飞利浦胎心监护仪:文档排版、页面设置和页面打印

3.3 文档排版、页面设置和页面打印

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文字的格式

　　在文档中如何输入一个X的平方：先输入“X2”，然后将2选中，打开“格式”菜单，单击“字体”命令，打开“字体”对话框，在下面的“效果”栏中选择“上标”，单击“确定”按钮，这样就可以了。

　　这个上标是文字格式的一种，在Word里，有关字的特殊效果基本上是用文字格式来实现的。下面说一下文字的格式：

　　１.常用文字格式

　　文字的格式可以说就是文字的外观，文字的字体和字号是最常用的文字格式。此外在Word里面可以设置的文字格式还有很多。我们来看一下：选中这里第一段的文字，单击工具栏上的这个“加粗”按钮，选中文字的笔画就变粗了；再单击这个按钮，让按钮弹起来，文字又恢复原状了；单击这个“倾斜”按钮，可以把文字变成斜体显示；单击“下划线”按钮，选中的文字下面就出现了下划线。想把这个下划线设置成红色的波浪线，单击“下划线”按钮中的下拉箭头，选择这种波浪线，下划线变成波浪线了；再单击这个箭头，这次选择“下划线颜色”项，从弹出的颜色面板中选择“红色”，在文档中单击取消选择状态，它就变成你要的样子了。

　　２.添加边框和底纹

　　选中文字，单击工具栏上的“字符边框”按钮，选中的文字周围就出现了一个边框，再单击这个“字符底纹”按钮，文字又添加上了底纹。 给文字添加边框和底纹不但能够使这些文字更引人注目，而且可以使文档更美观。当然，让文字以不同的颜色显示，也能起到突出显示的作用。选中文字，单击“格式”工具栏上的“字体颜色”按钮中的下拉箭头，从弹出的面板中选择“粉红”，文字的颜色就改变了，取消选定， 在Word中还可以对文字在横向上进行缩放：选中文字，单击“字符缩放”按钮中的下拉箭头，选择150%，文字就变宽了。

　　３.设置动态效果

　　选中文字，打开“格式”菜单，单击“字体”命令，打开“字体”对话框，单击“文字效果”选项卡，单击“动态效果”列表中的“赤水情深”，单击“确定”按钮，这样就设置好了。 刚才的那个对话框里好像还有很多选项，这些也都是文字的格式，不过我们平常能用到的不多。如果你感兴趣的话，可以看对话框的预览框中显示的效果。

　　４.西文字体的中文格式

　　选中要设置的文字，打开“格式”菜单，单击“字体”命令，打开“字体”对话框，在这里就可以设置文字的格式了。需要说明的是，这里的字体设置是把中文字体是和西文字体分开的，而不是像工具栏把中西文一起设置。单击“中文字体”下拉列表框，选择“黑体”，单击“西文字体”下拉列表框，选择“使用中文字体”，这样就可以让西文字体也使用黑体。在“字形”列表框中选择“加粗”，从预览框中可以看到文字的变化，它的作用相当于选择了工具栏中的“加粗”按钮；从字号列表框中选择“二号”，预览框中的文字同时变大了；单击“文字颜色”下拉列表框中的箭头，单击“其它颜色”按钮，从弹出的颜色设置对话框中选择想要的颜色，单击“确定”按钮，把颜色赋给选定的文字；单击“下划线”下拉列表框中的下拉箭头，选择这种较粗的双线，然后这里的“下划线颜色”就成为可选项了。单击这个下拉箭头，从面板中选择“粉红”，单击“确定”按钮，选中的文字格式就设置好了。

段落的格式

　　１.段落间距

　　把光标定位在要设置的段落中，打开“格式”菜单，选择“段落”命令，打开“段落”对话框，在“间距”选择区中，单击“段后”设置框中向上的箭头，把间距设置为“6磅”，单击“确定”按钮，这样这个段落和后面的段落之间的距离就拉开了，这里的段和段之间并不是用回车来分开的。

　　２.对齐方式

　　在Word里我们通常用的段落的对齐方式有四种，分别是两端对齐、居中、右对齐和分散对齐。这表示光标所在段落的对齐方式是两端对齐；我们单击这个“居中”按钮，这是居中的效果；单击“右对齐”按钮，这是右对齐的效果，再单击这个“分散对齐”按钮，文字就这样来排列了。

