陕西秦华印刷机:Office 数据共享全程指南

　　由于Office数据共享可以大大提高工作效率，减少因重复录入产生的各种人为误差，实现Office组件之间的无缝协同工作。因此，Office数据共享已经成为用户必须掌握的技能。本文以Office2003为例，介绍Office组件之间共享数据的方法与技巧。

　　一、 坐享其成―Word

　　Word的排版和打印功能非常强大，Office其他组件可充分利用这一优点，打印出更加美观的文档或报表。
　　1．合并Excel数据
　　Excel具有电子表格、图表和数据库等3种功能，但是，它不能像数据库那样逐条打印工作表记录。幸运的是，Word可以多种方式共享Excel数据，作为Excel数据输出工具满足各种需要。下面以常见的工资条打印为例，介绍Word合并Excel数据的方法。
　　(l)创建Excel数据表
　　在Excel中创建一个工作表，在首行各单元格中依次输入工资项目（即列标题），例如，序号、姓名、岗位工资、工龄工资等，它们是Excel数据被Word识别并调用的依据。在第二行依次输入每人的工资数据，工作表中的计算单元格（例如，个人所得税、合计等）应事先设计好公式。数据输入并完成计算之后，以“工资表”为名保存。
　　(2)创建Word模板
　　在Word中单击“文件一页面设置”菜单命令，在打开对话框的“纸张”选项卡中，选择“纸型”列表中的“自定义大小”选项。此处必须根据打印科目和纸张仔细设计，如果使用A4纸进行打印，建议将“宽度”设置为30厘米、“高度”设置为6厘米。单击“页边距”选项卡，将打印方向设置为“横向”，最后根据打印结果修改页边距，使一页纸刚好能打印3一4个工资条。
　　按照惯例，工资条应该打印工资项目的名称，并且与有关数据一一对应。为此，可以根据Excel工作表中的项目设计相应表格（如下表所示）。

姓名

岗位工资

技能工资

工龄工资

副食补贴

夜班费

合计

　　将工资项目的名称逐个输入，并在每个项目的下面保留填写数据位置，供下一步插入合并域使用。当表格设计好以后，可以将其另存为模板备用。
　　(3)使用共享数据
　　用工资条模板新建一个Word文档，右键单击工具栏，选择“邮件合并”命令，打开“邮件合并”工具栏，单击“打开数据源”按钮，在打开对话框中双击存放数据的Excel工作表，打开“选择表格”对话框，选中包含有数据的工作表，单击“确定”按钮。
将光标插入表格第一个项目的位置（例如，“序号”下的单元格），单击“邮件合并”工具栏中的“插入域”按钮，打开“插入合并域”对话框。单击“数据库域”选项，再选中“域”列表中的“序号”选项，单击“插入”按钮就可以将序号合并域插入到表格中。
　　以上操作完成后，单击“关闭”按钮，将光标放入表格第二个项目的位置，例如，“姓名”下的单元格。再次打开“插入合并域”对话框，选中“域”列表中的“姓名”选项，将姓名合并域插入光标所在的位置。

