的总称。　　讲话类文书的类型：⑴ 讲话稿  ⑵ 开幕词、闭幕词  ⑶ 欢迎词、欢送词、答谢词　　2 讲话类文稿的特点是什么？　　答：讲话类文稿的特点是：⑴ 口头性 ⑵ 直接性 ⑶ 针对性 ⑷ 情感性　　3 简述讲话类文稿的写作要求。　　答：⑴ 主体要鲜明、集中 ⑵ 材料要真实、新颖 ⑶ 布局要清晰、紧凑 ⑷ 语言要明白、生动　　4 什么是记录类文书？它有哪些主要种类？　　答：记录类文书是指如实记录有关内容而形成的公务文书。一般包括会议记录、会议纪要、电话记录、接待记录和大事记等。　　5 记录类文书的特点是什么？　　答：记录类文书的特点是：⑴ 内容的纪实性 ⑵ 材料的直接性 ⑶ 语言的实录性　　6 什么是简报类文书？它的主要作用是什么？　　答：简报，就是简明扼要的书面报告。　　简报类文书是用于汇报工作、反映问题、交流经验、沟通情况、推动工作开展的一种简短的、摘要性的信息载体，是使用最普遍、最广泛也是最常见的应用文书之一。　　7 常见的简报类文书有哪些名称？　　答：简报类文书只是一种统称，常见的名称有“简讯”、“快讯”、“快报”、“动态”、“信息”、“工作通讯”、“情报通讯”、“情况反映”、“内部参考”、“摘报”等。　　8 简报类文书的主要特点是什么？　　答：⑴ 简  就是说简报在文字上要简明扼要。　　⑵ 快  就是说编发简报要迅速及时。　　⑶ 新  就是说立意要新、内容要新。　　9 什么是建议类文书？它有哪些主要种类？　　答：建议类文书是以书面形式提出建议、意见的一类公务文书。　　建议类文书一般可分为议案、提案和建议等。　　10 建议类文书的主要特点是什么？　　答：⑴ 建议性。建议类文书应对工作提出合理化建议，以利于改进工作，推动事业发展。　　⑵ 说理性。建议类文书是针对现实中存在的某些问题提出的建设性、批判性的构想，要写明提出该问题的依据，充分说明理由，富于说理性。　　⑶ 委婉性。建议类文书不仅要其能晓之以理，还要求能动之以情，这就要求建议者的语气委婉平和，切中要害、切勿使用要挟性语言，以免适得其反。　　11 简述提案及建议的写作格式与要求。　　答：㈠ 提案的写作格式及写作要求：　　提案的写作一般包括：标题、案由、提案人、理由、办法、日期。　　提案的写作要求：　　⑴ 熟悉同提案的有关情况。  ⑵ 注意区别提案同一般文章的行文格式。　　㈡ 建议的写作格式：建议的篇章结构，是由标题、称谓、正文和落款组成。　　建议的写作要求：　　⑴ 把握分寸要适度  ⑵ 所列内容要具体  ⑶ 表述语言要精炼

第十章 公文处理工作

　　1 简述公文处理工作的概念及其理解。　　答：对公文处理工作的概念，从广义上说，公文处理工作就是运用科学的原则、程序和方法对机关公文的拟制、办理、管理以及整理归档所进行的一系列衔接有序的工作。　　公文处理工作这一广义的概念，可以从以下几个方面来理解：　　⑴ 从发文阶段来说，从思想观点的酝酿、材料的收集与整理、文字起草与讨论修改、审核把关与领导签发定稿以至印制发出所必须经历的一系列处理环节。　　⑵ 从收文阶段来说，从来文的签收、登记、分办、传阅、拟办、拟办到承办、催办以及答复等，也必须经历一系列处理环节。　　⑶ 从公文的管理来说，机关秘书部门应当切实做好公文的平时管理工作，既要充分发挥公文的效用，又要有利于公文的保密，还必须建立一系列管理环节。　　⑷ 从公文的整理归档阶段来说，公文的处理完毕以后，人们还要将其中对今后的机关工作活动仍然具有一定查考利用价值的文件，进一步管理编目，进行归档保存。　　狭义的公文处理工作的概念，主要是指机关内文书工作人员所承担的公文的收发、登记、催办、管理与保管等方面的具体工作。　　2 公文处理工作的特点是什么？　　答：⑴ 政治性 ⑵ 时限性 ⑶ 机要性 ⑷ 规范性　　3 公文处理工作对机关工作所起的作用表现在哪些方面？　　