:公文基础知识

一、公文概述

（一）公文的概念

公文是处理公务的文书，它是统治阶级管理国家、处理政务以及记载各种活动情况的工具。

现代汉语词典解释为：公文是机关相互往来联系事务的文件。

国务院办公厅1993年修订的《国家行政机关公文处理办法》概括为：行政机关的公文（包括电报），是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布行政法规和规章，施行行政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。

《黑龙江检验检疫局公文处理办法》概括为：黑龙江检验检疫局的公文是该局在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

（二）公文的特点

公文同报刊、图书、资料、文学作品及各种体裁的文章相比，它们之间有共性，也有个性。它们的共性主要是：（1）都为一定的阶级服务；（2）都有词造句，谋篇布局，词法要求，使用标点符号；（3）都要求具备鲜明性、准确性、生动性。

就个性而言，公文具有以下几个特点：

1、具有较强的政治性、政策性、广泛性

机关公文是处理党政机关公务的文书。它的内容许多涉及党和国家的路线、方针、政策，政治性、政策性很强。如各级党政机关发布的决定、决议、指示、通知等，是代表党政机关发布的贯彻、执行党和国家的路线、方针、政策的政治性文件。各级立法机关发布的实施法规的命令，是代表国家权力机关向公民下达的政令。检验检疫机关根据国务院的授权印发的许多文件，都是政治性、政策性很强的文件，如国家质检总局令等等，都是政治性、政策性很强的文件。

公文具有广泛性，公文所涉及的面很广，有的和各行业有关系；有的和各级党政机关、各级领导干部都有关系；有的与所有党员都有关系；有的与每个公民都有关系。检验检疫公文不仅与检验检疫机构有关系，有的也与外贸生产经营企业有关系。

可见，公文不仅政治性、政策性很强，而且广泛应用于社会的各个方面。

2、具有法定的强制力和行政约束力

中共中央、国务院发布的决定、决议、政令等文件，各级党政机关必须执行。国家质检总局下达的决定、通知等，全国检验检疫系统必须执行。检验检疫机关印发的有关检验、检疫、监管方面的文件，各有关进出口生产和经营单位必须贯彻执行。这些都具有法定的强制力和行政约束力。

3、具有法定的权威性、实用性和特定的体式

机关公文代表机关的意志，是机关工作的依据，具有法定的权威性。各级机关都是经过法定程序或有权威的上级机关根据需要设置的，在自己的权限以内，都具有相当的权威性。如1998年3月九届全国人大一次会议批准组建国家出入境检验检疫局，国务院在批复的三定方案中明确规定了国家出入境检验检疫局的职能，赋予检验检疫机关相应的权力。国家出入境检验检疫局的文件，就检验检疫工作而言，代表国家的意志和意见，具有行政领导和行政指挥的权威。因此，公文是法定的机关（包括团体、事业、企业单位）代表自身的法定权威来表达自己的意图，是联系与处理公务的依据和工具。

为维护公文的严肃性，确保公文“有的放矢”和处理方便，公文在人们长期使用过程中逐渐形成了一定的格式和习惯用语。国务院办公厅规定了统一的公文处理程序和制度。国家质检总局据此制定了检验检疫系统公文处理办法。公文的体式有严格的规范和要求。

4、具有较强的论说性和条理性

公文的文体特点是以说明文为主。撰写公文，有的用说明文体，有的用论说文体，有的用记叙文体。有的以一种文体为主，又兼有其他文体。但总的说，公文是一种以说明为主的论说文体。公文的论说，既论理又论事，但以论事为主。而且是一般先论后说，多采用章法倒悬，既先把宗旨（目的）写在前面，然后再加以说明。撰写公文，均应开门见山，首先提出要点，先用极简要的文句说明全文的目的结论（在新闻上称为“导语”），唤起读者的注意，使读者脑子里先有一个总概念，不得不继续看下去。然后再作必要的解释。要体现出先论后说、章法倒悬的特点。公文的论事，是以论断逻辑方法表述具体事理的；公文的叙述，要服从于说明，不单是叙述事情的过程、矛盾、发展、结果、人的活动和感受，更主要的是从办理实务的角度，对事加以肯定或否定。表明该办，还是不该办，办的方法、措施和要求。重点不是叙述事情的一般经过，而是论述这件事办或不办各有什么利弊，目的在于选择其利多者取之。公文的说明，主要是解说事物，例如，用举例说明、分析综合说明、数字说明等等。这都是为论事服务的。

一般文章都要求有条理性，而公文尤其是这样。所谓条理性，就是公文写作必须言之有序，脉络清楚。公文的条理性，是和它的实用性紧密相关的。因为撰写公文是和办事联系在一起的，要办什么，不要办什么，先办什么，后办什么，必须交代得清清楚楚。这就决定了公文在章法上必须条理清楚，使人一目了然。语无伦次，颠三倒四，条理不清，层次不明，是撰写公文的一忌。公文的条理性主要体现在：（1）目的明确和内容的单一性（即一文一事）；（2）结构布局的科学性和技术要求的合理性（如公文的标题、正文、收发文机关、日期、盖印与签署，以及各项附加标记等要符合公文规范）；（3）语言的简洁性和逻辑的严密性。

5、具有简明、准确、朴实的语言特点

公文的政治性、政策性、权威性和它特有的功能，决定了公文的语言文字特点必须简洁、准确、朴实。

简明，公文语言要求言简意赅。简就是简洁、明快、扼要；赅是完备，要言不烦。就是说，公文要写得清楚、利索、直截了当，一看就懂，不杂乱，不费猜测，不似通非通，不拐弯抹角，不罗嗦重复，不拖泥带水，不模棱两可，不含糊遮掩。但关键的是语言不能缺少，不能苟简，随意减缩是不对的。

准确，公文语言要求做到文如其事，恰如其分，准确地反映客观实际。引用事例、数字、文字、群众说的话，真实无误。公文所谈的事，当行则行，不当行则止。

朴实，公文的语言要求不夸张，不修饰，不虚构，不影射，不含蓄，不留悬念，而是直来直去。是则是，非则非。

6、公文的阅读范围、使用对象明确，时间性强

许多文章，如文学作品或报刊稿件，一般没有特定的阅读范围和读者，而公文却有明确的阅读范围和特定的读者。如发给省军级的公文，就在省军级干部中使用，发给县团级的公文，就在县团级干部中使用，其他人不能阅读和使用。又如写公函、报告都有明确的发送范围、使用对象。