插入合并域

　　重复上面的操作将所有合并域插入工资条中的对应位置，放在“{{}}”中间的内容即是合并域。如果需要调整合并域的格式，例如，对齐方式、字号和字体等。可以将表格中的合并域选中，像普通文字那样使用“格式”工具进行设置。
　　工资条文档中的格式设置完成以后，单击“邮件合并”工具栏中的“合并到新文档”按钮，即可在打开的对话框中选择合并记录的范围。如果需要生成所有员工的工资条，可以选中“全部”选项；打印当前记录时可选中“当前记录”选项；否则可以选中“从”选项，然后输入记录的起止序号，单击“确定”按钮就会在新文档窗口中生成工资条。
　　提示：Word“邮件合并”功能除了使用Excel数据以外，还可以共享Access数据库或数据库连接等数据。
　　2．粘贴Excel数据和图表
　　(l)粘贴Excel数据
　　选中Excel工作表共享数据所在的单元格区域，单击“复制”按钮将数据放入剪贴板。然后切换到使用数据的Word文档，单击“粘贴”按钮即可。
　　如果上述操作需要实现某些特殊效果，可以单击已粘贴表格右下角的“粘贴选项”按钮，在打开的菜单中选择操作：如果需要将Excel数据粘贴为Word表格，应选择“保留源格式”或“匹配目标区域表格样式”命令；如果需要将数据粘贴为纯文本，每行数据位于不同的段落，每列数据之间用空格分隔，应选择“仅保留文本”命令；如果需要将数据粘贴为指向Excel工作表的链接，当作为数据源的Excel工作表更改数据以后，Word文档中的数据自动更新，可选择“匹配目标区域表格样式并链接到Excel”或“保留源格式并链接到Excel”命令。
如果Excel工作表中的数据需要粘贴到Word表格，就应该按以下几种方法进行操作：假如数据需要插入行、列数相同的Word表格，可以按上面介绍的方法复制Excel单元格区域，然后选中Word文档中行、列数相同的表格区域，单击“粘贴”按钮即可将数据放入Word表格；如果工作表中的数据需要以合并等形式粘贴到Word，可以将光标插入Word表格插入点的左上角，单击“粘贴”按钮将单元格区域插入Word表格。然后单击粘贴区域右下角的“粘贴选项”按钮，在打开的菜单选择操作：“以嵌套表格形式插入”是默认操作，它将单元格区域以嵌套方式插入Word表格；如果需要将原有表格与粘贴的数据表格合并成一个新表，就应当选择“与现有表格合并”；选择“以新行的形式插入”以后当前表格会增加一个新行。
　　(2)粘贴Excel图表
　　选中Excel工作表中的图表，单击“复制”按钮将其放入剪贴板。切换到需要共享Excel图表的Word文档，单击“粘贴”按钮将图表插入文档。再单击图表右下角的“粘贴选项”按钮，就可以在打开的菜单中选择操作：如果需要将图表粘贴为位图图片（图表不可以使用Excel再次编辑和更新），可以选择“图表图片”命令（这是“粘贴”的默认选项）；如果需要将图表粘贴为嵌入图表（鼠标双击图表可以打开插入的Excel工作表，以便修改数据然后更新图表），可以选择“Excel图表（整个工作表）”命令；如果需要将图表粘贴为指向Excel图表的链接（原始Excel工作表更改图表时，Word文档中的图表会自动更新），就应当选择“链接到Excel图表”命令。
　　提示：粘贴Excel数据和图表时，灵活使用“粘贴选项”菜单中的命令可以实现不同的数据共享效果。
　　3．插入Access数据
　　Word共享Access数据最简单的方法是复制、粘贴，你只需打开Access数据库中的表，就可以像Excel那样复制数据然后粘贴到Word中。另外，Word还可以使用插入记录的方法共享Access数据。
　　(l)插入全部记录
　　右键单击Word工具栏，选择“数据库”命令，打开“数据库”工具栏，单击“插入数据库”按钮，在打开的“数据库”对话框中单击“获取数据”按钮，在打开的对话框中双击Access数据库。
如果需要把数据库中的部分或全部数据插入Word，可单击“数据库”对话框中的“插入数据”按钮，在打开对话框中选择“全部”或“从”（需要输入记录的“从”和“到”的记录号）选项，单击“确定”按钮就可以把记录数据插入文档。
　　(2）插入符合条件的记录
　　如果我们需要将数据库中符合某些条件的记录插入文档，就要使用“查询选项”进行必要的筛选：按上面介绍的方法打开“数据库”对话框，单击“查询选项”按钮，以打开相应对话框。

