默 那英 mv:做你想做而且是必须做的！

本文以典型的中阶经理人鲍伯为例，述说他们老是拖延到最后一刻才处理事情的故事。他们像无头苍蝇般，先做一些无关痛痒的事，再着手处理重要的事，没办法专注心思，在限期内完成事情。
和许多「永远迟到的经理人」一样，鲍伯努力找借口自圆其说，合理化自己的行为。
如何帮自我感觉良好的「最后一分钟经理人」转型为生产力高人一等的守时经理人，本文作者以清晰锐利的笔调和洞察入微的眼光，娓娓道来，让我们受益良多。
这里所谈的也许根本不适用在你身上，却很有可能适用于你认识的某个人。这个人或许是同事、部属、上司，甚至你的另一半或孩子。
在我们的事业组织、婚姻、家庭、人际关系中一直存在着一个杀手，它的名字叫做「耽搁拖延」。简单地说，就是做事拖拖拉拉、延宕时日，拖拖拉拉往往带来三种后果：延迟、工作质量差、以及压力大。本文提出优先、合宜、执着等三个策略，教你克服做事拖拖拉拉的老毛病。（这里只介绍「优先要务」策略）
八时零四分，「永远迟到的经理人」鲍伯把车停在他的专属车位，然后冲进大楼，直接赶往效能长(ＣＥＯ—Chief Effectiveness Officer)的办公室。
一位信心十足的女士和他打招呼。他猜她的年纪只有三十岁上下。
效能长不啰嗦，立即进入主题。「我猜，你一定想不透，效能长到底是干什么的！」
「这个职位是戴夫和我创设的。他很关心如何帮助员工有好表现。他一向认为，如果要在人品和才干之间做一选择的话，他会选人品，因为他觉得很难把价值观教给人们，而才干学起来应该比较容易。我也对同样的事情感兴趣，但我晓得，心地善良的人有时会头壳坏掉——恕我用这样的字眼。他们可能心存善念，喜欢帮助别人，却没有反映在本身的绩效上。多年来和他们共事的人，可能在如何服务顾客和与他人共事等方面，灌输了他们一些错误的观念。于是这些错误的观念阻碍到他们，让他们无法为公司的经营成功做出重大的贡献。换句话说，他们的良好品行卡在内心深处，不曾化为可圈可点的绩效。」
「身为效能长，我的工作是帮助好员工了解什么是真正重要的事情；不只在工作上如此，生活上也一样，以此引导他们帮助自己和他人成为赢家，并且达成必须实现的目标。」
「我要怎么学习呢？」鲍伯问。
效能长亲切地笑说：「这只需要自省。我们希望你深入思考自己是什么样的人、为什么想待在这里、如何做出更大的贡献，以及如何在这里丰富你本身的生活、我们公司的成功和顾客的满意。我们越来越清楚地看到，本公司最优秀的人才就是那些了解自己的人，因为他们肯花时间探讨自己的想法、感觉、梦想和目标。最后，他们知道善用每一天的每一秒、每一分、每一个小时，继而成为准时达成目标的人。他们不仅实现了自己的目标，也实现了本公司的目标。」
效能长又说：「这需要高尚的原则、忘我无私的行为以及愿意改变人生的态度，进而提高我们员工和公司的效能。说真的，我们坚信，优秀公司最要紧的工作，就是帮助员工更上一层楼，超越原来的渴望。离开本公司到另一家公司服务的人，能为新雇主所效力的事，一定多于刚进本公司的时候。」
「这么说，我之所以被留职察看，而不是卷铺盖走路的原因，是要看我能不能培养和接纳这种正面的哲学？」鲍伯试探性地问。
「一点也没错，鲍伯。这些年来，公司在你身上投资了不少，因此，你是公司宝贵的资产。我想，你一定知道，我们所处的行业不能只求达成短期的目标，我们当然有长远的打算。我们盼望公司不但能够生存下去，还能繁荣壮大，因为这么一来，每个人都将是永远的赢家。满足顾客的需求、争取供应商的鼎力支持、彼此尊重和以公平诚信的态度对待对方、建立准时达成目标的内部团队，才能确保我们的将来。这家公司不需要任何最后一分钟经理人。其实，只要达成那个目标，我们自然不会有最后一分钟员工。」
这里头一定有什么阴图──鲍伯一边思索「最后一分钟经理人」的涵义，一边暗忖着。
「我应该怎么做，才能帮助公司达成目标？」鲍伯问道，语气恳挚。
