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信息的写作技巧、采编方法和报送要求
九江市新闻出版局（九江市版权局）　www.jjxwcbj.cn　　 发布日期：2009-2-18
信息的写作技巧、采编方法和报送要求
——在新闻出版局学习例会上的讲课提纲
讲课人：章学彭
我们今天所讨论的信息工作，是机关内部的一项专门性工作，属于办公室工作的一个组成部分。在政府系统，称作政务信息工作，在党委系统称作党务信息工作，两者统称为党政信息工作。信息是领导了解情况、正确决策的依据；是交流经验，指导工作的重要途径。做好信息工作，是各级机关的一项重要职责，也是充分发挥机关工作人员参谋助手作用的具体体现。
一、信息的含义和作用
(一)什么是信息
信息作为一种客观存在，可以说无时不在，无处不有。从广义上说，信息是对事物存在方式或运动状态的直接或间接的表述。从狭义上理解，信息是指具有新内容、新知识的消息。信息能够通过文字、符号、图像、数据、报表、声波、电磁波等载体反映出来，并通过载体进行传递和存储；信息不是过时的东西，而必须是具有新内容的新知识，能够作用于信息接受者。
（二）信息的基本特征
一是客观性。即先有信息反映的对象，后有信息。不论借助于何种载体，以何种方式进行传输，信息都不会改变其反映对象的属性。
二是价值性。在现代经济社会发展中，信息是一种价值无量的要素。信息作用于资本，可以提高资金的利用率，导致发财致富；信息作用于技术，将会产生发明创造和革新，取得技术进步；信息作用于经营管理，可以通过反馈机制起到控制和调节的作用，促进市场的发展和经济效益的提高；信息作用于生产、流通、分配及消费各个领域，则会起到组织、协调和穿针引线、铺路搭桥的作用。
三是时效性。信息的时效性是指信息从发出、接收到进入利用的时间间隔及其效率。信息活动是动态的，因此，信息本身也有寿命。一条很有价值的信息，如果传递缓慢，时过境迁，就会失去它应有的价值。
四是共享性。信息能够同时被多个使用者所利用，不会因使用者的增加而使每个使用者获得的信息减少。
五是可开发性。人们可对信息进行筛选、整理、概括、归纳、扩充，使信息更精练，含量更丰富，价值更高。同一条信息，由于信息工作人员的阅历、社会地位和知识水平的不同，从中发掘、派生、推断出的信息以及扩大信息的效用和价值也不同。
（三）信息的具体作用
一是领导科学决策的参谋咨询作用。决策是否正确，是否符合客观事物本身的规律性，关键就是看能否及时准确地获取足够的信息。一个闭目塞听、孤陋寡闻的领导，绝不可能有效地开展工作，更不可能作出正确的决策。一项政策制定之后，进入执行（组织、指挥、调节）阶段和结果（检查、监督、评价）阶段，同样需要和依赖信息反馈，据此作出新的判断和决策。
二是指导工作、解决问题的推动作用。领导和上级机关通过信息，了解情况，发现问题，同时，通过信息发布指示，揭露矛盾，对布置的工作进行督查督办，推动各项任务的完成。
三是部门、地区之间相互学习、交流作用。运用纵横交错的信息网络，可以加强系统内部各地区、各单位和系统外部各部门之间的联系和交流，互通情况，相互学习，推动工作。
四是促进机关转变作用和提高工作效率的作用。信息快捷、便利、通达、及时等特点，为领导和机关了解情况、发现问题、获得情报、指导工作节省了大量时间，加快了机关工作运转速度，从而提高了办事效率。
二、信息的写作技巧
一篇好的信息，要用精练的文字将其表达出来，表述清楚，主题突出，信息价值才能体现出来，信息作用才能发挥出来。信息写作有其自身的特点和规律，在实际工作中，我想要多细心体会，用心积累，才能运笔自如。
（一）把握总体规律和要求
写好信息关键在于实践，在实际工作中要多练、多体会。在总体把握上，要力求做到三点：