　　插入符合条件的记录
　　例如，我们需要插入“姓氏”为“赵”,“职务”为“销售经理”的记录。就应当单击“筛选记录”选项卡，打开“域”列表分别选择“姓氏”和“职务”选项，再打开“比较条件”列表分别选择“等于”选项，在“比较对象”下的两个列表中分别输入“赵”和“销售经理”，最后在左边列表中选择“与”选项即可。如果不需要将记录中的所有字段插入Word，只需单击“选择域”选项卡。选中“所选域”下方不需要的字段，单击“删除”按钮即可。若需要将记录的字段名称插入Word，请选中“包含域名”选项即可，否则就要取消选中该项。
　　提示：使用上面介绍的方法也可以把Excel工作表中的记录插入Word。
　　(3)建立数据连接
　　如果Word需要共享SQL Server2000以及其他数据库中的数据，就需要使用“数据连接向导”。在Word“数据库”工具栏中单击“插入数据库”按钮，在打开的“数据库”对话框，单击“获取数据”按钮，在打开对话框中，单击“新建源”按钮打开“数据连接向导”。下面，我们以SQL Server2000数据库为例：在打开对话框中选中“Microsoft SQL Server”选项，单击“下一步”按钮打开对话框。首先输入SQL Server2000服务器的名称，然后选择“登录凭据”下面的合适选项。如果选择了“使用下列用户名和密码”选项，就需要输入登录服务器的用户名和密码，单击“下一步”按钮继续。
　　在打开对话框的“选择数据库”列表中选择数据所在的数据库，而后即可看到数据库中的表显示在对话框中。选中即将从中插入数据的表，单击“下一步”按钮继续。
　　在打开对话框中列出了即将建立的数据连接文件的名称，用户可以进行修改或直接单击“完成”按钮。而后“选取数据源”对话框自动打开并显示刚才建立的数据连接文件名称，单击“打开”按钮就可以看到“数据库”对话框，我们就可以像插入Access数据库那样调用数据库中某个表的数据。

　　二、广交朋友―Excel

　　Excel是处理和加工数据的多面手，共享其他Office组件的数据可以充分发挥Excel的功能。
　　1．共享Word表格数据
　　Excel共享Word表格数据的方法比较简单：选中Word表格需要复制数据的连续行列区域，单击“复制”按钮将数据放入剪贴板。然后切换到Excel工作表，选中需要粘贴表格数据的区域左上角的单元格，然后单击“粘贴”按钮，Word表格数据连同表格线一同被粘贴到Excel中。
　　如果需要保留或取消Word表格的边框线，单击表格数据右下角的“粘贴选项”按钮，选择“匹配目标格式”命令即可使用工作表的原有格式（表格不带边框）。如果需要保留Word表格原来的格式（表格带有边框），选择“保留源格式”命令即可。
　　2．共享Access数据
　　(l)复制静态数据
　　如果Excel使用的Access数据不需要更新，只要把某个Access表看成Excel工作表，然后向一个Excel工作表复制数据即可。
　　单击Access工具栏中的“打开”按钮，在打开的对话框中双击打开该数据库。在“xxx：数据库”对话框中单击“表”按钮，使数据库中的所有表显示在对话框中。选中要复制数据的表单击“打开”按钮，就可以在Access窗口中看到打开的表。
　　如果需要复制表中的部分字段，可以将鼠标指针放到表上方的字段名称上面，向左（或向右）拖动选中需要复制的字段及其数据。如果需要复制表中的部分记录，可以将鼠标指针放到表左侧，左箭头指针出现后拖动选中需要复制的记录。如果需要复制表中的任意一块数据，用十字形鼠标选中表中需要复制的区域。
　　Access表中的数据复制完毕，选中需要插入数据的Excel工作表区域左上角的单元格，单击“粘贴”按钮。
　　(2)连接Access数据
　　如果Excel需要即时刷新Access数据库中的数据，就要创建“查询”或者“数据连接”，将共享的Access数据库连接到Excel。
　　在Excel中单击“数据一导入外部数据一新建数据库查询”菜单命令，在打开对话框中选中“MS Access Database*”选项，单击“确定”按钮后将打开“选择数据库”对话框，从中找到需要连接的数据库，选中后单击“确定”按钮打开相应对话框。
　　单击数据库表名称前面的“+”，就可以看到表中的所有字段，选中字段名称单击“预览”按钮可以看到字段的数据。单击“下一步”按钮继续。
　　如果需要使用表中的所有字段的数据，选中表单击“>”按钮就可以将其中的字段全部放入“查询结果中的列”列表中。如果需要使用表中的部分字段的数据，应当一个个选中字段名称单击“>”按钮，将这些字段一一放入“查询结果中的列”列表。单击“下一步”按钮继续。
　　在打开的对话框中选择是否筛选数据。不需要筛选数据时直接单击“下一步”继续，否则就要选中“待筛选的列”列表中的字段，然后选择筛选条件并输入关键字。