另外，公文都是为了解决已出现或可能出现的问题而写的，所以其时间性比较强。要求写得及时，发得及时，办得及时。

（三）公文的作用

1、法规作用

法规性公文是集中起法规作用的。所谓法规性公文，就是凡经国家最高权力机关和最高行政管理机关颁发的公文，如全国人民代表大会和其常委会通过的法律、国务院颁布的条例等，都是法规性文件。法规性文件都是依据《宪法》制定的，这类文件一经制定和发布生效，必须坚持执行。如《刑法》、《婚姻法》、《商检法》、《国家公务员暂行条例》等。

2、领导与指导作用

各级党政机关的公文，都在一定范围内起着领导与指导作用。上级机关同下级机关本来就具有领导与被领导的关系，上级机关对下级机关所发的公文，自然具有领导、指导作用。

各级国家机构调整中，上级机关对下级机关的工作进行领导和指导，采用制发有关指示、决定、决议、意见、计划、通知等文件是经常的，这也是主要方法和手段之一。

3、上通下达、左右联系、互通情况的作用

各类机关在处理日常工作、业务活动中，都有对上关系、对下关系、对平行机关的关系问题。经常利用公文与上下左右的机关进行联系，或通知事项，或处理问题。例如，中央党政机关制定与发布各项方针、政策、法令时，经常用命令、指令、通告、通知等文件，将中央意图和要求传达到全国各个地区、各个机关、各级干部和广大人民群众中间去，组织与动员广大干部群众贯彻执行。

下级向上级汇报工作，反映情况，并要求上级审批，给予指示等经常用报告、请示等文件。

除此之外，还经常用公文同平行的同级机关和没有隶属关系的单位沟通情况、商洽工作。

4、宣传、教育作用

党政机关的许多公文，特别是一些重要的指导性文件，都具有宣传教育作用。

5、凭证和依据作用

机关活动中形成的各种公文，都是机关进行各项工作的历史记录。每件公文，都反映着制发机关的意图，收文机关均要依照公文的内容要求，作为贯彻执行或处理工作的依据。因此，公文举一反三凭证和依据的作用。除《归咎于行政机关公文处理办法》规定的文种之外，各机关工作活动中形成的协议书、合同等，经双方签字，也可起凭证作用，证实双方曾经许诺承担的责任和义务。此外，各种记录、及介绍信、证明信等也都具有一定的凭据作用。

6、现实执行效用

公文具有很强的现实执行效用，公文一旦形成发出，在授文单位立即发挥作用。公文的法规作用，领导与指导作用，联系作用，教育作用以及凭据作用，都是其实行效用的表现。

公文的现实执行效用的时间长短是不一样的，有的时间长些，有的短些。法规文件，重要的方针政策性文件，一般时间较长。有些文件的时效性较短，如工作安排，一般现实执行效用时间为一年，一年之后，文件的现实执行效用也就完结。但是在公文失去现实效用后，还具有重要的查考作用。所以，还需对有价值的公文作为档案保存起来，其中具有永久保存价值的，还须按规定移交给档案馆保存。

7、解决具体问题、处理具体事务的作用

有些公文，经常用来沟通、联系各种事宜，用以了解情况，商洽工作，处理问题。这类公文针对性很强，一般内容比较单一、集中，意见比较具体、切实。

综上所述，公文的作用是多方面的，并且不是孤立存在的，不是说一件公文只能起到一个作用，有的公文同时具有多种作用。

（四）公文的分类

总体上划分，公文包括两大类四大部分及若干种类。

两大类指的是法定公文和常用应用公文。法定公文，是指国家有明文规定的规范性公文文种。国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理办法》规定为12类13种。国家质检总局下发的《检验检疫系统公文处理办法》规定检验检疫法定公文为11类12种。即令、决定、指示、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要等。

上述法定公文的划分，是以文件法定作者的权限和文件多种多样的任务及性能为准的。

除法定公文外，其他较常用的公文，都是常用应用公文。大到总结、计划，小到条据、便笺都包括在内。一般来说主要有工作总结、工作安排（包括计划、规划、设想、要点、意见、方案等）、调查报告、简报、信息、专用书信、讲话稿、讣告与悼词、大事记、批示、电报、合同等等。如简报、信息、讲话等在检验检疫工作中应用非常广泛，发挥着重要作用。

四大部分是：通用公文、专用公文、经济公文和科技公文。

1、通用公文

通用公文，是指在党政机关、团体、事业、企业单位普遍使用的文种。这类文种含有特定的格式、写作要求、行文关系。它们主要用来颁布法规、传达命令、指导工作、请示问题、报告情况、部署任务、联系事务、记载活动等。国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理办法》规定的12类13种法定公文和国家质检总局下发的《检验检疫系统公文处理办法》规定的检验检疫11类12种法定公文都属于通用公文。常用的应用公文，绝大部分也属于通用公文，包括计划、规划、总结、转发、批转、会议讲话、调查报告、会议记录、简报、典型材料、经验介绍、电函等等。

通用公文是党政机关、团体、事业、企业单位共同使用的公文。因此，它具有公文所有的特点。但是，它最基本的特点有三个：一是法定的权威性；二是鲜明的政治性；三是很强的规定性，包括规定的行文关系、规定的格式、规定的内容、规定的传递渠道等等。

2、专用公文

专用公文是指在一定的工作部门和业务范围内，专供特殊需要而使用的公文文种。这类文种同样包括有格式要求、行文关系。公文界较为普遍的看法是，我国目前的专用公文，主要是指司法公文、外交公文和军事公文三种。

3、经济公文

经济公文，是指经济部门业务上常用的公文。主要文种有经济合同、协议、协定、协作议定书，企业管理办法、规定，宏观经济分析、微观经济分析、工资核算分析、固定资产核算分析、货币资金核算分析、专用基金核算分析、商业广告、用户意见书、市场预测分析、行情报告、商品供求统计分析、物价统计分析、各项统计报表等。此外，还有会计公文，包括会计凭证、帐簿和会计报表等。

4、科技公文

科技公文是指在科研、生产、基建等活动中形成并使用的图纸、图表、计算材料和文字材料。主要文种和公文形式有设计图纸、设计说明、使用说明、科技合同、科技协定、委托设计任务书、科普科技情报、科研计划、科研措施方案、科技资料、计算说明、计算方法、各类图表、照片等。

