金属探测器t2:第八单元 哈佛经理时间管理

身为总经理切忌为时间所主宰，而应该做一个时间的主宰者。
——(日)辛一
管理者应更多地注意到：如何去管理他们的时间——一种最有价值的资源。如果能够最优化地利用和明智地分配珍贵的时间，将增大他们的能量，从而创造更多的价值。
——(美)卡斯特
对哈佛经理来说，也许世界上只有一项资源的使用是不需要成本的，那就是时间，但也只有时间这项资源是成本最高的资源。如何运用每一分钟，抓住一瞬即逝的时机，奥妙也许就在于是否能够完美使用时间。
——编者
哈佛语录 不要说什么“明天再干吧”，今日事今日毕，明天还有明天的事。
土光敏夫
有效的管理者知道，如果要管理自己的时间，首先应该了解自己的时间实际上耗用在什么地方。
彼德·F·杜拉克
有一项时间浪费的因素，是管理者自己可以控制并且可以消除的。这项因素是：管理者自己在浪费别人的时间。
彼德·F·杜拉克

管理者的人生，以生存的时间流程加以捕捉。以此方式，管理者对于自己人生的微分与积分，享有共有而实际的存在。简单地说，充实自己现存的瞬间，最后形成充实的一年、十年乃至一生。
□ 时间价值的计算
下面把“时间价值”与钟表时间价值、活的时间价值，做一比较探究。时间价值，是一小时或一日的单位时间所产生的价值。然而，在某时间内所获得的价值总量(生产量、利益额)等，以下列公式表示。
价值量(v)＝时间价值(q)×时间(t)
较聪敏的人，对时间价值，以物理学方式表示：
工作效率＝力×距离÷时间(某时间内的工作量)
从以上方程式中，可以明显看出时间价值。
□    时间的管理
因为时间具有“供给毫无弹性”、“无法蓄积”、“无法取代”、“无法失而复得”等特性，所以在各种经济资源中，时间最不为一般管理者所理解。也许正因为如此，时间的浪费比其他资源的浪费更为普遍，也更为严重。
所谓时间的浪费，指对实现目标毫无贡献或贡献的时间消耗。“时间管理”所探索的是如何克服时间浪费，以便有效地完成既定目标。特别提醒管理者注意的是，“时间管理”并不是指以时间为对象而进行的管理。由于时间总是按着一定的速率光临，并且按照同一速率消失，所以时间本身是无管理的。“时间管理”的正确涵义应该是面对时间而进行“自管理者管理”。管理者究竟应该如何面对时间而进行自管理者管理，以便克服时间的浪费呢？管理者认为可以从以下两个途径入手：
(1)建立正确的时间观念；
(2)培养克服时间误区的技能。
有碍时间管理的四种观念
一般人在与不同的环境、不同的年纪、不同的心绪下，对时间可能会保持不同的看法。这些看法之间往往是相互矛盾的。例如管理者有时认为“光阴似箭，日月如梭”，有时则认为“时间象蜗牛一样地爬行”，甚至有时更认为“时间处于静止状态”。再如当管理者需要料理的事情太多时，管理者总是感到“时间不够支配”，但是当管理者无所事事时，管理者又感到“不知如何消磨时间”。由此可知，一般人对时间的态度是极为主观的。在各种时间观念之中，有四种观念特别不利于时间的有效运用。它们是：
(1)视时间为主宰；
(2)视时间为敌人；
(3)视时间为神秘物；
(4)视时间为奴隶。
□  管理人员正确的时间观念
既然视时间为主宰、敌人、神秘物或奴隶，均不利于时间的有效运用，那么对管理者来说，什么样的时间观念才算是正确的呢？这是一个见仁见智的问题。许多时间管理专家都指出：时间是与生俱来的，它象空气那样地支持人们的生存，又象手或手指头那样地供管理者作多种不同的用途。因此，只要管理者不对时间抱任何成见，或加诸任何价值判断，而视之为中性资源，则可能对它作出比较有效的运用。
