:监理资料收集、整理常见问题与防治

摘　要：工程建设监理工作要规范化、程序化、科学化程度，可以从我们的监理资料收集、整理一窥睨端。不但资料员、现场监理工程师更要高度重视监理资料的形成和质量，加强规范标准、建设法规文件等的学习，做到资料员知道“做什么？”，现场监理工程师知道“怎么做？”，总监理工程师知道“为什么这样做？”。项目全体监理人员共同努力，并形成一个良性循环。
关键词：监理资料　整理　常见问题　防治

工程建设监理工作要规范化、程序化、科学化程度，可以从我们的监理资料收集、整理一窥睨端。目前众多监理人员对监理资料的收集均做得比较到位，但资料整理总是差强人意，主要表现为资料填写不规范、虎头蛇尾；资料之间没有逻辑，经不起推敲或者是监理人员记录有歧义，容易使人产生误解等等，也就是监理工作精细化管理还有待大力改进。　
监理资料的整理能力提高，不但要提升资料员的能力，主要还是有待于现场监理工程师高度重视监理资料的形成和质量，加强规范标准、建设法规文件等的学习，做到资料员知道“做什么？”，现场监理工程师知道“怎么做？”，总监理工程师知道“为什么这样做？”。这需要项目全体监理人员共同努力，并形成一个良性循环。
　　本人曾参加过公司内审和外审陪同，以及管理体系贯标巡查，日常与其他单位同仁也有所沟通交流，大家对监理资料整理也有一些共识，下面列出几例并提出个人防治意见与同行探讨，意取举一反三之效。　
1 现场监理办公室形象
在激烈的监理市场竞争乃至现代的市场经济中，良好的企业形象是企业的宝贵无形资产，对企业内部管理和业务经营的影响深远，所以很多企业推行CI战略，高度重视企业形象的培育和塑造。现场监理办公室及监理个人的形象就是透视监理企业形象的一个基本窗口。
1.1　问题：现场监理办公室凌乱，图纸、纸张、灰尘、烟头、饭盒随处可见，上墙图表没有可观性，不美观。（这些情况真的是常见）
1.2　防治：监理人员进场后，应尽快、主动与承包单位、建设单位联系，统一规划好办公区，按合同条款就如何设置监理办公室与建设单位、承包单位达成一致，这就为监理办公室布置打下良好的基础，必要时应绘制办公室平面分布图并确定所需配备的资源，如办公用品、宣传用品、安全保护用品等。资料员还要注意考虑资料室的布置，如资料柜的购买（全玻好），上墙图表位置的布置等，要与电工协商处理好照明线路、插座的设置，以免影响上墙图表的张贴。有能力的单位应该统一工装。
通过这些具有直观性的基本的视觉识别和行为识别，展示企业的基本形象，先入为主让人感觉某某监理公司就是不一样，有形式才有内容嘛！
2 公司、监理人员及承包单位资质收集整理
政府主管部门到工地检查监理工作时，总时要查查监理公司资质及监理人员的投入是否符合国家、地方规定及投标承诺要求；建设单位有时也要抽查一下监理人员的到位到岗情况。对总、分单位也应要求其上报组织管理架构，检查其人员投入是否符合投标承诺及到位到岗情况。
2.1　问题：投标承诺人员与合同文件、组织架构图及资质文件不能一一对应，整理杂乱无章。
2.2　防治：监理单位及施工单位的公司、个人资质文件收集后建议按以下顺序一一对应整理，则核查起来方便多了。
1）监理单位：组织架构图→建设单位审查书→公司资质、当地备案证书→监理人员资质汇总表→监理人员授权书（总监及其他监理人员，也包括见证员授权、印章授权、文件收发授权等）→监理人员资质、岗位证书等。
2）承包单位：组织架构图→建设单位、监理审查意见书→单位资质、安全生产许可证、当地备案证书等→管理等人员资质汇总表→相应授权书（印章授权、文件收发授权等）→架构上各人员资质材料（含项目经理、技术负责人安全生产考核合格证B证、专职安全员C证）。
3）值得注意的是，这些人员的投入资质、数量应是符合招投标文件承诺及国家、地方有关规定的，资质文件复印件应加盖公司法人章。
3 施工组织设计(方案)审查
