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关于印发广西壮族自治区水利厅
公文处理实施办法的通知
厅机关各处室、厅属二层单位，各市水电(水利)局：
现将经2008年8月6日第六次厅长办公会通过的《广西壮族自治区水利厅公文处理实施办法》印发你们，自印发之日起施行。自治区水利厅办公室2001年12月制定的《广西壮族自治区水利厅公文处理办法》(桂水办〔2001〕19号)同时废止。
二○○八年八月十二日
广西壮族自治区水利厅公文处理实施办法
第一章   总  则
第一条  为贯彻实施《国家行政机关公文处理办法》(国发〔2000〕23号)和《广西壮族自治区国家行政机关公文处理办法实施细则》(桂政发〔2007〕59号)，使自治区水利厅公文(包括电子公文、电报，下同)处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作效率和公文质量，结合我厅的实际情况，制定本办法。
第二条  本办法所称公文，是水利部门在公务活动中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。
电子公文指厅机关、厅直属二层单位按照《国家行政机关公文处理办法》、《广西壮族自治区国家行政机关公文处理办法实施细则》和本办法，通过电子公文处理系统形成的公文电子数据。
通过认定的电子公文处理系统生成、存储及传输的电子公文，与相同内容的纸质公文具有同等效力。
第三条  厅机关、厅属单位的公文，以及市水行政主管部门报送水利厅的公文，适用本办法。
第四条  公文处理是指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第五条  公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。
第六条  公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。
第七条  各单位(部门)的负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守本办法并加强对公文处理工作的领导和检查。
第八条  水利厅办公室是水利厅公文处理的管理机构，主管水利厅的公文管理工作并指导水利系统的公文处理工作。
第九条  各单位(部门)应当设立文秘部门或者配备专(兼)职人员负责公文处理工作。
第二章  公文种类
第十条  行政机关的公文种类主要有：
(一)命令(令)
适用于依照有关法律和行政法规公布规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。
(二)决定
适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
(三)公告
适用于向区内外宣布重要事项或者法定事项。
(四)通告
适用于公布社会各方面应当遵守或者周知的事项。
(五)通知
适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项；任免人员。
(六)通报
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
(七)议案
适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。
(八)报告
适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
(九)请示
适用于向上级机关请求指示、批准。
(十)批复
适用于答复下级机关请示事项。
(十一)意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
(十二)函
适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
(十三)会议纪要
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
第三章  公文格式
第十一条  公文一般由份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关、印发日期和份数等要素组成。
(一)涉及国家秘密的公文，应当依照《水利工作中国家秘密及其密级具体范围的规定》等有关法规，标明密级、保密期限和份数序号。
(二)紧急公文应当根据紧急程度，在公文首页右上角分别标明“特急”、“急件”，凡需当天或24小时内办结的公文标识“特急”，需3个工作日内办结的公文标识“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”，凡需立即或当天办结的标识“特提”，3日内办结的标识“特急”，5日内办结的标识为“加急”，10日内办结的标识为“平急”。电报的紧急程度由拟稿部门(单位)认真掌握并标识，未标识者一律视为“平急”。如需同时标识密级、保密期限和紧急程度的，按照秘密等级、保密期限在上、紧急程度在下的次序用黑体字分两行顶格标识在版心右上角，密级和保密期限中用五角星隔开。紧急程度及密级由拟文处室(单位)标识。
