香港女演员名字及图片:《哈佛时间管理通则》在线全文
来源:百度文库 编辑:九乡新闻网 时间:2024/04/28 06:35:13
28.预先通知参加开会的人,会议是逾时不候的
无论做任何事,总有人不守时。比如说两点开会,就有人到了两点十分左右才珊珊而来。如果等到迟到者全来了之后才开始开会,等于使其他准时而来的人都损失十分钟,造成时间大量的浪费。
因此在通知开会时间时,清楚表示会议是逾时不候的,这样,即使参加人员还未到齐就准时开会,迟到的人也无话可说,而且下次也不敢再迟到了。29开会前要求提案者准备书面报告
马拉松会议的原因,都在于事先准备得不够周全。没有审议议题内容的时间,在会场中被要求马上说出结论,任何人都只有瞠目以对的份儿,当然在沉默中浪费不少时间。基于这些,会议的召集人最好事先准备“议题”、“问题要点”、“对策”等等用纸,预先要求提案者提出报告,并将其复印分发给每个人,这样每个问题、观念都一目了然,自能提高会议的效率。
30.对上司做工作报告时,要先打好腹稿〖HT5”,5SS〗在对人传达要事时,若不先整理出条理,就冒然开口,往往都不得要领。尤其是对上司做工作报告,说话结结巴巴,不只浪费时间,更会令上司感到不耐烦,而影响到对自己工作能力的评价。
不只是对自己的同事,连对自己家人也是一样,都要“先想好要说的话,才把人叫过来。”而且开口时,要先从结论说起,这样,对方就会知道谈话重点所在,不但不会浪费时间,也比较不会发生误会。
31.好的工作程序要记入工作手册,使新进者也能应用
在做一件工作时,往往必须多方摸索尝试,不过,在尝试的过程中,即使发现新的方法,一旦完成这件工作,有时也会忘了这个妙法,因此,所造成的时间浪费无法估计。
所以,在你所在单位中,如果有人发现效率良好的工作方法,都要记入“工作手册”中,这样这个工作经验就不再为发现者所独有,而且,任何人只要照章行事,一定可以顺利无误地完成工作。
32.“实用工作手册”来自以往的工作经验
不管期望做得多么完整,“工作手册”一定会有所遗漏。一种文件写法虽然已考虑到种种状况,但为了对应特别的情况,就必须采取相应的做法。因此明知不够完整,还是编制工作手册,将其当成“试金石”。一旦工作上发生困扰的问题,就立刻追加、修正工作手册的内容。这样日积月累就能完成一本“实用工作手册”,任何状况发生都能从中找到最有效率的解决方法。
33.多关心女职员,托以重任
以相当的敬意与关心,来对待共事的女职员是必要的。除了前面提过的生日卡之外,在她们加班工作十分疲累之际,你可以适时地予以嘉勉慰问,或是与她们谈谈私人的烦恼,给予一点建议与帮助。
平日就这样对待女职员,在意想不到的时刻就会得到对方大力相助,比如说临时有急事,对方主动承担下来,很快就完成工作。无论如何,只要获得女性职员的支持,万事都会有所依靠。
34.交待工作时,先说明做法与意图
譬如,在交待秘书订车票时,你不能说:“帮我订购某月某日某号的订位车票。”你最好这么说:“我要在某月某日几点之前到达,请为我订购订位车票。”
若以前者的说法,一旦客满,秘书会说:“已经没座位了。”一句话就了结了,可是若以后者的说法传达自己的意图,她就会问:“您需要的订位已没有,其它车厢的座位可以吗?”
得以灵活的应变处理。在交待工作时,若将意图与做法说明清楚,就能迅速无误地完成工作。
35.想知道交待工作的结果,必须先声明
交待属下办件事,等了好久都不见回复,一问起来,才回答说:“我打算待会儿去向你报告。”这种情况经常可见。为了避免这种“失误”,如果想尽快知道交办工作的结果,你可事先说明。这么一来,即使还有其他事情要办,受托者也会立刻报告工作结果,省得心烦气噪苦苦等候。这样多叮咛一句,不但可以防止浪费时间,且能提高工作效率。 36.午休是交换信息的黄金时段〖HT5”,5SS〗如果你利用午休时间,积极与不同行业的朋友会面,和他们边吃饭,边聊天,其乐融融。
这样借机与不同行业的人碰面,可以获得各种信息与知识,非常新鲜有趣。与很久不见的朋友在一起聊天,有时会自其中获得意想不到的灵感。这是种宝贵的人际关系,也是十分重要的信息网。
想郑重其事地与朋友见个面,彼此时间往往很难配合,不过,如果选择午餐时间,彼此都比较容易排出时间来。
37.中午与人会餐时,必须先向餐厅订位
午餐时间是与不同行业的朋友,边吃饭边交换信息的绝好机会。不过,由于一般公司的午休时间顶多只有一小时,如果在等人与选择餐厅上浪费太多时间,不用说吃饭就连说话也没有多少时间。
因此,如果你与朋友准备午餐约会,最好先定位。而且,双方都稍早离开办公室,就得以充分利用午餐时间,从容不迫地享受会餐的乐趣。这样,彼此都可以彻底地活用人际关系网。
38.午餐时间错开一小时,就有充裕的时间
一般公司的午休时间,都是十二点到一点。大家都知道,这段时间内每一家餐厅都挤得满满的,晚一点到就得站着等,好不容易有位置坐了,又得等东西送上桌。所以,要想有充裕的时间,最好是把午休时间错开来,改成一点到两点。
错开时间之后,人潮已退,空位增多,不必久候就可以舒舒服服地享用午餐,而且,吃过饭还有时间办点其他事,这个做法好处多多。39会谈时要坐在会议桌椅上
一般的办公室或事务所中,都会在会客室中安置接待访客的沙发,可是,若是公事上的会议,最好不要利用沙发。
沙发坐起来是比较舒服,因而思考力会随之减弱,判断反应就不如平日那般敏捷、正确。
此外沙发通常都附有小茶几,但太小、太低了,除了放茶杯外,根本派不上用场。要提高会议的效率,最好是使用会议桌椅。
40.不会面而布下信息网的要诀
在工作上遇到疑难问题时,最好是通过电话,请教精于此道的行家,如此,比自己去调查还能更迅速地解决问题,而且又容易获得新信息。
当然,想一通电话就得到珍贵信息,平日就必须先布好信息网。而且,一定要与信息网保持密切的关系。所以,对自己来说可能成为信息来源的人,平日就得寄发贺年卡、问候卡等等,以告知自己的近况,这是一项不可疏忽的工作。要保持信息网的活动力,与其时时和对方会面,倒不如采用这种书信往返的方式,大多能收到很好的效果。
41.确认会面场所的电话号码
与人会面,但是无法准时到达,先打电话告知对方,这是理所当然的事。其实倒不如说,约会迟到等于是浪费对方的时间,是非常失礼的事。
不过,如果不知道会面场所的电话号码,就是想联络也没办法。需要时,再特地去查电话号码,又得增加不少麻烦,所以,在与别人会面时,一定先确认会面场所的电话号码。从这个意义上来说,像车站剪票口之类无法联络的场所,是不适合做为会面的地点的。
42.夜晚应酬先定下结束时间〖HT5”,5SS〗经常有人说:“夜晚的交际应酬也是业务人员重要的工作之一。”的确,举杯谈笑,缩短彼此的距离,加深交情,自有其业务上的意义。而且,与对方做私人接触,可以了解对方不为人知的另一方面,也可以扩展人际关系的层面。
夜晚的交际应酬,确实有其正面的意义,可是,喝了一家再换一家,这种狂歌无度的方式,可真令人不敢恭维。大概有很多人都是以“酒要奉陪到底”为原则,不过,无谓的交际应酬,只是浪费时间而已。这也就是说,事先定下结束时间,是非常重要的。
43.单独赴宴更容易扩展人际关系
一般都认为,人多的宴会是最容易扩展人际关系的场所。不过,也有不少人白白放过这种机会,原因之一是,他们都是三五成群去参加宴会,同去的熟人大众聚在一起,只和同伴说话,当然是无法扩展人际关系。
有人则尽可能的单独赴宴,在会场中不仅和熟人在一起,至少也和十五个以上的陌生人谈话。
和五、六十个人谈话也是可能的事,不过,如果认为扩展人际关系若只限于琐碎、表面的谈话,那就不具任何意义了。
44.“只说话而不喝酒的酒会”应对法
交际应酬中,酒是不可缺少的助兴饮料。如果不参加,又恐怕错失珍贵信息;可是,一喝了酒,往往会影响到当晚甚至第二天的工作。对想看书、不想浪费太多个人时间的人来说,经常得面对这种状况。
这里有一个秘诀是,与其喝酒不如说话,喝酒只要表示意思就可以了。宴会之后回到家,依然可以有效利用自己的时间。
45.以“音乐”避免噪音干扰
想专心工作或读书时,四周噪音不绝于耳,弄得人心神散乱,根本无法集中精神。在这种情况下,为使自己能集中精神,最好的方法是,戴耳机听“乐意”,将四周噪音逐出意识之外。
然而,究竟听哪一种“音乐”最有助于集中精神呢?听古典名曲往往会使心情高亢,而收到相反效果,但小溪的潺潺流水声、小鸟的歌唱声等大自然声音,则能安定身心,使人专心工作。
46.把想看的电视节目录下来〖HT5”,5SS〗对于经常工作很忙,没有时间看电视的人,最妙的方法是,先把想着的节目录下来,以后再看。
举例来说,一场电影放映时间如果是两小时的话,扣掉插播广告的时间,实际上只有九十五分钟左右,把时间花在这些广告上,实在是太可惜了。如果是看录像带的话,不想看的部分就跳过去,而且可选择自己方便的时间来观赏。
□ 信息促效法
1.以自己喜爱的音乐做闹钟
一早愉快舒畅的醒来,将会大大地提高当天的工作效率,所以,如果不用闹钟,而把自己喜爱的音乐卡带放在录音机中,并设定在起床时间,这也是一种很妙的方法。
这么一来,美妙音乐传出时,就会怀着美梦自然地醒过来。最近,市面上也有出售定时的录音机。花点钱就能使“一日之计在于晨”。有个好的开始,让自己一整天心情愉快,事事顺利。
2.以英语双声播送的节目学习英语
在收看英语双声播放的电视节目时,你可以一只耳朵用耳机听英语,另一只耳朵直接听本国语。因为,这样可以一边收听本国语播放的信息,一边学习英语,就像观赏外国电影时,既能够享有看电影的乐趣,又能够了解本国文化与外国文化之间的差异。
对英语听力有自信的人,在本国语的夹杂下,应当也能专心听懂英语才是。若是没有这种自信的人则可先以同样音量来听,慢慢的再把英语的音量调高。学习语言只要稍稍花点心思,就可以快乐、有效地学习。
3.一卷卡带一个主题,便于检索
当你家里收藏很多很多的卡带,如此之多的卡带该如何去保管收藏呢?一般来说,最好的保管原则是,一个主题一卷卡带。
如果在一卷卡带上,杂七杂八地收录种种不同资料,不但无法分类整理收藏,事后也很难做检索工作。假使以卡带做为信息档案,即使还有多余的带子,还是以一个主题一卷卡带为原则,才能发挥其功效。
4.在挤满人的公车上看书倒不如听录音带
很多人都在上下班的车上看书或看报,当然,这也能够有效地利用时间,不过,在挤得像沙丁鱼似的车上,实在是难以看书或看报。在这种情况下,用耳朵学习的效率最佳,不管车上再怎么挤,一点也不会受到影响。在上下班的公车上,用耳机学习语言或听自己感兴趣的录音带,就能够充分利用上下班的时间。
5.用过的录音带不要重复使用
