荣事达旗舰店:学习、实践、交流、提高(公文处理)1

文秘工作是一项重要的工作
（一）
 
一、什么是文秘？文秘工作的范围有哪些？
文秘工作说到底是一种管理工作，是带有辅助性质的管理（辅助领导进行管理）。它具有政治性（重要性）、
综合性和应用性的特点。
文秘工作的范围：
一是文书和秘书工作。包括公文的收、发、传、查办；印章的管理；领导指示的传达；信息和调研等。
二是文书档案的收集、整理、归档、立卷、保管、查阅利用。
三是接待和行政事务、会议的准备。
四是高层次的工作内容，如对领导指示落实的查办、对各项管理制度执行的检查、对文件要求完成的事项
进行跟踪查办、对上级批复或通知内容的落实等。
下属公司的文秘岗位，还兼带诸如人事、统计、行政后勤等工作。
二、文秘岗位职责和文秘人员职业道德
主要职责：
一是参谋助手。围绕着企业中心任务，开展信息与调研工作，准确、及时、全面地整理编写信息，向领导
提供各种真实新鲜的信息，以供领导决策。在文件起草、校核把关、会议预案的准备中提出预案或意见。
通过办文、办事的经常性的基础工作发挥办事效能，提供参谋服务，又提供事务性服务，成为领导的直接
助手。
二是综合协调。这是文秘的一个主要职能。
三是督促检查。这是文秘岗位的重要职责。
文秘岗位的重要性，要求文秘人员必须具备较高的综合素质。
职业道德：
素质是成事之基，立身之要。在当今现代企业制度框架之下的企业，对文秘岗位的政治素养、专业知识、
综合能力、心理素质、人际关系、思想观念等方面提出了更新更高的要求。
忠于职守：热爱本职岗位，忠诚事业，认真钻研业务。
甘于奉献：牺牲休息、随时候命、召之急来，来之能战、战之能胜。
服从领导：就是要有严格的工作纪律。
实事求是：任何场合必须公正不掺加个人观点；端正文风，恰如其分，不夸大或缩小。
谦虚文明：窗口和门面形象的要求，也是个人素质的综合展现。
保密守纪：保密观念和习惯是必备的素养。
除上述外，还要有能胜任岗位的写作能力；为领导出谋划策的助手能力；有协调左右、沟通上下的处事能
力；有善于调查研究、为领导提供信息的统筹能力；以及热情大方、有礼有节的交际能力。
三、文秘工作实务及要求
（一）公文处理---指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
公文的种类：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议
纪要。我们爱华集团现在主要使用的公文种类有：决定、通告、通知、报告、请示、批复、函等13项。
公文处理的基本要求是：迅速及时、准确周密、安全保密、规范统一。
收文。
第一步是签收，第二步是登记，第三步是审核，第四步工作是拟办，第五步是催办和督查，第六是公文归
档。
发文
发文的原则是确有必要，注重效用；部门内设机构除办公室外，不得对外正式发文；向下级的重要行文，
应当抄送集团总公司；请示文件应当一事一请；发文程序包括草拟、审核、签发、复印、缮印、用印、登
记、分发等。
主题词
主题词是一些概念为基础的，规范化的，具有组配性能，并可显示词间语义关系的词和词组。
主题词为公文的主题意思、中心内容和文种的集中体现，反映了文件的全部实质和形式的内容。
（二）用印管理----是文秘工作最常见也是最主要的工作。不管什么单位，对用印的管理是十分严的。印
章实际是一个法人对所盖章的内容表示全部真实或充分表达真实意思的承诺。用印管理基本原则是：严格
程序、必经审批、用印登记、外出定人、保管保险。
严格程序：用印必须经过批准、登记，财务部门也要建立财务章用印审批和登记制度。
必经审批：审批是用印的前提。
用印登记：登记表不可太粗，尽可能将用印的文件尤其是合同的主要内容登记下来，特别是要注明时间、
份数。
外出定人：因特殊情况公章须带离办公场所的，必须在审批后，由专用人陪同。
保管保险：平时入保险箱保管，切忌在文秘人员个人办公桌里保管。
用印位置在成文日期上侧，要求上不压正文，下要"骑年盖月"。
（三）信息调研---文秘人员能动性工作，也是考核一个文秘人员综合素质最重要的一个依据。信息传递，
上情下达，沟通左右，这是文秘人员最基本也是最基础性的工作。
一是要有这项工作的心。有心才能有思，有思才能有为，有为才能有果。
二是要学会思考。每个信息、每个调研专题都要认真地思考，去伪存真，由表及里，由此及彼。
三是要口勤、手勤、脑勤、脚勤。
四是要乐于奉献。牺牲休息时间，比其他人多一些工作时间，而且信息工作无偿的。

企业常用公文的写作及要求

（二）
 
公文顾名思义就是公用的文章（公务文书），是一种已经被使用者所认可、形成固定模式和要求的文章，
是具有法定效力和规范性体式的书面材料，是政府机关、企事业单位内部往来和外部交换信息的传递形式。
公文的格式
公文的格式包括标题、主送机关、正文、附件、发文机关和成文时间。
标题是由发文机关名称、事由和文种组成，除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
主送机关即公文的主要行为对象或主要受理单位，顶格写，写作称或规范化简称或同类机关统称。
正文是公文主体或核心内容部分，表述公文内容和制文意图，由开头、主体、结尾组成。
附件是随文附上的有关材料，包括文字、图片、图表、统计数字等，应在正文之后，成文时间之前，注明
附件的顺序和名称。
发文机关即落款或署名，是公文的法定作者。印章除会议纪要外的所有公文都要按规定骑年盖月。
成文时间是成文的年月日，以负责人签发的时期为准。位于发文机关之下，稍偏右错开，一律用汉字书写。
公文语言的特点
准确贴切---公文语言不能用夸张、虚构、渲染、抒情等手法。
简洁严谨---用最少的词句表达最丰富的内容。言简意赅、文约意丰。
朴实庄重---语言端庄稳重、朴实平直。公文的语言必须合乎规范，俗语、俚语都不应写入公文。公文　是处
理公务应该朴实庄重的，而不是个人情怀的表达，不宜体现个人风格。
得体规范---说话做事恰当、合适。不同的文种采用不同的语气就称之为得体。规范就是指符合约定俗成或
明文规定的标准，用字用词、语句、标点符号、数字、缩略语、计量单位都要符合规范。
公文语言运用的方法
第一，选择恰当的词语。多用直义词，少用或不用委婉的词，避免发生歧义。
第二，广泛使用公文惯用词。所谓惯用词即公文中经过不断发展变化沿袭下来和习惯用语以及定型化、规
范化的语言格式。
第三，多有"的"字结构。使语言具有简明、经济的表达效果。
第四，适当选用文言虚词作为公文惯用语，慎用方言、口语。如"之"的使用。
第五，是适当使用模糊词语。如原则上、一定的、尽快、适当、妥善等。但在时间、地点、人物、情节和
结果等不能使用，而是要求表达精确。
第六，科学地选择句式。公文基本上采用主谓句，有较长的句，用介词结构作修饰语。
企业常用公文主要有下行文的通知、通报、批复、决定和会议纪要。上行文的报告、请示；平行文中的函
等。
一、通知
通知适用于批转各类公文，传达要求下级办理、周知或者执行的事项，任免人员。它是下行文，主送单位
必定是下属。
真叙、明了、开门见山和直截了当是通知的特点。强调各公司的通知都要抄送到集团总部。