答：⑴ 助手作用。在机关内部，公文处理工作是机关领导和业务工作者不可或缺的助手。　　⑵ 纽带作用。任何一个机关，都不能孤立地存在，都有上下左右的机关与之发生各种各样的联系。　　⑶ 查考作用。公文在处理完毕之后，需整理归档。　　4 简述机关公文处理工作的基本任务及主要内容。　　答：机关公文处理工作的基本任务是：科学地组织机关的文书工作，及时准确地处理机关的往来公文，有条理地、安全地运转公文，完整地保管公文，正确地发挥公文的作用，有效地推进机关工作，为机关领导工作服务，为社会主义现代化建设服务。　　机关公文处理工作这一基本任务的主要内容包括：　　⑴ 文件的收发、登记和分送。　　⑵ 文件的拟办、批办、承办和承办。　　⑶ 文件的撰写、校核、签发、缮印、校对和用印。　　⑷ 会议、汇报、电话的纪录和整理。　　⑸ 文件材料的平时整理、提供借阅利用等工作。　　⑹ 归档文件材料的系统整理、编目和归档工作。　　⑺ 处理群众来信。　　⑻ 为机关领导准备有关资料并完成机关领导人交办的其他文书工作的任务。　　5 公文处理工作的组织包括哪些方面？　　答：包括组织机构、组织领导和组织形式三个方面。　　6 怎样设置机关公文处理工作的组织机构？　　答：⑴ 对于一些较大的机关来说。由于他们的公文处理工作任务比较繁重，而且某一些环节又具有专门的业务技能，所以可以考虑设立专门的机构，归机关的办公厅领导。　　⑵ 对一些较小的机关，或者基层单位来说。由于他们在工作活动中形成的文件数量比较少，就没有必要设立专门的公文处理工作的机构。　　⑶ 对一些企业单位来说。一般的大中型企业都在办公室内设文书科或秘书科等公文处理的工作机构，来进行日常的企业公文处理工作；而小型企业则只在办公室内设专、兼职的文书工作人员就行了。　　7 怎样认识机关公文处理工作的领导、指导关系？　　答：⑴ 从全国来说，由中共中央办公厅、国务院办公厅分别负责领导和指导党和政府系统的文书工作。　　⑵ 从一个机关来说，它的公文处理工作是由本机关的秘书长或办公厅（室）主任负责领导。　　⑶ 从上下级机关的关系来说，上级领导机关的办公厅（室）负有责任对其所属的机关、单位的处理工作进行业务指导。　　⑷ 从机关主要业务职能部门来说，机关的业务职能部门可责成一名秘书分工负责本部门、本单位的公文处理工作。　　⑸ 对机关档案部门来说，机关档案部门所开展的档案业务工作和公务处理工作具有密切的关系，它对机关的公文处理工作也负有一定的指导责任。　　8 简述机关公文处理工作组织形式的类型及其选择。　　答：公文处理工作组织形式的类型：集中形式、分工形式。　　公文处理工作组织形式的选择：　　⑴ 机关的工作性质、任务和职权范围。　　⑵ 机关内部组织机构设置的层次、数量。　　⑶ 机关收发文件数量的多少。　　⑷ 机关办公驻地是集中还是分散以及距离的远近。　　⑸ 机关工作人员的数目和机关文书工作人员的配备，等等。　　9 机关公文处理工作的基本原则是什么？　　答：机关公文处理工作的基本原则是：公文处理必须准确、及时、安全、保密，加强集中统一管理，坚持实事求是，按照行文机关要求和公文处理规定进行的原则。　　10 公文处理工作的具体要求有哪些？分别说明这些要求的重要性。　　答：公文处理工作的具体要求概括为：准确周密，确保质量；及时迅速，注重时效；保守机密，安全可靠；集中统一，加强管理；实事求是，遵规守纪；精简文件，提高效率。　　⑴ 公文处理必须准确、周密，确保质量。准确、周密是对机关公文处理工作提出的质量上的要求，包含了公文处理工作在政治上、文字上、运转处理上的全面质量要求。　　⑵ 公文处理必须及时、迅速，注重时效。任何一项工作，都必须注重时效，提高效率。　　⑶ 公文处理必须做到安全可靠，确保机密。