有人认为,卡式录音带的最大优点在于能够洗掉重录,多次的反复使用。但是最好不要二次录音,其理由之一是,因为已录下的资料就等于是自己的财产。
平日养成不二次录音的习惯,就不会发生把重要资料洗掉的失误。如果采用这种做法,绝对不必担心会发生种种意外。
6.用十卷装的卡带盒来收藏录音带
在收藏标准大小的录音带时,最好用十卷装的塑胶卡带盒,把卡带装在里面,再放到书架上,当然,要按类分别整理,有条不紊的排列在书架上,举例来说,如果是有关语言的,要按英语、法语等等来分别归类,需要时,就不必在检索上浪费时间。
此外,在卡带上附上标示内容的卡片。在这卡片上,就不只是写上标题,把你认为必要的事也一并写上去。举例来说,如果在一卷录音带上,录两周的节目,也清清楚楚地标示在卡片上。
7.看录像时,可以使用快速回转〖HT5”,5SS〗若谈起前面提过的,以快速回转看录下来的电视节目,大概会有很多人以为,那些跳过不看的部分都是插播广告,不过,不插播广告的NHP节目你也可以“跳看”。
举例说,当你观赏“NHK专辑”,即使是水准很高的节目,重要的部分也不会太多,拖泥带水的场景经常可见,所以,这些部分你可以很快地跳过去。如此一来,一小时的节目也能缩短到二十分钟左右,其效率实在是一级棒。
8.袖珍卡带最适合录语言节目
卡式录音带由于体积小,外形统一,比起书籍来,较不占空间,在收藏上比较方便。其中,有一种袖珍型卡带,只有标准带的四分之一大,一个大抽屉收藏几百卷,是绰绰有余的。在连续收录语言节目时,要想成立属于自己的卡带图书馆,再没有比使用袖珍型卡带更理想的了。
不过,如果不在卡带上标明内容,充分做好分类整理的工作,在检索上就很费工夫,所以,这一点必须特别注意。
9.不断看电视,只是浪费时间而已
业务人员打发假日的方式,大多是“睡觉”和“看电视”。的确,在电视机前睡觉,很容易无所事事地度过一天。
只要打开电视,往往都会接连不断地看下去,因此电视常被视为影响孩子功课的最大敌人。对大人来说,不断的看电视,也会造成一样的后果。前面提过,你可以把电视节目录下来看,即使做不到这个程度,只要控制电视机的收视,也能避免浪费时间。
10.利用睡眠学习机
有一种睡眠学习机,是在枕头下放置一个录音机,使人可以一边睡觉一边听音乐或语言录音带。在听力学习工具上,这是非常有力的“秘密武器”。当你一边工作一边学习语言的时候,可使用睡眠学习机来听录音带,从而有效利用时间。
11.早上只要在床上思考五分钟
早上你可以在床上看书,尤其是学习语言之际,虽然早上已经醒来了,仍会躺在床上收听英语广播讲座。即使头脑依然睡意朦胧,耳朵只要不断地接受广播的刺激,在提高语言能力上,也有很大的帮助。这样一边睡觉,也能够一边思考许多事情。
即使不学语言或读书,也可以每天早上在床上思考五分钟,想想要用什么方式来进行今天的工作。只要想一下,即可提高当天的工作效率,床上的五分钟可以相当于一、两小时的效用。
12.与转接电话的人先定下“暗号”
在转接电话时,如果对方指名要找的人正在接电话或会客,以至于无法接听电话的情况非常多,像一些重要人物或是难以联络得上的对象,恐怕会因此错失接触的机会。
所以,如果你和秘书之间定有“暗号”,尽量培养彼此的默契。举例来说,如果你在秘书送来的纸条上写“W7”,即表示“七分钟之后,立即回电话。”借此,即使是接听别的电话,也不会令任何一方久候,且能够迅速应对处理。
13.与对方约好回电的时间
电话中事情谈到一半时,对方说:“一会儿再给你回电。”这种情况常常会发生。可是,这个“一会儿”可是很难预料!有时以为对方会马上打来,而苦苦等候着,不料竟拖到第二天才打过来。
因此,特别是在想尽快得知情况时,你最好先与对方约好回电时间。这样,对方就不会七拖八拖,而你也不必苦苦等候,既浪费时间,又不敢随便外出离开。这似乎是理所当然的做法,不过,很意外的,好像很少有人能彻底奉行。
14.采用有监听功能的电话
打电话找人时,通常对方都不会马上来听,而要“稍等一下!”
在这种情况下,大部分的人都是拿着话筒,一直到对方来接听,这里有一个最好的方法是利用电话的监听功能,在电话扬声器传来对方的声音之前,你可以专心做别的工作。因为拿着话筒呆呆的等着对方,不知道什么时候才会再打过来,这完全是浪费时间。商业电话具有许多优良的功能,要积极加以利用才是。
15.使用无线电话
有点小事打电话找人,在转接的空档或者对方去找资料的时候,拿着话筒等待的情况很多。如果是普通的电话,在等候时即使想做其他事,由于电话线的缘故,行动范围总限于半径一米之内,再怎么也无法有效利用等待的空档。
所以,要有效地利用等电话的时间,最方便的莫过于使用无线电话。这样,可以拿着电话,在房间里走来走去,当然也能够到书架找资料,或是记下备忘录。
16.使用计时计费的电话
各企业公司在裁减经费时,首先应当整顿的就是电话。的确,长时间通话不但浪费时间,电话费也相当惊人。但是,节制电话若只是嘴上说说,根本收不到效果。
因此,采用计时计费的电话,是一种很好的方法。这样,在打长途电话之际,眼看计费表不断往上跳,即使不愿意也不得不警觉到通话时间太长,自然而然就会少说废话,而达到同时节省时间与金钱的目的。
17留话请接电话的人代为转达
为了顺利处理电话,你可以编制一本应对电话的手册。其中有一条原则是,打电话找人,即使对方不在,也要向接电话的人表明联络的目的,并请代为转达。
通常,如果对方不在,不是说:“我再打来。”就是说:“能不能请他回电话。”然后就挂断电话,其实,大多数事情都不一定非得直接告诉当事人,才能够达到自己的目的。苦苦等待和对方亲自说话,往往要浪费很多时间,致使工作效率不佳,而且如果是非常紧急的事,先令接电话的人了解个中情况,他也会十分热心代为联络,以尽快找到对方。
18.在电话答录机留话,要说明打电话的目的
有些人一听到对方是以电话答录机留话,就只说:“我是某某人,我再打电话来。”就立刻挂上电话。而有时候,即使留话,也没有交待好重点,以致对方回家后根本不清楚事情的原委,所以,对方只好再打电话来询问,结果又得再说一遍,造成双方时间的浪费。 在碰到对方是以电话答录机留话时,你最好是清清楚楚地交待打电话的日期、时间、事情的要点、什么时候可以与你联络得上及其他一时之间可以想到的细节等等。如此一来,不仅能节省时间,还能顺便整理问题,真可谓一举两得。
19.把电话答录机当做“备忘录”使用
电话答录机的最大功能在于——在自己出外时,也能确认留话的内容。不过,如果换另一种使用方法,也可以当做自己的“备忘录”。
举例来说,你在家里看报时,从广告上发现一本好书,就可以打电话到办公室,在电话答录机上留话:“请顺便帮我买一本书,书名是……。”这样,你的同事外出时,就会顺便帮你买回来。此外,一旦突然想到什么好点子,也可以先录在电话答录机上,事后再加以审核。把电话答录机当做“备忘录”使用,甚为方便。
20.利用“电话答录机”〖HT5”,5SS〗以前电视上有部威士忌广告,为了安心享用美酒,而把电话收到冰箱的冷冻库。实际上,在埋头于重要工作之时,突然受到电话干扰而中断,工作效率会受到很大的影响。如果把话筒拿起来,使别人打不进来,确实可以因此而免除这些干扰,可是,万一有重要的电话也接不到,往往因而耽误要事。在这种情况下,可以利用电话答录机。对忙碌而无暇接电话的人,可以每隔一定时间就听听来电的留话内容,马上回电给对方,这样就不会有失礼之处。
21.电话接通后先报上自己姓名〖HT5”,5SS〗拨错号码的电话,只会令人感到莫名其妙而已,要是开始双方都没发觉到,等彼此说上好半天才知道打错电话,不只造成时间的浪费,而且,也会弄得心情格外烦躁不安。
为了避免这种错误,只要电话一接通,你可以先报上自己的姓名,这样,如果打错电话,对方就会马上察觉到。此外,尽早主动提起对方的姓名、事情内容,即使对方先前没注意到,至此也会知道打错了电话,因而减少时间上的浪费。懂得打电话的要领,可使电话使用的效率大大提高。
22.电话要放在桌子的左边
电话放在桌子的左边是最好的,理由是,这样可以用左手接电话,使惯用的右手永远保持自由的状态。同时,也可以一边用左手拿话筒,一边用右手提笔干别的工作,这时候如果电话放在桌子的左边,就不必特地放下右手的笔,去拿话筒。
此外,在桌子的右上方要准备备忘纸,以便在接电话时能马上记下备忘录。只要在细节上多用点心,将有助于工作的持续进行。放置电话的位置,也会对工作的流程造成影响。 23.先以对讲机来应对访客
对讲机最大的功用,就是能够先查问身份不明的人,由于它不必直接与访客面对面,却能够以声音应对,对打发推销员,确实非常方便。在假日时,你可充分利用对讲机的优点。
举例来说,在对付推销员时,一旦面对面,就很难加以拒绝,非得容忍对方喋喋不休的推销轰炸不可,如果利用对讲机的话,以一句“家里还有”,马上可以回绝掉,这样就可以避免浪费时间。
24.电话备忘录须分类记载
当经常有很多公司来电向你请教内容广泛的问题时,如一律将其记在一张纸上,事后一定还要再抄一遍,以便分类,这样就得多一次麻烦,工作效率很低。
所以,在这种情况下,最妙的方法是按类将对方的问题一一写在不同的活页纸上,如此,不但事后容易整理,而且也不会发生“遗漏”的情形。
25.留言条上一定要写5W
若以基本的5W——“何时”、“何人”、“何事”、“何处”、“怎么做”来写留言条的话,就不会浪费许多无谓的时间。
在前面提过,你自编的电话时应对照手册中规定,为了谨慎起见,一定要一字不漏地询问对方这五个基本问题,并且依照一定顺序,将其写在留言条上,所以,在任何的情况下,都不必再找接电话的人问一遍,只要看留言条就能处理事情。
26.随身携带口述录音机
作家边走边构思小说情节,科学家在散步时获得发明灵感,这类故事经常可闻。走路确实有刺激灵感、引发文思的功效。不过,走路中即使冒出灵感来,或在拥挤的人群中,想提笔加以记录实在是很困难的。在这种情况下,如果随身携带小型口述录音机,就可以解决困难了。这种机器由于操作方便,可以边走路边把灵感录下来,而且,也可以放在口袋中,最适合随身携带。
27.以自创记忆记下电话号码〖HT5”,5SS〗百位数的数字,要想在十分钟内记下来,你可以应用“有意义的东西比无意义的东西,更容易进入脑海中”的记忆原理,在无意义的数字上,加以有意义的记忆线索。举例来说,把“六一六七八六七”想成“溜一溜,去吧溜去。”就可以很快记住。
这种变无意义为有意义的记忆法,经常被用来记忆数字,利用这种方法,尽量将工作上用得到的电话号码记下来,要联络事情时就省得再翻电话簿。
27.出差时先订好联络时间