　　Word的左对齐，因为用得比较少，所以在Word里没有把左对齐按钮放到工具栏上来。日常使用中通常都是用两端对齐来代替左对齐。实际上，左对齐的段落里最右边是不整齐的，会有一些不规则的空，而两端对齐的段落则没有这个问题。

　　３.段落行距

　　行距就是行和行之间的距离，选中全文，打开“格式”菜单，单击“段落”命令，单击对话框中“行距”下拉列表框中的下拉箭头，选择“1.5倍行距”，单击“确定”按钮，就可以改变整个文档的全部行距了。

　　４.段落的缩进 　

　段落的缩进有首行缩进、左缩进、右缩进和悬挂缩进四种形式，标尺上有这几种缩进所对应的标记。这几个标记分别代表了段落不同部分的位置：首行缩进就是一段文字的第一行的开始位置空两格，首行缩进标记控制的是段落的第一行开始的位置；标尺中左缩进和悬挂缩进两个标记是不能分开的，但是拖动不同的标记会有不同的效果；拖动左缩进标记，可以看到首行缩进标记也在跟着移动，也就是说悬挂缩进标记只影响段落中除第一行以外的其它行左边的开始位置，而左缩进标记则是影响到整个段落的。如果要把整个段的左边往右挪的话，直接拖这个左缩进标记就行了，而且这样可以保持段落的首行缩进或悬挂缩进的量不变。右缩进标记表示的是段落右边的位置，拖动这个标记，段落右边的位置发生了变化。 需要比较精确定位的地方可以按住Alt键后再拖动标记，这样就可以平滑地拖动了。

　　５.自动套用格式

　　此外我们还可以利用Word提供的自动套用格式功能来设置一些常用文档的格式：打开“格式”菜单，单击“自动套用格式”命令，打开“自动套用格式”对话框，选择套用文档类型为“常用文档”，单击“确定”按钮，Word就自动套用了默认的常用文档样式来给这个文档排版了；当然也可以选择“信函”和“电子邮件”两种样式来进行设置。

　　６.使用对话框

　　段落格式也可以通过对话框来设置：打开“格式”菜单，单击“段落”命令，打开“段落”对话框，在“缩进”一栏中单击“特殊格式”下拉列表框，从列表中选择“首行缩进”，在后面的输入框中输入缩进的数值，设置好左右缩进的距离，（可以设置负值）单击“确定”按钮，段落的格式就设置好了。

边框和底纹

　　１.段落的边框和底纹

　　把光标定位到要设置的段落中，打开“格式”菜单，打开“边框和底纹”对话框，选择“方框”，在“线型”列表框中选择虚线，单击“颜色”下拉列表框中的箭头，从弹出的面板中选择“蓝色”，然后在这个“应用范围”下拉列表框中选择“段落”，单击“确定”按钮，我们就给这个段落加上了一个边框。

　　再来加一个底纹：打开刚才的对话框，单击“底纹”选项卡，将填充颜色选择为“灰色-30%”，同样把“应用范围”选择为“段落”，单击“确定”按钮，段落的底纹就设置好了。

　　还可以通过工具栏来给段落设置边框和底纹，单击“常用”工具栏上的“表格和边框”按钮，在界面中出现“表格和边框”工具栏，单击“绘制表格”按钮，取消绘制表格状态；选中要添加边框的段落，单击“边框”按钮的下拉箭头，从弹出的面板中选择“外部边框”按钮，选中的段周围就出现了边框，单击“底纹”按钮的下拉箭头，选择“灰色30%”，就给选中的文字添加了底纹。

　　这里还可以自己定义边框线：使用“线型”下拉列表框选择线型为双线；选择颜色为“蓝色”，单击“边框”按钮的下拉箭头，选择“左框线”单击，就可以给段落设置一个蓝色双线的左框线 　　

　　２.页面的边框和底纹

　　打开刚才的对话框，单击“页面边框”选项卡，单击“艺术型”的下拉列表框，选择第一个“苹果”单击，注意这里的“应用范围”是“整篇文档”，单击“确定”按钮，我们就给这个文档设置了一个艺术型的页面边框。