二、报告
报告是向上级汇报工作，反映情况，答复上级询问所用的公文，在公文中属于上行文。它的主送单位必定
是发文单位的上级主管。
三、请示
请示用于向上级主管请求指示、批准。用的最多的是人事的聘任、制度的出台以及固定资产的购置等。
请示要求一事一请，不能多事一请。凡请示类文件，在正文下方必须标明联系人及固定电话，上行文必须
有签发人，文件上的签发人与发文原稿中的签发人应该是同一人。
四、会议纪要
会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。具有指导性、纪实性、概括性的效果。
会议纪要的写法大致可分集中概述法、分项叙述法、发言提要法。
五、信息
信息应包含时间、事件、人物、效果以及给人们的提示等，一句话信息或调查研究式的重头文章，都离不
开这些基本的要素。要开动脑筋,善于发现身边的小事和平常事,通过思考来给领导提供信息参谋作用。
各公司必须于每月五号前把上月的动态信息上报到集团办公室，文秘岗位人员就是信息宣传员。
六、会议记录
会议记录是文秘人员的基本功，是一项经常性的工作。
会议记录应包括：时间、地点、与会人员、主持人、记录人、列席人员、请假人等，然后是议题、与会人
员发表的意见和表态，最后是形成的决议或统一意见。
能位相宜要求具有岗位要求的工作能力和工作业绩。
 
 
 

怎样提高写作能力

（三）
 
写作，作为人们进行交际，沟通思想，传递信息，传播知识的手段，是每一个有文化人都必须掌握的一门
基本技能。写作，是每个企业管理人员"常常用得着的基本工具，"也是搞好本职工作必须具备的一　种起
码的素质。文秘人员作为企管群体中的一部分，是为领导处理日常工作和决策服务的，调查研究，综合情
况，提供信息，撰写文稿，处理文电，这是文秘人员的主要职责。如果没有具备较高的写作理论修养和专
业写作能力，可以肯定地说，那是很难做好岗位工作。
一、文秘写作应具备的条件：
第一要有一定的写作水平。平时要多积累知识，如果没有丰富的知识，那么，把一篇文章写好，那是做不
到的。懂得怎样写文章。如果一个文秘工作者不懂文章的具体写法，那么会出现不分段，或格式不对，或
语句不通，或根本就没有把文章中心意思写清楚。
第二必须遵守党的方针、政策。"笔下有财产万千，笔下有人命关天，笔下有是非曲直，笔下有毁誉忠奸。"
这说明了文秘写作的政策性和严肃性。
第三要坚持实事求是，真实地反映客观情况。求实是一切工作的准则。秘书工作是为领导决策提供依据的，
尤其应该实事求是。文秘写作的内容必须从实际出发，真实地反映事情的本来面貌。在使用材料时，要老
老实实，实实在在，成绩就是成绩，缺点就是缺点，不能弄虚作假，张冠李戴，随意编排组合，也不允许
搞什么"合理想象"。
第四要多作调查研究。写文章不进行调查研究是不行的。比如，要一个文职人员写一份产品说明书，如果
不去调查的产品，不去研究这个产品，那么，光凭想象也是写不出的。作为文秘人员，有更多的机会去深
入了解，深入调查一些相关事情，写文章才有材料。
第五要掌握文秘写作范围。如果连文秘写作的范围都不清楚，那就够不上资格当文秘人员。
（一）行政公文：命令、议案、决定、指示、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪
要等。
（二）日常应用文：调据类、告启类、书信类、电文类、合同类、公关类、记录类等。
（三）专用文书：包括计划、总结、调查报告、经济合同、经济活动分析报告、简报等。
（四）宣传文稿：新闻消息、通讯、评论和广告等。
（五）法律文书：起诉状、申诉状、答辩状等。
（六）学术论文（经验交流文章）。
第六要有相应的素质。如果没有一点素质，写出来的文章从思想上来看，也是低沉的，或思想内容不健康
的，文章的质量也不高。一个文秘工作者要具有四个方面的素质：理论修养，工作作风，智能结构，服务
理念。
第七要精心构思，拟制写作提纲。写任何一篇文章，都要进行构思，打草稿，拟制写作提纲。构思是文章
整个写作过程中的重要的一个环节，也是决定文章优劣的前提前。文秘写作的构思有一个主体被动接受到
发挥主体创造性思维的转化过程。构思也就是通常所说的打底稿。这个底稿往往是一个或详或简的纲目，
将这个纲目写到纸上，反复修改，就是列提纲，这是文秘写作构思最常见的基本方法。
二、提高写作水平的有效途径
一个称职的文秘工作者，必须具有运筹能力、办事能力、调查研究能力、组织协调能力、交际能力、文字
表达能力和操作现代化办公设备的能力。其中文字表达能力是最重要、最基本的，也是实现其它能力的基
础。可以这么说，文字表达能力是文秘人员的基本功，是"看家"的本领。因此，学好文秘写作，努力提
高文字表达水平，是十分重要和不容忽视的。
那么，怎样才能有效地提高文秘写作的能力呢？具体说来，主要应注意以下三点：
端正态度，培养兴趣，自觉学习文秘写作。
不管干什么事情，必须有正确的态度和浓厚的兴趣，这样才有动力，才乐于去干，并想方设法去把工作干
好。学习文秘写作也是如此。写作，是一种复杂、精细的精神生产，是一项十分严肃而艰苦的创造性脑力
劳动，决不是轻而易举、一蹴而就的事情。爱因斯坦说过：热爱是最好的老师。对写作有强烈的责任感和
浓厚的兴趣，热爱写作，热爱到"忘我"、"痴迷"的程度，"衣带渐宽终不悔，为伊消得人憔悴"，"每
　有会意，便欣然忘我"，乐此不疲，如饥似渴地去钻研，废寝忘食地去琢磨，持之以恒，锲而不舍，这样
就一定会学得好，学得入门，就会不断地取得进步。
学习文秘写作基础知识，借鉴优秀作品。
提高写作水平，到底有没有"秘诀"？我们的回答是否定的。那么，写作有没有规律可循、方法可求呢？
我们的回答又是肯定的。任何事物都有其内在的必然联系即规律性，任何物质产品和精神产品的制作都有
其特有的方法和技巧，写作当然也不例外。那种认为写作无规律可循、没有什么理论的观点，是唯心主义
不可知论的反映，是完全站不住脚。古人说："写作无秘雇作文有要道"，"定体则无，大体须有"，这
种认识是符合辩证法的。众多的文秘写作教材（包括网络博客等），都是前人文秘写作经验的科学总结，
揭示文秘写作的一般规律、引导人们掌握文秘写作方法和技巧的理论。特别有必要学习语法、修辞、逻辑
等基础知识。
要提高文秘写作能力，还应有意识地选读一些范文，以作借鉴。鲁迅说过："凡是已有定评的大作家，他
的作品，全部就说明着'应该怎样写'。只是读者很不容易看出，也就不能领悟。"巴金也曾谈到阅读对
写作的密切关系时说：读多了，读熟了，常常可以顺口背出来，也就能慢慢地体会到它们的好处，也就能
慢慢地摸到文章的调子和作法了。但我们也应认识到：读书是读他人之书，作文是作自己之文；借鉴只是
从中汲取营养，经消化后成为自己的东西；而不是生搬硬套，模仿抄袭，"依葫芦画瓢"。
勇于实践，坚持多练习、多修改。
写作是一种技能，技能的提高要靠实践。实践出真知。立足于多写多练，这是提高写作能力最有效的途径。
如果只读不写或少写，那就会眼高手低，所学知识，将无用武之地，写作水平也就止步不前。清人唐彪深
有体会地说："多读乃藉人之功夫，多做乃切实求已功夫；其益相去远矣。人之不乐多做者，大抵因艰难
