记者体验防刺背心:宁波市建设档案网-档案信息化详细内容

〔内容提要〕数字城建档案馆的建设已成了各城建档案馆近几年业务建设的头等大事，期间取得成果的同时也产生了不少问题。为使数字城建档案馆建设良性发展，笔者认为正确理解数字城建档案馆的概念、建设数字城建档案馆所需的条件及建设数字城建档案馆应正确处理好的几个关系很重要。本文对此做了一些简单阐述。
The construction of digitizing urban constructive archiveshas being the most important things in the constructive archives inthe recent years. Achivements have been made together with manyproblems. Inorder to make the construction of digitizing urbanconstructive archives step toward right develop, I think the accurateunderstandance of conception of digitizing urban constructivearchives、the demands to construct digitizing urban constructivearchives and the relations should be well settled are very important.〔关键词〕数字城建档案馆数字技术条件关系
《全国城建档案信息化建设规划与实施纲要》里写道：“数字城建档案馆是城建档案信息化工作的又一个里程碑，各省（直辖市、自治区）要认真总结近几年城建档案数字建设的经验－·一带动本地区数字化城建档案馆的建设①”。为达到这个目的，更好地建设数字城建档案馆，那就要正确理解数字城建档案馆的概念、建设数字城建档案馆所需的条件及建设数字城建档案馆应正确处理好的几个关系。
一、对数字城建档案馆的理解
数字城建档案馆是信息社会数字技术广泛应用和网络技术高速发展的产物，也是二十一世纪城建档案馆发展的必然方向。要真正理解数字城建档案馆，先要了解数字技术。
数字技术是随计算机技术的发展而产生和发展起来的，它是把任何形式的原始信息如人们可以直接感受到的声音、文字、图像等光信号，通过专用设备如扫描仪、采集卡等转换成电信号，再把这些电信号转换成计算机可识别的数字信号记录下来，最后通过计算机和其它专用设备，再把这些数字信号还原成光信号。这种技术被称之为数字技术。只有经过数字技术处理后的信息，才能转化为数字信息，并通过各种数字化辅助设备实现数字信息的贮存、传输和提供利用。
数字城建档案馆是一个数字化系统，仅仅实现馆藏档案的数字化是远远不够的。我们理解数字化城建档案馆是一个由数字化信息、数字化信息的管理、传输和提供利用组成的整体。数字化信息是基础，数字化信息的管理是手段，数字化信息的传输是保障，数字化信息的提供利用是目的，几者相互依存，共同完成数字城建档案馆高密度存贮、快速传输和无地域、无时限资源共享的功能，最终实现以用户为中心、以数字化信息资源服务为目的的服

务模式。
二、建设数字城建档案馆所需的条件
（一）资金保障
建设数字城建档案馆所需资金与其它城建档案事业建设相比数额是巨大的。一般建设数字城建档案馆的开支从广义上讲由两部分组成，即硬件开支和软件开支。硬件开支是指购置各种专业设备和环境改造所需的资金。由于现行的档案馆保管的主体是纸制档案，保管设施、提供利用的形式和阅览场所都是以此为中心设计的，不能满足数字信息的保管和提供利用的要求，需进行一整套包括信息转换系统如计算机、扫描仪……，电子档案保管系统如防磁、防尘专用设备，数字信息传输系统如网站及支持网络传送的通讯线路等各种基础设备、设施的购置和建设，还有适应数字城建档案阅览的场所。软件开支是指保障数字城建档案馆正常运行的技术开支和人力开支。将现有的馆藏档案转化成数字档案，除必要的硬件设施还必须有相应的技术支持，如购置、开发一定数量的应用软件，对现有人员进行专业技术培训，系统维护和数据库转换等。所有这一切都需要充足的资金做保障才能得以实现。缺少资金保障，数字城建档案馆的建设和发展将受到很大程度的制约。
（二）资源保障
数字城建档案馆海量存贮和快速传输的功能，要求档案馆要有足够多的可传输的数字信息。现行档案馆的馆藏档案多以纸制、音像、声像材料为主要载体，电子文件和数字信息少而又少，这势必影响到数字城建档案馆信息的传输和信息的提供利用，造成信息停滞和利用需求的阻断，这正所谓巧妇难为无米之炊。加快档案馆原始信息的数字转换进程和电子文件的积累，保证可传输数字信息的数量，并不断补充、更新和完善是满足社会各界的广泛利用需求，使数字城建档案馆正常运转，保持旺盛生命力必不可少的一环。
（三）人力保障
数字城建档案馆的建设对人员结构和知识结构提出了要求。一方面，面对各种计算机、网络等技术含量的专业设施，需要一批具有相关专业知识的技术人员进行日常维护、维修，从而保障各种专业设施的正常运行。另一方面，随着专业技术水平的提高和信息化进程的加快，各种应用管理软件需要不断升级、更新，相应的软件开发人员也是不可缺少的。再有，各级档案管理人员的知识结构也要做出调整，除熟练掌握档案专业知识外，还要加强现代知识的学习，掌握基本的计算机知识、网络知识、数据库管理知识及电子文件的管理知识，具备一定的适应数字化建设发展需要的基本技能，才能处理好数字化的信息，做好数字化资源的服务。
三、建设数字城建档案馆应该正确处理的几个关系
（一）入与出的关系
数字城建档案馆在建设和运行中，有效地缓解了传统城建档案馆在馆藏空间上不足的矛盾，拓展了城建档案馆的服务功能，提高了工作效率，但也带来了新的问题，即录入与检索、保密与开放、资源共享与资源权属关系等问题。这些关系如果处理不好，就容易产生要找的内容找不到、泄密、侵权或信息内容被恶意删改问题。为避免这种尴尬局面，处理好入与出的关系，必须做好以下几点：一是根据不同信息载体形式，选择通用性好、存储质量好、存储容量大的存储格式，便于信息的流通，减少信息的丢失；二是规范文件的标识如名称、编号、主题词、关键词和逻辑结构等，便于对文件进行