(三)发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称；联合行文，主办机关排列在前。如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。发文机关标识除明电外，用红色标识。
(四)发文字号应当包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标注主办机关发文字号。
(五)上行文应当注明签发人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
(六)公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
批转或转发文件，一般应将批转或转发件的标题全文录出，不能以文号代替标题，不应重复出现“通知的通知”等字样。会议通过的文件，应在标题之下、正文之前加括号注明会议名称和通过日期。
(七)主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或规范化简称、统称。主送机关标识在标题下空一行，左侧顶格，回行时仍顶格。没有抬头的文件，主送机关标注在分送栏中，位于抄送机关之上。
(八)公文如有附件，应当注明其顺序和名称。附件应在正文下空1 行左空2字标识。附件顺序号用阿拉伯数字，回行按其顺序顶格。标注的附件名称与实际所附的文件、材料名称应完全一致，一般应与主件装订在一起。
(九)公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。对单一机关行文和两个单位联合发文，落款处如盖印章，发文机关名称可省略；三个以上单位联合发文，所有的行文单位都要署单位名称，将印章加盖在单位名称上。
(十)成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。
(十一)公文如有附注(需要说明的其他事项)，应当加圆括号居左空2字，标识在成文日期下一行。
(十二)公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词，即向水利部行文，应按《水利部公文主题词表》要求标注主题词；向自治区人民政府行文，应按《国务院公文主题词表》要求标注主题词。各市水行政主管部门和厅属单位向水利厅行文，水利厅向各市水行政主管部门或各有关单位行文，应按《水利部公文主题词表》要求标注主题词。主题词置于公文末页抄送栏上方。
(十三)抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或规范化简称、统称。
(十四)印发机关置于抄送栏左下方，印刷时间以打印日期为准。印发机关栏右下侧注明份数。
(十五)公文应当标识页码，空白页和空白页后的页不标识页码。单面印刷的，用阿拉伯数字标注在每一页公文的下端居中；双面印刷的，用阿拉伯数字标注在每一页公文的右或左下端。
第十二条  适用于行政处罚、行政复议、行政收费、水利纠纷调处等事项处理的法律文书公文，参照法律、法规、规章、规定及国家、自治区法制部门规定种类和习惯制作格式文书。
第十三条  本办法中未说明的公文其他组成部分的标识规则，参照《国家行政机关公文格式》(GB/T9704—1999)国家标准执行。
第十四条  公文用纸一般采用国际标准A4型(210mm× 297mm)，左侧装订。文字从左向右横排，一般情况下，每页排22行，每行排28个字。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。发文机关(文头)推荐使用小标宋体字套红，不得印发黑头文件。文件标题用2号小标宋体字。批语、按语用3号楷体字。发文字号、正文、签发人(签发人的姓名用3号楷体字)、主送机关、附件名称、发文机关、成文日期、抄送栏等均用3号仿宋体字。紧急程度、秘密等级、主题词(词目用3号小标宋体字)和正文中的小标题用3号黑体字。
第四章  行文规则
第十五条  行文应当确有必要，注重实效。
第十六条  行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。因特殊情况必须越级请示和报告时，应当抄送被越过的上级机关。
第十七条  水利厅依据本部门职权可与自治区人民政府其他部门互相行文，也可向下一级政府的相关业务部门行文。除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。如需行文，应报自治区人民政府批转或由自治区人民政府办公厅转发。因特殊情况需向下级政府正式行文的，应报自治区人民政府批准，并在文中注明经自治区人民政府同意。
水利厅内设行政机构除办公室外，不得向厅直属单位以外的单位正式行文；厅直属单位不得向各市、县(市区)人民政府及其部门正式行文，涉及属地管理事项，确需行文的，应当以函的形式行文。
自治区防汛抗旱指挥部办公室的行文范围，根据其职责范围确定。
