谢谢侬 李瑞轩:书摘：时间管理的终结：问题与行动

书摘：时间管理的终结：问题与行动

作者:sdtcj   标签：职场时间管理工作效率职业发展2010-12-28 08:56 星期二 晴　　　　　　　　　书摘：时间管理的终结：问题与行动
　　
　　　　要有更多的时间，就要少做一些事情，有两种办法可以做到这一点，但必须同时使用：1）列一张简要的“要做事务清单”（to-do list）。2）列一张“不要做事务清单”（not-to-do list）。
　　
　　　　要有更多的时间，就要少做一些事情，有两种办法可以做到这一点，但必须同时使用：1）列一张简要的“要做事务清单”（to-do list）。2）列一张“不要做事务清单”（not-to-do list）。
　　　　下面是一些帮助我们开始行动的假设情境：
　　　　1．如果你有心脏病，每天只能工作2小时，你会做什么？
　　　　不是5小时，不是4小时，也不是3小时——只有2小时。这不是我给你画的终点，而是你的起点。另外，我已经听到你脑子里的嘀咕了：真是太好笑了。根本不可能！我知道，我知道。如果我告诉你，你让自己不停运转、每晚只睡4小时，只能活几个月的时间了，你会相信我吗？也许不会。尽管如此，仍有上百万的新生儿母亲一直在这样做。这个训练是必须的。医生警告过你，3个心脏搭桥手术之后，如果在术后头3个月你不把工作量缩减到每天2小时，你就会死去。你会如何做呢？
　　　　2．如果你第二次心脏病发，只能一周工作2小时，你会做什么？
　　　　3．如果有一把枪指着你，要求你停止4/5的耗时工作，你会去掉哪一些工作？
　　　　要达到简洁就要做到不留情。如果你不得不停止4/5的耗时工作——电子邮件、电话、谈话、文件、会议、广告、客户、供货商、产品、服务等等——去掉哪些才可能保证收入影响最小化？可以每个月试一次，这种尝试既能保证你的健康，又能保持一切正常运营。
　　　　4．我最经常做哪3件事情来填充时间而让自己挺有成就感？
　　　　这些事情通常被用来推迟其他更重要的行动（一般是一些令人不舒服的行动，因为重要的行动可能会遭遇失败或者被拒绝）。老实说，我们每个人都做过这种事情，想一想你常用哪些磨蹭性的事情来搪塞自己呢？
　　　　5．学会问：“如果这件事是我今天惟一完成的事情，我会对今天满意吗？”
　　　　在没好好想清楚主次轻重之前，不要坐在办公室里或者坐在你的电脑前。否则你的一天就可能在阅读无聊的电子邮件和脑筋一片混乱中度过。今晚之前就列好明天要做的事情。我不推荐使用Outlook或者用电脑来列“要做事务清单”，因为这样会使清单得以无限制地增加。我用一张标准大小的纸折三次成2英寸×3.5英寸大小见方，正好可以放进衣服口袋，限制自己只专注于几件事情。
　　　　每天要完成的重要事情永远不能超过两件。永远不要。即使所有事情都非常重要，也没这个必要。如果陷身于一大堆看上去都很重要的事情里面——我们大多数人都会遇到这种情况，试着认真地考虑一下每一件事情，然后问自己：“如果这是我今天惟一完成的事情，我会对今天满意吗？”
　　　　为了避开那些表面上紧急的事情，你可以问问自己：“如果我不做这件事，会有什么后果？它值得我推迟重要事情来做它吗？”如果到目前为止，你今天甚至还没有完成一件重要的事情，就请不要为了避免5美元的延期罚款而用最后一小时的工作时间去还一张DVD碟片。请先把重要的事情做完，再去付5美元的罚款。
　　　　6．在电脑屏幕上做一个Post-it便条或者在Outlook里做个备忘录，一天至少提醒自己三次：“我是不是在用各种各样的杂事来避开最重要的事情？”
　　　　7．不要同时做几件事情。
　　　　我要重申一遍你早已知道的事实。一边刷牙一边打电话一边回电子邮件，是不可能的。一边吃东西一边上网查资料一边发短消息，也是不可能的。
　　　　如果你合理地安排了主次轻重，根本没必要同时做好几件事。这是“任务蔓延”（task-creep）综合症的体现——做很多事让自己有成就感，其实成功完成的很少。重复一遍：每天最多安排两件重要的目标或者任务。每一件事都从头到尾无干扰地单独完成。分心只会带来更多的中断和失误、更少的净利润和更低的满意度。
　　　　8．在宏观和微观层面应用帕金森法则。
　　　　应用帕金森法则在更少的时间内完成更多的工作。精简计划，缩短时限，才能做到专注行动和防止拖延。
　　　　从每周和每天的宏观层面上，可以尝试在每周一和（或）周五放假，每天下午4点前停止工作。这将有助于你分轻主次轻重，也可能有助于你开展社交活动。如果你面对的是一个非常严格的老板，我们会在后面的章节里讨论应对他的具体细节。
　　　　从微观层面上，要尽可能精简“要做事务清单”，并尽可能缩短时限来提高行动的速度。
　　　　（管理资源网www.earm.cn/曹×2008-10-20整理）
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　　　　摘自《新贵阶层的生活指南：每周工作4小时》，[美]蒂莫西•费里斯（Timothy Ferriss）/著，徐慧玲/译，湖南文艺出版社2008年4月出版。