「很简单，鲍伯，最好是公司所有的员工，都了解和支持我所说的『三Ｐ策略』。」
「说穿了，其实简单得要命，鲍伯。你晓得，我们行业的变动很快，我们走的不是慢车道。为了避免沦落为最后一分钟公司，我们必须抱持正确的解决方案，在正确的时间站在正确的地点上。所以说，我们必须确定公司里的每个人都待在同一个团队里，玩着相同的游戏。任何人在做决定时，如果不是根据三Ｐ策略，对公司将是弊多于利。」
鲍伯的好奇心被撩了起来，他问说：「什么是三Ｐ？」
效能长笑着表示：「我不是在耍你。我的意思是说，你必须了解三Ｐ是个过程，不只是一张清单，或者是一个问题的答案。我们一步一步来。」
效能长在桌上按个小按钮，霎时办公室开始上演一出科技秀。灯光暗了下来，投影幕从天花板缓缓落下，充满神秘感的怪异音乐从四面八方涌进耳膜，投影机将色彩艳丽的影像射向荧幕。荧幕上只有一个英文字，而且四处移动跳跃，旁边围绕着鲜明的月晕效果。那个字是Priority(优先要务)。突然间，这个字伴随着震耳欲聋的音响效果烧了起来，嵌进一块石板中。
「就这样？」鲍伯问：「第一个Ｐ是优先要务？」
「整个概念就是这样。」效能长言下之意，表示她已经解释完了：「在这里工作的每一个人，都必须了解他或她的优先要务，绝对不能忘记。」
做事拖拖拉拉的后果
「鲍伯，我相信最后一分钟经理人有三个致命的特质，凡是做事拖拖拉拉的人，都具备这些特质，但它们不一定是拖拖拉拉造成的。它们往往是原因。」
「首先，」效能长继续说：「做事拖拖拉拉的人，老是迟迟不去厘清优先要务。他们一直很忙，却经常忙错事情。针对重要的事情应该采取的行动，他们一拖再拖，结果优先项目经常被延误执行，成了延迟上的问题。」
「其次，就算他们定好优先级，也总是东做一样、西做一点，以为同时着手所有的事情很重要。结果到头来，他们抱怨有太多的漏洞要补，这成了工作质量上的问题。」
「最后，不管做事拖拖拉拉的人肯不肯承认，他们的确给自己和他人制造了压力。他们只会漫无目标地四处乱跑，到了最后一刻才赶着把事情做完，也因此带给别人压力，因为做事拖拖拉拉的人，究竟能不能在期限前完成工作，总是叫人提心吊胆，说不定还必须帮他或她擦屁股。」
「所以说，做事拖拖拉拉的人，问题在于延迟、工作质量不良、给自己和别人制造压力。」鲍伯说。
随时清楚什么是优先要务
「你是不是曾经到过医院的急诊室？」
「有，」鲍伯答说：「我儿子杰利德去年打棒球时，滑向本垒板撞上捕手，手臂断了。我们在急诊室枯坐了几个小时，好不容易才有人过来看他。那真是不愉快的经验。」
效能长脸现同情之色说：「在他们看来，手臂断了不算什么大不了的事，是不是？」
「显然他们是那么认为。」鲍伯点头。
「当然了，等那么久的原因也是检伤分类护士(triage nurse)造成的。」
「我听过『检伤分类』这个名词，但是从没弄懂那到底是什么意思。」
「这名词最早是在战场上使用的。基本上，这套制度是根据紧急状况、受伤的严重程度、患者生存的机率，决定对伤者施以治疗的优先级。在医院的急诊室里，车祸的伤员很可能排在手臂断掉的你儿子之前，接受治疗。」
「没错。但这和职场有什么关系？」「我们期望爱格隆的每一位员工，都能对每项活动做好『检伤分类』。只有这样一来，重要的事情──也就是优先要务，才会永远被优先加以处理，而不是按照先来先办的方式去做。晓得什么事情最重要的人，在处理这些优先要务时，很少会有延误的情形发生。」
效能长接下来指着墙上的一张表，上面列着：
是
也许
不
想做而且必做
想做但是不必做
不想做而且不必做
必做但是不想做
「我相信，所有人每天的活动，都可以分成四类。想做而且必做的事；必做但是不想做的事；想做但是不必做的事；不想做而且不必做的事。前面两项放在「是」那一栏，第三项放在「也许」的栏内，第四项属于「别费心」栏。最后一分钟经理人最糟的行为，就是真的去做「别费心」栏里的事。下场会很凄惨！」