出差时,电话联络也是件非常重要的工作。有时是出差人要对公司进行联络,有时是公司要对出差人进行联络,但是,有时从排满的行程中抽出时间,特地打电话回公司,但联络对象却不在,即使打通电话,连一点简单的联络事项也无法传达。
在出差之前,你可根据行程,预先定好联络时间及负责接听的人。这么一来,当你不在时,所有电话与必须和你联络的事,全交由专人处理,就不会发生失误的情况,而且打电话所交待的事,也能确实传达下去。
28.没时间看书的人,请别人代为录音
最近除了音乐之外,连诗词、小说、演讲、讲义、精神安定法等等实用的内容,也以卡带的形式销售。这是充分利用这种以“耳”为主的信息收集工具。因为“听”与“读”不同,能够同时并行其他的工作,而达到很高的时间效率。
忙得没时间看书的人,可以请家人代为录音,然后自己再用“耳”来读。如此一来,任何时候也可以读书,得以更有效的利用时间。
29.电话号码要记上随身手册
必要的信息并不是都可以随身携带。无时无刻都在起伏变化的股市行情,堪称是个特别的代表。这时候,电话服务就可以发挥很大的功用,所以,你最好在随身手册上,都记有电话服务的号码。
大概有很多人都认为:“光靠电话无法获得有价值的信息。”其实,目前许多信息都可以由电话咨询获得。打通电话就可以提供信息的电话服务,可以说是高效率的商业伙伴。 30. ICRT的新闻节目最适合短时间学习英语
一定有很多人都收听ICRT(国际社区电台)的广播节目,以收集英语信息和学习英语。不过,漫无计划的收听,不见得有助于提高自己的英语能力。
因此,值得推荐的是, ICRT的新闻节目,从国际大事到当地报导,节目中一概具全。在深夜时刻,还会播放国际新闻,也就是说,ICRT经常播放实用性英语,只要在固定的时间收听这个节目,就可以在短时间中学习英语且不断获得英语信息。
31.采用英语双声播放训练自己的听力
由于工作忙碌,平日你可以很少顾及家庭;但是,在假日中,你最好尽可能和孩子在一起看电视,以培养亲子之间的感情。
在电视节目中,若你的孩子最喜欢看外国动画片,这些外国动画片大多以英语双声播放,所以在观赏影片时,你最好让孩子听本国语,而自己坐在旁边戴上耳机听英语。这样既可以培养亲子之间的感情,又可以同时训练自己的英语听力,真可谓是“一举两得”。 31.想学习艰涩的科目时,从电视“讲座”着手〖HT5”,5SS〗非得从自己感到棘手的范围收集信息时,任何人都会陷入烦躁的情绪中,但是,只要有了好的开始,会不再感到棘手。
举例来说,从电视上的各种讲座开始着手,就是一个很好的方法。由于电视讲座经过精心设计,采用浅显、有趣的讲解方式,以使一般人都能够了解、接受,所以,即使是棘手的问题,也能轻而易举地进入情况,亦充分地利用视听感官,好好吸收信息。电视上的“预习”工夫,也有助于提高自己看书的效果。
32.把电影录音下来,可达到学习与娱乐的目的
当放映没有翻译字幕的电影时,你可以带着录音机进去,把电影全部录音下来。观赏没有翻译字幕的电影,也能够大概了解情节内容,看完回家之后,可以再听录音带训练自己的听力。
由于观赏没有翻译字幕的电影,必须全神贯注地注视银幕上的动作,得以发现以前所忽略的地方,最适合用来做为同时达到学习与娱乐之目的的方法。
□ 通勤促效法
1.把手表朝向手腕内侧
一般说来,男性都习惯把手表朝向手腕的外侧,而女性则朝向手腕的内侧。
但是,这不必拘泥于习惯。举例来说,如果把手表朝向手腕内侧,站在车上看书时,只要稍稍瞄一眼,就可以知道时间。
除此之外,在与人会面礼貌上不便公然看手表的场合上,也可以若无其事地看手表。虽然只是小事一件,只要稍加注意确切实行,就会有意想不到的方便之处。
2.把手表闹铃定在下车的前几分钟
在车上看书或看资料时,由于心中挂记着下车时间,往往无法专心,如果,先把手表闹铃定在下车的前三分钟,就可以安心地全神贯注在书上或资料上,而且,感到疲倦时,也可以安心休息,不必担心坐过站。
在每天上下班通勤时,倒不必如此煞费周折,不过,在出差时,且准备好商谈所必要的资料之后,就可以用这个方法安心的休息。此外,在有效的利用换车等零碎的时间上,这也是个十分方便的方法。
3.车内的挂钩处,可以暂且权充“书房”
在市区中,有不少人在通勤上花费两、三个小时,这段时间也能有效地加以利用。在搭车时,你可以尽量站在最靠近挂钩之处。
挂钩附近和车厢中间不一样,很少有人挤在一起。或站在这里,所以可以安心地看书读报。如果连那里也进不去,在车门与座位之间还有大约三十英寸左右的空间,可以做为自己的“特别座”。把自己塞在这里面对座位,空间正好可容纳一个人看书因此可以把车子权充“书房”。
4.在车上记备忘录,使用铅笔最理想
出门在外要记备忘录时,铅笔用起来实在非常方便。
铅笔的优点在于,写错或不要之处可以马上加以修正,所以,在车内记下突现的灵感,使用铅笔是最理想不过的;而且,也不必把笔套取下套上的,随意插在口袋上也不会弄脏衣服,这也是铅笔的优点之一。
5.养成通勤时间查看手册的习惯
每天上班后,你首先要做的是,进行重要的电话联络,交待属下工作,然后大致看一下留言条,再按顺序处理预定的工作。如果缺乏这个程序,对你的属下来说,会浪费很多时间,正因为如此,决定工作的程序才是你的例行工作。
你最好利用通勤时间查看手册中的预定工作栏。早上,确认一下当天的预定工作,决定如何去做,晚上,则一边检查当天有没有未完成的工作,一边考虑明天的预定工作。每天花个五分钟到十分钟,稍稍想一下,工作的进展速度将大大的提高。
6.提早一小时上班
在通勤车上,即使想好好地看报收集信息,若在挤得像沙子丁鱼似的车上,动都无法动一下,想要看报简直是难如登天。大都市早上的拥挤状态,大概是在八点到九点之间达到高峰。如果错开这一小时的时间,就不会这么拥挤。
比起提早一小时,晚一小时的效率反而比较好,不过,无法这么做的话,比平常早一小时上班,也是个很好的方法。因为,如果错开时段上班,如果运气好的话,不但有位置坐,而且可以看书、写笔记。
7.用档案夹做垫板
在车上看资料时,经常需要在上面写东西,这时,如果公事包内备有档案夹,可当做垫板使用,实在是再好不过。
档案夹有布袋、纸制、塑胶制的,不过,不论哪一种,其封面一定都是硬硬的,拿来做垫板,是最适合不过的。把档案夹的背面朝前放在膝上,在其上面写东西。如果里面的资料太少,档案夹的表面会稍微有点斜。这样摆的话,就会保持平平的。如此一来,在摇晃不定的车上,也可以安然的写东西了。
8.多花点时间,也要选换车次数少的路线
外出时,如果有好几条通往目的地的路线,似乎大部分的人都会选择时间最短的路线,但是,从积极利用车上时间的观点来看,还是尽可能的选择换车次数少的路线为好。
在车上,可以充分利用宝贵的时间,不过,要是换车次数太多,三番两次打断看书,效果自然大打折扣。
9.一星期中要去好几趟的地方,最好购买月票
当你因公经常要往返于某地与某地时,最好是购买些地方的月票,因为这样能省掉一次次买票的麻烦,实在值得。即使从费用上来说,加上省时的优点,一星期中只要用上三次左右,买月票反而比一次次买票更划算。
10.搭火车不预先购票,是种浪费
业务人员搭火车出差的机会非常多,很多人都认为,出差时预先购票,是很浪费的。其实,情况刚好相反,不预购车票才是大大的浪费。
要是没预购车票,为了车票就得早早到售票口排队,万一没位置,就得买“自愿无座”的车票,一路站到底,在车上就无法看书、写字,这种情况相当多。若把这些时间成本列入考虑,即使多花点钱,预购车票也称不上是奢侈。
11.一卡在手,方便行事
对时间就是金钱的现代人而言,电话卡是随身必备品。正如前面所提过的,即使是偶而才去一次的地方,如果考虑时间上的损失,你也可随身备有一张电话卡,免得打电话时受到铜板的限制。所以一卡在手,行事方便。
12.把常去地方的地图复印下来,予以归档
在你所在公司中,若你经常被派到其他公司办事,这时若是第一次去的地方,把地图复印下来,标出目的所在,并在旁边空白处写上名称、电话号码、负责单位、营业时间等资料,交给属下随身带去,只要按图索骥,就一定不会迷路。
办完事之后,就用不着这张地图,不过,为了供以后其他人使用,仍将其收回并予归档保存,如此,即使是新来的实习生,只要交给他这张地图,马上就能够前往目的场所。
13.初次前往的地点,行前必须从地图确认其所在位置
初次前往的地点,你一定要先从地图确认其所在位置。举例来说,在打电话向对方问路时,也先预备好地图,不忘在视觉上加以明白的确认。
此外,有些街道号码的编法,连当地的邮差也会丈二金刚摸不着头脑,所以,光靠地址想要找到地点,往往都要比预期花上更大的功夫。在离开公司之前,你可先了解一下大概的位置,其他细节在月台等车的时候,再仔细的慢慢研究。
这样,既不会浪费时间,且八方地理也尽在你胸中。
14.在地图上作标记去过一次的地方,要在地图上书写相关资料,以方便再次前往。
如果地图上没有标出目的场所的位置所在,去过一次之后就将其位置标在地图上。此外,要是找到一家书店,若你认为与人在此地会面十分方便,也将其标在地图上。
除此之外,对方的电话号码及届时必要的资料等也都全部写上去。这么一来,一年之后这张地图就成为内容丰富的第一手资料来源。
15.随身携带口袋地图,走遍天下
经常在公事包中放一本口袋地图,随身携带,必要时复印一份带去也可以。为什么要随身带着一本地图呢?只要实际试试,就可以体会出其中的方便,如果临时想造访附近的朋友,虽然知道地址,却不知道怎么走……在这种情况下,只要手中有本地图,走到哪里都不会迷路。
赴外地出差时,也可带着当地地图,而且,在路上就根据地图来确认目的位置。再次前往时,就非常清楚,办起事来也十分方便。
16.自制一张“用功地图”
对于你常去的地方,你可仔细查看周围的环境,以了解附近有什么可供读书、工作的安静的公共场所。实际上,也有人自制一张常去的地方的简图,以便随身携带。
例如,一个学生,他自制一张家里与打工地点周围环境的简图,并标出咖啡店、图书馆、公园等等公共场所所在位置。甚至按目的的不同,以不同颜色的色笔来标示,比如在这个公园学语言,在那个图书馆写报告。如果手中有一张自制“用功地图”,一定能够大大地提高学习效率。
17.预先准备大车站的站内地图
大都市的终点车站与地方上搭乘新干线的大车站,光在站内走动,就要花不少时间。 所以,在必须前往这类大车站搭车时,最好利用口袋地图以及杂志上撕下来的“站内地图”。在出门之前,先弄清楚售票处、前往搭车月台的路线、方便换车的乘车位置。这么一来,可以把走错地方所造成的时间浪费减少到最低限度,而得以从容不迫悠然而行。