除以上四个部分外，在党政机关还有一种特殊的公文—信访公文。即群众来信、来访所产生的有关文字材料。

此外，在公文总体分类时，还可以按公文的载体分类。公文的载体在不同的历史时期有所不同。古代有甲骨文、金石公文、竹木公文、缣帛公文、纸张公文。现代公文主要是纸张公文，也有极少量的金石公文和木质公文。声像公文也越来越多，主要包括唱片、录音带、录像带、影片、缩微胶卷等。如按公文的记载方式划分，则有笔写、刀刻、晒制、摄影、录音、录像等。

（五）通用公文在不同情况下的分类

1、从公文的性质和作用分，有法规公文、行政公文、党内公文、党的公文。

法规公文是指经过国家权力机关或行政管理机关颁发的法律、法令和行政法规以及规章，都属于法规公文，是党的纪律和国家强制力约束执行的，它的有效期比较长。

行政公文是指国家行政机关在日常公务活动中形成和使用的公文，具有行政指挥、领导、指导和公务联系的作用。

党内公文，又叫党内文件，是在党的机关和党的组织内形成和使用的公文。它反映党的领导活动和党的工作情况。

党的公文是指中国共产党在其工作活动中对全党、全军、全国人民而发的公文。

2、从公文的来源和作者上分，有收文、发文和内部公文三大类。

3、从行文关系上分，有上行文、下行文、平行文、通行文。

4、从公文的内容和特点分，有规范性公文、指挥性公文、陈述性公文、知照性公文、记录性公文。

规范性公文，是指机关或单位制定或发布的规范和要求，即明文规定的工作和活动标准。其特点是带有强制性，要求人们必须遵循和认真执行，如准则、条例、章程、通则、办法、细则等。

指挥性公文，也称指导性公文，是各级党政机关制发，用以实行领导和指挥工作的公文。它要求下级机关、单位和个人认真执行或结合实际情况贯彻执行。指挥性公文是下级工作和活动的准时。如指示、决定、批复、批转、转发、计划及一些带有指挥性的通知。

陈述性公文，又称报请性公文，是下级向上级报告工作、反映情况、请求回复的公文。如报告、请示、简报和情况反映等。

知照性公文，是机关向一定范围通知事项、意图和情况，并要求照文办理地公文。如通知、公告、通告、公函等。

记录性公文，是机关的会议记录、纪要、大事记等。是用来记录、归纳会议情况与精神，记载工作与活动情况的公文材料。

除上述外，还可从内容所反映的事项上分，有单一性公文、综合性公文；从公文形成过程分，有草稿、讨论稿、修正稿、定稿、正本、副本和存本；从公文的承办途径分，有公文直接承办和间接承办；从公文的承办时间要求分，有机密公文、内部公文、公布公文；从公文的使用范围分，有通用公文和专用公文。

二、公文写作

公文有了正确的内容以后，决定它能否准确无误地传达出来，就是它的表现形式，即公文的语言。这是公文形成中最至关重要的环节。

公文采用以语体文（白话文，白话即现代汉语普通话的书面形式）为原则的应用文体，兼有说明文、议论文、记叙文的一般特点。注重实用，语言表达以清楚明白为主要标准。

公文写作应做到：（1）符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定。（2）情况确实，观点明确，条理清楚，文字简练，书写工整，标点准确，篇幅力求简短。

一篇好的公文，必须符合上述要求。它的语言必须能够作出准确、简练的表达，要合乎语法、逻辑的要求，要讲究修辞，特别是消极修辞。在用词方面不追求时髦，切忌盲目使用新闻流行语。

公文写作，与文学创作、学术论文不同，它不是一种严格意义上的创作过程，而是把领导意图与本机关、本部门的客观实际完美结合的写作过程。公文写作质量的高低、作用的大小，关键在于这个结合的过程，就公文写作人员而言，正确认识和掌握着个过程的规律性，对提高公文协作水平有着很大的帮助。

（一）公文写作前的准备

“凡事预则立，不预则废”。做任何事情都要进行准备工作。拟写公文也同样如此，先要收集材料，构思框架等等，做好准备工作是提高公文质量的重要保证。公文写作的准备工作主要包括四个方面。

1、充分理解领导意图，明确发文目的

公文是各级机关贯彻执行党和国家的方针政策的政治工具，是机关领导人的意志或领导集体意图的体现。因此，公文写作的内容、用途、文种以及完成时限等方面，都必须受到领导意图的制约。公文写字人员必须忠实地体现机关领导的发文意图，而不能随心所欲的在起草公文时加上个人的感情色彩和主观想法。

充分理解和领会领导意图是公文的灵魂，也是公文的目的。所谓领导意图即领导人提出的公文的基本思想，包括主要的观点、意见、办法和写作要求，是党的方针、政策在本机关、本部门的具体化。公文写作人员要通过综合研究，理解和领会政策、指示精神，深化和完善领导意图，证明和表达领导意图。在理解领导意图的过程中要注意如下两个方面：

首先，要主动争取领导指示。公文写作有两种情况：一是依据惯例主动起草。如各项工作的进展情况及完成情况的报告，每年都要定时写作，各种简报、信息也大多随机起草。另一种情况是依据领导指示写作。无论何种情况，都应注意主动争取领导指示，倾听领导对问题的分析和看法。尤其是从事综合工作的人员，更需要在平时工作中要随时注意和领会领导的工作思路、方法和思想意图。

其次，要正确领会领导意图。领导交代思想意图时，有的比较原则，只交代大致的指导思想或基本意图；有的则比较具体，不仅确定公文的基本思想、主要观点和内容，而且连具体写作问题，如内容结构、表达方式、文字篇幅等都给予详细的指示。对前者，需要通过自己的理解和领会，补充和完善领导意图，并得到领导的赞同。如对领导意图拿捏不准或对领导意图有所补充或发挥时，切忌主观臆断或自作主张，要把自己的领会和补充主动向领导汇报，求得领导的指示，以免贻误正常工作。对后者，则应力求完满地贯彻和落实领导意图。

在公文写作的准备阶段，除了要充分领会和反映领导意图与指示外，还要了解与公文内容有关的工作历史和现状、发文的客观必要性，明确发文的目的，即公文发出后所起的作用和产生的效果。

2、深入调查研究，搜集典型材料

了解情况，掌握政策是写好公文的先决条件。调查研究是了解情况、掌握政策的主要手段。

（1）全面深入地搜集材料

在拟稿之前，要根据发文目的和内容进行调查研究，充分搜集材料，这是公文写作的前提和基础。拟稿前进行调查研究，目的是为了保证文件内容所表达的观点及领导意图得到确切的依据，同时又有可靠的事实证明这些观点和意图的正确性和可靠性。调查的范围和深度可根据发文内容来决定。调查搜集材料的范围主要包括两方面：一是过去工作中形成和积累的有关材料，一是当前正在发生的与所拟公文有关的实际材料。

