魔兽简单的防守地图:聪明工作36计

聪明工作36计

    尽管全球化、网路革命，在过去二十五年，大幅提升人类的生产力。然而，也从此，「埋头苦干症候群」正以美国为首，向全世界白领阶级蔓延！这群「埋头苦干族」的面貌，跟过去截然不同。
　　
　　埋头苦干症候群正蔓延
　　白领阶级工时变长、事做不完
　　
　 　去年十月，美国《商业周刊》（Business Week）就以「你工作如此卖命的真正原因」（The Real Reasons You're Working So Hard）为封面故事，探讨此一现象。不只美国，全球化的竞争，也迫使欧洲人抛弃较短工时的传统。○四年，德国每周工时超过四十小时的人口，从四百七十万 人增加到五百三十万人，法国劳工也有此趋势。 
　　
　　在台湾，根据主计处民国九十四年公布的「社会发展趋势调查」：二○．五％的人认为，自己总是或经常，无法完成每天预定想做的事情；一七．八％的人每天工作超过十小时；十五至四十四岁的人口中，三成以上自觉经常有时间压力。 
　　
　　无效率的沟通是病原体
　　近四成经理人每周至少浪费半天
　　
　　为何科技工具增加，时间却不够用？ 
　　
　　麦肯锡一份针对全球七千八百位经理人的调查点出关键：无效率的沟通（包括语音、电邮和会议）。这份报告指出：有近四○％的经理人，每周必须花半天到一天在没效率的沟通；二五％认为目前的沟通已超出他们所能管理的范围。 
　　
　　针对此点，麦肯锡企管顾问公司资深合伙人布莱恩（Lowell Bryan）指出：「能够处理更多复杂性的人才会是赢家。」换言之，驭繁为简，避免自己被工作消耗殆尽，是白领阶级拒当埋头苦干族的唯一心法。 
　　
　　运用五大聪明工作秘诀
　　学习驭繁为简，有效管理产能 
　　
　　其中，「管理产能，而非工时」是重要的概念，人们必须减少低价值的互动频率。以下是五个帮助你聪明工作的秘诀。 
　　
　　一、设定优先顺序：确立真正值得你花心力做的工作，想办法外包其他不重要的工作。 
　　二、预留时间：不管在专业还是家庭生活，都要预留时间给无法预见的事件和讯息，太紧凑的行程会造成压力。此外，如果你不在工作与工作之间，预留时间，让自己转换心情，会把自己压垮。 
　　
　　三、运用科技，过滤资讯：透过各种电子产品，你总是可以被找到。但在周末关机又不是个好选择，可以用新科技来过滤你的电话和电子邮件。 
　　
　　四、将决策权下放：扩大中低阶经理人可以做出的决策范围，给自己思考事情的时间。加州智库未来学院总监沙佛（Paul Saffo）就说：「独处，在职场是奢侈的资源，有时你必须要远离一些，相信没有你，事情还是可以运作如常」。 
　　
　　五、补充创造力：跑马拉松、学习如何煮菜、听音乐等活动，可以提供休息和放松，让你补充创造力。 
　　
　　个案一：
　　管理时间》陈瑞聪 严守议程表
　　
　 　十八年前，陈瑞聪接下仁宝电脑总经理职务后，一路将仁宝带领到全球第二大笔记型电脑公司，并转投资手机厂华宝通讯、面板厂统宝光电与封测厂飞信半导体 等。如今，他掌舵的事业体合计年营收已将近四千亿元，拥有上万名员工。他堪称国内最忙碌的科技执行长之一，每周主持的会议近四十个，平均每月出国达八次。 以下为陈瑞聪自述： 
　　
　　我常戏称，我应该称作「开会长」，我每天唯一的工作就是开会，出差是为开会，应酬也是开会。每天早上八点到下午六点离开办公室前，全被会议给占满，最高纪录，我一天得开上十二个会议。 
　　
　　会议管理：建立开会标准作业流程，客户也要遵守
　　
　 　以我自己的经验来看，开会最常遇上的无效率情况有两类：第一种，原定的开会时间delay（延迟）。要知道，若是我前一个会议拖延半小时，等着我主持下 个会议的其他人就得空等半小时，若有十个人，就等于公司丧失掉至少半天的竞争力。第二种，会议结束，没能达成任何结论。没有结果意味着原地踏步，公司根本 不知道下一步该做什么。 
　　
　　过去，我就常碰上这两种情况，后果是让我每天活在无止尽的会议梦魇里头。别人看我现在一个星期有将近四 十个会得主持，数量相当吓人，其实，我过去的会议次数，比现在还要多出许多。从五年前开始，我采取的做法是，要求将每个会议的议程表先定出来，议程表中必 须条列得一清二楚：这个会议必须讨论的议题有什么，每个议题要花多少分钟，必须做出什么结论。 
　　
　　过去我整天的行程表只有一张，现在我是每场会议都有一张议程表；过去，我每天的行程是以小时为单位，如今，我则是以分钟计。 
　　
　　面对不同的客户，议程表也会有所调整，德国客户做事严谨只谈公事，有时候连三分钟的寒暄时间都可省掉，直接由会议主持人个别介绍，事先将名片放在客户面前即可。 
　　