1、吃透上情，摸清下情。宣传工作有一句行话，叫作“紧跟上头，摸清下头，握紧拳头，快打快收”。信息工作与宣传工作有类似之处，吃透上情，摸清下情，是做好信息工作，更是搞好信息写作的前提和基础。信息是写给领导和领导机关看的，作为信息写作人员就要把领导的需要作为第一信号、第一选择，深刻学习和领会上级部门重要文件和会议精神，熟知上级部门的年度工作安排以及上级部门刊发的各种信息载体和特点等等。
（了解上情的方式有很多。你可以打电话、从公文处理中查询上级发文、还可以看电视新闻、报刊杂志新闻等方式来了解上情等。）
比如，2008年全国开展奥运前30天出版物市场集中整治活动，以及“我为奥运作贡献,文明经营我争先”，我及时收集整理上报了多篇信息，都被总署、中国新闻出版报和省局采用。上面需要什么，你就要报什么，这样你上报信息的采用率就比较高。
同时，写信息也要反映基层贯彻落实上级部门工作整体部署情况、反映基层呼声的过程等，如果不注意了解基层的情况，写信息时就会“手中无粮，心里发慌”，或“失之毫厘，差之千里。”我感觉，这一点相当重要。
总之，吃不透两头，换一句话来说，就是找不到本工作领域的热点、难点、敏感点等问题，就写不好信息，就会给工作带来被动。此外，信息写作人员还要经常学习政治理论，认真学习上级部门的重要文件，不断提高自己的理论水平和政策水平。同时要注意利用各种机会和形式深入基层了解掌握情况。只有这样，才能扩大自己的知识储备容量，提升自己运用知识的技巧和能力，才能写出对领导决策有用的信息来。
2、实事求是，尊重客观规律。信息是为领导决策和指导工作服务的。因此，编写信息时候一定要真实、准确。尊重客观事实，实事求是地编写信息。对一些关系重大的信息素材，还要经过核实，数字要准确无误，结论要符合实际，办法要切实可行，在这里虚假不行，模棱两可、似是而非也不行。比如，数字在上报时尤其要仔细核对，不要随意变动。象江西日报发现你上报的信息中数字不准确，他不可能打电话来核准，根本不采用。所以，上报信息的校对把关很重要，它直接影响着信息能否被采用。现在很多地方的信息基本上没有经过严格把关就报上来了，这样的话，信息可能失真，同时质量很低。
3、文字讲究，条理清楚。信息的编写要中心突出，有主有次，言简意赅，语言文字要规范。实际写作时候，要尽量避免和克服可能出现的一些通病，具体来说，就是要做到“八忌”：
一忌面面俱到。不要总担心说得不够全面，把摊子铺得太大，在大问题套小问题，小问题里还套小问题，十分繁琐。
二忌语言不够精练。编写信息要“惜墨如金”，凡与表现主题无关的话以及不必要的重复和解释应该坚决删除。
如信息《江西九江市印刷行业协会成立》2008年7月22日，江西省九江市印刷行业协会成立，91家成员单位成为该协会会员。九江地处江西北大门，近年来九江市印刷产业越来越显示出强大的生命力和稳健的发展势头。目前，全市印刷企业138家，打字复印社258家，年销售收入2.1亿元，利税超过千万元。该市印刷行业协会的成立，为广大企业搭建了一个沟通交流的平台。
语言很精练（110字），因为领导没有那么多的时间，需要短小精悍。上报动态信息就要这样。
三忌穿鞋带帽，入题太慢。信息写作应该直截了当，开门见山地把事实写清楚，切不可文字拖沓，空话、套话、废话连篇。
如：南昌市“五个环节”稳步推进企业软件正版化工作
根据南昌市企业正版化工作领导小组制定的《关于进一步推进全市企业使用正版软件的工作方案》和全市推进企业使用正版软件工作会议要求，为确保顺利开展工作，领导小组把各项工作具体化，主要分为五个环节：一是企业自查。二是制定目录。三是软件核查。四是正版权化培训。五是更换和验收。
四忌缺乏必要的背景交代。有些信息需要交代背景，否则，有时会使读者搞不清楚信息的实际价值。