全面充分地搜集材料，应做到“四个结合”：

①直接材料与间接材料的结合。既要搜集通过亲身深入实际调查研究，耳闻目睹、口问手记直接得来的第一手材料，又要搜集通过查阅有关资料和听取有关方面介绍得来的间接材料。

②“点”上材料与“面”上材料的结合。“点”指反映局部问题、个别事情、特殊情况的材料，“面”指反映全局问题、整体概貌、一般情况的材料。前者有助于了解具体情况，后者有助于了解整个事物的全貌。有“点”无“面”，易导致内容狭窄，削弱公文的社会作用；有“面”无“点”易导致内容浮泛，减弱公文的说服力。只有将二者结合，才能把问题说得既深刻又全面。

③静态材料和动态材料的结合。静态材料，是指反映本单位的基本历史面貌和发展状况的材料。它包括一个单位的发展过程、规模大小、人员结构情况等。动态材料，是指反映本单位目前状况的材料。如当前工作的中心任务及其实际完成情况，规章制度的具体执行情况，职工的思想状况、工作与生活情况等。二者结合运用，形成强烈对照，可以看出事物的发展变化。

④正面材料与反面材料的结合。正面材料是指反映公务活动的成绩、经验等方面的材料；反面材料是指反映公务活动的缺点、问题的材料。正面的成功经验值得加以总结，反面的失败教训同样值得认真吸取，赞成和拥护的意见要知道，反对和抱怨的意见也要了解。只有如此，才能全面又客观地了解和反映整个事物。

（2）仔细认真地核实材料

核实材料，是指对材料的真伪和准确程度进行认真仔细的核对，其目的是为了保证公文的庄重性和准确性。

①核对事实情况。对通过调研得来的直接或间接材料进行再次核实。凡属大体一致的，即可确定为属实可信，拟稿时可以采用。凡属虚假的、不真实的事例，则坚决不予采纳。

②核对原始数据。看其原始数据是否准确。除查看原始记录外，有时还可向当事者询问，或与有关数字进行比较分析，确认无误后，再看计算是否准确。

③核对引文出处。在拟写公文时，常会引用上级机关的文件材料或有关领导的讲话。为保证内容的准确无误，要对引文作认真的核对。一看引文，二看出处。首先要看引文是否与原文一致，其次要看引文的出处。若出处有误，那么引文的准确性也就难以保证了。因此尽量避免采用间接引文，最好直接引用。

（3）严格科学地选用材料

充分占有材料是公文写字的基础和前提，搜集材料要多而且全面，但在选用材料时，则应严格把关，科学选用。公文必须实事求是，不得将虚假材料选取入文，否则将会导致错误的结论，给工作带来严重的损失。因此，写作公文必须选取真实的，有代表性和现实意义的材料入文，以反映客观实际。搜集材料的过程，实际上是个调查研究的过程，应一边搜集，一边进行初步的鉴别拣选。何种材料可在公文中选用，何种材料剔除不用，哪些材料还应补充新的观点、内容，有多大的普遍性，是主要的还是次要的，材料是否全面、真实、充分，材料之间的相互关系怎样等问题，都要在搜集材料的过程中认真加以考虑。要根据领导意图来鉴别和占用材料，并据以深化公文的主题，确定初步的写作提纲，把有关材料一次性地搜集全，防止多次反工。在选用材料的过程中还应主意，尽量多选第一手材料，也即要求多选用那些未经整理和加工的原始材料，在实践中直接获取的材料和由有关人员直接提供的情况。对所有的材料都必须加以核实，凡是未经核实的材料一律不许选入公文，以保证公文的严肃性。选用材料时必须主意以下几点：

①材料的真实性。公文写作要求材料绝对真实，如果所引材料不真实，由此而得出的结论、主张和政策就都不会正确，文件自然也就无法符合客观实际。公文写作要求材料的真实性只能是事实的真实，既不夸大，也不缩小，做到一是一、二是二，而绝不能是艺术的真实，为了片面追求生动、典型，而将不同的人和事捏合在一起，更不能无中生有，任意编造材料入文。

②材料的典型性。公文材料必须做到典型，以准确地表现公文的观点，达到务实的目的。能比较集中、突出地反映一定范围内的普遍性和本质规律，具有代表性的事例。这是最生动的、具体的、活的材料。公文写作中的典型材料具有能揭示公务活动的本质和规律的特点，说服力强，具有普遍的指导意义。

③材料的合理性。材料要为观点服务，材料和观点必须是统一的，即使是真实可靠的材料，如果离开了公文所要阐述的观点，那么它的价值依然是不高的。因此，要根据所写公文主题的需要来决定选用材料的多少、选用材料的详略以及选用材料的表现形式。决不能以为“多多益善”，以公文越写越长，而将主题湮没于材料之中。

3、正确提炼公文主题和观点

在选定公文各部分材料之后，即可依据材料，最后提炼公文主题和各部分的观点。

公文的主题主要是指公文所表达的基本思想、中心思想、主要目的（宗旨）。不论写什么文件，总是有一定的目的，或要解决某问题，或要交流某情况；可以说，这个“问题”、“情况”，就是公文的主题。任何一份公文都有其主题，即使是发一个简单的通知，也不例外。

（1）拟写公文必须首先明确主题

主题是公文的统帅与灵魂，是构成公文内容的核心。拟写公文首先就是搞清楚主题是什么，只有明确了主题，才能有针对性地围绕主题开展准备工作和拟写工作。诸如写给谁、写什么、怎样写，需要准备那些材料，采取什么语气、什么文种等等。如果主题不明确，即使下笔千言，也将离题万里，从而也就无法达到行文的目的。一份好的公文必须有明确的主题。只有明确的主题，才能使收文机关领会公文的精神和实质，了解发文的意图和目的。

公文的主题，既要依据领导意图来加以确定，又要根据已占有材料所反映出来的客观实际情况来加以修订和完善。

（2）确定全面反映和表现主题的观点

公文的观点是从表面主题的需要出发提出的对有关材料所反映的实际事物的看法。

观点是从材料中产生的，但它的产生也要依据主题的需要来进行统筹安排。公文要有针对性地反映某些方面的问题，确定表现公文主题的观点，就要确定从哪些方面（属性）来反映主题，以达到行文的目的。