　　美国客户的作风较开放，因此，我们会将每个议题的时间长度订得较宽松，透过长期下来得到的经验法则，我们已经有一套开会的标准作业流程。 
　　
　　个案二：
　　管理时间》陈玲玉 黄白单监控工作 
　　
　　陈玲玉，国际通商法律事务所的主持律师，主办台湾高铁等重大BOT案，并为国泰、富邦、中信、台新等金控集团的法律顾问，是国内法律界的金控保母。以下为陈玲玉自述： 
　　
　　我喜欢工作，而且做得非常的有效率。同样是一小时，别人做一件事，我可以做两件、甚至三件。我常觉得自己的这一辈子，是其他律师的两辈子，也因为这样，我看了很多的东西，累积的人生历练比别人多，所以在做决定时，就会知道什么是对的，而且会很有信心，容易安定下来。 
　　
　 　平时，我八点出门，从家里到事务所大概需要二十五分钟，我会都拿来看报纸，先看报，才能「看报办案」，就当天的新闻事件做即时的回应。例如某速食连锁店 的消费争议，我在车上，一看到报上的消息就立刻打给客户，做立即的回应，不然等到了办公室，再做回应，已经超过了报纸的截稿时间，就会延误事情的处理。 
　　
　　随手记录：餐巾纸也拿来写，甚至集结出书 
　　
　　到了办公室之后，我第一件事就会看e-mail、传真。我有一个很得意的发明，就是「黄白单」（二联单，上为黄单，可复写，下为白单），我就是靠这个来控制工作的进度。 
　　
　 　看完e-mail之后，就是黄白单发挥效用的时候。我把要同事们办的案件，用黄白单写上应完成日期，黄单分给负责的同事，白单就留在我这里。我根据白单 去收回案件。同事常开玩笑，如果事情没做完，只有一个办法，就是到Lindy（陈玲玉的英文名）的房间，把白单子偷出来！ 
　　
　　我最不能忍受工作延迟，甚至，我在餐厅时，还会用他们的餐巾纸，把当时脑子里想的东西写下来。 
　　
　　袋子哲学：工作各装进A4袋子，一件件解决 
　　
　　还有就是我的袋子哲学，我很会善用很多A4大小的袋子。如果有十件事，我就会用十个袋子分别把它们装好，然后开始做第一件事，感觉就只有一件事，做起事来压力就不会那么大。 
　　
　 　之后再就特定案件分析法律争点，思考哪一个律师适合，再以口头或是黄白单方式发案，一个工作完成，享受一下小快乐，再打开第二个袋子。等到第十个袋子做 完之后，第一个案子可能就有回音了。我的脑筋要处理很复杂的法律问题，所以其他东西就一定要归简，工具也会把它归类好。 
　　
　　个案三：
　　管理资讯》王伟忠 由专人过滤资讯 
　　
　 　身处娱乐圈三十年，王伟忠现在统管四家电视节目制作公司，担任制作人的电视节目共七齣，每周由他制作出手的节目总时数达三十四•五 小时，并处理二十四位明星经纪业务。王伟忠目前投入时间最多的以时事相关节目为主，包括执导八点档情境喜剧「住左边住右边之全民拚幸福」，及拟定模仿秀 「全民大闷锅」每日主题方向。以下为王伟忠自述： 
　　
　　我工作的模式，是如何一整天集中脑筋之后，再让自己放松。这就好像把毛巾挤干后，整个放松再吸水，再挤干的活动。 
　　
　　创意推力：早起到公园跑步、窗外一定要有绿意 
　　
　　运动对我非常重要，天气好的时候跑大安公园，阳光呀树，早上跑，看到很多小孩子上学，看着他们很开心。天气不好时，我会去健身房。跑步时电话就放在旁边，想到什么事就拿起电话，打给同事大声说：「你快点把什么做完。」健身房一旁运动的人会看着我，觉得我很奇怪。 
　　
　　绿色对我也很重要，我的房子再小、再怎样，一定要有view（景观）。view对我很重要。你让我住豪宅，打开窗子看到别人家后面在晒三角裤，我会疯的。我是南部小孩子，我一定要阳光与绿色，公司会议室外也有绿色花园，看到一片绿色可让我脑袋清新。 
　　
　　创意助手：专人负责读报，每天早上电话简报 
　　
　　这种人情世故各方面议题上，讲道理还要写到喜剧去，不是闹剧砸蛋糕，不仅要知道喜剧技巧，对目前社会发生什么要非常敏锐，这是非常大的压力，一看就知道，不能讲外行话。 
　　
　　要培养这种敏锐度，我必须大量吸收资讯，平常就有很多朋友与我交换各类讯息。公司里有一位企画，负责资讯整理，每天阅读各类媒体，并消化简报给我听。 
　　
　　我每天早上十点钟打电话给她，听她讲当天的报纸内容给我。她是我在中广做「中广男人」节目时一起工作，后来请来我的公司。听完这些资讯，我脑子会很快抓住要点，这些点子我会知道哪些会拿来做新案子，还是要丢到我哪个节目去。 
　　
　　她每天早上要花约两小时，阅读六、七份综合性报纸，还有每星期出版的主要周刊、月刊等，把其中一些趋势性、生活面的话题口头告诉我，每天早上讲电话大概十几分钟吧。因为我们工作很久，她知道我有兴趣的议题，包括市井小民的生活变动，及一些趋势性的报导。