3.1　对桩基础、地下室防水、地基与基础、主体结构人、钢结构、幕墙工程及一些高危施工作业等一般均应要求承包单位编制专项施工方案。建筑设备安装工程也应单独编写施工方案，方案中对于复杂的系统调试工作如重大设备吊装、空调制冷设备的试运行、电梯调试应单独编写或在施工组织设计（方案）中编写调试方案。
3.2　问题：
1）监理审查不全面、不详细，不能发现问题，千篇一律的一句话“同意按此方案施工”或者写几点不关痛痒、推卸责任的语句，有的甚至承包单位自己还没审查通过监理就已审查同意了。
2）在日期签认上也不注意报审及审查的时间先后逻辑性。
3）审查后提出了修改意见，至于承包单位是否真的修改完善就没有下文了，看不到再些报审的审查记录；施工条件发生变化后未督促承包单位修改施工方案并审查。　
3.3　防治：
1）监理人员要加强规范标准及国家、地方规范性文件的学习，尤其是强制性条文，安全方面的规定。
2）规模大、结构复杂或新、特、异的结构，项目监理机构对施工组织设计审查后，可报送企业技术负责人审查，提出审查意见后，由总监理工程师签发。必要时与建设单位协商，组织有关专业部门和有关专家会审。
3）按建质[2003]82号文要求，塔吊、物料提升机、施工外用电梯、附着式升降脚手架和其他外挂式脚手架、吊篮等应按相关规定是由其产权单位编制施工方案，有的地方也有规定是由安装单位编制，审查时要注意。
4）对施工组织设计，监理人员只有审核权，而无修改权；同时，对于修改施工组织设计的建议，监理人员应慎重提出。
4 工程材料、构配件、建筑安装设备审查
　　4.1　问题：监理在签认同意使用此材料时，可能应现场见证取样送检的还没送检，更不用说审查了其复试报告，或者材料早已开始用于工程。
4.2　防治：
1）要求承包单位做好材料需求计划，保证材料的及时供应。
2）材料进场后监理人员应及时检查、该取样送检的见证取样送检；质量证明文件、复试报告监理工程师监理必须签阅、注明时间（此条是防止监理人员审查时不负责任）。
3）报审表必须附数量清单，包括材料名称、来源和产地、用途、规格等，质量证明文件监理可存复印件(加盖经销部门红章，并注明原件存放处)，不论原件或复印件承包单位项目部都必须加盖项目章，需见证取样送检的，必须附见证记录和复试报告，凡进口的材料、产品、设备还应有商检的证明文件。
　　4）整理顺序：报审表→清单→必要的复试报告→见证记录→出厂质量证明书（要注意复试报告与出厂质量证明文件中如水泥批号是否一致等）。
5 旁站监理记录
5.1　问题：未按建市[2002]189号文要求旁站并作记录或《旁站监理方案》已列出旁站范围但并未旁产并作记录。
5.2　防治：
1）按单位工程填写，当原监理人员岗位调离时，下任监理人员应办理交接，而不用另外填写新一本旁站记录。
2）旁站范围应在《旁站监理方案》中明确，并按此旁站监理并作好记录，尤其是不注意安排旁站的土方回填、卷材防水层细部构造处理、预应力张拉等。
3）对一些高危作业如高支模施工及塔吊、物料提升机安拆等，现在地方建设主管部门也要求旁站，则应在《旁站监理方案》中列出并认真执行。
6 图纸会审、工程变更
6.1　问题：图纸会审或工程变更签认栏无总监签认，收到正式图纸会审或工程变更后也无审查。
6.2　防治：
1）收到图纸会审或工程变更后监理工程师和总监均应认真审查并签字确认。
2）对汲及强制性条文标准的变更，还应知会建设单位送施工图审查机构审查确认。
3）注意在其变更上记录好变更收到日期，发承包单位除要求签收外，还要注意要求其填写好收文日期。
4）变更上必须有建设单位印章和项目监理机构印章（防止承包单位与设计单位串通捞取不正当利益，损害建设单位利益）。
5）监理日志注意记录变更收到日期、承包单位实施日期等情况，以准确签证。
7 施工进度计划（调整）审查
7.1　问题：对承包单位报送的进度计划无审查意见或进度计划太简单如仅仅画一张横道图，列出一定时期的各工程项目进度目标计划，没有其人、机、料、资金等的配合计划，监理也没有未提出补充完善意见就签署“同意”。
7.2　防治：施工进度计划审查主要要注意结合以下问题进行，并应有书面审查记录。