费力之故；不知艰难费力者，由于手笔不熟也。若荒疏之后作文艰难，每日即一篇半篇亦无不可；渐演至
熟，自然易矣。"天道酬勤，勤能补拙。只有勤学若练，坚持不懈，才会熟能生巧，运笔自如，真正学到
本领。
作为文秘人员，多写多练固然重要，但每次拟稿时，还要进行仔细的修改。多修改自己的文章也是提高文
秘写作能力的一个重要环节。多改符合人们认识客观事物由浅入深、由片面到全面的规律，也是写文章责
任心强的一种表现。文章频改，工夫自出。事实上，多一次认真修改，就多一份写作的体验，就多一项具
体的收获。作为称职的秘书人员，要有高度的责任感，养成修改文章的良好的良好习惯，虚心听取领导和
同志们的意见，克服怕人挑"刺"的思想，对每一篇文章反复推敲，精思细改，这样写作能力才能迅速地
提高。
三、学点写作基础知识
(一)现代汉语语法知识
毛泽东讲过：我们的许多同志，在写文章的时候，十分爱好党八股，不生动，不形象，使人看了头痛。也
不讲究文法和修辞，爱好一种半文言半白话的体裁，有时废话连篇，有时又尽量简古，好象他们是立志要
让读者受苦似的。
现代汉语语法---现代汉语的组词成句的规则。
句子是由词组成的，一个词在句子中担任什么"职务"，不能担任什么"职务"，能跟哪些词发生组合关
系，不能跟哪些词发生组合关系，也是有规则的。
这里有两个内容：一是句法，即有关句子构造的规则；二是词法，就是有关词的使用的规则。
学习语法，可以培养和提高语法分析能力：一方面能分析句子结构，能准确地理解文意，另一方面能改正
病句，正确运用语法来表达，提高写作水平。

语法知识包括：①句子和句子成分---主语、谓语、宾语、定语、状语、补语；主谓句、无主句、独词句；
②词类和句子成分---实词和句子成分:名词、动词、形容词、数词、量词、代词;实词的附类和合成谓语:
方位词、趋向动词、能愿动词、判断词；虚词及其作用:副词、介词、连词、助词、叹词；③词组和句子成
分；④连谓式和兼语式；⑤同位成分、外位成分和独立成分；⑥复句和复句内部的各种关系---并列、连贯、
选择、递进、转折、假设、条件、因果、目的；⑦多重复句和紧缩句；⑧语气：直述、疑问、祈使、感叹；
⑨标点。点号：句号、问号和感叹号；分号和冒号；逗号和顿号。标号：引号、括号、省略号、破折号、
连接号、书名号、间隔号、着重号。
由于时间关系，结合实际着重讲一下，句子和句子成分和标点两个内容（常见常用、常犯的急需解决的问
题，）。
句子和句子成分
1、句子---表达一个完整意思的语言单位。
①直述一个事实：
"我是爱华集团公司的一名员工。"
②提出一个问题：
"下半年的工作怎样安排？"
③发出一个号召（指令）：
"不断推进非公企业的党建工作。"
④对人与事的评价"赞扬"：
"阮丹文（阮总），好样的！"
以上都是独立地表达了一个完整的意思，这就叫做句子。
2、主语、谓语、宾语
句子里，担任一定职务的成分（句子成分），一般的有6种：主语、谓语、宾语、定语、状语、补语
主语---谓语述说的对象（主体），表示"谁"或"什么"；
谓语---对主语加以述说，表示"怎么样"或"是什么"；
一般情况下，一个句子不论长短都有主谓语，如果没有主语就显得"没头没脑"，如果没有谓语，就显得
"有头无尾"。因此，主语和谓语是句子的主要成分。
※包云青是爱华集团办公室副主任；
※大家辛苦啦！
※善良求真，和谐发展。
一般句子不仅仅包含主语和谓语，常见的：主语带上别的部分，构成比较复杂的主语部分，共同作为述说
的对象；谓语带上别的部分，构成比较复杂的谓语成分，共同起述说的作用。但中心词仍是主语、谓语。
※投资4.5亿兴建的新台州大厦，是爱华控股集团奉献给台州人民的一座城市标志性建筑。
※幼小的焦淑红多羡慕焦克礼呀!
"中心词"---新台州大厦，城市标志性建筑，焦淑红，羡慕
宾语---用在动词谓语后边，表示"谁"，"什么"等意思的成分。
※金良宝负责工行代建项目。（负责什么）
※大家欢迎陶主席呀！（欢迎谁）
一般讲，句子中如果缺少必要的宾语，就会造成句子结构的残缺，致使句子的意思表示不完整。所以宾语
也是句子的主要成分之一。
3、定语、状语、补语
"主语-谓语-宾语"是句子的主干。定语、状语、补语是它们的枝叶。
定语---用在主语、宾语前边，表示"谁（的）"、"什么样（的）"、"多少"等意思的成分。常带"的"
 ※我带着爱华的徽标。
※一个洪常青牺牲了，千万个革命者站起来！
※初升的太阳照耀着雄伟挺拔的新台州大厦。
状语---用在谓语前边，表示"怎么样（地）"、"几时"、"哪里"、"多么"或者肯定、否定等意思的
成分。常带"地"
※他警觉地注视前方。
※我们马上出发！
※装饰任务很艰苦呀！
※爱华贵金属公司正在紧张有序地筹建。
※一年两个月后，他回到了爱华总部。
补语---用在谓语后面，表示程度，或者表示"怎么样"、"多久"、"多少次"等意思的成分。常用"得"
※严主任写文章动作快得很哪。
※他反复地思考了半天。
补语和宾语可以同时在一个谓语后面出现，有时补语在前，有时在后。有的动词谓语后边，可以连用两个
宾语，前一个指人，后一个指物。
※老板，快发给他们 钱吧。
能带双宾语的动词，一般含有给予、请教之类的意思。
6种句子成分在句子里的结构地位、基本次序和相互关系：
 
       主语        ||       谓语                宾语
定（的）           状（地）   补（得）  定（的）
                 
主语部分            谓语部分
 
※区党史办的王主任先简单地讲了一下全省的民企党建工作情况。
分析句子成分，目的是：
①为了把句子结构的内部关系搞清楚，正确理解句子的思想内容。
②为了检查句子是否完整，各成分的搭配是否得当，有效地改正病句。
标点符号<　DIV> 在书面上，说话时的各种语气，可以用标点符号表示。
标点符号是书面语言里的有机部分，每一个标点符号有一个独特的作用。
标点符号包括点号和标号两大类。
点号---句号、逗号、顿号、分号、冒号、问号、感叹号7种。
标号---引号、括号、省略号、破折号、连接号、书名号、间隔号和着重号8种。
点号可依表示停顿的大小分为三组：
 1、句号、问号和感叹号：
 这几个点号都表示一句话说完之后的停顿。
 ①句号---直述句一般在句末用句号。但两种情况应注意：
第一，句号也可以用在祈使句的末尾。
（直述句---告诉人一件事，用直述语气，语调平匀，句尾一般稍微下降）
（祈使句---表示命令、请求、禁止或劝阻，用祈使语气，语调逐渐下降）
不能说只有直述句句末用句号，也不能说用句号的句子就是直述句。
第二，直述句句末也可以用感叹号，用了感叹号的直述句，并不就变成感叹句。
（感叹句---表示赞美、惊讶、愤怒或恐惧，用感叹语气，语调先上升后下降）
②问号---疑问句一般在句末用问号。但两种情况应注意：
第一，有的疑问句，特别是其中的反问句，并不都要用问号，而是用感叹号。
※怎么能说女职工总归比不上男职工呢！意思是"不能说女职工总归比不上男职工。"
※不让我参加抗台值班，那怎么行啊！意思是"不行。"
两个都是反问句！
第二，用一个"问句"充当动词的宾语，要求回答的用问号，不要求回答的用句号。
