:如何处理大型工作表

“查找全部”命令在工作表中共找到 39 处“花生”。

假设您在工作表的不同单元格中输入了相同的数据，现在需要查找它的所有实例。该数据可能是姓名、产品名或化学符号。在本图中，它是“花生”。

单击“编辑”菜单上的“查找”，或者按 Ctrl+F。在“查找内容”框中键入要查找的内容，本例中为花生，然后单击“查找全部”。

随即将返回一个列表，其中显示工作表中出现的全部 39 处“花生”。如果愿意，还可以搜索整个工作簿。如果要转到工作表中特定位置的“花生”，可在列表中单击相应条目，插入点将直接转到工作表中的特定单元格。

“查找全部”的另一种用法是设置特殊格式。您可以将工作表中令您特别感兴趣的单元格设置为某种格式。比如，您可以将某些单元格设置成加粗或红色，从而在整个工作表中很容易地找到它们。

您可以再次使用“查找全部”快速导航到这些单元格。按 Ctrl+F，单击“选项”按钮，然后单击“格式”按钮。在“格式”选项卡上，选择以前应用的格式，然后单击“查找全部”。现在，您可以在工作表中进行跳跃式浏览，找到您专门为其设置格式的所有单元格。如果希望将这些单元格重新设置为其他格式，比如重新设置为常规格式，同样可以使用“查找全部”来实现。您将在练习单元中练习如何操作。

当您在工作表中更改某个位置的单元格的值时，可以使用“监视窗口”工具栏，查看其他位置中的公式计算结果。 在“名称框”中可以看到要更改的单元格（单元格 E617）的单元格引用。 在“监视窗口”工具栏中的“值”下面可以监视公式的结果。

通过使用“监视窗口”工具栏，您可以在一个单元格中进行更改，然后查看此更改对另一单元格中的公式的影响，即使该单元格距离您正在处理的位置很远也没有关系。使用“监视窗口”工具栏，您可以同时观察两个或更多位置。 

右键单击某个包含公式的单元格，然后单击快捷菜单上的“添加监视点”。该公式随即添加到“监视窗口”工具栏上，这样，无论该公式离您所处理的单元格有多远，您都可以看到更改对公式结果造成的影响。您还可以双击“监视窗口”工具栏中的条目，导航到相应的单元格。

在本图中，您可以观察单元格 Y617 中的公式的计算结果，即 6324。该值是在采购量的基础上得出的折扣价。在本例中，采购量为 30，在单元格 E617 中列出。对单元格 E617 的更改会影响到单元格 Y617 中的值。通过使用“监视窗口”工具栏，无须从单元格 E617 移动到 Y617，即可查看更改的结果。

要向“监视窗口”工具栏中添加其他公式，请单击“监视窗口”工具栏左上方的“添加监视”，或右键单击工作表中的公式，然后单击快捷菜单上的“添加监视点”。要从窗口中清除公式，请单击“删除监视”。

箭头键 向上、向下、向左或向右移动一个单元格。Shift+箭头键 通过按箭头键可逐个单元格地扩展选择范围。Ctrl+箭头键 移到数据的边缘。F5 打开“定位”对话框。F2 编辑活动单元格，将插入点放到单元格内容的末尾。Ctrl+End 将插入点移到工作表中最后一个使用的单元格。Ctrl+Home 将插入点移动到工作表的开头。 Page Up 向上移动一屏。Page Down 向下移动一屏。Ctrl+Page Up 移到上一个工作表。Ctrl+Page Down 移到下一个工作表。Alt+Page Up 向左移动一屏。Alt+Page Down 向右移动一屏。Ctrl+Shift+Page Up 选中当前工作表和上一个工作表。Ctrl+Shift+Page Down 选中当前工作表和下一个工作表。