观点必须是主题所包含的属性（方面、部分），各个观点之间要有其内在的联系，从而构成一份公文的有机结构。所确定的各个观点要能较为全面地表达公文主题所包含的客观情况。观点确定之后，要依据各个观点之间的主次、梳密及相互关系，安排其搭配和排列的顺序，从而形成一份公文有机的内容结构。

所谓全面反映主题，就是要求我们运用整体联系的辩证法观点，客观地反映出具体实际的各个方面情况，防止产生片面性。如其不然，必将导致工作的失误。因此，公文写作在确定直通、表达观点时，必须抓住对立面、抓住矛盾，全面而客观地反映出实际工作的状况。只有这样，才能使公文具有令人信服的说服力。

（3）提炼主题和观点的基本要求

①从占用材料中提炼主题和观点。公文写作人员必须从实际出发，从事实材料中找出规律，只有有了大量可靠的材料，提炼主题和观点才会有坚实的基础。一般情况下，领导交代意图时即已对公文的主题和观点有了初步设想。这些设想是依据已经掌握的情况产生的，它们在搜集占用材料的过程中，根据实际情况及其材料而不断地得以深化和完善，直至最后确立。若初步设想的主题和观点与所属材料不符，就违背了这一要求，需要从材料中重新加以提炼。

②从党和国家的方针、政策的高度去提炼主题和观点。主题和观点必须反映出事实材料的本质和规律。行政机关的工作是在党和国家方针、政策和理论的指导下进行的。写作公文时应以此为据去认识和反映各项工作实践及其材料，用相应的基本观点去统帅材料，从理论与实践相结合的高度去反映各项工作的本质和规律，从而产生理性认识，不断地丰富和发展方针、政策和理论，保证公文符合党和国家的方针、政策及法律、法规。

③用科学的方法提炼主题和观点。要从大量的事实材料中提炼出正确的主题和观点，必须用科学分析问题的方法，坚持具体问题具体分析，对手中掌握的大量的实际情况材料，进行认真深入的分析研究，以形成正确的观点。在用科学的方法分析材料时，必须排除主观因素的影响，使自己的认识尽可能符合客观实际。要学会运用辩证逻辑的方法观察和思考问题，防止片面性。对大量的现象材料进行认真分析判断，去伪存真，认清客观事物内在本质和规律。

4、正确选用文种类别

内容是通过形式来体现的，只有通过选择合适的文种，才能恰到好处地体现公文的内容，实现预期的行文目的。公文的文种类别各不相同，它们所起的作用也各不相同。因此，不能随意选用公文文种，否则就将不能达到制发公文的目的，甚至将会打乱机关之间正常的工作秩序，给工作带来不利的影响。

（1）掌握公文的选用标准

正确选用文种类别，首先必须理解并掌握选用公文的标准。这个标准的主要依据就是国务院办公厅1993年11月21日修订颁布的《国家行政机关公文处理办法》，具体到检验检疫工作，主要依据就是根据《国家质量监督检验检疫总局公文处理办法》制定的《黑龙江检验检疫局公文处理办法》，它对检验检疫机关各种公文的性质、特点及适用范围等，作了明确规定。黑龙江检验检疫局的公文种类分为10种：决定、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

（2）明确公文的行文对象

党政机关的行文对象是稳定的，必须依据机关组织系统、领导关系以及职权范围来确定所选用的文种类别。一般分为以下三类：

①上行文：下级机关向所属上级领导机关的行文。由下而上的行文关系称为上行关系。上行文主要有：报告、请示等。

②下行文：上级领导机关向所属下级机关的行文。由上到下的行文关系称为下行关系。下行文主要有：决定、通告、通知、通报、批复、意见等。

③平行文：相互没有隶属关系和指导关系的机关之间的行文。它们之间的行文关系称为平行关系。平行文主要有：通知、通报、函等。

（二）公文写作

公文写作在作了充分准备的基础上，即可进入撰写阶段。这一阶段的工作主要包括合理安排篇章结构、掌握规范公文体式、熟练运用语言技巧等三个方面。

1、合理安排篇章结构

（1）结构的概念

结构是指文章的内部构造和材料组织安排的方式。如果我们把文章主题喻为灵魂，材料比作文章的血肉，那么，结构就是文章的骨架了。就公文写作而言，结构是一项不可缺少的要素。

公文结构的内容，与普通文章相同，包括公文的开头和结尾，层次和段落，过渡和照应，既要讲究篇章结构的合理安排，又要做到言之有序，从而使整篇行文组成一个有机的整体。

（2）公文篇章结构的合理安排

撰写公文必须按照确定的写字意图，依据文体性质和文稿内容等因素，精心合理地安排篇章结构形式。

①公文的层次。公文各层次在布局上并非平均使用笔墨，而是依据全文重点及行文需要，有详密、疏略之别，以分清主次，突出主题。公文总体布局应做到疏密相间、和谐匀称。元人乔梦符主张“凤头、猪肚、豹尾”，将密笔（主要文字内容）置于中间，疏笔（首、尾）则别开生面、雄壮有力。切忌将中心内容置于一头（首或尾），造成黑乎乎一大片，令人难以卒读，却将几层疏笔连缀，集中压于另一头，致使整体布局松散、托沓、呆板。因此，除极为简短的公文不分段外，大多数公文通常采取纺锤体格局，首、尾层次各为单段以置疏笔，中间层次呈现多段以处密笔。若公文内容以议论为主，则首叙情由，末结要求（或希望），中间层次依内在逻辑顺序分段论证。若公文内容以通报情况为主，则首揭缘由，末结结论（或态度），中间按发展顺序详介情况。若公文内容以措施为主，则首叙依据（或目的），末结要求（或希望），中间据轻重顺序分逐条分列具体措施。

②公文的开头和结尾。公文的开头和结尾虽非主要内容之所在，却是发挥写作技巧之关键。公文的开头，应尽快争取导入主题。常见的开头方法有：直起式，开宗明义，落笔入题；起缘式，叙其缘由，导入主题；逆起式，铺排相反之意，再逐一排除，以突出主题；突起式，发端突兀，气势磅礴，多用于带有鼓动、感召性的文书（如倡议书等），以增强吸引力。公文的结尾应自然、有力，意尽而止。常用的结尾方法有：结束呼应，照应前文，深化主题；结束总结全篇，指出要点，强调结论；发出号召，唤起读者的响应；提出问题，启发读者深思。