项目符号和编号

　　１.自动编号

　　自动识别输入：当输入1，顿号，然后输入项目，回车，下一行就出现了一个“2、”，如果认为输入的是编号，就会调用编号功能，设置起编号来很方便。不想要这个编号，按一下Backspace键，编号就消失了。

　　２.项目符号

　　Word的编号功能是很强大的，可以轻松地设置多种格式的编号以及多级编号等。一般在一些列举条件的地方会采用项目符号来进行。选中段落，单击“格式”工具栏上的“项目符号”按钮，就给它们加上了项目符号。和去掉自动编号的方法一样，把光标定位到项目符号的后面，按Backspace键，就可以了。另外还有一种作法：把光标定位到要去掉的项目符号的段落中，单击“格式”工具栏上的“项目符号”按钮，也可以把这个项目符号去掉。

　　改变项目符号的样子：打开“格式”菜单，单击“项目符号和编号”命令，打开“项目符号和编号”对话框，现在是“项目符号”选项卡，选择一个喜欢的项目符号，然后单击“确定”按钮，就可以给选定的段落设置一个自选的项目符号了。

　　自定义一个：打开“项目符号和编号”对话框，选择一个项目符号的样式，单击“自定义”按钮，打开“自定义项目符号列表”对话框，单击“项目符号”按钮，打开“符号”对话框，从“字体”列表中选择一种喜欢的字体，然后选择一个喜欢的符号，单击“确定”按钮，回到“自定义项目符号列表”对话框，单击“确定”按钮，就可以把刚才选中的符号作为项目符号了。

　　３.编号设置

　　 打开“格式”菜单，单击“项目符号和编号”命令，打开“项目符号和编号”对话框，现在这里默认的就是“编号”选项卡了，有很多的编号可以选择。

　　想用中文的一、二、三也可以，但要设置一下。选择一种编号，单击“自定义”按钮，打开“自定义编号列表”对话框；从“编号样式”下拉列表框中选择中文的“一，二，三 …”，在上面的“编号格式”的输入框中就出现了我们选择的样式，我们在后面输入一个顿号，将括号删除；从右面的预览框中可以看到设置的效果。单击“字体”按钮，打开“字体”对话框，将“中文字体”设置为“楷体”，单击“确定”按钮，回到“自定义编号列表”对话框，可以看到编号的字体已经变成楷体了。

制表位 　

　　１.对齐功能

　　要使文字在分隔后再对齐，可以使用空格，但这样往往没有办法对齐，因此要使用制表位来进行设置。先来设置一下：打开“工具”菜单，单击“选项”命令，打开“选项”对话框，在“视图”选项卡中的“格式”选择区中将“制表符”前面的复选框选中，单击“确定”按钮。

　　在文档中，选项A和B之间有一个灰色的箭头，这个就是制表符，将光标定位到下面，输入一个A，按一下Tab键，再输入一个B，在标尺的中间位置单击，文字的位置发生了变化，这就是制表位在起作用。刚才在标尺的中间位置单击设置了一个制表位，这个B就是以设置的制表位的地方来对齐的。通常是在不想使用表格但又想获得有合适对齐方式的列表中使用制表位，先设置好制表位，在标尺上单击，设置一个左对齐式制表位，单击标尺左上角的制表符，把当前设置的制表位变成居中式制表位，再在标尺的合适位置单击，设置一个居中式制表位，然后输入文字；每个制表符后的文字都按照制表位的位置对齐了，在左对齐制表位下的文字靠左对齐，而居中式制表位下的文字则是居中对齐。

　　２.前导字符功能

　　这个目录里的这些编号就是用制表位来定位的，同时它们也使用了前导字符。我们来做一下：新建一个文档，打开“格式”菜单，单击“制表位”命令，打开“制表位”对话框，在输入框中输入“8”，“对齐方式”选择“右对齐”，“前导字符”选择小圆点，单击“确定”按钮，回到文档的编辑状态。输入“第一章”，按一下Tab键，输入1，现在在1的前面就有小圆点和前面的“第一章”相连。 　　

　　总结：这一课学习了文字的格式、段落的格式、边框和底纹、项目符号、编号和多级编号，还有一个制表位。

页面设置

　　　打开“文件”菜单，单击“页面设置”命令，打开“页面设置”对话框，单击“纸型”选项卡，从“纸型”下拉列表框的列表中选择纸张的大小，在“方向”选择区中选择“纵向”；单击“页边距”选项卡，输入上下左右四个方向的页边距，单击“确定”按钮就可以了。