公文在运转处理的过程中，必须注意安全，所谓安全，就是维护好文件，使文件不受损坏，延长寿命。　　⑷ 公文处理工作必须加强集中统一管理。党和国家机关的公务文书，是在机关工作中具有强烈的政治性、机密性和现实效用性的重要办事工具。　　⑸ 公文处理工作必须坚持实事求是，遵规守纪，按行文机关要求和公文处理规定进行。公务处理坚持实事求是，按行文机关要求和公文处理规定进行的原则体现在公文呢处理的每一个阶段和每一个环节中。　　⑹ 精简文件，深入实际、反对官僚主义和文牍主义。官僚主义是机关的领导作风问题，而文牍主义是同官僚主义有着密切关系的，它们都是妨碍全党、全国人民进行有效的四化建设的极大障碍。

第十一章 公文办理程序

　　1 什么是公文办理程序？收文办理与发文办理各有哪些程序？　　答：公文处理程序就是指公文在机关内部从形成到运转处理所必须经历的一系列环节。　　收文办理程序主要有：　　⑴ 签收、拆封与登记 ⑵ 分发与传阅 ⑶ 拟办、批办与承办 ⑷ 催办、查办与注办　　2 机关收文的主要来源有哪些？签收公文要注意哪些问题？　　答：机关的收文主要有三个来源：⑴ 机要交通送来的机要件  ⑵ 邮局送来的挂号函件和电报  ⑶ 外机关和部门直接送来的文件材料　　签收公文要做到“四查清”：　　⑴ 查清信封或信筒上的收文机关名称，是否确属本机关的收文，以防错投、错收。　　⑵ 查清信封号码与递送人在签收登记簿上所登的号码是否一致。　　⑶ 查清文件封口是否破损，包装是否牢固，如发现有散包、破封、密封条被拆等情况，应及时追查原因。　　⑷ 查清文件登记件数与实有件数是否相符。　　3 收文登记的作用是什么？收文登记的范围有哪些？　　答：收文登记的作用是：　　⑴ 便于管理和保护文件，防止积压和丢失    ⑵ 便于检查和检索文件　　⑶ 便于文件的统计和催办工作              ⑷ 作为核对与交接文件的凭据　　收文登记的范围有：　　⑴ 上级机关文件。包括指导性、参阅性和需要办理的文件。　　⑵ 下级机关文件。包括请示性、报告性文件。　　⑶ 重要的带有密级的刊物、资料。　　⑷ 其他机关商洽问题和需要答复的文件。　　⑸ 上级机关召开会议印发的会议文件材料。　　4 收文登记有哪几种形式？各有哪些优点？　　答：收文登记的形式，一般可分为簿册式、联单式和卡片式三种。　　⑴ 簿册式登记的优点是容易保存，适宜按时间顺序进行登记。　　⑵ 联单式登记的优点是，可以减少重复登记的某些项目，简化登记手续。　　⑶ 卡片式登记的好处是能适应使用和管理文件的需要，在卡片盒里灵活地进行分类排列。　　5 简述公文分发的原则与要求。　　答：⑴ 对那些方针政策性的，关系本机关工作全局的指挥型文件，或重大问题的请示、报告之类的文件，以及文书人员还不能判定应由哪个部门承办的文件，均应先送办公部门负责人或机关领导。　　⑵ 对那些属于机关日常事务性的已有明确分工的文件，或早有批示规定和有规可循的例行公文，按主管业务的分工范围直接分送给有关部门或承办人。　　⑶ 对来文机关答复本机关询问的文件，要按本机关原发文的承办部门或主管人分送。　　⑷ 在文件件数少、阅办阅知部门多的情况下，应按先办理、后阅知，先主办、后协办，先正职、后副职的次序分送。　　⑸ 公文的分发要建立登记交接制度，以便及时收回，防止文件散失。　　6 公文的传阅应当注意哪些问题？　　答：⑴ 传阅的顺序，一般应先送给机关的主要领导、主管负责人和主管业务部门传阅，然后送其他有关需要阅知的对象。　　⑵ 传阅文件应以文书人员为中心进行传递，这种传阅文件的方法称为“轮辐式传阅”。　　⑶ 在传阅过程中传阅完毕后，文书人员要及时对文件进行检查，发现有领导批示时，要按批示意见进行处理。　　⑷ 每份传阅文件，都应由文书部门在文件首页附上《文件传阅单》。　　7 为什么说拟办是收文处理的一个重要环节？怎样做好公文拟办工作？　　