③公文的过渡和照应。公文分段的基本要求是意、段相应，用段落来体现层次。一个段落内只应该有一个相对独立的意思，不可多种意思杂处一起。一个完整的意思应集中于一段内叙述，不要散放各段之中，以免零碎。一个层次可以单独成段，也可以分为数段，但不要把几层混为一段。由于各段的含义具有单一性，为贯通全文，顺畅文气，防止脱节、生硬，常用过渡段，以承启前后两个层次，转折正反两种含义，衔接时间、空间的转换，以便自然地从上文导入下文。此外，在同一层次、同一段落中，可运用过渡句，在相反、主从、并列的语句间起转折衔接的作用。

④公文层次的排列形式。鉴于公文文种、行文对象、行文目的、依据等各有不同，因此，公文主体部分的层次排列形式也多种多样。一般有如下几种形式：

一种是纵式，也称纵贯式。以时间推移和因果联系来排列层次，全篇的思路按纵向发展。其排列主要有三类：一是以公务活动进展的顺序来安排层次结构，反映前后层次的承接关系。调查总结性的公文常用这种形式；二是以公务活动由浅入深的认识过程来安排层次结构。这是一种递进式的结构。层意逐层深入，次序不得颠倒。如批转性通知，先讲批转文件的名称，再围绕转发文件的主题进一步阐明有关问题的重要，或收文机关提出贯彻执行的要求，从而体现逐层深入的过程；三是以公务活动内部的因果联系来安排层次结构，层次的排列次序由因到果或由果溯因。这种排列方式运用较广，指令周知公文、报告性公文及总结性公文，常见此种结构形式。如批评性通报，先述通报缘由，次谈处理意见，就是由因到果的顺序。

第二种是横式，也称并列式。依据事物的不同方面或不同情况来排列层次，全篇的思路往横向发展。其排列情况有两种：一是以公务活动的各个侧面来安排层次结构。一项公务活动，自整体上看，是由各个部分组合而成的，每一部分为一个侧面，反映某一方面的情况，按这些侧面来排列层次，层与层之间为并列关系，形成横式结构；二是以问题的不同类别来安排层次结构。公文主要是写实事。某一问题、某项工作、某个决定，都可分并列的几点进行进行叙述，这几点进行是以是以事物内部不同类别分类排列的，构成了不同类别的横式排列次序，这种结构方式在公文中使用量较大，如报告中的几方面情况，总结中的几条经验，法规中的几项规定，都属于此种结构；三是纵横结合式，也称交错式。在公文写作中，单纯的横式或纵式排列的情况并不很多，在内容较为复杂、材料涉及面广、篇幅较长的公文中，往往采用纵横结合的排练方式。实际写作中，有些公文的结构形式相当复杂，纵中有横，横中有纵，纵中还有纵，横中还有横，形成为立体交叉的形式，这就要求写作者思路必须清晰，掌握正确的谋篇布局方法。

（3）结构安排应主意的问题

①认真理清思路，使公文结构清晰严密。结构的安排与写作者个人的思路密切相关，公文的结构是写作者观察事物、分析问题的思维活动在公文中的反映，是写作者的“思路”在公文中的再现。要安排好公文的结构，写作者就得认真锻炼自己的思维的逻辑性，不断锻炼自己的思路。

思路是组织安排好材料的前提。只有思路清楚，材料的安排才会合理，全篇的结构才能完善。要理清思路，就要正确地去认识客观事物，把握客观事物的内在联系和规律性。其次是要运用逻辑思维的方法，去组织公文的各部门内容，使公文的各部分内容构成一个条理清楚、层次分明的有机整体。只有这样才能使公文的结构清晰严密。

②结构安排应考虑公文文种的特点。在考虑正文结构时，必须搞清楚本公文的行文关系和发文目的，正确选用文种，以免彼此混用，影响公文的质量。

③结构安排应为表现中心服务。安排结构的根本目的，在于更好地体现发文的意图。因此，公文正文应怎样开头结尾，怎样承接过渡，怎样分条阐述，怎样连贯照应等，都要依据表象中心的需要酌定。

2、掌握公文的体式

公文体式是指公文的体例和格式。

（1）法定格式和惯用格式

①法定格式。是由国家机关正式规定的公文格式，如国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理办法》规定的12类13种行政公文，地方政府和国务院各部门制定的公文处理办法等。

②惯用格式。这是在实际应用中逐渐形成的习惯写法，为人们所承认、接受。这类格式不是法定的，而是约定俗成的。尽管这类格式不如法定格式那样要求严格而具体，比较灵活和自由，但大体上同样也离不开一定的规律、范围和要求，如简报、计划、总结等。

（2）公文体式的作用

公文具有一定的体式并不单单是为了显示它与别种文字材料的不同，而是为了更好地保证公文的权威性、准确性和有效性，并为公文的处理工作提供方便，提高机关工作效率。同时，公文这种特定体式的形成，正是机关与机关之间、个人与组织之间的各种关系的一种反映。不同的行文关系以及不同的内容采取不同的文种，都会有不同的格式要求。只有遵循这些各式，才会应用得体、行之有效。

（3）公文文体的表达方式

文体是适应不同的交际需要而形成的书面语言形式。公文文体主要采用叙述、议论、说明三种表达方式。

①公文的叙述，主要用于介绍公务活动的基本情况、经过以及背景等。多用概括叙述的方式，不必详细展开内容。

公文中的叙述，主要表现在：请示性、陈述性公文中的情况反映；商洽性公文中的事由叙述；指示性公文中提出的存在问题分析；答复性公文中提出的来文所要求解决问题的情况叙述。

公文叙述的要求有两条：一要叙事清楚。二要叙事简括。前者是指公文在叙事时应交代有关的关系，有的要写事情的始末。有的要写出事情的产生、变化情况，有的只陈述事情的结局；这几种情况，都要做到脉络清楚、线索分明。后者是指公文中的叙述必须做到文字简洁、概括，不必详细述写，它与一般的记叙文是不同的，常用“概括叙述”，少用“具体叙述”。

②公文的议论，主要用于对某项公务活动下结论、作决定、提要求等。多与叙述结合使用，形成夹叙夹议，它主要是议事说理，对问题作出分析判断。

公文中的议论，主要表象在：在上行文中提出的需要解决问题的理由或存在问题的原因；在平行文中提出的意见和要求；在下行文中提出的解决问题的原由和意见及应注意的事项和应采取的措施。