※顺便打听一下，猎户老常来了没有。
※……不知凶手逃到哪里去了。
③ 感叹句---具有用途、语气和结构形式三个方面的特点，表示一句带有比较强烈感情的话完了以后的停
顿。兼有点号和标号的作用，凡表示赞叹、欢喜、愤怒、惊讶、叹息、请教等，都用感叹号。
2、分号和冒号：
这两上点号都表示句子内部的较大的停顿。这种停顿是同句子的结构、语气和意义相适应的。
①分号---凡是用分号隔开的部分，结构和意义一般都有较强的独立性。
适用分号的几种情况：
第一，多重复句的第一层如果是并列关系，而并列的各部分之间又没有关联词语，用分号隔开，层次才能
显得清楚。
※办公室工作有十大苦衷
第二，只有一层并列关系的复句，如果分句本身已经用了逗号，分句之间用分号隔开，结构上可以显得更
清楚。
※不少报告、文章，平铺直叙、泛泛而论比较多，吸引人的比较少；针对性不强，话说不到心里，引不起
共鸣。
第三，多重复句的第一层虽然都是并列关系，可是由于前后两部分独立性较强，也要用分号隔开，意思才
清楚。
※白天，战士们坚决守住自己的阵地；夜里，战士们向敌人进行猛烈攻击。
②冒号---后面一般都有较大的停顿。用不用冒号，完全依据行文的需要，因为冒号无论在语音停顿上或在
语气上都有一定的作用。
其主要作用是提示下文。有的既表示提示下文，又表示下文说明上文。
有几种情况不能用冒号：
※要加强对党才骨干的培养，也就是说：要放手让他们在实践中提高工作能力和协调水平。（上下意思，
结构、语气是连贯的）
※金师傅常常给我们讲："实践出真知，行不行，干干看"的道理。
这是定语，冒号不能用（要用冒号，就要把"的道理"去掉）。
※某某等人说什么："不要以为自己了不起，诬蔑群众是落后而愚蠢"，只能是"开发民智"的对象。
（"什么"后面用冒号就表示有较大的停顿，与下文诬蔑群众语气不连贯，不能用冒号）
3、逗号和顿号
①逗号---表示句子内部较少的停顿。是结构或语气上的需要。
第一，用在分句和分句之间
第二，可以用在较长的主语部分或必须强调的主语之后。
第三，动词和宾语之间，如果宾语是个主谓词组，或者宾语较长，也常用逗号点断。
第四，用在主语前边的状语，外位成分，插说成分，一般用逗号断开。
有两种情况用得不妥当：
    ※我把一切情况，都告诉了他们。
（语气没有明显的停顿）
※……体会到学习培训，是非常重要的。
（点错位置，"学习培训是非常重要的"是"体会到，"的宾语）
②顿号---表示句子内部最小的停顿。常用在并列的词或词组之间。其作用是隔开并列的成分，但是并列成
分之间不一定都用。即没有停顿的，不宜用。
※新、老员工都要加强团结。
※他是十二、三岁的孩子。
标号
 1、引号---包括双引号、单引号。引文用双引号，引文中的引号用单引号。其主要作用是表示引用文字（话
语）有出处，还有表示突出，表示否定，表示讽刺等作用。
2、括号---三种作用：一是注释性的，表示括号内的词语是文章中的注释部分；二是插叙性的，表示括号
内的词语是插叙一种情况；三是订补性的，表示括号内的词语是对上文的订正或补充。
常用圆括（ ），方括[ ]，六角括〔 〕。
注意括号和句号、逗号的使用位置。
①句内括号：即括号里的词语只是词句子的一部分有关，应紧接那一部分之后，点号在括号之后。
②句外括号：即对全句或全文加以注释的，可以放在句号之后，如注明引文出处，或撰稿人等。
防止滥用：
※有的问题没讨论。（如"下基层调研问题"）
（如，"下基层调研问题"。或，……讨论"下基层调研问题"。）
※他的爱国主义思想（表现在他的作品中的）是很突出的。
（表现在他的作品中的爱国主义思想是很突出的。）
3、省略号---主要四种作用：一是表示引用现成文章的省略；二是表示列举的省略；三是表示话音的断续
或延长；四是表示沉默或正在思考。
4、破折号---主要用法三种：一是表示下文对上文的解释、说明或总结；二是表示意思　的转折或说话的中
断；三是表示意思的递进。还有加在副标题前边引出下文，代替引号。
5、连接号（与破折号差不多，只是占的位置稍短一些，可以一个字也可以两个字，破折号两个字以上。）
---它的主要作用有两种：一是表示时间、地点、数目等的起止。二是表示相关的人或事物的联系。
6、书名号---包括双书名号、单书名号。用于书籍、文件、报刊、文章等的名称，一般用双书名号；书名
号内再用书名号时，双书名号在外，单书名号在里面。
7、间隔号---三种主要作用：一是表示年、月、日之间的分界；二是表示人名中间的分界；三是用在书名
与篇名之间表示分界，或在诗词格调名称与诗词具体题目之间表示分界。
8、着重号---表示文中需要强调的部分。（在公文写作中极少运用）
标点符号，常用的就是上述15种，还有8种标号：
①专名号（--）---用于表示人名、地名、朝代名等。现在一般不用，只在不用会引起误解时才用。
②范围号（～）---用于表示低限到高限之间的阿拉伯数字。
③注释号（※）---（也可以用圆圈内写数字或括号内写数字）。它是在文章标题或语句后面用一个注释号，
然后在本页下面或全文的后面进行文字注释。
④隐讳号（×）---用于代替不便写出的某人、某地、某事等，占一个字位置。（现在有的不用隐讳号，而
用字母代替）
⑤虚缺号（□）---主要用于标明文字有缺漏，无法查明。有时还可以用来标示不便写出来的文字，有意空
缺；有时也用来修改文章时，表示另起一行的意思。
⑥斜线号（/）---（又叫隔行号），用于转录、引用原诗时，隔开诗行，隔开词句；又可以表示停顿，有
时用来隔开标题与标题，或放在标题和署名之间；有的用于标示往返列车。
⑦象声号（^^^^^^）--（又叫曳引号）,是一条曲线，占两个字位置。现在不用了，标示声音的延长，又
表示声音抑扬的符号。
⑧点滴号（△或▲）--用在排列点滴短文或简讯时的每条开头。
标题的标点符号
文章标题，一段不用标点符号，但根据内容的需要，部分标题还是用了标点符号（报纸上经常看到的），
用得较为普遍的是问号、感叹号、破折号、引号。也有顿号、逗号、间隔号、省略号的。
但标题末尾只能用问号、感叹号，不能用句号。
文章用了适当的标点符号，更能准确地表示文章的思想内容，表达丰富、生动的感情色彩，起到修辞的作
用，吸引读者的阅读。
(二)修辞常识
1、什么叫修辞？
修辞主要研究如何运用语言提高表达效果的方法和规律。说得通俗一些，就是研究怎样把话说得好一些。
包括"消极修辞"和"积极修辞"两大类。
消极修辞---重点在"防范"，防止用词造句方面的毛病。目的是使语意表达得明白、确切。
积极修辞---重点在"提高"，主要研究如何使语言更加准确、鲜明、生动地表情达意。
2、为什么要学习修辞？
一篇好的文章，除了在内容方面有正确的主题思想、观点和精确的材料，还要根据内容的需要，善于　选用
恰当的表现方法，因此必须学习修辞。
毛泽东说过："如果一篇文章，一个演说，颠来倒去，总是用几个名词，一套"学生腔"，没有一点生动
活泼的语言，这岂不是语言无味，面目可憎，象个瘪三么？"《反对党八股》
又说："我们的许多同志，在写文章的时候，十分爱好党八股，不生动，不形象，使人看了头痛，也不讲
究文法和修辞……好象他们是立志要让读者受苦似的。"《合作社的政治工作》