组织、分配和检索；三是依据国家有关规定和本地区、本馆的实际情况，对馆藏档案中准备上网公布的档案，进行档案内容、价值以及档案权属关系的鉴定，严格区分开放、，限制开放和不开放档案、一般档案和珍品档案、受知识产权保护和非产权保护的档案，分门别类做出对应的业务处理和技术处理，如严禁不开放档案和受知识产权保护的档案上开放网络，限制开放档案、珍品档案只公布档案目录并加注限制使用说明，对上网公布的档案进行防删改、防复制和部分加密等技术性保护处理，防止泄密、侵权或信息内容被删改的发生。
（二）纸质档案与电子档案的关系
随着数字城建档案馆建设进程的加快，电子档案的数量逐渐增多。它们一部分来源于新进馆的，一部分来源于由其它载体形式信息向数字信息转换过程中形成的，与传统的纸质档案相比，各有所长，各有所短。纸质档案的信息内容附着在纸质载体上，与纸质载体密不可分，因此真实性和原始性容易鉴别，凭证作用和法律效力也就比较强。但受载体形式限制，纸质档案信息密度比较小，所需存储空间比较大。电子档案的信息内容通过光、电信号的相互转换附着在磁盘、光盘上，不能在载体上直接读取，必须通过计算机等专用设备的再转换，虽然信息存储量大，节省了贮存空间，但在信号转换过程中，由于受载体的保管条件、存贮介质的稳定性和技术操作等因素的影响，容易造成信息的丢失或删改，且不易被察觉，因此对电子档案的真实性的鉴别有一定难度。我们要对电子文件从形成到归档整个过程既要统一领导，明确分工，严格管理，还要相互支持，才能保证电子文件及其归档后形成电子档案的原始性、真实性和完整性。②
《中华人民共和国电子签名法》己于2004年8月颁布，2005年4月1日起施行。《电子签名法》规定电子签名与传统手写签名和盖章具有同等的法律效力。有了《电子签名法》的保驾护航，电子文件的接收与归档案工作应有新的突破，例如电子档案与纸质档案的双套保存制应该取消。
（三）现实与发展的关系
长久以来，如何提供可持续的优质服务使文件利用者能及时获取准确、可靠、真实、完整和有用的各类文件，一直是世界各国文件和档案工作者共同奋斗的目标，也是文件和档案工作者随社会进步不断迎接的挑战，数字化时代的到来更是加重了这一挑战。近年来，各国档案工作者在寻找适合电子文件的管理方法方面作出了种种努力。文件连续体模式是被国际档案界广泛认可的，可适用于档案学背景下的一切文件管理，包括电子和非电子的档案和文件管理③。它的定义是：“从文件形成（包括形成前文件管理系统的设计）到文件作为档案保存和利用的管理全过程中连贯一致的管理方式”④。文件形成、保存与长久利用应纳入一体化管理。城建档案馆也不例外，应该改变工作模式，用文件连续体理论指导城建档案工作，实现文件的连续管理、全程管理、前端控制，并注重文件元数据的提取与运用。
计算机技术和网络技术的飞速发展，使得与之相适应的各种硬件设备和技术软件、应用软件不断更新、升级。但很多单位在引进软件系统时不考虑兼容性问题，只考虑到眼前现实而未兼顾未来发展，导致原有数据的不可读和不可利用。在以后系统设计中应增加元数据的设计。元数据是描述文件背景、内容和结构及其管理过程的数据，是结构化或半结构化的信息，可以保证同领域内或跨领域间的文件的形成、登记、分类、访问、保管和处置。文

件管理元数据可以用于对文件以及下列要素进行识别、确认和证实以说明其背景关系：形成、管理、维护和使用文件的人、流程、系统以及文件管理政策。文件管理元数据的作用之一是为高效、成功的实现从一种计算机平台到另一种计算机平台的迁移提供支持⑤。数字城建档案馆的建设在立足现实的同时一定要兼顾未来。
作者：张辽亚 大学 馆员 原载《浙江档案》2005年论文集