答：拟办是收文处理的一个重要环节，是秘书部门实现“四个转变”，在办文办事中出谋献策，变被动服务为主动服务，发挥参谋助手作用的具体体现。　　做好拟办工作，要求做到以下几点：　　⑴ 拟办之前，要认真研究公文的内容和发文机关的要求，弄清来文的北京，查明问题的症结所在，以便有针对性地提出切实可行的拟办意见。　　⑵ 要清楚地掌握有关政策和规定，力求使拟办意见既符合实际情况，又符合政策规定。　　⑶ 要熟悉业务。要及时了解和掌握本机关及机关各部门的职责范围及业务变化情况。　　⑷ 拟办意见要周到，要综合考虑各方面的因素和影响。　　⑸ 拟办意见不是具体的承办计划和方案，文字要简明扼要，除讲明简单的理由之外，不要作深入的阐述，拟办意见之下，要签署拟办人姓名和拟办日期。　　8 简述公文批办的作用及主要内容。　　答：批办的作用就在于使机关或部门的领导人及时阅读重要的收文，掌握上级指示精神，工作发展情况和其他有关信息；并便于加强对公文处理工作的领导，向承办人及时交待意图与要求，合理组织人力，避免承办人在文书处理上走弯路，或由于分工不明，责任不清，形成观望等待而拖延时间等。　　批办的主要内容：　　⑴ 提出处理该份文件所述问题的原则和方法。　　⑵ 提出并指明负责承办该文件的单位或者承办人、规定承办的时限。　　⑶ 凡是需要两个单位或者人员共同承办的，必须指出主办单位和主办人，以便承办单位和承办人员具体执行。　　⑷ 各项批办意见，均应郑重地填写《公文处理单》的“批办意见”栏目内，并签署批办人姓名和批办日期。　　9 为什么说承办是公文处理工作的一个重要环节？承办公文要注意哪些问题？　　答：承办在公文处理工作中是一个关键性环节。任何一份公文都是为了解决一定的问题而形成的。问题如何解决，公文办理是否及时，就在承办这个关键环节上，它直接关系到发文的质量和机关公文处理工作的效率。　　承办部门或承办人员在处理来文过程中要注意以下几点：　　⑴ 对有领导具体批示意见的公文，一定要认真领会领导的指示精神，按照领导的意图及时办理，不得延误推诿。　　⑵ 对没有领导签署批办意见的公文，即一般性公文，应根据有关的文件精神、有关规定或按以前的惯例，酌情办理。　　⑶ 对领导批办要求本部门牵头与其他部门或单位联合办理的公文，本部门要先拟出复文草稿请有关部门或单位会上，并由本部门和有关部门负责人签名后，再报请机关领导审批。　　⑷ 来文内容涉及到以前的收文或其他有关材料时，承办人员要查找或调阅有关文件材料作为承办复文的参考，不能凭记忆办事，以防出错。　　10 怎样做好公文的催办与查办工作？试比较公文催办与查办工作的区别。　　答：催办工作应注意做到以下几点：　　⑴ 要明确催办范围 ⑵ 要将催办落实 ⑶ 要建立和加强公文催办工作的组织机构　　查办工作其任务是督促检查并协助办理下列问题：　　⑴ 党政领导机关各项方针政策、决议的贯彻落实情况。　　⑵ 各种会议的决办事项。　　⑶ 文件、电报的拟办、批复事项。　　⑷ 对需要解决的重大问题提出查办意见，报请领导批示。　　⑸ 领导指示或交办的事项。　　从机关文书部门的工作来说，查办和催办都是对公文的承办情况进行监督检查或催询，其区别在于：　　⑴ 承办主要是对大政方针的贯彻落实情况进行监督检查，查办的事项要经领导批示或授权后才能进行；而催办则是文书部门的一项例行性工作，凡应催办的公文，文书部门应按承办时限的要求主动进行催办。　　⑵ 查办的问题要进行查办立项，即通过文字表达形式对所要进行查办的事项登记上账，提出明确的质与量的规定和应达到的目标要求，经领导审定后实施，对查办的结果要写出汇报材料及时反馈，查办的重点在于查证落实；而催办作为收文办理的一道程序，一般只是限于了解是否已经办理，对如何办理及办理结果是不大过问的。　　11 为什么要履行注办手续？