鲁迅文学奖作品排行榜:程序文件

1. 目的
对质量管理体系文件进行控制，保证对质量管理体系有效运行起重要作用的各个场所都使用相应的有效版本文件。
2.    范围
适用于公司质量体系涉及到的文件/表单，顾客、供方提供和公司收集的图纸、技术规范、国际标准、国内标准，适用的法律、法规及其它参考资料。
3.    定义
3.1受控本
文件的分发、修订或更换均须按书面规定程序进行控制，保证文件始终反映现行要求。
3.2非受控本
文件的分发须按书面规定程序进行，但不保证其分发、修订或更换完全反映现行要求。
3.3制度类文件
规范公司内部各部门日常运作及行为规范的文件。
3.4质量手册(QM)：公司质量管理活动的指导纲要。(是Quality Manual的英文缩写)
3.5程序文件(QP)：针对ISO/TS16949的要求事项，不同部门间作业的沟通、协调的书面规定。  (是Quality Procedure英文缩写)
3.6三级文件：指公司内部制作的各类图纸、技术规范、控制计划、作业指导书等文件，用以划分各部门内职责和作业细则的书面规定等。
3.7外来文件：是指外部顾客或供方，以及其它相关方提供的文件，如：产品图纸、技术规范、                   法律法规、标准及参考手册等。
3.8生效日期：是指文件开始执行的日期，该日期可由制作者确定，但审批人员需确认该日期的适宜性。如未注明生效日期则以发行日期作为生效日期。
4.    职责
4.1质量部负责审核各部门编写文件格式符合规定要求，确保内容不与体系要求相冲突。
4.2文控中心负责文件的发放，作废文件的收回、销毁，文件的归档、保存等。
4.3其他部门负责部门内文件的管理。
4.4外来文件由接受部门进行登记、转交、更新等的控制。
5.    程序
5.1文件的编制与审批
5.1.1质量手册由质量部编制，总经理批准。程序文件由各归属部门组织编写，各部门主管审核，管理者代表批准。
5.1.1.1质量手册应阐明公司总的质量方针，规定并描述质量体系，明确影响质量体系的人员的职责和权限，为构成质量体系的各个过程提供基本的和具体的程序说明；质量手册应包括：体系的适用范围及任何删减的说明、程序清单和过程间的相互作用的描述三部分。
5.1.1.2质量方针由公司经营层制订，并作解释说明。
5.1.1.3程序文件必须说明每个活动的目的、范围、定义、职责、流程、方法、结果记录等。
5.1.2三级文件由相关职能部门编制，并对特殊特性按顾客规定进行特别标识，由部门负责人对文件的充分性、适宜性与有效性进行审核与批准，详见LSM.QP/07《产品质量先期策划管理程序》。
5.1.3标准、相关法律法规及其它参考文件由文控中心统一编号登记，藏书目录应列出出版物的名称、出版商、发行年份及修订次。文控中心应每年清点一次，并更新“资料目录”。
5.2文件的编号规则
5.2.1质量手册
LGSM.QM—口口
顺序号
质量手册
公司名称缩写
5.2.2程序文件
LGSM.QP/口口
顺序号
公司名称缩写
程序文件
5.2.3制度类文件
LGSM /HQ–×××
顺序号
制度类文件
公司名称缩写
5.2.4三级文件
LGSM/WI–口口××–××××
发文年份
职能部门代号
顺序号
三级文件
公司名称缩写
5.2.5记录
JL××-口口
顺序号
相应程序文件的顺序号
质量记录
5.2.6版本号：
B / 0：
第0次修改
B版文件
5.2.7各部门代号
OD：办公室         TD：技术部          QD：质量部           FD：财务部
TR：贸易部         MD：生产部          PS：采购部           LO：物流部
5.2.8各部门受控号
01：总经理        02：副总经理       03：管理者代表         04：办公室
05： 财务部       06： 贸易部         07：技术部             08：生产部
09：质量部        10：采购部          11：物流部
5.3文件的发放与修订
5.3.1文件的发放
5.3.1.1文件经批准下发之前，应由质量部对文件的格式和内容的符合性进行确认，确认无疑后交文控中心执行；若格式不符合规定或内容与体系要求不符，则退回文件制订部门重新进行修改。
5.3.1.2文控中心按照“文件一览表”进行复印，并在文件的尾页上加盖“受控文件”及“受控号”后下发到相关部门，并填写“文件发放/回收登记表”，严格控制文件的分发，以便管理和防止泄密。
5.3.1.3非受控文件，必须经管理者代表或总经理批准后，方可发放给顾客或其它相关方。
5.3.1.4除文件保管员外，不得私自复印受控文件。发放范围以外人员/部门需要时, 应填写“文件领用申请表”，经原文件审批人同意后，向文件保管员领取，同样办理文件发放手续。
5.3.2文件的修订
5.3.2.1通常文件的更改应由原审批者或原编写部门来完成修订，由提出部门/人员填写“文件更改通知单”；
——手改的修改处应作更改标识，并在文件的修改栏处签署全名、日期。
——对于质量手册的修订，可采用分章节修订的办法。
——对于程序文件和三级文件，除个别字符的手改外，修订时采用换页的方式。
5.3.2.2文件更改应作相应的版次更改，并在“文件一览表”上进行修改版次登记。
——修改号：第一次制作的文件修改号为“0”，以后如第一次修改整份文件或其中某页时，整份文件或其中某页的修改号为“1”；第二次修改，修改号为“2”，按顺序更改修改号。当整份文件或其中某页的修改号超过5时，即修改号为“6”时，则需更换版本号。