18.自制一张常搭班车的时刻表
由于加班、应酬的关系,早上搭固定班车上班的人,回家却不一定如此。去到车站,车子老不来,换车不顺利,在月台上苦等几十分钟,弄得人心烦气躁,大概很多人都有过这种经验。
除了现成的时刻表之外,你还可自制一张常搭班车的时刻表,夹在手册之中,上面清楚地写着换车的班次。借此,只要在开车之前赶到即可,得以把时间用来专心工作,不必浪费在等车时间上。
19.准备一张市内地区
在你所在的公司中可挂一张大型地图,在这张地图上,清楚地标明着每一家商店的名称,那里有什么店、邮局在哪里,一看就知道。
尤其是,如果有一张这种地图,显示住宅或公司附近半径一公里内的周围环境,将会非常的方便。例如,出门买文具之时,只要看一看地图,就可以知道最近的文具店在哪里。
20.在回家的车上看英文报纸
在练习英文阅读能力之际,你最好选用在回家的车上看英文报纸。
同一天的报纸,即使有中文版与英文版之分,大体上的结构还是一样的,而且刊载的内容大同小异。也就是说,早上看中文版所得的消息变成一种“预习”,帮助了解英文报纸的内容(指国际新闻而言)。即使每天只阅读同一专栏的文章,也是一种很好的练习,能够提高自己英文的阅读能力。
21.假日外出时,最好散步去
很多人假日到附近办点事,也要开车去。其实,值得提倡的是,你最好是走路或骑自行车去。这样,一方面可以解决平日运动不足的问题,另一方面是开车去反而容易造成行动上的不便。
举例来说,在外出的当儿,冒出一个灵感,为了进一步研究灵感的可行性,打算顺便去书店找些资料,可是开着车出去,就担心找不到停车位,结果感到十分麻烦,干脆打消这个念头,直行而过,这种情况非常多。如果走路或骑自行车出去,“绕道而去”是轻而易举的事,也正因为这样,假日外出时,最好是散步去。
22.出门一趟要多办几件事
在电话与传真机十分普遍的现代,有时还得亲自出门一趟,像交接重要文件之类的工作就是如此。由于出门拜访客户要花上相当工夫与时间,如果一趟只办一件事的话,未免太浪费时间了。
所以,当你在派人前往收送文件时,可先确认有没有其他要收送的东西,然后交待一并处理,这样回来之后,才不会又为了要收什么东西,再跑第二趟。去一趟办好几件事,自然能提高工作效率。
23.准备些可在等待中做的工作
大家都知道,去银行或行政机关,即使只存笔钱,从文件送入窗口到处理完毕,仍要花上相当时间,既然如此,为什么很多人都一脸不耐烦地在柜台前等待?如果预先准备一些工作,等待的时间就不会浪费了,一样可以有效地加以利用。
比较好的处理方法是,先送出必须处理的文件,在处理完毕之前,先以电话处理好事情,如果还有多余的时间,就可以看看预先准备的书报杂志,比起不耐烦地等待着,这样更合乎效率原则。
24.按目的详细区分“用功地图”
由于工作的空档时间,你可以利用你所在公司附近的公共场所,好好地看书或查资料。正如前面所提过的,为此你脑中已清楚地印上一张有关周围环境的“用功地图”,而且不单按目的大致区分,还更深入地细分化。
举例来说,用来完成文件的场所不只一个,如果是与外国有关的文件,就去外贸协会,如果是以地方报纸为资料的文件,就去图书馆。
25.先拟好采购单,可防止漏买必要东西
许多家庭主妇去超级市场购物时,都会先拟一张采购单。先拟好采购单,可以防止漏买必要东西,以免饭做到一半,突然发现忘了买某样材料,又得慌慌张张跑出去买,增加无谓的麻烦。
所以,在家庭中实行有成效的做法,不妨也应用在工作上,比如说铅笔用完要出去买时,可检查一下其他文具的库存量,看看有没有其他要买的东西。这样,就可以一次办两件事,而且,也不会发生文具用光而弄得手忙脚乱的情况。
26.多多利用大型公文包
平日如果你随身携带的东西有很多,例如文件、原稿、文具、钱包、地图,一直到备用的眼镜、雨伞等等,可以全部放在公事包内。这是因为如果公文包中该有的都有,遇上紧急情况就不必发愁。而且“只要身边有这个百宝包,没有什么应付不了的事”,心里得以非常的笃定。比如说突然间必须从家里直接外出,或是因急事要马上出差,各种突发情况,有了公文包都能顺利应对。
27.多层式公文包,便于携带整理
在购买公文包时,最好是购买多层式的公文包,僻如内部分成三层的公文包,而且里面还有三个袋子,一共分成六个空间,事先决定各层中分别放入什么物品,就不会所有的东西都乱成一堆。所以,即使在匆忙赶路时,也能够用一双手打开公文包,迅速取出自己所需要的东西。
也许有人说,这样的公文包看起来好像医生出诊时所带的皮包。不过,由于这件公文包内部是多层构造,又有很多袋子,所以内部不会乱成一团,更不会毫无条理。
28.经常四处奔波的人,不适合使用007手提箱
有很多业务员都喜欢使用007手提箱。但是这种手提箱除了不好提之外,匆忙赶路时,还会有撞到箱角的缺点,而且缺乏柔软性,收容量没有伸展的余地,要打开箱子拿东西时,非得将其横置,把内部的东西全部瞧得一清二楚……,种种不合效率的因素非常多。
喜欢这种手提箱的人,大概是因为外出时可将其拿来做为简便的桌子,才不惜高价购买。其实,只要随便带个大的档案夹,就得以解决这个问题,何必带个代替桌子的箱子四处奔波。
29.手提的物品要集中一个袋子
在街上经常可以看到,很多人都是双手分别提着手提袋和纸袋,带了一堆东西,是否有必要带这么多东西出门,而这些东西是否已按用途分别整理?东西最好都放在一个袋子里,即使挤得满满的也无所谓,如此好空出一只手自由活动。随身带的东西如果太多的话,不但双手无法自由使用,行动也很不方便。而且,一下子带好几件东西,又要担心一不小心搞丢东西。
其实拿一个大公文包,把随身必备的物品全都放在里面,就能空出右手,便于自由活动。
二、起床到午餐时段促效法
□ 起床时间的使用法
1.使用你喜欢的音乐“叫醒你”,如此就可以提高一天的工作效率,有道是“一日之计在于晨”。
早晨是否能在愉快中醒过来,多多少少对这一天的工作有决定性的影响。不过,这个世界就有很多“害怕早晨”的人。别说是在愉快的气氛中醒过来,就是闹钟响了几十遍,仍然对枕头依依不舍者也大有人在。对于这类人来说,早晨的起床就变成了痛苦的差事。 为了能够在愉快的气氛中起床,就要尝试一些好办法。譬如,利用录音机录一首自己喜欢的音乐,只要在床头旁放置录音机,按下定时开关,到了起床时间,音乐就会自动地播放出来。
经过如此处置以后,就能够在朦胧的梦境中听到音乐,很自然地清醒过来,起来后的心情也非常畅快。
最近,录音机添加了种种的功能,音响方面也出现了很多高性能,使用起来,十分方便。
对闹钟的声音表示深恶痛绝的人,即使枕头旁放置好几个闹钟,仍然无济于事,不妨试试上述的音乐催醒法。如果你是古典音乐迷,不妨录一首贝多芬的“命运交响曲”,当激昂的乐声响起来时,你的睡意立刻就会飞到九霄云外。
此种方法,可当成睡眠学习法使用。例如学法律的人可录一段法律的资料,学语言的人,则可录一段语言教学的课程等等。在参加资格考试时,若用这种方式,会获得良好的效果。
2.在早晨的被窝中考虑“今日要做的事”
从醒来到漱洗吃早点到走出家门的这一段时间,可说是一天中最慌忙的时段。
正因为如此,除非特别早起,否则的话,很难从容地度过这一段时间。善于利用时间的人一般把早晨的这一段时间,分割成两段使用。也就是说——从睡醒到掀开棉被下床为第一个阶段,漱洗吃早点到走出家门为第二个阶段。
为什么要如此地区分呢?无非是想把它们用于不同的目的罢了。
第一段是从睡醒到掀开被子下床的时间。善用时间者醒来后并不是立刻就下床,而是在棉被里考虑当天预定要做的工作程序,甚至思索以及处理悬案,等待有了头绪时再下床。
无论做任何事,总有人不守时。比如说两点开会,就有人到了两点十分左右才珊珊而来。如果等到迟到者全来了之后才开始开会,等于使其他准时而来的人都损失十分钟,造成时间大量的浪费。
因此在通知开会时间时,清楚表示会议是逾时不候的,这样,即使参加人员还未到齐就准时开会,迟到的人也无话可说,而且下次也不敢再迟到了。29开会前要求提案者准备书面报告
马拉松会议的原因,都在于事先准备得不够周全。没有审议议题内容的时间,在会场中被要求马上说出结论,任何人都只有瞠目以对的份儿,当然在沉默中浪费不少时间。基于这些,会议的召集人最好事先准备“议题”、“问题要点”、“对策”等等用纸,预先要求提案者提出报告,并将其复印分发给每个人,这样每个问题、观念都一目了然,自能提高会议的效率。
30.对上司做工作报告时,要先打好腹稿〖HT5”,5SS〗在对人传达要事时,若不先整理出条理,就冒然开口,往往都不得要领。尤其是对上司做工作报告,说话结结巴巴,不只浪费时间,更会令上司感到不耐烦,而影响到对自己工作能力的评价。
不只是对自己的同事,连对自己家人也是一样,都要“先想好要说的话,才把人叫过来。”而且开口时,要先从结论说起,这样,对方就会知道谈话重点所在,不但不会浪费时间,也比较不会发生误会。
31.好的工作程序要记入工作手册,使新进者也能应用
在做一件工作时,往往必须多方摸索尝试,不过,在尝试的过程中,即使发现新的方法,一旦完成这件工作,有时也会忘了这个妙法,因此,所造成的时间浪费无法估计。
所以,在你所在单位中,如果有人发现效率良好的工作方法,都要记入“工作手册”中,这样这个工作经验就不再为发现者所独有,而且,任何人只要照章行事,一定可以顺利无误地完成工作。
32.“实用工作手册”来自以往的工作经验
不管期望做得多么完整,“工作手册”一定会有所遗漏。一种文件写法虽然已考虑到种种状况,但为了对应特别的情况,就必须采取相应的做法。因此明知不够完整,还是编制工作手册,将其当成“试金石”。一旦工作上发生困扰的问题,就立刻追加、修正工作手册的内容。这样日积月累就能完成一本“实用工作手册”,任何状况发生都能从中找到最有效率的解决方法。
33.多关心女职员,托以重任
以相当的敬意与关心,来对待共事的女职员是必要的。除了前面提过的生日卡之外,在她们加班工作十分疲累之际,你可以适时地予以嘉勉慰问,或是与她们谈谈私人的烦恼,给予一点建议与帮助。
平日就这样对待女职员,在意想不到的时刻就会得到对方大力相助,比如说临时有急事,对方主动承担下来,很快就完成工作。无论如何,只要获得女性职员的支持,万事都会有所依靠。
34.交待工作时,先说明做法与意图
譬如,在交待秘书订车票时,你不能说:“帮我订购某月某日某号的订位车票。”你最好这么说:“我要在某月某日几点之前到达,请为我订购订位车票。”
若以前者的说法,一旦客满,秘书会说:“已经没座位了。”一句话就了结了,可是若以后者的说法传达自己的意图,她就会问:“您需要的订位已没有,其它车厢的座位可以吗?”