注办一般包括哪些内容？　　答：履行注办手续十分必要，便于公文的整理和日后的查考。注办是随手可做的事，不需要花费多少时间。机关工作人员要具有严谨的工作作风，自己经办的事应该有始有终，手续完备，使公文处理的来龙去脉留下清晰的记录。这样既利于自己工作任务的完成，也有利于他人和有关工作的顺利进行。　　注办一般包括以下内容：　　⑴ 一般的传阅文件，在有关人员传阅完毕后，文书人员应注明阅毕的日期。　　⑵ 需要办理复文的文件，办完后要注明“已复文”，并注上复文的日期和文号。　　⑶ 用口头或电话答复的要注明时间、地点、接谈或接话人、主要内容等，并由承办人签字。　　⑷ 不需复文的文件要注明“已办”、“已阅”、“已摘记”等字样。　　12 公文在起草过程中应当注意哪些具体问题？　　答：⑴ 公文拟稿要符合党和国家的方针、政策、法律、法规及有关规定。　　⑵ 拟写的文稿要达到如下的要求：情况要确实，观点要明确，条理要清楚，文字要精炼，直书不曲，字词规范，书写要工整，标点要准确，篇幅力求简短。　　⑶ 文稿中的人名、地名、数字、引文要准确，日期应写具体的年、月、日。　　⑷ 在文件拟稿中，如要引用某份公文，应当先引标题，后引发文字号。　　⑸ 在文件拟稿中，涉及计量单位时，必须使用国家法定的标准计量单位。　　⑹ 拟写文稿，在使用简短时应先用全称，并加以注明。　　⑺ 公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。　　13 公文审核的重点是什么？简述公文审核中“六查”的主要内容。　　答：公文审核的重点是：是否需要行文，公文内容、文字表述、文中使用、格式等是否符合有关规定。　　公文审核中“六查”的主要内容：　　⑴ 查是否需要行文，以什么名义行文。　　⑵ 查文稿内容与法律、法规和政策以及上级的有关规定是否一致，与平行机关和本部门已有的规定是否矛盾。　　⑶ 查要求和措施是否明确具体，切实可行。　　⑷ 查涉及其他部门或地区职权范围的问题是否协商一致并经过会签。　　⑸ 查文字表述是否准确、简炼、条理清楚，标点使用是否正确，文字书写是否规范。　　⑹ 查公文格式是否符合规定。　　14 为什么说签发是公文形成的关键性环节？签发公文应当注意哪些问题？　　答：公文的签发是指机关领导人对文稿的最后审批。公文的草稿经签发后，即为公文的定稿，公文就可据以生效。公文的签发是公文形成的关键性环节，签发公文是机关领导人行使职权的一个重要表现，是一件及其严肃的事情，必须注意以下几个问题：　　⑴ 机关领导在签发公文时，必须确认是自己职权范围内的有关公文才有权签发，不可越级签发。　　⑵ 以机关内某个部门名义的发文，可由部门负责人签发。　　⑶ 签发人在签发文件时，必须对文件的内容和文字作严格的审阅修改，对其所签发的公文内容和文字表述的正确性应付完全责任。　　⑷ 文件经签发人审批同意发出时，签发人应在送签的发文稿纸的签发栏内明确写上“发”、“印发”、“急发”等字样，并签署全名，注明年月日。　　⑸ 几个机关或部门的联合发文，一般应由主办该公文的单位负责，送请有关廉署机关或部门的领导人会签。　　15 简述核发公文的内容与要求。　　答：⑴ 文稿是否按规定程序报请有关领导人审批，审批手续是否完备。　　⑵ 文稿中的人名、地名、时间、数字、引文和文字表述、密级、印发（传达）范围、主题词是否准确、恰当，标点符号、计量单位、数字的用法及文种使用、公文格式是否符合规定。　　⑶ 编排发文字号。　　⑷ 对需要标明密级、紧急程度的公文进行标注。　　⑸ 确定分送单位和印制份数。　　16 缮印与校对公文有哪些要求？　　答：缮印公文要注意以下几个问题：　　⑴ 缮印公文要忠于原稿，不允许随意改动原稿的文字、标点、符号、文面格式以及换掉层次、段落。　　