第十八条  水利厅可与自治区人民政府其他部门、市人民政府、相应的党组织和军队机关联合行文，与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。
第十九条  水利厅办公室可与自治区人民政府其他部门办公室、市人民政府办公室、相应的党组织和军队机关的办公室联合行文，与同级人民团体办公室和具有行政职能的事业单位的办公室也可以联合行文。
厅直属单位可向厅联合行文。
第二十条  联合行文应当明确主办部门。发文内容与其工作职能最密切的单位为主办部门。
第二十一条  报送水利厅的公文，须经水利厅办公室统一处理。
第二十二条  向下级机关的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。
第二十三条  “请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。当两个上级机关共同负责处理某一事项且不分主次时，应同时主送两个机关，且需在两个主送机关规范名称之间用“并”字连接。
“报告”不得夹带请示事项。
第二十四条  除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。
第二十五条  受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。
第五章  发文办理
第二十六条  发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、核稿、会签、审核、签发、复核、登记、缮印、用印、分发等程序。
第二十七条  草拟公文应当做到：
(一)符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出政策、规定等，要切实可行并加以说明。
(二)情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。
(三)公文的文种应当根据行文目的、发文的职权和与主送机关的行文关系确定。
(四)拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。
(五)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
(六)结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”。
(七)应当使用国家法定计量单位。
(八)文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
(九)公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
第二十八条  核稿。草拟的文稿须经部门(单位)负责人核稿。未经部门负责人核稿签字的文稿，不可直接送厅办公室审核和厅领导签发。
第二十九条  会签。对涉及其他部门职权范围内的事项，应在充分协商并取得一致意见后方可行文；如有分歧，经协调仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请有关领导协调或裁定。
联合行文一般由主办单位首先签署意见，协办单位依次会签。政策法规性和规章性文件，一律由厅政策法规处审核会签。属于重大政策法规性的文件，由厅政策法规处主办，相关业务部门会签，报厅长办公会审议。
第三十条  审核。公文送负责人签发前，应当由办公室进行审核。审核的重点：是否需要行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。
第三十一条  签发。水利厅向水利部等中央部委、自治区党委、自治区人大常委会、自治区人民政府、自治区政协上报的重要文件以及向自治区编制委员会、自治区党委组织部、自治区人事厅、财政厅等部门的重要行文，需提交厅党组会或厅长办公会审议，由厅长签发或由厅长授权副厅长签发；属于重大的规划编制、部门预算编制、重大工程、政策法规性、人事任免、干部奖惩、资金分配计划、水利(人饮)项目计划安排、重要工作计划、推荐评优的发文，需提交厅党组会或厅长办公会审议，审议通过后，属人事任免、干部奖惩的由厅长或厅长授权的副厅长签发，其他由分管厅领导签发；其他一般性的业务上行、平行、下行文由分管厅领导签发；日常性、事务性和常规性的通知、便函，可由厅办公室主任签发。
厅领导一般不直接签发未经厅办公室审核的文件。经签发后的文件，原则上不能再改动，如需改动，需征得签发人的同意。
第三十二条  复核。公文正式印制前，文秘部门应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。
第三十三条  登记、缮印。公文经领导签发后，即可登记和缮印。发文主办单位为厅机关内设机构的，由厅办公室负责缮印；发文主办单位为厅直属单位的，自行缮印。
第三十四条  校对。主办部门(单位)负责发文的校对。
第三十五条  用印、分发。发文统一由办公室加印公章。主办部门(单位)负责文件的分发，并完善签收手续。