　　双击标尺上的灰色区域，也可以打开“页面设置”对话框。 如果文稿需要装订，就要设置装订线的位置：在“页面设置”对话框中的“页边距”选项卡里选择装订线的位置，这个装订线的输入框中的数值表示的是装订线到页边的距离，而现在的页边距表示的就是装订线到正文边框的距离的了。

　　打开“页面设置”对话框，单击“版式”选项卡，从“垂直对齐方式”下拉列表框中选择对齐方式，单击“确定”按钮，单击“格式”工具栏上的“居中”按钮，把文档放到整个页面的中间。

　　Word是自动换行的，所以段落的设置不用操心，只是图形对象要使用相对对齐方式。

使用分页符

　　想把标题放在页首处或是将表格完整地放在一页上，敲回车，加几个空行的方法虽然可行，但这样做，在调整前面的内容时，只要有行数的变化，原来的排版就全变了，还需要再把整个文档调整一次。其实，只要在分页的地方插入一个分页符就可以了。

　　在Word中输入文本时，Word会按照页面设置中的参数使文字填满一行时自动换行，填满一页后自动分页，这叫做自动分页，而分页符则可以使文档从插入分页符的位置强制分页。

　　若要把两段分开在两页显示时，把光标定位到第一段的后面，打开“插入”菜单，单击“分隔符”命令，打开“分隔符”对话框，选择“分页符”，单击“确定”按钮，在这里就插入了一个分页符，这两段就分在两页显示了。

　　要是又不想把这些内容分页显示，把插入的分页符删除就可以了。默认的情况下分页符是不显示的，单击“常用”工具栏上的“显示/隐藏编辑标记”按钮，在插入分页符的地方就出现了一个分页符标记，用鼠标在这一行上单击，光标就定位到了分页符的前面，按一下Delete键，分页符就被删除了。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

　　其实分页符就是一个比较特殊的字符，可以选取、移动、复制和粘贴。不过一般很少这么用，因为插入分页符有一个很方便的快捷键：Ctrl+回车。分页符插入以后会自动占据一行，可以很方便地找到。

使用换行符

　　分页符只是分隔符的一种，这个和分段有一些区别：拿这个标题来说，通常为了排版的需要会给标题设置一个比较大的段后间距，如果不使用换行符，而把这个标题分成两段的话，就要重新设置段落的格式，而换行符则只是把东西放到了另外的一行中，并没有分段，行与行之间还是只有行距在起作用，这样就不用再设置段落格式了。换行符主要是在那种要换行但又不想分段的地方使用。

　　换行符的插入：打开“插入”菜单，单击“分隔符”命令，打开“分隔符”对话框，选择“换行符”，单击“确定”按钮，就在光标所在的地方插入了一个换行符。

使用分节符

　　分节符的使用：有时候会在文档的不同部分使用不同的页面设置，若希望将一部分内容变成分栏格式的排版，可以选择这些部分的内容，使用分栏的方法来将它们分栏，但也可以用插入分节符的方法来实现，将光标定位到这些内容的前面，打开“插入”菜单，单击“分隔符”命令，打开“分隔符”对话框，选择“分节符类型（连续）”，单击“确定”按钮，在这里插入一个连续的分节符，在后面也插入一个连续的分节符，将光标定位在引文中，打开“格式”菜单，单击“分栏”命令，打开“分栏”对话框，选择“两栏”，将“应用范围”选择为“本节”，单击“确定”按钮，现在这篇文档就按我们的要求排版了。

　　 实际上前面说的许多操作都可以用分节的方式来设置作用区域的，如页面边框、页面的边距设置、纸张、纸型、版式等等。

页眉和页脚

　　一般情况下，页眉和页脚分别出现在文档的顶部和底部，在其中可以插入页码、文件名或章节名称等内容。当一篇文档创建了页眉和页脚后，就会感到版面更加新颖，版式更具风格。

　　页眉和页脚的设置：打开“视图”菜单，单击“页眉和页脚”命令，Word自动弹出“页眉和页脚”工具栏，并进入页眉和页脚的编辑状态，默认的是编辑页眉，输入内容，单击“页眉和页脚”工具栏上的“在页眉和页脚间切换”按钮，切换到页脚的编辑状态，编辑完毕后，单击“页眉和页脚”工具栏上的“关闭”按钮回到文档的编辑状态，设置好页眉和页脚后，单击“打印预览”按钮，可以看到设置的页眉和页脚就出现在文档中。