由此可见，学习语言，掌握修辞规律，是很有必要的。
3、消极修辞。
主要解决（防范）用词不恰当，语言不明晰，感情失分寸等问题。
①（词彩）用词欠妥
火药：发现--发明
碗：  摧毁--打碎
两人：协商--商量
不要迟到：鼓励--提醒
借：书籍--书
②（词彩）重复累赘
今天大扫除，大家赶快迅速地马上动手。
③（语意）语意含糊
※在杭州，我碰到了报社的老张和一个同事。（同事是谁，如果是老张的，应写"和他的"，如果是我的，
应写"和我的"）
※正好是"八一"建军节前夕，我们到海警支队33012艇去参观学习。
④（语意）逻辑不通
※今天开会不知道他为什么不来，一定是对我们的工作安排有意见。（不清楚原因，为什么就"一定是
对……"）
※最近业务比较很好。
⑤（情态）意思相近，但采用不同的语气，感情色彩就不一样。
反问句：这个道理十分明白。--这个道理难道不十分明白吗？
感叹句：他的建议对我们很有启发。--他的建议对我们的启发多大呀！
疑问句：不要再说了！--不要再说了，好不好？
陈述句：老师，你给我们再讲一课。--老师，我们想听你再讲一课。
4、积极修辞
就是掌握和运用一些常用的辞式，让人读起来有趣味，听起来带劲，让人读了听了信服，感动，起共鸣。
修辞原则，就是结合情况，让形式为内容服务。
①结合社会现实，有的放矢。
毛泽东讲："我们无论做什么事，都要看情形办理，文章和演说也是这样。"
②结合自然现象，亲切自然。
"到什么山上唱什么歌"。
③注意语言环境，顺理成章。
※"一个人能力有大小，但只要有这点精神，就是一个高尚的人，一个纯粹的人，一个有道德的人，一个
脱离了低级趣味的人，一个有益于人民的人。"
④注意服务对象，讲求效果。
毛泽东讲："共产党员如果真想做宣传，就要看对象，就要想一想自己的文章、演说、谈话、写字是给什
么人看、给什么人听的，否则就等于下决心不要人看，不要人听。"
5　、常用辞式
①"比喻"、"借代"、"比拟"是为了把话说得更加生动形象些。
比喻--就是打比方。是借两件事物的相似点进行类比的一种修辞方法。
明喻--叫人一看就知道是在打比方，"甲象乙"。
※"我们的某些同志却象一个小脚女人，东摇西摆地在那里走路，老是在埋怨旁人说：走快了，走快了。"
《关于农业合作化问题》
暗喻--就是不明显的比喻，"甲是乙"，不露比喻的痕迹。
※"它是站在海岸遥望海中已经看得见桅杆尖头了的一只航船，它是立于高山之巅远看东方已经光芒四射
喷薄欲出的一轮朝日，它是躁动于母腹中的快要成熟了的一个婴儿。"《星星之火可以燎原》
借喻--只出现喻体，不出现本体。"乙代甲"。说的是喻体，指的是本体。（简练、形象、生动）。
※有些同志则仅仅把箭拿在手里搓来搓去，连声赞曰："好箭！好箭！"却老是不愿意放出去。《整顿党
的作风》
（喻体：搓箭不放，不提本体"只是赞美理论而不愿意应用于革命实践。"
借代--不直接说出事物的名称，而用另一种与其密切有关的事物名称来代替。
※在工程管理上，他是一把好手。（好手--严格、认真、技术好）
※不要浪费一针一线。（针线--任何极微小的东西）
旁代--我们的准则是党指挥枪，而决不允许枪指挥党。（枪--军队）
对代--就是事物相应的方面互相代替。具体--抽象，部分--整体，泛指--特指。
比拟--把人当作物或把物当作人，或把这一物当作另一物来描写的一种修辞方法。
※《卜算子.咏梅》--将景色赋予了人的品格
风雨送春归，飞雪迎春到。已是悬崖百丈冰，犹有花枝俏。俏也不争春，只把春来报。待到山花烂漫时，
她在丛中笑。
②"夸张"、"对比"--是为了把对事物异乎寻常的感觉，真切有效地表达出来，或把爱憎感情更加鲜
明生动地传达给读者或听众。
夸张--就是抓住客观事物的特征，加以适当地夸大或缩小的修辞方式。
※《七律.长征》
五岭逶迤腾细浪，乌蒙磅礴走泥丸。
五岭山脉（大庾(yǔ宇)岭、骑田岭、萌渚(zhǔ煮)岭、都庞岭、越城岭）虽然绵延起伏，却在红军眼里不
过是微波细浪；乌蒙山脉尽管雄伟高大（海拔2300米），却在红军眼里也只不过是小小的泥丸。
注意事项：
A、要合理。（以现实做依据）
鲁迅讲："燕山雪花大如席"是夸张，但燕山究竟有雪花，就含着一点诚实在里面，使我们立刻知道燕山
原来有这么冷。如果说"广州雪花大如席"，那可就变成笑话了。
B、要明显。（一看就知道）。
C、要自然。（真实感情的自然流露）。
D、科学论文不宜用夸张，公务写作也要慎用夸张。
对比--把正反两件事物，或相反两个意思对比着写出来。是客观事物的对立统一规律在修辞上的一种表
现。
A、两物对比--高尔基说："为了获得更大的说服力，必须把所拥有的思想和反对的思想对立起来。"
※爷爷七岁去讨饭，爸爸七岁去逃荒　，今年我也七岁了，高高兴兴把学上。（儿歌）
B、一物两面对比。--从一物正反两个方面说明问题，从而使人获得的印象更加鲜明深刻。
※共产党员在民众运动中，应该是民众的朋友，而不是民众的上司；是诲人不倦的教师，而不是官僚主义
的政客。
③"对偶"、"排比"--为了使语言更具有音乐性和节奏感，或者使语言更有气势些。
对偶--内容上相对、相拟、相连；表达上字数相等，语法相同，成为对子。（诗歌、春联）
相对--"横眉冷对千夫子，俯首甘为孺子牛。"
相似--"看菜吃饭，量体裁衣。"
相连--（因果关系）一着不慎，满盘皆输。
排比--是用内容相关，结构相似，语气一致的一组词句，排列在一起，来反映事物，阐明道理，表达感
情的一种修辞方式。
※不注重研究现状，不注重研究历史，不注重马克思列宁主义的应用，这些都是极坏的作风。
④还有13种修辞方式：
双关，歇后，设问与反问--是为了更好地启发读者深思，需要使语言的意味更加深厚些。
反语--为了加强语言的战斗性，有时所用的语言需要有讽刺的意味。
※把"党八股"说成是一个"创作"，把"历史罪人"说成"英雄"。                                                         
重复、层递--为了强调要说的内容，或者突出要说的重点、层次。
摹拟、呼告、示现--为了让读者身临其境地体会作者的话，或者让读者随作者一起进入意境。
跳脱--为了再现当时的特殊情境和气氛。
顶真、回环--借用语言的蝉联往复美，表现事物的连锁交互关系，增强表达效果。
（三）形式逻辑
形式逻辑--是关于思维或思维过程本身规律的科学。具体说，它是关于思维形式及其规律和某些简单逻
辑方法的科学。
1、形式逻辑是关于思维的科学。
思维--人的认识是一个辨证的发展过程，包括感性认识和理性认识两个阶段。
感性认识是由客观事物直接作用于感官而引起的，是对客观事物外部联系的认识和现象的认识，是认识的
初级阶段。
理性认识不同于感性认识，它是在大量感性材料的基础上，进行由此及彼，由表及里，去粗取精，去伪存
真的加工制作的结果。它是对客观事物的内在的、本质的认识，是认识的高级阶段。
理性认识就是思维。
思维对于客观事物的反映具有间接性、抽象性和概括性。
间接性--指思维只有在感性认识的基础上才能实现。
抽象性--指在人们反映客观事物时，抽取其本质的东西，舍去非本质的东西的过程。
概括性--指把通过抽象从部分对象中得到的本质的东西，推广到一类对象全体的过程。