五忌结构不合理。一般情况下，信息是把主要事实放在前边写，然后再写过程或原因、提出建议等，以适应领导工作的需要。否则，把原因和结果混在一起写，原因中有结果，结果中由有原因，就会使人读后理不出头绪，不知所云。
六忌详简不当，内容空洞或罗嗦。信息需要简练，但在表达上哪些需要简述、哪些需要详谈，要根据信息所要表达的主题来把握。把握不好，就有可能详简不当，空洞无物，影响原意的表达。这个要根据具体的信息，才能具体处理好。(加强领导，组织到位等等这样的就很空洞，乏味)
七忌使用语言和标点符号不准确。编写信息时，要用词恰当，符合语法，逻辑严谨。切忌生造名词，乱加形容词。同时还要注意正确使用标点符号。标点符号使用不当，也会影响信息的准确性，贻误工作。
八忌技术规格不够规范。在编写信息时，引用人名、地名等名称时不要随意简化；所用字体、统计数字、计量单位等也要规范。
（二）掌握信息的逻辑结构
一篇好的信息，就其总体结构而言，应包括标题、导语、主题、背景、结尾等基本构件。这里需要指出的是，并不是每一篇信息都必须具有所有构件，有的可能有，有的可能只有其中的若干件。
1、标题。书有书名，文有文题。信息标题就是表明信息内容的短语。标题是信息的眼睛，在一篇信息中占据着首要位置。一篇信息是否有份量，价值是大还是小，读者首先是从标题上作出估量。标题具有非常重要的作用：A.表现主题。一般来说，标题是信息内容和主题的集中和概括，标题直接揭示主题。如《某某市，做活了宣传的大文章》--从标题就可以了解文章的中心思想。B.给信息命名。标题就是信息的名字。如《某局建立税务稽查工作四项制度》---这一标题就是这篇信息的名字。C.领导阅读信息的向导。标题可以帮助领导理解信息，标题可以帮助领导扩大信息量。
（1）标题的主要类型：
一是内容直述型———这是信息最常见、占比例最大的类型。如：《江西九江拉网式清剿非法出版物》《江西九江建立目标执法责任制》，一般的信息大部分是这种类型。
二是总括归纳型———如信息《江西九江对印刷复制企业开展“四查四看”》《新闻出版执法责任制存在三难》等等。
三是评论劝谏型———如信息《乡镇干部走读现象亟待管理》、《基层年轻公务员出现断档现象不容忽视》《农家书屋要因村藏书》等等。
四是趋向预测型———如信息《九江市部分居民因拆迁不公有集体上访苗头》等。
五是题文承接型———就用信息的第一句话作标题，如：《九江市三个结合密织出版物市场监管网》，正文开门见山，直接承接标题，一、二、三、…….
（2）写好信息标题要注意四点：
一是观点要鲜明。信息是好是坏，是喜是优，从标题上直接反映出来，切勿模棱两可。如信息《农业产业化鼓起农民钱袋子》《九江错时执法清理游商成效明显》等。相反，信息标题《情真切切送温暖》，看不懂，不知道什么意思。
二是与信息内容吻合，准确地体现信息的主题。
三是醒目、新颖使人耳目一新。如信息《一抢劫团伙在××市周边连续作案100余起》、《纽约傻了，华盛顿呆了》《水上生命接力》等标题，就很醒目、新颖，使人看了标题就会读下去的兴趣。
四是简洁干脆，高度概括。如信息《九江干群齐心奋战风雪第一线》等标题就比较简洁，给人的印象也深刻。当然，标题简洁，不能光从字数上看，更重要的还在于确切地点明信息内容。
2、导语。导语就是信息的开头。导语不是信息的必须要素，题文承接型信息，就没有导语。但不能说导语在信息中就没有用。事实上，有些信息的导语以精练的笔墨反映信息的要点和轮廓，可以使读者得到信息主题的总概念，有利于读者理解信息主题。导语还具有提示主题、引出信息主题等作用。