得以灵活的应变处理。在交待工作时,若将意图与做法说明清楚,就能迅速无误地完成工作。
35.想知道交待工作的结果,必须先声明
交待属下办件事,等了好久都不见回复,一问起来,才回答说:“我打算待会儿去向你报告。”这种情况经常可见。为了避免这种“失误”,如果想尽快知道交办工作的结果,你可事先说明。这么一来,即使还有其他事情要办,受托者也会立刻报告工作结果,省得心烦气噪苦苦等候。这样多叮咛一句,不但可以防止浪费时间,且能提高工作效率。 36.午休是交换信息的黄金时段〖HT5”,5SS〗如果你利用午休时间,积极与不同行业的朋友会面,和他们边吃饭,边聊天,其乐融融。
这样借机与不同行业的人碰面,可以获得各种信息与知识,非常新鲜有趣。与很久不见的朋友在一起聊天,有时会自其中获得意想不到的灵感。这是种宝贵的人际关系,也是十分重要的信息网。
想郑重其事地与朋友见个面,彼此时间往往很难配合,不过,如果选择午餐时间,彼此都比较容易排出时间来。
37.中午与人会餐时,必须先向餐厅订位
午餐时间是与不同行业的朋友,边吃饭边交换信息的绝好机会。不过,由于一般公司的午休时间顶多只有一小时,如果在等人与选择餐厅上浪费太多时间,不用说吃饭就连说话也没有多少时间。
因此,如果你与朋友准备午餐约会,最好先定位。而且,双方都稍早离开办公室,就得以充分利用午餐时间,从容不迫地享受会餐的乐趣。这样,彼此都可以彻底地活用人际关系网。
38.午餐时间错开一小时,就有充裕的时间
一般公司的午休时间,都是十二点到一点。大家都知道,这段时间内每一家餐厅都挤得满满的,晚一点到就得站着等,好不容易有位置坐了,又得等东西送上桌。所以,要想有充裕的时间,最好是把午休时间错开来,改成一点到两点。
错开时间之后,人潮已退,空位增多,不必久候就可以舒舒服服地享用午餐,而且,吃过饭还有时间办点其他事,这个做法好处多多。39会谈时要坐在会议桌椅上
一般的办公室或事务所中,都会在会客室中安置接待访客的沙发,可是,若是公事上的会议,最好不要利用沙发。
沙发坐起来是比较舒服,因而思考力会随之减弱,判断反应就不如平日那般敏捷、正确。
此外沙发通常都附有小茶几,但太小、太低了,除了放茶杯外,根本派不上用场。要提高会议的效率,最好是使用会议桌椅。
40.不会面而布下信息网的要诀
在工作上遇到疑难问题时,最好是通过电话,请教精于此道的行家,如此,比自己去调查还能更迅速地解决问题,而且又容易获得新信息。
当然,想一通电话就得到珍贵信息,平日就必须先布好信息网。而且,一定要与信息网保持密切的关系。所以,对自己来说可能成为信息来源的人,平日就得寄发贺年卡、问候卡等等,以告知自己的近况,这是一项不可疏忽的工作。要保持信息网的活动力,与其时时和对方会面,倒不如采用这种书信往返的方式,大多能收到很好的效果。
41.确认会面场所的电话号码
与人会面,但是无法准时到达,先打电话告知对方,这是理所当然的事。其实倒不如说,约会迟到等于是浪费对方的时间,是非常失礼的事。
不过,如果不知道会面场所的电话号码,就是想联络也没办法。需要时,再特地去查电话号码,又得增加不少麻烦,所以,在与别人会面时,一定先确认会面场所的电话号码。从这个意义上来说,像车站剪票口之类无法联络的场所,是不适合做为会面的地点的。
42.夜晚应酬先定下结束时间〖HT5”,5SS〗经常有人说:“夜晚的交际应酬也是业务人员重要的工作之一。”的确,举杯谈笑,缩短彼此的距离,加深交情,自有其业务上的意义。而且,与对方做私人接触,可以了解对方不为人知的另一方面,也可以扩展人际关系的层面。
夜晚的交际应酬,确实有其正面的意义,可是,喝了一家再换一家,这种狂歌无度的方式,可真令人不敢恭维。大概有很多人都是以“酒要奉陪到底”为原则,不过,无谓的交际应酬,只是浪费时间而已。这也就是说,事先定下结束时间,是非常重要的。
43.单独赴宴更容易扩展人际关系
一般都认为,人多的宴会是最容易扩展人际关系的场所。不过,也有不少人白白放过这种机会,原因之一是,他们都是三五成群去参加宴会,同去的熟人大众聚在一起,只和同伴说话,当然是无法扩展人际关系。
有人则尽可能的单独赴宴,在会场中不仅和熟人在一起,至少也和十五个以上的陌生人谈话。
和五、六十个人谈话也是可能的事,不过,如果认为扩展人际关系若只限于琐碎、表面的谈话,那就不具任何意义了。
44.“只说话而不喝酒的酒会”应对法
交际应酬中,酒是不可缺少的助兴饮料。如果不参加,又恐怕错失珍贵信息;可是,一喝了酒,往往会影响到当晚甚至第二天的工作。对想看书、不想浪费太多个人时间的人来说,经常得面对这种状况。
这里有一个秘诀是,与其喝酒不如说话,喝酒只要表示意思就可以了。宴会之后回到家,依然可以有效利用自己的时间。
45.以“音乐”避免噪音干扰
想专心工作或读书时,四周噪音不绝于耳,弄得人心神散乱,根本无法集中精神。在这种情况下,为使自己能集中精神,最好的方法是,戴耳机听“乐意”,将四周噪音逐出意识之外。
然而,究竟听哪一种“音乐”最有助于集中精神呢?听古典名曲往往会使心情高亢,而收到相反效果,但小溪的潺潺流水声、小鸟的歌唱声等大自然声音,则能安定身心,使人专心工作。
46.把想看的电视节目录下来〖HT5”,5SS〗对于经常工作很忙,没有时间看电视的人,最妙的方法是,先把想着的节目录下来,以后再看。
举例来说,一场电影放映时间如果是两小时的话,扣掉插播广告的时间,实际上只有九十五分钟左右,把时间花在这些广告上,实在是太可惜了。如果是看录像带的话,不想看的部分就跳过去,而且可选择自己方便的时间来观赏。
□ 信息促效法
1.以自己喜爱的音乐做闹钟
一早愉快舒畅的醒来,将会大大地提高当天的工作效率,所以,如果不用闹钟,而把自己喜爱的音乐卡带放在录音机中,并设定在起床时间,这也是一种很妙的方法。
这么一来,美妙音乐传出时,就会怀着美梦自然地醒过来。最近,市面上也有出售定时的录音机。花点钱就能使“一日之计在于晨”。有个好的开始,让自己一整天心情愉快,事事顺利。
2.以英语双声播送的节目学习英语
在收看英语双声播放的电视节目时,你可以一只耳朵用耳机听英语,另一只耳朵直接听本国语。因为,这样可以一边收听本国语播放的信息,一边学习英语,就像观赏外国电影时,既能够享有看电影的乐趣,又能够了解本国文化与外国文化之间的差异。
对英语听力有自信的人,在本国语的夹杂下,应当也能专心听懂英语才是。若是没有这种自信的人则可先以同样音量来听,慢慢的再把英语的音量调高。学习语言只要稍稍花点心思,就可以快乐、有效地学习。
3.一卷卡带一个主题,便于检索
当你家里收藏很多很多的卡带,如此之多的卡带该如何去保管收藏呢?一般来说,最好的保管原则是,一个主题一卷卡带。
如果在一卷卡带上,杂七杂八地收录种种不同资料,不但无法分类整理收藏,事后也很难做检索工作。假使以卡带做为信息档案,即使还有多余的带子,还是以一个主题一卷卡带为原则,才能发挥其功效。
4.在挤满人的公车上看书倒不如听录音带
很多人都在上下班的车上看书或看报,当然,这也能够有效地利用时间,不过,在挤得像沙丁鱼似的车上,实在是难以看书或看报。在这种情况下,用耳朵学习的效率最佳,不管车上再怎么挤,一点也不会受到影响。在上下班的公车上,用耳机学习语言或听自己感兴趣的录音带,就能够充分利用上下班的时间。
5.用过的录音带不要重复使用
有人认为,卡式录音带的最大优点在于能够洗掉重录,多次的反复使用。但是最好不要二次录音,其理由之一是,因为已录下的资料就等于是自己的财产。
平日养成不二次录音的习惯,就不会发生把重要资料洗掉的失误。如果采用这种做法,绝对不必担心会发生种种意外。
6.用十卷装的卡带盒来收藏录音带
在收藏标准大小的录音带时,最好用十卷装的塑胶卡带盒,把卡带装在里面,再放到书架上,当然,要按类分别整理,有条不紊的排列在书架上,举例来说,如果是有关语言的,要按英语、法语等等来分别归类,需要时,就不必在检索上浪费时间。
此外,在卡带上附上标示内容的卡片。在这卡片上,就不只是写上标题,把你认为必要的事也一并写上去。举例来说,如果在一卷录音带上,录两周的节目,也清清楚楚地标示在卡片上。
7.看录像时,可以使用快速回转〖HT5”,5SS〗若谈起前面提过的,以快速回转看录下来的电视节目,大概会有很多人以为,那些跳过不看的部分都是插播广告,不过,不插播广告的NHP节目你也可以“跳看”。
举例说,当你观赏“NHK专辑”,即使是水准很高的节目,重要的部分也不会太多,拖泥带水的场景经常可见,所以,这些部分你可以很快地跳过去。如此一来,一小时的节目也能缩短到二十分钟左右,其效率实在是一级棒。
8.袖珍卡带最适合录语言节目
卡式录音带由于体积小,外形统一,比起书籍来,较不占空间,在收藏上比较方便。其中,有一种袖珍型卡带,只有标准带的四分之一大,一个大抽屉收藏几百卷,是绰绰有余的。在连续收录语言节目时,要想成立属于自己的卡带图书馆,再没有比使用袖珍型卡带更理想的了。
不过,如果不在卡带上标明内容,充分做好分类整理的工作,在检索上就很费工夫,所以,这一点必须特别注意。
9.不断看电视,只是浪费时间而已
业务人员打发假日的方式,大多是“睡觉”和“看电视”。的确,在电视机前睡觉,很容易无所事事地度过一天。