⑵ 缮印公文要做到：文字准确无误，设计美观大方，页面整洁清晰，字体大小得当，标题居中醒目，排列疏密相宜，符合格式要求，便于阅读办理。　　⑶ 缮印公文不要出现末页无正文的现象。　　⑷ 缮印公文要注意保密，不能让外人随便翻阅文稿和印制的公文。　　⑸ 公文的缮印要建立登记制度。　　校对公文必须注意以下几点：　　⑴ 公文的校对必须以原稿为准。　　⑵ 校对的方法原则上应当实行双人对制，特别重要的文件，还应坚持“两校两读”。　　⑶ 校对中发现的错字、漏字等，须以醒目的色笔和统一的校对符号标明，在付印校样上改的字或符号必须牵出版芯，不要在原错字处加字或减字。　　⑷ 校对完毕后，应对文件的格式、文头文尾等处的附加标记、签发手续等作全面复查，查对无误后，校对人在校样上签字，然后付印。　　17 公文在用印、发文登记和封发环节要注意哪些问题？　　答：公文用印要注意以下几个问题：　　⑴ 公文用印时，必须以机关领导人或部门负责人签发的公文原稿为依据，经核对无误后始得用印。　　⑵ 公文用印要端正、清晰，不得模糊歪倒。　　⑶ 两个以上的机关或部门的联合下发的公文，各机关部门都要加盖印章。　　⑷ 公文用印一定要与制发公文的机关、部门或者单位相一致。　　⑸ 公文用印要核实份数，超过份数的不能盖印。　　发文登记一般采用簿册式登记的形式，每年一本，便于保存，也便于查找。多数机关采用这种方式。　　⑴ 内收发的发文登记簿。  ⑵ 内收发对外收发的送文登记簿。  ⑶ 外收发的发文登记簿。　　封发文件应注意以下几点：　　⑴ 文件分装之前，先要看发文稿纸注明的发送单位、密级、有无附件等，然后按发送份数进行分装。　　⑵ 收文机关的邮政编码地址、名称要在发送文件的信封上写准确。　　⑶ 发文如系密件、急件、亲启件，凡文稿上没有注明的，须分别注明，并在封套上加盖密件戳、急件戳、写明亲启。　　⑷ 文件装封后，应及时发送，发送的方式可按文件的性质分别采用邮递、机要交通传递和专人传递。　　⑸ 会议发放的文件，凡允许与会人员带回的，也要履行签字手续，并应向与会人员所在单位发出“会议文件目录”或者“会议文件通知单”，以加强对会议文件的管理。

第十二章 公文的整理与归档

　　1 什么是归档文件整理工作？　　答：归档文件整理工作是指“将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。”　　2 简述归档文件整理工作的意义。　　答：⑴ 归档文件整理能够保持文件之间的有机联系，便于文件的查找利用。　　⑵ 归档文件整理可以维护文件的完整与完全，也便于文件的保管。　　⑶ 归档文件整理为档案工作奠定了基础。　　3 什么是文书部门整理（立卷）制度？　　答：文书部门立卷制度，是指由机关的承办和处理公文的部门负责进行立卷的制度。具体地说，是指由机关的文书部门或者业务部门的专职或兼职的文书工作人员负责进行行文文件材料的整理（立卷）工作。　　4 简述实行文书部门整理（立卷）制度的优越性。　　答：⑴ 由文书部门整理（立卷），可以充分发挥文书部门熟悉本职业务和了解文书处理过程的长处，便于提高归档文件整理的质量和整理（立卷）工作的效率。　　⑵ 由文书部门整理（立卷），可以有效地避免和防止文件的散失，有利于归档文件的齐全完整，以及保守党和国家的秘密。　　⑶ 由文书部门整理（立卷），文书部门就可以暂时保存当年的文件材料。　　⑷ 由文书部门整理（立卷），按年度集中归档，并且确保文件归档的质量，可以促进机关档案工作，提高机关档案管理水平，更好地为机关工作服务。　　5 怎样选择公文整理（立卷）的环节？　　答：⑴ 被确定为整理（立卷）环节的文书部门要直接经手文件的处理。　　⑵ 对整理（立卷）环节所经手处理文件的数量有一定的要求。　　⑶ 确定整理（立卷）环节时，还要考虑机关办公地点的分布情况。　　