常用的导语有以下几种：一是叙述式导语。如信息《某县国税局发生一起增值税专用发票盗窃案》，开头部分：“某月某日某时许，某县国税局发生一起增值税专用发票盗窃案----- ”为一典型的导语，其后应是具体经过、发生原因以及采取的应对措施等内容。二是议论式导语。如信息《部分地区拖欠教师工资问题严重》：“某市反映，现在拖欠教师工资的情况仍然很普遍，这不仅影响了教师的正常收入，更会对当地的教育质量产生不良影响”---议论式导语，重在议，它能起到突出信息主题，强化信息内容的作用。三是概括式导语。如信息《中共17大的顺利召开在江西农村引起强烈反响》等等，强烈反响、亟待解决等都是概括式导语，起到强调主题的作用。四是设问式导语。即在导语中有“问”。如信息《中央出台农村税费改革以后农民在想什么？》。
3、主体。主体是信息中叙述和展开事实的主干部分，也是决定信息质量和价值的关键部分。主体是信息的中间部分或称主要部分，它在导语之后，用充分的事实材料和典型事例把导语中所概括的内容、提出的问题或得出的结论加以展开阐述。
主体的结构方法主要有3种：（1）顺理成章法。即在整体布局上沿着一条结索一气写下去，气势流畅，中间没有线索的间断，这种结构显得畅达，眉目清楚。（2）并列表现法。就是将反映一个事物的不同侧面，或几件事并列起来表现一个主题思想。这种方法能够把一些表面看来互不联系的事物、现象联系在一起，在一个主题思想的统帅下，多方面、多层次地表现客观事物，增大信息的容量。这种方法对综合信息，组合信息尤为适合。（3）逐层排列法。具体方法是，先从丰富的信息事实中提炼出总观点，这就是一篇信息的主题思想；然后按总观点再设立若干分观点，使总观点和分观点之间具有较为紧密的从属关系；接着再按分观点的轻重排列次序，形成一个有机的整体；最后选择最典型的信息事实叙述各个分观点，使材料充分体现观点。
主体是信息中叙述和展开事实的主干部分，也是决定信息质量和价值的关键部分。
从主体各部分反映的内容看，其基本类型有：①动态信息，包括下级贯彻落实上级某一重要指示精神的情况，机关的重要活动、重大部署、工作动态、敌情、社情、灾情、突发事件等，其主体部分的基本结构形式是：“做法——效果”，或“情况——处理结果”。②经验信息，即介绍可资借鉴、有推广价值的工作经验的信息，其主体部分的基本结构形式是“成果——做法——经验”或“做法——经验——成果”。也可把“经验”和“做法”揉在一起，使主体成为成果——做法（经验）两个部分，或是把“成果”写进导语中，主体就是“经验”或“做法”介绍。③问题信息，即反映领导机关需要关注或加以解决的各种问题的信息。这类信息主体部分的基本结构形式是“问题——原因——建议（意见）”，或“问题——原因”，或“问题——建议（意见）”。④意见信息，是指某地（单位）或某人对某些事情的看法和见解的信息，其主体部分的基本结构形式是“意见——理由”或“事由——意见”等。这里要强调的是，不论以上哪种信息，都力求短小精干，要在几百字中把一个问题讲具体、讲透彻、讲准确。要做到能几百字表达清楚的，不用一千字，能用一千字说明问题的决不用一千几百字。这也就是我们常说的多一字不要，少一字不行。
4、背景。信息不一定都要交代背景，背景为主题服务，突出主题，起衬托作用。所谓背景，就是一件事情的来龙去脉，一个事物和周围事物的联系。有些信息，通过交待背景，确实可以起到增加信息深度和力度的作用。
在信息中交代背景要注意4点：（1）背景一定要为主题服务。它应该是和信息事实直接有关的材料，目的在于更好地说明和衬托主题，不要为交代背景而交代背景。（2）交代背景要适当。一篇信息要写的材料很多，不需要也不可能处处都交代背景。一定要在关键问题上交代背景，不能事无巨细、东拉西扯写上许许多多背景材料，以致喧宾夺主，淹没了信息的主体。（3）不是任何一篇信息都要写出背景。即使交代背景，其在信息中的位置也并不固定，在什么地方交代背景，可以根据需要自由掌握，可以在导语之后一次性交代，也可以穿插在几个地方交代。（4）交代背景时，一定要考虑读者的实际需要。信息是写给领导看的，信息工作人员要善于设身处地为领导的需要着想，不要以为自己了解的东西，领导就一定了解；自己不了解的，领导也一定不了解。要善于处处、时时、事事从领导的实际需要出发，使用和安排背景材料。