只要打开电视,往往都会接连不断地看下去,因此电视常被视为影响孩子功课的最大敌人。对大人来说,不断的看电视,也会造成一样的后果。前面提过,你可以把电视节目录下来看,即使做不到这个程度,只要控制电视机的收视,也能避免浪费时间。
10.利用睡眠学习机
有一种睡眠学习机,是在枕头下放置一个录音机,使人可以一边睡觉一边听音乐或语言录音带。在听力学习工具上,这是非常有力的“秘密武器”。当你一边工作一边学习语言的时候,可使用睡眠学习机来听录音带,从而有效利用时间。
11.早上只要在床上思考五分钟
早上你可以在床上看书,尤其是学习语言之际,虽然早上已经醒来了,仍会躺在床上收听英语广播讲座。即使头脑依然睡意朦胧,耳朵只要不断地接受广播的刺激,在提高语言能力上,也有很大的帮助。这样一边睡觉,也能够一边思考许多事情。
即使不学语言或读书,也可以每天早上在床上思考五分钟,想想要用什么方式来进行今天的工作。只要想一下,即可提高当天的工作效率,床上的五分钟可以相当于一、两小时的效用。
12.与转接电话的人先定下“暗号”
在转接电话时,如果对方指名要找的人正在接电话或会客,以至于无法接听电话的情况非常多,像一些重要人物或是难以联络得上的对象,恐怕会因此错失接触的机会。
所以,如果你和秘书之间定有“暗号”,尽量培养彼此的默契。举例来说,如果你在秘书送来的纸条上写“W7”,即表示“七分钟之后,立即回电话。”借此,即使是接听别的电话,也不会令任何一方久候,且能够迅速应对处理。
13.与对方约好回电的时间
电话中事情谈到一半时,对方说:“一会儿再给你回电。”这种情况常常会发生。可是,这个“一会儿”可是很难预料!有时以为对方会马上打来,而苦苦等候着,不料竟拖到第二天才打过来。
因此,特别是在想尽快得知情况时,你最好先与对方约好回电时间。这样,对方就不会七拖八拖,而你也不必苦苦等候,既浪费时间,又不敢随便外出离开。这似乎是理所当然的做法,不过,很意外的,好像很少有人能彻底奉行。
14.采用有监听功能的电话
打电话找人时,通常对方都不会马上来听,而要“稍等一下!”
在这种情况下,大部分的人都是拿着话筒,一直到对方来接听,这里有一个最好的方法是利用电话的监听功能,在电话扬声器传来对方的声音之前,你可以专心做别的工作。因为拿着话筒呆呆的等着对方,不知道什么时候才会再打过来,这完全是浪费时间。商业电话具有许多优良的功能,要积极加以利用才是。
15.使用无线电话
有点小事打电话找人,在转接的空档或者对方去找资料的时候,拿着话筒等待的情况很多。如果是普通的电话,在等候时即使想做其他事,由于电话线的缘故,行动范围总限于半径一米之内,再怎么也无法有效利用等待的空档。
所以,要有效地利用等电话的时间,最方便的莫过于使用无线电话。这样,可以拿着电话,在房间里走来走去,当然也能够到书架找资料,或是记下备忘录。
16.使用计时计费的电话
各企业公司在裁减经费时,首先应当整顿的就是电话。的确,长时间通话不但浪费时间,电话费也相当惊人。但是,节制电话若只是嘴上说说,根本收不到效果。
因此,采用计时计费的电话,是一种很好的方法。这样,在打长途电话之际,眼看计费表不断往上跳,即使不愿意也不得不警觉到通话时间太长,自然而然就会少说废话,而达到同时节省时间与金钱的目的。
17留话请接电话的人代为转达
为了顺利处理电话,你可以编制一本应对电话的手册。其中有一条原则是,打电话找人,即使对方不在,也要向接电话的人表明联络的目的,并请代为转达。
通常,如果对方不在,不是说:“我再打来。”就是说:“能不能请他回电话。”然后就挂断电话,其实,大多数事情都不一定非得直接告诉当事人,才能够达到自己的目的。苦苦等待和对方亲自说话,往往要浪费很多时间,致使工作效率不佳,而且如果是非常紧急的事,先令接电话的人了解个中情况,他也会十分热心代为联络,以尽快找到对方。
18.在电话答录机留话,要说明打电话的目的
有些人一听到对方是以电话答录机留话,就只说:“我是某某人,我再打电话来。”就立刻挂上电话。而有时候,即使留话,也没有交待好重点,以致对方回家后根本不清楚事情的原委,所以,对方只好再打电话来询问,结果又得再说一遍,造成双方时间的浪费。 在碰到对方是以电话答录机留话时,你最好是清清楚楚地交待打电话的日期、时间、事情的要点、什么时候可以与你联络得上及其他一时之间可以想到的细节等等。如此一来,不仅能节省时间,还能顺便整理问题,真可谓一举两得。
19.把电话答录机当做“备忘录”使用
电话答录机的最大功能在于——在自己出外时,也能确认留话的内容。不过,如果换另一种使用方法,也可以当做自己的“备忘录”。
举例来说,你在家里看报时,从广告上发现一本好书,就可以打电话到办公室,在电话答录机上留话:“请顺便帮我买一本书,书名是……。”这样,你的同事外出时,就会顺便帮你买回来。此外,一旦突然想到什么好点子,也可以先录在电话答录机上,事后再加以审核。把电话答录机当做“备忘录”使用,甚为方便。
20.利用“电话答录机”〖HT5”,5SS〗以前电视上有部威士忌广告,为了安心享用美酒,而把电话收到冰箱的冷冻库。实际上,在埋头于重要工作之时,突然受到电话干扰而中断,工作效率会受到很大的影响。如果把话筒拿起来,使别人打不进来,确实可以因此而免除这些干扰,可是,万一有重要的电话也接不到,往往因而耽误要事。在这种情况下,可以利用电话答录机。对忙碌而无暇接电话的人,可以每隔一定时间就听听来电的留话内容,马上回电给对方,这样就不会有失礼之处。
21.电话接通后先报上自己姓名〖HT5”,5SS〗拨错号码的电话,只会令人感到莫名其妙而已,要是开始双方都没发觉到,等彼此说上好半天才知道打错电话,不只造成时间的浪费,而且,也会弄得心情格外烦躁不安。
为了避免这种错误,只要电话一接通,你可以先报上自己的姓名,这样,如果打错电话,对方就会马上察觉到。此外,尽早主动提起对方的姓名、事情内容,即使对方先前没注意到,至此也会知道打错了电话,因而减少时间上的浪费。懂得打电话的要领,可使电话使用的效率大大提高。
22.电话要放在桌子的左边
电话放在桌子的左边是最好的,理由是,这样可以用左手接电话,使惯用的右手永远保持自由的状态。同时,也可以一边用左手拿话筒,一边用右手提笔干别的工作,这时候如果电话放在桌子的左边,就不必特地放下右手的笔,去拿话筒。
此外,在桌子的右上方要准备备忘纸,以便在接电话时能马上记下备忘录。只要在细节上多用点心,将有助于工作的持续进行。放置电话的位置,也会对工作的流程造成影响。 23.先以对讲机来应对访客
对讲机最大的功用,就是能够先查问身份不明的人,由于它不必直接与访客面对面,却能够以声音应对,对打发推销员,确实非常方便。在假日时,你可充分利用对讲机的优点。
举例来说,在对付推销员时,一旦面对面,就很难加以拒绝,非得容忍对方喋喋不休的推销轰炸不可,如果利用对讲机的话,以一句“家里还有”,马上可以回绝掉,这样就可以避免浪费时间。
24.电话备忘录须分类记载
当经常有很多公司来电向你请教内容广泛的问题时,如一律将其记在一张纸上,事后一定还要再抄一遍,以便分类,这样就得多一次麻烦,工作效率很低。
所以,在这种情况下,最妙的方法是按类将对方的问题一一写在不同的活页纸上,如此,不但事后容易整理,而且也不会发生“遗漏”的情形。
25.留言条上一定要写5W
若以基本的5W——“何时”、“何人”、“何事”、“何处”、“怎么做”来写留言条的话,就不会浪费许多无谓的时间。
在前面提过,你自编的电话时应对照手册中规定,为了谨慎起见,一定要一字不漏地询问对方这五个基本问题,并且依照一定顺序,将其写在留言条上,所以,在任何的情况下,都不必再找接电话的人问一遍,只要看留言条就能处理事情。
26.随身携带口述录音机
作家边走边构思小说情节,科学家在散步时获得发明灵感,这类故事经常可闻。走路确实有刺激灵感、引发文思的功效。不过,走路中即使冒出灵感来,或在拥挤的人群中,想提笔加以记录实在是很困难的。在这种情况下,如果随身携带小型口述录音机,就可以解决困难了。这种机器由于操作方便,可以边走路边把灵感录下来,而且,也可以放在口袋中,最适合随身携带。
27.以自创记忆记下电话号码〖HT5”,5SS〗百位数的数字,要想在十分钟内记下来,你可以应用“有意义的东西比无意义的东西,更容易进入脑海中”的记忆原理,在无意义的数字上,加以有意义的记忆线索。举例来说,把“六一六七八六七”想成“溜一溜,去吧溜去。”就可以很快记住。
这种变无意义为有意义的记忆法,经常被用来记忆数字,利用这种方法,尽量将工作上用得到的电话号码记下来,要联络事情时就省得再翻电话簿。
27.出差时先订好联络时间
出差时,电话联络也是件非常重要的工作。有时是出差人要对公司进行联络,有时是公司要对出差人进行联络,但是,有时从排满的行程中抽出时间,特地打电话回公司,但联络对象却不在,即使打通电话,连一点简单的联络事项也无法传达。
在出差之前,你可根据行程,预先定好联络时间及负责接听的人。这么一来,当你不在时,所有电话与必须和你联络的事,全交由专人处理,就不会发生失误的情况,而且打电话所交待的事,也能确实传达下去。