第三十六条  凡厅领导主持召开的会议，由厅办公室或有关业务部门负责记录，形成会议纪要，呈送主持会议的厅领导审签后印发。
第三十七条  市水行政主管部门和厅属单位报送水利厅的公文份数应符合水利厅的要求；水利厅报送水利部或自治区人民政府的公文份数也应符合上级办理的要求。
第三十八条  代自治区人民政府草拟或送审的文稿，应附上文稿磁盘、文稿引用和涉及的有关文件、法规或材料。
第三十九条  一般性公文，办公室审核时限为2个工作日，厅领导审签时限为3个工作日；紧急公文，办公室审核时限为1个工作日，厅领导审签时限为1个工作日；需经厅党组会或厅长办公会审议的发文，需在最后发文时限前7个工作日以上提交审议；行政审批公文，办公室审核时限为1个工作日，厅领导审签时限为2个工作日。
属于紧急发文的，如遇厅领导出差在外，可由厅办公室主任请示签发的厅领导同意后，先发文后补签发。
第六章   收文办理
第四十条  收文办理指对收到的公文的办理过程，包括签收、登记、拟办、审核、批办、承办、催办(督办)等程序。
第四十一条  公文由文秘部门或专(兼)职人员统一签收、登记。通过会议途径收到的公文，收文者应及时交文秘部门或专(兼)职人员登记处理。
第四十二条  对收到的公文，有下列情况之一者，经办公室负责人批准后，可以退回呈报单位并说明理由。
(一)内容不符合国家的法律、法规和其他有关规定的；
(二)要求办理或解决的事情不属于本机关职权范围或不应由本机关受理的；
(三)无特殊情况和理由而越级请示的；
(四)属于呈报单位职权范围内处理的事项而要求本机关处理的；
(五)内容涉及有关部门但未经有关部门协商、协调，或不符合会签程序的；
(六)一文多事，多头请示的；
(七)不盖印章的；
(八)报告中夹带请示事项的；
(九)其他违反《国家行政机关公文处理办法》、《广西壮族自治区国家行政机关公文处理办法实施细则》以及本办法规定的。
第四十三条  公文签收、登记后，文秘部门或专(兼)职人员应视公文的内容和性质，按照业务分工及时、准确地提出拟办意见送办公室负责人审核后交有关部门(单位)办理，需两个以上部门(单位)共同办理的应明确主办部门(单位)，同时分送相关承办部门(单位)。内容涉及多个部门而难以分送的，由负责文秘工作的领导裁定。
涉及资金分配计划、重要会议通知、领导同志批示、重大项目建设以及要求推荐评先评优的来文，须先呈送厅长和相关厅领导阅示，并同时送承办部门阅办。属于推荐评先评优的来文，送人事教育处商相关部门办理。
第四十四条  送批公文，如厅领导外出，视情况可采取等待、越级审批、送代管负责人审批、专程送批、电话请示后直接送承办部门(单位)办理。厅领导审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。厅领导对文件要及时批阅，一般件2个工作日内批阅，急件当天批阅。
第四十五条  承办部门收到交办的公文后，应当及时办理，不得延误、推诿。来文有时限要求的，要按照时限要求办结；来文无时限要求的，一般件5个工作日办结，急件2个工作日办结，特急件当日办结。按时限办理确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应当天退回厅办公室并说明理由。
第四十六条  公文办理中遇到有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商。如有分歧，主办部门主要负责人要出面协调；如仍不能取得一致的，可以报请有关领导协调或裁定。
第四十七条  按有关规定报到自治区政务服务中心水利行政审批窗口(简称水利窗口)的公文，由水利窗口按自治区政务服务中心的有关规定办理。
第四十八条  送批或交办的公文，厅办公室要负责催办、督办，做到紧急公文跟踪催办、重要公文重点催办、一般公文定期催办。
第七章  建议和提案办理
第四十九条  人大建议案和政协提案办理工作按照公文处理办法处理。根据国务院办公厅的有关规定，人大建议和政协提案的办理原则是：认真答复、积极主动、实事求是、注重实效。具体要求如下：
(一)凡属有条件解决的问题，要集中力量解决。
(二)因条件所限一时不能解决的问题，要纳入规划，积极创造条件逐步解决。
(三)确实不能解决的，要实事求是地向人大代表和政协委员说明理由，解释清楚。
(四)涉及到其他政府部门的，要积极主动征求其他部门的意见。
(五)要注重深入实际、调查研究。在有条件的情况下，提倡面对面征求代表和委员的意见。
第五十条  对人大建议和政协提案的答复应做到：
(一)内容要符合党中央和国务院的有关政策和国家法律法规，符合实际情况。
(二)要按规定的格式、要求答复。
(三)对所提的问题和要求，应逐条答复，说明清楚。
(四)答复的口气要诚恳、谦逊，文字要通顺、简明。
(五) 部门(单位)的领导要认真审核，严格把关。
第五十一条  按照全国人大常委会办公厅和全国政协常委会办公厅的要求，建议、提案的答复应标明办理结果分类，办理结果分为四类，规定如下：
(一)所提问题已经解决或基本解决的，用“A”标明。
(二)所提问题正在解决或列入规划逐步解决的，用“B”标明。
(三)所提问题因国家政策不允许或者目前条件限制以及其他原因需待以后解决的，用“C”标明。