思维与语言不可分。语言是思维的物质外壳，思维是语言的思想内容。没有语言，思维失去了赖以实现和
交流的物质手段，离开思维，语言也就成了毫无意义的东西。
形式逻辑以思维为对象，但不研究思维的一切方面，而只研究思维形式及其规律和简单的逻辑方法。
2、思维形式--是思维内容的一般结构，即不同思维内容所包含的相同的组成部分之间的一般联结方式（结
构）。
①思维形式是思维反映客观事物所采取的方式。
②思维形式是不同思维内容所包含的性质相同的组成部分之间的一般联结方式（结构）
③思维形式由常项和变项组成。（所有的S是P）
④思维形式包括思维的细胞－概念，以及由概念联结而成的判断，由判断联结而成的推理。
3、思维形式的规律--就是思维内容的一般结构的规律，即用概念组成判断和用判断组成推理的规律。
①同一律--在同一思维过程中，每一思维都与自身保持同一。
"A是A"。
注意防止：
※偷换概念和偷换论题（即在同一思维过程中，不加说明地用一个完全不同的概念或判断，去代　替原有的
概念或判断）
※混淆概念和混淆论题（即在同一思维过程中，把有某些联系或某些表面相似之处的不同概念或判断，当
作相同的概念或判断互相取代）
②不矛盾律--在同一思维过程中，一个思想不能是自身，又是对自身的否定。
"A不是非A。"
毛泽东说过："写文章要讲逻辑。就是要注意整篇文章，整篇说话的结构、开头、中间、尾巴要有一种关
系，要有一种内部的联系，不要互相冲突。"
就概念来说：在同一思维过程中，两个外延完全不同的概念（矛盾概念或反对概念）不能指称或反映同一
对象。※"缺席的到会者"。
就判断来说：在同一思维过程中，两个相反的判断（矛盾判断或反对判断）不能同时成立，其中必有一假。
违反不矛盾律的逻辑错误是"自相矛盾"。
※"祝家湾万亩荒山绿油油。"
※"故宫博物馆展出了两千年前新出土的文物。"
③排中律--在同一思维过程中，互相矛盾的两个思想必有一真。
"A或者非A"。
违反排中律的逻辑错误是"模棱两可"。
④充足理由律--任何真实判断都必须有充足理由作为根据。
公式：A真，如果B真，并且（如果B，那么A）。
就是一个判断A真，必须具有真实的理由B，并且由B真可以必然推出A真。其中B就是为A的立足理由。
违反充足理由律的逻辑错误是："虚假理由，推不出"。
※我不必学外语，因为我不搞外事工作。（推不出）
4、论证概述
论证---用已知为真的判断确定某一判断的真实性或虚假性的思维过程。
论证由论题、论据和论证方式组成。
论题是论证的主题与核心，是真实性和虚假性有待确定的判断。论题告诉我们，证明和反驳的是什么。
论据是论证的根据和支柱，是用来确定论题的真实性或虚假性的判断。论据告诉我们，用什么来证明和反
驳。
论证方式是论题与论据之间的联系方式。论证方式告诉我们，论据怎样论证了论题。
（四）修辞和语法、逻辑的关系
1、修辞和语法、逻辑三者的性质、任务不同。
语法---研究组词造句规律，从语法规则、习惯着眼，看句子通不通，怎样才通。
逻辑---研究思维规律和方法的，看说得对不对，怎样说才对。
修辞--研究如何运用语言提高表达效果的方法和规律，从语言的表达效果着眼，看说（写得）得好不好，
怎样说才好。
2、三者的密切关系：
三者都是写作的基本知识，对同样一句话（一篇文章），从它表达的思维方法着眼，是逻辑的事；从语言
结构规律着眼，是语法的事；从表达的效果着眼，是修辞的事。
①逻辑是修辞的基础。
一句话只有合乎逻辑，说得对，才能进一步考虑表达效果好；如果逻辑有错误，根本就谈不上修辞的好效
果。 ②语法是修辞的前提条件。
要想修辞好，先必须合乎语法，如果语法不通，同样不会有修辞的好效果。
※"雷锋同志，我们学习"--不合语法，主、谓、宾关系乱了。"我们（主语）学习（谓语）雷锋同志
（宾语）。"或者无主语句："向雷锋同志学习。"
※"因为我们学习解放军，所以我们学习雷锋同志"。--逻辑错误，向雷锋学习，不仅仅因为他是解放
军，这中间不是"因为"和"所以"的关系，不合事理。
※"雷锋同志是我们学习的旗帜"--用词不当，把人说成旗帜，不合习惯，不妥帖。改为"榜样"。防
止和纠正这类毛病就是消极修辞的任务。
※"雷锋同志的形象很高大"。--从语法，逻辑的角度没有毛病，但可以用积极的修辞手法，把话说的
更形象一些。"雷锋，山顶上的青松"，把"形象很高大"这个概念具体化了。
总之，语法、逻辑和修辞，各有各的任务，界限很分明。但并不是孤立的，而是互有联系的。就从前面的
例子来看，"因为"和"所以"固然是逻辑上有错误，可是用词不当也是个修辞问题，这两个词是虚词，
也属于语法的范围。所以三者密切关联，既有区别又有联系。
四、谈谈怎样写好总结
常有一些同志和我探讨如何写好总结问题。这里结合自己的认识和体会，试着从方法的角度谈谈怎样写总
结，一孔之见，不揣冒昧，抛砖引玉，只为促进交流，促进工作。善于总结会受益终生。概括来说，要明
白意义、懂得方法。要弄清范围，把握主题，合理结构，注意全面，突出重点，反映工作，精选材料，精
炼语言。
（一）明白搞好总结的意义，端正认识
总结是对前一阶段的全面回顾、检查、分析、评判，从理论的认识的高度，概括经验教训，以明确努力方
向，指导今后工作的一种常用文体。通过总结，人们可以把零散的、肤浅的认识上升为系统的、深刻的理
性认识，从而得出科学的结论，以便发扬成绩、克服缺点、吸取经验教训，使今后的工作少走弯路。
毛泽东说过：人类总得不断总结经验，有所发现，有所发明，有所创造，有所前进。可见总结是社会进步、
人类发展的重要一环，是指导和推动各项工作的一个步骤。总结的作用---推动工作前进的重要环节；寻找
工作规律的重要手段；培养、提高工作能力的重要途径；团结群众、争取领导的重要渠道。总结的特点---
客观性（对过去工作的回顾和评价，尊重客观事实，以事实为依据，内容实事求是，事例、数据可靠）；
典型性（要对成绩高度概括、归纳外，还必须从理论的高度总结概括经验教训，得出一些规律性"基本、
突出、本质"的认识和启示）；指导性（总结过去工作的成绩与失误及其原因，吸取经验教训，指导今后
工作）；证明性（总结表达手段是被动的，用自身实践活动中真实的、典型的材料来证明各个判断的正确
性）。基本目的---为今后的工作理清思路，指明方向，找出对策，鼓舞斗志，调动士气，少走弯路，提高
工作的质量和效率。不光为自己，也要为他人。可以说，总结是人类不断前进的法宝。
（二）弄清需要总结的范围，准确命题
总结范围，是指总结的具体指向。就是说一份总结材料，它所反映的只能是一定时间、一定空间、一定范
<　DIV align=left>围内的人和事。从性质角度划分---全面（综合）、专题；从主体角度划分---单位、部门、个人；从时间
角度划分---月、季、半年、年度；从形式角度划分---报告、汇报、小结、检查；从内容角度划分---经营
管理、党建工作、综治、双拥等。要根据"命题"要求，不能乱套。一般来说，单位总结、全面总结、年
度（甚至几年）总结、大型总结，无论从篇幅的长度、情况的复杂、材料的丰富、观点的提炼、经验教训
的分析，还是今后工作的安排部署，其要求都要高于与之对应的个人、小结、专项、短期之类的总结。因