5、结尾的形式以及要求。结尾也不是信息必需的构件。一些信息因要表现事实的完整性和逻辑的严密性，会安排一个结尾。有些信息的结尾是小结性的，对全文加以概括、总结，起到画龙点睛加深读者印象的作用。
信息结尾要力避3点：（1）头重脚轻。在信息中只摆问题，不作分析，不提建议，不表态度，把什么都推给领导去解决，这类信息虽不能说一点价值也没有，但因为上级领导一时吃不准问题的性质，难以作出判断，信息的效用会明显降低。（2）意尽而言不止。画蛇添足，把信息结尾写得重复、拖沓、冗长，白白耽误了领导的时间，造成了信息干扰。（3）老套路。在信息结尾时，说一些公式化、概念化或不疼不痒的套话、空话，千篇一律；或者结尾故弄玄虚，含混模糊。
（三）掌握信息的形式结构
1、金字塔结构。指完全自然地按事实发生发展的时间顺序组织材料的写作方法。事实的发生就是信息的开头，结束就是信息的结尾。适用于动态信息的写作。
如信息《全市农家书屋建设座谈会召开》就是金字塔式结构。金字塔结构的显著特征是，随着表述的深入，获得的信息会增加，读完信息全部内容，才能了解信息的全貌。
2、倒金字塔结构。指按照信息重要性递减的顺序安排信息事实的写作方法。把最重要、最精彩、最有吸引力的事实放在文章的最前头，其他再按先重后轻、先主后次的顺序来安排。其显著特点是，不论信息分多少层次，都可以从文章的结尾往前删，剩下的仍然可以是一条完整的信息，甚至剩下一个标题，也仍然是一条信息。
如信息：《江西九江农家书屋成农民致富点金石》每多读一层，仅多一份对导语内容的了解，对主题内容仅起深化说明的作用。这种结构具有倒金字塔结构的特征。
3、并列式结构。指信息的各部分内容并行平等，形式上按条块安排材料的写作方法。这是信息的常用形式。形式特点：常以一、二、三、四分条并列，无所谓熟轻熟重，次序排列上也无所谓哪先哪后，可以自由调动。如信息《江西九江对印刷企业开展四查四看》。
4、自由式结构。根据有利于表达信息内容的原则，采取灵活的写作方式进行写作。如用倒金字塔式作导语，用金字塔式的时间顺序叙述，或用边叙边议、对话问答式结构等，如信息《江西九江县：读书节引发捐书潮》。
（四）信息主题的提炼及语言风格的把握
信息的主题、语言、文风是撰写信息当中需要很好把握的三个方面，把握好才能写出好信息，否则，再有价值的信息题材也不会发挥出好的作用。
1、精心提炼，使信息主题深刻鲜明。
主题需要写作者根据写目的进行精心提炼，努力做到主题深刻鲜明。提炼主题，不能停留在在事物的表面上，要深入分析研究，揭示事物的本质。跳出错综复杂的材料圈子，根据各个时期的中心工作，对领导最关心的问题，从最新的角度，确定信息所要表达的主题，然后紧紧围绕这个主题，取舍材料，删繁就简，去粗存精。提炼主题，还要从“小”见大。把一件事情放在整个环境中去反复衡量比较，判定它的意义所在，善于从一件看来司空见惯的“小”事情中，挖掘出它的重大意义。如《九江市建立干部公开考选任用机制》
2、把握特点，使信息语言准确、精练、活泼。信息语言文字有自己的特点。信息写作中多用叙述、说明的语体，基本不用抒情和描写的语体。在用词上，用实词多，用虚词少；叙述多，描写和修辞少。信息写作语言文字一定要精练。在一定的篇幅内，精练的语言文字，可使信息量增大。由于信息着重反映情况和问题，因此要多用结构简单的短句，少用或不用关系复杂的长句。一句话能说清楚的坚决不要拉成两句来说，象“不但……而且”、“为了……因此”、“虽然……但是”之类的复杂句式，都要尽可能避免。一些多余的陈言套话，象“在……领导下”、“在……关怀下”等等，千万不能使用。