(四)所提问题留作以后参考的，用“D”标明。
第五十二条  人大建议的答复应主送建议的人大代表每人1份，并同时抄送自治区人大常委会办公厅、自治区人大联络工作委员会、自治区人民政府办公厅、督查室各1份。政协提案的答复主送提案的每一位政协委员1份，并同时抄送自治区政协提案委员会、自治区人民政府办公厅、督查室各1份。
第八章  公文归档
第五十三条  公文办理完毕，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，主办部门(单位)负责及时整理(立卷)、归档。个人不得保存应当归档的公文。
第五十四条  归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值分类整理(立卷)确保归档公文的齐全、完整，正确反映本机关的主要工作情况，以便于保管和利用。
第五十五条  联合办理的公文，原件由主办机关整理(立卷)、归档，其他单位保存复制件或其他形式的公文副本。
第五十六条  本机关负责人兼任其他机关职务，在履行所兼职务职责过程中形成的公文，由其兼职机关整理(立卷)、归档。
第五十七条  由水利窗口办理的公文，公文办结后交公文涉及的业务管理部门(单位)负责整理立卷归档。
第五十八条  归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。
第五十九条  拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求，只能用黑墨水钢笔、签字笔。
第九章  公文管理
第六十条  公文由文秘部门或专(兼)职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。
第六十一条  上级机关的公文，除绝密级、密码电报和注明不准翻印的以外，确因工作需要翻印的，经报自治区党委办公厅批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数、序号、密级和印发范围，翻印件视同原件管理。
第六十二条  公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章，视同正式文件妥善保管。
第六十三条  公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止视作自废止之日起不产生效力。
第六十四条  不具备归档和存查价值的公文，经过鉴定并经办公室负责人批准，可以销毁。
第六十五条  销毁涉密公文，应当进行登记，并到指定场所，由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。清退秘密公文，按有关规定办理。
第六十六条  机关合并时，全部公文应当随之合并管理。机关撤销时，需要归档的公文整理(立卷)后按有关规定移交档案部门。工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按有关规定移交、清退。
第六十七条  密码电报的使用和管理，按照有关规定执行。
第十章  电子公文管理
第六十八条  厅机关各处室、驻大院厅属各单位的所有以水利厅及水利厅办公室名义发文办理（保密件及政务中心水利窗口批复件除外）均通过OA办公系统流转。
第六十九条  电子公文发文校对由拟稿人负责。各处室主办的发文由厅办秘书将厅领导签发的定稿发送拟稿人，由拟稿人校对；厅属各单位主办的发文由厅属各单位校对、印发。
第七十条  主送厅机关各处室、厅属二层单位(大院外厅属单位除外)的各类公文不再印发纸质文件，由主办部门(单位)负责将正式公文通过OA办公系统发送至各部门(单位)专(兼)职文秘人员邮箱。
第七十一条  纸质收文(保密件除外)经厅办电子化处理后通过OA办公系统流转。不适合电子化处理的收文由厅办摘录来文主要内容后仍通过OA办理传递，该纸质收文由承办部门(单位)到厅办公室签领。
第七十二条  承办部门(单位)收到厅办转办的收文后，要在“办理情况”栏中签“已阅”进行签收。
第七十三条  电子公文归档。发文归档：由主办部门(单位)将需归档的正式发文通过OA办公系统进行归档，同时将2份纸质文件及发文处理笺进行归档。收文归档：承办部门(单位)收到厅办转办文之后，即对来文进行分类，需归档的，由承办部门(单位)专职(兼)职文秘人员到厅办签领纸质来文。来文办结后由承办部门(单位)负责归档（含纸质文件及电子文档）。
第七十四条  为及时办理收发文，各处室(单位)应指定1名专(兼)职文秘人员负责处理收发文。各处室(单位)专(兼)职文秘人员上班时间应进入办公系统，及时办理收发文。若专(兼)职文秘人员出差，处室(单位)领导应安排其他人接替，保证公文及时办理。
第十一章  附  则
第七十五条  厅办公室对上级机关和本机关下发公文的贯彻落实情况应当进行督促检查并建立督查制度。
第七十六条  本办法自发布之日起施行。《广西壮族自治区水利厅公文处理办法》(桂水办〔2001〕19号)同时废止。
第七十七条  本办法则由自治区水利厅办公室负责解释。