在大型工作表中导航不是一件容易的事。您可以单击滚动箭头或拖动垂直或水平滚动条上的滚动块，在工作表中上下左右导航。

不过，按组合键或快捷键可以更快地转到目标位置。

• 箭头键    您可能已经知道，按箭头键可以向上、向下、向左或向右移动一个单元格。将箭头键与其他键组合则可以转到更远的位置：

Ctrl+箭头键    移到数据的边缘。

Ctrl+Shift+箭头键    选定活动单元格所在列或所在行中从活动单元格到最边缘的非空单元格的区域。

• F5    打开“定位”对话框。如果您记得所需内容靠近某个单元格，比如单元格 G800，而您想回到那个位置，应该按 F5，键入单元格引用，然后按 Enter 或单击“确定”，这样即可直接转至单元格 G800。
• F2    用快捷键选定一个单元格后，如果不先单击该单元格就在其中键入，该单元格中的已有文本将被删除。编辑文本时，按 F2，然后使用箭头键在单元格中导航。这样操作可以将插入点放在单元格内容的末尾，而不必单击鼠标。

左边的表格显示了更多的键盘快捷方式。在“课程摘要卡”中，您可以找到指向更多快捷方式的链接。

以更省时的方式在 Excel 中工作。

节省时间。利用 Excel 提供的方法更轻松地处理很大的工作表，这些方法对于小型工作表同样适用。

您可以在按住 Ctrl 的同时拖动工作表标签，以便复制工作表。

您可能希望将一个工作表中的数据复制到另一个空白工作表中。执行此操作的一种简便方法是：单击要复制的工作表的标签，按住 Ctrl，然后沿着工作表标签行拖动选定的工作表。在拖动时，您会看到一个带有加号 (+) 的迷你工作表符号，表明您正在复制工作表，同时会有一个很小的向下箭头随之移动。

复制工作表的目标插入位置由向下箭头表示，在到达该位置时，松开鼠标按钮，然后松开 Ctrl 键。

还有另一种复制工作表的方法，那就是右键单击工作表标签，然后单击快捷菜单上的“移动或复制工作表”。该方法需要执行一个额外的步骤，您将在本课结尾的练习中尝试该方法。

如果您希望更改一组工作表的排列顺序，或者调整新插入的工作表的顺序，也可能需要移动工作表。

要移动工作表，您可以沿着工作表标签行拖动选定的工作表。单击要移动的工作表的标签。在按下鼠标按钮时，您会看到一个很小的工作表符号，这次该符号不带加号 (+)。将工作表标签拖到一个新位置，在此过程中，会有一个很小的向下箭头随之移动。当该箭头移到工作表的目标位置时，松开鼠标按钮。

也可以右键单击要移动的工作表的标签，然后单击快捷菜单上的“移动或复制工作表”。

注意    如果工作表中包含公式，那么在移动或复制这些工作表时要特别小心。如果移动了这些工作表，根据工作表数据得出的计算结果或图表可能会变得不准确。如果三维公式引用指向某些工作表，而您在这些工作表之间插入了另一个工作表，那么计算中可能使用新工作表中的数据。

当您键入共用数据或应用共用格式时，对工作表进行分组可以节省时间。 标题栏中的“[工作组]”字样表明工作表被分组。 在工作表被分组后，在第一个工作表中输入共用数据或应用共用格式。 白色的工作表标签也表明工作表被分组。

如果您每周或每个月都要创建相同的报表或预算工作表，而且每次都要键入相同的数据，比如部门、雇员或产品名称，那么可以采用一些节省时间的方法，只在一个工作表中一次性键入共用数据，而不是在多个工作表中反复键入相同的数据。

为此，应该首先将需要创建的多个工作表组合在一起。组合工作表的方式取决于需要组合的工作表的数量。下面说明了组合内容和相应的操作：

• 两个或多个相邻的工作表    单击第一个工作表标签，然后按住 Shift 并单击最后一个工作表标签。
• 两个或多个不相邻的工作表    单击第一个工作表标签，然后按住 Ctrl 并单击其他工作表标签。
• 工作簿中的所有工作表    右键单击某个工作表标签，然后单击快捷菜单上的“选定全部工作表”。

工作表顶部的标题栏中会出现“[工作组]”字样，表明您已经组合了工作表。

接下来，在第一个工作表中输入所有工作表共用的全部数据。组合工作表后，您还可以应用所有共用的格式；插入同样多的单元格、行、列和工作表；或者设置相同的页眉和页脚。

在完成所有全局性的工作后，可以单击任一未选中的工作表来取消组合工作表。如果看不到未选中的工作表，可以右键单击选定工作表的标签，然后单击快捷菜单上的“取消成组工作表”。“[工作组]”将从标题栏中消失。随后，您可以分别对每个工作表进行任何所需的修改。