公文议论的要求有两条：一是言之成理。公文的“理”是建立在“事”的基础上的，说理就是对问题的分析，无论所提出的办法、意见或措施、要求等，都要从叙事中得出合乎逻辑的观点。二是直截了当。公文的说理在“说”字，只需三言两语，将问题的性质、结论性的意见等点明即可，可用直截了当、一语道破的方法，明确表态。

③公文中的说明，主要用于介绍一项公务活动的基本情况、前因后果、内在联系及有关措施、办法等。这种表达方式在公文中用得较多，它同叙述、议论结合，共同承担起公文主题的任务。

说明这种表达方式在常用公文中所占比着较大，起着十分重要的作用。如命令中的办法与措施，通知、通报中的情况介绍，指示、报告、请示中的条款行文等，都是说明的具体运用。

公文说明的要求有三条：一是客观详实。作者在作说明时，态度要冷静客观，不掺杂个人感情，如实说明，既不夸大，也不缩小；二是简而得要。说明的语言要简练而道出本质，有明确的规定性。无论是定义说明。还是法规性、条例性说明，都要在分寸上、界限上体现出解释的单一性和规定的明确性。尤其是原则性公文，更要体现出这一特点；三是言之有序。事物本身是呈条理而存在的，说明事物时也应按一定的条理去反映。

3、熟练运用语言技巧

语言是人类最重要的交际工具。人们要对客观事物作出反映，表情达意，交流信息，必须借助语言这一物质形式，才能进行。语言是作者进行思维活动和表达思想的重要工具，也是构成文章的一个重要因素。作为公文，也不例外。公文语言是用于公务活动、具有公文特色的规范化的语言。公文语言与其他书面语言一样，既要符合现代汉语语法、修辞、逻辑等方面的规范，又具有自己的特色。

（1）公文语言的特色

①公文语言的庄重性

公文具有法定强制力和行政约束力，这种强制力和约束力在公文语言上的一个反映，即是庄重性。指公文所使用的语言必须是一种符合语法规范、使用必要的公文体式的书面语言。

公文语言不同与其他书面语体，更不同于日常生活中的口语。比如文艺语体的语言特点是形象性和美感性，多用描写性的语言，在文艺语体中可以大量运用各种句式和修辞手段。口语是人们面对面交际使用的语言，它的特点是通俗性。在口语中，可以使用谚语、俚语、、歇后语等熟语材料以及其他口头上的常用的一些固定格式。显然，口语或书面语体中的文艺语体等，都不及公文语体那样谨严庄重。公文的用语要能够充分地体现出国家机关或一定组织处理公务时所必须持有的严正的立场和严肃的态度。

为了使行文的语言做到庄重，必须注意以下几方面的因素。

首先，在公文中使用规范化的书面语言，不能用夸饰的文学语言，并尽量不用或少用口语。

其次，在公文体式中应使用必要的公文体式用语，这是公文语言庄重性的体现。依据它们的具体用途，这类用语主要有以下几种：

一是开端用语。标示行为的目的、依据、原因、伴随情况等。如“据、查、根据、依照、由于、为了、关于、随着、据反映”等。常用于公文全篇或段落的开头，多组织介词结构、动宾结构的形式。

二是引叙用语。引叙来文时的常用词语。如“顷接、前接、近接、敬悉、收悉、电悉、均悉”等。多用于批复、函等公文。

三是称谓用语。对单位、个人不同的称呼用语。如“本局、贵局、该局、××局长”等。称谓用语在使用时无等级色彩，上下级机关均可据情使用。

四是经办用语。说明公务处理情况的用语。如“经、业经、现经、现将、径向、责成、查收、已经、试行、办理、参照执行、贯彻执行、研究执行”等。

五是承启用语。承接上文，并引起下文的一类词语，如先说明目的用“为了、为此……”；说明依据用“根据……，遵照……”等，接着用一个基本固定的结构形式引起下文。承启用语所承接的上文往往较为简短，引起的下文一般是文中内容的主体部分，并多以条款式表述。承启用语多用于通知、决定等下行文种，有时也用于上行文报告和其他日常应用的计划、规章制度等文种。

六是期请用语。表示公文作者某种期望和请求的用语。如“请、希、望、盼、特请、恳请、拟请、切望、务盼、切盼、希即遵照、即请查核”等。期请用语需根据上行文，或下行文或平行文的不同而选用。

七是征询用语。表示征求、询问对有关事项的意见、态度的用语。如“当否、可否、妥否、是否可行、意见如何”等。征询用语多用于上行文请示、报告或平行文函的结尾。

八是表态用语。表明制发机关意见和态度的用语。如“应、拟应、理应、均应、亦须、准予、毋庸再议、遵照执行、参照办理”等。表态用语应注意讲究分寸，有时应明确表态，有时应留有一定的余地，视具体情况而定。根据表态用语分寸的不同，接受表态的执行者在执行上可表现出一定的差别。

九是批转用语。上级对下级来文批示意见或向下级转发时的用语。如“批示、阅批、核阅、批转、转发、下发、颁发”等。多用于批转文件和转发文件。

十是结尾用语。公文结束时的一种用语。如“为荷、为盼、为要、此复、此令、特此报告、特此通知、现予公布”、“以上请示如无不当，请批准”、“以上意见当否，请批复”、“妥否，请批示”等。有时，通过结尾用语，就可以判别出这份公文的所属文种。

由于公文的政策性很强，因此要写得庄重严谨，但是庄重并不就意味着公文的语言平淡板滞。不论是何种公文，公文中赞成什么，反对什么，提倡什么，禁止什么，都应旗帜鲜明，毫不含糊。当褒则褒，当贬则贬，态度相当鲜明，语言也生动有力。

②公文语言的严密性

所谓严密，是指事理说明严密，合乎逻辑规范，既不能粗疏错漏，也不能前后矛盾。公文的语言运用是受所反映的客观事物以及工作的内在逻辑规律支配的。只有对事物、工作情况及其规律透彻了解，才能写好公文。这就需要在写作前对事物进行周密细致的调查研究，充分了解和掌握有关实际情况。在协作时要讲究表述的严密，既考虑在不同条件下出现的各种情况，同时又考虑到每一事物内部的不同因素；在指出哪些是可行的同时，还要指出哪些是不可行的，既有事实依据，又有具体措施；既要注意一种倾向，又要防止另一种倾向的产生；对于事物的复杂性、多面性都要一一顾及、考虑周全，使收文机关接到文件后的办理或贯彻执行过程中，无论发生何种情况，都能做到有据可依，有案可查。