视时间为中性资源，犹如人力资源、财力资源、物力资源与技术资源那样，将有助于管理者切实把握“现在”，而不致迷失于“过去”或“未来”。但这并不意味着“过去”与“未来”不重要。“过去”犹如一面镜子，它足以令管理者认清自己以免重蹈覆辙；“未来”是“现在”努力的导向与终结。不过，只有“现在”才是管理者可以采取行动的唯一时间。世界上的所有成就都是“现在”所塑造的。因此，管理者应能记取“过去”、把握“现在”、放眼“未来”。正像一位隐名的哲人对时间的看法那样：
昨天是一张已被注销的支票。
明天是一张尚未到期的本票。
今天则是随时可运用的现金。请善用它！
□  就一般管理者来说，最典型的时间使用误区包括：
(1)因欠缺计划而导致时间浪费；
(2)因不好意思拒绝他人托付而导致时间浪费；
(3)因拖延而导致时间浪费；
(4)因不速之客的干扰而导致时间浪费；
(5)因电话的干扰而导致时间浪费；
(6)因会议过多与过长而导致时间浪费；
(7)因文件满桌而导致时间浪费；
(8)由上下班交通及商务旅行而导致的时间浪费；
(9)由中餐所导致的时间浪费；
(10)因“事必躬亲”而导致时间浪费；
(11)与秘书之间因欠缺协调而导致时间浪费；
(12)由上司所导致的时间浪费。
误区之一：工作没有计划
查尔斯·史瓦在半世纪前担任伯利恒钢铁公司总裁期间，曾经向管理顾问李爱菲提出这样一个不寻常的挑战：“请告诉管理者如何能在办公时间内做妥更多的事，管理者将支付给你任意的顾问费。”李爱菲于是递了一张纸给他，并向他说：“写下你明天必须做的最重要的各项工作，并按重要性的次序加以编排。明早当你走进办公室后，先从最重要的那一项工作做起，并持续地做下去，直到完成该项工作为止。重新检查你的办事次序，然后着手进行第二项重要的工作。倘若任何一项着手进行的工作花掉你整天的时间，也不用担心。只要手中的工作是最重要的，则坚持做下去。假如按这种方法你无法完成全部的重要工作，那么既使运用任何其它方法，你也同样无法完成它们，而且若不借助于某一件事的优先次序，你可能甚至连哪一种工作最为重要都不清楚。将上述的一切变成你每一个工作日里的习惯。当这个建议对你生效时，把它提供给你的部属采用。这个建议的试验时间的长短，由你来定。试验后，请将你认为这个建议所值的金钱数额，用支票寄给管理者”。
数星期后，史瓦寄了一张面额两万伍仟美元的支票给李爱菲，并附言她确已为他上了十分珍贵的一课。史瓦的朋友事后曾问及，何以他为那么简单的观念付出了那么大的代价。史瓦的答复是：“哪些观念基本上不是简单的？”。他说经过李爱菲的指点后，他与他的部属才开始养成“先做重要的事”的习惯。伯利恒钢铁公司后来之能够跃升为世界最大的独立钢铁制造者，据说可能是导因于李爱菲的那数句真言。
以上这件轶事给日理万机的管理者所带来的启示便是：应重视计划的拟定以避免徒劳无功。所谓计划，即指未来行动纲领的先期决策。计划的拟定大致上包括下列六个步骤：
(1)确立目标；
(2)探寻完成目标的各种途径；
(3)选定最佳的途径；
(4)将最佳的途径转化为每周或每日的工作事项；
(5)编排每周或每日的工作次序并加以执行；
(6)定期检查目标的现实性以及完成目标的最佳途径的可行性。
上述的六个步骤所指出的不外乎：“你要往哪里去？”以及“你要怎么去？”这是实际采取行动之前的一种思考模式。倘若你不做这一番的思考与盘算，则你必将沦为一位随波逐流迷失自我的人。
对于不从事制定目标的人的时间使用方式，管理者可以采取两种看法：第一、既然他们的所作所为不以目标的实现为导向，则不论他们的时间使用方式怎样，都不构成浪费。这与路易士·卡罗所写的《爱丽丝漫游奇境》中的一句对白“当你不知你将往何处去，任何一条路都可令你抵达目的地”的道理是一样的。第二、不从事目标的制定与追求的人通常都是浑浑噩噩而难有所成的。对这种人的任何时间花费管理者都可看作是浪费。在以上两种看法之中，管理者相信大多数人都会偏向第二种看法。