鹿寨北站:红头文件制作的三种标准

红头文件的制作

第一种:

一、红头文件的制作及标准

1、进行页面设置

选择“文件”——“页面设置”选择“页边距”附签，上：3.7厘米　下：3.5厘米　左：2.8厘米　右：2.6厘米。选择“版式”附签，将“页眉和页脚”设置成“奇偶页不同”,在该选项前打“√”。选择“文档网格”附签，“字体设置”，“中文字体”设置为“仿宋”；“字号”设置成“三号”，单击“确定”按钮，选中“指定行网格和字符网格”；将“每行”设置成“28”个字符；“每页”设置成“22”行。然后单击“确定”按钮，这样就将版心设置成了以三号字为标准、每页22行、每行28个汉字的国家标准。

2、插入页号

选择“插入”——“页码”，“位置”设置为“页面底端（页脚）”，“对齐方式”设置为“外侧”。然后单击“格式”按钮，“数字格式”设置为全角的显示格式，单击“确定”按钮，再次单击“确定”按钮完成页码设置。双击页码，在页码两边各加上一条全角方式的短线；并将页码字号设置成“四号”；字体任意；奇数页的页码设置成右空一个汉字，偶数页的页码设置成左空一个汉字。

3、发文机关标识制作a/b/c

a、选择“插入”——“文本框”——“横排”菜单项，鼠标将会变成“┼”，在Word2000版面上单击鼠标左键，出现一个文本框，在该文本框内输入发文机关标识，输入完成后，选中该文本框，单击鼠标右键——“设置文本框格式”，在这里来设置红头的属性。

b、选择“颜色和线条”附签，“颜色”设置成“无填充颜色”。选择“大小”附签，“高度”设置成“2cm”；宽度设置成“15.5cm”。注：用户可根据实际情况调节尺寸。选择“版式”附签，单击“高级”按钮，水平对齐：“对齐方式”设置成“居中”，“度量依据”设置成“页面”；垂直对齐： “绝对位置”设置成“页边距”， “下侧”设置成“2.5cm”——平行文标准，“8.0cm”——上行文标准，注：用户可根据实际情况调节尺寸。然后单击“确定”。

C、选择“文本框”附签，左、右、上、下都设置成“0cm”，单击“确定”完成。文本框属性全部设置完成，单击“确定”按钮。选中文本框内的全部文字，将颜色设置成“红色”，字体设置成“小标宋简体”，字号根据文本框的大小设置成相应字号，但要尽量充满该文本框，这样，宽为155mm、高为20mm、距上25mm的红头制作完成。

4、红线制作

首先将“视图”——“工具栏”——“绘图”选中，单击“绘图”工具条的直线工具，鼠标会变成“十”字形，左手按住键盘上的Shift键，右手拖动鼠标从左到右划一条水平线，然后选中直线单击鼠标右键，选择“设置自选图形格式”，红线的属性在这里进行设置。选择“颜色和线条”附签，“颜色”设置为“红色”；“虚实”设置为“实线”；“粗线”设置为“2.25磅”。选择“大小”附签，“宽度”设置为“15.5cm”。选择“版式”附签，单击“高级”按钮，水平对齐：“对齐方式”设置成“居中”，“度量依据”设置成“页面”，垂直对齐：“绝对位置”设置成“页边距”，“下侧”设置成“7cm”——平行文标准，“13.5cm”——上行文标准，注：用户可根据实际情况进行调节。单击确定。

5、文号制作

平行文文号（指同级机关或不相隶属的，没有领导与指导关系的机关之间的一种行文）：文号——三号仿宋、居中显示。

上行文文号（指下级机关、下级业务部门向所属上级领导机关和上级业务主管部门所发送的公文，是自下而上的行文）：文号——三号仿宋字体、左空一个字的距离；签发人——三号仿宋字体；签发人姓名——三号楷体、右空一个字的距离。

注：文号一定要使用六角符号。六角符号插入方法：选择“插入”——“符号”——“符号”附签，找到六角符号后，将光标置于准备插入的地方，单击“插入”按钮即可。

6、主题词制作

选择“表格”——“插入”——“表格”，选中表格，单击鼠标右键——表格属性——“表格”附签，“对齐方式”设置为“居中”；然后单击“边框和底纹”按钮，在“预览”窗口中将每行的下线选中，其它线取消，在表格中填写具体内容：主题词用三号黑体；主题词词目用三号小标宋；抄送、抄送单位、印发单位及印发日期用三号仿宋。

7、保存成模板文件

单击“文件”——“保存”，“保存类型”：选择“文档模板（*.dot）”；“文件名”：给模板命名；“保存位置”：模板所在路径（一般不做，默认即可）。

至此，模板制作完成。以后所有属于此种类型的公文都可以调用该模板，直接进行公文正文的排版。

要对该模板进行修改，可以调出相应模板，方法是：选择“文件”——“打开”，找到相应的模板路径，若模板保存时按系统默认设置的，然后单击“打开”按钮调出模板即可进行修改。

二、公文正文排版

1　依据模板建立新公文

选择“文件”——“新建”——“常用”附签，选中所需模板，单击确定，调出模板。

2　制作公文正文内容

正文内容根据用户的实际需求，可以直接录入文字，也可以从其它软件中将文字复制进来，但必须遵循以下国家标准：

标    题——二号小标宋字体，居中显示；

主送机关——三号仿宋字体，顶格，冒号使用全角方式；

正    文——三号仿宋字体；

成文日期——三号仿宋字体，右空四个字的距离，“○”和六角符号的输入方法一致，不能使用“字母O”或“数字0”代替。

文号、签发人、主题词——按照模板定义的字体填写完整。

最后，将红头、红线、文号、签发人、标题、主送机关、正文、成文日期、主题词的相互位置调整好。

第二种:

不知道楼主需要的是政府的还是企业的，找到如下格式给您参考！

*********************

题目 宋体 二号 加粗

正文 仿宋 三号

页边剧一般是默认（特殊要求除外）

*********************

例如：

文化研究办公室文件

(空**三行)

某宣部[**200**6]**2号      某理论研讨小组[**200**6]1**号         联合签发                                     签发人：XXX            

———————————————————————

关于深入学习XXXXX精神的通知（或批复）  (宋体、二号、加粗)

(空一行)

XXXXXX：(主送单位名称仿宋**三号)

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX(仿宋**三号)

    一、XXXXXXXXXX(大标题黑体**三号)

    （一）XXXXXXXXXXXXXXX(仿宋**三号)

    1**、XXXXXXXXXXXXXXXXXX(仿宋**三号)

    (1**)XXXXXXXXXXXXXXXXXX(仿宋**三号)

(空一行)

附件：1**．XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX(仿宋**三号)

         **2．XXXXXXXXXXXXXXXXXXX(仿宋**三号)

(附图表或图片等请注明)

(空**三行)

二○○六年X月XX日(仿宋**三号，右空四个字距离)

(空二行)

主题词(黑体**三号)：(符号都用全角)XX  XX  XX (宋体小**三)

(以下均为仿宋**三号)

(共印X份)

————————————————————————————————————————

抄送：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX，XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。

————————————————————————————————————————

Q*B文化研究办公室              **200**6年X月XX日印发

(A4**纸，每版**2**2行，每行**28**个字，页码居中)

第三种:

眉首：(文头，红色反线以上部分）

  印制份数序号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人

  1.公文份数顺序号7位数（版心左上角顶格第1行，机密、绝密件才标注）

  2.密级和保密期限（秘密、机密、绝密*30年）

  秘密件指内容涉及国家一般秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受一定损害的公文。

  机密件指内容涉及国家重要秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受严重损害的公文。

  绝密件指内容涉及国家核心秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受重大损害的公文。

  3.紧急程度

  急件、特急；电报：特提、特急、加急、平急

  （3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字间空1字；如同时标识密级和紧急程度，密级在第1行，紧急程序在第2行）

  4.发文机关标识（小标宋体字，红色）

  《XXX人民政府文件》——主要用于向上级机关报告工作，颁布行政规章，发布政府的决定或通知、印发重要会议纪要和政府领导讲话，转发上级或批转下级重要文件等）

  《XXX人民政府》——主要用于印发函件及处理一般事项的通知、批复等下行文。

  联合行文（党、政、军、群）

  5.发文字号（发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布。联合行文只标主办机关的发文字号）

  发文机关代字（渝府发）——年份〔2005〕——序号

  6.签发人

  只有上行文才标注。平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字。“签发人”用3号仿宋字，后用3号楷体字标识签发人姓名。

  二、主体（红色反线下方，主题词上方）

  标题、主送机关、正文、附件、发文机关、成文时间、印章、附注

  1.标题（位于红色反线空两行之下，2号小标宋体字，居中）

  三要素：发文机关——事由（关于?的）——文种

  要求：切题、简明、醒目、得体

  2.主送机关（左侧顶格用3号仿宋体字标识）

  全称或规范化简称、统称

  注：公告、通告等属周知性的公文，没有主送单位。

  3.公文正文：首页必须显示正文

  4.附件（正文下空1行左空2字，用3号仿宋体标识）

  附件是正文内容的组成部分，与公文正文一样具有同等效力。

  5.成文日期（行政机关公文用汉字，党委系统用阿拉伯数码标识；法规性公文的成文时间一般在标题下方正中，并加一圆括号）

  成文日期确定的原则：

  （1）会议通过的决定、决议等以会议通过日期为准；

  （2）领导签发的，以签发日期为准；

  （3）联合行文，以最后签发机关的领导签发日期为准；

  （4）法规性文件以文件批准日期为准。

  6.公文生效标识（右空4字）

  公文除会议纪要和以电报形式发出外，均要盖印章。

  行政机关单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期和盖章。

  联合行文，上行文只盖主办机关的章；下行文各主办机关均要盖章。当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文日期，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。

     当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称(可用简称)按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。

     当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；

     当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。

  7.附注（用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下一行）

  “请示”、作为上行文的“意见”、“函”需在此处标明联系人姓名、电话，用圆括号括入。

  三、版记：

  1.主题词（用3号黑体字，居左顶格标识；词目用3号小标宋体；词目之间空1字）

  类别词——类属词——文种

  例：某师范学院关于加强重点学科建设的意见

  教育 院校 学科建设 意见

  除类别词外，最多可选5个

  2.抄送机关（指主送机关外需要执行或知晓公文的机关）

  抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。

  市政府发文的抄送机关的排列次序：

  党委、人大、政协、纪委、法院、检察院、警备区、人民团体、有关部门、有关机关。

  如抄送各民主党派市委、市工商联、各人民团体应排在最后，另起一行。

  3.印发机关和印发日期

     位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占l行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空l字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识