　　这只是最简单的页眉和页脚的设置，平常看到的书籍中大多是各个章节的页眉和页脚都不相同，而且奇偶页的页眉和页脚也是不同的，这个就需要使用分节来设置了。

　　首先在要设置不同的页眉和页脚的两部分之间插入分节符，然后打开“视图”菜单，单击“页眉和页脚”命令，单击“页眉和页脚”工具栏上的“页面设置”按钮，打开“页面设置”对话框，选中对话框中的“奇偶页不同”前的复选框，单击“确定”按钮，注意现在页眉虚线框上的提示，现在的显示表示我们正在设置的是第一节的奇数页页眉，输入内容，单击“下一项”按钮，设置第一节偶数页的页眉，输入内容后，再单击“下一项”按钮，再设置第二节的奇数页页眉，这里若不做什么改变的话，单击“下一项”按钮，来设置第二节的偶数页页眉，单击工具栏上的“与上一节相同”按钮，设置好这个页眉，用同样的方法设置好后面的页眉和页脚。

　　不过还要注意“与上一节相同”和“奇偶页不同”等问题。一般普通的文档只要能看到页码就可以了，此时没有必要使用页眉和页脚来设置，Word中有一个简单的插入页码的功能：打开“插入”菜单，单击“页码”命令，打开“页码”对话框，选择要插入页码的位置和对齐方式，单击“确定”按钮就可以了。

　　也可以在打印时选择一些参数来设置。打开“文件”菜单，单击“打印”命令，打开“打印”对话框，在“缩放”选择区中有一个“按纸型缩放”下拉列表框，从中选择要缩放成的纸型就可以了。

　　打印几份同样的稿件，可以在打印对话框中设置：打开“打印”对话框，在“副本”选择区的“份数”输入框中输入要打印的稿件数量，单击“确定”按钮就可以了。

　　打印一部分页码：打开“打印”对话框，在“页面范围”选择区中选择“页码范围”，填入要打印的页码，每两个页码之间加一个半角的逗号，连续的页码之间加一个半角的连字符就可以了；也可以选择打印当前页，或者打印选定的内容。

　　把一个文档像一般的书籍那样打印出来：打开“页面设置”对话框，在“页边距”选项卡中选中“对称页边距”前的复选框，页边距的“左”和“右”就变成了“内侧”和“外侧”，在装订线后面的输入框中输入1，单击“确定”按钮，然后打开“打印”对话框，从“打印”下拉列表框中选择“奇数页”，单击“确定”按钮进行打印，打印完毕后再将打印出来的纸翻过来，放回打印机中，在刚才的对话框中选择“偶数页”进行打印，打印时一定要注意纸张的放置顺序。

　　一般在打印之前先预览一下打印的内容：单击“打印预览”按钮，将窗口转换到打印预览窗口中，在这里看到的文档的效果就是打印出来的效果，预览有多页同时显示，也有单页显示：单击“单页”按钮，在预览窗口中的文档就按照单页来显示，单击“多页”按钮，选择一种多页的方式，回到了多页显示的状态；同页面视图中一样，可以设置显示的比例，还可以设置标尺的显隐，单击“查看标尺”按钮，取消按下状态，可以将标尺隐藏起来；单击这个放大镜按钮，使它不再按下，可以在这里直接编辑文档，如果对预览的效果感到满意，直接单击这个“打印”按钮，就可以把文档打印出来。

　　使用快捷键Ctrl+P键也可以打开打印对话框； 打开“打印”对话框，在“副本”选择区中可以设置文档是否按份打印，如果选择了按份打印，则文档在打印时将从第一页打印到最后一页后再开始打印第二份，否则在打印时Word会把一页的份数打印完以后再打印后面的页。

　　除了使用“常用”工具栏上的“打印预览”按钮可以进入打印预览状态外，使用“文件”菜单中的“打印预览”命令也可以进入打印预览状态。

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