要对数据进行筛选和排序，请在“数据”菜单上，指向“筛选”，然后单击“自动筛选”。 “自动筛选”命令。 自动筛选箭头。

可以对行和列中的数据进行筛选。如果筛选数据，只显示某个销售员的销售量，就不必逐行阅读所有销售员的数据来找出该销售员的销售量。在筛选数据时，其他数据会被隐藏。

在本图中，可以使用自动筛选箭头，只查看王志东的销售量。

在“数据”菜单上，指向“筛选”，然后单击“自动筛选”。在已选择要筛选数据的列的顶部会出现一个箭头。单击该箭头，然后选择要查看的内容。

还可以在自动筛选箭头上的列表中单击“升序排列”或“降序排列”，以不同的方式排列数据。您可以对日期、订购量、姓名或者任何与字母或数字有关的数据类型执行此操作。

提示    使用自动筛选箭头的另一种途径是借助“列表”命令，它是 Microsoft Office Excel 2003 中新增的功能。该命令位于“数据”菜单上，它会自动添加自动筛选箭头，创建列表并显示汇总行。“列表”命令将列表发布到运行 Microsoft Windows? SharePoint? Services 的服务器上，从而使您可以轻松地与他人共享数据。您可以通过 列表 I：如何在 Excel 2003 中使用列表了解如何使用新增的列表功能。

要只打印工作表的一部分，请在“文件”菜单上指向“打印区域”，然后单击“设置打印区域”。

在打印非常大的工作表时，您可能需要帮助，以便确定在各处打印哪些内容。

只打印一部分工作表

如果您预计会经常打印工作表的某个部分，而不是工作表中的所有内容，最好指定打印区域：

在“视图”菜单上，单击“分页预览”。选择要打印的区域。接下来，在“文件”菜单上指向“打印区域”，再单击“设置打印区域”。在您保存工作簿时，指定的打印区域也会一起保存。在一个工作表中一次只能保存一个打印区域。

做好打印准备后，单击“文件”菜单上的“打印”。此时，将只打印指定的打印区域。

要取消对打印区域的指定，请在“文件”菜单上指向“打印区域”，然后单击“取消打印区域”。

如果希望在不指定打印区域的情况下直接打印工作表的选定区域，可以使用另一个方法。选择要打印的区域，然后单击“文件”菜单上的“打印”。在“打印内容”下，单击“选定区域”。当您保存文件时，不会保存此选定区域。

提示     如果单击“打印”对话框中“打印内容”下的“选定内容”，那么即使您已经定义并保存了其他打印区域，Excel 还是会打印刚刚选择的区域。原先指定的打印区域仍将被保存。

分页符

打印之前，您可以准确地看到每一页上打印出的数据，调整决定各页打印内容的分页符。

例如，如果要打印的一列在另一列旁边，但是它被打印在下一页上，那么您可以调整分页符，将这两列打印在同一页上。在“视图”菜单上，单击“分页预览”，通过拖动分页线来调整分页符。

列名称

为了便于读者阅读打印后的工作表，特别是大型工作表，您可以在每一页中都加入列名称，这样读者就不必翻回第一页来查看名称了。

在“文件”菜单上单击“页面设置”，然后单击“工作表”选项卡。在“打印标题”下的“顶端标题行”框中，输入要在每个打印页顶部显示的列名称所在的行。

组合工作表以便一次打印多个工作表。 标题栏中的“[工作组]”字样表明工作表被分组。 单击“选定工作表”可打印多个工作表。 白色的工作表标签也表明工作表被分组。

您知道吗？您可以一次性打印多个工作表。不是每个人都知道这一点，所以，有时人们为了一次性打印全部数据，而将他们并不需要的数据放在一个工作表中。

如果您愿意，可以将数据分割成逻辑区域，分别放在单独的工作表中。

准备打印时，可按住 Ctrl，同时单击需要打印的每个工作表的标签，然后单击“文件”菜单上的“打印”。在“打印”对话框的“打印内容”下，单击“选定工作表”。将会同时打印所有选定的工作表。

提示    为了便于您识别工作表，您可以为每个工作表标签添加颜色，以便更容易地找出特定的工作表。右键单击各个标签，单击快捷菜单上的“工作表标签颜色”，然后为每个标签选择一种颜色。