⑷ 还要考虑文书工作人员的数量和配备情况以及他们对业务的熟悉程度等因素。　　6 简述公文整理（立卷）的范围。　　答：公文整理（立卷）的范围，是指凡是本机关工作活动中所形成的已经办理完毕的，具有一定考察利用的收发文件、电报、会议文件、内部文件、电话记录、会议记录、本机关编印的出版物原稿，以及图表、簿册、声像材料等文件材料，都必须进行整理归档，都属于公文整理（立卷）与归档的范围之内。　　7 简述公文整理（立卷）的分工。　　答：公文整理（立卷）的分工，是指哪一级的文件由哪个机关或部门整理（立卷），其作用主要是为了避免各党政机关或部门之间在整理（立卷）时发生不必要的重复或遗漏。　　8 怎样理解“归档文件”的含义？　　答：归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。这一含义可以从以下方面来理解：　　⑴ 指出了归档文件的来源和范围。　　⑵ 应于归档的文件必须是办理完毕的文件，正在办理的文件还不能归档。　　⑶ 应于归档的文件，必须是能作为文书档案保存的各种纸质文件材料。　　9 简述归档文件的整理单位“件”的含义。　　答：把“件”作为归档文件整理的基本单位，是从检索的实际需要及减轻立卷工作量出发的。只有理解和掌握了“件”的概念，在实际进行文件整理时，就可以将文件按“件”装订，然后再进行后续程序的工作。　　10 掌握公文整理（立卷）范围应抓住哪些主要条件？　　答：掌握公文整理（立卷）范围要抓住反映本机关工作活动和具有考察利用价值这两个主要条件。　　11 归档文件整理的基本原则是什么？　　答：归档文件整理的基本原则是：遵循文件的形成规律，保持文件的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。　　12 简述归档文件整理的质量要求。　　答：⑴ 归档的文件应当齐全完整，已破损的文件应予修理，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。　　⑵ 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。　　13 以“件”为单位的归档文件整理方法与传统的“立卷”方法比较有哪些不同？　　答：⑴ 取消案卷，实现文件级管理，免除了繁琐、复杂的组卷过程。　　⑵ 界定“件”的概念，从检索的实际需要及减轻工作量出发，规定“正本与定稿为一件，来文与复文可为一件”。　　⑶ 分类方法固定为年度、保管期限、机构（问题），并允许各单位视具体情况组合及简化分类层次。　　⑷ 装订以“件”为单位进行，对装订材料不作统一规定，只要符合档案保护要求即可。　　⑸ 文件排列方法强调事由排列，时间、重要程度作为参考因素，可根据实际情况选用。　　⑹ 归档章的位置不限于首页右角上，首页上端任何空白处均可；同时对归档章的项目加以调整，只保留检索必备项目。　　⑺ 取消案卷，卷内文件两级目录，只编以“件”为单位的归档文件目录。　　⑻ 无需编页号，目录改设“页数”项。　　⑼ 归档文件直接装盒保管。　　⑽ 无需撰写案卷题名和填写案卷封面，只需填写盒脊。　　⑾ 档案盒的项目设置有了较大变化。　　14 推行以“件”为单位的归档文件整理方法，应作好哪些方面的工作？　　答：⑴ 更新观念，增强改革意见。                      ⑵ 提高人员素质。　　⑶ 加强硬件建设，即加大对现代化基础设施的投入。  ⑷ 注意新旧整理方法的衔接。　　15 简述归档文件整理的工作步骤。　　答：归档文件整理的工作步骤分为装订、分类、排列、编号、编目、装盒六个步骤进行。　　16 归档文件以“件”为单位装订时，件内文件怎样排列？　　