选择筛选数据

　　在打开对话框中选择排序关键字和排序方式，然后单击“下一步”继续。
　　最后，在打开对话框中选择将要执行的操作，这里应选择“将数据返回Microsoft Office Excel”选项，单击“完成”按钮即会打开“导入数据”对话框。选择数据放置在“现有工作表”还是“新建工作表”，单击“确定”按钮即可在工作表中看到Access数据库中的数据。
　　3．共享out1ook日历信息
　　如果你在Outlook日历中建立了工作日程，需要导出到Excel形成工作安排表，可以按以下方法操作：在Outlook中单击“导航窗格”中的“日历”按钮，使日历显示在窗格上面，再单击工具栏中的“今天”、“工作周”等按钮，使要导出内容的日历显示在窗口中。单击“文件→导入和导出”菜单命令，在打开的对话框选中“导出到文件”选项。单击“下一步”按钮继续。
　　在打开的对话框，选中“创建文件的类型”选项组中的“Microsoft Excel”选项，单击“下一步”按钮继续。在打开的对话框中，选中“选择导出文件夹的位置”选项组中的“日历”选项。单击“下一步”按钮继续。在打开的对话框，在“将导出文件另存为”框内输入Excel工作表的路径和名称。最后单击“完成”按钮在指定位置保存一个Excel文档。
　　如果上面只需要导出日历中的部分项目，可以在最后一步单击“映射自定义字段”选项，在打开对话框中，添加导出到Excel的项目时，只需将项目的名称从对话框左边拖到右边即可，从右边拖动到左边的项目即不会被导出。
　　4．共享网页数据
　　Excel具有强大的数据分析功能，它可以导入网页上的数据进行各种分析。下面以获取股票行情数据为例，介绍Excel共享网页数据的操作方法。
　　(l)获取个股行情
　　例如，我们想获取“中国联通”(600050)的行情，只需建立网络连接并在lE地址栏输入http://stock.sina.com.cn ，回车后即可看到新浪财经频道的首页。你只需在“股票查询”框的“股票代码”内输入600050，然后打开列表选择“实时行情”选项，单击“查询”按钮就可以在网页上看到“中国联通”的行情。
(2)建立Web查询
　　打开一个空白Excel工作表，单击“数据→导入外部数据→新建Web查询”菜单命令，就可以看到名为“新建Web查询”的对话框。将lE地址栏中的URL粘贴到对话框的“地址”栏，单击“转到”按钮稍等片刻，就可以看到“中国联通”的行情数据。

建立Web查询

　　假如我们要将“中国联通”的行情数据导入Excel，只需单击“当前价”单元格左上角的箭头使其变成小勾。然后单击“导入”按钮，就会打开“导入数据”对话框，让我们选择数据放在现有工作表还是新建工作表。选择现有工作表单击“确定”按钮，箭头所指单元格范围内的行情数据就会下载到工作表中，此时就可以断开网络连接进行数据整理。
　　为了方便今后刷新行情数据时调用Web查询，可以单击“保存查询”按钮，将该Web查询以文件形式保存起来，以后调用该文件就可以执行查询。
　　(3)更新数据
　　当一个新的交易日结束以后，必须将新交易日的数据添加到工作表。此时可在Excel中单击“文件一打开”菜单命令，在打开对话框中选择“文件类型”为“查询文件”选项，双击前面建立的查询文件，打开“打开查询”对话框，单击“打开”按钮。Excel就会自动连接到网站进行数据更新，并将新数据放在与查询文件同名的工作表内，完成后就可以把其中需要的数据添加到工作表中。
　　除了这种方法以外，你还可以用另一种方法获取新的行情数据。首先打开存放上日行情数据的工作表，建立网络连接以后右键单击表中的数据区域，选择“刷新数据”命令。Excel状态栏就会显示“连接Web”字样，稍等片刻即会显示“就绪”，说明当前工作表的数据已经被刷新。