效能长接着说：「『想做而且必做』的事，做起来很容易；『想做但是不必做』的事，做起来可以得到个人的满足感。今天我的清单上，有一件『想做但是不必做』的项目──我想去打高尔夫，可是如果去做那件事，一定会干扰到清单上其他的『必做』项目。」
「听起来很有道理。」鲍伯同意她的说法──不禁想起自己以前做事经常颠倒次序。
「我们的目标是确定在这里工作的每个人，都能了解到优先要务是会变化的。我们的指导原则是，我们必须知道该做什么事，也要知道何时去做。」
「可否再说明得清楚一点？」
「好的，我会尽量解释清楚。人们经常给自己制造一些毫无意义的细枝末节小事，然后让这些事情上爬到优先要务的清单上层；更糟的是，他们任凭别人为他们制造不急之务。如果你和上级之间能够培养出开放、坦诚的关系──这是我们公司将极力鼓励的，你就会起而质疑那些看起来不是顶要紧的任务指派。接下来，你们两人必须一起做分类的工作，把这些不是很重要的任务从清单上剔除。」
「这意思是不是说，其实有些事情，我根本连做都不必去做？」
「没错。拿我个人的例子来说，在我到这家公司之前的上个工作中，我本来以为该我管的事情里面，最重要的是看完丢到我桌上的所有业界期刊。其实，这正好给自己制造了一件无足轻重的工作项目。最后，我终于理解到，这些堆积如山的资料只会让我看得筋疲力尽，却忽略了更重要的待办事情。」
「哎哟！糟糕，我也犯了同样的毛病。」鲍伯心虚说：「现在回想起来，翻阅数百页的资料以后，很少能从里面学到什么有用的东西，但是至少我可以把『阅读业界杂志』这件事从清单上杀掉。」
效能长笑了起来：「我想，许多刊物的确有实用的东西，但是如果某些观念真的那么惊天动地，总有一天还是会浮现到你眼前的。我后来取消订阅参考价值最低的刊物，或者转送给比较有用的人参考。」
鲍伯点头表示同意说：「我本来以为，如果能从尽可能多面的来源，吸收到大量的知识，我对爱格隆而言会更有价值，所以我努力去看所有的杂志。但是，搜集那些信息并不是我的职责所在，管理生产流程才是。」
「否认」让事情拖到最后一刻
效能长也点了点头：「许多经理人相信，有做事就有生产力，而且有了生产力之后，就会有成果。所以他们拟定一份很长的待办事项清单，接着做完这些所有的事情，洋洋得意地相信自己的生产力很高。等到他们终于发现，竟然没有得到可圈可点的成果时，他们便大惑不解。毕竟，这些大忙人可是丢下耙儿弄扫帚，没有稍事喘息的一刻，而且已经把待办清单上的事项一一做完。不过，在此同时，真正要紧的事却被遗落到一旁，而且他们没把任何一件事情授权下去。他们没有针对自己的待办事项做分类的工作，结果注定要当最后一分钟经理人。这其实是一种否认的形式。」
「否认？」鲍伯不解。
「鲍伯，你晓得美国成人的头号杀手是什么吗？」
鲍伯想了一下说：「我猜癌症。」
「答得好，但是再猜。」
「心脏病？」
「是有这种可能。还有没有其他的答案？」
「中风？」
「也许是吧！」
「算了，我放弃。」
一丝哀伤的神情闪过效能长的脸庞。「我个人相信，否认是头号杀手。」
效能长强忍情绪，继续说：「家父就是死于否认的。两年多了，他的肚子疼痛不已，并在日记上写下这件事。他去世后约三年，家母看了他的日记后才发现可怕的真相。在本身的健康问题上，家父是最后一分钟经理人，他不知道如何排定优先级，因此，他没有做定期的结肠检查，以利早期发现癌症，他反而是陷入一种否认的状态。后来，他终于去看了医生，可惜一切为时已晚。结果他忍受了四次漫长的手术，在医院待了十个星期，在疗养院待了两个月，然后与世长辞——他是死于否认，死于最后一刻才对急迫的状况寻求解决方案，不是死于癌症。」效能长拭去泪水后，才又说：「抱歉，我不应该在我们见面时，谈这么沉重的往事。」
鲍伯和效能长沉默良久，空气好像凝结住了。
效能长终于再度开口说：「因此，优先要务强调的是分类，以及确保你时时盯紧那些最重要的事情。这可以帮助最后一分钟经理人克服延迟的倾向。」