——版本号：第一次制订的文件为“A”，以后修订的文件以此类推A、B、C……
5.3.2.3修订文件按原分发范围重新发放，每份修订文件的副本在发放时，应有更改说明，指出更改内容和新增内容。文控中心在发放修订文件时应收回失效、作废文件，以防误用。禁止保存未经授权的文件和受控文件的作废版本。
5.3.2.4在内部审核之后管理评审之前，必须对质量体系文件进行全面评审，作为管理评审的输入。经评审，若需修订，则按5.3.2.1～5.3.2.3进行。
5.4作废文件的控制
5.4.1作废文件由文控中心按“文件发放/回收登记表”从相关部门收回，对于涉及产品特殊特性的文件，应填写“文件销毁审批单”，经文件保管部门负责人批准后销毁。
5.4.2为积累知识或根据顾客（车型）和产品责任有关的法规要求的原因，对需要保留作参考的作废文件，由文件保管人员保留一份，并加盖“作废留存”章，以防误用。
5.5外来文件（来自公司外）和外发文件（发到公司外）的控制
5.5.1所有外来文件（来自公司外）由接收部门填写“外来文件评审记录表”后转交文控中心，文件保管员按5.1.3及5.3.1登记、发放至相关部门。
5.5.2对外来的顾客工程标准/规范管理见（附件一）《顾客工程标准/规范作业流程》。
5.5.3所有外发文件（发到公司外），包括发放给供方执行的技术文件等，如果为受控文件，必须执行本程序的相关规定；如果为非受控文件，其更改、换版与作废可不执行本程序的相关规定。
5.6文件的日常使用和管理
5.6.1需临时借阅文件者，经文件保管员同意后，可在文控中心查阅；如需借出使用，文件保管员应在“文件借阅登记表”内进行登记，并由借阅者签名后，方可发放给借阅者使用。
5.6.2任何人不得在受控文件上乱涂、乱改，更不得私自外借。
5.6.3当文件破损严重，影响使用时，文件的持有人应到文件管理部门办理更换手续，交回破损文件，更换新文件（分发号与原文件一致）。
5.6.4文件持有人丢失文件后，应按5.3.1.4重新办理领用手续，文件保管员对补发的文件给予新的分发号，并在“文件发放/回收登记表”上注明新的分发号及丢失文件的分发号作废。
5.6.5各部门将文件发放时，应同时将电子文档备份后交文控中心；对无电子文档的文件，文控中心应另外复印一份，并与原文件分开存放，以防文件意外丢失。
5.6.6文件存放环境应防火防潮，防止损坏和变质。各部门文件应按如下存放规则进行管理：
——文件应按不同类别存放于不同的文件夹或资料袋中；
——每个文件夹或资料袋外面应标识出大的类别。
5.6.7文件保管员应将所有受控文件记录于“受控文件清单”，并即时更新“受控文件清单”。
5.7电子文档的管理
5.7.1电子文档都应编制主目录。
5.7.2电子文档应及时进行备份保存，以防文件意外丢失：
——已正式发布或归档的质量体系文件、图纸/技术规范、贸易部的顾客资料及报价信息、采购部的供应商资料及报价信息、财务部的会计资料、设备的操作软件等由文控中心根据文件变更频率进行备份。
——上述未正式发布或归档的文件及公司内其它文件，由各部门根据更改频率进行备份。
5.7.3电脑/服务器必须严格控制，防止病毒侵入；磁盘/刻录盘的保存应能防止损坏或电磁干扰。
5.7.4输入人员应经授权，应规定输入人员的专用密码，确保文件输入、更改处于受控状态。
6.    相关文件
6.1 LGSM.QP/07《产品质量先期策划管理程序》
7.质量记录
JL01—01   文件一览表
JL01—02   文件发放/回收登记表
JL01—03   文件借阅登记表
JL01—04   文件领用申请表
JL01—05   文件更改通知单
JL01—06   文件销毁审批单
JL01—07   资料目录
JL01—08   外来文件评审记录表
JL01—09   顾客提供的技术规范/样品登记表
JL01—10   顾客提供技术规范/样品评审表
JL01-11    受控文件清单
编制：                           日期：
审核：                           日期：
批准：                           日期：
修
改
情
况
序号
内容
修改人
日期
批准人
日期
附件一：顾客工程标准/规范作业流程
程 序
部 门
文件/备注
贸易
技术
质量
生产
采购
文控
1.  接收顾客工程图纸/规范
2.将图纸/规范、样品归档
3.图纸规范、样品评审
5.制订或修改FMEA、控制计划等相关文件
4.制订/修改公司图纸或规范等，传递到相关部门
6.记录每项更改在生产中的实施日期,并予以保存
7.更新PPAP资料
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本流程适用于对本公司顾客工程标准/规范的评审、转化等作业的控制。
2． 由贸易部填制“顾客提供的技术规范/样品登记表”，技术规范由文控中心签收后转发给技术部，样品直接由技术部签收。
3. 在收到技术规范/样品后二个工作周内，由技术部负责组织评审完毕，内容包括：
A. 评审影响材料、尺寸、外观、性能的特性；
B. 评审与政府法规、安全、环境要求相关的特性；
C. 评审是否具有足够的数据；
D. 内容是否翻译清楚、特殊缩写及解释是否明确，等等。
6. 如顾客对实施日期有要求, 应按照顾客要求办理。
7. 顾客有要求时，应重新向顾客提交PPAP资料。
所有评审内容，由技术部负责填写“顾客提供技术规范/样品评审表”并归档保存。
●——表示责任部门
○——表示配合部门
注：上表所述流程仅适用于TS16949产品。