要想把信息写短、写精，我认为，首先，要对所写的事物有真切的了解，抓住关键。其次，要刻苦锤炼语言，下一番功夫把信息的语言文字锤炼得干净利索些。（比如，一些时效性不是很强的信息，今天报送跟明天或后天报送都差不多的话，建议你多对它修改修改，提炼提炼，把它写简练，我想效果会更好一些）。第三，要有为领导负责的态度。写信息就得为领导着想。领导工作很忙，哪有那么多时间看长信息，再者信息也不是欣赏消遣之品，长了有百弊而无一利。
三、信息的采编方法
前面给大家介绍了一篇信息应该如何去写并写好，那么在实际工作中又到哪里去找信息线索呢？下面我要讲第二个问题------信息的采编方法。归纳起来，有九种方法。
一是定期报送法。就是对一些相对固定的题材定期向上级部门反馈报送。比如扫黄打非、市场监管信息，就多次被省委和省政府采用。
二是文件提炼法。就是从本单位所发文件中寻找出有价值的信息。各科室的文件是信息线索的重要来源。一个单位无论是下发还是上报的文件，一般情况下，不是对全局和业务部门的工作作出部署、提出要求，就是一个时作总结。这里面有很多有价值的信息。信息人员利用办公室管收发文的便利条件，经常查阅各部门的发文记录，从中发现信息线索后，再顺藤摸瓜，看看这项工作落实到什么程度，贯彻执行中存在什么问题，从中挖掘出有关信息。
三是横向沟通法。就是经常与业务部门领导和工作人员进行沟通交流，了解掌握信息线索。各个业务部门是上报信息的基本来源。尽管各处室也设置了兼职信息员，但由于有的科室对信息工作不够重视，有的兼职信息员责任心不强，更重要的是兼职信息员受部门的局限，对全局工作不了解，往往搞不清哪些信息重要，哪些信息不重要，致使许多有价值的信息反映不上来。所以，信息人员经常走访各科室，主动和科室领导、兼职信息人员座谈了解近一个时期的工作情况，共同探讨一些政策执行中容易出现的问题，从中发现搜集有价值的信息。
比如错时执法的提出——
四是由点到面法。就是发现点上有价值的信息后，进一步了解面上的情况。在编发下级的信息过程中会发现，有些点上的信息很典型，也很有代表性，但是缺乏说服力。这就需要信息人员围绕点上反映的问题，去了解面上的情况，对这一类的信息进行综合，归纳出同特点。
五是会议快报法。就是快速地将本单位贯彻落实上级会议精神的情况反馈上去。哪里信息报送的早、报送的快，哪里的信息就容易被采用。所以，每次上级召开会议后，都要争取尽快将局领导学习会议精神、研究贯彻落实措施等情况上报，每次都会被采用。
六是连续反馈法。就是对比较有影响的、重大的突发事故、上级挂号的重要事件进行不间断地连续反馈。不仅要反馈初始的情况，而且也反馈各个阶段具体进展情况和最后的结果。
七是政策跟踪法。就是一项新的政策出台后，及时将政策实际执行情况及时反馈上去。这些信息的反馈有利于上级对新政策进行调整和完善，也容易被采用。
八是借鉴参考法。就是每月根据上级部门的信息通报，并参考信息反馈要点，借鉴其他兄弟省市上报信息的经验，从中受到启发，得到灵感。
九是重点调研法。就是围绕中心工作和局领导关心的问题，确定调研重点，深入基层进行调查研究。如《在不等不靠中动起来》，收到了很好的效果。
四、信息员投稿应注意的一些细节
1．一定要把自己的工作单位、通信地址、邮政编码、联系电话写清楚，以便编辑和你联系。
2．同一篇稿件不要反复投寄。
3．稿件尽量选择打印，并加改公章，提高信息的权威性、可信度。
4．稿件见报后，通讯员应把见报稿和自己的底稿认真对比，以提升自己的写稿水平，进一步了解编辑部选用稿件的意图，进而提高稿件刊用率。