聪明工作36计

第一章 沟通篇 

第1计：拒绝沉默，主动沟通 缺乏沟通，将给工作带来损失 沟通可以给你带来机会 加强与上司的沟通 与同事的沟通亦很关键 

第2计：融入团队，你才会成功 职场从不相信孤胆英雄 心系公司利益 聪明的人融入团队 第3计：尊重同事，得到同事的认可 尊重同事是我们的本分 先要被别人认可 成功需要协作 

第4计：及时化解人际关系矛盾 无处不在的人际关系矛盾 幽默是最好的矛盾调节剂 正确应对他人的嫉妒 不同类型的人不同对待 

第5计：掌握有效沟通的方法 谈论别人感兴趣的话题 满足他人的成就感 做好面对面的沟通 提高沟通能力的4个步骤 

第二章 时间管理篇 

第6计：先做要事方能简化工作 培养重点思维 做事不要贪多 分清主要的和次要的 做重要的不做紧急的 

第7计：寻找正确的做事顺序 工作任务的四个维度 做事的正确顺序 管理者如何寻找做事的次序 提醒上司，让工作主次有序  

第8计：在精力充沛时高效工作 利用“神奇的3小时”要认识自己的效率型 提前效率高的周期 

第9计：不被琐务缠身 果断拒绝无用的闲谈 从琐务中抽身 舍弃不必要的个人及外事活动

第三章 方法篇 

第10计：利用日程表简化工作 为什幺需要日程表 改变日程计划以提高工作效率 加快计划的进度 按照预定计划行事 

第11计：工作要有节奏感 让工作富有节奏性 情绪转换法 防止干扰 

第12计：发现问题的关键 正确地界定问题 从细节中窥见问题的关键 把问题想透彻 

第13计：善于借助他人力量 第三者所产生的魔力 有些工作需要合作完成 正确界定“他人” 第14计：善用工具 运用现代化技术工具提升效率 利用工具建立畅通的信息渠道 

第15计：追求功劳，而不是苦劳 职场没有苦劳，只有功劳 把每项工作当业务

第四章态度篇 

第16计：带责任心去工作 不仅要“能干”，而且要“愿干”责任保证绩效 做好本职工作，就是最好的晋升策略 将全部的热情投入到工作中去 

第17计：不找借口 借口是效率的死敌 不要为懒惰找借口 养成不找借口的好习惯 

第18计：废除拖延 拖延是对工作最具破坏性的恶习 拖延无助于问题的解决 认识“今天”的重要性 不为拖延找借口 永远当昨天是完成期 

第五章 思维篇 

第19计：果断决策 快速选择，提升效率 为什幺做决定如此困难 你是如何做决定的 培养果断 

第20计：多用用逆向思维 思维定式带来的弊端 逆向思维带来的奇迹 

第21计：提高自己的想象力 想别人想不到的 神奇的想象力 如何发挥想象力 

第22计：多想几步增效率 每个人都应多想几步 妨碍远见的几个因素 使你的远见成为现实 

第六章 减压篇 

第23计：正确认识压力 消极的压力和积极的压力 聪明的人懂 得释放压力工作中常见压力的处理技巧 战胜职场压力的心理策略

第24计：学会平衡工作和生活 用高效率来减缓生活的节奏 工作只是生活的一部分 优化生活方式和工作方式 

第25计：健康生活增添工作的活力 为什幺工作时感觉疲惫 早起一杯水，活力的起源 午睡给工作添活力 

第26计：抽空做些简单运动 放松身心的技巧 户外运动增活力 有氧运动让你情绪高昂 最简易的呼吸放松法 

第27计：职业女性简单解压法 为什幺女性更易遭遇压力 女性减压的几个关键 懂得表达感激 

第七章 学习篇 

第28计：最快找准你的定位 效的学习从定位开始 职业定位的分类 如何批准自我定位 

第29计：打造自己的核心竞争力 让自己变得不可替代 明确充电的目的 寻找合适的培训 聪明学习的两个要点 

第30计：弥补自己的弱项 成功必须取长补短 克服弱点，每天进步一点点 弥补弱点的五大步骤 

第八章 管理人员篇 

第31计：善于授权 管理切忌“事无巨细” 掌握正确的授权方法 掌握授权的正确流程 把握授权时机 进行合理的监督 

第32计：做好会议管理 要减少会议 改善会议室的环境 会议时间不要超过3小时 管理者的责任 

第33计：学做一个独断的人 提升你的判断力 “独断”不“专行” 现在开始简单工作 

第34计：向竞争对手借力 向对手借力可简化工作 如何向竞争对手借力 

第35计：管理好你下属的时间 你是否占用了下属的时间 浪费下属时间的具体体现 

第36计：获得关键人物的支持 关键人物的支持很重要 你需要哪些 与关键人取得联系