　　三、海纳百川―Access

　　对一般的小型应用来说，Access数据库录入数据显得比较麻烦：单用户操作独占数据库效率太低，多用户网络共享数据库的配置太复杂。下面的方法有助于你提高Access共享数据的效率。
　　1．导入Word数据
　　如果Word文档中包含表格形式的数据（其结构与数据库中的表一致），就可以将这些数据导入Access数据库。
　　(l)表格转换为文本
　　打开含有表格数据的Word文档，单击“表格→转换→表格转换成文本”菜单命令。在打开对话框中选中“文字分隔符”选项组中的“逗号”或“制表符”选项，单击“确定”按钮后表格就会变成“逗号”或“制表符”分隔的数据。接着单击“文件→另存为”菜单命令，在“文件名”框中输入新的文件名称，选择“保存类型”为“纯文本”，然后单击“保存”按钮。
　　(2)导入数据
　　运行Access打开新的或现有的数据库，单击“数据库”窗口“对象”栏中的“表”，然后选中窗口中需要导入数据的表。接着单击“文件→获取外部数据→导入”菜单命令，在打开对话框中选择“文件类型”为“文本文件”，再选中要导入的文本文件，单击“导入”按钮，打开“导入文本向导”对话框根据提示操作即可。
　　2．导入Excel数据
　　如果一个Excel数据清单的结构与Access表相同（否则可能导致数据库记录发生混乱），并且数据区域中没有空行或空列，就可以把Excel数据清单中的数据导入Access数据库。
　　在Access中单击“文件→获取外部数据→导入”菜单命令。在打开对话框的“文件类型”列表中选择"Microsoft Excel”选项，单击“导入”按钮打开“导入数据表向导”按提示操作即可。
　　3．导入Excel列表
　　Excel2003提供了一个崭新的特性，它可以在Share Point网站或其子网站中创建“列表”。创建好的列表可以导出到Excel或Access，为远程共享Excel数据提供了一种新方法。
　　提示：有关share Point网站的架设请参看《电脑报2004年合订本上册》附录《Windows Share Point Services办公应用入门》一文。
　　(l)创建列表
　　打开Excel工作表，选中要发布为“列表”的区域。单击“数据一列表一创建列表”菜单命令，打开“创建列表”对话框显示绝对引用的列表区域。如果需要使用列表中的标题可执行筛选等操作，只需选中“创建列表”对话框中的“列表有标题”选项。如果取消该选项，则创建的列表会自动添加“列1”、“列2”的标题。
　　单击“确定”按钮，所选区域就会变成工作表“自动筛选”的情形。其中区域的末行会显示带有星号的空白行。只要在该行中输入数据，带有星号的空白行及其下方的数据会自动下移，供用户插入任意数量的数据行。
　　(2)发布列表
　　Excel列表创建完毕就可以发布到Share Point网站，在Excel中单击“数据→列表→发布列表”菜单命令，打开“发布到Share Point网站”对话框。首先在“地址”框中输入存放列表的网站的URL地址（例如，http://192.168.0.1或http://192.168.0.1/Excel）。如果要将列表链接到Share Point网站保存的列表，以便发布列表的用户可以在Excel中刷新列表，请选中“链接到新Share Point列表”选项。如果用户需要将列表发布到子网站（例如，http://192.168.0.1/Excel)，必须在发布前打开Share Point网站主页，单击“创建”打开“创建网页”Web页，使用“网站和工作区”命令建立子网站。
　　接着在“名称”框中输入即将创建的列表名称（例如，产品销售情况），并在“说明”框中输入可选的列表描述文字，完成后单击“下一步”继续。在打开的对话框中会让用户检查列表区域中每一列显示的数据类型是否正确，如果列链接的数据类型不正确，可以单击“取消”按钮返回，将其转换为正确的类型。确认无误后单击“完成”按钮，列表就会发布到Share Point网站的指定位置，并打开对话框显示访问列表使用的URL地址。
　　(3)导出到Access
　　列表发布完成以后，我们只需打开lE地址栏输入存放列表的网站的URL地址（例如，http://192.168.0.1或http://192.168.0.l/Excel)，回车打开登录对话框输入用户名和登录密码，打开网站主页单击“文档和列表”，即可在“列表”网页中看到列表名称，单击需要导出数据的列表名称即可打开网页。
　　单击网页右侧的“显示任务窗格”或网页中的“任务窗格”，就可以在网页右侧看到一个任务窗格。单击“导出到Access”选项，任务窗格就会让我们指定“创建表格的位置”。如果选中了“现有数据库”选项，并单击“确定”按钮，即可在“打开”对话框中找到要导入数据的数据库文件，连续单击“打开”按钮就可以在数据库中新建一个表；如果选中“新建数据库”选项，即可使用列表中的字段和数据创建一个数据库。
　　4．链接Out1ook联系人
　　如果Access数据库含有与Outlook联系人结构相同的表，就可以把Outlook中的联系人链接到Access，此后Access数据将随着Outlook联系人的变化而不断更新，反之也是如此。
　　启动Access，并新建一个空白数据库或者打开现有数据库，单击“文件→获取外部数据一链接表”菜单命令。在打开对话框的“文件类型”列表选择“Outlook”选项，打开“导入Exchange/Outlook向导”对话框，在其中展开“通讯簿→Outlook通讯簿”分支，选中包含有联系人的通讯簿，单击“下一步”按钮按提示完成操作，链接的Outlook联系人就会显示在“数据库”窗口中。