28.没时间看书的人,请别人代为录音
最近除了音乐之外,连诗词、小说、演讲、讲义、精神安定法等等实用的内容,也以卡带的形式销售。这是充分利用这种以“耳”为主的信息收集工具。因为“听”与“读”不同,能够同时并行其他的工作,而达到很高的时间效率。
忙得没时间看书的人,可以请家人代为录音,然后自己再用“耳”来读。如此一来,任何时候也可以读书,得以更有效的利用时间。
29.电话号码要记上随身手册
必要的信息并不是都可以随身携带。无时无刻都在起伏变化的股市行情,堪称是个特别的代表。这时候,电话服务就可以发挥很大的功用,所以,你最好在随身手册上,都记有电话服务的号码。
大概有很多人都认为:“光靠电话无法获得有价值的信息。”其实,目前许多信息都可以由电话咨询获得。打通电话就可以提供信息的电话服务,可以说是高效率的商业伙伴。 30. ICRT的新闻节目最适合短时间学习英语
一定有很多人都收听ICRT(国际社区电台)的广播节目,以收集英语信息和学习英语。不过,漫无计划的收听,不见得有助于提高自己的英语能力。
因此,值得推荐的是, ICRT的新闻节目,从国际大事到当地报导,节目中一概具全。在深夜时刻,还会播放国际新闻,也就是说,ICRT经常播放实用性英语,只要在固定的时间收听这个节目,就可以在短时间中学习英语且不断获得英语信息。
31.采用英语双声播放训练自己的听力
由于工作忙碌,平日你可以很少顾及家庭;但是,在假日中,你最好尽可能和孩子在一起看电视,以培养亲子之间的感情。
在电视节目中,若你的孩子最喜欢看外国动画片,这些外国动画片大多以英语双声播放,所以在观赏影片时,你最好让孩子听本国语,而自己坐在旁边戴上耳机听英语。这样既可以培养亲子之间的感情,又可以同时训练自己的英语听力,真可谓是“一举两得”。 31.想学习艰涩的科目时,从电视“讲座”着手〖HT5”,5SS〗非得从自己感到棘手的范围收集信息时,任何人都会陷入烦躁的情绪中,但是,只要有了好的开始,会不再感到棘手。
举例来说,从电视上的各种讲座开始着手,就是一个很好的方法。由于电视讲座经过精心设计,采用浅显、有趣的讲解方式,以使一般人都能够了解、接受,所以,即使是棘手的问题,也能轻而易举地进入情况,亦充分地利用视听感官,好好吸收信息。电视上的“预习”工夫,也有助于提高自己看书的效果。
32.把电影录音下来,可达到学习与娱乐的目的
当放映没有翻译字幕的电影时,你可以带着录音机进去,把电影全部录音下来。观赏没有翻译字幕的电影,也能够大概了解情节内容,看完回家之后,可以再听录音带训练自己的听力。
由于观赏没有翻译字幕的电影,必须全神贯注地注视银幕上的动作,得以发现以前所忽略的地方,最适合用来做为同时达到学习与娱乐之目的的方法。
□ 通勤促效法
1.把手表朝向手腕内侧
一般说来,男性都习惯把手表朝向手腕的外侧,而女性则朝向手腕的内侧。
但是,这不必拘泥于习惯。举例来说,如果把手表朝向手腕内侧,站在车上看书时,只要稍稍瞄一眼,就可以知道时间。
除此之外,在与人会面礼貌上不便公然看手表的场合上,也可以若无其事地看手表。虽然只是小事一件,只要稍加注意确切实行,就会有意想不到的方便之处。
2.把手表闹铃定在下车的前几分钟
在车上看书或看资料时,由于心中挂记着下车时间,往往无法专心,如果,先把手表闹铃定在下车的前三分钟,就可以安心地全神贯注在书上或资料上,而且,感到疲倦时,也可以安心休息,不必担心坐过站。
在每天上下班通勤时,倒不必如此煞费周折,不过,在出差时,且准备好商谈所必要的资料之后,就可以用这个方法安心的休息。此外,在有效的利用换车等零碎的时间上,这也是个十分方便的方法。
3.车内的挂钩处,可以暂且权充“书房”
在市区中,有不少人在通勤上花费两、三个小时,这段时间也能有效地加以利用。在搭车时,你可以尽量站在最靠近挂钩之处。
挂钩附近和车厢中间不一样,很少有人挤在一起。或站在这里,所以可以安心地看书读报。如果连那里也进不去,在车门与座位之间还有大约三十英寸左右的空间,可以做为自己的“特别座”。把自己塞在这里面对座位,空间正好可容纳一个人看书因此可以把车子权充“书房”。
4.在车上记备忘录,使用铅笔最理想
出门在外要记备忘录时,铅笔用起来实在非常方便。
铅笔的优点在于,写错或不要之处可以马上加以修正,所以,在车内记下突现的灵感,使用铅笔是最理想不过的;而且,也不必把笔套取下套上的,随意插在口袋上也不会弄脏衣服,这也是铅笔的优点之一。
5.养成通勤时间查看手册的习惯
每天上班后,你首先要做的是,进行重要的电话联络,交待属下工作,然后大致看一下留言条,再按顺序处理预定的工作。如果缺乏这个程序,对你的属下来说,会浪费很多时间,正因为如此,决定工作的程序才是你的例行工作。
你最好利用通勤时间查看手册中的预定工作栏。早上,确认一下当天的预定工作,决定如何去做,晚上,则一边检查当天有没有未完成的工作,一边考虑明天的预定工作。每天花个五分钟到十分钟,稍稍想一下,工作的进展速度将大大的提高。
6.提早一小时上班
在通勤车上,即使想好好地看报收集信息,若在挤得像沙子丁鱼似的车上,动都无法动一下,想要看报简直是难如登天。大都市早上的拥挤状态,大概是在八点到九点之间达到高峰。如果错开这一小时的时间,就不会这么拥挤。
比起提早一小时,晚一小时的效率反而比较好,不过,无法这么做的话,比平常早一小时上班,也是个很好的方法。因为,如果错开时段上班,如果运气好的话,不但有位置坐,而且可以看书、写笔记。
7.用档案夹做垫板
在车上看资料时,经常需要在上面写东西,这时,如果公事包内备有档案夹,可当做垫板使用,实在是再好不过。
档案夹有布袋、纸制、塑胶制的,不过,不论哪一种,其封面一定都是硬硬的,拿来做垫板,是最适合不过的。把档案夹的背面朝前放在膝上,在其上面写东西。如果里面的资料太少,档案夹的表面会稍微有点斜。这样摆的话,就会保持平平的。如此一来,在摇晃不定的车上,也可以安然的写东西了。
8.多花点时间,也要选换车次数少的路线
外出时,如果有好几条通往目的地的路线,似乎大部分的人都会选择时间最短的路线,但是,从积极利用车上时间的观点来看,还是尽可能的选择换车次数少的路线为好。
在车上,可以充分利用宝贵的时间,不过,要是换车次数太多,三番两次打断看书,效果自然大打折扣。
9.一星期中要去好几趟的地方,最好购买月票
当你因公经常要往返于某地与某地时,最好是购买些地方的月票,因为这样能省掉一次次买票的麻烦,实在值得。即使从费用上来说,加上省时的优点,一星期中只要用上三次左右,买月票反而比一次次买票更划算。
10.搭火车不预先购票,是种浪费
业务人员搭火车出差的机会非常多,很多人都认为,出差时预先购票,是很浪费的。其实,情况刚好相反,不预购车票才是大大的浪费。
要是没预购车票,为了车票就得早早到售票口排队,万一没位置,就得买“自愿无座”的车票,一路站到底,在车上就无法看书、写字,这种情况相当多。若把这些时间成本列入考虑,即使多花点钱,预购车票也称不上是奢侈。
11.一卡在手,方便行事
对时间就是金钱的现代人而言,电话卡是随身必备品。正如前面所提过的,即使是偶而才去一次的地方,如果考虑时间上的损失,你也可随身备有一张电话卡,免得打电话时受到铜板的限制。所以一卡在手,行事方便。
12.把常去地方的地图复印下来,予以归档
在你所在公司中,若你经常被派到其他公司办事,这时若是第一次去的地方,把地图复印下来,标出目的所在,并在旁边空白处写上名称、电话号码、负责单位、营业时间等资料,交给属下随身带去,只要按图索骥,就一定不会迷路。
办完事之后,就用不着这张地图,不过,为了供以后其他人使用,仍将其收回并予归档保存,如此,即使是新来的实习生,只要交给他这张地图,马上就能够前往目的场所。
13.初次前往的地点,行前必须从地图确认其所在位置
初次前往的地点,你一定要先从地图确认其所在位置。举例来说,在打电话向对方问路时,也先预备好地图,不忘在视觉上加以明白的确认。
此外,有些街道号码的编法,连当地的邮差也会丈二金刚摸不着头脑,所以,光靠地址想要找到地点,往往都要比预期花上更大的功夫。在离开公司之前,你可先了解一下大概的位置,其他细节在月台等车的时候,再仔细的慢慢研究。
这样,既不会浪费时间,且八方地理也尽在你胸中。
14.在地图上作标记去过一次的地方,要在地图上书写相关资料,以方便再次前往。
如果地图上没有标出目的场所的位置所在,去过一次之后就将其位置标在地图上。此外,要是找到一家书店,若你认为与人在此地会面十分方便,也将其标在地图上。
除此之外,对方的电话号码及届时必要的资料等也都全部写上去。这么一来,一年之后这张地图就成为内容丰富的第一手资料来源。
15.随身携带口袋地图,走遍天下
经常在公事包中放一本口袋地图,随身携带,必要时复印一份带去也可以。为什么要随身带着一本地图呢?只要实际试试,就可以体会出其中的方便,如果临时想造访附近的朋友,虽然知道地址,却不知道怎么走……在这种情况下,只要手中有本地图,走到哪里都不会迷路。
赴外地出差时,也可带着当地地图,而且,在路上就根据地图来确认目的位置。再次前往时,就非常清楚,办起事来也十分方便。
16.自制一张“用功地图”