此，有必要受到更多的关注，下更大的功夫。常见的问题，有的对主体把握不住，时而单位，时而个人，
时而他人，来回串岗；有的对总结的内容把握不住，全面总结不全面，或者面面俱到，一盘散沙，抓不住
重点，抓不住要领。单项总结太淡薄，几句话不痛不痒，雨过地皮湿，不解决问题。或者东扯西拉，张冠
李戴，没有围绕工作的主题来写，事倍功半。有的对小型总结掉以轻心，简短而言之无物。大型总结最缺
乏的是宏观把握能力，把握不住主题，回答不了事关全局的问题。包括观点的提炼，材料的取舍，经验体
会，问题原因，今后工作部署的重点把握。对于时间跨度较长的总结材料，容易出现忽视往年工作和过多
述及往年情况的问题，应当是篇幅上相对侧重于现在，兼顾过去。近期总结，有的觉得无话可说，惰于思
考，常常轻车熟路，把过去的、人家的某些例子某些话照抄过来，流于俗套，失去自我。
（三）确定总结的基本思路，明确框架
总结的文字格式，总结由以下五部份组成：1、标题；2、引子（前言）；3、主要工作情况；4、收获体会；
5、存在问题和今后工作打算。其中，主要工作情况、收获体会、存在问题等应作为整个总结材料的主要内
容来思考。在具体行文中，因事因人而异，结构样式、语言特色会有所不同。总结的文字要求，要客观、
准确、简炼、规范、生动、信息量大，根据要求，控制字数篇幅。
首先要构思一个好的基本框架。如何结构，写几个部分，每一个部分的中心思想是什么，写几点什么内容，
主要用什么材料，解决什么问题，各部分之间是什么关系，要安排设计好。常用的总结归纳式（综合式），
就是把材料概括为要点，按一定的次序分为一、二、三等条，一项一项地写下去。这容易条理清楚。分项
式（直叙式），就是把做的事情分几个项目，一项一项地写下去，再归纳出经验、问题三个顺序写下来。
这种结构单纯、易学。漫谈式（经验式），即按照实践经验，把自己的做法、认识、体会慢慢叙述出来。
这种方式多用于经验总结或报告。
其次要制作一个好的标题。主标题的基本要求是：全面概括，突出主题，准确定位，催人奋进。各部分次
标题也不可忽视，次标题是对每一部分中心思想的高度概括，它们共同作用，用来揭示整个总结的主题。
因此要精炼、深刻，准确概括所属部分内容的本质，使人一看标题就能大体明白这一部分的基本内容，而
且标题之间要相互呼应，构成内在的逻辑联系。
其三是要占有丰富的材料，亦称素材。好比高楼大厦，要靠一砖一瓦。缺少砖瓦，建不成高楼大厦。这些
素材，应该是工作过程中实际存在的，通过深入调查研究能够得到的，不是道听途说、胡编乱造的。对材
料的要求，除了真实，就是丰富，韩信点兵，多　多益善。实际上就要求作者深入工作生活实际，深入工作
一线采访调查，大量占有材料。调查研究做好了，取得了大量有价值的第一手材料，你的总结也就"手中
有粮心中不慌"了。
其四是要使用简明生动的语言。用通俗的语言，简明的语言，把事情说清楚，把道理讲明白，这是一种反
映表达（写作）能力的基本功。在此基础上，辅之与来自民间和基层群众的生动语言，进行加工创造，使
语言文字更加生动传神，更好的表现总结的主题，那就会为总结材料增色不少。我们看到，好文章总是十
分生动，十分感人的。当然，生动语言要靠平时注意积累，临时抱佛脚是勉为其难的。
其五是要排兵布阵，完成写作，形成作品。把结构设计合理，把主题把握准确，把材料丰富在手，把标题
安排恰当，把语言凝练到位，这还只是做好了总结的准备工作或前期工作，好比大厦有了图纸，准备好了
原材料，但这并不是大厦本身。要让原材料变大厦，还要充分发挥作者的主观能动性，创造性，依照一定
之规（总结的内在要求），进行生产，完成建造，这才能够形成产品（作品）。生产--建造--写作，这是
一个工作量很大，很费神的劳动过程，也是一篇大文章，难文章，不易做好，需要付出极其艰苦的努力。
这也就是为什么有些人，对于怎样搞好总结说得头头是道，轮到自己来写，就会遭遇书到用时方恨少的尴
尬，总觉得才思枯竭、难以为继的原因。因此我们要有艰苦磨练自己的思想准备，不要指望今天似乎明白
了总结的要领，明天马上就会写出很好的总结材料。但是有一句话是真理，那就是：勤能补拙，功到自然
成。惟有多读多思多写，才能拿出好的作品。
（四）努力掌握第一手资料，全面客观
总结既然是为了找出成绩和问题，吸取经验和教训，以利再战，就有必要对过去工作进行全面回顾，不能
顾此失彼。所谓全面，一是指基本情况、成绩问题和经验体会、今后打算，这几个重要的方面，都要进行
概述，一个方面都不能少。少了就不能算是一份真正意义上的总结，就会失去指导工作的意义。二是指上
述各个方面，每一方面自身的内容，也要全面反映。要对基本情况的各个方面进行综合反映，就要回顾当
初的打算、决心，碰到的困难和问题，采取解决问题的办法和措施，取得的成果--业务效果和社会效果，
各界的反映，对发展进步的意义作用等。分析问题，既要找出各个方面存在的问题，又要分析产生这些问
题的原因。需要注意的是，全面总结，并不意味着事无巨细，面面俱到，都用同样的篇幅、同样的笔墨去
反映。相反，必须有所取舍，有所侧重。就是说宏观上是全面的，微观上是有分寸的。
（五）必须抓住工作的重点，详略适宜
平铺直叙，面面俱到，没有重点或重点不突击，如"大而全"。就是文章的柜架大，所做的事情说得全；
"主次不分"。就是平均着墨，该详不详，该略不略。"流水账"，全过程，只写"干了什么"，不写"干
得怎么样"不作分析，平平淡淡。
事无巨细的总结一遍，是毫无意义的。常见有的把总结写成了流水账，有的写成了万年历，有的写成了杂
货铺，人们听了读了以后，感觉乱七八糟，不得要领，这是总结之大忌。人们的时间精力有限，必须抓住
最重要的工作情况加以总结。所谓重点，应是这些方面：单位的基本职责任务，上级部署的重要工作，有
关生产经营和职工群众关注的突出问题的解决，对社会产生较大影响的事件的处理，付出精力最多、倾注
心血最多的工作，你的得意之作，你的最大忧患，你的最深刻的经验体会，你的决心和希望，你的具体计
划等等。可以先把它们罗列出来，然后你就紧紧围绕这些你最爱最恨最牵挂的东西，去展开叙述---重点总
结。就企业来说，经营管理、企业文化、业务拓展、产业结构调整、安全生产、职工素质等是综合性总结
重点。综合总结中，有些事情，虽然不是经常性的职责，但在某一阶段，却成为了中心工作，使用了大量
的人力物力，取得了相应的成效，有必要进行总结，就要花费一定笔墨，认真进行总结。有一些事情，做
的也不错，但与工作主题相去甚远，或鸡毛蒜皮，意义不大，说了会冲淡主题，则不必多说。总之，重点
--应该做的，受关注的，费力大的，倾注多的，有影响的，特想说的那些事情。同时，一定要注意，这些
重点，要贴近时代，贴近生活，贴近群众，与时俱进。如何突出重点,要掌握详略适宜的原则。一是实则详，
虚则略。二是新则详，旧则略。三是特点详，一般略。
（六）围绕中心选生动事例，紧扣主题
材料积累是写作的第一步，但并非所有的材料都能进入作文，这就涉及到了材料的选择，简单地说，"选
择材料就是从积累的素材中提取文章所需的部分"。即要选择最能代表一般的典型例子来说明本质的东西，
这样才能给人留下清晰的印象，也会使主题更加鲜明。那么选材时都应注意哪些要求呢?