　　四、精挑细选―PowerPoint

　　PowerPoint可以使用Word大纲创建演示文稿，或者在幻灯片中链接、嵌入工作表数据和图表，从而提高创建演示文稿的效率。
　　1.word大纲创建演示文稿
　　根据结构已经固定的Word文档创建演示文稿比较常见，此时演示文稿将使用Word文档中的标题样式，例如，Word文档中格式设置为“标题1”的段落将成为新幻灯片的题目，格式为“标题2”的文本将成为第一级文本的题目等等，从而大大减少演示文稿创建工作量。
　　打开已经设置好格式的用来创建PowerPoint演示文稿的Word文档，单击“文件→发送→Microsoft Office PowerPoint”菜单命令。PowerPoint就会自动打开显示用Word文档标题创建的演示文稿，你只需稍作修改即可完成创建。
　　2．共享Excel数据
　　(l)链接或嵌入数据
　　PowerPoint可以链接或以嵌入方式使用Excel工作表数据。
　　在PowerPoint中，单击“插入一对象”菜单命令，在打开对话框中选中“由文件创建”选项，然后单击“浏览”按钮，在打开对话框中找到并选中Excel文档，单击“确定”按钮后返回“插入对象”对话框。
　　如果需要将嵌入对象显示为幻灯片中的图标，请选中“显示为图标”选项，单击“确定”按钮就可以将Excel工作表嵌入幻灯片。
　　提示：如果Excel文档中包含有多张工作表，则嵌入数据使用的是关闭文档时打开的工作表。
　　另外，我们也可以将Excel工作表的一部分链接或嵌入到幻灯片。
　　将Excel工作表数据放入剪贴板，切换到PowerPoint中，单击“编辑→选择性粘贴”菜单命令。如果要将数据链接到幻灯片中，可选中“粘贴链接”选项，单击“确定”按钮即可。如果要将数据嵌入到幻灯片中，可选中“粘贴”选项，然后在右边列表中选中“Microsoft Office Excel工作表对象”选项，单击“确定”按钮即可。
　　(2)链接或嵌入图表
　　PowerPoint幻灯片链接或嵌入图表的操作与数据基本相同，可参照上面介绍的方法操作。只是嵌入幻灯片的图表应该单独放在一张工作表中，而且该工作表必须在关闭文档时处于打开状态。

　　五、四通八达―Out1ook

　　Outlook可以共享Excel建立的联系人信息，或者把Outlook会议安排导入OneNote，还能使用Excel或Access中的地址信息批量发送邮件。
　　1．导入Excel联系人
　　(l)指定“区域名称”
　　0utlook导入Excel联系人的工作表必须是“数据清单”，例如，工作表第一行的A1、B1、C1等存放联系人的列标题，诸如“序号”、“姓名”、“住址”、“固定电话”、“移动电话”等，第二、第三等行输入相关联系人的记录。
　　接下来选中联系人工作表中的数据区域，单击编辑栏左端的“名称框”输入所选区域的名称回车。以后只要打开名称框右边的下拉列表选择区域名称，联系人数据所在的区域如果被选中，说明“区域名称”的指定没有问题。
　　(2)数据导入Outlook
　　启动已经配置好账户信息的Outlook，单击“文件一导入和导出”菜单命令，打开“导入和导出向导”对话框，在列表框中选择“从另一程序或文件导入”选项，单击“下一步”按钮继续。
　　在打开对话框中选择“导入文件”对话框中的“Microsoft Excel”选项，单击“下一步”按钮继续。在打开对话框中单击“浏览”按钮打开对话框找到存放联系人信息的Excel文档，选中后单击“确定”按钮回到“导入文件”对话框。单击“下一步”按钮继续。
　　在打开对话框中选择导入目标文件夹为“联系人”，单击“下一步”按钮提示“将执行以下操作”。由于联系人工作表中的数据项目（字段）与Outlook联系人不完全相同，所以需要在这里进行字段映射。单击“映射自定义字段”按钮，打开“映射自定义字段”对话框。