答：“件”内文件的排列方法是：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；回复性文件在前，报请性文件在后；结论性材料在前，依据性材料在后；不同文字的文件，无特殊规定的，汉文本在前、少数民族文本在后；中文文本在前，外文文本在后。　　17 什么是归档文件的分类？归档文件的分类方法有哪些？　　答：归档文件的分类，是指全宗内归档文件的实体分类，即将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有体系的过程。　　归档文件的分类方法：　　⑴ 按年度分类 ⑵ 按保管期限分类 ⑶ 按机构（问题）分类 ⑷ 几种分类方法的结合运用　　18 简述归档文件的排列方法。　　答：归档文件按事由结合时间，重要程度排列的具体方法有：　　⑴ 对同一事由的归档文件，可按文件形成时间的先后排列或者按文件的重要程度排列。　　⑵ 对不同事由的归档文件，可采用按不同事由行程时间的先后排列和按事由的重要程度排列。　　⑶ 对具有保存价值，但因故没有及时归档的零散文件，其排列方法是：可将零散文件排列在相应类别归档文件的最后或与相关的某件归档文件装成一件，然后在归档文件目录备注栏或备考表表中加以说明。　　19 什么是归档文件编号？编号的作用是什么？　　答：归档文件编号，是指将归档文件在全宗中的位置用符号进行标识，并以归档章的形式在归档文件上注明。其目的是记录和反映分类排列这些系统化工作的成果。　　编号的作用是：通过编号，使归档文件在全宗中的位置固定下来，为后续的编目工作揖及日常管理和查找利用工作提供便利。　　20 简述归档文件目录的主要项目及填写要求。　　答：归档文件目录由归档文件目录封面、归档文件整理说明和归档文件目录三部分构成。　　归档文件目录的具体填写要求是：　　⑴ 件号：填写室编件号。　　⑵ 责任者：是指制发文件的组织或者个人，即文件的发文机关或署名者，而不是承办，办理或撰写该文件的组织机构名称。责任者一般应按文件照录。　　⑶ 文号：是指文件制发机关的发文字号。文号一般由机关代字、年份和序号三个部分组成。　　⑷ 题名：指文件的标题。文件标题是归档文件内容的起点，一般应照实抄录，不得省略或变更。　　⑸ 日期：指文件形成的时间，反映文件产生的时代背景，是查找档案的常用途径。　　⑹ 页数：以件为单位填写总页数，用于统计和核对。　　⑺ 备注：用于填写归档文件需要补充和说明的情况，包括缺损、修改、补充、移出、销毁等。　　21 档案盒的作用是什么？归档文件装盒有哪些具体要求？　　答：档案盒的作用是存放和保存归档文件，它不具备档案保管单位的作用。　　归档文件装盒时，应按照分类方法，将不同类别的归档文件按件号顺序分别装入档案盒中，其具体要求是：不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒；不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒；不同机构（问题）形成的归档文件不应放入同一档案盒。装盒时应视文件的多少选择档案盒的厚度。　　22 什么是归档？简述归档制度的主要内容。　　答：机关文书部门或业务部门将归档文件整理装盒以后，逐年移交给机关档案室集中保管，称为“归档”。　　归档制度的主要内容是：　　⑴ 归档范围：凡机关工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，经文书部门或业务部门整理、立卷后，应定期向档案部门归档。　　⑵ 归档时限：机关文书部门或业务部门一般应在第二年上半年向档案部门移交档案。　　⑶ 归档要求：㈠ 应归档的文件材料齐全、完整。　　㈡ 文件和电报按其内容的联系，合并整理、立卷。　　㈢ 归档的文件材料，应保持它们之间的历史联系，区分保存价值，便于保管和利用。