就是要围绕中心选材，做到选材准确，抓住中心，围绕主题，选择素材中最有代表性的材料。
例文：《一个富有创新精神的东方新港--记张家港港》
张家港港--近年来崛起的长江三角洲的新兴港口，现在已经为世人瞩目了。它从1970 年投产以来，已
经同世界上十八个国家和地区四十五个港口有货运往来，1985年货物吞吐量为三百四十多万吨，集装箱吞
吐量跃居全国第五位。一个六十年代的渔村、渡口能在短时间内建成一座东方大港，并作出如此成绩，与
港口兴业中的开拓、创新精神是分不开的。我们在张家港港听到的，看到的，感受到的一切都无不透出港
口的创新精神。
五个"第一"就是这种精神的集中体现。
首先，张家港港是国务院批准的第一个外轮进入内河港的港口。
第二，第一艘外国滚装船--日本的巴拿马籍轮船于1983年5月7日在张家港港靠岸。这在国内是前所未
有的。张家港港在领会对外开放政策的基础上，勇敢地作出这样的抉择，坚定地迈出了可喜的第一步，使
港口的发展上升到一个新的高度。港口对外开放从另一个角度来看，起到了为上海等大港分流的作用。这
样，既搞好了与国内港口的联系合作，又加深了与国外的交流。
第三，张家港港是第一个浮码头运输集装箱的港口。我们参观了港口的集装箱公司，那里堆放着花花绿绿
的集装箱，有20吨级的，有40吨级的。集装箱运输能提高运输效率。原来那种散装的运输，轮船要在码
头停留八九天；现在集装箱装卸只需一天。另外，集装箱还能节省劳动力，减少货物损坏，减少污染。浮
码头运输集装箱难度很大，因为码头是移动的，张家港港知难而上，在这个项目上夺魁，这是他们创新精
神的又一点表现。

第四，张家港港口是第一个浮码头停靠35000吨级外轮的港口。
第五，张家港港的水上木材运输速度居全国第一。
五个"第一"的桂冠就这样被张家港港摘走了。当然，这些成绩的取得是与国家的关怀分不开的。张家港
港地理环境优越，但更重要的是张家港港全体职工上下团结，同心协力地结果。他们的共同目标是为了把
张家港港建设成港口群体城市，因此，他们不甘心停留在现有的基础上，他们要不断地创新、开拓。张家
港港五个"第一"是近年来张家港发展成果的结晶，张家港港从一个荒滩发展成现在这个新兴港口，离不
开它本身的努力，更离不开改革开放精神的指导。港口好比一个窗口，一面镜子，它照出了改革开放是国
家必然采取的基本战略。愿张家港港--这颗黄金水道上的明珠，放出更耀眼夺目的光彩。(1988年江苏
省优秀作文)
作者从张家港港获得的感性材料是丰富的。"创新"则是作者最初的、也是最深切的感受。文章选择五个
"第一"，作为记写张家港港创新精神的基本材料，让人信服，令人振奋。较好地做到了选材围绕中心，
为主题服务。
我们都有这种体会，有时人家讲了半天道理，我们不知所云，而只要举一个例子，就会豁然明白。搞总结
也是一样。总结材料多使用抽象概括语言，看起来和听起来不如看小说听故事那样引人入胜，不容易给人
留下深刻印象。又因为总结材料一般比较全面，故篇幅也比较长，看和听的人常常感到很累，这会削弱总
结的作用。如果在材料中适当加入生动事例，情况就会大大改观。事例说明观点，观点联想事例，二者互
补，相得益彰。生动的例子才能加深读者的印象，为总结中的观点增强说服力，也会加深自己对某些问题
和观点的理解和记忆，为今后的工作留下一把思考和联想的钥匙。生动不是猎奇，不是编造，不是拔高，
而是来自于事例本身的鲜活。加入生动事例，实际还是用事实说话。当然事例也不一定是绝对的个案，可
以概括叙述，把几件同类的事情集中起来说，或使用一组数据，或借用外界的有关评价，来反映一种现象，
进而证明一种思想，一种观点。这是总结材料中的亮点，不可忽视。但是一定要注意，事例要精选，语言
要精练，勿过多过长！
（七）文章要有自己的特点，彰显个性
这里所说的特点，有三个意思：
一是要反映自身职责特点。比如，爱华与其他企业不同，各有自身特点。集团内部，各公司、不同的部门，
有不同的业务和职责，都有自己的特点。总结中就应当反映出它们各自不同的职责特点，不能写成"通稿"。
二是要反映自身工作特点。
三是要反映作者水平。不同的人执笔，会有不同的风格，要提倡广泛借鉴，独立思考，自成体系。不能东
抄西凑，千篇一律，看不出作者的能力和水平。把握主题，是要解决表达一个什么意思的问题。表现特点，
则是解决怎样表达这个意思，用什么语言、多少语言表达这个意思，用什么方式表达这个意思，怎样才会
收到一个好的效果的问题。语言上，有些人喜欢搞些"四六"句，读起来朗朗上口，有些人喜欢使用排比
句，显得很有力量，有些人喜欢工整对仗，显得整齐美观，有些人刻意雕琢，有些人娓娓道来，风格迥然，
殊途同归。只要能够言简意明，传情达意，不拘泥形式，不搞八股，就应当　允许，不必苛刻。百花齐放是
好事。
五、总结各部分的具体写法
标题
总结的标题有多种形式，最常见的一是文件式标题：单位名称、时间、主要内容、文种"四要素"组成。
如：《爱华控股集团2005年度经营管理工作总结》（单位名称-时间-主要内容-文种）。二是命题式标题：
主要是专题经验总结，只是内容概括，不标明"总结"二字。如《两心合一抓党建，善良和谐促发展》。
三是主副双标题：正题标明文章的主旨，副题具体说明文章的内容和文种，如《规范管理，夯实基础，加
快产业结构调整步伐---爱华控股集团有限公司2006年上半年工作总结》。
前言
前言也是总结的开头，力求简洁、开宗明义。用精炼、简短的文字，概括交待总结的内容；
或者说明所要总结的问题时间、地点、背景、事情的大致经过等；
或者将总结的中心内容、主要经验、主要成绩和效果作概况提示；
或者将工作的过程、基本的情况、突出的成绩与效益等作简单的介绍，为阅读、理解全篇总结打下基础。
主要工作情况
这是总结的主要部分，篇幅大、内容多，特别要注意层次分明、条理。常用的撰写思路有三种：
①      纵式结构---按事物或实践活动的过程安排内容。写作时，把总结所包括的时间划分为几个阶段，按时
间
②      顺序分别叙述每个阶段的成绩、做法、经验体会。这种写法的好外是：事物或社会活动的全过程清楚
明白。（写不好容易记流水帐）。
②横式结构---按事物的性质和规律的不同，归纳后分类别地依次展开写作，便使各层次之间呈现并列的态
势。这种写法的好处是：各层次的内容鲜明集中。采用此种写法的较多。
③纵横式结构---安排内容时，既考虑时间的先后顺序，体现事物的发展过程；又注意事物的逻辑关系，从
几方面总结出经验教训。此种写法，多数是先用纵式写出事物发展各阶段的情况（成绩、问题），然后用
横式归纳写出经验教训。
常见的外部形式也有三种：
①贯通式---适用于篇幅较小、内容单纯的总结。全文只用段落，而用标题、序数来显示层次。
②小标题式---将主体分为若干层次，每层加一个核心内容的小标题。重心突出，条理清楚。
③序数式---将主体分为若干层次，用"一、二、三"序号排列，层次一目了然。
实际运用中，小标题加上序数式用法最为广泛。具体内容的一般结构（撰写）规律是"四层论"---小标题；
提出问题或依据怎样认识这些问题（定义、作用、目的、危害性）；解决问题的办法、措施[层次（一）、
（二）、（三）或一是、二是、三是，或首先、其次、同时]；取得的具体成绩（具体表现：事例、数据等
说明）
收获（认识）体会
收获（认识）体会着重从思想认识（理念）来总结自身工作中得到的经验，是总结的重要部份。
（1）要求认真提炼归纳感受最深、思想提升最大、对今后工作具有指导意义和启示的思想理论认识。
（2）这种体会和认识可以是一条或几条，应是发自内心的和正确的。
（3）不要就事论事，要善于规纳上升为理性认识，具有一定的理论。
此部分篇幅应少于主要工作成绩部分，要求一定要有哲理性、思　想性、启示性。
存在问题和今后打算
·     实事求是、一分为二地看自己工作。不遮丑，勇于解剖。
·     对问题要进行归纳，找出存在的主要问题，不展开叙述。
·     根据问题提出对应措施或今后的工作打算。
此部分篇幅一般半页即可（有下一阶段工作安排的可稍长些）。