为了保证公文语言的严密性，在写作中必须注意考虑下面几点。

首先，要根据特定的收文对象作出定向表达。写上行文，要选用与内容相应的文种与语言，如写请示、报告，要持尊重的态度，提出请求、希望、建议之类，不能用命令式的语气及词语。写平行文，发文者与收文者是平等的关系，因此要相互尊重，也不可用命令史的语气与词语，必须平等地协商，语气应该是平等、友善的。写下行文则不同，它可以用命令性、规定性的词语，但要避免用粗暴的训斥性的词语，而应该是说理的，用语要适当，使下级易于接受执行。

其次，拟写公文时，对于事物的记述应择要而周全，时间、地点、数量、范围等都需要交代清楚。往往有些看似细枝末节的地方，若稍为疏忽，也许就将引起歧义，发生不必要的误解。

再次，要正确反映事物之间的各种关系。事物之间的关系主要有顺序、并列、因果、条件、转折、目的等关系。写作公文时，在内容的安排上必须遵循事物内在的客观联系，将事物之间这样或那样的关系反映清楚，做到顺理成章，保证语言的严密性。

③公文语言的准确性

准确，是写文章的一般要求，就公文写作而言，其语言的准确性尤为重要，因为它事关公务，政策性极强。所谓准确，是指要如实地反映客观轻快，准确而又精当地使用词语，做到恰如其分，既不能歪曲和编造事实，也不能滥用和生造词语。

保证语言准确应考虑到：

首先，要做到事实和用语准确。公文是务实的文书，因此，文中所涉及的事实材料必须与实际情况相符，这是抓准问题的关键所在。只有抓准了问题，所提出的解决办法才能具有针对性。

其次，要做到感情表达准确。公文语言在一定条件下虽然允许带有感情色彩，但我们在表达时确要注意适度，讲究分寸，应从不同公文的内容特点和表达需要出发，做到审慎、严格，以保证公文的准确性。在拟写公文过程中，除了应慎重对待词的感情色彩外，对次的语体色彩、形象色彩等，也应该认真斟酌、谨慎使用，防止失度，以保证公文的准确性。

④公文语言的精炼性

公文讲究精炼性，它的语言要求简明扼要、言简意赅。既要反对啰嗦冗长，又要反对苟简不明。公文是推动行政工作、处理实际问题的一种手段，要做到长话短说，那些起承转合的冗长过门，都可以省略。拟写公文时要字斟句酌，该说的一定要说，做到“要言不烦”；不该说的坚决不说，做到没有闲言废语，文字干净利落。

写作公文可以从两个方面着手以求精炼。首先，就公文的议论而言，公文立论以实用为度，要围绕所欲达到的目的，有针对性地提炼观点、申论析理、评价褒贬，以推动和影响受文机关的工作，达到发文者的意图。切忌脱离具体工作实际，漫无边际地放言空论。其次，就公文的叙述而言，公文叙事应按适于实用的标准选材。要对材料的主次、优劣、真伪、新旧进行仔细的鉴别，有所取舍，善于割爱，选择出真实、新颖、生动、具有说服力和代表性的典型材料写入公文，做到言简意明，免得因叙事零乱繁杂，造成主旨不清。

为了使公文的语言达到精炼，在写作公文时应注意：

第一，力戒堆砌修饰，避免重复累赘。要惜墨如今，用尽可能少的文字来说明尽可能多的内容。

第二，文字不要苟简，造成简而不明。公文的精炼，并非单指文字上的简短，而是要在内容充实的基础上做到文字简明，篇幅短小。

第三，不能遂意滥用简称。

（三）公文的修改

文稿经过准备和撰写两个阶段，形成了初稿。在公文写字过程中，自初稿到定稿，尚需经过一个重要环节，即对文稿进行修改。

文稿的修改既包括内容，也包括形式，应该全面认真地进行修改。

1、内容方面的修改。首先要看公文的立意如何，看其是否符合法律、法规和上级的指示精神，是否符合本机关发文的意图，是否符合实际工作情况，是否做到了主题突出、观点鲜明、材料引用得当。如有不符的地方应予修改。观点表达不够鲜明的应重新考虑措词，材料叙述繁简失当的应予删除或增补。文中提出的措施与办法是否切合实际，理由是否充足，执行期限定得是否合理，执行后能否收到预期的效果；有否以空话、套话代替扎实的措施，所提措施、办法与其他文件有否相互抵触、脱节之处。

2、形式方面的修改。先看全文的篇章结构是否紧凑，条理是否清楚，布局是否合理，详略是否得当，重点是否突出，是否正确反映了制文意图；修改时对结构安排不妥的要作调整，修改调整杂乱无章、前后脱节、词序颠倒及主次详略不当的层次、段落。再看公文的文字是否简练通顺，是否合乎语法、逻辑规律。更正错别字及标点符号，对用词不当、语句不通、修辞失当、滥用省略以及篇幅冗长的情况加以修改。另外，还要看文稿选用的公文体式是否恰当，文面格式是否符合国家标准的规定，所用语气和态度是否符合发文机关的身份，作出相应修改。

文稿修改的程序是：

1、先内容，后形式。先看公文的观点是否正确，中心是否突出，事实有无出入，数据是否准确，要求是否合理，解决问题的措施和办法是否真正切实可行。而后，再去考虑篇章结构与文字表达的问题。

2、先总体，后局部。对于立论，先审查其中心观点，再考虑其分支观点。对于叙事，先看对整体的概括是否做到了清楚、全面，再看事例是否做到了生动、典型。对规定，先看它总体的要求是否得宜，再对它具体的措施加以推敲。对结构，先理顺总的层次，分清基本段落，再考虑过渡、衔接与呼应。对语气，先考虑角度是否得体，再推敲措词是否确切。对节奏，先顺文句，再改标点。

3、先内部，后公开。有些公文所涉及的范围相当广，发出前需要广泛地征求意见。可先在内部小范围内，组织有关人员集体检查、修改、完善，然后逐步扩大范围，使修改的内容不断集中，文稿的表达日趋严密。

（四）公文的校对

校对文稿是公文协作的最后一个工作环节，是保证公文质量的重要措施之一。它可以体现原稿的要求，避免错漏情况的发生，保证文件顺利印刷。

公文校对的基本要求是：忠实原稿，使用统一的校对符号，改稿须经批准，确认无误后付印。