1）做好各单位的进度计划协调工作。
2）根据批准的施工组织设计（方案），结合工程的大小、规模等情况，承包单位应分别编制按合同工期目标制定的施工总进度计划；按单位工程和不同计划期（年、季、月）制定施工进度计划。
3）监理人员要注意审查承包单位投入的劳动力、材料、构配件、施工机具及设备、施工水、电等生产要素的供应计划是否能保证进度计划的实现？供应是否均衡？需求高峰期是否有足够能力实现计划供应？
3）由建设单位提供的施工条件（资金、施工图纸、施工场地、采供的物资设备等），承包单位在施工进度计划中所提出的供应时间和数量是否明确、合理？是否有造成建设单位违约而导致工程延期和费用索赔的可能？
4）总、分包单位分别编制的各工程施工进度计划之间是否相协调？施工顺序的安排是否符合施工工艺的要求？专业分工与计划衔接是否明确合理？
5）对因调整施工进度计划可能增加费用或导致工期的延长，监理人员应慎重对待。
8 工程签证注意事项
工程签证关系到建设单位的切实经济利益，乱签证或不严谨容易导致日后结算纠纷，也损害了监理单位的形象和利益。
8.1　问题：工程签证签认简单，无总监复核签认；工程签证无支持材料或支持材料不齐全、无效。
8.2　防治：
1）监理人员在签证时不应笼统签“情况属实”，应定量或定性写清。
2）签证支持材料齐全、真实有效，除现场等监理人员签证外，总监应复核签认。
3）一般签证项目监理机构签证后，再由项目监理机构转建设单位签证，转报之前，项目监理机构、承包单位项目部都应该复印备存。
9 监理工程师通知单
监理工程师通知单最能体现监理人员的管理、技术及文字水平，也是监理人员的权威表现。
9.1　问题：事无大小都发一份监理工程师通知单；承包单位不回复不管，回复了审查时千篇一律“已基本整改”后再无其它。
9.2　防治：
1）注意文字严谨，简练，注明要求承包单位的回复日期。
2）对承包单位的回复要到现场认真核查，在回复确认时最好一条一条确认。
10 特种作业人员持证上岗检查
10.1　问题：监理人员对特种作业人员持证上岗检查就是收集了一些特种作业人员操作证件复印件，没有实际检查意见，而且收集也不齐全。
10.2　防治：
1）施工现场的所有特种作业均应参加专业培训、持有效的特种作业操作证上岗。
2）监理人员检查时既要证件复印件与原件是否相同，也要核查原件与持有者是否相同。
3）特种作业人员应造册登记，人员变动需随时调整。
11 分包单位资格审查
11.1　问题：报审表附件仅有分包单位的企业资质等级证书、营业执照、企业安全生产许可证，没有其它如拟投入人员、设备等资料。
11.2　防治：监理人员还注重审查以下资料。
1）分包单位拟承包工程的内容和范围。
2）分包单位的业绩情况；
3）分包单位拟投入分包工程的主要管理人员、安全管理人员及特种岗位作业人员的资格证、上岗证等。
4）总包单位如何对分包单位管理(组织架构、管理制度)。
5）注意附件资质材料的有效期。
12 监理声像资料
12.1　问题：不重视、不注意记录现场发生的好的或不好的东西。
12.2　防治：监理声像资料的记录，可以为安全隐患整改通知的签发附上图片加强说服力，也为日后签证、纠纷处理提供佐证；收集精品图片，可以为公司、也为自己积累经验。
以上问题，是现场监理资料整理常见的几个问题，部分监理人员总喜欢把那些喜欢或不喜欢的工作当成需要或不需要的工作，认为这些都是资料员的事，在实际工作中不动手（实际上很多也不知道怎样做），与资料员不能很好配合，导致资料不完善、不真实。因此，总监要充分发挥组织领导作用，动员监理人员学习、个个动手，要求人人都知道填写、收集、整理监理资料，而且要自己动手建台账。
监理人员在工作中要有强烈的责任感，事情才可能做好做到位，在今天的市场竞争下，要做到我有你没有很难，关键在于我有什么，并持续改进之，也如人们常说的“细节决定成败”，“ 监理资料”的整理质量，正是透视我们监理企业文化的一个重要窗口。