对于你常去的地方,你可仔细查看周围的环境,以了解附近有什么可供读书、工作的安静的公共场所。实际上,也有人自制一张常去的地方的简图,以便随身携带。
例如,一个学生,他自制一张家里与打工地点周围环境的简图,并标出咖啡店、图书馆、公园等等公共场所所在位置。甚至按目的的不同,以不同颜色的色笔来标示,比如在这个公园学语言,在那个图书馆写报告。如果手中有一张自制“用功地图”,一定能够大大地提高学习效率。
17.预先准备大车站的站内地图
大都市的终点车站与地方上搭乘新干线的大车站,光在站内走动,就要花不少时间。 所以,在必须前往这类大车站搭车时,最好利用口袋地图以及杂志上撕下来的“站内地图”。在出门之前,先弄清楚售票处、前往搭车月台的路线、方便换车的乘车位置。这么一来,可以把走错地方所造成的时间浪费减少到最低限度,而得以从容不迫悠然而行。
18.自制一张常搭班车的时刻表
由于加班、应酬的关系,早上搭固定班车上班的人,回家却不一定如此。去到车站,车子老不来,换车不顺利,在月台上苦等几十分钟,弄得人心烦气躁,大概很多人都有过这种经验。
除了现成的时刻表之外,你还可自制一张常搭班车的时刻表,夹在手册之中,上面清楚地写着换车的班次。借此,只要在开车之前赶到即可,得以把时间用来专心工作,不必浪费在等车时间上。
19.准备一张市内地区
在你所在的公司中可挂一张大型地图,在这张地图上,清楚地标明着每一家商店的名称,那里有什么店、邮局在哪里,一看就知道。
尤其是,如果有一张这种地图,显示住宅或公司附近半径一公里内的周围环境,将会非常的方便。例如,出门买文具之时,只要看一看地图,就可以知道最近的文具店在哪里。
20.在回家的车上看英文报纸
在练习英文阅读能力之际,你最好选用在回家的车上看英文报纸。
同一天的报纸,即使有中文版与英文版之分,大体上的结构还是一样的,而且刊载的内容大同小异。也就是说,早上看中文版所得的消息变成一种“预习”,帮助了解英文报纸的内容(指国际新闻而言)。即使每天只阅读同一专栏的文章,也是一种很好的练习,能够提高自己英文的阅读能力。
21.假日外出时,最好散步去
很多人假日到附近办点事,也要开车去。其实,值得提倡的是,你最好是走路或骑自行车去。这样,一方面可以解决平日运动不足的问题,另一方面是开车去反而容易造成行动上的不便。
举例来说,在外出的当儿,冒出一个灵感,为了进一步研究灵感的可行性,打算顺便去书店找些资料,可是开着车出去,就担心找不到停车位,结果感到十分麻烦,干脆打消这个念头,直行而过,这种情况非常多。如果走路或骑自行车出去,“绕道而去”是轻而易举的事,也正因为这样,假日外出时,最好是散步去。
22.出门一趟要多办几件事
在电话与传真机十分普遍的现代,有时还得亲自出门一趟,像交接重要文件之类的工作就是如此。由于出门拜访客户要花上相当工夫与时间,如果一趟只办一件事的话,未免太浪费时间了。
所以,当你在派人前往收送文件时,可先确认有没有其他要收送的东西,然后交待一并处理,这样回来之后,才不会又为了要收什么东西,再跑第二趟。去一趟办好几件事,自然能提高工作效率。
23.准备些可在等待中做的工作
大家都知道,去银行或行政机关,即使只存笔钱,从文件送入窗口到处理完毕,仍要花上相当时间,既然如此,为什么很多人都一脸不耐烦地在柜台前等待?如果预先准备一些工作,等待的时间就不会浪费了,一样可以有效地加以利用。
比较好的处理方法是,先送出必须处理的文件,在处理完毕之前,先以电话处理好事情,如果还有多余的时间,就可以看看预先准备的书报杂志,比起不耐烦地等待着,这样更合乎效率原则。
24.按目的详细区分“用功地图”
由于工作的空档时间,你可以利用你所在公司附近的公共场所,好好地看书或查资料。正如前面所提过的,为此你脑中已清楚地印上一张有关周围环境的“用功地图”,而且不单按目的大致区分,还更深入地细分化。
举例来说,用来完成文件的场所不只一个,如果是与外国有关的文件,就去外贸协会,如果是以地方报纸为资料的文件,就去图书馆。
25.先拟好采购单,可防止漏买必要东西
许多家庭主妇去超级市场购物时,都会先拟一张采购单。先拟好采购单,可以防止漏买必要东西,以免饭做到一半,突然发现忘了买某样材料,又得慌慌张张跑出去买,增加无谓的麻烦。
所以,在家庭中实行有成效的做法,不妨也应用在工作上,比如说铅笔用完要出去买时,可检查一下其他文具的库存量,看看有没有其他要买的东西。这样,就可以一次办两件事,而且,也不会发生文具用光而弄得手忙脚乱的情况。
26.多多利用大型公文包
平日如果你随身携带的东西有很多,例如文件、原稿、文具、钱包、地图,一直到备用的眼镜、雨伞等等,可以全部放在公事包内。这是因为如果公文包中该有的都有,遇上紧急情况就不必发愁。而且“只要身边有这个百宝包,没有什么应付不了的事”,心里得以非常的笃定。比如说突然间必须从家里直接外出,或是因急事要马上出差,各种突发情况,有了公文包都能顺利应对。
27.多层式公文包,便于携带整理
在购买公文包时,最好是购买多层式的公文包,僻如内部分成三层的公文包,而且里面还有三个袋子,一共分成六个空间,事先决定各层中分别放入什么物品,就不会所有的东西都乱成一堆。所以,即使在匆忙赶路时,也能够用一双手打开公文包,迅速取出自己所需要的东西。
也许有人说,这样的公文包看起来好像医生出诊时所带的皮包。不过,由于这件公文包内部是多层构造,又有很多袋子,所以内部不会乱成一团,更不会毫无条理。
28.经常四处奔波的人,不适合使用007手提箱
有很多业务员都喜欢使用007手提箱。但是这种手提箱除了不好提之外,匆忙赶路时,还会有撞到箱角的缺点,而且缺乏柔软性,收容量没有伸展的余地,要打开箱子拿东西时,非得将其横置,把内部的东西全部瞧得一清二楚……,种种不合效率的因素非常多。
喜欢这种手提箱的人,大概是因为外出时可将其拿来做为简便的桌子,才不惜高价购买。其实,只要随便带个大的档案夹,就得以解决这个问题,何必带个代替桌子的箱子四处奔波。
29.手提的物品要集中一个袋子
在街上经常可以看到,很多人都是双手分别提着手提袋和纸袋,带了一堆东西,是否有必要带这么多东西出门,而这些东西是否已按用途分别整理?东西最好都放在一个袋子里,即使挤得满满的也无所谓,如此好空出一只手自由活动。随身带的东西如果太多的话,不但双手无法自由使用,行动也很不方便。而且,一下子带好几件东西,又要担心一不小心搞丢东西。
其实拿一个大公文包,把随身必备的物品全都放在里面,就能空出右手,便于自由活动。
二、起床到午餐时段促效法
□ 起床时间的使用法
1.使用你喜欢的音乐“叫醒你”,如此就可以提高一天的工作效率,有道是“一日之计在于晨”。
早晨是否能在愉快中醒过来,多多少少对这一天的工作有决定性的影响。不过,这个世界就有很多“害怕早晨”的人。别说是在愉快的气氛中醒过来,就是闹钟响了几十遍,仍然对枕头依依不舍者也大有人在。对于这类人来说,早晨的起床就变成了痛苦的差事。 为了能够在愉快的气氛中起床,就要尝试一些好办法。譬如,利用录音机录一首自己喜欢的音乐,只要在床头旁放置录音机,按下定时开关,到了起床时间,音乐就会自动地播放出来。
经过如此处置以后,就能够在朦胧的梦境中听到音乐,很自然地清醒过来,起来后的心情也非常畅快。
最近,录音机添加了种种的功能,音响方面也出现了很多高性能,使用起来,十分方便。
对闹钟的声音表示深恶痛绝的人,即使枕头旁放置好几个闹钟,仍然无济于事,不妨试试上述的音乐催醒法。如果你是古典音乐迷,不妨录一首贝多芬的“命运交响曲”,当激昂的乐声响起来时,你的睡意立刻就会飞到九霄云外。
此种方法,可当成睡眠学习法使用。例如学法律的人可录一段法律的资料,学语言的人,则可录一段语言教学的课程等等。在参加资格考试时,若用这种方式,会获得良好的效果。
2.在早晨的被窝中考虑“今日要做的事”
从醒来到漱洗吃早点到走出家门的这一段时间,可说是一天中最慌忙的时段。
正因为如此,除非特别早起,否则的话,很难从容地度过这一段时间。善于利用时间的人一般把早晨的这一段时间,分割成两段使用。也就是说——从睡醒到掀开棉被下床为第一个阶段,漱洗吃早点到走出家门为第二个阶段。
为什么要如此地区分呢?无非是想把它们用于不同的目的罢了。
第一段是从睡醒到掀开被子下床的时间。善用时间者醒来后并不是立刻就下床,而是在棉被里考虑当天预定要做的工作程序,甚至思索以及处理悬案,等待有了头绪时再下床。
《哈佛时间管理通则》在线全文 五
《哈佛时间管理通则》在线全文四-
《哈佛时间管理通则》在线全文
《哈佛时间管理通则》在线mkl全文四
第八单元 第02章 哈佛经理时间管理通则
第02章 哈佛经理时间管理通则
第八单元 哈佛经理时间管理
哈佛管理技能培训教程在线阅读
【哈佛管理技能培训教程】之 第八单元 哈佛经理时间管理 第01章 哈佛经理的时间管理
第八单元 哈佛经理时间管理 第01章 哈佛经理的时间管理
第八单元 第03章 哈佛经理时间管理方案
第01章 哈佛经理的时间管理
第03章 哈佛经理时间管理方案
哈佛管理
从哈佛管理世界
哈佛管理寓言
哈佛管理世界
哈佛模式人力资源管理
时间管理!
时间管理
时间管理
时间管理
时间管理
时间-管理