映射自定义字段

　　从“映射自定义字段”对话框可以看出，如果Excel工作表中与Out1ook联系人完全相同的字段，例如，“单位”和“职务”,Outlook会自动建立映射。没有自动建立映射的就需要手动建立，否则导入的数据就会不完整。自定义映射只需在左边的列表框中选中一个字段，然后拖动到右边列表中与该字段含义相同的字段右边即可。确认无误后单击“确定”按钮回到“导入文件”对话框，单击“完成”按钮即可。
　　2．共享Excel地址
　　由于商务活动的需要，许多企业要向客户发送带有姓名等内容的电子邮件，例如，"xxx先生：秋季服装发布会将于x日在x市召开，请务必光临惠顾。”如果需要发送的邮件数量比较多，手工输入姓名、时间和地址等存在差异的信息非常困难，使用Outlook共享Excel地址簿的办法可以解决这个难题。
　　(l)建立地址数据
　　按“数据清单”格式建立一个客户地址表，即工作表第一行输入“序号”、“姓名”、“E一mail地址”、“日期”和“地址”等“列标题”，第二行开始依次输入客户的地址数据。除了序号、姓名和E-mail地址以外，其他内容可以根据邮件中的差异信息（也就是将来需要合并的信息）设计，地址表建立完毕保存备用。
(2)合并与发送邮件
　　运行Word建立一个空白文档，在其中输入“先生：秋季服装发布会将于日时在市召开，请务必光临惠顾。”以及发送邮件的公司名称和发件日期之类，完成后保存文档（不要关闭）。单击“工具一信函与邮件一邮件合并”命令，打开“邮件合并”任务窗格，选中“电子邮件”选项，单击“下一步：正在启动文档”选项继续。选中“使用当前文档”选项，单击“下一步：选取收件人”选项继续。
　　单击“使用现有列表”下的“浏览”按钮，在打开对话框中找到前面建立的Excel工作表，单击“打开”按钮将显示“选择表格”对话框。选中对话框中存放E一mail地址的工作表，单击“确定”按钮将打开“邮件合并收件人”对话框。

邮件合并收件人

　　如果我们需要给其中的所有客户发送电子邮件，单击“确定”按钮关闭对话框即可。如果不需要向某位客户发送电子邮件，取消其姓名前面的复选标记即可。如果需要向参加某一城市或日期会议的客户发送电子邮件，只要单击对话框中的“日期”和“城市”按钮，在打开的下拉列表中选择需要的“日期”和“城市”即可。单击“下一步：撰写邮件”选项继续。
　　将光标放入已经建立好的Word文档中需要插入“姓名”的位置（“先生”前面），单击“邮件合并”任务窗格中的“其他项目”，打开“插入合并域”对话框。选中“数据库域”选项，再选中“域”选项组中的“姓名”选项，单击“插入”按钮就可以将序号合并域插入单元格。
　　完成后单击“关闭”按钮，将光标放入Word文档中需要插入“日期”的位置（“日”前面）。再次单击任务窗格中的“其他项目”，打开“插入合并域”对话框，选中“域”选项组中的“日期”选项，将按相同方法将日期“合并域”插入光标所在的单元格。
　　重复上面的操作将地址等合并域插入邮件正文的对应位置，完成后可以看到其中被“{{}}”围起来的合并域。如果需要调整邮件正文的格式，例如，对齐方式、字号和字体等，可以选中正文使用“格式”工具设置。单击“下一步：预览信函”选项，就可以在Word中看到邮件正文的效果了。单击“预览信函”下的“<<>>”按钮，可以向前、向后预览发给每一位客户的邮件。如果预览过程中发现不需要向某人发送邮件，只要单击“排除此收件人”选项即可。
　　单击“完成合并”下的“电子邮件”选项，打开“合并到电子邮件”对话框。在“收件人”下拉列表中选择“Email地址”，接着在“主题行”内输入电子邮件的主题，然后打开“邮件格式”下拉列表选择“HTML”或“纯文本”。最后根据需要选择合并记录的范围，“全部”、“当前记录”和“从…到”之一。