花椒水泡脚能减肥吗:葡挞生活 ? 资料管理：建立自己的系统

• 使用Scrapbook作为个人资料管理系统
• 资料管理：建立自己的系统
• 资料管理：清理，备份和同步
• 资料管理：个人笔记管理
• 资料管理:整理电脑上的音乐/照片/电子书

前面我们讨论过使用Scrapbook作为个人资料管理系统，但是除了我们在互联网上看到的精彩内容之外，我们往往还有很多其他的资料，比如项目中需要用到的参考资料，撰写的文档和演示文稿，以及大量的电子书。如何更有条理地管理它们，安全地保存它们，还要让我们在使用的时候能够很快找到，而不是堆满整个桌面以至于刷新一下桌面都要闪烁一下屏幕呢？

在Lifehacker上搜到了Geek to Live: Organizing “My Documents”，讲到了作者的6个文件夹划分。在Productivity501对于众多博客的访谈中，谈到了很多蛮不错的经验，其中被重复最多的一个经验就是建立一个适合自己的目录结构。比如有人把文件分为Inbox，Archive，以及In Progress。在In Progress文件夹里面则按照生活的不同方面放上不同的文件夹。另外有人建立了如下的文件结构：

Current Projects: everything I am working on at the moment
Reference: everything I have worked on, or need for future reference
Inbox: where things end up before being filed in one of the above folders
My Pictures: I keep this separate because I back it up separately
Code: my programming projects, past and present
Webs: my web solutions, past and present

下面分享一下我的一点经验吧。我是2005年感觉到有必要给自己的目录固定下来一个结构，于是开始上网搜。不过那时候可没有这么多类似的文章，只好自己想咯。后来想清楚在电脑里放的不过是我读的、写的以及做的项目，于是有了现在主要的文件结构：

1_backup_备份

2_reading_阅读

3_writing_写作

4_project_项目

在前面加上数字是为了让他们永远都排在文件夹列表的最前面，而且顺序固定，这样每次打开“我的文档”都是同样的结构，能够更方便的找到想要的内容。

“阅读”中放在最前面的是@Current，放着最近在读的书的原本或者快捷方式，其余的按类别放到不同的文件夹中，基本上起到参考的作用了。

“写作”中包括各种各样需要写的东西，比如研究中要写的报告，比如读完某本书的一点感想，比如技术上的一些记录，都放到不同的文件夹中。在使用中我发现Windows默认会按文件名排列文件，这样找起来太麻烦，于是在每个文档前面都加上2009_05_01一类的前缀，这样就全部按时间排列了，找文章非常方便（当然，也可以用按照创建时间和修改时间来排列，只是我比较习惯这样）。

“项目”中则放的正在进行的项目。每个项目用“年份 项目名称”的文件夹表示，比如“2009 葡挞生活”。一开始的时候没有这个年份，就发现时间一长项目一多找起来就不是很方便（有的项目会在这个文件夹里躺两到三年的时间^^）。后来从老师那里学来这一招，把每个项目前面都加上一个年份，就比较容易找到需要的项目了。另外，标好时间之后，在备份的时候也比较容易按照年份归类。

“备份”中则是用来存放两年之内的文章和项目文件（当然是打包过的），以及一些其他觉得有价值但是可能平时用不到的电子书、视频、有声书等等。超过两年的文件以及平时用不到的资料都在定期清理的时候被转移到用来备份的大移动硬盘上去。

当然，“我的文档”里面还包括其他一些目录，比如“我的图片”、“我的视频”，以及其他应用程序在其中建立的文件夹，这里我就不多啰嗦了。正如Productivity501的访谈中提到的，文档的分类也不要极端到一定要给每个文件找个文件夹。因为有些文件毕竟只在硬盘上暂时停留，花几分钟去保存然后再花更多时间去回想到底存到哪个文件夹中，就有点得不偿失了。

几个小提示：

1. 关于多主题文件的问题

在GTDLife的论坛里看到有朋友讨论过关于目录结构的讨论，如果一个文件可以放到好多不同的分类下怎么办？这基本是树形的目录结构无法解决的问题。用Mac的同学可以用DEVONthink，Windows下虽然也有类似软件，但总是觉得别扭（或许是我不习惯吧）。后来在上面的访谈中发现有人说：

For items that relate to more than 1 category, use file naming conventions that include searchable key words.

也就是还是按惯例放到自己的目录里，然后在文件名里可以加上你想要的关键字，接下来就是用搜索软件了。

2. 配合搜索软件

曾经试用过Google桌面搜索，但是没等索引完就被我删掉了，实在是太影响机器的效率了。后来在GTDLife上看到有朋友推荐Everything，用了一下，简单快速，就留下来了。其实有固定的目录结构，用到桌面搜索的概率好像蛮小的^^

3. 统一下载软件的默认目录

现在大家的机器上可能有好多款下载软件，比如迅雷，比如Flashget，比如Firefox的DownThemAll插件，比如电驴，还有多个浏览器的下载。有一段时间我就发现下载的东西丢得乱七八遭，如果每次下载去选择文件夹又很麻烦。于是花了一点时间，把所有的下载软件的默认下载目录全部设定到了“My Documents > Download”。这样所有零碎的文件全都集中到了一起，只需要定期清理就可以了。

您在资料管理上有什么高招？留言与我们分享咯~